Specifikace poptávky 1. Předmět poptávky Zajištění prostor, technických služeb a občerstvení na akci Meeting Point, tj. individuální konzultace ředitelů zahraničních kanceláří a konzultantů CzechTrade se zástupci českých firem pro Českou agenturu na podporu obchodu / CzechTrade (dále zadavatel ). Zadavatel předpokládá účast cca 200 českých firem z celé ČR každý den konání akce. Specifikace poptávky: 1) Pronájem: pronájem velkého konferenčního sálu nebo dvou sálů v těsné blízkosti. Minimální celková plocha sálu/sálů 400 m 2 ve dnech 16.-17.2.2016, dne 18.2.2016 plocha sálu min. 200 m 2 uspořádání samostatně stojících stolů v sále/sálech (velikost stolu vhodná pro jednání 4 osob s možností odložení dokumentů, použití notebooku, tj. ne stoly úzké používané pro školní uspořádání), u každého stolu 4 židle, rozvod elektřiny ke každému stolu: 16. a 17.2.2016 60 stolů, 18.2.2016 30 stolů, hospidesk v předsálí na konferenčním patře, šatna na konferenčním patře, vč. obsluhy, malé zázemí pro organizátory s možností uzamčení věcí, možnost přípravy akce v předvečer jejího konání dne 15.2.2016, 2) Technické vybavení: 80x přístup na internet / den, AV technika a plazmová obrazovka pro přehrání promo videospotu z USB flash disku ve formátu mp4, umístění v předsálí na konferenčním patře, 3) Občerstvení: v blízkosti sálu/sálů na konferenčním patře založené a průběžně doplňované nápoje (v podobě kávy, čaje a pitné vody v barelu ve stojanu nebo ve džbánech) a nádobí (skleničky na vodu + šálky na kávu a čaj), průběžná obsluha (doplňování, úklid), předpokládaná spotřeba nápojů během celé akce. Množství je negarantované, avšak limitní: - káva 2000 ks (vč. cukru, mléka), - čaj 500 ks (vč. cukru, medu, citrónu), - 15 ks barelu pitné vody v aquabaru/aquamatu nebo pitná voda v litrových džbánech, v celkovém objemu cca 300 l, 1
Fakturace bude podle skutečné spotřeby podle uvedených jednotkových cen, které jsou nepřekročitelné. 4) Ostatní: 5x parkování pro osobní automobil, přítomnost osoby zastupující poskytovatele, která bude odpovědná za zajištění realizace předmětu zakázky, operativní tisk/kopírování cca 100 papírů A4. Dále zadavatel požaduje po dobu konání akce dobrou dopravní dostupnost místa konání (osobním automobilem s možností parkování nebo městskou hromadnou dopravou se zastávkou v docházkové vzdálenosti), možnost internetového wi-fi připojení pro účastníky akce (cca 300 osob), možnost individuálního stravování účastníků akce (využití místního či blízkého restauračního zařízení). Pozn. Tyto služby budou hrazeny individuálně účastníky, nikoli zadavatelem, tj. nebudou zahrnuty v cenové nabídce uchazeče v rámci této zakázky, ale bude v rámci nabídky uchazečem garantováno jejich možnost využití pro účastníky akce. Představení zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy uchazečů Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, Dittrichova 21, Praha 2, tel.: 224 907 564, a to nejpozději 3 pracovní dny před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel si vyhrazuje právo 2 pracovní dny pro zaslání odpovědi. Uchazeči mohou zasílat své dotazy na: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. 2
2. Doba a místo plnění a) Předpokládaná doba plnění: 16.2.2016-18.2.2016 (8:00 19:00) b) Místo plnění: v místě uchazeče dle nabídky (Praha), nebude-li určeno jinak 3. Požadavky na prokázání předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz příloha č. 2), což doloží uchazeč originálem čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel požaduje, aby součástí nabídky byla kopie živnostenského listu, příp. jiného dokumentu prokazujícího oprávnění k činnosti uvedené v bodě 1., a dále kopie platného výpisu z obchodního rejstříku ne staršího než 90 dnů (je-li uchazeč v něm zapsán). c) Zkušenosti se zajištěním pořádání konferenčních akcí uchazeč uvede minimálně tři (3) konkrétní případy každý v objemu min. 100 000 Kč bez DPH za období posledních tří (3) let od data vyhlášené této zakázky formou podepsaného seznamu či podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu) Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob uchazeče v nabídce uchazeče. 4. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: a) nabídková cena celkem tj. za pronájem prostor a další služby uvedenými v tabulce v Kč bez DPH...váha 70 % Pozn. Uchazeč v příloze č. 3 vyplní tabulky č. 1 vč. nabídkové ceny celkem, která bude součtem jednotlivých uvedených nabídkových cen a dále tabulku č. 2 jednotkových cen. b) rozsah nabízených služeb (návrh a kapacita prostor, dopravní dostupnost, parkování pro účastníky atd.)...váha 30 % Poznámka k hodnocení: V rámci kritéria rozsah nabízených služeb bude posuzována dostatečnost velikosti prostorů sálu/sálů pro souběžná jednání o min. celkové velikosti 400 m 2 na 16. a 17. 2. a o min. velikosti 200 m 2 dne 18. 2., počet nabízených sálů pro jednání, dopravní dostupnost pro pražské i mimo pražské účastníky jednání možnost dopravy osobním automobilem na místo s možností parkování, dostupnost městskou hromadnou dopravou se zastávkou v docházkové vzdálenosti), zajištění a počet parkovacích míst pro účastníky (min. cca 70 míst), možnost internetového wi-fi připojení pro účastníky akce (cca 300 osob) možnost individuálního stravování účastníků akce (využití místního či blízkého restauračního zařízení). 3
5. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a platební podmínky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Uchazeč předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) a vyplněné přílohy č. 3 s očíslováním stran, přičemž krycí list, příloha č. 3 i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod 3), - kvalifikační předpoklady dle bodu 3 poptávky, - uvedení jednotkových cen a nabídkové ceny celkem za předmět plnění (v Kč bez DPH), které jsou uchazečem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny konečné a maximální, - rozsah nabízených služeb - návrh prostor (popis), dopravní dostupnost, internetové wifi připojení, stravování atd.. d) Platební podmínky - Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným uchazečem. - Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. 6. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v bodě 3) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba) a na přední straně označené NEOTEVÍRAT Meeting point 2016 zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 16.12.2015 do 16:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky uchazeče třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. 7. Další podmínky: a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Uchazeči nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů či vyloučených 4
uchazečů nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem uchazečům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí uchazečů. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky uchazečů. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného uchazeče příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 77 ZVZ., zákon o veřejných zakázkách, v platném znění. V Praze dne 9.12.2015 Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Příloha č. 3: Ceny 5