PŘÍRUČKA PRO VYTVÁŘENÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY O ZAJIŠTĚNÍ UDRŽITELNOSTI PROJEKTU V APLIKACI BENEFIT7 v2 28. března 2017
Vyplnění a podání Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu (MZoU) vyplňuje příjemce prostřednictvím webové aplikace BENEFIT7. MZoU příjemce předkládá v termínech automaticky nastavených a generovaných v IS BENEFIT7 resp. na základě harmonogramu MZoU a dalších podmínek stanovených v Příručce pro příjemce. Harmonogram MZ/HoP. Na záložce Harmonogram MZ se příjemci zobrazí harmonogram Monitorovacích zpráv na celý projekt. Tlačítkem Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ je možné provést aktualizaci. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Příjemce může v IS BENEFIT7 založit zprávu o udržitelnosti projektu pokud byla schválena řídícím orgánem Závěrečná monitorovací zpráva popř. předchozí zpráva o udržitelnosti. (Zobrazený stav předchozí zprávy je označen stavem ve sloupci Stav dle MONIT7+ jako Schváleno ŘO.) Nejdříve přes záložku Konto žádostí příjemce vybere příslušný projekt, u kterého chce podávat zprávu o udržitelnosti a po kliknutí na uvedený projekt vybere v Navigaci v levé části obrazovky záložku Monitorovací zpráva. Na záložce Monitorovací zpráva je potřebné: Tlačítkem Založit novou MZ vytvořit řádek pro novou zprávu o udržitelnosti. Kliknutím na tento záznam Monitorovací zprávy se příjemce dostane na záložku Monitorovací zpráva/hlášení a dojde k zaktivnění tlačítka Načíst data z MONIT7+. Po stisknutí tlačítka příjemce načte data z IS MONIT7+. Vše je třeba uložit. V levém sloupku jsou zobrazeny záložky pro tvorbu MZ, ale jen některé z nich jsou pro MZoU relevantní. Relevantní záložky pro tvorbu MZoU jsou tyto: Monitorovací zpráva/hlášení, Realizace a změny projektu, Indikátory projektu, Rovné příležitosti, Environmentální kritéria, Přílohy, Čestná prohlášení. Přesto, že jsou ostatní nerelevantní záložky aktivní, jejich obsah je needitovatelný. 2
Na záložce Monitorovací zpráva/hlášení příjemce doplní pole Předpokládané datum předložení ŘO/ZS. Pole Stav dle MONIT7+ a Datum finalizace se doplní automaticky ve chvíli finalizace MZoU (v případě vrácené MZoU bude zobrazen aktuální stav z IS MONIT7+). V poli Nutno vytvořit ŽoP je zobrazena podmínka, zdali je nutné k dané Monitorovací zprávě vytvořit i Žádost o platbu. Toto pole bude v případě vyplňování MZoU vždy prázdné (needitovatelné). 3
V okně Důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení jsou zobrazeny příčiny vrácení/zamítnutí či podmínečného schválení od administrátora projektu. V dolní části záložky Monitorovací zpráva/hlášení vyplňuje příjemce aktuální relevantní informace o příjmech projektu (jiné peněžní příjmy, příjmy projektu dle čl. 55). Realizace a změny projektu Na této záložce uvádí uživatel: a) Průběh realizace projektu - zde příjemce uvede popis dosud provedených prací na projektu za monitorovací období b) Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období v místě realizace projektu (všechny kontroly na místě, které byly provedeny na projektu). Příjemce uvede následující informace: Název subjektu, který provedl kontrolu, datum kontroly, závěry kontroly, informace zda byla uložena nápravná opatření a zda byla splněna. V dolní části uvede příjemce popis změny v projektu schválené ŘO. Zároveň uživatel uvádí Datum oznámení změn na ŘO. Tímto datem je myšlen den, kdy byla ŘO oznámena změna v projektu. 4
Indikátory Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených indikátorů projektu, které pro daný projekt vybral v žádosti o dotaci. Příjemce nemá možnost indikátor doplňovat či odebírat, seznam indikátorů zůstává stejný. Příjemce vybere indikátor, u kterého dochází ke změně hodnoty. Do pole Dosažená hodnota doplní celkovou dosaženou hodnotu indikátoru k datu podávání monitorovací zprávy a uloží tlačítkem Uložit. Pokud byl indikátor částečně naplněn v předchozích zprávách, do pole Dosažená hodnota se automaticky doplní dosavadní dosažená hodnota z pole Dosažená hodnota před podáním monitorovací zprávy/hlášení. Pole Datum dosažené hodnoty se automaticky předvyplní datem Sledovaného období do monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu. V případě, že skutečné datum dosažené hodnoty indikátoru je odlišné od automaticky vyplněného data, příjemce toto datum opraví a doplní skutečné datum dosažené hodnoty indikátoru v rozmezí od-do sledovaného období dané MZoU. Do nepovinného pole Aktuální stav může příjemce uvést doplňující informace o dosažené hodnotě indikátoru. 5
V případě, že nedochází ke změně hodnoty indikátoru, příjemce obsah tohoto pole nemění. POZOR!!! Hodnota v poli Dosažená hodnota musí obsahovat i hodnotu výchozí. Pokud příjemce zadal na Projektové žádosti Výchozí hodnotu odlišnou od nuly (např. 4) a projektem vytvořil 6 jednotek, do pole Dosažená hodnota uvede hodnotu 10. Dosažená hodnota = Výchozí hodnota + Hodnota vytvořená projektem Pokud příjemce projektem vytvořil tolik jednotek, ke kterým se zavázal v Projektové žádosti, bude výše Dosažené hodnoty rovna Plánované hodnotě (z Projektové žádosti). Pokud příjemce vytvořil více jednotek, než ke kterým se zavázal, bude Dosažená hodnota vyšší než Plánovaná hodnota. Rovné příležitosti Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených položek týkajících se rovných příležitostí, nebude mít možnost přidávat či odebírat. Příjemce může aktualizovat pole Uskutečněná opatření pro zajištění vlivu na rovné příležitosti v období sledovaném v této MZ. 6
Environmentální kritéria Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených položek environmentálních kritérií odděleně kvantifikovatelná a nekvantifikovatelná. Nebude možné přidávat a odebírat položky. Příjemce bude moci u kvantifikovatelných EK aktualizovat pole Dosažená hodnota ve sledovaném období této MZ (kumulativní hodnota od začátku projektu) a Datum dosažené hodnoty. U kvantifikovatelných i nekvantifikovatelných EK vyplňte pole Popis plnění kritéria v období sledovaném v této MZ. 7
Přílohy Tato záložka obsahuje seznam příloh dané MZoU. Příjemce může ručně doplnit vlastní přílohy. Příjemce vyplní všechny přílohy, které jsou pro danou MZoU potřeba. V poli Název přílohy je zobrazen název přílohy z tabulky. Pole Požadovaná příloha je vyplněna automaticky v případě přednastavených příloh, jinak toto pole nelze editovat. Pole Číslo přílohy (číslo přílohy v rámci projektu) se nevyplňuje, je automaticky načteno. Příjemce u každé požadované přílohy vyplní pole Počet listů (počet listů přílohy v tištěné formě v případě, že se k jedné příloze vztahuje více dokumentů, uveďte počet listů jako součet všech těchto dokumentů) a Počet vyhotovení (počet kopií jedné přílohy). Dále příjemce zaškrtne pole Doložena (informace, zda je příloha doložena fyzicky nebo v elektronické podobě k MZoU), Nerelevantní (pokud příloha není důležitá a rozhodující) a Datum schválení (u dokumentů, které podléhají schvalovacímu řízení). Pole Přílohu zadal (jméno autora, který přílohu zadal) se vyplní automaticky. V poli Popis příjemce stručně popíše přiložený dokument. V případě, že příjemce dokládá přílohy v elektronické podobě, v poli Příloha klikne na tlačítko Procházet, kde se zobrazí adresáře a soubory v počítači a zde si vybere přikládanou přílohu. Všechny přílohy, které jsou v elektronické podobě dostupné, je nutné k MZoU připojit. Po vyplnění všech polí příjemce klikne na tlačítko Uložit a tím se u vybraného Názvu přílohy zobrazí symbol potvrzující doložení přílohy. Poté klikne na Nový záznam (v případě doložení další přílohy) a postupuje dle výše popsaného postupu. 8
Příjemce má povinnost dodat všechny povinné přílohy a současně může dodat i přílohy nepovinné dle charakteru a potřeb monitorovací zprávy. Čestná prohlášení Čestná prohlášení nejsou pro MZoU relevantní. Finalizace monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu Pokud jsou všechny údaje vyplněny, uživatel provede kontrolu správnosti dat stiskem tlačítka Kontrola v levém sloupci. Pokud je kontrola v pořádku, stiskem tlačítka Finalizace MZ/MH se uzamkne. Upozornění: Finalizace monitorovací zprávy musí proběhnout po ukončení sledovaného období. (Datum finalizace monitorovací zprávy musí být pozdější než Datum ukončení sledovaného období.) 9
Nakonec uživatel MZoU vytiskne tlačítkem Tisk a odevzdá ji podepsanou na příslušné územní pracoviště ŘO ROP SZ. Finalizací MZ/MH spustí uživatel transport do IS ŘO ROP SZ. Jakmile je MZoU přenesena do IS M7+, změní se její stav v IS BENEFIT7 z Finalizovaného na Předaný a sloupec Stav dle MONIT7+ zobrazí stav Zaregistrováno. Monitorovací zpráva může být ze strany ŘO zamítnuta (pokud obsahuje chybná data) a vrácena k dopracování. Uživatel bude o vrácení informován a u vrácené MZoU v IS BENEFIT7 se změní údaj ve sloupci Stav dle MONIT7+ na Vrácena k dopracování a stav na Vrácený. 10
U MZoU ve stavu Vrácena k dopracování se zaktivní tlačítko Storno finalizace. Jeho stisknutím se MZoU odemkne k opětovné editaci a uživatel může provést potřebné opravy. Následnou finalizací uživatel MZoU opět zamkne a automaticky odešle do IS ŘO ROP SZ. Schéma postupu při stornu finalizace Chyba v Monitorovací zprávě (MZ): Storno finalizace MZ Oprava MZ Finalizace MZ Storno finalizace ŽoP Finalizace ŽoP přenos ŽoP i MZ do IS MONIT7+. 11
Verze 1 3. prosince 2010 12