Strana č. 1 / 8 Přítomni: Omluveni: Neomluveni: Hosté: František Chot,, Ing. Bc. Tomáš Vach, Lubomír Růžička, Otomar Němeček, Petra Prokopcová, Ing. Jaroslav Turnhöfer, Štěpán Slaný, Ing. Vladimir Pentchev Vladimirov (příchod v 16.10 hodin), Zuzana Březinová Mgr Hana Kubátová Ortová, Vladimír Rychtařík, Mgr. Martin Hájek Kynologie Slovanka p. Radek Böhme Jednání řídil: František Chot, předseda kontrolního výboru Jednání zahájeno v 16:00 h., ukončeno v 17.25 h. 1. Zahájení jednání Předseda kontrolního výboru zahájil jednání, které se konalo v náhradním termínu a seznámil přítomné s jeho programem. Ke změně tajemnice sdělil, že Bc. O. Janatová byla zproštěna funkce a od 1.9.2015 je funkcí tajemnice pověřena paní Zuzana Březinová, sekretářka Mgr. J. Ranince, II. místostarosty. Program: 1. Zahájení jednání a schválení programu, představení nové tajemnice 2. Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města 2.1 Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města předložená na jejich jednání v měsíci červnu a září ZM a RM v srpnu 2.2 Složení pracovní skupiny k provádění kontroly plnění usnesení ve 4. čtvrtletí r. 2015 2.3 Kontrola plnění usnesení pro následující jednání zastupitelstva města a rady města 3. Kontrola dodržování právních předpisů ostatními výbory a městským úřadem na úseku samostatné působnosti 4. Úkoly uložené zastupitelstvem města 5. Ostatní 5.1 Plnění úkolů dle Plánu práce kontrolního výboru 5.1.1 Prověření nastavení obecných principů odpovědnosti ve vztahu k majetku města 5.1.2 Prověření výběrového řízení z hlediska dodržování zákona a realizace prací týkajících se revitalizace rybníku v Žizníkově 5.2 Postup v plnění Plánu práce ve 2. pololetí r. 2015 5.3 Kynologie Slovanka Kontrolní výbor schválil program 8. jednání v předneseném znění předsedou výboru. HLASOVÁNÍ: 7 pro 0 proti 0 zdržel se 0 nehlasoval, návrh byl přijat
Strana č. 2 / 8 5.3 Kynologie Slovanka Z důvodu pozvání člena Kynologie Slovanka - Českolipské psí akademie byl tento bod přesunut na začátek jednání. Zástupce organizace, p Böhme ukázal přítomným strukturu kynologie, prezentoval kynologii, hovořilo stavu pozemků a legitimnosti budov, o výcviku psů speciálně vycvičených na pašování produktů (ochrana přírody - např.v Kongu). Po doplňujících otázkách členů KV, odpovědích p. Böhmeho, ukončení jeho účasti na jednání KV a diskusi mezi členy výboru předseda kontrolního výboru navrhl vzít informace p. Böhmeho na vědomí s tím, že doplňují vyjádření druhé strany a že se jedná o vnitřní vztahové záležitosti spolku. Kontrolní výbor bere na vědomí informace Kynologie Slovanka a konstatoval, že se jedná o vnitřní vztahové záležitosti spolku. 2. Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města 2.1 Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města předložená na jejich jednání v měsíci květnu 1/ Kontrola plnění usnesení rady města Pracovní skupina kontrolního výboru na základě kontroly plnění usnesení rady města, která byla schválena na její schůzi dne 17.8.2015, neshledala nedostatky. 2/ Kontrola plnění usnesení zastupitelstvo města Pracovní skupina kontrolního výboru při kontrole plnění usnesení zastupitelstva města, která byla předložena na jeho zasedání dne 24.06.2015: 1) při kontrole plnění nezjistila zásadní nedostatky 2) formulaci usnesení a stanovení termínu plnění usnesení projedná s vedoucím dotčeného odboru. Při kontrole plnění usnesení zastupitelstva města, která bude předložena na jeho zasedání dne 02.09.2015 neshledala nedostatky: Kontrolní výbor na základě kontroly plnění usnesení - rady města, která byla předložena na její schůzi dne 17.08.2015 neshledal nedostatky, - zastupitelstva města, která byla předložena na jeho zasedání dne 24.06.2015, nezjistil zásadní nedostatky, formulaci usnesení a stanovení termínu plnění usnesení projedná s vedoucím dotčeného odboru. - zastupitelstva města, která bude předložena na jeho zasedání dne 02.09.2015, neshledala nedostatky
Strana č. 3 / 8 2.2 Složení pracovní skupiny k provádění kontroly plnění usnesení Za účelem kontroly plnění usnesení zastupitelstva města a rady města ve čtvrtém čtvrtletí r. 2015 bylo navrženo složení pracovní skupiny: Štěpán Slaný, Ing. Bc. Tomáš Vach a Mgr. Martin Hájek. Případné kontroly usnesení za měsíc září 2015 ještě provede stávající kontrolní skupina. Kontrolní výbor schvaluje složení pracovní skupiny pro kontrolu plnění usnesení zastupitelstva města a rady města na čtvrté čtvrtletí r. 2015 Štěpán Slaný, Ing. Bc. Tomáš Vach a Mgr. Martin Hájek. 2.3 Kontrola plnění usnesení pro následující jednání zastupitelstva města a rady města Pracovní skupině bude tajemnicí předložen ke kontrole aktualizovaný přehled plnění usnesení zastupitelstva města a rady města ve stanovených termínech. Závěr pracovní skupiny z provedených kontrol bude předložen tajemnici v souladu s harmonogramem termínů zasedání zastupitelstva města a schůzí rady města, aby tyto závěry kontrol mohly být předneseny na jednáních těchto orgánů. 3. Kontrola dodržování právních předpisů ostatními výbory a městským úřadem na úseku samostatné působnosti - bez poznatku 4. Úkoly uložené zastupitelstvem města - úkoly nebyly uloženy - 5. Ostatní 5.1 Plnění úkolů dle Plánu práce kontrolního výboru 5.1.1 Prověření nastavení obecných principů odpovědnosti ve vztahu k majetku města Ing. Jaroslav Turnhöfer seznámil přítomné s průběhem kontroly a zjištěnými informacemi, které zpracoval do zprávy z provedené kontroly, která je součástí zápisu z jednání kontrolního výboru dne 01.09.2015. Přítomní se dohodli vyčlenit body č. 6 a č. 7 z kontroly a provést samostatnou kontrolu.
Strana č. 4 / 8 5.1.2 Prověření výběrového řízení z hlediska dodržování zákona a realizace prací týkajících se revitalizace rybníku v Žizníkově Otomar Němeček seznámil přítomné s průběhem kontroly a zjištěnými informacemi. Pracovní skupina zpracuje do 30.9.2015 stručnou zprávu z dokladové kontroly. Kontrolní výbor bere na vědomí informace z kontrol zaměřených na prověření nastavení obecných principů odpovědnosti ve vztahu k majetku města a prověření výběrového řízení z hlediska dodržování zákona a realizace prací týkajících se revitalizace rybníku v Žizníkově a schvaluje provedení samostatné kontroly p.o. Sport k záležitostem - hřiště s umělým povrchem a kogenerační jednotka. 5.2 Rekapitulace plnění Plánu práce kontrolního výboru v 1. pololetí a Plán práce na 2. pololetí r. 2015 Předseda kontrolního výboru zkonstatoval, že vzhledem k náročnosti kontrol a obměně členů kontrolního výboru nebylo možné plán splnit v průběhu 1. pololetí. Kontrolní výbor ukládá předsedovi předložit zastupitelstvu města návrh na prodloužení termínu Plánu práce kontrolního výboru na 2. pololetí r. 2015 z důvodu náročnosti prováděných kontrol a obměny členů kontrolního výboru. Různé: Přítomní členové se dohodli ustanovit kontrolní skupinu v záležitosti městské autobusové dopravy, jednat s předsedou odborářů a.s. BusLine, Poříční 1918,. Složení kontrolní skupiny Otomar Němeček, František Chot a Ing. Vladimir Pentchev Vladimirov. Příští jednání kontrolního výboru se koná 6. října 2015 od 16:00 h v jednací místnosti v 1. patře budovy radnice. dne 4. září 2015 Zapsala: Zuzana Březinová tajemnice kontrolního výboru František Chot předseda kontrolního výboru
Strana č. 5 / 8 Rozdělovník: členové kontrolního výboru Příloha: Zpráva z kontroly provedené kontrolní skupinou KV ZM dne 22.4.2015 Zúčastnili se : za kontrolní skupinu KV : Rychtařík, Ing. Vladimirov, Němeček, Slaný, Ing. Turnhöfer, za příspěvkovou organizaci CL Sport : Mgr. Císař Jednání proběhlo v kanceláři ředitele příspěvkové organizace města CL Sport Mgr P. Císaře od 16 ti hodin. Program jednání se řídil dle podkladů, které byli vedoucím skupiny Ing. Turnhöferem zaslány týden před kontrolou, tj. dne 17.4.2015. Jednalo se o přípravu těchto dokumentů : 1. Pojistné smlouvy na zařízení a majetek města v péči Vaší organizace 2. Protokoly o událostech s hmotnou škodou / jsou-li takové / 3. Smlouvy o hmotné zodpovědnosti zaměstnanců přísp. organizace 4. Směrnice a předpisy o nakládání s majetkem města a o péči o něj / např. Příkazy ředitele, vydané pokyny a předpisy, / 5. Záznamy o provedených kontrolách při dodržování směrnic a předpisů o nakládání s majetkem města 6. Materiály o kogenerační jednotce / revizní knihy, protokoly o revizích, návody na obsluhu, technologické předpisy, popis práce s k. jednotkou, a pod / 7. Materiály o výstavbě hřiště s umělým povrchem / zejména ve vztahu k nakoupenému majetku města, předpisy o nakládání s ním, jeho uskladnění, uložení a zabezpečení, / 8. Podklady ke školení zaměstnanců v rámci BOZP (seznámení s riziky a nebezpečím, kategorizací práce, školení elektro atd.), záznam o roční kontrole BOZP, 9. Záznam o kontrole pracoviště ze strany zařízení pracovnělékařské péče, školení PO a doložení zdravotní či jiné způsobilosti zaměstnanců. Ad 1. Projednáním na místě bylo zjištěno, že pojistné smlouvy na zařízení a majetek města v péči příspěvkové organizace CL Sport CL jsou uzavírány OTSM, jakožto zástupcem vlastníka, tedy města. Do současné doby / ke dni kontroly / vedení PO do tohoto procesu nevstupovalo a aktivně se nepodílelo na tvorbě a stanovení pojistných podmínek. Dle našeho zjištění také nedisponovalo kopiemi uzavřených pojistných smluv a tedy nebylo prokazatelně seznámeno s dohodnutými pojistnými podmínkami, Toto platí např. i pro kauzu kogenerační jednotka, traktůrek na Městském stadionu, a další /. Ad.2 Protokoly o událostech s hmotnou škodou byly předloženy, v jednom případě bylo podáno i trestní oznámení na Policii ČR na neznámého pachatele / případ odcizení traktůrku z Městského stadionu - stále v šetření / Ad 3. Smlouvy o hmotné zodpovědnosti zaměstnanců PO jsou uzavřeny, dle výše uvedeného bodu je však tento nástroj využíván jen minimálně.
Strana č. 6 / 8 Ad 4. V PO je zpracována Interní směrnice pro hospodaření s majetkem PO, respektive s majetkem města. Každý zaměstnanec je s vydanými směrnicemi a nařízeními prokazatelně seznámen v rámci pravidelných školení / seznámení je potvrzováno podpisy / Ad.5. Byl předložen Protokol o kontrole interního auditora města Ad 6. And ad 7. Vzhledem k jejich obsáhlosti nebyly kontrolní skupinou projednány navrhujeme provedení samostatné kontroly Ad 8. Protokoly o školení zaměstnanců v rámci BOZP byly předloženy Ad 9.Protokoly kontrolách provedených ze strany pracovnělékařské péče a orgánů PO byly předloženy, včetně dokladů o doložení zdravotní či jiné způsobilosti zaměstnanců. Z projednávání jednotlivých bodů dále vyplynulo, že majetek města je pojištěn prostřednictvím OTSM jako celková pojistka, která nezohledňuje jednotlivé konkrétní subjekty. Navrhujeme u majetku velké hodnoty nebo všude tam, kde je možno přepokládat velkou škodu rozšířit pojistku, popř. uzavřít samostatné pojistky pro tyto jednotlivé případy. Vedení PO opakovaně navrhuje uzavření Městského stadionu mezi 22 06 hodin, popř. zejména jeho části s hlavní tribunou zamezení možnosti páchat zde škody na majetku města.. Smlouvy uzavřené předchozím vedení PO / resp. městem ČL / jsou téměř ve všech případech podhodnocené. V současné době nové vedení tyto smlouvy vypovídá, resp. uzavírá nové smlouvy na využívání komerčních prostor, kde jsou již používány částky za pronájem dle standardních a v místě obvyklých cen. Při kontrole smluv uzavřených městem ČL s různými dodavateli energií, služeb a pod. bylo zjištěno, že tyto smlouvy byly ve většině případů předkládány dodavateli. Nové smlouvy musí být tedy předkládány ze strany města a musí být právně zajištěny a zkontrolovány jednotlivými řediteli PO nebo jinými příslušnými odborně způsobilými osobami ze strany města. Smlouvy na poskytování služeb ze strany PO CL Sport musí vycházet z obecně platných ceníkových cen a pouze ve výjimečných případech z těchto cen poskytovat slevy / např. pro charitativní akce,.. Poskytování slev nebo různé částky služeb stejného druhu pro různé subjekty byly v minulém období naprosto běžné. Z jednání dále vyplynuly i další problémy, které je třeba řešit. Např. otázka kropení tenisových kurtů / možná úhrada nákladů na el. Energii ze strany pronajímatele, / Byl diskutován také problém zaměstnaneckých benefitů, který byl k dnešnímu dni vyřešen příspěvkem z FKSP v hodnotě 750,- Kč / rok / zaměstnanec. Po jednání následovala prohlídka areálu plaveckého bazénu a jeho technického zázemí. Jednání a prohlídka byla ukončena v 18,00 hodin. Doporučení kontrolní skupiny KV : 1. Navrhujeme u majetku velké hodnoty nebo všude tam, kde je možno přepokládat velkou škodu rozšířit pojistku, popř. uzavřít samostatné pojistky pro tyto jednotlivé případy 2. Navrhujeme podpořit požadavek vedení PO na uzavření Městského stadionu mezi 22 06 hodin, popř. zejména jeho části s hlavní tribunou zamezení možnosti páchat zde škody na majetku města. 3. Navrhujeme uzavírat nové smlouvy na využívání komerčních prostor a za veškeré poskytované služby v areálech spravovaných PO CL Sport na částky za pronájem dle
Strana č. 7 / 8 standardních a v místě obvyklých cen - vytvořit ceník těchto služeb a dodržovat jeho uplatňování při uzavírání smluv 4. Nové návrhy smluv musí být předkládány ze strany města a musí být právně zajištěny a zkontrolovány jednotlivými řediteli PO nebo jinými příslušnými odborně způsobilými osobami ze strany města. 5. V maximální možné míře delegovat všechny pravomoci na ředitele jednotlivých PO tak, aby jejich práce nebyla závislá na ochotě, kompetenci a odborné způsobilosti úředníků Městského úřadu ČL 6. Body číslo 6/ a 7/ dle programu kontroly - tj. Materiály o kogenerační jednotce ( revizní knihy, protokoly o revizích, návody na obsluhu, technologické předpisy, popis práce s k. jednotkou, a pod ) a Materiály o výstavbě hřiště s umělým povrchem ( zejména ve vztahu k nakoupenému majetku města, předpisy o nakládání s ním, jeho uskladnění, uložení a zabezpečení, ) navrhujeme vzhledem k jejich obsáhlosti na provedení samostatné kontroly Zpracoval : Ing. Jaroslav Turnhöfer - vedoucí kontrolní skupiny KV
Strana č. 8 / 8 Příloha k zápisu z 8. jednání kontrolního výboru zastupitelstva města ze dne 01.09.2015 U S N E S E N Í k bodu č. 1 Zahájení zasedání Kontrolní výbor schválil program 8. jednání v předneseném znění předsedou výboru. k bodu č. 2 Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města 2.1 Kontrola plnění usnesení zastupitelstva města a rady města předložená na jejich jednání v měsíci dubnu Kontrolní výbor na základě kontroly plnění usnesení - rady města, která byla předložena na její schůzi dne 17.08.2015 neshledal nedostatky, - zastupitelstva města, která byla předložena na jeho zasedání dne 24.06.2015, nezjistil zásadní nedostatky, formulaci usnesení a stanovení termínu plnění usnesení projedná s vedoucím dotčeného odboru. - zastupitelstva města, která byla předložena na jeho zasedání dne 02.09.2015, neshledala nedostatky 2.2 Složení pracovní skupiny k provádění kontroly plnění usnesení Kontrolní výbor schvaluje složení pracovní skupiny pro kontrolu plnění usnesení zastupitelstva města a rady města na čtvrté čtvrtletí r. 2015 Štěpán Slaný, Ing. Bc. Tomáš Vach a Mgr. Martin Hájek. k bodu č. 5 Ostatní 5.1 Plnění úkolů dle Plánu práce kontrolního výboru Kontrolní výbor bere na vědomí informace z kontrol zaměřených na prověření nastavení obecných principů odpovědnosti ve vztahu k majetku města a prověření výběrového řízení z hlediska dodržování zákona a realizace prací týkajících se revitalizace rybníku v Žizníkově a schvaluje provedení samostatné kontroly p.o. Sport k záležitostem - hřiště s umělým povrchem a kogenerační jednotka. 5.2 Rekapitulace plnění Plánu práce v 1. pololetí r. 2015 a Plán práce na 2. pololetí r. 2015 Kontrolní výbor ukládá předsedovi předložit zastupitelstvu města návrh na prodloužení termínu Plánu práce kontrolního výboru na 2. pololetí r. 2015 z důvodu náročnosti prováděných kontrol a obměny členů kontrolního výboru. 5.3 Kynologie Slovanka Kontrolní výbor bere na vědomí informace Kynologie Slovanka a konstatoval, že se jedná o vnitřní vztahové záležitosti spolku.