METODICKÝ POKYN PRO VYKAZOVÁNÍ VÝDAJŮ

Transkript

1 REGIONÁLNÍ RADA REGIONU SOUDRŽNOSTI MORAVSOSLEZSO METODICÝ OYN RO VYAZOVÁNÍ VÝDAJŮ verze 1.00 účinnost:

2 Druh výdajů (dle Soupisky faktur) Stavební práce (Investiční náklady) Způsob prokazování výdajů a jejich úhrady při žádosti o platbu v Regionálním operačním programu Doklady, kterými lze prokázat náklady při vyúčtování faktury 1 daňové doklady: náležitosti dle Zákona o DH účetní doklady: náležitosti dle Zákona o účetnictví Doložit při kontrole u příjemce () / při žádosti o platbu () dodací listy, předávací protokoly doklady o zaplacení (výpis z účtu + pokladní výdajové doklady do 5000 č a pouze ve výjimečných případech) objednávky / smlouvy o dílo s dodavatelem stavby včetně oceněného výkazu výměr fotodokumentace vnitřní kalkulace doložit způsob kalkulace Na vyžádání inventární karty majetku oznámky výpis z účtu od banky originál příjmový pokladní doklad dodavatele a výdajový pokladní doklad žadatele 2 zápočet výpis z katastru nemovitostí dokladující vlastnický vztah k nemovitostem tzv. plomba ři ukončení projektu k závěrečné zprávě 1 Více viz říloha č. 1 2 oba tyto doklady jsou omezeny částkou č. latnost od Verze Strana č. Stran celkem

3 Dodávky (Nákupy materiálu, zboží a služeb) Mzdové náklady (Lidské zdroje) stavební deník kolaudační rozhodnutí (příp. rozhodnutí o předčasném užívání stavby, pakliže kolaudační rozhodnutí ještě není v té době k dispozici), při první žádosti a při změnách faktury daňové doklady: náležitosti dle Zákona o DH účetní doklady: náležitosti dle Zákona o účetnictví ři ukončení projektu k závěrečné zprávě dodací listy, předávací protokoly doklady o zaplacení (výpisy z běžného účtu, příp. pokladní výdajové doklady do 5000č ve výjimečných případech) objednávky (na nich specifikovat: 1. určení pro projekt, tj. číslo či název projektu, 2. typ služby či zboží a objednávané množství, které by mělo být v souladu s potřebami projektu, čímž se usnadní se prokazování jejich oprávnění při fakturaci v případě změny cen apod.) / smlouvy o dílo / smlouva o dodávce služeb vzorek dodávky (plakát, leták), u publicity fotodokumentace informačních tabulí, pamětních desek atd. vnitřní kalkulace např. při kopírování na vlastní kopírce Na vyžádání Mezi způsobilé výdaje patří ty, které se vztahují na nová pracovní místa vzniklá v souvislosti s realizací projektu. Mzdové náklady na stávající zaměstnance, pokud se podílejí na projektu. Za nezpůsobilé se považují mzdové náklady související s běžnou činností organizace (např. účetní, technik, uklízečka). Způsobilé jsou jen mzdové náklady za skutečně odvedenou práci pro projekt (nezpůsobilým výdajem je tedy dovolená, veškeré překážky v práci). výpis z účtu od banky originál příjmový pokladní doklad dodavatele a výdajový pokladní doklad žadatele 3 zápočet výpis z účtu od banky originál 3 oba tyto doklady jsou omezeny částkou č. smlouvy dle zákoníku práce pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti (dle národní legislativy max. na 2 roky s možností jednoho následného obnovení) do smlouvy je vhodné uvést název (příp. číslo) projektu; racovní náplň: vždy jednoznačně uvést a definovat činnost pro projekt; číslo účtu pracovníka, není-li Jen u první žádosti o platbu latnost od Verze Strana č. Stran celkem

4 uvedeno na výplatní pásce čestné prohlášení o obdržení mzdy vztahující se k projektu (v případě neposkytnutí čísla účtu pracovníkem); informace o způsobu zasílání mzdy (bankovním převodem, hotově, ) Odvody sociálního a zdravotního pojištění placené zaměstnavatelem Cestovné mzdový list výplatní páska Cestovné doklad o výplatě: výdajový pokladní doklad při výplatě mzdy v hotovosti, výpis z účtu organizace při platbě bankovním převodem, v případě částečného úvazku zaměstnance pro projekt výpočet poměrné části mzdy určené pro projekt; tabulka s výpočtem alikvotního podílu mzdy vztahující se k projektu 4 ; výkaz práce (timesheet) 5 i v případě zkráceného pracovního úvazku (pro účely kontroly obsahu vykonávané činnosti) výpis z účetnictví o velikosti srážek zdravotního a sociálního pojištění jednotlivých zaměstnanců pracujících pro projekt výpis z účtu organizace dokládající platbu, případně výpis z účetního deníku z knihy analytické evidence, kde bude přehled zaúčtování cestovní příkaz tuzemský zahraniční dle typu cesty s výpočtem zálohy na služební cestu zpráva ze služební cesty jízdenky (vlak, autobus apod., účtenka o použití taxi) výdajový pokladní doklad, event. příjmový pokladní doklad Ubytování interní směrnice upravující výši cestovních náhrad vč. kapesného, oprávněnost použití taxi apod. cestovní příkaz vyúčtování (pokud proplacení nebude zaznamenáno přímo na cestovním příkaze doložte výdajový pokladní doklad doklad o skutečném proplacení) latí zde obecné pravidlo, že musí být použit nejhospodárnější/nejracionálnější způsob přepravy. 4 Více viz říloha č. 2 5 Více viz říloha č. 3 latnost od Verze Strana č. Stran celkem

5 Nákup pozemků a staveb Nákup použitého zařízení objednávka (dopis ) faktura či jiný daňový doklad (uvádět, zda součástí ceny je snídaně) doklad o zaplacení (výpis z účtu, stvrzenka) doklad o tom, že ubytování souviselo s akcí vztahující se k projektu (viz cestovní příkaz apod.) smlouva i faktura znalecký posudek ne starší 6 měsíců, pokud nebylo doloženo řídícímu orgánu již v předchozím průběhu projektu výpis z katastru nemovitostí prohlášení prodávajícího, že na pořízení zhodnocení nemovitosti nebyla použita v uplynulých 10 letech podpora ze SR a SF ři ukončení projektu k závěrečné zprávě ři související žádosti o platbu smlouva / objednávka, dodací list, předávací protokol faktura znalecký posudek ne starší 6 měsíců, pokud nebylo doloženo řídícímu orgánu již v předchozím průběhu projektu prohlášení prodávajícího, že na zařízení nebyla použita v uplynulých 10 letech podpora ze státního rozpočtu a strukturálních fondů deník jízd (pro přehled o ujetých km), účetní stvrzenka faktura CCS za nákup pohonných hmot (+/- dva dny ode dne jízdy) ři související žádosti o platbu Je-li zaměstnanec vyslán na služební cestu, musí být v pracovní smlouvě, popř. dohodě uvedeno, že je možné ho na služební cestu vysílat. výpis z účtu příjmový pokladní doklad prodávajícího a výdajový pokladní doklad žadatele 6 zápočet výpis z účtu příjmový pokladní doklad dodavatele a výdajový pokladní doklad žadatele 7 zápočet kopie velkého technického průkazu ři související žádosti o platbu 6 oba tyto doklady jsou omezeny částkou č. 7 oba tyto doklady jsou omezeny částkou č. latnost od Verze Strana č. Stran celkem

6 resp. první interní směrnice, v níž jsou uvedena pravidla pro vyúčtování cestovních náhrad Jednotlivé doklady na drobné výdaje v hodnotě do 5 tis. č 8 U služebních vozidel: ozn. Způsobilým výdajem je pouze nákup pohonných hmot U soukromých vozidel: ozn. Způsobilým výdajem je nákup pohonných hmot a amortizace automobilu. prezenční listina s podpisy účastníků prezentace Náklady na konference/semináře (honoráře, ostatní služby) mzdové náklady a cestovné lektora objednávka / smlouva s lektory (viz. Mzdové náklady a cestovné) výpis z účtu příjmový pokladní doklad dodavatele a výdajový pokladní doklad žadatele 9 8 neplatí pro více dílčích úhrad téhož plnění. 9 oba tyto doklady jsou omezeny částkou č. latnost od Verze Strana č. Stran celkem

7 Náklady na audit, Audit je způsobilý výdaj u projektů nad 200 mil. č celkových způsobilých výdajů. nezbytné posudky Nutno doložit auditorskou zprávu; smlouvu s auditorem Náklady na poradenství, expertní, konzultační a jiné služby právní služby řeklady, tlumočení Leasing podrobný timesheet smlouva o dílo, zejména v případě paušální platby za uvedené služby podrobný timesheet smlouva o dílo, zejména v případě paušální platby za uvedené služby kopie přeložených materiálů (alespoň v elektronické podobě, na CD apod.) Finanční leasing - smlouva musí být uzavřena s dodatkem o odkupu předmětu leasingu po ukončení leasingové smlouvy; způsobilou je pouze část leasingové splátky - časově rozlišené nájemné (tj. bez marže) týkající se předmětu leasingu, a to vynaložená po dobu trvání projektu Nelze uznat leasing software Dokladování: leasingová smlouva, splátkový kalendář, doklady o úhradě, příp. kniha jízd (je-li předmět leasingu používán i pro jiné činnosti nespojené s projektem) ři související žádosti o platbu resp. první ronájmy ronájem prostor pro účely projektu je způsobilý, pouze pokud se jedná o stávající i o nově vyvolané výdaje v důsledku realizace daného projektu. Je třeba doložit zvýšení nájemného oproti období před realizací projektu. okud je pro účely projektu využívána např. jen část místnosti, je nutné vypočítat alikvotní část výše pronájmu (způsobilá je ta část zvýšení související s projektem) nutno doložit interní kalkulaci. smlouva o pronájmu s konkrétním, nezaměnitelným vymezením předmětu a účelu nájmu, výše, splatnost a způsob platby nájemného doklad o zaplacení nájmu případně výpočet alikvotní části pronájmu související s projektem (viz. Služby související s provozem kanceláře) latnost od Verze Strana č. Stran celkem

8 Služby související s provozem kanceláře (telefony, energie,aj. režie) Telefonní poplatky způsobilá je alikvotní část doložená interní kalkulací. Hovorné nutno doložit položkovým výpisem s označením hovorů souvisejících s projektem. Není-li možné získat položkový výpis hovorů, je možné zahrnout hovorné do režie v tomto případě nutno prokázat způsob rozpočtování a navýšení oproti stavu před projektem. Volné minuty a bonusy nutno rozpočítat na projekt na základě zvoleného způsobu kalkulace (viz výše), resp. na základě položkového výpisu a odečíst od uznatelných nákladů. oplatek za podrobný výpis hovorů lze zahrnout do způsobilých nákladů. doložit způsob rozpočtování energií aj. musí zůstat stejný po dobu trvání projektu sledování v rámci analytické evidence či na střediscích doložit prvotní celkovou výši režijních nákladů a následné rozpočtování (energie, plyn, vodné a stočné apod.) způsobilé jsou všechny náklady v souvislosti s realizací projektu doklad o zaplacení příp. předávací protokoly u mobilů, pokud si mobilní telefon půjčuje více lidí interní směrnice, v níž jsou uvedena pravidla pro účtování a vykazování telefonních hovorů Nutno prokázat souvislost s projektem. u hromadných akcí jmenný seznam lektorů Ubytování a stravné lektorů objednávka doklad o počtu, ceně a druzích jídel doklad o ceně a typu ubytování (včetně informace, zda bylo v ceně zahrnuto nějaké stravování např. snídaně) doklad o zaplacení výpis z účtu, pokladní výdajový doklad latnost od Verze Strana č. Stran celkem

9 Odpisy vlastního hmotného a nehmotného majetku Způsobilé jsou daňové odpisy, resp. účetní odpisy s koeficientem rovným jako u daňových odpisů. U příjemců, kteří neodepisují (tj. USC), používat časové odpisy. Výpočet = pořizovací cena / počet měsíců u dané odpisové skupiny * počet měsíců trvání projektu. Doporučené jsou rovnoměrné odpisy. Způsobilá je část odpisů vztahující se k projektu: při plném využívání daného majetku pro projekt uznat po dobu trvání projektu. okud majetek není stále využíván pro projekt, vypočítat alikvotní část podle počtu dnů, kdy byl majetek využíván pro projekt. inventární karty odepisovaného majetku (včetně informace o zařazení do určité daňové skupiny) Výdaje v naturáliích (pozemky, nemovitosti, stavební práce) doložení pořizovací ceny, není-li uvedena na inventární kartě interní směrnice / metodický postup pro postup při odepisování majetku Naturální plnění nelze hradit se státního rozpočtu ani ze strukturálních fondů. Jako náklad je způsobilé, je-li v souladu s účelem projektu a pouze v případě, kdy je do projektu vloženo v rámci vlastního vkladu žadatele. poskytnutí pozemku výpis z katastru nemovitostí dokladující vlastnický vztah k nemovitostem (znalecký posudek z doby koupě pozemku, koupil-li příjemce nemovitost v průběhu projektu posudek ne starší 6 měsíců, měl-li příjemce pozemek ve vlastnictví již před zahájením projektu) pro účely ověření ceny pozemku příp. kupní smlouva, koupil-li příjemce pozemek v průběhu projektu ři související žádosti o platbu resp. první poskytnutí stavebních prací a dodávek účetní doklady (aby příjemce mohl poskytnout účetní doklady, musí hodnotu těchto stavebních prací a dodávek získaných zdarma zavést do pořizovací ceny majetku, tzv. aktivace. odkladem bude výpočet hodnoty, viz bod níže.) hodnota doložena dle stavební projektové dokumentace a ceníku stavebních prací (např. RTS a.s. Brno) a záznamem ve stavebním deníku latnost od Verze Strana č. Stran celkem

10 poskytnutí staveb výpis z katastru nemovitostí dokladující vlastnický vztah k nemovitostem (znalecký posudek z doby koupě nemovitosti, koupil-li příjemce nemovitost v průběhu projektu posudek ne starší 6 měsíců, měl-li příjemce nemovitost ve vlastnictví již před zahájením projektu) pro účely ověření ceny nemovitosti (v potaz se bere cena dle posudku) příp. kupní smlouva, koupil-li příjemce nemovitost v průběhu projektu latnost od Verze Strana č. Stran celkem