JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie Divadelní manažerství VEDENÍ GUEST SERVICE 27. ROČNÍKU MEZINÁRODNÍHO FESTIVALU DIVADELNÍCH ŠKOL SETKÁNÍ/ENCOUNTER Abstrakt projektové dokumentace k absolventskému výkonu Autor: Markéta Štefanová Vedoucí práce: Mgr. et Mgr. Adéla Dědová Oponent práce: MgA. David Lobpreis, MBA BRNO 2017
Bibliografický záznam ŠTEFANOVÁ, Markéta. Vedení Guest Service 27. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER [Leading of the Guest Service Department of the 27th edition of The International Festival of Theatre Schools SETKÁNÍ/ENCOUNTER]. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní fakulty, Ateliér Divadelní manažerství a jevištní technologie, 2017, 30 s. Dokumentace absolventského projektu. Vedoucí práce Mgr. et Mgr. Adéla Dědová.
Prohlášení Tímto prohlašuji, že jsem práci napsala samostatně, za využití uvedené literatury a pramenů. Souhlasím s tím, aby byla práce zpřístupněna pro studijní a výzkumné účely na půdě Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. V Brně dne 20. 5. 2017 Markéta Štefanová
Poděkování Chtěla bych tímto poděkovat Denise Sedláčkové, Adamu Dudkovi, Zuzaně Kernové, Soni Alexové, Evě Krčmářové, Ivě Křenové, Kateřině Chromečkové a Františku Kumhalovi za spolupráci při přípravách i realizaci projektu, vzájemnou inspiraci a podporu. Dále bych chtěla poděkovat Petře Srbové, Barboře Hajdíkové a Ivě Černé za spolupráci v rámci sekce a odvedený výkon. Supervizi za vedení v průběhu mé práce a JAMU v Brně za umožnění této zkušenosti. V neposlední řadě patří mé poděkování všem, kteří při mě stáli a podporovali mě.
OBSAH 1.Úvod a výchozí situace 1 1.1 Logický rámec projektu a stanovený cíl 2 1.2 Časový harmonogram 4 2. Rozdělení práce a informace ke klíčovým aktivitám 5 2. 1 Porota 5 2. 2 Hosté 12 2. 3 Ubytování 23 3. Finanční monitoring sekce Guest Service 29 4. Zhodnocení práce sekce i své vlastní 31 4. 1 Celkové zhodnocení práce sekce Guest Service 31 4. 2 Hodnocení sebe jako vedoucí sekce (Self-evaluation) 32 Závěr 34 Prameny a zdroje 35 Seznam zkratek, grafů a tabulek 35 Seznam příloh 36
1.Úvod a výchozí situace Festival S/E jsem měla možnost poznat během předchozích dvou ročníků, kdy jsem působila v sekcích Hosté, porota, soubory (dále jen HPS ) a Fundraising. Organizační tým byl složen ze studentů 3. ročníku ADMaJT, kteří se rozhodli pro absolvování jako vedoucí jednotlivých sekcí. Sekce byly těmto studentům přiděleny podle jejich predispozic / zaměření a na základě domluvy byla uzpůsobena náplň jejich práce i rozsah působnosti. Sekce, která byla přidělena mě jako vedoucí, byla nově vzniklá sekce Guest Service (dále jen GS ).. GS vznikl rozdělením sekce HPS na sekci GS a sekci Soubory. Důvodem bylo, aby sekce Soubory měla prostor více se zaměřit na program festivalu a účinkující a na spolupráci se sekcí Logistika. GS byl zaměřen na hosty, porotu, zajištění ubytování. Práci obou sekcí bylo nutné promyslet tak, aby byly jasně vymezeny kompetence a úkoly každé ze sekcí a spolupráce proběhla hladce, bez komplikací. I když GS byl menší vzhledem k ostatním sekcím, vyžadoval stejně jako ostatní sekce důkladnou znalost všech aspektů vlastních aktivit. Z 25. ročníku festivalu jsem měla zkušenost se zajištěním ubytování všech účastníků. Dále jsem využila zkušeností z divadelní přehlídky ZARÁZ, která vznikla spoluprací Slováckého divadla a Městského divadla Zlín a na které jsem se organizačně podílela. Přehlídka totiž byla náplní práce podobná. Náplň práce sekce Guest Service GS vyřizoval veškerou komunikaci s hosty festivalu, festivalovou porotou, řešil jejich požadavky a zajišťoval ubytování pro všechny účastníky festivalu (v místních hotelích, formou CouchSurfingu). Členové sekce Guest Service Na festivalu vždy pracují v organizačním týmu studenti Divadelního manažerství a jevištní technologie. V mé sekci pracovaly studentky divadelní produkce z 1. 3. ročníku bakalářského studia. Ze třetího ročníku to byla Petra Srbová, se kterou jsem spolupracovala již dříve a tudíž jsem věděla, že se na ni mohu stoprocentně spolehnout.
Ze druhého ročníku to byla Barbora Hajdíková, se kterou jsem dosud nespolupracovala, ale po několika rozhovorech kolem GS jsem se neobávala nízkého pracovního nasazení a viděla jsem u ní velké nadšení pro festival. Barbora ale bohužel byla pracovně omezená svým zdravotním stavem, s čímž jsem počítala od začátku a vytvořila jsme si náhradní plán rozdělení práce pro případ komplikací. Ty opravdu nastaly, protože v průběhu práce Barbora musela svoji činnost v sekci ukončit kvůli zhoršenému zdravotnímu stavu. Potom se její práce s hosty rozdělila mezi zbylé členy a mě. Z prvního ročníku to byla Iva Černá, která čerstvě nastoupila do školy, poznávala mnoho nového a jejím velkým úkolem bylo samo o sobě začlenit se v novém prostředí, mezi nové lidi a sžít se s pracovním procesem festivalu. Velkou výhodu měla v tom, že každý rok, po dobu pěti let, pracovala jako dobrovolník na tomto festivalu. (Dobrovolníci - pomocníci v průběhu festivalu na různých pozicích. Obvykle studenti vysokých škol, zájemci o studium na JAMU nebo letos i kolegové z HF JAMU.) Na přípravu 27. ročníku festivalu jsme spolu s úzkým organizačním týmem (studentským koordinátorem, ekonomem, ostatními vedoucími sekcí) měli cca 13 měsíců - od stanovení organizační struktury po festival samotný.
Závěr V dokumentaci jsem shrnula celý svůj příběh jako vedoucí sekce Guest Service. Uvedla jsem své zkušenosti, poznatky i návrhy pro budoucí ročník/y. Mým stanoveným cílem bylo zajistit kompletní službu Guest Service při 27. ročníku festivalu. Jediná část tohoto cíle, která se nepovedla, bylo ubytování účastníků formou CouchSurfingu. O tuto službu zájem nebyl. Je to pravděpodobně proto, že kolegové z VŠMU a DAMU, kterým jsme službu nabízeli, se zřejmě většinou ubytovali jako účinkující nebo jako studenti produkce a organizátoři pražského festivalu Zlomvaz, kterým jsme po domluvě taktéž hradili pokoje v Boby Centru. Kompletní služba Guest Service pro 27. ročník festivalu fungovala, hosté a porotci byli zajištěni, ubytování taktéž. Zdroje k ověření se nacházejí v přílohách. Tím byl nastavený cíl dodržen. Dodatek autorky Festival byl pro mě jednou velkou zkušeností a myslím, že stejně tak pro zbytek organizačního týmu. Ať už jsme s výsledky spokojeni či nespokojeni, navždy nám už tato zkušenost zůstane a můžeme pokračovat dalšími projekty poučeni z minulých chyb. Festival i celý organizační tým měl při tomto ročníku možnost dalšího rozvoje a nejlepší na tom všem je, že tento proces nikdy nekončí. Když to vezmeme z pohledu festivalu, ten bude dál pokračovat a bude vychovávat další a další studenty ateliéru Divadelního manažerství a jevištní technologie na DIFA JAMU v Brně.
Prameny a zdroje PRŮCHOVÁ, Hana - Specifika uměleckých projektů, Pracovní sešit k publikaci Projektové řízení - Jak zvládnout projekty, ISBN: 978-80-7460-050-0 ŽŮRKOVÁ, Michaela - Dokumentace bakalářského absolventského výkonu, Vedení sekce Hosté, soubory a porota v rámci 26. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016, Brno 2016 Interní hodnocení členek sekce Guest Service: Petra Srbová, Iva Černá Děkovné e-maily vybraných hostů z konverzace sekční e-mailové schránky. Seznam zkratek, grafů a tabulek Seznam zkratek: GS - Guest Service FR - Festivalová rada ÚOT - Úzký organizační tým MFR - Malá festivalová rada S/E - festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER DIFA - Divadelní fakulta JAMU - Janáčková akademie múzických umění ADMaJT - Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie ATD - Ateliér audiovizuální tvorby IVF - International Visegrad Fund UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization CED - Centrum experimentálního divadla MŠMT - Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy SFK - Státní fond kultury UTB - Univerzita Tomáše Bati ČR - Česká republika JMK - Jihomoravský kraj
DAMU - Divadelní fakulta Akademie múzických umění VŠMU - Vysoká škola múzických umění DnO - Divadlo na Orlí HPS - Hosté, porota, soubory OOU - Objektivně ověřitelné ukazatele HF - Hudební fakulta Seznam grafů: Graf č. 1 - Poměr A a B hostů Graf č. 2 - Poměr obecných skupin hostů Graf č. 3: Změny v ubytování - Hotel Slavia Graf č. 4: Změny v ubytování - Boby Centrum Seznam tabulek: Tabulka č. 1 - Přehled nákladů a zdroje krytí (plán k 1. 9. 2016) Tabulka č. 2 - Přehled nákladů a zdroje krytí (výsledek k 10. 5. 2017) Seznam příloh Příloha A: Logický rámec pro vedení sekce Guest Service Příloha B: Časové harmonogramy Příloha C: Pozvánka na Setkání odborníků Příloha D: Statut ocenění a statut poroty Příloha E: Oficiální dopis pro porotu Příloha F: Medailonky porotců Příloha G: Informace pro porotce Příloha H: Výsledná udělení ocenění porotou Příloha I: Zvací dopisy hostům Příloha J: Přehled potvrzených hostů Příloha K: Brožura Who is Who (ukázka) Příloha L: Ubytovací tabulky pro hotely Příloha M: Přijaté faktury z hotelů