Město Broumov třída Masarykova 239, 550 01 Broumov SMĚRNICE RADY MĚSTA Název: Jednací řád komisí Číslo dokumentu: SRM/04 Vydání č.: 04 Výtisk č.: 1 Účinnost od: 01.01.2018 Účinnost do: Doba neurčitá Zrušuje se: SRM/04, vydání 03 Zpracoval: Jitka Nigrinová Dne: 15.12.2017 Podpis: Přezkoumal: Mgr. Václav Špůr Dne: 15.12.2017 Podpis: Schválil/ Platné od: Rada města Dne: 18.12.2017 Podpis: Razítko: Strana 1/9
Obsah: 1. ÚVOD... 3 1.1 POJMY A ZKRATKY... 3 1.2 PŘEDMĚT DOKUMENTU... 3 2. KOMISE RM... 3 2.1 SBOR PRO OBČANSKÉ ZÁLEŽITOSTI (SPOZ)... 3 2.2 MAJETKOVÁ KOMISE... 3 2.3 BYTOVÁ KOMISE... 3 2.4 KULTURNÍ KOMISE... 4 2.5 KOMISE PRO PREVENCI KRIMINALITY... 4 2.6 KOMISE PRO ZAHRANIČNÍ SPOLUPRÁCI... 4 2.7 KOMISE PRO STRATEGII A ROZVOJ... 4 2.8 KOMISE PRO POSKYTOVÁNÍ DOTACÍ... 4 2.9 TISKOVÁ KOMISE... 4 3. KOMISE ZVLÁŠTNÍ ORGÁNY OBCE... 4 3.1 KOMISE SOCIÁLNĚ PRÁVNÍ OCHRANY DĚTÍ... 4 3.2 KOMISE PRO PROJEDNÁVÁNÍ PŘESTUPKŮ MĚSTA BROUMOVA... 5 4. ZVLÁŠTNÍ KOMISE... 5 4.1 ÚSTŘEDNÍ INVENTARIZAČNÍ KOMISE... 5 4.2 INVENTARIZAČNÍ KOMISE... 5 4.3 POVODŇOVÁ KOMISE MĚSTA BROUMOVA... 6 4.4 POVODŇOVÁ KOMISE MĚSTA BROUMOVA JAKO OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ... 6 5. JEDNACÍ ŘÁD KOMISÍ... 6 5.1 OBECNÁ USTANOVENÍ... 6 5.2 ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ... 7 5.3 KONTROLA ČINNOSTI KOMISÍ... 7 5.4 PŘÍSTUP ČLENŮ KOMISE K INFORMACÍM... 7 6. PŘÍLOHY... 8 Strana 2/9
1. Úvod 1.1 Pojmy a zkratky Tajemník komise zpravidla pracovník MěÚ odpovědný za administrativní část jednání komise RM ÚIK IK Rada města Broumova Ústřední inventarizační komise Inventarizační komise 1.2 Předmět dokumentu Předmětem dokumentu je organizace činnosti komisí, jejich způsob jednání a administrace, dále uvedení údajů o jejich účelu a zřízení, a to ve vztahu ke komisím RM, komisím jako zvláštním orgánům obce a zvláštním komisím. 2. Komise RM Komise jsou iniciativními a poradními orgány RM, jí předkládají svá stanoviska a náměty a jí jsou ze své činnosti odpovědny; ve věcech výkonu přenesené působnosti na svěřeném úseku odpovídají starostovi. Komise vykonávají úkoly, uložené jim RM a právními a vnitřními předpisy města Broumova. RM stanoví náplň činnosti komisí, ukládá jim úkoly a projednává stanoviska a náměty komisí. Předsedy a členy komisí jmenuje RM. Složení komisí RM a Komise sociálně právní ochrany dětí (předseda, tajemník, ostatní členové) je evidováno pracovníkem sekretariátu Útvaru starosty, u kterého je rovněž uloženo. Dále vymezený účel komisí může být rozhodnutím RM rozšířen či zúžen. 2.1 Sbor pro občanské záležitosti (SPOZ) Účel komise SPOZ byl zřízen pro vedení občanských obřadů a společenských událostí, k vítání občánků. Zřízení komise RM dne 24.11.2014, usnesením č. 05/02/14 2.2 Majetková komise Účel komise Komise posuzuje, hodnotí, navrhuje a doporučuje záměry pronájmu pozemků a nebytových prostor, tak jako jejich výpůjčky, úplatný či bezúplatný převod, nabytí a směnu nemovitostí, zřízení věcných břemen a jiných věcných práv a uzavírání smluv o právu provedení stavby, ve vztahu k nemovitostem ve vlastnictví města. Zřízení komise RM dne 24.11.2014, usnesením č. 05/02/14 2.3 Bytová komise Účel komise Komise rozhoduje o přidělování bytů v majetku města do nájmu, schvaluje přechod nájmu bytů, výměny bytů, přiděluje bytové náhrady a přístřeší v případech soudního výkonu rozhodnutí vyklizením bytu. Spolupracuje s Centrem sociálních služeb Naděje Broumov, když přiděluje byty Domově s pečovatelskou službou. Zřízení komise RM dne 24.11.2014, usnesením č. 05/02/14 Strana 3/9
2.4 Kulturní komise Účel komise Komise je iniciativní a poradní orgán RM v oblasti kultury, mezi její náplň patří také iniciování a spolupořádání kulturních akcí. Zřízení komise RM dne 24.11.2014, usnesením č. 05/02/14 2.5 Komise pro prevenci kriminality Účel komise Komise je iniciativní a poradní orgán RM v oblasti prevence kriminality. Zřízení komise RM dne 12.01.2015, usnesením č. 04/06/15 2.6 Komise pro zahraniční spolupráci Účel komise Komise je iniciativní a poradní orgán RM v oblasti vztahů města Broumova se zahraničními subjekty. Zřízení komise RM dne 16.02.2015, usnesením č. 09/08/15 2.7 Komise pro strategii a rozvoj Účel komise Komise je iniciativní a poradní orgán RM v oblasti strategie a rozvoje. Zřízení komise RM dne 09.03.2015, usnesením č. 07/10/15 2.8 Komise pro poskytování dotací Účel komise Komise je iniciativní a poradní orgán RM pro přípravu programů pro poskytování dotací. Komise každoročně posuzuje žádosti o dotace na podporu projektů nebo na provoz spolků se zaměřením na veřejně prospěšnou činnost (zejm. kulturu, sport, volnočasové a společenské aktivity) a předkládá je RM k projednání. Komise může být využita jako poradní orgán RM při rozhodování o poskytování darů nebo dotací, jejichž účel není určen v programech RM. Zřízení komise RM dne 19.09.2016, usnesením č. 08/53/16 2.9 Tisková komise Účel komise Spolupráce při vydávání Broumovských novin. Zřízení komise RM dne 18.12.2017, usnesením č. 01/88/17. 3. Komise zvláštní orgány obce 3.1 Komise sociálně právní ochrany dětí Účel komise: Komise: - rozhoduje o vydání a odnětí pověření k výkonu sociálně-právní ochrany, - navrhuje a posuzuje předložené sociálně preventivní programy na ochranu týraných, zneužívaných a zanedbávaných dětí a zajišťuje projednání jednotlivých případů týraných, zneužívaných a zanedbávaných dětí v komisi, za účelem navržení opatření k účinné pomoci dítěti a rodině, - doporučuje provést opatření, která by měla být uskutečněna v oblasti ochrany dětí před sociálně patologickými jevy, a připravuje programy péče o problémové skupiny děti, Strana 4/9
- na žádost tajemníka obecního úřadu posuzuje jednotlivé případy provádění sociálně-právní ochrany a vydává k nim stanoviska, - koordinuje výkon sociálně-právní ochrany ve správním obvodu města Broumova, jako obce s rozšířenou působností. Komise plní poslání koordinujícího orgánu při výkonu sociálně-právní ochrany dětí zanedbávaných, zneužívaných a týraných a místa k pořádání tzv. případových konferencí, řešících jednotlivé osudy dětí. Komise koordinuje různá sociálně preventivní a výchovná opatření ve správním obvodu města Broumova, jako obce s rozšířenou působností, přičemž: - sleduje činnost Městského úřadu Broumov, tak jako ostatních obecních úřadů na tomto úseku, - upozorňuje na eventuální nedostatky, - ze svých zjištění činí obecnější závěry, - na základě obecnějších závěrů dává Městskému úřadu Broumov, jako úřadu obce s rozšířenou působností, - doporučení k přijetí potřebných opatření, - sehrává významnou úlohu v oblasti ochrany dětí před sociálně patologickými jevy (podává náměty k řešení konkrétního problému nebo připravuje dlouhodobější preventivní programy), - z podnětu starosty může zaujímat stanoviska k některým problematickým případům spojeným s výkonem sociálně-právní ochrany dětí, - může se i z vlastního podnětu věnovat nezávislému posuzování komplikovaných kasuistik dětí v ohrožení (na základě rozboru konkrétních kasuistik pak může vypracovat zobecnění postupů pro řešení určitých okruhů problémů ohrožených dětí), - působí k rozvíjení interdisciplinárního přístupu k problematice ohrožených dětí, - podporuje přípravu odborníků v rámci sociálně-právní ochrany dětí. Zřízení komise: Komisi zřizuje starosta města Broumova, jako obce s rozšířenou působností, a to jako zvláštní orgán obce. 3.2 Komise pro projednávání přestupků města Broumova Účel komise Komise projednává přestupky vymezené v ustanovení 61 odst. 1 zákona č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, v platném znění; na základě uzavřených veřejnoprávních smluv projednává přestupky také pro některé další obce. Zřízení komise starostou Složení komise členové komise jsou jmenováni starostou Předseda komise je jmenován starostou; předsedou komise může být osoba s právnickým vzděláním nebo se zvláštní odbornou způsobilostí k projednávání přestupků. Tajemník Zaměstnanec města zařazený do Městského úřadu Broumov, vykonávající agendu na úseku přestupků. 4. Zvláštní komise 4.1 Ústřední inventarizační komise Způsob jmenování členů ÚIK, tak jako rozsah její činnosti a pravomocí je upraven ve směrnici Inventarizace majetku Města Broumov. 4.2 Inventarizační komise Způsob jmenování členů IK, seznam jejich členů, požadavky na jejich znalosti, tak jako rozsah její činnosti a pravomocí je upraven ve směrnici Inventarizace majetku Města Broumov. Strana 5/9
4.3 Povodňová komise města Broumova Město Broumov SRM/04 - vydání 04 Účel komise Komise plní úkoly při ochraně před povodněmi v rozsahu ustanovení 78 odst. 3 zákona č. 254/2001 Sb., o vodách a o změně některých zákonů (vodní zákon), ve znění pozdějších předpisů. Zřízení komise komisi zřizuje RM Předseda komise starosta (v případě souběžné činnosti Povodňové komise města Broumova a Povodňové komise města Broumova jako obce s rozšířenou působností pověřuje starosta řízením Povodňové komise města Broumova jiného jejího člena). Členové Členy komise jmenuje starosta z členů Zastupitelstva města Broumova a z fyzických a právnických osob, které jsou způsobilé k provádění opatření, popřípadě pomoci při ochraně před povodněmi. 4.4 Povodňová komise města Broumova jako obce s rozšířenou působností Účel komise Komise zabezpečuje úkoly při ochraně před povodněmi v rozsahu ustanovení 79 odst. 2 zákona č. 254/2001Sb., o vodách a o změně některých zákonů (vodní zákon), ve znění pozdějších předpisů. Komise je zvláštním orgánem obce, jako obce s rozšířenou působností. Zřízení komise komisi zřizuje starosta Členové Členy komise jmenuje starosta ze zaměstnanců města Broumova, zařazených do Městského úřadu Broumov a ze zástupců orgánů a právnických osob, které jsou způsobilé k provádění opatření, popřípadě pomoci při ochraně před povodněmi. K zabezpečení lepší organizace práce komise jsou členové zařazeni do pracovních skupin. 5. Jednací řád komisí 5.1 Obecná ustanovení a) Úprava v jednacím řádu: Jednacím řádem komisí je upravena příprava jednání, obsah jednání, způsob usnášení se a hlasování komisí. b) Roční plán jednání: Komise se schází pravidelně, zpravidla 1x za měsíc, nejméně 1x za rok, v souladu s Ročním plánem jednání, který navrhuje tajemník komise a schvaluje komise na příslušný kalendářní rok. Roční plán jednání komisí je uložen v sekretariátě městského úřadu. c) Náměty pro jednání: d) Program jednání: e) Svolání komise: f) Jednání komise: Pokud tajemník komise obdrží námět pro jednání komise, projedná jeho zařazení do programu s předsedou komise. Program jednotlivých jednání sestavuje a schvaluje předseda, ten také schvaluje změny v programu. Program může být také součástí Ročního plánu jednání. Komisi svolává tajemník komise podle plánu jednání nebo na pokyn předsedy, popř. předseda osobně. Pozvánka na jednání musí být doručena každému členu komise a musí obsahovat místo, čas a program jednání. Pozvánku na jednání musí obdržet členové alespoň 5 pracovních dnů před jednáním. Nemůže-li se člen komise jednání zúčastnit, oznámí to předem předsedovi. Při komunikaci se preferuje e-mailová korespondence. Strana 6/9
Komise je způsobilá usnášení, jestliže je přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů. K přijetí usnesení je potřeba souhlas nadpoloviční většinou všech členů. Přijatá usnesení mají vždy charakter doporučení. Jednání komise řídí její předseda. V jeho nepřítomnosti řídí komisi jiný člen pověřený předsedou nebo komisí. Jednání komise je neveřejné. Komise si může přizvat na jednání další odborníky, kteří se jednání komise zúčastňují s hlasem poradním. O účasti přizvaných osob na jednání komise rozhodují její členové hlasováním. g) Zápis z jednání: Z jednání komise a přijatých usnesení pořizuje tajemník komise zápis z jednání. Zápis z jednání ověřuje předseda. O účasti na jednání komise se pořídí prezenční listina s vlastnoručním podpisem každého účastníka. Prezenční listina tvoří přílohu zápisu z jednání komise. Zápis z jednání musí obsahovat počet přítomných členů komise, schválený program, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení a musí být proveden v souladu se vzorovým zápisem - viz příloha č. 1. Zápis z jednání předá tajemník komise nejpozději do 10 dnů po skončení jednání komise na sekretariát městského úřadu. h) Povinnosti a práva člena komise: i) Střet zájmů: Povinnosti a právem člena komise je osobní účast na jednání komise (členství je nezastupitelné). Člen má právo hlasovat a předkládat návrhy. Člen má právo, aby jeho připomínky a návrhy byly zaznamenány v zápisu z jednání, to se týká i nesouhlasného stanoviska v případě hlasování o usnesení. Člen komise, u něhož skutečnosti nasvědčují, že by jeho podíl na projednávání a rozhodování určité záležitosti mohl znamenat výhodu nebo škodu pro něj samotného nebo osobu blízkou, pro fyzickou nebo právnickou osobu, kterou zastupuje na základě zákona nebo plné moci (střet zájmů), je povinen tuto skutečnost sdělit před zahájením jednání komise nebo před zahájením projednávání příslušného bodu programu předsedovi. O tom, zda existuje důvod pro vyloučení z projednávání a rozhodování o této záležitosti, rozhodnou členové komise hlasováním. 5.2 Zvláštní ustanovení a) Vztah k obecným ustanovením: V případě rozporu obecných a zvláštních ustanovení má přednost úprava obsažená ve zvláštních ustanoveních. Na jednání ÚIK, IK, Komise pro projednávání přestupků města Broumova, Povodňové komise města Broumova a Povodňové komise města Broumova jako obce s rozšířenou působností se nevztahuje ustanovení 5.1. písm. b) a písm. d). Ustanovení 5.1. písm. a), e), f) a g) se pro výše uvedené komise použijí pouze přiměřeně a tak, aby jejich aplikace neodporovala ustanovením, kterými jsou upravena pravidla jednání výlučně pro jejich interní potřebu. b) Ustanovení o vzájemné spolupráci: V zájmu úspěšného plnění společných úkolů komise vzájemně spolupracují, popř. koordinují svou činnost ve věcech společných pro více odvětví. 5.3 Kontrola činnosti komisí Činnost komisí podléhá pravidelným procesním kontrolám interního auditu. Zástupcem komise pro činnost v rámci auditu je tajemník komise. 5.4 Přístup členů komise k informacím Členové komisí, kteří při výkonu činnosti v komisi přijdou do styku s informacemi dle jejich klasifikace uvedené ve kapitole 2. směrnice Všeobecná pravidla pro zabezpečení informací a používání IT jsou povinni s nimi nakládat způsoby v uvedené směrnici uvedenými, obdobně jsou povinni dodržovat povinnosti uvedené v odst. 5.3. směrnice Nakládání s osobními údaji. Strana 7/9
6. Přílohy Příloha č. 1 vzorový zápis z jednání komisí Strana 8/9
Příloha č. 1 vzorový zápis z jednání komisí Zápis z jednání Název komise Přítomni Pořadí jednání Datum jednání Omluveni Zápis z jednání: Přijatá usnesení: Přílohy: 1. Prezenční listina Zápis sepsal Dne Strana 9/9