Metodický pokyn č. 1 Dokladování způsobilých výdajů u projektů v rámci oblasti podpory 4.1, 4.2 a 4.3 Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Střední Čechy Řídící orgán ROP NUTS 2 Střední Čechy vydává na základě svých kompetencí a v souladu s Operačním manuálem pro ROP NUTS 2 Střední Čechy Metodický pokyn č. 1 k Pokynům pro žadatele a příjemce pro výzvu č. 90, kterým upravuje způsob dokladování způsobilých výdajů u projektů realizovaných v rámci oblasti podpory 4.1, 4.2 a 4.3. Způsoby dokladování výdajů jsou u každé z oblastí podpory specifikovány v závislosti na jednotlivých typech výdajů (Příloha č. 1). Metodický pokyn byl schválen Výborem Regionální rady dne 10. října 2007 Usnesením č. 08-12/2007/VRRSČ s platností od 10. října 2007. Příloha č.1
Příloha č. 1: Dokladování jednotlivých typů výdajů prioritní osa 4 Pokud není uvedeno jinak, veškeré doklady předkládá příjemce spolu se Zjednodušenou žádostí o platbu. Přehled užívaných zkratek: DPČ dohoda o pracovní činnosti DPH daň z přidané hodnoty DPP dohoda o provedení práce DUZP datum uskutečnitelného zdanitelného plnění KN katastr nemovitostí PHM pohonné hmoty TP technická pomoc ÚRR Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Střední Čechy VPD výdajový pokladní doklad Dokladování jednotlivých typů výdajů - oblast podpory 4.1 režijní náklady nájemní smlouvy způsob rozpočtování energií doklady související se zadávacími řízeními relevantními k danému typu výdaje
osobní náklady čestné prohlášení ředitele ÚRR o tom, že veškeré osobní náklady byly uhrazeny v souladu s pracovními smlouvami, pracovními náplněmi a platovými výměry zaměstnanců ÚRR sumarizovaný tabulkový přehled osobních nákladů v členění: hrubá mzda, odvody zaměstnance, odvody zaměstnavatele, záloha na daň, čistá mzda (v případě částečného úvazku zaměstnance pro projekt výpočet poměrné části mzdy určené pro projekt) za každý měsíc realizace projektu bude uvedena souhrnná částka u každé uvedené položky, není požadován rozpis na jednotlivé pracovníky ÚRR smlouvy dle zákoníku práce pracovní smlouva u nových pracovních míst, pracovní smlouva nebo dodatek k pracovní smlouvě u stávajících pracovních míst, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti pracovní náplň - vždy jednoznačně a detailně uvést a definovat činnost pro projekt doklad o výplatě - výpis z účtu organizace při platbě bankovním převodem, výdajový pokladní doklad (VPD) při výplatě mzdy v hotovosti výkaz práce (timesheet) v případě DPP a DPČ
cestovní náhrady a) cestovné: cestovní příkaz tuzemský nebo zahraniční dle typu cesty včetně vyúčtování služební cesty jízdenky (vlak, autobus apod., účtenka o použití taxi) výdajový pokladní doklad, event. příjmový pokladní doklad knihu jízd (pro přehled o ujetých km), účetní stvrzenka nebo faktura CCS za nákup PHM. kopie velkého technického průkazu b) ubytování: objednávka, pokud objednání proběhlo takovou formou, že o ní existuje písemný doklad (dopis nebo e-mail) doklad o zaplacení (výpis z účtu, stvrzenka) c) výdaje na stravování: stravné představuje náhradu výdajů za stravování během pracovní cesty ve výši stanovené zákoníkem práce, příp. interním předpisem příjemce. - výdaje na nájemné za movité i nemovité věci, půjčovné za osobní automobily - výdaje na psaní, rozmnožování a tisky materiálů d) vedlejší výdaje doklad o zaplacení (stvrzenka, pokladní doklad apod.)
- výdaje na propagaci a publicitu - výdaje na překlady a tlumočení - výdaje na odborné poradenství - výdaje na zpracování dokumentace, analýz a studií - výdaje na odborné posudky - výdaje na vzdělávání - výdaje na další služby související s realizací projektů TP pořízení pozemků, vč. nákupu pozemku, výdajů na uzavření smlouvy, poplatků za návrh na vklad do KN, znaleckých posudků; pořízení staveb formou nákupu, vč. nákupu staveb, výdajů na uzavření smlouvy, poplatků za návrh na vklad do KN, znaleckých posudků fotodokumentace, příp. vzorky relevantní výstupy poskytovaných služeb (zprávy, posudky, studie, apod.) výpis z katastru nemovitostí znalecký posudek čestné prohlášení, že současný nebo některý z předcházejících vlastníků pozemku/stavby neobdržel v posledních pěti letech před registrací Žádosti o poskytnutí dotace z Fondů EU dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného pozemku/stavby
pořízení staveb formou výstavby, vč. výdajů na projektovou dokumentaci, průzkum staveniště, výdaje na autorský a stavební dozor a další odbornou práci při realizaci smlouvy, přípravu staveniště a stavební práce a zápis do KN pořízení samostatných movitých věcí pořízení materiálu a zásob (příp. DPP, DPČ u výdajů na autorský a stavební dozor a další odbornou práci při realizaci smlouvy) výpis z katastru nemovitostí znalecký posudek pořízení použitého zařízení znalecký posudek čestné prohlášení, že současný nebo některý z předcházejících vlastníků zařízení neobdržel v posledních pěti letech před registrací Žádosti o poskytnutí dotace z Fondů EU dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného použitého zařízení operativní leasing leasingová či nájemní smlouva
finanční výdaje a poplatky - bankovní poplatky za zřízení a vedení zvláštního účtu, poplatky nevyhnutelně související s přímou vazbou na implementaci TP pořízení nehmotného majetku - nákup softwaru, licencí a ocenitelných práv (práva duševního vlastnictví) doklady o zaplacení (výpisy z účtu) DPH s vyznačeným základem daně a sazbou DPH
Dokladování jednotlivých typů výdajů - oblast podpory 4.2 režijní náklady nájemní smlouvy způsob rozpočtování energií osobní náklady čestné prohlášení ředitele ÚRR o tom, že veškeré osobní náklady byly uhrazeny v souladu s pracovními smlouvami, pracovními náplněmi a platovými výměry zaměstnanců ÚRR sumarizovaný tabulkový přehled osobních nákladů v členění: hrubá mzda, odvody zaměstnance, odvody zaměstnavatele, záloha na daň, čistá mzda (v případě částečného úvazku zaměstnance pro projekt výpočet poměrné části mzdy určené pro projekt) za každý měsíc realizace projektu bude uvedena souhrnná částka u každé uvedené položky, není požadován rozpis na jednotlivé pracovníky ÚRR smlouvy dle zákoníku práce pracovní smlouva u nových pracovních míst, pracovní smlouva nebo dodatek k pracovní smlouvě u stávajících pracovních míst, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti pracovní náplň - vždy jednoznačně a detailně uvést a definovat činnost pro projekt doklad o výplatě - výpis z účtu organizace při platbě bankovním převodem, výdajový pokladní doklad (VPD) při výplatě mzdy v hotovosti výkaz práce (timesheet) v případě DPP a DPČ
cestovní náhrady a) cestovné: cestovní příkaz tuzemský nebo zahraniční dle typu cesty včetně vyúčtování služební cesty jízdenky (vlak, autobus apod., účtenka o použití taxi) výdajový pokladní doklad, event. příjmový pokladní doklad knihu jízd (pro přehled o ujetých km), účetní stvrzenka nebo faktura CCS za nákup PHM. kopie velkého technického průkazu b) ubytování: objednávka, pokud objednání proběhlo takovou formou, že o ní existuje písemný doklad (dopis nebo email) doklad o zaplacení (výpis z účtu, stvrzenka) c) výdaje na stravování: stravné představuje náhradu výdajů za stravování během pracovní cesty ve výši stanovené zákoníkem práce, příp. interním předpisem příjemce. - výdaje na nájemné za movité i nemovité věci, půjčovné za osobní automobily - výdaje na psaní, rozmnožování a tisky materiálů d) vedlejší výdaje doklad o zaplacení (stvrzenka, pokladní doklad apod.)
- výdaje na propagaci a publicitu - výdaje na překlady a tlumočení - výdaje na odborné poradenství - výdaje na zpracování dokumentace, analýz a studií - výdaje na další služby související s realizací projektů TP pořízení samostatných movitých věcí pořízení materiálu a zásob fotodokumentace, příp. vzorky relevantní výstupy poskytovaných služeb (zprávy, posudky, studie, apod.)
pořízení použitého zařízení znalecký posudek čestné prohlášení, že současný nebo některý z předcházejících vlastníků zařízení neobdržel v posledních pěti letech před registrací Źádosti o poskytnutí dotace z Fondů EU dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného použitého zařízení operativní leasing leasingová či nájemní smlouva finanční výdaje a poplatky - bankovní poplatky za zřízení a vedení zvláštního účtu, poplatky nevyhnutelně související s přímou vazbou na implementaci TP doklady o zaplacení (výpisy z účtu) pořízení nehmotného majetku - nákup softwaru, licencí a ocenitelných práv (práva duševního vlastnictví) DPH s vyznačeným základem daně a sazbou DPH
Dokladování jednotlivých typů výdajů - oblast podpory 4.3 režijní náklady nájemní smlouvy způsob rozpočtování energií osobní náklady čestné prohlášení ředitele ÚRR o tom, že veškeré osobní náklady byly uhrazeny v souladu s pracovními smlouvami, pracovními náplněmi a platovými výměry zaměstnanců ÚRR sumarizovaný tabulkový přehled osobních nákladů v členění: hrubá mzda, odvody zaměstnance, odvody zaměstnavatele, záloha na daň, čistá mzda (v případě částečného úvazku zaměstnance pro projekt výpočet poměrné části mzdy určené pro projekt) za každý měsíc realizace projektu bude uvedena souhrnná částka u každé uvedené položky, není požadován rozpis na jednotlivé pracovníky ÚRR smlouvy dle zákoníku práce pracovní smlouva u nových pracovních míst, pracovní smlouva nebo dodatek k pracovní smlouvě u stávajících pracovních míst, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti pracovní náplň - vždy jednoznačně a detailně uvést a definovat činnost pro projekt doklad o výplatě - výpis z účtu organizace při platbě bankovním převodem, výdajový pokladní doklad (VPD) při výplatě mzdy v hotovosti výkaz práce (timesheet) v případě DPP a DPČ
cestovní náhrady a) cestovné: cestovní příkaz tuzemský nebo zahraniční dle typu cesty včetně vyúčtování služební cesty jízdenky (vlak, autobus apod., účtenka o použití taxi) výdajový pokladní doklad, event. příjmový pokladní doklad knihu jízd (pro přehled o ujetých km), účetní stvrzenka nebo faktura CCS za nákup PHM. kopie velkého technického průkazu b) ubytování: objednávka, pokud objednání proběhlo takovou formou, že o ní existuje písemný doklad (dopis nebo email) doklad o zaplacení (výpis z účtu, stvrzenka) c) výdaje na stravování: stravné představuje náhradu výdajů za stravování během pracovní cesty ve výši stanovené zákoníkem práce, příp. interním předpisem příjemce. - výdaje na nájemné za movité i nemovité věci, půjčovné za osobní automobily - výdaje na psaní, rozmnožování a tisky materiálů d) vedlejší výdaje doklad o zaplacení (stvrzenka, pokladní doklad apod.)
- výdaje na propagaci a publicitu - výdaje na překlady a tlumočení - výdaje na odborné poradenství - výdaje na zpracování dokumentace, analýz a studií - výdaje na odborné posudky - výdaje na vzdělávání - výdaje na další služby související s realizací projektů TP pořízení samostatných movitých věcí pořízení materiálu a zásob fotodokumentace, příp. vzorky relevantní výstupy poskytovaných služeb (zprávy, posudky, studie, apod.)
pořízení použitého zařízení znalecký posudek čestné prohlášení, že současný nebo některý z předcházejících vlastníků zařízení neobdržel v posledních pěti letech před registrací Žádosti o poskytnutí dotace z Fondů EU dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného použitého zařízení operativní leasing leasingová či nájemní smlouva finanční výdaje a poplatky - bankovní poplatky za zřízení a vedení zvláštního účtu, poplatky nevyhnutelně související s přímou vazbou na implementaci TP doklady o zaplacení (výpisy z účtu) pořízení nehmotného majetku - nákup softwaru, licencí a ocenitelných práv (práva duševního vlastnictví) DPH s vyznačeným základem daně a sazbou DPH
Náležitosti požadovaných dokladů Faktura musí obsahovat tyto náležitosti: - rozsah a předmět zdanitelného plnění (v členění na jednotlivé položky dodávky) - označení dodavatele: název, adresa, IČ/DIČ, bankovní spojení - označení odběratele: název, adresa - peněžní částka - bez DPH, DPH (sazba a výše) u plátců DPH, celková fakturovaná částka u neplátců DPH - datum vyhotovení faktury, datum uskutečnitelného zdanitelného plnění (DUZP) (jen u plátců DPH) a splatnosti - účelovost pro projekt (příp. v dodacím listě či ve smlouvě/objednávce) - podpisy osob odpovědných za formální a věcnou kontrolu - účtovací předpis včetně data a podpisu osoby odpovědné za zaúčtování Výkaz práce (timesheet) musí obsahovat tyto náležitosti: - u DPP a DPČ: - název organizace - jméno pracovníka - název funkce - číslo a název projektu - odpracované období v členění na dny a hodiny - popis činnosti a její výstupy v jednotlivých dnech - podpis pracovníka a podpis nadřízeného - v ostatních případech jako příloha faktury: - odpracované období v členění na dny a hodiny - popis činnosti - podpis pracovníka