Uživatelská příručka IS KP14+ Zpráva o realizaci šablony II (výzvy 63, 64, 65 a 66) Operační programvýzkum, vývoj a vzdělávání Programové období 2014 2020 Verze 1.0
Obsah 1. Úvod... 3 2. Vytvoření a editace IoP/ZoR... 3 3. Vyplnění zprávy o realizaci krok za krokem... 7 3.1. Informace o zprávě... 7 3.2. Realizace, provoz/údržba výstupu... 8 3.3. Identifikace problému... 9 3.4. Aktivity... 9 3.5. Jednotky aktivit ZP... 10 3.6. Žádost o platbu... 11 3.7. Indikátory... 14 3.8. Horizontální principy... 18 3.9. Publicita... 19 3.10. Veřejné zakázky... 20 3.11. Dokumenty zprávy... 21 3.12. Dokumenty... 22 3.13. Čestná pohlášení... 23 3.14. Kontroly... 23 3.15. Podpis dokumentu... 24 4. Proces kontroly Zprávy o realizaci... 27 4.1. Vráceni zprávy o realizaci k dopracování... 27 4.2. Schválení Zprávy o realizaci... 29 5. Závěrečná zpráva o realizaci projektu... 30 2
1. ÚVOD Příručka si klade za cíl seznámit uživatele na straně příjemce s vyplněním, finalizací a podáním zprávy o realizaci (dále jen ZoR) ve fázi realizace zjednodušených projektů. Pro korektní práci na formuláři ZoR je nutné dodržovat HW a SW požadavky (k dispozici na úvodní obrazovce IS KP14+, záložka HW a SW požadavky). Formulář ZoR je podepisován prostřednictvím platného elektronického podpisu. Podmínkou zpřístupnění záložky ZoR je stav projektu v ISKP14+ Projekt ve fyzické realizaci. Doporučujeme, aby v době založení ZoR byly schváleny všechny žádosti o změnu na projektu s přímou vazbou na ZoR. Tímto postupem bude zajištěna konzistentnost dat. Zjednodušené formy financování mají k dispozici pouze formulář Zprávy o realizaci, jehož součástí je také zjednodušená žádost o platbu. 2. VYTVOŘENÍ A EDITACE IOP/ZOR Po přihlášení uživatele na svůj uživatelský účet v IS KP14+ je k dispozici modul Žadatel. Zde je přehled všech žádostí/projektů daného uživatele. Založení IoP/ZoR nemůže provést uživatel s rolí Čtenář projektu, s ostatními rolemi ano. Dále si uživatel zvolí projekt, na kterém chce generovat ZoR. 3
Podmínkou pro založení ZoR je viditelnost záložky Zprávy o realizaci v levém přehledovém menu. Pokud záložka viditelná není, kontaktujte prosím svého projektového administrátora na ŘO nebo konzultační linku pro šablony tel. 234 814 777, dotazyzp@msmt.cz. Na vybraném projektu uživatel vstoupí do modulu Informování o realizaci, kde si otevře záložku Zprávy o realizaci, viz obrázek. Detail záložky Zprávy o realizaci obsahuje další dvě záložky a) Harmonogram Informací/Zpráv Harmonogram Informací/Zpráv se generuje ze strany ŘO. Podmínky pro vygenerování harmonogramu jsou následující: - Aktualizovaný a platný finanční plán (sloupec Předpokládané datum podání); - existence Právního aktu o poskytnutí/převodu podpory s vyplněným polem Datum uzavření (Datum uzavření musí být starší než Datum předložení plán na 1. Finančním plánu na záložce Finanční plán); Poslední ZoR v pořadí je označena jako ZZoR (závěrečná ZoR). 4
b) Založit novou Zprávu/Informaci Na obrazovce Informování o realizaci se nejdříve zobrazí seznam se zprávami (před vytvořením první ZoR je prázdný). Přes záložku Založit novou Zprávu/Informování dojde k vygenerování řádku ZoR. Pokud záznam vygenerovat nejde, důvodem je prázdný harmonogram ZoR na straně ŘO. V tomto případě kontaktujte svého projektového administrátora na ŘO nebo konzultační linku pro šablony. Novou ZoR lze založit (přepnout do stavu Rozpracována) v případě, že jsou všechny předchozí vypořádány (stav Schválena ŘO z obsahové kvality/zamítnuta ŘO)V případě založení další ZoR před schválením předešlé nebude aktivní záložka Indikátory, Aktivity, Jednotky aktivit ZP. Záložky se zaktivní až schválení předešlé ZoR. Existuje-li žádost o změnu (dále jen ŽoZ), které ještě nebyla schválena nebo nenabyla Datum účinnosti a obsahuje záložky z formuláře ZoR, daná ZoR nebude vygenerovaná a uživatel bude o této skutečnosti informován kontrolním hlášením. Na formuláři ZoR v budoucnu přibude nové tlačítko pro Aktualizaci dat mezi ZoR a ŽoZ, nicméně do doby zapracování je nutné tuto vazbu hlídat ze strany příjemce. 5
Uživateli se zobrazí záložka Datové oblasti žádosti. V tuto chvíli je záznam ZoR kompletně vygenerovaný a je možné jej vyplňovat. V menu na levé straně záložky jsou k dispozici tyto oblasti: Navigace stisknutí pole Operace se dostanete na základní obrazovku projektu informace k procesu hodnocení, žádostech o přezkum hodnocení, projektová žádost. Současně přes toto pole můžete založit Žádost o platbu. Informování o realizaci na této záložce se právě nacházíte Zprávy o realizaci. Profil objektu zde můžete zasílat, evidovat depeše k danému projektu a zprávě, dále můžete zadávat úkoly či poznámky k projektu či zprávě. Datová oblast žádosti oblast obsahuje jednotlivé záložky připojené k zprávě o realizaci. V horní přehledové liště jsou k dispozici tato pole: Smazat možnost smazat záznam má pouze uživatel s rolí Správce přístupu. Kontrola stisknutím pole se na zprávě provede kontrola vyplněnosti všech povinných datových polí. Finalizaci stisknutím pole se na zprávě provede kontrola vyplněnosti všech povinných datových polí a současně se zpráva finalizuje. Tisk stisknutím pole se exportuje zpráva o realizaci do pdf formátu. 6
3. VYPLNĚNÍ ZPRÁVY O REALIZACI KROK ZA KROKEM U textových polí je uvedena vždy kapacita pole, tzn. max. počet znaků. V případě, že kapacita jakéhokoli textového pole příjemci nestačí, vloží příjemce do textového pole odkaz na přílohu ZoR. Do přílohy příjemce propíše potřebné informace/vloží část textu, která se mu do textového pole ZoR nevešla. Formulář obsahuje žlutá povinná pole, šedá nepovinná a šedá - automaticky načtené položky. Příjemce je informován o blížícím se termínu podání ZoR/ŽoP 20 pracovních dní předem prostřednictvím interní depeše na uživatele s rolí Správce přístupů projektu, Zástupce správce přístupů, Editor projektu, Signatář projektu a Zmocněnci projektu. 3.1. INFORMACE O ZPRÁVĚ Záložka Informace o zprávě obsahuje automaticky načtené základní informace o zprávě. Tato pole jsou needitovatelná. Předpokládané datum podání automaticky načtený údaj, odpovídá podobě finančního plánu. Při každé aktualizaci finančního plánu přes žádost o změnu se harmonogram ZoR aktualizuje. Upozorňujeme pouze na změnu řádku finančního plánu, na které je již ZoR založená. V tomto případě se na ZoR nepřepíše Předpokládané datum podání a chyba se bude vyskytovat při schválení ZoR na straně ŘO. Sledované období od pole je načteno automaticky z žádosti o podporu předpokládaného zahájení fyzické realizace projektu. V dalších ZoR se řídí délkou sledovaného období definovaného výzvou. I přes prvotní automatické načtení je pole editovatelné a může se upravit dle skutečnosti. Sledované období do příjemce uvádí: U první ZoR: Poslední den 8. měsíce od začátku realizace projektu. U dalších ZoR: Poslední den 8. měsíce od konce posledního sledovaného období. Příklad: Zpráva o realizaci č. 1 - Zahájení realizace projektu: 1. 9. 2018 - Sledované období od: 1. 9. 2018 - Sledované období do: 30. 4. 2019 (bez ohledu na to, kdy bylo vydáno Rozhodnutí o poskytnutí dotace) - Předložení ZoR: do 30. 5. 2019 (30. 4. 2018 + 20 pracovních dní) Zpráva o realizaci č. 2 - Sledované období od: 1. 5. 2019 - Sledované období do: 31. 12. 2019 - Předložení 2. ZoR: do 29. 1. 2020 (31. 12. 2019 + 20 pracovních dní) Zprávy o realizaci je předkládejte až po uplynutí sledovaného období. Box - Harmonogram projektu - Skutečné datum zahájení - doplnit v první zprávě o realizaci dle předpokládaného začátku realizace projektu v žádosti o podporu; 7
- Skutečné datum ukončení doplnit v závěrečné zprávě o realizaci (tj. v předchozích zprávách o realizaci bude prázdné). Ve spodní části obrazovky je vidět historie práce na zprávě. Zároveň je nutné vyplnit Kontaktní údaje ve věci zprávy 3.2. REALIZACE, PROVOZ/ÚDRŽBA VÝSTUPU Na této záložce je možné vyplnit pokrok v realizaci projektu. Záložka však není povinná. 8
3.3. IDENTIFIKACE PROBLÉMU Na záložce identifikace problému popisuje příjemce vzniklé problémy za sledované období. Z hlediska technického nastavení formuláře ZoR se jedná o nepovinnou záložku s nepovinnými datovými poli. Pokud ovšem na projektu problémové oblasti vznikly, příjemce je povinen o nich informovat a zároveň navrhnout kroky k řešení problému 3.4. AKTIVITY Příjemce na záložce Aktivity stiskne pole Vykázat změnu/přírustek. Poté dojde k načtení všech aktivit. Následně je nutné u každé aktivity upřesnit přes pole Popis realizace aktivity, zda-li byla aktivita realizovaná, či nikoliv. Do popisu realizace doplňte pouze velmi stručný popis aktivity za sledované období veškeré popisy aktivit jsou dokládány prostřednictvím výstupů v šablonách. V popisu zde je možné upozornit na některé skutečnosti při realizaci aktivity (např. změna osoby na personální pozici). 9
3.5. JEDNOTKY AKTIVIT ZP Box Aktivity, u kterých je vykazovaná změna/přírůstek za aktuální sledované období, je načtena automaticky, dle předešlé záložky. Box Jednotkové náklady aktivit, u kterých je vykazována změna/přírůstek za aktuální sledované období, popisuje jednotkové náklady a finanční vyjádření. 10
U každého záznamu aktivity příjemce vyplní datovou položku Dosažený počet jednotek v aktuální ZoR. Jedná se o povinnou datovou položku. Každý zaznamenaný údaj je nutné následně uložit. Pokud aktivita realizovaná nebyla, je ponechána hodnota 0. Následně dojde k aktualizaci finančního vyjádření. Povinnou přílohou ZoR je Kalkulačka indikátorů ZoR. Příjemce vyplní v kalkulačce aktivity, které bude vykazovat v ZoR, a to dle instrukcí uvedených na prvním listě Kalkulačky. POZOR v Kalkulačce indikátorů jsou vyplňovány aktivity (bez rozlišení, zda jedna aktivita obsahuje více jednotek aktivit tj. zda je vnitřně rozčleněna na více jednotek), zatímco v ZoR je nutné vyplnit jednotky aktivit. Při vyplňování jednotek v ZoR si příjemce zkontroluje, že po doplnění jednotek aktivit se doplní počet celých šablon shodně s počtem vykazovaným v Kalkulačce indikátorů ZoR. 3.6. ŽÁDOST O PLATBU Žádostí o platbu je míněno vyúčtování dosažných výstupů aktivit, které jsou předloženy v daném sledovaném období. Prvním krokem je stisknutí pole Vytvořit novou žádost o platbu. Dojde k načtení formuláře. Záložka obsahuje informaci o vazbě na finanční plán v případě první zprávy o realizaci je pořadí navázané žádosti o platbuč. 2, stav je Plánovaná. V boxu Identifikační údaje Jsou automaticky načteny údaje o projektu. Dále informace o typ žádosti o platbu Závěrečná ŽoP a Zálohová platba vždy načteno automaticky dle pořadí na Finančním plánu. Pole Smaž žádost o platbu v případě nutnosti smazat celou ZoR (např. vazba na neschválenou žádost o změnu, zkušební záznam zprávy, apod.) je nejdříve nutné stisknout toto pole a až poté je možné smazat 11
ZoR přes pole Smazat na horní liště obrazovky. Smazat ZoR má možnost pouze uživatel s rolí Správce přístupů. Pokud nedojde k stisknutí tohoto pole na obrazovce Žádost o platbu před smazáním ZoR jako takové, na nové vygenerové ZoR bude figurovat pořád původní informace. Nedojde k aktualizaci dat. 2 Box Úvodní informace Automaticky jsou načteny informace o typu financování Ante, verze ŽoP, vazba na položku Finančního plánu (u první zor č.2) a datum podání žádosti o platbu. Pole Název účtu zřizovatele příjemce zůstává vždy prázdné. Pole nevyplňujte. Zdůvodnění platby je nepovinné pole, nevyplňujte. Ikony Vytvořit novou žádost o platbu a Smaž žádost o platbu nepoužíváme. 12
Posledním krokem na této obrazovkce je stisknutí pole Naplni data Jednotek aktivit ZP. Jednotlivé okénka se automaticky naplní. Uložením se vše korektně uloží. Pole Částka na krytí výdajů se nevyplňuje. Naplnit data Jednotek aktivit ZP Upozornění: Pokud dojde po prvním stisknutí Naplnit data Jednotek aktivit ZP k úpravě dat na záložce Jednotky aktivit ZP, je nutné opakovaně stisknou Naplnit data Jednotek aktiviz ZP znova. Změna údajů ze záložky Jednotky aktivit ZP se neprovede sama a je nutné ji vyvolat opakovaným stisknutím daného pole. V další zprávě o realizaci bude v horní části uveden záznam již schválené žádosti o platbu č. 1 (pořadové číslo 2 pořadové číslo 1 má zálohová žádost o platbu, která je vystavena ze strany poskytovatele dotace). 13
3.7. INDIKÁTORY Záložka indikátory obsahuje přehled všech indikátorů, ke kterým se příjemce zavázal. Přehledová tabulka obsahuje výstupní informace za žádosti, tedy Výchozí hodnota a Cílová hodnota. Tyto dvě informace nelze editovat. Při vyplňování výstupových indikátorů je nutné využít kalkulačky indikátorů, která je povinnou přílohou ZoR a je k dispozici na webových stránkách OP VVV v příslušné výzvě. Do kalkulačky zadejte pouze aktuálně vykazované aktivity, vypočítané výstupové indikátory opište do ZoR. Datová položka Dosažená hodnota a Datum dosažení hodnoty pokud došlo ve sledovaném období k naplnění indikátoru, budou ze strany příjemce vyplněny. Poslední sloupec je Procento plnění cílové hodnoty automaticky vyplněno dle plnění. Pokud došlo ve sledovaném období k plnění indikátoru, vstoupí příjemce na konkrétní záznam indikátoru a stiskne pole Vykázat změnu/přírůstek. Tímto krokem se indikátor přesune z horní tabulky Indikátory na projektu do spodní tabulky Indikátory, u kterých je vykazovaná změna/přírůstek za aktuální sledované období. Příjemce povinně vyplňuje pole Přírůstková hodnota a Datum přírůstkové hodnoty. Stisknutím pole Uložit se vložené údaje ukládají. Pole Dosažená hodnota kumulativně na detailu indikátoru se navýší o přírůstek. Pole Dosažená hodnota z projektu se naplní o přírůstek až s další ZoR stejně tak pole Dosažená hodnota a Datum dosažené hodnoty ve sloupcovém zobrazení v přehledové tabulce Indikátory na projektu se navýší až schválením ZoR. 14
UPOZORNĚNÍ: 1. V každé přehledové tabulce je zobrazeno 25 řádků, pokud existuje více záznamů, vznikají nové listy. U projektů s velkým počtem indikátorů můžou být indikátory zobrazeny až na 5ti listech. Uživatel při vyplňování indikátorů můžu buď filtrovat přes Kód indikátoru nebo pomocí šipek v levém spodním rohu filtovat. 15
2.Chybové hlášení: ISUM-314216: Indikátory - Není vyplněn povinný atribut Datum přírůstkové hodnoty. Zkontrolujte si všechny indikátory, které se vyplňují ručně. Jsou zobrazeny v přehledové tabulce Indikátory, u kterých je vykazovaná změna/přírůstek za aktuální sledované období na posledním listu (viz. upozornění výše). Chybové hlášení se také může týkat indikátoru 52100. Tento indikátory se nezobrazuje v přehledu IND, ale je viditelný pouze v tiskové verzi. Pokud si vygenerujete tiskovou verzi a u daného IND nebude datum vyplněno, smažte libovolný nápočtový IND z IND 52100 ze spodní přehledové tabulky. Následně opětovně na daném IND stiskněte Vykázat změnu/přírůstek a doplňte požadované hodnoty. Chybové hlášení se nebude již zobrazovat. 3.V rámci nápočtových a rozpadových pravidel IND se u některých IND načítá velké množství indikátorů. NEMAŽTE ŽÁDNÉ INDIKÁTORY. Smazáním jakéhokoliv indikátoru z pravidel dojde k porušení vztahů. 4.V případě chybových hlášení/nestandardního chování aplikace na záložce Indikátory, které nejsou uvedeny výše uvedeny, prosím neprodleně kontaktujte Technickou podporu OP VVV prostřednictvím depeše Adresát OPVVV_Žadatel/Příjemce_Technická podpora. Indikátor 60000 Celkový počet účastníků nelze ve zprávě o realizaci editovat tento indikátor je nutné načíst ze systému IS ESF2014+. Pro práci v IS ESF2014+ postupujte dle uživatelské příručky: https://opvvv.msmt.cz/balicek-dokumentu/item1018226.htm?a=1. Současně s tímto indikátorem se vygenerují i související statistické indikátory, a to dle vyplněných karet účastníků v IS ESF2014+. Žádný z těchto indikátorů nemažte! Indikátor 52100 Počet podpořených produktů je nápočtovým indikátorem, který se generuje jako součet hodnot některých výstupových indikátorů. Tento indikátor je ve vztahu k příjemci statistickým indikátorem. Indikátor se nezobrazuje v přehledové tabulce Indikátory, u kterých je vykazovaná změna/přírůstek, ale pouze v tiskové verzi zprávy o ralizaci. 16
V závěrečné zprávě o realizaci zkontrolujte, že vykazujete výsledkové indikátory, ke kterým jste zavázáni žádostí o podporu (52510, 51010, popř. 60000). Pokud jste povinni vykázat indikátor 51010 Počet organizací, ve kterých se zvýšila kvalita výchovy a vzdělávání a proinkluzivnost, je nutné vykázat i související indikátory statistické povahy: 51510, 51610 a 51710. Způsob doložení výsledkových indikátorů a milníku je popsán v příloze č. 3 výzvy Přehled šablon a jejich věcný výklad (na posledních stranách této přílohy, číslo kapitoly se liší dle výzev). Vazba na IS ESF Příjemci, kteří mají povinnost vykazovat indikátor 60000 prostřednictvím IS ESF2014+, budou mít u konkrétních indikátorů možnost automatického načtení Přírůstkové hodnoty a Datumu přírůstkové hodnoty. Podmínkou pro načítání indikátorů z IS ESF14+ je vyplněné datové pole Sledované období do na záložce Informace o zprávě. Příjemce může evidovat ve zprávě o realizaci dosaženou hodnotu IS ESF indikátoru ve chvíli, kdy mají schválen seznam podpořených osob (s každým novým přidáním nebo doplněním bagatelní podpory se znovu hodnota přepočítá opětovným schválením seznamu a opětovnou aktualizací přes pole Aktualizace v IS ESF14+). Také v tomto případě je prvním krokem zvolení konkrétního indikátoru 60000 v části Indikátory na projektu a stisknutí pole Vykázat změnu/přírůstek. V tuto chvíli se záznam uloží do části Indikátory, u kterých je vykazována změna/přírůstek za aktuální sledované období. Na záznamu se také zobrazilo tlačítko Aktualizace v IS ESF. Všechny ostatní položky jsou needitovatelné, příjemce pouze stiskne uváděné pole. Detailnější informace jsou uvedeny v uživatelské příručce Uživatelská příručka IS ESF2014+. 17
Jakékoliv dotazy s vyplnění databáze IS ESF2014+ směrujte přes interní depeši na helpovou podporu OPVVV_Technická pomoc_žadatel/příjemce. UPOZORNĚNÍ: 1.Aktualizovat indikátory z externí aplikace IS ESF je možné až po ukončení sledovaného období. Pokud uživatel provádí stisknutí pole Aktualizace z IS ESF dříve, zobrazí se mu následující chybové hlášení: Datum nesmí být vyšší než aktuální datum. 3.8. HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY V záložce Horizontální principy doplňuje příjemce plnění principů pouze v případě, že ve sledovaném období byly principy naplněny. Naplnění horizontálních principů doporučujeme uvést až v ZZoR. Do popisu vyplňte pouze stručný komentář v souladu s žádostí o podporu. Příjemce vstoupí na konkrétní princip, stiskne pole Vykázat změnu/přírůstek a následně vyplní povinné pole Popis plnění principu. 18
3.9. PUBLICITA Na záložce Publicita vyplňuje příjemce automaticky načtené formy publicity, pokud byly ve sledovaném období realizovány zvolením záznamu a stisknutím pole Vykázat změnu/přírůstek. Již v první ZoR je třeba vykázat plnění povinné formy publicity vyvěšení plakátu, uvedení informace o projektu na webových stránkách školy (pokud je příjemce má). Kromě toho také může založit další nepovinné formy přes tlačítko Nový záznam. 19
3.10. VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Pokud příjemce vyhlásil veřejnou zakázku dle pravidel OP VVV, je povinen o takové veřejné zakázce informovat příjemce dotace viz Pravidla pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů, kap. 12. Informace o veřejných zakázkách se zadávají v modulu Veřejné zakázky v IS KP14+. Tento modul je k dispozici přímo v projektu. Pro práci v modulu jsou uvedeny instrukce zde: https://opvvv.msmt.cz/balicek-dokumentu/item1015370.htm?a=1 V modulu Veřejné zakázky jsou automaticky načteny záznamy veřejných zakázek, které byly evidovány v žádosti o podporu Editace již evidovaného záznamu se provede přes tlačítko Vykázat změnu/přírůstek. V modulu Veřejné zakázky uvádí příjemce pouze veřejné zakázky spolufinancované z projektu OP VVV v předpokládané hodnotě nad 400.000 Kč bez DPH u veřejných zadavatelů, resp. 500.000 Kč bez DPH u zadavatelů, kteří nejsou zadavateli dle Zákona o zadávání veřejných zakázek, viz Pravidla pro žadatele a příjemce ZP kap. 12.1. Veřejné zakázky dle interních postupů škol (zřizovatelů škol) s předpokládanou hodnotou VZ nižší než 400.000 Kč bez DPH, resp. 500.000 Kč bez DPH, není třeba oznamovat. Dokumenty spojené s realizací veřejných zakázek příjemce nenahrává k ZoR projektu a uchovává je u projektové dokumentace. Před podáním závěrečné zprávy o realizac je nutné zkontrolovat, zda jsou všechny uvedené veřejné zakázky v logickém konečném stavu (např. VZ splněna, VZ nerealizována). Stavy VZ Stav realizace Kód Název Definice Plánována Nezahájena Zahájena Předběžné opatření Zrušena ze strany ÚOHS Zrušena ze strany zadavatele Zadána Nesplněna Splněna Zadávací řízení na veřejnou zakázku zatím nebylo zahájeno. Plánované zadávací řízení na veřejnou zakázku nebylo zahájeno, veřejná zakázka se neuskuteční. Zadávací řízení na veřejnou zakázku bylo zahájeno, nachází se v některé ze svých procesních fází. Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) nařídil před vydáním rozhodnutí ve správním řízení předběžné opatření, kterým pozastavuje zadávací řízení nebo zakazuje uzavřít smlouvu v zadávacím řízení. Zadávací řízení na veřejnou zakázku bylo zrušeno na základě rozhodnutí ÚOHS. Zadávací řízení na veřejnou zakázku bylo zrušeno zadavatelem. Byla uzavřena smlouva na realizaci veřejné zakázky. Smlouva na veřejnou zakázku byla uzavřena, ale nebyla realizována. Předmět veřejné zakázky byl splněn. 20
Stav realizace Kód Název Definice Částečně splněna Zákaz plnění Předmět veřejné zakázky byl splněn částečně, ve zbytku došlo k jeho nenaplnění. Rozhodnutím ÚOHS bylo zakázáno plnění smlouvy na veřejnou zakázku. 3.11. DOKUMENTY ZPRÁVY Záložka slouží pro vkládání příloh týkající se výlučně konkrétní zprávy o realizaci. Zde příjemce vloží veškeré dokumenty dokládající naplnění aktivit. Dokumenty bude příjemce značit číslem šablony a zkráceným názvem přílohy. Př.: I_2_5_prezenční listina. Zároveň vloží povinnou kalkulačku indikátorů s výpočtem vykazovaných indikátorů. Před vložením příloh do systému doporučujeme jednotlivé dokumenty zkomprimovat do jednoho souboru (použít zip nebo rar) a vložit jako jeden komprimovaný soubor. Jak je uvedeno na obrazovce, vložené přílohy se nebudou propisovat na projektovou záložku Dokumenty, ale zůstanou uloženy pod zprávou. Příjemce přes tlačítko Nový záznam vkládá Název dokumentu a následně přes pole Připojit vkládá dokument přílohy. Přílohy ZoR projektu postačí doložit jako prostou kopii tzn., pokud je na dokumentu vyžadován podpis, může se jednat o běžný ruční podpis. Dokument je následně oskenován a doložen v ZoR projektu. Je samozřejmě možné dokument podepsat i elektronicky. Dokument lze elektronicky podepsat přes ikonu pečetě. Jakmile se dokument podepíše, pečeť je zelená. Společně se ZoR projektu je kontrolována vlastnická struktura příjemce i v době realizace projektu. Příjemce, 21
který NENÍ zřízen organizační složkou státu (OSS), krajem, obcí nebo svazkem obcí, v žádosti o podporu na záložce Subjekty uvedl informace k vlatnické struktuře (zvláště žadatelé s právní formou s.r.o.). Pokud dojde ke změně vlastnické struktury příjemce, který není OSS nebo není zřízen OSS, krajem, obcí nebo svazkem obcí, je třeba do ZoR doložit dokument Prokázání vlastnické struktury žadatele/příjemce. Tento formulář je uveden mezi přílohami ZoR přímo u příslušné výzvy. Pokud je změna taková, že se tím mění i údaje na záložce Subjekty v IS KP14+, tak příjemce informuje o této změně prostřednictvím žádosti o změnu (vybere příslušný typ Subjektu a aktualizuje údaje) jedná se o nepodstatnou změnu projektu. Pokud nedojde k žádné změně ve vlastnické struktuře, není třeba o této skutečnosti informovat. 3.12. DOKUMENTY Záložka obsahuje dva přehledy příloh: - Dokumenty na projektu - přehled příloh z žádosti o podporu nebo žádosti o změnu - pro editaci používá příjemce fce Vykázat změnu/přírůstek: o nelze změnit název přílohy o vloženou fyzickou přílohu nejde smazat, pouze ji vyměnit - Dokumenty - přes tlačítko Nový záznam mohou být navázány další přílohy, které budou následně uloženy pod projektovou úroveň jedná se o přílohy, které mohou mít charakter vztahující se k projektu, nikoliv jen konkrétní zprávě. Přílohy z této záložky se po schválení ZoR a rozehrání dat načtou na projektovou záložku Dokumenty. 22
U každého záznam aktualizované přílohy (nová příloha nebo aktualizovaná příloha přes Pole Vykázat změnu/přírůstek) je datová položka Akce prováděná se záznamem, jak ji chceme promítnout zpět do projektu. V tomto poli uživatel volí: - Nový záznam automaticky načteno Záznam vytvořen; - Aktualizace záznamu Záznam upraven (např. nová verze přílohy); Záznam smazán (smazání přílohy nelze mazat přílohu označenou jako Povinná). 3.13. ČESTNÁ POHLÁŠENÍ Záložka obsahuje automaticky načtená čestná prohlášení. Příjemce je povinen se záznamy souhlasit, a to prostřednictvím zatržení checku Souhlasím s čestným prohlášením. Pole Text čestného prohlášení definuje a popisuje dané ČP. 3.14. KONTROLY Příjemce je povinen informovat o auditech a externích kontrolách (ze strany jiných subjektů než Řídicí orgán OP VVV), které na projektu byly ukončeny ve sledovaném období. Příjemce eviduje audit/externí kontrolu prostřednictvím samostatného modulu Kontroly přímo na projektu v IS KP14+. Informace k práci v modulu Kontroly jsou uvedeny zde: https://opvvv.msmt.cz/clanek/kontrolyaudity-externi-kontroly.htm?a=1&a=1 23
Pokud ve sledovaném období u příjemce byla ukončena externí kontrola, příjemce vytvoří záznam v modulu Kontrol, vyplní požadované informace vč. Finalizace záznamu a na ZoR naváže záznam kontroly přes tlačítko Vybrat relevantní kontroly. Pokud byl záznam vybrán chybně, je možné ho ze zprávy dát pryč přes pole Odvázat kontrolu. Pokud administrátor ŘO OP VVV vyžaduje nějakou kontrolu informací uvedených na záznamu Kontroly v rámci vypořádání ZoR, je nutné změnu provést v modulu Kontrol. 3.15. PODPIS DOKUMENTU Záložka Podpis dokumentu je po celou dobu editace ZoR zašedlá záložka. Jakmile je provedena finalizace zprávy o realizaci, je možné elektronicky podepsat ZoR. Před finalizací se ujistěte, že je na projektu nominován správný uživatel s rolí signatář, který bude ZoR/ŽoZ/ŽoP podepisovat. V případě, že by byl tento uživatel nominován dodatečně po provedené finalizaci, nebyl by podpis možný. Aplikace by požadovala vložení podpisu od uživatele, který měl roli signatáře v okamžiku finalizace. Řešením této situace je provedení storna a podpis správným signatářem. Finalizovanou zprávu lze také vrátit zpět pomocí pole Storno finalizace. Tento krok může provést pouze uživatel s rolí Signatář před vlastním podpisem. Jakmile příjemce stiskne Storno finalizace, musí také uvést důvody vrácení. Jakmile se stisklo pole Finalizovat, zobrazí se hlášení: 24
Signatářům přijde depeše o možnosti podpisu zprávy o realizaci. Nyní může uživatel s rolí Signatář elektronicky podepsat ZoR přes záložku Podpis dokumentu přes ikonu pečetě. Pokud je zpráva nepodepsaná, pečeť je černá. Po podpisu je pečeť zelená. Následně je ZoR podaná na ŘO a je vytvořena verze pro čtení a dochází k administraci ZoR ze strany ŘO. Informace o stavu ZoR je vidět na záložce Informace o zprávě pole Stav a dále Historie stavů. V případě potřeby lze vygenerovaný podepsaný.pdf soubor zobrazit včetně informací o certifikátu, který byl použit k podpisu žádosti o podporu. Na záložce Podpisu projektu stiskem tlačítka Soubor, můžeme zvolit možnost Opis dokumentu s podpisem. 25
Následně je ZoR podaná na ŘO a je vytvořena verze pro čtení a dochází k administraci ZoR ze strany ŘO. Informace o stavu ZoR je vidět na záložce Informace o zprávě pole Stav a dále Historie stavů. Informace o stavu je viditelná také v modulu Zprávy o realizaci, v přehledové tabulce. 26
4. PROCES KONTROLY ZPRÁVY O REALIZACI Proces kontroly ZoR probíhá dle pravidel definovaných v Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů Projektový administrátor při kontrole ZoR může využít kontroly formálních náležitostí a následně kontroly obsahové kvality. Využije přitom stavů: Vrácena k přepracování z formálního hlediska ZoR je vrácena kvůli formálním chybám. Administrátor Vám vrátí pouze vybrané obrazovky, které je nutné opravit. Schváleno ŘO z formálního hlediska ZoR je schválena z formální stránky. Tento stav není povinný, projektový administrátor může rovnou přejít na kontrolu obsahové kvality zor a tento stav nemusí využit. Vrácena k přepracování z hlediska obsahové kvality ZoR je vrácena k opravě. Administrátor Vám vrátí pouze obrazovky vybrané k opravě. Schváleno ŘO z hlediska obsahové kvality ZoR je schválena z obsahové kvality a tedy kompletně. 4.1. VRÁCENI ZPRÁVY O REALIZACI K DOPRACOVÁNÍ Zpráva o realizaci je v případě potřeby vracena k dopracování: - se všemi obrazovkami; - s vybranými obrazovkami; Jakmile je ZoR vrácena k dopracování, příjemce tuto informaci dostane formou interní depeše. Změna stavu je viditelná na přehledové tabulce v modulu Zprávy o realizaci stav ZoR je opět Rozpracovaná. Na detailu ZoR na záložce Informace o zprávě je poté stav vidět v poli Stav a v oblasti Historie stavů. 27
Příjemce si přečte informace o důvodech vrácení na záložce Důvody vrácení, která je k dispozici v levém menu mezi obrazovkami zprávy o realizaci, případně je zaslaná informace přes novou interní depeši. Projektový administrátor vrátil k dopracování/odemknul pouze záložky, které je nutné opravit. Upřesnění je uvedeno pod záložkou Důvody vrácení/v interní depeši. Automaticky je editovatelná také obrazovka Informace o zprávě. Jakmile příjemce upřesní/opraví zprávu dle pokynů projektového administrátora, opět provádí finalizaci a podpis zprávy přes záložku Podpis dokumentu (dle kapitoly 3.15). Data se aktualizují. 28
Proces kontroly projektovým administrátorem opět začíná. 4.2. SCHVÁLENÍ ZPRÁVY O REALIZACI Schválením zprávy o realizaci dochází k přepnutí stavu na Schváleno ŘO z hlediska obsahové kvality. Příjemce je o této skutečnosti informovaný prostřednictvím depeše a také změnou stavu zprávy o realizaci. 29
V tuto chvíli také může příjemce založit další zprávu o realizaci, která bude popisovat další sledované období, a to přes pole Založit novou Zprávu/Informaci. UPOZORNĚNÍ: 1.V případě, že ze strany příjemce došlo k rozpracování další zprávy ještě před schválením té předešlé, na nově rozpracované ZoR nejsou aktivní obrazovky Indikátory, Publicita, Aktivity a Jednotky aktivit. To právě z důvodu, že předešlá ZoR není schválená a systém nemůže načíst aktuální, schválená data. Po schválení předešlé ZOR se záložka následně zaktivní. 2.V případě souběhu ZoR a žádosti o změnu (ŽoZ), kdy ZoR je ve stavu Rozpracovaná a současně dochází k schválení ŽoZ a je žádoucí, aby požadované úpravy na ŽoZ byly součástí ZoR. Řešením aktualizace dat na již rozpracované ZoR je smazání konkrétního záznamu (např. výmazání IND z tabulky Indiktáory vykazované za sledované období a opakované Vykázat změnu/přírůstek na daném IND. Opakovaným načtením záznamu dojde k aktualizaci dat dle schválené ŽoZ. Tento krok je možno provést na záložkách Indikátory, Klíčové aktivity a Dokumenty. Podmínkou je schválení ŽoZ. 5. ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU Závěrečná zpráva o realizaci projektu předkládá příjemce 40 PD od ukončení posledního sledovaného období. SPECIFIKA ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY - ZZOR Termín pro předložení ZZoR projektu je 40 pracovních dní od ukončení sledovaného období. Záložka Informace o zprávě na závěrečné ZoR je povinná datová položka Skutečné datum ukončení v boxu Harmonogram projektu. Uvedené datum by mělo odpovídat položce Sledované období do. Datová položka by neměla být ze strany příjemce vyplněna dříve. Jakékoliv změny je pak nutno řešit prostřednictvím žádosti o změnu. Schválením ZZoR ze strany ŘO dojde ke změně stavu projektu PP40 Projekt fyzicky ukončen. 30