01. 0.A fíls Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Historický ústav AV ČR, v. v. i. Č.j. : HIU-389/2018 k naplňování povinností vyplývajících ze zákona č. 134/2016 Sb., zákona o zadávání veřejných zakázek (dále jen "ZZVZ"). I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Tato směrnice upravuje základní pravidla při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu uvedených v 27 ZZVZ, zadávaných mimo režim ZZVZ, jejichž zadavatelem je Historický ústav AV ČR, Praha, v. v. i;, se sídlem Prosecká 809/76, 19000, Praha 9, IČ 67985963, DIČ CZ67985963 (dále jen "HÚ" nebo "zadavatel"). II. ZÁKLADNÍ PRINCIPY A ZÁSADY ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK (l) Veřej ne zakázky a j ej ich druhy l. Veřejnou zakázkou na dodávky je veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí veřejné zakázky na stavební práce. Pořízením se rozumí zejména koupě, nájem nebo pacht. 2. Veřejnou zakázkou na služby je veřejná zakázka, jejímž předmětem je poskytování jiných činností, než uvedených v 14 odst. 3 ZZVZ. 3. Veřejnou zakázkou na stavební práce je veřejná zakázka, jejímž předmětem je a. poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému pro účely veřejných zakázek podle přímo použitelného předpisu Evropské unie), b. zhotovení stavby, nebo c. poskytnutí souvisejících projektových činností, pokud jsou zadávány společně se stavebními pracemi podle písmene a) nebo b) tohoto odstavce. 4. Stavbou je z hlediska ZZVZ výsledek stavebních nebo montážních prací vytvářející jednotný celek, který je sám o sobě dostatečný k plnění hospodářské nebo technické fiinkce. Bez ohledu na právní formu spolupráce mezi zadavatelem a dodavatelem se za veřejnou zakázku na stavební práce považuje rovněž zhotovení stavby odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem, přičemž za odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem se považuje stavba, u níž má zadavatel rozhodující vliv na druh nebo projekt stavby 5. Veřejná zakázka ve smyslu ZZVZ musí současně splňovat následující podmínky: d. zakázka musí být zadávána zadavatelem veřejných zakázek ve smyslu 4 zzvz,
e. zakázka musí zahrnovat prvek (byť jen potenciální) úplaty (finanční či nefinanční), která je typicky na straně zadavatele nebo z veřejných prostředků, f. musí se jednat o zakázku na dodávky, služby nebo stavební práce. 6. Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázkajejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky a. na dodávky nebo na služby částce 2. 000. 000, - Kč bez DPH, nebo b. na stavební práce částce 6. 000. 000, - Kč bez DPH. (2) Zásady zadávání veřejných zakázek l. Zásada transparentnosti 1. 1.Zadavatel při postupu podle ZZVZ musí dodržovat zásady transparentnosti a přiměřenosti. Ve vztahu k dodavatelům musí zadavatel dodržovat zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace. Výše uvedené zásady zadávání se uplatní i v případě, že zadavatel může zakázku zadat i mimo ZZVZ, resp. na tuto zakázku nedopadá režim popsaný ZZVZ. l.2. Dále platí, že zadavatel nesmí omezovat účast v zadávacím řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo ve členském státě Evropské unie a ostatních státech, které mají s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce. l. 3. Jakákoliv zakázka musí být vždy zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení. l.4. K naplnění této zásady bude zadavatel provádět, mimo jiné, následující: a. pořizovat a uchovávat o všech významných úkonech písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, aby mohly být případně úkony zadavatele nezávisle přezkoumány, b. jasně vymezovat kritéria, podle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelů, vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek, c. opatřovat všechna rozhodnutí řádným odůvodněním, d. uveřejňovat smlouvu na plnění veřejné zakázky za podmínek z. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). 2. Zásada rovného zacházení 2. 1. Zadavatel v průběhu zadávání (veřejné) zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, přistupuje stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. 2. 2. K dodržení této zásady proto zadavatel v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni dodavatelé předem věděli Jak bude řízení probíhat
(tedy např. bude-li omezován počet dodavatelů a z jakého důvodu, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek alp. ). 3. Zásada zákazu diskriminace 3. l. V průběhu zadávání (veřejné) zakázky zadavatel postupuje vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k neodůvodněné diskriminaci žádného z dodavatelů. 3. 2. Zásadu zákazu diskriminace zadavatel důsledně uplatňuje nejen ve vztahu k dodavatelům se sídlem, místem podnikání či bydlištěm na území ČR, ale rovněž ve vztahu k zahraničním dodavatelům. Za porušení zásady diskriminace však nelze považovat používání českého jazyka v rámci zadávacího řízení. 4. Zásada hospodárnosti 4. 1. Smyslem zadání veřejné zakázky je zajistit statek, který zadavatel skutečně potřebuje pro zajištění plnění svých úkolů tak, aby uspokojil jeho potřebu (účelnost) zpravidla za co nejnižší cenu (hospodárnost), respektive za nejnižší cenu připadající na jednotku užitečnosti (efektivnost - a to především ve vztahu k posuzování kvality vlastního statku). Posuzování ekonomické výhodnosti tak musí být hodnoceno na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality. III. OBECNÁ PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU HU je jakožto právnická osoba, která byla založena nebo zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu a která nemá průmyslovou nebo obchodní povahu, veřejným zadavatelem dle 4 odst. l písm. e) ZZVZ. HU jako zadavatel není povinen zadat v zadávacím řízení veřejnou zakázku malého rozsahu. Při jejím zadávání je však zadavatel povinen dodržet zásady podle 6 ZZVZ. Zadavatel je povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu podle této směrnice, ledaže a. zadavatel postupuje při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu podle ZZVZ, b. zadavatel postupuje při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu podle podmínek stanovených poskytovatelem dotace u zakázky spolufinancované z prostředků Evropské unie, nebo c. se jedná o bezprostřední řešení následků havarijních stavů, živelních pohrom či odvracení bezprostředně hrozícího ohrožení osob a majetku, a to v nezbytně nutném rozsahu. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou do 199. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a stavební práce je upraven v či.
V odst. l této směrnice. 5. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce je upraven v či. V odst. 2 této směrnice. 6. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 500. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 2. 000. 000, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 500. 000,- Kč (včetně) bez DPH do 6.000. 000, - Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce je upraven v či. V odst. 3 této směrnice. IV. PŘÍPRAVA VEŘEJNÉ ZAKÁZKY l. Určení hlavního předmětu veřejné zakázky 1. 1. Veřejné zakázky, které v sobě zahrnují více druhů veřejných zakázek, se zadávají v souladu s pravidly platnými pro druh veřejné zakázky odpovídající hlavnímu předmětu této veřejné zakázky. 1. 2. Obsahují-li veřejné zakázky dodávky i služby a nejedná se o veřejnou zakázku na stavební práce, určí se hlavní předmět podle části předmětu veřejné zakázky s vyšší předpokládanou hodnotou. 1. 3. V ostatních případech se hlavní předmět určí podle základního účelu veřejné zakázky. 2. Určení předpokládané hodnoty veřejné zakázky 2. 1. Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřená v penězích. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se nezahrnuje daň z přidané hodnoty. 2. 2. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se zahrne hodnota všech plnění, která mohou vyplývat ze smlouvy na veřejnou zakázku, není-li dále stanoveno jinak. 2. 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví k okamžiku zahájení zadávacího řízem. 2. 4. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví na základě údajů a infonnací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje nebo informace, vychází z informací získaných průzkiimem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem. 2. 5. Předpokládaná hodnota získaná na základě průzkumu trhu se stanoví jako průměrná cena zjištěná u alespoň 3 poskytovatelů plnění (např. z internetu, reklamy, poptávky, cenové nabídky, návštěvou provozovny, apod. ), příp. prostřednictvím odborníka k určení předpokládané hodnoty.
2. 6. Pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na dodávky je rozhodná u smlouvy na dobu a. určitou předpokládaná výše úplaty za celou dobu trvání smlouvy, b. neurčitou nebo jejíž trvání nelze přesně vymezit předpokládaná výše úplaty za 48 měsíců. 2. 7. Pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na služby, u které se nestanoví celková smluvní cena, je rozhodná předpokládaná výše úplaty a. za celou dobu trvání smlouvy, je-li doba trvání smlouvy rovna 48 měsíců nebo kratší, b. za 48 měsíců u smlouvy na dobu neiirčitou, nebo smlouvy s dobou trvání delší než 48 měsíců. 2. 8. Poskytuje-li zadavatel dodavateli dodávky, služby nebo stavební práce, které jsou nezbytné pro poskytnutí zadavatelem požadovaných stavebních prací, zahrne jejich hodnotu do předpokládané hodnoty veřejné zakázky na stavební práce. 2. 9. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky rozdělené na části 2. 9. 1. Je-li veřejná zakázka rozdělena na části, stanoví se předpokládaná hodnota podle součtu předpokládaných hodnot všech těchto částí bez ohledu na to, zda je veřejná zakázka zadávána a. v jednom nebo více zadávacích řízeních, nebo b. zadavatelem samostatně nebo ve spolupráci s jiným zadavatelem nebo jinou osobou. 2. 9. 2. Součet předpokládaných hodnot částí veřejné zakázky podle odstavce 2. 10. 1 tohoto článku musí zahrnovat předpokládanou hodnotu všech plnění, která tvoří jeden funkční celek a jsou zadávána v časové souvislosti. 2. 10. Předpokládaná hodnota veřejných zakázek pravidelné povahy 2. 10. 1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky, jejímž předmětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby, se stanoví jako a. skutečná cena uhrazená zadavatelem za dodávky nebo služby stejného druhu během předcházejících 12 měsíců nebo předchozího účetního období, které je delší než 12 měsíců, upravená o změny v množství nebo cenách, které lze očekávat během následujících 12 měsíců, nebo b. součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek a služeb, které mají být zadavatelem zadány během následujících 12 měsíců nebo v účetním období, které je delší než 12 měsíců, pokud nemá k dispozici údaje podle písmene a). 2. 10. 2. Má-li být smlouva uzavřena na dobu delší než l 2 měsíců, upraví se předpokládaná hodnota veřejné zakázky stanovená podle odstavce 2. 10. l tohoto článku podle odstavce 2. 6 (veřejné zakázky na dodávky) nebo 2. 7 (veřejné zakázky na služby) tohoto článku. 2. 10. 3. Za veřejné zakázky podle odstavce 2. 10. 1 tohoto článku se nepovažují veřejné zakázky s takovým předmětem, jehož jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a
zadavatel pořizuje takové dodávky či služby opakovaně podle svých aktuálních potřeb. 2. 10.4. Zadávající osoba je po stanovení předpokládané hodnoty zakázky povinna u ekonomického oddělení zjistit, zda se v daném kalendářním roce pořizuje obdobné plnění, a pokud ano, připočíst tuto hodnotu ke stanovené předpokládané hodnotě za účelem stanovení závazného postupu pro zadání veřejné zakázky. v. KONKRÉTNÍ POSTUPY PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK l. Veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou do 199. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a stavební práce 1. 1. Při zadávám veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou do l 99. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a stavební práce je zadavatel povinen řídit se pouze zásadami vymezenými v či. II. odst. 2 této směrnice, tj. zadavatel je zejména povinen postupovat při pořizování jednotlivých plnění transparentně, účelně a hospodárně a přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům. Vlastní realizace takovéto veřejné zakázky bude realizována zpravidla formou objednávky, přímým nákupem či na základě smlouvě. 2. Veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 200.000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce 2. 1 Při zadávání veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999,- Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce je zadavatel povinen řídit se pouze zásadami vymezenými v či. II. odst. 2 této směrnice, tj. zadavatel je zejména povinen postupovat při pořizování jednotlivých plnění transparentně, účelně a hospodárně a přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům. Takovéto veřejné zakázky budou realizovány zpravidla: a. písemnou objednávkou s přesným vymezením požadovaného plnění jednomu uchazeči, popřípadě s dalšími podmínkami plnění s tím, že vlastní plnění může být realizováno zpravidla na základě písemné smlouvy. 2.2. Domčení či zveřejnění příslušné objednávky bude provedeno příslušným zaměstnancem technicko-hospodářské správy HU e-mailem, faxem, datovou schránkou, poštou, osobně nebo jiným prokazatelným způsobem. 2. 3. U veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 200. 000, - Kč (včetně) bez DPH do 499. 999, - Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce je zadavatel povinen vždy zvážit s ohledem na povahu samotné veřejné zakázky na stavební práce uzavření vlastní smlouvy, ve které by měl zohlednit rozhodné požadavky na vymezení povinností zhotovitele vůči HÚ (limitace víceprací, definování sankcí v případě pomšení povinností na straně zhotovitele, apod. ). 3. Veřejné zakáži^ malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 500.000, - Kč (včetně) bez DPH do 2.000. 000, - Kč (včetně) bez DPH pro dodávky a služby a veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou vyšší než 500.000,- Kč (včetně)
bez DPH do 6. 000. 000, - Kč (včetně) bez DPH pro stavební práce 3. l Zadavatel může zadat veřejnou zakázku: a. v otevřené výzvě, nebo b. v uzavřené výzvě. 3.2. V otevřené výzvě oznamuje zadavatel oznámením výběrového řízení neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat zakázku v tomto výběrovém řízení; oznámení otevřené výzvy je výzvou k podání nabídek dodavatelů. Oznámení výběrového řízení uveřejní zadavatel po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek: a. na profilu zadavatele, nebo b. způsobem, který určí podmínky příslušného dotačního programu (např. OPPK, apod.). 3. 3. V uzavřené výzvě vyzývá zadavatel písemnou výzvou nejméně 3 dodavatelů k podání nabídky s přesným vymezením požadovaného plnění. 3.4. Zadavatel vyzve k podání nabídky nižší počet dodavatelů, než jaký je stanoven v odstavci 2.3 tohoto článku, případně i jen jediného dodavatele, pokud nelze z objektivních důvodů tento počet dodržet (např. existuje pouze jediný dodavatel předmětu veřejné zakázky, jsou naplněny okolnosti dle 63, 64, 65, 66 ZZVZ), nebo pokud je použití tohoto způsobu z jiných důvodů nevhodné. O této skutečnosti vyhotoví zadavatel písemnou zprávu, která obsahuje odůvodnění oslovení nižšího počtu dodavatelů. 3. 5. Náležitosti oznámení při zadání veřejné zakázky v otevřené a uzavřené výzvě: 3. 5. 1. Součástí oznámení otevřené výzvy, oznámení uzavřené výzvy nebo informací uveřejněných na elektronickém tržišti (dále jen "oznámení výběrového řízení") musí být základní informace o zakázce a výběrovém řízení. Oznámení výběrového řízení musí obsahovat alespoň tyto údaje: a. identifikační údaje zadavatele; b. název zakázky; c. dmh zakázky (dodávky, služby nebo stavební práce); d. předmět zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky; e. doba a místo plnění zakázky; f. podmínky a požadavky na zpracování nabídky, tj. jaké údaje týkající se předmětu zakázky a jeho realizace mají uchazeči v nabídkách uvést, aby mohl zadavatel posoudit soulad nabídky se zadávacími podmínkami, dále požadavek zadavatele na předložení návrhu smlouvy na realizaci zakázky, pokud není návrh smlouvy součástí zadávacích podmínek; g. lhůta a místo pro podání nabídky; h. základní hodnotící kritérium, které bude odpovídat požadavku na ekonomickou výhodnost nabídky, a to na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality, což umožňuje hodnocení jen na základě kritéria nejnižší nabídkové ceny, příp. na základě více kritérií, zohledňujících i kvalitu nabízeného plnění;
i. způsob hodnocení dle hodnotících kritérií; j. požadavky na varianty nabídek, pokud j e zadavatel připouští; k. poskytování vysvětlení k podmínkám výběrového řízení; l. požadavky na prokázání kvalifikace uchazeče, pokud zadavatel požadavky na kvalifikaci stanoví; m. Úplné znění smlouvy na veřejnou zakázku. 3. 6. Lhůta pro podání nabídek a žádosti o vysvětlení k podmínkám výběrového řízení 3. 6. 1. Lhůtu pro podání nabídek stanoví zadavatel vždy s ohledem na předmět zakázky v oznámení výběrového řízení stanovemm konce lhůty pro podání nabídek. 3.6.2. Lhůta stanovená podle této směrnice počíná dnem, který následuje po události, jež je rozhodující pro její počátek. Rozhodnou událostí je uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení/odeslání výzvy k podání nabídky. 3. 6. 3. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 5 pracovních dnů. 3. 6. 4. Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být zadavateli domčena nejpozději: a. 3 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek v případě, kdy lhůta pro podání nabídek je zadavatelem stanovena na 5 pracovních dnů; b. 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek v případě, kdy lhůta pro podání nabídek je zadavatelem stanovena v rozmezí 6 až 9 pracovních dnů; c. 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek v případě, kdy lhůta pro podání nabídek je zadavatelem stanovena v rozmezí 10 až 14 pracovních dnů; d. 6 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek v případě, kdy lhůta pro podání nabídek je zadavatelem stanovena na 15 či více pracovních dnů. 3. 6. 5. Dodatečné informace může zadavatel poskytnout i bez předchozí žádosti. 3. 6. 6. Dodatečné informace včetně přesného znění požadavku odešle zadavatel současně všem zájemcům, které vyzval v rámci uzavřené výzvy, nebo dodatečné informace včetně přesného znění žádosti uveřejní stejným způsobem, jakým uveřejnil oznámem otevřené výzvy. 3.7. Vymezení podmínek o jednám o nabídkách 3. 7. 1 Zadavatel si může v podmínkách výběrového řízení vyhradit, že o podaných nabídkách bude s uchazeči jednat. V takovém případě je ve výzvě povinen uvést způsob a zásady jednání s uchazeči o nabídkách. 3. 7. 2. Zadavatel může jednáním o nabídkách pověřit hodnotící komisi, některé její členy či jinou osobu. 3. 8. Otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek
3. 8. 1 Otevírání obálek provádí: a. komise pro otevírání obálek, která má alespoň 3 členy, jejíž členové byli jmenováni zadavatelem, nebo b. hodnotící komise, která má alespoň 3 členy, jejíž členové byli jmenováni zadavatelem, a která byla ustanovena jako komise pro otevírání obálek a současně jako hodnotící komise. 3. 8. 2. Posouzení a hodnocení nabídek provádí hodnotící komise, která má alespoň 3 členy, jejíž členové byli jmenováni zadavatelem. 3. 8. 3. V komisi musí být vždy zastoupena osoba věcně odpovědná za realizaci veřejné zakázky z hlediska potřeb zadavatele. 3. 8.4. Je-li to odůvodněno předmětem zakázky, musí mít osoba provádějící hodnocení nabídek nebo alespoň jedna třetina členů hodnotící komise příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu zakázky. 3. 8. 5. O otevírání obálek se pořizuje protokol o otevírání obálek obsahující: a. seznam domčených nabídek, včetně identifikačních údajů uchazečů; b. seznam uchazečů vyzvaných k doplnění/objasnění nabídky, pokud byli vyzváni; c. údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení. 3. 8. 6. Obálky nesmí být otevřeny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Otevírají se pouze obálky doručené ve lhůtě pro podání nabídek. 3. 8. 7. Osoby, které se účastní otevírání obálek, nesmí být ve vztahu k zakázce a uchazečům podjaté a musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvědí v průběhu otevírání obálek. Před zahájením otevírání nabídek musí potvrdit svou nepodjatost a převzetí závazku mlčenlivosti formou čestného prohlášení. 3. 9. Posouzení a otevírání nabídek 3.9. 1. Po otevření obálek provede hodnotící komise posouzení nabídek. Posouzení nabídek spočívá v posouzení, zda nabídky vyhověly zadávacím podmínkám. 3. 9. 2. Jestliže je nabídka shledána nejasnou nebo neúplnou, může být uchazeč vyzván k jejímu doplnění nebo objasnění. Doplněním nebo objasněním nabídek nesmí být změněna nabídková cena a/nebo údaje a informace, které jsou předmětem hodnocení. 3. 9. 3. V případě, že uchazeč nabídku v dodatečné lhůtě nedoplní nebo neobjasní, případně zadavatel nepromine pozdní doplnění nebo objasnění, musí být tato nabídka vyřazena. 3. 9. 4. Hodnocení nabídek provádí hodnotící komise podle hodnotících kritérií uvedených v zadávacích podmínkách. Hodnocení nabídek může být provedeno před jejich posouzením, v takovém případě dojde k posouzení nabídky podané uchazečem, se kterým má být uzavřena smlouva. 3.9.5. O posouzení a hodnocení nabídek se pořizuje protokol o jednání hodnotící komise a současně zpráva o posouzení a hodnocení nabídek.
3. 10. Uzavření smlouvy s dodavatelem 3. 10. 1. V případě uzavírám smlouvy platí, že zadavatel je oprávněn uzavřít smlouvu (pokud není dále uvedeno jinak) pouze s uchazečem, který podal vítěznou nabídku (dále jen "vybraný uchazeč"). 3. 10. 2. V případě, že vybraný uchazeč odmítne uzavnt smlouvu se zadavatelem nebo mu neposkytne dostatečnou součinnost, může uzavřít zadavatel smlouvu s uchazečem, který se umístil jako druhý v pořadí. Postup dle předchozí věty může zadavatel opakovat pro uchazeče, který se umístil na třetím místě v pořadí. 3. 10. 3 Za nedostatečnou součinnost je považována skutečnost, kdy vybraný uchazeč nereaguje žádným způsobem (tzn. v listinné podobě nebo elektronicky) na výzvy zadavatele. V případě, že uchazeč neposkytl zadavateli dostatečnou součinnost, doloží zadavatel tuto skutečnost písemně formou čestného prohlášení 3. 10.4. Smlouva musí být uzavřena ve shodě s podmínkami výběrového řízení a vybranou nabídkou. 3. 10.5. Smlouva musí mít písemnou fonnu. 3. 11. Oznámení o výsledku výběrového řízení 3. 11. 1. 0 výsledku výběrového řízení musí být bez zbytečného odkladu informováni všichni uchazeči, kteří podali nabídky ve lhůtě pro podání nabídek a jejichž nabídka nebyla vyřazena z výběrového řízení. 3 11.2. Oznámení o výsledku výběrového řízení musí obsahovat min. následující informace: a. identifikační údaj e uchazečů, j ej ichž nabídka byla hodnocena, b. výsledek hodnocení nabídek, z něhož je zřejmé pořadí nabídek. 3. 11.3. Oznámení o výsledku výběrového nzení musí být zasláno písemně, a to buď dopisem, nebo elektronicky (odeslání musí být schopen zadavatel prokázat - dodejka, podací lístek, předávací protokol, emailová doručenka spolu s odeslaným emailem apod. ). 3. 11.4. Pokud si to zadavatel v oznámení výběrového řízení vyhradil, může ve výběrovém řízení uveřejnit oznámení o výsledku výběrového řízení a případné oznámení o vyřazení nabídky stejným způsobem, jakým vyhlásil výběrové řízení. V takovém případě se oznámení o výsledku výběrového řízení a případné oznámení o vyřazení nabídky považuje za doručené všem dotčeným zájemcům a všem dotčeným uchazečům okamžikem uveřejnění. 3. 12. Zrušení výběrového řízení 3. 12. l. Zadavatel je oprávněn výběrové řízení zrušit, nejpozději však do uzavření smlouvy. O zrušení výběrového řízení je zadavatel povinen bezodkladně písemně informovat všechny uchazeče, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. 3. 12. 2. V případě zrušení výběrového řízení v době běhu lhůty pro podávání nabídek, uveřejní 10
zadavatel informaci o zrušení výběrového řízení stejným způsobem, jakým toto výběrové řízení zahájil. 3. 12. 3. Je-li nabídková cena vybraného uchazeče vyšší než limit zvoleného způsobu zadání, je zadavatel povinen výběrové řízení zmšit. VI. UVEŘEJŇOVÁNÍ SMLUV l. Zadavatel uveřejní na profilu zadavatele smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to do 15 dnů od jejich uzavření nebo od konce každého čtvrtletí v případě veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové dohody nebo v dynamickém nákupním systému. To neplatí pro a. smlouvu na veřejnou zakázku, jejíž cena nepřesáhne 500.000,- Kč bez DPH, b. smlouvu na veřejnou zakázku, u které veřejný zadavatel postupoval v souladu s 29 písm. a) až c) a písm. l) bod 2, 30 písm. d) nebo 191 odst. 2 písm. e) ZZVZ, c. smlouvu uveřejněnou podle jiného právního předpisu. 2. Zadavatel uveřejní na profilu zadavatele rámcovou dohodu do 15 dnů od jejího uzavření. 3. Zadavatel uveřejní nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění podle odstavce l tohoto článku. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje l rok, uveřejní veřejný zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce. 4 Uveřejňování smluv za podmínek a v rozsahu zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registm smluv (zákon o registm smluv), se řídí tímto zákonem. Vil. PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ l. Zadavatel může pověřit jinou osobu, aby provedla postup podle této směrnice, s výjimkou schválení v rámci předběžné kontroly a rozhodnutí o výběm nejvhodnější nabídky nebo o zrušení zadávacího řízení. 2. Tato směrnice nahrazuje dosud platnou a účinnou směrnici upravující zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. 3. Tato směrnice nabývá platnosti dnem a účinnosti dnem l. října 2018. V Praze dne 24. 9. 2018 /^Ue^é^ doc. PhDr. Martin H, Ph.D. ředitel Historického ústa AV ČR, Praha, v. v. i 11 HISTORICKÝ USTAV AV ČR, v. v. i. 190 00 Praha 9, Prosecká 76 IČO 67985963, DIČ CZ67985963