KODEX CHOVÁNÍ kodex chování v profesním životě v rámci skupiny Kiekert
KODEX CHOVÁNÍ 2
PŘEDMLUVA Kiekert roste globálně. Naše činnosti jsou založeny na různých globálních zákonech, předpisech a normách. Rostoucí globalizace neznamená pouze nárůst množství předpisů, ale také jejich stále se zvyšující komplexnost. Abychom mohli v budoucnu pokračovat v udržování této úrovně úspěchu, je nutné jednat odpovědně a transparentně ve všech oblastech naší obchodní činnosti. Nejde jen o očekávání našich zákazníků, ale současně i o naši vlastní každodenní výzvu. Klíčovým aspektem naší identity jako globální společnosti je dodržování požadavků»compliance«dodržování zákonů, předpisů a interních směrnic.»compliance«má funkci vzoru, zajišťuje transparentnost a poskytuje nám pocit bezpečí při našich každodenních činnostech. Pokud jednotlivec jedná vždy odpovědně, vytváří tím důvěru u našich partnerů a zákazníků, a má tak významný přínos pro pozitivní obraz naší společnosti.»compliance«tedy není pouze požadavkem na nás a naše obchodní partnery, je to samozřejmost. V souladu s tím jsme v těchto oblastech zavedli jasné, srozumitelné a závazné směrnice, abychom vytvořili standard chování pro všechny zaměstnance společnosti Kiekert v našich závodech po celém světě. Tyto směrnice jsou uvedeny v tomto Kodexu chování. Účelem této směrnice, která nahrazuje náš předchozí etický kodex, je usnadnit získání jisté orientace a pomoci při předcházení neúmyslným porušením, která by mohla vést k významným nevýhodám pro naši společnost. Kterýkoliv zaměstnanec společnosti Kiekert na celém světě proto musí tyto zásady a pravidla znát a musí je dodržovat. Členové vedení jsou odpovědní za jejich zavádění a musí být vzorem pro dodržování kodexu chování. Znamená to, že musí znát směrnice, informovat o nich své spolupracovníky a uvádět je do praxe. Pokud máte jakékoliv otázky či připomínky, případně potřebujete pomoc při zacházení s naším kodexem chování, rád Vám pomůže Váš přímý nadřízený, naše organizace»compliance«(viz odstavec III.1. našeho kodexu chování) nebo naše vedení. Úspěch vyžaduje rozvoj. Nejde tedy jen o to, abyste náš kodex chování uváděli do praxe, ale i o jeho každodenní připomínkování a zdokonalování. Pomocí tohoto odkazu se seznamte s našimi směrnicemi a v rámci svého profesního života je neustále dodržujte zajistíte tak úspěšná jednání a úspěch pro společnost. Karl Krause Předseda představenstva Ulrich-Nicolaus Kranz Člen představenstva Guido Hanel Člen představenstva Z důvodů zjednodušení je v textu používán pouze jeden rod, i když hovoříme o ženách i mužích. 3
OBSAH PŘEDMLUVA I. II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. III. IV. ZÁSADY SPOLEČNOSTI KIEKERT OBLAST POUŽITÍ VZÁJEMNÁ ÚCTA, ČESTNOST A MORÁLNÍ ZÁSADOVOST ZÁSADY SPOLEČENSKÉ ODPOVĚDNOSTI EKOLOGICKÉ A BEZPEČNOSTNÍ PŘEDPISY UDRŽITELNOST VZTAHY S KONKURENTY, OBCHODNÍMI PARTNERY A TŘETÍMI OSOBAMI ZAMEZENÍ STŘETU ZÁJMŮ PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ, TERORISMUS A JINÉ NEZÁKONNÉ ČINNOSTI NAKLÁDÁNÍ S (INTELEKTUÁLNÍM) VLASTNICTVÍM, MAJETKEM A PROSTŘEDKY DODRŽOVÁNÍ INTERNÍCH SMĚRNIC MORÁLNÍ ZÁSADOVOST ORGANIZACE, ŠKOLENÍ A STÍŽNOSTI DODRŽOVÁNÍ»KODEXU CHOVÁNÍ«KODEX CHOVÁNÍ 4
I. ZÁSADY SPOLEČNOSTI KIEKERT Společnost Kiekert je hodnocena jako silná společnost s globální působností. Zatímco vytvoření této pověsti trvalo velmi dlouho, nerozvážným či nevyhovujícím jednáním jediného zaměstnance by ze dne na den mohlo dojít k jejímu trvalému poškození. Je důležité, abychom se něčeho takového vyvarovali. Chování každého zaměstnance se tedy musí řídit kodexem chování a jeho zásadami. Důvodem je skutečnost, že každý zaměstnanec ovlivňuje obraz naší společnosti způsobem svého jednání ve svém profesním životě. Každý ze zaměstnanců musí dodržovat příslušná pravidla a předpisy platná pro něj a jeho oblast práce. V tomto směru musí každý zaměstnanec společnosti Kiekert převzít odpovědnost za svou informovanost v souvislosti s příslušnými právními předpisy týkajícími se jeho oblasti práce. Vedoucí pracovníci musí jednat jako vzory zejména při zavádění těchto základních zásad. Musí tento kodex chování aktivně šířit v rámci organizace. Naši vedoucí pracovníci by měli podporovat zavádění kodexu chování vytvářením příkladu, zejména širokou spoluprací. Kodex chování se vztahuje na všechna pracoviště a obchodní jednotky společnosti Kiekert na celém světě. Ve zvláště důležitých nebo složitých oblastech je doplněn směrnicemi. Školení se koná pravidelně, a zaměstnancům společnosti Kiekert jsou tak poskytovány specifické znalosti v oblastech, které se jich týkají. Obsah kodexu chování je založen na v současné době platných pravidlech skupiny Kiekert, jakož i na platné legislativě v každém závodě. Soulad s těmito zákony je pro společnost Kiekert nejvyšší prioritou, protože globální morální zásadovost a spravedlnost jsou základem našeho udržitelného úspěchu. 5
II. OBLAST POUŽITÍ Podrobnosti upravují směrnice společnosti Kiekert. 1. VZÁJEMNÁ ÚCTA, ČESTNOST A MORÁLNÍ ZÁSADOVOST Společnost Kiekert se zavazuje zajistit a udržovat pro všechny zaměstnance prostředí, kde je s každým zacházeno s úctou a kde jsou ceněny a respektovány etnické, kulturní, osobní a náboženské rozdíly. Zásada vzájemné úcty je hlavním tématem kultury vstřícného vedení společnosti Kiekert. Charakteristickou je pro ni otevřená komunikace a spolupráce založená na důvěře. Tvůrčí přístupy k řešení problémů a vyrovnání se s rozdíly v názorech (i napříč firemní hierarchií) jsou vysloveně vítány. Společnosti Kiekert pomáhají prostřednictvím dialogu dosáhnout těch nejlepších možných výsledků. Společnost Kiekert se zavazuje, že se bude řídit zásadou rovnosti, a to bez ohledu na národnost, rasový nebo etnický původ, věk, zdravotní postižení, vzhled, jiné tělesné znaky, barvu pleti, sexuální orientaci, pohlaví, náboženství a světový názor či jakoukoliv jinou chráněnou charakteristiku. Patří sem rovněž uctivé zacházení se spolupracovníky a jejich majetkem. Společnost Kiekert netoleruje jakoukoliv diskriminaci, obtěžování nebo urážlivé chování a očekává od všech zaměstnanců, že budou zastávat uvědomělý přístup k osobnosti, důstojnosti a soukromému životu každého jednotlivce a budou si jich vážit. Obtěžování jakéhokoliv druhu je přísně zakázáno. Vedení nebo organizace»compliance«musí být o jakémkoli druhu obtěžování ihned informováni. KODEX CHOVÁNÍ 6
OBTĚŽOVÁNÍ ZAHRNUJE nevhodné a/nebo nevítané dotyky nebo fyzický kontakt se spolupracovníkem zastrašování, výhrůžky nebo urážlivé chování vůči spolupracovníkovi ukazování nevhodných materiálů (obrázků, karet, časopisů atd.), které by mohly vést k urážlivému chování Společnost Kiekert si váží a respektuje mezinárodně platná a uznávaná lidská práva a odmítá jakékoliv chování, které tato práva porušuje. Jakékoliv porušení uznávaných lidských práv bude přísně odsouzeno. 2. ZÁSADY SPOLEČENSKÉ ODPOVĚDNOSTI Společenská odpovědnost je nepostradatelnou součástí vedení společnosti založeného na hodnotách. Je podstatným faktorem při vytváření udržitelného úspěchu společnosti. Skupina Kiekert zajišťuje, aby všechny společnosti Kiekert a jejich obchodní partneři dodržovali základní zásady mezinárodního pracovního práva. Dodržují místní zákonné předpisy o pracovní době. Je zakázáno použití nucené práce všeho druhu. Společnost Kiekert prosazuje a požaduje zrušení nezákonné dětské práce, která může děti připravit o příležitosti vzdělání a budoucnost. Zákaz dětské práce a požadavek na soulad s příslušnou místní legislativou platí pro celou oblast vlivu společnosti, a to zejména pro dodavatele společnosti Kiekert. Následující minimální normy se vztahují na společnost Kiekert a její dodavatelský řetězec: žádné dítě nesmí být zaměstnáno před koncem všeobecné povinné školní docházky, a to do dosažení věku 16 let. Minimální věk pro rizikovou práci a práci v noci je 18 let. Společnost Kiekert se řídí zejména programem Global Compact, mezinárodní iniciativou Spojených národů zahájenou v roce 2000. Jejím cílem je podporovat komerční odpovědnost ve vztahu ke společnosti a pomáhat ekonomice v rozvoji řešení problémů v období globalizace. Společnost Kiekert se zavazuje, že bude respektovat a používat zásady programu Global Compact související s lidskými právy, pracovními normami, ochranou životního prostředí a bojem proti korupci a uvědomovat si hodnotu těchto zásad. Kromě toho společnost Kiekert dodržuje zejména požadavky na takzvané materiály z oblastí zasažených konflikty v souladu s Dodd-Frankovým zákonem, paragraf 1502. Jeho deklarovaným cílem je vyloučení těžby konfliktních materiálů v něm popsaných oblastech (Republika Kongo a sousedící státy). Společnost Kiekert rovněž očekává, že tyto normy společenské odpovědnosti budou dodržovány jejími obchodními partnery. 7
3. EKOLOGICKÉ A BEZPEČNOSTNÍ PŘEDPISY Efektivní využívání všech zdrojů je důležitým přínosem pro udržitelný rozvoj skupiny Kiekert. Za účelem minimalizování spotřeby energie a surovin při výrobě a správě a současného omezení emisí musí být využity veškeré možné metody optimalizace procesů. Pro zajištění neustálého a trvalého zlepšování ochrany životního prostředí využívá společnost Kiekert v oblasti životního prostředí systematické řízení. Patří sem i různá opatření pro předcházení znečišťování a minimalizaci emisí skleníkových plynů a jiných toxických látek. Jednání všech zaměstnanců přispívá k zajištění ekologické šetrnosti obchodní činnosti společnosti Kiekert. Řízení společnosti Kiekert v oblasti životního prostředí podporuje a klade požadavky na využívání a výrobu ekologicky šetrných produktů. Společnost Kiekert podporuje všechny obchodní partnery spolu s celým hodnotovým řetězcem v dodržování těchto norem. Všechna pracoviště společnosti Kiekert dodržují příslušné platné normy o ochraně životního prostředí a zajišťují dodržování příslušných zákonů a právních předpisů. 4. UDRŽITELNOST Společnost Kiekert se zavazuje k dodržování uznávaných standardů udržitelnosti v oblastech pracovních norem (soulad s lidskými právy, svobodná volba práce, odsouzení dětské práce, rovnost příležitostí/zákaz diskriminace, svoboda sdružování, spravedlivá mzda, pracovní doba a zaměstnanecké výhody, zdraví a bezpečnost při práci), ochrany a bezpečnosti životního prostředí (odpovědnost za životní prostředí, výrobky a výroba šetrné vůči životnímu prostředí, bezpečnost výrobků a jejich kvalita), jakož i obchodní etiky (soulad s právem a legislativou, spravedlivá hospodářská soutěž, vyvarování se střetu zájmů, zachovávání obchodních tajemství) a očekává totéž od svých dodavatelů. KODEX CHOVÁNÍ 8
Podrobnosti jsou předmětem zvláštního školení a jsou upraveny ve směrnicích o darech. 5. VZTAHY S KONKURENTY, OBCHODNÍMI PARTNERY A TŘETÍMI OSOBAMI Spravedlivá hospodářská soutěž je předpokladem pro svobodný rozvoj trhu a související sociální výhody. Požadavek spravedlnosti se proto vztahuje i na soutěžení o tržní podíl. Každý zaměstnanec společnosti Kiekert se zavazuje k bezvýhradnému dodržování pravidel spravedlivé a otevřené hospodářské soutěže. Zejména dohody se třetími osobami nebo jiné praktiky, které by mohly nezákonným způsobem ovlivnit spravedlivou hospodářskou soutěž, jsou přísně zakázány. To znamená, že je třeba dodržovat příslušné zákony týkající se ochrany hospodářské soutěže v jednotlivých zemích! Všechny formy korupce jak doma, tak v zahraničí jsou společností Kiekert výslovně zakázány. Žádnému ze zaměstnanců není dovoleno využívat svou pozici k podpoře nebo přijímání nepoctivých výhod pro sebe či jiné. Je výslovně zakázáno požadovat, slibovat nebo přijímat peníze nebo jiné hodnotné předměty jako odměnu za nákup výrobků nebo jiných služeb. Zakázány jsou všechny formy hmotných nebo nehmotných přínosů pro zaměstnance nebo zástupce komerčního provozu či funkcionáře jako odměnu za poskytnutí obchodní výhody. Podrobnosti jsou předmětem zvláštního školení a jsou upraveny ve směrnicích o darech. DODRŽOVÁNO MUSÍ BÝT ZEJMÉNA NÁSLEDUJÍCÍ: A) PLACENÍ PROVIZE Společnost Kiekert získává zakázky na základě inovace a kvality svých výrobků. Nesmí být nabízeny žádné nepatřičné výhody. Společnost Kiekert netoleruje poskytování nezákonných výhod obchodním partnerům. Dohody týkající se placení provize jsou dovoleny pouze tehdy, když je částka provize úměrná službě a je-li zřejmé, za jakou službu je provize vyplácena. B) POZVÁNÍ A DARY Propagační nabídky a zdvořilostní dary nízké hodnoty, obchodní obědy/večeře a pozvání na akce přímo se vztahující k obchodní činnosti jsou dovoleny v rámci rozumných a společensky vhodných mezí, a to za předpokladu, že nevyvolávají dojem nestandardního vlivu ani by nemohly představovat vznik závazků. V této oblasti je důležité, aby byly zohledněny zvyklosti specifické pro danou zemi. 9
5. C) FUNKCIONÁŘI, STRANY A VYBRANÍ ZÁSTUPCI Je přísně zakázáno udělovat výhody jakéhokoliv druhu úředníkům a jiným funkcionářům nebo zástupcům státních institucí, a to i prostřednictvím třetích osob. V případě poskytování darů stranám a politickým organizacím nebo vybraným úředníkům a kandidátům na politický úřad musí být dodržovány příslušné právní předpisy. Podrobnosti jsou předmětem zvláštního školení a jsou upraveny ve směrnicích o darech. D) CHOVÁNÍ OBCHODNÍCH PARTNERŮ Společnost Kiekert očekává, že její obchodní partneři podpoří soulad s platnými zákony ve své společnosti a zejména provedou preventivní opatření proti trestným a korupčním jednáním ve všech částech své společnosti. Společnost Kiekert je odpovědná za zavádění vhodných procesů pro zajištění souladu se zásadami a očekáváními uvedenými v tomto kodexu chování. KODEX CHOVÁNÍ 10
6. VYVAROVÁNÍ SE STŘETU ZÁJMŮ Společnost Kiekert od svých zaměstnanců očekává, že projeví loajalitu, a dbá o to, aby zajistila, že se její zaměstnanci neocitnou v situacích, ve kterých jsou jejich soukromé nebo finanční zájmy neslučitelné se zájmy společnosti nebo jejích obchodních partnerů. Jsou zakázány všechny obchodní činnosti, které jsou v rozporu se zájmy společnosti Kiekert a které by mohly společnost poškodit. Následují příklady situací, v nichž by mohlo dojít ke vzniku střetu zájmů: přijímání darů, pohoštění nebo jiné služby od osob či společností, které vstoupily nebo by chtěly vstoupit v obchodní vztah se společností Kiekert přijímání hodnotných předmětů, peněžních slev, slev na zboží či služby účast nebo organizace jakéhokoliv druhu loterie, her nebo sázek za účelem získání obchodního prospěchu debetní/kreditní transakce a naopak protěžování příbuzných Je přísně zakázáno nabízet k prodeji nebo prodávat výrobky nebo služby v rámci skupiny Kiekert, ať již ve vlastní prospěch nebo prospěch třetích osob, bez předchozího výslovného souhlasu společnosti Kiekert. Jakékoliv další zaměstnání nebo vedlejší práce, které by mohly vést k omezení času nebo pozornosti věnované společnosti Kiekert, rovněž vyžadují předchozí souhlas společnosti Kiekert. 7. PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ, TERORISMUS A JINÉ NEZÁKONNÉ ČINNOSTI Společnost Kiekert dodržuje předpisy pro předcházení praní špinavých peněz, korupci a financování terorismu. Všichni zaměstnanci tento cíl podporují. Nezákonná činnost není tolerována ani schvalována a budou za ni uloženy sankce. Obchodní vztahy budou udržovány pouze s klienty- -profesionály a poradci a obchodními partnery, kteří provozují obchodní činnosti, jež vyhovují zákonným předpisům a jež jsou financovány z legitimních zdrojů. 8. NAKLÁDÁNÍ S (INTELEKTUÁLNÍM) VLASTNICTVÍM, MAJETKEM A PROSTŘEDKY Majetek a komerční vybavení, obchodní dokumenty a pracovní nástroje, jakož i jiný materiál a intelektuální vlastnictví a know-how společnosti Kiekert musí být používáno zodpovědně a výlučně pro obchodní účely. Používání internetu pro soukromé účely je upraveno v politice o globálních informačních technologiích. Podrobnosti jsou předmětem politiky globálních informačních technologií. 11
9. DODRŽOVÁNÍ INTERNÍCH SMĚRNIC Při nakládání s vlastnictvím nebo majetkem společnosti nebo jeho využívání dodržuje společnost Kiekert platnou legislativu a jiné předpisy, jakož i interní dohody (např. pracovní smlouvy), směrnice (např. politiku schvalování, politiku pronájmu vozidel, cestovní politiku, procesy GIMS atd.) a pracovní pokyny. Interní kontrolní systém (ICS) a interní audity (IA) jsou dále vyvíjeny za účelem identifikování chyb v raném stádiu a provedení jejich oprav. 10. MORÁLNÍ ZÁSADOVOST A) POUŽÍVÁNÍ INTERNETU Je zakázán přístup k internetovým stránkám, které nevyhovují zásadám tohoto kodexu chování. Patří sem zejména internetové stránky se sexuálním obsahem a stránky, jež podporují rasismus nebo agresivní chování. B) PREZENTACE SPOLEČNOSTI KIEKERT NAVENEK Všichni zaměstnanci společnosti Kiekert jsou odpovědní za reprezentaci své společnosti vhodným a důstojným způsobem a za vytváření bezvadného dojmu při svých jednáních a svém chování k návštěvníkům, klientům, dodavatelům a jiným obchodním partnerům. KODEX CHOVÁNÍ 12
III. ORGANIZACE, ŠKOLENÍ A STÍŽNOSTI Vedení společnosti Kiekert aktivně podporuje poskytování komplexních informací o kodexu chování na globální úrovni a je odpovědné za jeho zavedení. Organizace Compliance je specificky vytvořena za účelem pravidelného monitorování a zajištění dodržování směrnic, které mají být dále rozvíjeny, a kodexu chování ve všech závodech skupiny Kiekert. Zaměstnanci společnosti Kiekert na celém světě budou informováni o směrnicích na vzdělávacích kurzech, čím dojde k hlubokému zakořenění povědomí a pochopení řádného používání směrnic. 1. 2. 3. ORGANIZACE»COMPLIANCE«Každý závod skupiny Kiekert má svou vlastní organizace»compliance«, jež pravidelně informuje globální výbor»compliance«. Chief Compliance Office (CCO) nese odpovědnost za celou organizaci a pravidelně informuje vedení a/nebo dozorčí radu společnosti Kiekert AG. Všichni zaměstnanci společnosti Kiekert mohou na intranetu nalézt rozsáhlé informace o organizaci»compliance«společnosti Kiekert a příslušné kontaktní osobě. Intranet obsahuje souhrnné informace včetně častých dotazů, vzdělávacích materiálů a jiných nástrojů, které tyto směrnice doplňují o dodatečné podrobnosti. VZDĚLÁVÁNÍ Společnost Kiekert pro své zaměstnance v pravidelných intervalech pořádá školení»compliance«a očekává od zaměstnanců, že se těchto vzdělávacích kurzů zúčastní. ASISTENCE UŽIVATELŮM A STÍŽNOSTI Existují různé způsoby, jež jsou k dispozici všem zaměstnancům společnosti Kiekert a slouží k pokládání dotazů k používání kodexu chování a jeho směrnic, případně k oznámení nesprávného chování. V tomto případě jsou hlavními kontakty vedoucí pracovníci a organizace»compliance«. V případě stížností jakéhokoliv druhu, zejména vážných porušení tohoto kodexu chování, musí být informován přímý nadřízený nebo Chief Compliance Officer. 13
IV. DODRŽOVÁNÍ»KODEXU CHOVÁNÍ«Zásady tohoto kodexu chování platí v plném rozsahu a bez omezení v celé skupině Kiekert. Společnost Kiekert a její zaměstnanci se zavazují, že budou dodržovat tento kodex chování a současně monitorovat zavádění souladu s kodexem chování při své každodenní práci a zůstanou v tomto směru ostražití. Aby zajistila i používání kodexu chování v plném rozsahu a provedla vylepšení, bude organizace»compliance«monitorovat dodržování opatření, směrnic a procesů prostřednictvím náhodných kontrol v pravidelných intervalech. Jakékoliv porušení kodexu chování a jeho směrnic by mohlo vyústit v disciplinární opatření, jejichž následkem může být ukončení pracovního poměru nebo občanskoprávní či trestněprávní odpovědnost. KODEX CHOVÁNÍ 14
15
Kiekert AG 42577 Heiligenhaus Germany www.kiekert.com