EVROPSKÁ KOMISE GENERÁLNÍ ŘEDITELSTVÍ PRO KOMUNIKACI PŘÍLOHA A Zastoupení v České republice RÁMCOVÁ DOHODA O PARTNERSTVÍ RÁMCOVÁ DOHODA Č.: [ ] Evropská unie (dále jen Unie ), zastoupená Evropskou komisí (dále jen Komise ), kterou za účelem podpisu této rámcové dohody zastupuje Jan MICHAL, vedoucí Zastoupení Evropské komise v České republice, na jedné straně a [celý oficiální název] [oficiální právní forma] 1 [oficiální registrační číslo] 2 [úplná oficiální adresa] [DIČ pro účely DPH], (dále jen hostitelská struktura ), [kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení a funkce],] na straně druhé SE DOHODLY na úvodních ustanoveních, zvláštních podmínkách, obecných podmínkách a přílohách, které tvoří tuto rámcovou dohodu o partnerství (dále jen rámcová dohoda ) 3. Úvodní ustanovení popisují, v jakých souvislostech strany navázaly partnerství v oblasti komunikace. Zvláštní a obecné podmínky vymezují předmět a trvání rámcové dohody a podmínky fungování partnerství. 1 Vymažte, je-li hostitelskou strukturou veřejnoprávní subjekt. 2 Vymažte, je-li hostitelskou strukturou veřejnoprávní subjekt.
K rámcové dohodě jsou přiloženy následující dokumenty: Příloha A.1 Příloha A.2 Příloha A.3 Vzorový akční plán Vzor zvláštní dohody o grantu grant na akci ve formě paušálních částek Vzor zvláštní dohody o grantu grant na akci ve formě rozpočtu Zvláštní podmínky, jejichž nedílnou součástí jsou úvodní ustanovení, mají přednost před ostatními částmi rámcové dohody. Obecné podmínky mají přednost před podmínkami uvedenými v přílohách. Svým podpisem hostitelská struktura přijímá ustanovení této rámcové dohody a souhlasí s jejich uplatňováním na jakékoli zvláštní dohody o grantu následně uzavřené mezi oběma stranami. V článcích rámcové dohody odkazuje obecný pojem akce jak na jednorázovou akci partnera, na kterou může být udělen grant na akci, tak i na pracovní program hostitelské struktury, na který může být udělen grant na provoz, s výhradou článků, v nichž jsou tyto pojmy výslovně rozlišeny. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Síť informačních středisek Europe Direct (dále jen informační střediska ED ) je jedním z hlavních nástrojů Evropské unie, s jehož pomocí nabízí evropským občanům informace o EU, konkrétně o právech občanů Unie, prioritách EU (zejména Strategie růstu Evropa 2020) a podporuje na místní a regionální úrovni participativní občanství. Tato rámcová dohoda se týká výběru hostitelských struktur pro informační střediska ED pro období 2013 2017 v souladu s rozhodnutím Komise C/2012/4158 ze dne 21. června 2012 o předpokládaném schválení ročního pracovního programu v oblasti komunikace pro rok 2013 ohledně grantů na financování hostitelských struktur informačních středisek ED v Evropské unii pro období 2013 2017. Hlavním cílem této výzvy je poskytnout snadný přístup k informacím pro všechny občany a příležitost pro šíření a výměnu názorů obyvatel týkajících se všech oblastí činností EU, zejména pak těch, jež dopadají na jejich každodenní život. Střediska jsou informačními body všech institucí EU a spolupracují s dalšími partnery aktivně působícími v informační oblasti. Střediska doplňují a podporují činnost zastoupení Evropské komise a Informačních kanceláří Evropského parlamentu (EPIO) na místní a regionální úrovni. Síť informačních středisek ED je řízena Komisí. 2
Informační střediska ED posilují komunikační schopnost EU pomocí intenzivnější spolupráce a koordinace s jinými informačními a podpůrnými sítěmi EU, které pokrývají oblasti specifických politik. Poslání středisek je dvojí: - občanům Evropy poskytují informace na místní a regionální úrovni. Pro občany představují klíčového partnera v rámci koncepce jediného kontaktního místa coby první vstupní brány do Evropské unie, která jim poskytuje informace o EU, odkazuje je na portál Vaše Evropa nebo na specializované zdroje informací a je rozcestníkem k dalším službám a sítím. Poskytují informace, poradenství, pomoc a odpovědi na otázky týkající se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména Strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování, - podporují participativní občanství prostřednictvím celé řady komunikačních nástrojů (internetových stránek, sociálních sítí, publikací atd.) a ve spolupráci s místními zúčastněnými subjekty, tvůrci veřejného mínění a médii. Pořádáním konferencí a různých akcí podněcují diskuze a pro EU zprostředkovávají zpětnou vazbu od občanů. I ZVLÁŠTNÍ PODMÍNKY ČLÁNEK I.1 ÚČEL I.1.1 Rámcová dohoda se uzavírá jako součást probíhající, formálně upravené spolupráce mezi Komisí a hostitelskou strukturou (dále jen partnerství ) na základě cílů Unie a akčního plánu vymezeného v příloze A.1 ve snaze přispět k cílům politiky Unie uvedené v úvodních ustanoveních. I.1.2 Účelem rámcové dohody je vymezit úlohy a odpovědnost Komise a hostitelské struktury při uskutečňování jejich partnerství. Zvláštní dohody o grantech, které je dle rámcové dohody možné podepsat, se vztahují na granty na akci. ČLÁNEK I.2 UDĚLOVÁNÍ GRANTŮ I.2.1 Komise vybrala hostitelské struktury na základě výzvy k předkládání návrhů otevřené všem žadatelům, kteří splnili oznámená kritéria. Komise stanovila technická a finanční kritéria, která musí akce splňovat, pokud mají být způsobilé pro získání grantu Unie. I.2.2 Hostitelská struktura každý rok předkládá akční plán (podle přílohy A.1). Komise stanoví lhůtu pro předložení akčního plánu, přičemž datum předložení musí být stanoveno vždy před začátkem daného roku. Komise schvaluje akční plán, jenž je základem pro udělení grantu během příslušného roku. Pro rok 2013 je akční plán součástí žádosti hostitelské struktury předložené v návaznosti na výzvu Komise k předkládání návrhů. I.2.3 Jestliže se Komise rozhodne přijmout návrh akce, zašle hostitelské struktuře zvláštní dohodu o grantu (dále jen zvláštní dohodu ) podle vzorů uvedených 3
v příloze. Zvláštní dohoda se řídí ustanoveními rámcové dohody, musí obsahovat stejné podmínky a musí ji podepsat oprávnění zástupci stran. I.2.4 Podpisem zvláštní dohody se hostitelská struktura zavazuje, že bude na svou vlastní odpovědnost provádět akci, a to za podmínek stanovených zvláštní dohodou a jejími přílohami a v souladu se závazky, jež přijala podle rámcové dohody. I.2.5 Vedle akčního plánu uvedeného v článku I.2.2 výše, může Komise oslovit hostitelskou strukturou za účelem získání návrhu akce. Oslovení probíhá na základě výzvy k předkládání návrhů otevřené všem žadatelům, kteří splnili oznámená kritéria. Komise za tímto účelem stanoví technická a finanční kritéria, která musí akce splňovat, aby mohly získat grant Unie. Hostitelská struktura může na takovou výzvu reagovat tím, že Komisi předloží návrh akce. I.2.6 Podpisem rámcové dohody stranami nevzniká Komisi povinnost udělit grant. Rovněž jím není dotčena účast hostitelské struktury na jiných výzvách k předkládání návrhů, pokud jde o granty udělované mimo akční plán uvedený v příloze A.1. I.2.7 Hostitelská struktura plní pokyny Komise s ohledem na její informační a komunikační strategii a v ní stanovené priority. ČLÁNEK I.3 DOBA TRVÁNÍ I.3.1 Rámcová dohoda vstupuje v platnost dnem, kdy ji podepíše poslední ze stran dohody. I.3.2 Uzavírá se na dobu 5 let, počítáno ode dne jejího vstupu v platnost. I.3.3 Zvláštní dohody musí být podepsány před dnem, kdy končí platnost rámcové dohody. Pokud provádění akcí pokračuje i poté, co skončila platnost rámcové dohody, ustanovení rámcové dohody nadále platí pro provádění příslušných zvláštních dohod. ČLÁNEK I.4 FINANCOVÁNÍ AKCÍ I.4.1 I.4.2 Grant udělovaný Komisí má podobu jedné nebo několika paušálních částek. Použije-li se financování prostřednictvím paušálních částek, považuje se povinnost spolufinancování za splněnou. Výše paušálních částek se stanoví s přihlédnutím k tomuto pravidlu. V případě článku I.2.5 mohou granty rovněž vycházet z procentního podílu celkových způsobilých nákladů stanovených ve výzvě k předkládání návrhů společně s mírou a podmínkami spolufinancování ze strany hostitelské struktury. I.4.3. Ustanovení vztahující se na předkládání zpráv a jiných dokumentů souvisejících s akcí a platební podmínky pro vyplácení grantů jsou obsažena ve zvláštní dohodě. 4
ČLÁNEK I.5 OBECNÁ SPRÁVNÍ USTANOVENÍ I.5.1 Veškerá sdělení, která se zasílají Komisi v souvislosti s rámcovou dohodou nebo zvláštní dohodou, se zasílají písemně s uvedením čísla příslušné dohody na následující adresy: Evropská komise Generální ředitelství [ ] Sekce [ ] Odbor [ ] [PSČ, město a stát] E-mail: [ ]@ec.europa.eu I.5.2 Má se za to, že běžná poštovní zásilka byla Komisi doručena v den, kdy ji oficiálně zaevidovalo příslušné oddělení Komise uvedené výše. I.5.3 Veškerá sdělení, která se zasílají hostitelské struktuře v souvislosti s rámcovou dohodou nebo zvláštní dohodou, se zasílají písemně s uvedením čísla dohody na následující adresu: Pan/Paní [...] [Funkce] [Oficiální název] [Úplná oficiální adresa] E-mail: [ ] I.5.4 Hostitelská struktura musí každou změnu své adresy písemně oznámit Komisi. ČLÁNEK I.6 ROZHODNÉ PRÁVO A PŘÍSLUŠNÝ SOUD Granty se řídí ustanoveními rámcové dohody a zvláštních dohod, použitelnými právními předpisy Unie a na podpůrné úrovni právními předpisy České republiky týkajícími se grantů. Proti rozhodnutí Komise, která se týkají používání ustanovení výše uvedených dohod a podmínek jejich provádění, může hostitelská struktura podat žalobu k Tribunálu Evropské unie a v případě odvolání se může odvolat k Soudnímu dvoru. 5
ČLÁNEK I.7 OCHRANA ÚDAJŮ I.7.1 Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v rámcové dohodě nebo ve zvláštních dohodách nebo souvisejí s těmito dohodami a s jejich prováděním, se zpracovávají podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Tyto údaje zpracovává Zastoupení Komise v České republice výhradně pro účely provádění, řízení a kontroly rámcové dohody a zvláštních dohod, aniž by bylo dotčeno jejich možné předání orgánům pověřeným dohledem či kontrolou při uplatňování práva Unie. I.7.2 Hostitelská struktura má právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu. Pokud má hostitelská struktura jakékoli dotazy týkající se zpracování svých osobních údajů, obrátí se na subjekt jednající jako správce údajů. I.7.3 Hostitelské struktury mají právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. I.7.4 Je-li povinností hostitelských struktur podle rámcové dohody nebo zvláštních dohod zpracovávat osobní údaje, mohou tak činit pouze pod dohledem správce údajů, zejména s ohledem na účel zpracování osobních údajů, kategorie údajů, jež mohou být zpracovávány, příjemce údajů a na způsob, jakým může subjekt údajů vykonávat svá práva. I.7.5 Hostitelská struktura umožní přístup k údajům pouze těm zaměstnancům, kteří jsou nezbytní pro provádění, řízení a kontrolu rámcové dohody. I.7.6 Hostitelská struktura se zavazuje, že s ohledem na rizika vyplývající ze zpracovávání příslušných osobních údajů a z jejich povahy přijme příslušná technická a organizační bezpečnostní opatření s cílem: a) zabránit neoprávněným osobám v přístupu k počítačovým systémům zpracovávajícím osobní údaje, a zejména: i) neoprávněnému čtení, kopírování, úpravě nebo odstraňování nosičů dat; ii) neoprávněnému zadávání údajů a neoprávněnému sdělování, úpravě nebo výmazům uložených osobních údajů; iii) neoprávněným osobám v používání systémů pro zpracování údajů prostřednictvím zařízení pro přenos dat; b) zajistit, aby oprávnění uživatelé systému pro zpracování údajů měli přístup pouze k těm osobním údajům, na něž se vztahuje jejich právo přístupu; c) zaznamenat, které osobní údaje, kdy a komu byly sděleny; d) zajistit, aby osobní údaje zpracovávané jménem třetích osob bylo možné zpracovávat pouze způsobem stanoveným zadávacím orgánem nebo institucí; 6
e) zajistit, aby osobní údaje nebylo možné bez oprávnění číst, kopírovat ani vymazat během jejich sdělování a při přemísťování nosiče dat; f) vytvořit svoji organizační strukturu tak, aby odpovídala požadavkům na ochranu údajů. ČLÁNEK I.8 POSLÁNÍ A ÚLOHA INFORMAČNÍCH STŘEDISEK EUROPE DIRECT Za účelem naplňování cílů popsaných v úvodních ustanoveních této rámcové dohody a co nejlepšího využití zdrojů, jež má k dispozici, vykonává informační středisko ED v rámci odpovědnosti příslušné hostitelské struktury a v souladu s pokyny Komise tyto úkoly: I.8.1 Základní informační služby Informační středisko ED poskytuje základní služby uzpůsobené místním a regionálním potřebám, jež umožní veřejnosti získat informace, poradenství, pomoc a odpovědi na otázky týkající se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování. Za tímto účelem splní tyto základní požadavky: a) bude veřejnosti poskytovat: i. prostory řádně označené logem Europe Direct, jež budou bezbariérové a snadno přístupné veřejnosti, kde bude možno přijímat návštěvníky, vystavovat dokumentaci, číst, používat přinejmenším jeden osobní počítač s připojením na internet, uchovávat informační materiály a pořádat setkání; ii. službu odpovědí na telefonické, e-mailové a osobní dotazy; iii. přístup k informačním materiálům poskytovaným orgány a institucemi EU; iv. internetové stránky zaměřené na základní informace o službách, jež nabízí informační středisko ED; b) bude používat a propagovat: i. jediné kontaktní místo ( one-stop-shop ): kontaktní středisko Europe Direct, síť Europe Direct a portál Vaše Evropa; ii. (internetové stránky EU) Europa, sociální média EU a další informační zdroje, k nimž má informační středisko ED bezplatný přístup; iii. další informační sítě 4 a kontaktní místa evropských orgánů a institucí; c) každý měsíc bude podávat zprávu zastoupení Evropské komise a podporovat jeho informační činnosti na regionální a místní úrovni: 4 Síť ECC Net, EURES, Euraxess, Solvit, Enterprise Europe, 7
i. bude se účastnit setkání a školících kurzů pořádaných Komisí (zastoupeními Komise a ústředím v Bruselu); ii. bude podporovat organizaci a propagaci místních a regionálních akcí pořádaných zastoupeními Evropské komise a informačními kancelářemi Evropského parlamentu; iii. bude předkládat měsíční zprávy o činnosti informačního střediska ED, včetně zpětné vazby týkající se klíčové problematiky, o niž se zajímají občané, a otázek EU, jimž se věnují místní a regionální sdělovací prostředky; iv. bude každý rok hodnotit vybrané činnosti informačního střediska ED (minimálně 50 %). I.8.2 Komunikační produkty Středisko bude vedle toho poskytovat přinejmenším jednu z následujících služeb: a) internetové stránky věnované propagaci činností informačního střediska ED a šíření informací týkajících se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování uzpůsobených pro regionální a místní adresáty; a) prezentace v rámci sociálních médií, přičemž bude zabezpečena stálá interakce mezi informačním střediskem ED a uživateli; b) elektronický informační zpravodaj věnovaný propagaci činností informačního střediska ED a šíření informací týkajících se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování uzpůsobených pro regionální a místní adresáty; c) tvorbu a produkci tištěných, propagačních, audiovizuálních a jiných elektronických materiálů, jež doplní stávající materiály EU; d) vztahy se sdělovacími prostředky (tj. zveřejňování článků v místních a regionálních sdělovacích prostředcích, příspěvky do rozhlasového či televizního vysílání). I.8.3 Akce Informační středisko ED zorganizuje kromě toho přinejmenším jednu nebo několik z následujících druhů akcí: a) aktivní účast na akcích pořádaných externími subjekty; b) pořádání či spolupořádání akcí určených pro zvláštní místní či regionální cílové skupiny (např.: občanskou společnost, školní skupiny/skupiny mládeže, zemědělce, sdělovací prostředky atd.) nebo pro široké cílové skupiny, jež se zaměří na EU, a konkrétně pak na práva občanů EU, priority EU, právní předpisy, politiky, programy a možnosti financování. 8
ČLÁNEK I.9 ZÁVAZKY HOSTITELSKÉ STRUKTURY Podpisem rámcové dohody se hostitelská struktura zavazuje, že: a) bude plnit závazky přijaté uzavřením této rámcové dohody a zvláštních dohod, kterými se rámcová dohoda provádí; b) bude v nejvyšší možné míře usilovat o to, aby informační středisko ED plnilo v praxi cíle vymezené v úvodních ustanoveních a naplňovalo poslání a úlohu podrobně popsané v článku I.8, v souladu s pokyny Komise; c) zajistí, aby informační středisko ED poskytovalo nestranné a přesné informace o Evropské unii a nebylo považováno nebo využíváno jako kanál pro šíření informací, které s tímto posláním nesouvisejí; středisko musí informovat a komunikovat neutrálním a věcně správným způsobem; d) zajistí, aby fungování střediska zajišťoval personál, mezi jehož schopnosti a kvalifikace patří dobré komunikační dovednosti, vynikající znalost přinejmenším jednoho z pracovních jazyků Evropské unie (angličtiny, francouzštiny a němčiny), schopnost řízení projektů a důkladná znalost evropských záležitostí. Hostitelská struktura zejména: i. určí minimálně jednoho zaměstnance coby pracovníka na plný úvazek (nesmí jít o dobrovolníka či stážistu), nebo více zaměstnanců pracujících na částečný úvazek, jež dohromady zajistí úvazek plný, odpovědného za řízení střediska; ii. zabezpečí dostatek kvalifikovaného personálu, který bude plnit úkoly střediska; iii. zajistí přítomnost personálu během stanovené otevírací doby; e) poskytne informačnímu středisku ED přímo přístupné a viditelné prostory, řádně označené logem Europe Direct, jež budou bezbariérové a snadno přístupné veřejnosti, společně s prostory, kde bude možno přijímat návštěvníky, vystavovat dokumentaci, číst, používat přinejmenším jeden osobní počítač s připojením na internet, uchovávat informační materiály a pořádat setkání; f) bude užívat značku Europe Direct, název, logo a další formy identifikace, které informačnímu středisku ED poskytne Komise, a bude je v co nejlepší možné míře propagovat a systematicky využívat na veškerých produktech a během všech akcí; g) ponese administrativní a finanční náklady související s plněním jejích povinností vymezených v rámcové dohodě a ve zvláštních dohodách a jejich přílohách; h) zřídí revolvingový fond na pokrytí běžných výdajů informačního střediska ED; i) bude transparentně přistupovat ke správě a vedení účtů souvisejících s akcemi, na které byl udělen grant Komise; j) bude plně spolupracovat při každoročních či příležitostných kontrolách provádění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod; k) umožní Komisi hodnocení služeb poskytovaných informačním střediskem ED; l) bude s Komisí udržovat vztahy v duchu vzájemné spolupráce a pravidelně si s ní vyměňovat informace o věcech společného zájmu souvisejících s těmito dohodami. 9
ČLÁNEK I.10 ZÁVAZKY KOMISE Podpisem rámcové dohody se Komise zavazuje: a) hodnotit účinnost informačního střediska ED a zajistit případná následná opatření; b) v rámci dostupných zdrojů zajistit pro informační středisko ED informační materiály a komunikační produkty, poskytovat školení o obecných a specifických tématech týkajících se EU, poskytovat možnosti pro vytváření sítí a koordinační platformy; c) náležitě monitorovat a dohlížet na činnosti příslušné hostitelské struktury. I.11.1 Směnný kurz pro přepočet jednotlivých měn na eura 5 Žádost o konečnou platbu předloží hostitelská struktura v souladu s článkem 5 zvláštní dohody, včetně podkladových finančních výkazů, v eurech. Odchylně od článku II.17.1 provede hostitelská struktura přepočet skutečných nákladů na eura použitím průměru měsíčních účetních kurzů, které Komise stanovuje a zveřejňuje na svých internetových stránkách, za období provádění projektu. I.11.2 Vlastnictví / využívání výsledků Aniž jsou dotčeny články II.2 a II.4 všeobecných podmínek, hostitelská struktura udělí Unii licenci vztahující se na všechna práva duševního vlastnictví, existující i ta, která vzniknou po podpisu této dohody, týkající se výsledků akce (dále jen výsledky ). Mezi práva, na něž se uděluje licence, patří zejména, avšak nikoliv výhradně, tato práva: a) kopírovat a reprodukovat výsledky, b) používat a opětovně využívat výsledky, c) zobrazovat, sdělovat, uveřejňovat a distribuovat výsledky, d) upravovat a zpracovávat výsledky, e) integrovat a začleňovat výsledky do stávajících a budoucích děl, f) zařazovat výsledky do seznamů a databází, g) uchovávat a archivovat výsledky v jakékoliv podobě, h) kompilovat a dekompilovat výsledky, i) udělovat třetím stranám podlicence k výše uvedeným právům. Licence se vztahuje na všechna území na světě, je platná po celou dobu trvání dotčených práv a je součástí grantu vyplaceného hostitelské struktuře. 5 Kurz uváděný Komisí je kurz InforEuro zveřejněný na stránkách Europa: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 10
II OBECNÉ PODMÍNKY ČÁST A : PRÁVNÍ A SPRÁVNÍ USTANOVENÍ ČLÁNEK II.1 ZÁVAZKY HOSTITELSKÉ STRUKTURY Podpisem rámcové dohody se hostitelská struktura zavazuje: - dodržovat společné obecné cíle, na jejichž základě bylo navázáno partnerství, tak jak jsou uvedeny v úvodních ustanoveních, - dodržovat závazky přijaté v akčním plánu uvedeném v příloze A.1, případně doplněném o roční programy činnosti schválené společně oběma stranami, - učinit vše pro konkrétní dosažení výše uvedených obecných cílů u každé akce, na kterou obdržela grant od Komise, - udržovat s Komisí vztahy vzájemné spolupráce a pravidelně si vyměňovat informace o otázkách společného zájmu, které se týkají využívání rámcové dohody i kontroly provádění akčního plánu uvedeného v příloze A.1, - zajistit transparentní správu a vedení účtů, které se vztahují k akcím, na které obdržela grant, a plně spolupracovat při ročních nebo jednorázových kontrolách plnění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod. ČLÁNEK II.2 ODPOVĚDNOST II.2.1 Hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost za dodržování všech svých právních závazků. II.2.2 V případě uplatňování nároku podle zvláštních dohod týkajícího se škody způsobené při uskutečňování akce nelze Komisi činit za žádných okolností ani z žádných důvodů odpovědnou. Komise proto nevyhoví žádné žádosti o odškodnění nebo náhradu vznesené v souvislosti s uplatňováním takového nároku. II.2.3 S výjimkou případů vyšší moci hostitelská struktura nahradí veškeré škody, které Komisi vzniknou v důsledku provádění akce či nesprávného provádění akce. II.2.4 Hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost vůči třetím stranám, včetně odpovědnosti za jakoukoli škodu, která jim vznikla během provádění akce. ČLÁNEK II.3 STŘET ZÁJMŮ II.3.1 Hostitelská struktura se zavazuje, že přijme veškerá opatření nezbytná pro zamezení nebezpečí střetu zájmů, který by mohl mít dopad na nestranné a objektivní plnění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod. Takový střet zájmů 11
by mohl vzniknout zejména v důsledku hospodářských zájmů, politické či národní spřízněnosti, rodinných či citových vazeb nebo z citových důvodů či v důsledku jakýchkoli jiných společných zájmů. II.3.2 Jakoukoli situaci, jež by zakládala střet zájmů v průběhu provádění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod, či by k němu mohla vést, je třeba neprodleně písemně oznámit Komisi. Hostitelská struktura se zavazuje, že učiní veškeré nutné kroky, aby takovou situaci neprodleně napravila. II.3.3 Komise si vyhrazuje právo ověřit, zda jsou přijatá opatření odpovídající, a může po hostitelské struktuře požadovat, aby v případě potřeby přijala v určité lhůtě dodatečná opatření. ČLÁNEK II.4 VLASTNICTVÍ/VYUŽÍVÁNÍ VÝSLEDKŮ II.4.1 Není-li ve zvláštní dohodě stanoveno jinak, náleží vlastnictví výsledků akce, včetně práv průmyslového a duševního vlastnictví, a zpráv a dalších dokumentů vztahujících se k akci hostitelské struktuře. II.4.2 Aniž jsou dotčena ustanovení odstavce 1, hostitelská struktura udělí Komisi právo volně a podle vlastního uvážení používat výsledky akce, zejména zobrazovat výsledky akce, reprodukovat je jakýmkoli technickým postupem, překládat je či šířit prostřednictvím všech sdělovacích prostředků, včetně internetových stránek Europa, aniž jsou dotčeny povinnosti týkající se důvěrnosti a existujících práv průmyslového a duševního vlastnictví. II.4.3 Pokud před uzavřením dohody již existují práva průmyslového a duševního vlastnictví, včetně práv třetích osob, ( již existující práva duševního vlastnictví ), vytvoří hostitelská struktura seznam obsahující všechna vlastnická a užívací práva plynoucí z již existujících práv duševního vlastnictví a nejpozději před začátkem provádění akce poskytne tento seznam Komisi. Hostitelská struktura zajistí, aby měla při plnění dohody všechna práva využívat všech již existujících práv duševního vlastnictví. ČLÁNEK II.5 DŮVĚRNOST Komise a hostitelská struktura se zavazují, že zachovají důvěrnost jakéhokoli dokumentu, informací či jiného materiálu přímo souvisejících s předmětem rámcové dohody nebo zvláštních dohod, které jsou řádně označeny jako důvěrné, pokud by jejich zveřejnění mohlo poškodit druhou stranu. Strany jsou vázány touto povinností i po uplynutí doby platnosti rámcové dohody. ČLÁNEK II.6 ZVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ II.6.1 Nepožaduje-li Komise jinak, musí veškerá sdělení nebo publikace hostitelské struktury, jež se týkají určité akce, včetně sdělení a publikací uveřejněných na konferencích či seminářích, uvádět, že danou činnost finančně podporuje Evropská unie. 12
Veškerá sdělení či publikace hostitelské struktury vydané v jakékoli podobě a na jakémkoli nosiči musí uvádět, že výlučnou odpovědnost za ně nese jejich autor a že Komise žádným způsobem neodpovídá za jakékoli případné použití informací v nich obsažených. II.6.2 Hostitelská struktura povoluje Komisi, aby zveřejnila, a to v jakékoli podobě a na jakémkoli nosiči, včetně internetu, tyto informace: - název a adresu hostitelské struktury, - předmět a účel udělených grantů, - poskytnutou částku a podíl těchto prostředků na celkových nákladech na akci. Na základě odůvodněné a řádně podložené žádosti hostitelské struktury může Komise souhlasit, že od zveřejnění těchto informací upustí, pokud by zveřejnění výše uvedených informací mohlo ohrozit bezpečnost hostitelské struktury nebo poškodit její obchodní zájmy. ČLÁNEK II.7 HODNOCENÍ AKCÍ Hostitelská struktura se zavazuje, že vždy když bude Komise provádět průběžné nebo konečné hodnocení dopadů akce ve vztahu k cílům příslušného programu Unie, poskytne jí a/nebo jí pověřeným osobám veškeré doklady nebo informace, včetně informací v elektronické podobě, umožňující provést toto hodnocení řádným způsobem a poskytne jim práva na přístup uvedená v článku II.20. ČLÁNEK II.8 POZASTAVENÍ AKCE II.8.1 Hostitelská struktura může pozastavit provádění akce, pokud výjimečné okolnosti, zejména vyšší moc, činí její provádění nemožným nebo nepřiměřeně obtížným. Neprodleně o tom uvědomí Komisi, přičemž uvede veškeré důvody a podrobnosti i předpokládané datum opětovného zahájení akce. II.8.2 Pokud Komise neukončí zvláštní dohodu podle článku II.12.2, hostitelská struktura opětovně zahájí provádění akce, jakmile to okolnosti dovolí, a informuje o tom Komisi. Trvání akce se prodlouží o dobu rovnající se době přerušení. II.8.3 Prodloužení trvání akce a případné změny, které mohou být nezbytné pro přizpůsobení akce novým podmínkám, se stanoví písemným dodatkem ke zvláštní dohodě v souladu s článkem II.14. ČLÁNEK II.9 VYŠŠÍ MOC II.9.1 Vyšší mocí se rozumí nepředvídatelná výjimečná situace nebo událost, která se vymyká kontrole stran dohody a která brání kterékoli z nich v plnění některé z jejích povinností podle dohody, není následkem pochybení ani nedbalosti z jejich strany a které přes vynaložení veškeré náležité snahy nebylo možné 13
zabránit. Strana, která neplní povinnosti vyplývající z dohody, se nemůže odvolávat na vady vybavení nebo materiálu nebo na jejich pozdní dodání (pokud k nim nedošlo v důsledku působení vyšší moci), na pracovní spory, stávky či finanční problémy jako na vyšší moc. II.9.2 Pokud se u strany dohody vyskytne překážka vyšší moci, neprodleně o tom doporučeným dopisem s dodejkou nebo rovnocenným způsobem uvědomí druhou stranu a upřesní povahu, pravděpodobné trvání a předpokládané důsledky této události. II.9.3 Žádnou stranu nelze považovat za stranu, která nesplnila některou ze svých povinností, pokud jí v tom zabránila vyšší moc. Strany vyvinou veškeré úsilí, aby škoda v důsledku vyšší moci byla co nejmenší. II.9.4 Probíhající akce lze pozastavit v souladu s článkem II.8. ČLÁNEK II.10 ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK II.10.1 Pokud musí hostitelská struktura za účelem provedení akce zadat zakázky, a představují-li tyto zakázky náklady v rámci některé z položek způsobilých přímých nákladů v předběžném rozpočtu akce připojeném ke zvláštní dohodě, zadá příslušnou zakázku nabídce s nejlepším poměrem ceny a kvality 6 ; při zadávání zakázky dbá hostitelská struktura na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. II.10.2 Zadávat zakázky podle odstavce 1 je možné jen v následujících případech: a) zakázka se týká pouze provedení omezené části akce; b) zadání zakázky musí být odůvodněno s ohledem na charakter akce a na potřeby jejího provádění; c) příslušné úkoly musí být vymezeny v příloze zvláštní dohody, která popisuje akci, a v předběžném rozpočtu akce musí být podrobně rozepsány související předběžné náklady; d) případné zadání zakázky v průběhu akce, není-li upraveno v žádosti o grant, je podmíněno předchozím písemným souhlasem Komise; e) hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost za provedení akce a za dodržování ustanovení rámcové dohody a příslušné zvláštní dohody. Hostitelská struktura se musí zavázat, že přijme nezbytná opatření, aby zajistila, že se dodavatel zřekne všech práv vůči Komisi na základě rámcové dohody a/nebo zvláštní dohody; f) hostitelská struktura se musí zavázat, že zajistí, aby podmínky, jež pro ni platí podle článků II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.7, II.11 a II.20 rámcové dohody, platily i pro dodavatele. 6 V případech, kdy hodnota zakázky překročí 60 000 EUR, mohou útvary stanovit v Dalších zvláštních podmínkách zvláštní procedurální pravidla, která vycházejí z pravidel obsažených ve finančním nařízení a berou řádný ohled na odhadovanou hodnotu zakázky, poměrnou výši příspěvku Unie a riziko řízení. 14
ČLÁNEK II.11 POSTOUPENÍ II.11.1 Pohledávky vůči Komisi jsou nepostupitelné. II.11.2 Za výjimečných okolností, je-li to odůvodněno danou situací, může Komise na základě písemné odůvodněné žádosti hostitelské struktury povolit postoupení zvláštních dohod či jejich částí a z nich vyplývajících plateb třetí straně. Komise musí svůj případný souhlas písemně sdělit před navrhovaným postoupením. V případě neudělení souhlasu nebo nedodržení jeho podmínek není postoupení vůči Komisi vymahatelné a nemá pro ni žádný účinek. II.11.3 Za žádných okolností nezprošťuje takové postoupení hostitelskou strukturu jejích závazků vůči Komisi. ČLÁNEK II.12 UKONČENÍ RÁMCOVÉ DOHODY II.12.1 Ukončení ze strany hostitelské struktury Hostitelská struktura může rámcovou dohodu kdykoli ukončit, a to písemně s šedesátidenní výpovědní lhůtou. Při využití této možnosti se musí zavázat, že dokončí provádění zvláštních dohod, které vstoupily v platnost před dnem nabytí účinnosti ukončení rámcové dohody. V řádně opodstatněných případech může hostitelská struktura vzít zpět svou žádost o grant a ukončit zvláštní dohodu, která je již prováděna, a to zasláním písemného oznámení o této skutečnosti s šedesátidenním předstihem, v němž jsou uvedeny příslušné důvody, přičemž v takovém případě od ní nebude požadováno, aby z tohoto důvodu hradila jakékoli odškodnění. Pokud hostitelská struktura neuvede žádné důvody nebo pokud Komise uvedené důvody neuzná, má se za to, že hostitelská struktura neukončila dohodu řádným způsobem, s důsledky, které jsou uvedené v odst. 4 čtvrtém pododstavci. II.12.2 Ukončení ze strany Komise Komise může rámcovou dohodu kdykoli a bez poskytnutí jakéhokoli odškodnění ukončit zasláním písemné výpovědi s výpovědní lhůtou 60 dnů. Pokud Komise tohoto práva využije, musí dodržet závazky plynoucí z provádění veškerých zvláštních dohod, které vstoupily v platnost před dnem, kdy ukončení rámcové dohody nabude účinnosti, pokud v důsledku tohoto provádění vznikají přiměřené výdaje uvedené ve zmíněných zvláštních dohodách, s výjimkou případů uvedených níže. Komise se může rozhodnout ukončit rámcovou dohodu a zvláštní dohody ve fázi provádění, bez jakéhokoli odškodnění z její strany, za těchto okolností: a) pokud by změna v právní, finanční, technické nebo organizační situaci hostitelské struktury nebo v jejím vlastnictví mohla zásadním způsobem ovlivnit dohodu nebo zpochybnit rozhodnutí o udělení grantu; 15
b) jestliže hostitelská struktura neplní některou ze svých podstatných povinností, jež pro ni vyplývají z dohody o grantu včetně příloh; c) v případě vyšší moci oznámené podle článku II.9 nebo v případě přerušení určité akce z důvodu výjimečných okolností oznámeného podle článku II.8; d) jestliže byl na hostitelskou strukturu prohlášen konkurs, je v likvidaci, její podnikání podléhá soudní správě, pokud se svými věřiteli uzavřela dohodu o vyrovnání, pozastavila podnikatelskou činnost, je proti ní v těchto záležitostech vedeno soudní řízení nebo se na základě podobného řízení upraveného ve vnitrostátních právních předpisech nachází v podobné situaci; e) pokud má Komise důkazy o profesním pochybení hostitelské struktury či jiné s ní spojené osoby či subjektu nebo závažné podezření na takové pochybení; f) pokud hostitelská struktura nesplnila povinnosti vztahující se k placení příspěvků na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů země v níž je usazena; g) pokud má Komise důkazy, že se hostitelská struktura či jiná s ní spojená osoba či subjekt dopustily podvodu, korupce, zločinného spolčení nebo jiné činnosti poškozující finanční zájmy Unie, nebo má závažné podezření o takovém jednání; h) pokud má Komise důkazy o tom, že se hostitelská struktura či jiná s ní spojená osoba či subjekt dopustily při procesu zadávání zakázky nebo při plnění smlouvy podstatných chyb, nesrovnalostí nebo podvodu, nebo má závažné podezření o takovém jednání; i) pokud hostitelská struktura učinila nepravdivá prohlášení nebo předložila zprávy, které nejsou v souladu se skutečností, aby získala grant uvedený v této dohodě. V případech uvedených výše v písmenech e), g) a h) se spojenou osobou rozumí fyzická osoba, která je oprávněna hostitelskou strukturu zastupovat, přijímat za ni rozhodnutí nebo která ji ovládá. Spojenou osobou se rozumí zejména osoba, která splňuje kritéria uvedená v článku 1 sedmé směrnice Rady č. 83/349/EHS ze dne 13. června 1983. II.12.3 Postup při ukončení dohody Postup ukončení je zahájen doporučeným dopisem s dodejkou nebo rovnocenným způsobem. V případech uvedených v písmenech a), b), d), e), g) a h) výše má hostitelská struktura 30 dnů na to, aby sdělila své připomínky, případně přijala opatření, která jsou nezbytná k zajištění dalšího plnění jejích závazků vyplývajících z dohody. Pokud Komise do 30 dnů od obdržení těchto připomínek písemně nepotvrdí, že s nimi souhlasí, postup ukončení pokračuje. V případě existence výpovědi nabude ukončení dohody účinnosti na konci výpovědní lhůty, která běží ode dne doručení rozhodnutí o ukončení dohody. 16
V případech bez výpovědní lhůty, tedy v případech uvedených v písmenech c), f) a i) tohoto článku, nabývá ukončení dohody účinnosti dnem následujícím po doručení rozhodnutí o ukončení. II.12.4 Důsledky ukončení V případě ukončení zvláštní dohody se v souladu s článkem II.18 platby Komise omezí na způsobilé náklady, které hostitelské struktuře skutečně vznikly ke dni, kdy ukončení nabylo účinnosti. Náklady v souvislosti s existujícími závazky, k jejichž plnění má dojít až po okamžiku ukončení dohody, se neberou v úvahu. Hostitelská struktura má ode dne, kdy ukončení zvláštní dohody oznámené Komisí nabylo účinnosti, 60 dní na to, aby podala žádost o platbu zůstatku v souladu s článkem II.16.4. Neobdrží-li Komise žádost o platbu zůstatku v této lhůtě, neproplatí hostitelské struktuře náklady, které jí vznikly ke dni ukončení dohody, případně vybere zpět jakoukoli částku, jejíž vynaložení není podloženo technickými zprávami a finančními výkazy, které Komise schválila. Výjimečně, pokud Komise ukončuje zvláštní dohodu z důvodu, že hostitelská struktura nepředložila závěrečnou technickou zprávu nebo závěrečný finanční výkaz, jak stanoví dohoda, a nesplnila tuto svou povinnost ani ve lhůtě dvou měsíců po písemném upozornění zaslaném Komisí formou doporučeného dopisu s dodejkou či rovnocenným způsobem, Komise na konci výpovědní lhůty podle odstavce 3 neproplatí výdaje, které hostitelské struktuře vznikly ke dni skončení akce, případně vybere zpět jakoukoli částku, jejíž vynaložení není podloženo technickými zprávami a finančními výkazy schválenými Komisí. Výjimečně, v případě, kdy hostitelská struktura neukončila dohodu řádným způsobem, nebo kdy Komise ukončila dohodu z důvodů uvedených výše v písmenech a), e), g), h) nebo i), může Komise požádat o částečné nebo úplné vrácení prostředků, které již vyplatila v rámci zvláštní dohody na základě technických a finančních výkazů, které schválila, úměrně k závažnosti daných pochybení a poté, co hostitelské struktuře umožnila předložit připomínky. ČLÁNEK II.13 FINANČNÍ SANKCE II.13.1 Na základě finančního nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství podléhá každá hostitelská struktura, u níž bylo prokazatelně zjištěno závažné porušení smluvních povinností, finančním sankcím ve výši 2 až 10 % hodnoty daného grantu. II.13.2 Tato sazba může být zvýšena na 4 až 20 %, pokud budou během pěti let po prvním zjištění porušení podmínek podmínky znovu porušeny. II.13.3 Každé rozhodnutí Komise o uplatnění takových finančních sankcí se hostitelské struktuře oznámí písemně. ČLÁNEK II.14 DODATKY K DOHODĚ 17
II.14.1 Veškeré změny rámcové či zvláštní dohody musí být provedeny formou písemného dodatku k dohodě. Za tímto účelem není pro strany závazná žádná ústní dohoda. II.14.2 Účelem ani důsledkem dodatku k dohodě nesmí být takové změny příslušné dohody, které by mohly zpochybnit rozhodnutí o uzavření rámcové dohody nebo o udělení grantu nebo které by vedly k nerovnému zacházení s žadateli o rámcové dohody či granty. II.14.3 Pokud žádost o změnu podává hostitelská struktura, musí ji Komisi zaslat s dostatečným předstihem před předpokládaným nabytím účinnosti, v případě zvláštních dohod pak jeden měsíc před dnem ukončení akce, s výjimkou případů, které hostitelská struktura řádně odůvodní a Komise uzná. ČÁST B FINANČNÍ USTANOVENÍ ČLÁNEK II.15 ZPŮSOBILÉ NÁKLADY II.15.1 Způsobilé náklady na akci či na program činnosti jsou náklady, které skutečně vznikly hostitelské struktuře a které splňují následující kritéria: vznikly během doby trvání akce či programu činnosti, jak je vymezeno ve zvláštní dohodě, s výjimkou nákladů v souvislosti se závěrečnými zprávami a osvědčeními o finančních výkazech a souvisejících účtech, souvisí s předmětem zvláštní dohody a jsou zahrnuty v předběžném celkovém rozpočtu akce či programu činnosti připojených ke zvláštní dohodě, jsou nezbytné k provedení akce nebo programu činnosti, které jsou předmětem zvláštní dohody, lze je identifikovat a ověřit, zejména proto, že jsou zaneseny v účetních záznamech hostitelské struktury a stanoveny v souladu s platnými účetními standardy země, v níž je hostitelská struktura usazena, a v souladu s běžnou praxí hostitelské struktury při účtování nákladů, splňují požadavky platných daňových a sociálních právních předpisů, jsou přiměřené, odůvodněné a splňují požadavky řádného finančního řízení, zejména požadavky hospodárnosti a efektivnosti. Účetní postupy a postupy interního auditu hostitelské struktury musí umožňovat přímé srovnání výdajů a příjmů uváděných v souvislosti s akcí spolu s příslušnými účetními výkazy a podpůrnými doklady. II.15.2 Splňují-li kritéria vymezená v předchozím odstavci, jsou v případě provozního grantu způsobilé zejména následující provozní náklady: - náklady na zaměstnance, které zahrnují vlastní mzdy, platby sociálního zabezpečení a jiné zákonné náklady, které tvoří součást odměny, pokud takové náklady nepřekračují průměrné sazby, které odpovídají běžnému odměňování zaměstnanců v hostitelské struktuře, 18
Odpovídající náklady na zaměstnance veřejné správy jsou způsobilé v rozsahu, ve kterém mají vztah k nákladům na činnosti, jež by příslušné orgány veřejné správy nevykonávaly bez provádění projektu. - cestovní náhrady a diety zaměstnanců, pokud takové náklady odpovídají běžné praxi hostitelské struktury ohledně cestovních nákladů nebo pokud nepřekračují sazby, které na každý rok schvaluje Komise, - náklady na nákup vybavení (nového nebo použitého), pokud se tyto náklady odepisují v souladu s daňovými a účetními pravidly, které se vztahují na hostitelskou strukturu, a jsou běžně uznávány pro zboží stejné povahy. Komise může vzít v úvahu pouze tu část odpisu vybavení, která se vztahuje k období, v němž podle dohody existuje nárok na financování ze zdrojů Unie, ledaže charakter a/nebo použití majetku odůvodňuje jiný přístup ze strany Komise, - náklady na spotřební zboží a zásobování, - náklady, které vyplývají z jiných smluv, které hostitelská struktura uzavřela za účelem provádění pracovního programu, pokud jsou splněny podmínky článku II.10, - náklady, které přímo vyplývají z požadavků dohody (zejména náklady na audit), včetně nákladů na jakékoli finanční služby (zejména náklady na finanční záruky), - režijní náklady. II.15.3 V případě grantu na akci se způsobilé náklady skládají z přímých a nepřímých nákladů. Přímé způsobilé náklady na akci jsou náklady, které lze s ohledem na podmínky způsobilosti vymezené v odstavci 1 tohoto článku identifikovat jako zvláštní náklady na akci, které přímo souvisejí s jejím provedením a které k ní lze přímo zaúčtovat. Způsobilé jsou zejména následující přímé náklady, splňují-li kritéria vymezená v odstavci 1: - náklady na zaměstnance pověřené prováděním akce, které zahrnují vlastní mzdy, platby sociálního zabezpečení a jiné zákonné náklady, které tvoří součást odměny, pokud takové náklady nepřekračují průměrné sazby, které odpovídají běžnému odměňování zaměstnanců v hostitelské struktuře, - cestovní náhrady a diety zaměstnanců, kteří se podílejí na akci, pokud takové náklady odpovídají běžné praxi hostitelské struktury ohledně cestovních nákladů nebo pokud nepřekračují sazby, které na každý rok schvaluje Komise, - náklady na nákup vybavení (nového nebo použitého), pokud se tyto náklady odepisují v souladu s daňovými a účetními pravidly, které se vztahují na hostitelskou strukturu, a jsou běžně uznávány pro zboží stejné povahy. Komise může vzít v úvahu pouze tu část odpisu majetku, která se vztahuje k době trvání akce a k míře skutečného využití v průběhu akce, ledaže charakter a/nebo kontext použití majetku odůvodňuje jiné financování ze strany Komise, - náklady na spotřební zboží a zásobování, je-li možné tyto náklady identifikovat a přidělit k akci, 19
- náklady, které vyplývají z jiných smluv, které hostitelská struktura uzavřela za účelem provádění akce, pokud jsou splněny podmínky článku II.10, - náklady, které přímo vyplývají z požadavků rámcové nebo zvláštní dohody (šíření informací, zvláštní hodnocení akce, audit, překlady, kopie atd.), včetně nákladů na jakékoli finanční služby (zejména náklady na finanční záruky). Nepřímé způsobilé náklady jsou náklady, které s ohledem na podmínky způsobilosti vymezené v odstavci 1 tohoto článku nelze identifikovat jako zvláštní náklady na akci, které přímo souvisejí s jejím provedením a které k ní mohou být přímo zaúčtovány, ale jako náklady, které může hostitelská struktura ve svém účetním systému identifikovat a doložit jako náklady, které byly vynaloženy v souvislosti s přímými způsobilými náklady na akci. Tyto náklady nemohou zahrnovat žádné přímé způsobilé náklady. Odchylně od odstavce 1 tohoto článku jsou nepřímé náklady na provádění akce způsobilé pro paušální úhradu, která nesmí být stanovena na více než 7 % celkových přímých způsobilých nákladů. Je-li ve zvláštní dohodě stanoveno, že se nepřímé náklady uhradí paušálně, nemusí být doloženy účetními doklady. II.15.4 Následující náklady se považují za nezpůsobilé: - výnosy z kapitálu, - dluhy a poplatky za dluhovou službu, - rezervy na pokrytí ztrát či případných budoucích závazků, - dlužné úroky, - sporné pohledávky, - kurzové ztráty, - DPH, s výjimkou případů, kdy hostitelská struktura může prokázat, že ji podle platných vnitrostátních předpisů není schopna získat zpět, DPH placená veřejnoprávními subjekty není způsobilým nákladem, - náklady uváděné hostitelskou strukturou, financované v rámci jiné akce nebo v rámci programu činnosti, které získaly grant Unie, - nadměrné nebo neuvážené výdaje. II.15.5 Případné věcné příspěvky nepředstavují způsobilé náklady. Pokud to však Komise považuje za nutné či vhodné, může se spolufinancování uvedené v článku I.4 zcela nebo částečně skládat z věcných příspěvků. V takovém případě nesmí vyčíslená hodnota takových příspěvků převýšit: skutečně vynaložené a účetními doklady řádně doložené náklady třetích osob, které tyto příspěvky poskytly hostitelské struktuře bezplatně, uhradily však příslušné náklady, 20
náklady, které jsou běžně přijatelné na daném trhu s dotyčným druhem příspěvku, pokud nejsou v účetnictví třetích stran zaznamenány žádné náklady. Tato možnost se nevztahuje na příspěvky ve formě budov. V případě spolufinancování formou věcných příspěvků se vyčíslí finanční hodnota těchto příspěvků a tytéž částky budou zahrnuty do nákladů akce jako nezpůsobilé náklady a do příjmů akce jako spolufinancování formou věcných příspěvků. Hostitelská struktura se zaváže, že tyto příspěvky bude získávat v souladu s ustanoveními zvláštní dohody. II.15.6 Odchylně od odstavce 3 tohoto článku nejsou nepřímé náklady způsobilé v rámci grantu na akci uděleného hostitelské struktuře, která již během daného období dostává od Komise grant na provoz. ČLÁNEK II.16 ŽÁDOSTI O PLATBU II.16.1 Předběžné platby Účelem předběžného financování je poskytnout hostitelské struktuře prostředky pro zahájení činnosti. Pokud to vyžaduje odstavec týkající se předběžného financování v článku 5 zvláštní dohody nebo odpovídající článek rámcové dohody, předloží hostitelská struktura finanční záruku poskytnutou bankou nebo schválenou finanční institucí se sídlem v některém z členských států Evropské unie. Ručitel musí plnit na první výzvu a nesmí na Komisi požadovat, aby uplatnila svá práva vůči hlavnímu dlužníkovi (hostitelské struktuře). Finanční záruka musí stanovit, že zůstává v platnosti až do okamžiku, kdy je předběžné financování započteno s jednou či více průběžnými platbami či s platbou zůstatku hostitelské struktuře ze strany Komise, nebo, není-li zápočet proveden, že platnost finanční záruky končí uplynutím tří měsíců poté, co je hostitelské struktuře zasláno oznámení o zpětném získání prostředků, v němž ji Komise vyzve k vrácení prostředků předběžného financování. Komise se zavazuje k uvolnění záruky v následujícím měsíci. II.16.2 Další předběžné platby Pokud je předběžné financování rozděleno do několika splátek, může hostitelská struktura, jakmile využila předchozí platbu do výše stanovené v článku 5 zvláštní dohody v odstavci o dalších předběžných platbách nebo v obdobném článku rámcové dohody, podat žádost o další předběžnou platbu. K žádosti připojí tyto doklady: - podrobné vyúčtování skutečně vynaložených způsobilých nákladů, - vyžaduje-li to výše uvedený článek 5 nebo rovnocenné ustanovení, finanční záruku podle odstavce 1, 21
- vyžaduje-li to výše uvedený článek 5 nebo rovnocenné ustanovení, osvědčení o auditu finančních výkazů a podkladových účtů vydané oprávněným auditorem nebo, v případě veřejnoprávních institucí, kvalifikovaným a nezávislým úředníkem, - jakékoli jiné doklady, které příslušná zvláštní dohoda vyžaduje k doložení žádosti o další předběžnou platbu. Doklady, které jsou přiloženy k žádosti o platbu, musejí být vypracovány podle ustanovení obsažených za tímto účelem v rámcové dohodě a ve zvláštní dohodě, případně včetně jejich příloh. II.16.3 Průběžné platby Účelem průběžných plateb je uhradit hostitelské struktuře při dokončení určité fáze akce její výdaje na základě podrobného výkazu vzniklých nákladů. Mohou vyrovnat celé předběžné financování nebo jeho část. Ve lhůtě stanovené ve zvláštní dohodě v článku o předkládání zpráv a jiných dokladů hostitelská struktura předloží žádost o průběžnou platbu doloženou následujícími doklady: - průběžnou zprávou o provádění akce, - průběžnými finančními výkazy skutečně vynaložených způsobilých nákladů, podle struktury předběžného rozpočtu, - vyžaduje-li to článek 5 odstavec o průběžných platbách zvláštní dohody nebo rovnocenný článek rámcové dohody, osvědčením o auditu finančních výkazů akce a podkladových účtů vydané oprávněným auditorem nebo, v případě veřejnoprávních institucí, kvalifikovaným a nezávislým úředníkem. Osvědčení doloží, že v souladu s metodickými postupy schválenými Komisí jsou náklady, které hostitelská struktura uvedla ve finančních výkazech, z nichž platba vychází, skutečné, přesně zaznamenané a způsobilé, a že všechny příjmy byly uvedeny v souladu s rámcovou dohodou a se zvláštní dohodou. Doklady, které jsou přiloženy k žádosti o platbu, musí být vypracovány podle příslušných ustanovení rámcové dohody a zvláštní dohody, případně včetně jejich příloh. Hostitelská struktura potvrdí, že informace v její žádosti o platbu jsou úplné, spolehlivé a pravdivé. Zvláště potvrdí, že vzniklé náklady mohou být považovány za způsobilé v souladu s ustanoveními rámcové dohody a zvláštní dohody, že všechny příjmy byly přiznány a že žádost o platbu je doložena náležitými podklady, které mohou být podrobeny kontrole. Poté, co Komise obdrží tyto doklady, má k dispozici lhůtu stanovenou v článku 5 odstavci o průběžných platbách zvláštní dohody nebo v rovnocenném článku rámcové dohody na to, aby: - schválila průběžnou zprávu o provádění akce, - požádala hostitelskou strukturu o podklady nebo jakékoli doplňující informace, které považuje za nezbytné, aby mohla zprávu schválit, 22