Uživatelská příručka

Transkript

1 B2B CENTRUM a.s

2 Obsah Začínáme... 3 Přihlášení a zapomenuté heslo... 3 Vytvoření uživatele... 3 Editace osobních údajů... 5 Vkládání souborů... 6 Elektronický podpis... 8 Stavební deník Identifikační údaje stavby Smlouvy a dodatky Autorizace účastníků, otisky razítek Projektová a jiná technická dokumentace Dokladová část Položkový rozpočet Časový harmonogram Kontroly dozorových orgánů, zápisy z kontrolních dnů Denní záznam stavby Předání a převzetí staveniště Záznam o vytýčení sítí, kontrole před zásypem Změny a odchylky Průzkumy, zkoušky, měření Kniha BOZP Evidence odevzdaných odpadů Zakrývání konstrukcí Přejímky, odstranění vad Přítomnost zaměstnanců na staveništi Administrace Práva Elektronické podepisování Části stavby Statistika deníku

3 Začínáme Tato kapitola popisuje přihlášení do aplikace, postup při zapomenutí hesla, vytvoření nového uživatele a editaci jeho osobních údajů. V další části kapitoly naleznete návod pro vkládání souborů a elektronické podepisování vložených PDF souborů. Přihlášení a zapomenuté heslo Pro přihlášení do aplikace vyplňte pole Účet a Heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit se. Obrázek 1 - Přihlašovací obrazovka Pokud zapomenete heslo pro přihlášení do aplikace, můžete si nechat vygenerovat nové. Pod přihlašovacím oknem klikněte na odkaz Zapomenuté heslo (Obrázek 1), v následně v zobrazené tabulce vyplňte pole Účet a a klikněte na tlačítko Odeslat heslo (Obrázek 2). Obrázek 2 - Žádost o nové heslo Vytvoření uživatele Pro využívání produktu Stavební deník je nutné být přihlášen do aplikace a s tím souvisí vytváření uživatelských účtů. Právo na vytvoření nového uživatele má pouze administrátor. Postup vytvoření nového účtu: klikněte na své uživatelské jméno viz Obrázek 3 vyberte záložku Seznam uživatelů 3

4 klikněte na odkaz Nový uživatel (Obrázek 4) Obrázek 3 - Odkaz na uživatelské jméno Obrázek 4 - Vytvoření nového uživatele Vyplňte požadované údaje o uživateli a dokončete vytváření kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 5). Vytvořeného uživatele máte možnost editovat, zrušit, nebo mu vygenerovat nové heslo (Obrázek 4). Obrázek 5 - Editace uživatele 4

5 Editace osobních údajů Osobní údaje si může uživatel editovat sám, nebo mu mohou být změněny administrátorem. Změna osobních údajů uživatelem: klikněte na své přihlašovací jméno viz Obrázek 6 vyberte požadovanou záložku; Změnit heslo (pokud chcete změnit heslo), nebo Změnit osobní údaje (pokud dojde ke změně např. jména, příjmení, apod.) editaci dokončíte kliknutím na tlačítko Odeslat v případě změněného hesla, nebo kliknutím na tlačítko Uložit v případě změněných osobních údajů Obrázek 6 - Odkaz na uživatelské jméno Obrázek 7 - Změna hesla Změna osobních údajů administrátorem je stejná jako u běžného uživatele, na rozdíl od něj má však administrátor možnost editovat jak svůj účet, tak i účty jiných uživatelů. Mimo jiné může administrátor generovat uživatelům nová hesla. 5

6 Obrázek 8 - Editace uživatele administrátorem Jestliže chcete editovat konkrétního uživatele a seznam uživatelů je příliš dlouhý, máte možnost využít filtru. Ten se nachází nad seznamem uživatelů. Do pole filtru zadáte příslušné jméno uživatele a kliknete na tlačítko Vyhledat. Výsledek filtru zrušíte kliknutím na tlačítko Zrušit filtr. Obrázek 9 - Filtr Vkládání souborů Vkládání souborů probíhá na více místech v aplikaci (Identifikační údaje stavby, Denní záznam stavby, apod.). Je možné vkládat neomezené množství odkazů na základní typy souborů - PDF, DOC, XLS, JPG, DWG, apod. Maximální velikost souboru však nesmí přesáhnout 50 MB. Obrázek 10 - Vkládání souborů (záložka Identifikační údaje stavby) Při vkládání souboru vyplňte nejprve všechna povinná pole (označená hvězdičkou), poté klikněte na tlačítko Procházet, na disku počítače vyberte žádaný soubor a klikněte na tlačítko Uložit (Obrázek 11). 6

7 Obrázek 11 - Vkládání souborů (záložka Smlouvy a dodatky) Máte možnost vložit do jednoho záznamu i několik souborů za sebou. Postupujete jako u vkládání jednoho souboru, pouze po načtení souboru (tlačítko Procházet ) klikněte na tlačítko Vložit soubor (Obrázek 12). Takto si připravte všechny vkládané soubory, které pak najednou vložíte kliknutím na tlačítko Uložit. Obrázek 12 - Vkládání více souborů Vložený soubor se uloží do tabulky viz Obrázek 13 7

8 Obrázek 13 - Vložený soubor Elektronický podpis Elektronicky podepisovat se mohou pouze soubory formátu PDF. Jde tedy o vytvořené záznamy, reporty a vložené PDF soubory. Podepisování souboru zahájíte kliknutím na ikonu Podepsat (Obrázek 14). Obrázek 14 - Ikona elektronického podpisu Následně vyberte certifikát (tlačítko Procházet ) a potvrďte jej tlačítkem OK (Obrázek 15). Obrázek 15 - Volba certifikátu 8

9 Poté se zobrazí okno s informací o zvoleném certifikátu - kde se nachází, pro koho je certifikát určen, kdo certifikát vystavil a jeho platnost od do (Obrázek 16). Jestliže chcete pokračovat, zvolte tlačítko Podepsat. Pokud chcete podepisování zrušit, zvolte tlačítko Storno. Obrázek 16 - Detail certifikátu V následně zobrazeném okně je informace o úspěšném podepsání dokumentu (Obrázek 17). Podepsaný dokument můžete uložit. Pokud kliknete na tlačítko Storno, dojde k podepsání souboru pouze lokálně (na vašem počítači). Po kliknutí na tlačítko Uložit se soubor odešle na server a vytvoří se nová ikona Detail podpisů (Obrázek 18), která obsahuje historii podepisování daného souboru - kdo soubor podepsal, kdy byl podepsán, jméno vlastníka certifikátu, apod. (Obrázek 19). Při opakovaném podepisování souboru stejným certifikátem se zde informace o certifikátu zobrazí pouze jednou. Obrázek 17 - Dotaz na uložení podepsaného dokumentu 9

10 Obrázek 18 - Ikona Detail podpisů Obrázek 19 - Detail podpisů 10

11 Stavební deník V této kapitole jsou popsány jednotlivé části stavebního deníku, jejich funkčnost a použití. Identifikační údaje stavby Na záložce Identifikační údaje stavby se nachází formulář sloužící k evidenci firem pracujících na stavbě. Obrázek 20 - Záložka Identifikační údaje stavby K jednotlivým funkcím můžete vytvářet oprávněné osoby. Existují dvě možnosti, jak vytvořit konkrétní oprávněné osoby. Můžete přiřazovat konkrétní osoby z adresáře existujících účtů pomocí tlačítka Přiřadit oprávněnou osobu. Těm dále nastavujete, případně odebíráte práva. 11

12 Obrázek 21 - Přidat oprávněnou osobu Obrázek 22 - Výběr oprávněné osoby ze seznamu uživatelů 12

13 Obrázek 23 - Odkaz na nastavení práv Obrázek 24 - Nastavení práv Druhá varianta je ruční vyplnění jednotlivých polí konkrétní oprávněné osoby. Té už však práva nastavovat nemůže, smíte je pouze odebírat. Další změny týkající se identifikace jsou vkládány pomocí Změn a doplňků. Ve spodní části formuláře lze přidávat typy organizací pomocí roletky Přidat organizaci a následným kliknutím na tlačítko Přidej (Obrázek 25). 13

14 Obrázek 25 - Přidání nové organizace V bloku Uložení / Editace formuláře máte možnost vkládat přílohy. Děje se tak za pomoci tlačítka Procházet v poli Přidat dokument, kde si vyberete konkrétní soubor a nahrajete jej kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 26). Obrázek 26 - Vkládání dokumentu Na této záložce můžete vytvářet záznam o identifikačních údajích stavby, které můžete také podepisovat (viz. kapitola Elektronický podpis). Po vytvoření záznamu se vygeneruje PDF soubor s aktuálními informacemi z této stránky, včetně uložených příloh (Obrázek 27). 14

15 Obrázek 27 - Vytvořený záznam 15

16 Smlouvy a dodatky Na záložce Smlouvy a dodatky jsou vloženy kompletní smlouvy vzešlé z výběrových řízení. Další smlouvy a dodatky, které budou vznikat a měnit se, se vkládají do Změn a doplňků. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou) - Smlouva číslo a Předmět smlouvy, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 28). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. Obrázek 28 - Záložka Smlouvy a dodatky 16

17 Autorizace účastníků, otisky razítek Na záložce Autorizace účastníků jsou vloženy doklady o autorizaci jednotlivých účastníků výstavby. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou) - Datum a Předmět / obsah, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 29). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. Obrázek 29 - Záložka Autorizace účastníků, otisky razítek Projektová a jiná technická dokumentace Na záložce Projektová a jiná technická dokumentace je vložena kompletní projektová a jiná technická dokumentace (ze zadávacího řízení). Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou). Z roletky Kód zvolíte, zda jde o Nový záznam nebo Změnu či doplněk, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 30). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. 17

18 Obrázek 30 - Záložka Projektová a jiná technická dokumentace Dokladová část Na záložce Dokladová část jsou vloženy kompletní doklady, týkající se stavby, resp. stavebních řízení - vyjádření správců sítí, povolení apod. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou). Z roletky Kód zvolíte, zda jde o Nový záznam nebo Změnu či doplněk, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit. Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. Obrázek 31 - Záložka Dokladová část 18

19 Položkový rozpočet Na záložce Položkový rozpočet je vložen kompletní výkaz (rozpočet) ze zadávacího řízení. Další doklady týkající se položkového rozpočtu jsou vkládány do Změn a doplňků. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou). Z roletky Kód zvolíte, zda jde o Nový záznam nebo Změnu či doplněk, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 32). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. Obrázek 32 - Záložka Položkový rozpočet Časový harmonogram Na záložce Časový harmonogram jsou vloženy harmonogramy, vzešlé jednak ze zadávacího řízení, jednak upravené na základě dodatků a průběžných změn vyplývajících z průběhu výstavby. Další smlouvy a dodatky, které budou vznikat a měnit se, se vkládají do Změny. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou) - Datum a Číslo schvalovacího dokumentu, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 33). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. 19

20 Obrázek 33 - Záložka Časový harmonogram Kontroly dozorových orgánů, zápisy z kontrolních dnů Na záložce Kontroly dozorových orgánů, zápisy z kontrolních dnů se postupně vkládají doklady (protokoly, zápisy apod.) o kontrolách dozorových orgánů a zápisy z kontrolních dnů tak, jak jsou postupně prováděny. Vyplňte povinná pole (označená hvězdičkou) - Č.j. / p.č. a Předmět / obsah, vložte dokument(y) (viz kapitola Vkládání souborů) a dokončete vytváření záznamu kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 34). Vytvořený záznam se uloží nad formulář s jedinečným pořadovým číslem. Obrázek 34 - Záložka Kontroly dozorových orgánů, zápisy z kontrolních dnů 20

21 Denní záznam stavby Na záložce Denní záznam stavby se postupně vkládají denní záznamy stavby tak, jak jsou postupně prováděny. Záznam mohou vytvářet pouze ti uživatelé, kterým bylo přiřazeno právo alespoň na jednu část stavby. Nový Denní záznam stavby vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový denní záznam stavby (Obrázek 35). Nejprve vyberete typ denního záznamu (Obrázek 36), dále vyplňujete jednotlivá pole, můžete vkládat dokumenty určitého typu. Obrázek 35 - Záložka Denní záznam stavby Obrázek 36 - Výběr typu nového denního záznamu stavby 21

22 Na konci stránky pak můžete zadat oprávněné osoby, kterým bude odeslána notifikace (oznámení) o vytvoření denního záznamu. Klikněte na tlačítko Výběr oprávněných osob pro notifikaci o vytvoření (Obrázek 37 modrá šipka) a v následně zobrazené tabulce vyberte požadované uživatele. Obrázek 37 - Vytvoření nového denního záznamu stavby Kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 37) vytvoříte denní záznam, který se ukládá v tabulce Rozpracované denní záznamy. V tomto stavu můžete záznam dále upravovat. Klikněte na ikonku lupy u požadovaného záznamu (Obrázek 38). Provedené změny uložíte kliknutím na tlačítko Uložit. Obrázek 38 - Ikona lupy 22

23 Jakmile u rozpracovaného denního záznamu kliknete na tlačítko Vytvořit záznam (Obrázek 37 červená šipka), přesune se denní záznam stavby do Uzavřených denních záznamů (Obrázek 39). V tomto stavu již nemůžete záznam editovat. Obrázek 39 - Uzavřené denní záznamy Na této záložce máte možnost stáhnout si a vytisknout report záznamů, a to kliknutím na tlačítko Vytvořit celkový report (Obrázek 39 zelená šipka). Ten je řazen chronologicky za sebou jako jeden dokument. Při použití filtru se daný report upraví a Vy si tak můžete vytisknout Vámi vybranou část denního záznamu. Během vyplňování záznamu se formulář automaticky ukládá při přesunu mezi jednotlivými poli. Jestliže je formulář uživatelem needitovatelný (např. denní záznam vytvořený jiným uživatelem), dochází k aktualizaci stránky každých 30 sekund. 23

24 Předání a převzetí staveniště Na této záložce se postupně vkládají dokumenty o provedeném předání a převzetí staveniště tak, jak jsou předávány resp. přebírány. Obrázek 40 - Záložka Předání a převzetí staveniště Záznam o vytýčení sítí, kontrole před zásypem Na této záložce se postupně vkládají dokumenty, resp. záznamy o vytýčení sítí, kontrole před zásypem tak, jak jsou postupně prováděny. Obrázek 41 - Záložka Záznam o vytýčení sítí, kontrole před zásypem 24

25 Změny a odchylky Na této záložce se postupně vkládají doklady o odsouhlasených změnách a odchylkách od schválené projektové dokumentace tak, jak postupně vznikají. Obrázek 42 - Záložka Změny a odchylky Průzkumy, zkoušky, měření Na této záložce se postupně vkládají dokumenty o provedených zkouškách a měření tak, jak jsou prováděny. Obrázek 43 - Záložka Průzkumy, zkoušky, měření 25

26 Kniha BOZP Na této záložce se postupně vkládají dokumenty o provedeném školení, kontrole, připomínkách apod. v rámci BOZP tak, jak jsou prováděny. Obrázek 44 - Záložka Kniha BOZP Evidence odevzdaných odpadů Na této záložce se postupně vkládají doklady o odpadech odevzdaných na skládku či jiné oprávněné osobě, s údaji jak s nimi nakládat (v souladu s platnou legislativou) tak, jak postupně vznikají. Obrázek 45 - Záložka Evidence odevzdaných odpadů 26

27 Zakrývání konstrukcí Na této záložce se postupně vkládají výzvy ke kontrole a souhlasy se zakrytím konstrukcí tak, jak jsou postupně prováděny. Obrázek 46 - Záložka Zakrývání konstrukcí Přejímky, odstranění vad Na této záložce se postupně vkládají doklady (protokoly) o přejímkách a odstranění vad tak, jak je dílo postupně předáváno. Obrázek 47 - Záložka Přejímky, odstranění vad 27

28 Přítomnost zaměstnanců na staveništi Na této záložce se postupně vkládají doklady (protokoly) o přítomnosti zaměstnanců na staveništi. Obrázek 48 - Záložka Přítomnost zaměstnanců na staveništi 28

29 Administrace V této záložce se nastavují práva pro jednotlivé uživatele, možnosti elektronického podepisování dokumentů; zadávají se části stavby. Práva Práva slouží k zapínání a vypínání přístupu jednotlivých uživatelů - oprávněných osob, k určitým částem stavby (na určité záložky, apod.). Nastavují se v pravém menu Administrace/Práva (Obrázek 49). Zde uživatel s oprávněním Práva administrátora deníku nastaví práva pro čtení nebo zápis konkrétní osobě na konkrétní stránku. Obrázek 49 - Záložka Práva Administrátor vybere uživatele, kterému chce nastavit práva (Obrázek 49 - červená šipka). Nastavení práv administrátor potvrdí kliknutím na tlačítko Uložit. (Obrázek 50 šipka) 29

30 Obrázek 50 - Uložení nastavení práv Právo na čtení - uživatel má možnost dané dokumenty a úseky číst, ale nemůže je editovat Právo na zápis - uživatel může danou stránku editovat Právo administrátora deníku získává zakladatel deníku a může toto právo přidělit ostatním oprávněným osobám. Administrátor může přidělovat práva a editovat elektronické podepisování a části stavby. 30

31 Elektronické podepisování K administraci elektronického podepisování má přístup pouze administrátor deníku, tedy osoba, která deník vytvořila, nebo osoba s patřičnými právy (konkrétně Právo administrátora deníku). Administrátor může nastavit, ve kterých částech stavby bude možno soubory PDF elektronicky podepisovat, nebo naopak pro dané části podepisování zakázat. Nastavení se potvrdí kliknutím na tlačítko Uložit (Obrázek 51 červená šipka). Obrázek 51 - Záložka Elektronické podepisování 31

32 Části stavby Části stavby slouží k rozdělení stavby mezi více lidí. Nastavují se v pravém menu Administrace/Části stavby. Pro každou část stavby se nastavují práva jednotlivým uživatelům. Zakladateli deníku, nebo také administrátorovi, se části stavby zobrazí v záložce Práva. Každý uživatel může mít právo na několik částí stavby! Novou Část stavby vytvoříte zadáním názvu do pole Název části stavby a kliknutím na tlačítko Přidej (Obrázek 52). Existující části stavby můžete smazat, kliknutím na ikonku koše u dané části stavby. Obrázek 52 - Vytvoření nové části stavby Po vytvoření části se musí uživatelům na dané části povolit práva v Administraci/Práva (Obrázek 53). 32

33 Obrázek 53 - Nastavení práv pro novou část stavby Jakmile jsou části stavby založeny, musíte při zakládání denního záznamu stavby vybrat i odpovídající část stavby (Obrázek 54). Obrázek 54 - Výběr části stavby u denního záznamu 33

34 Statistika deníku Na této záložce jsou přehledně evidovány všechny vkládané dokumenty. Obrázek 55 - Záložka Statistika deníku 34