Metodický pokyn č. 1/2016

Tajemník Úřadu městské části Brno Královo Pole V Brně dne 1. 9. 2016 Metodický pokyn č. 1/2016 Metodika vnitřního procesu městské části Brno Královo Pole a jí zřízených příspěvkových organizací pro registraci smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv a o registru smluv Ing. Jiří Gajdarus tajemník ÚMČ Brno Královo Pole Zpracovala: Mgr. Eva Bartošová právník odboru majetkového 1

1. Právní úprava a doporučená literatura Zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Některé dotčené právní předpisy: - Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 136/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (účinný do 30. 9. 2016) a jeho prováděcí předpisy, - Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (účinný od 1. 10. 2016) a jeho prováděcích předpisů, - Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, - Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád, ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů, - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Doporučená literatura: Metodický návod aplikace zákona o registru smluv http://www.mvcr.cz/clanek/registr-smluv.aspx?q=y2hudw09oq%3d%3d http://portal.gov.cz/portal/ovm/rejstriky/ogd/x-ogd-howto.html#zverejneni https://smlouvy.gov.cz/ 2

2. Předmět úpravy Tato metodika upravuje interní pravidla pro proces uveřejňování smluv uzavíraných z úrovně městské části Brno Královo Pole a příspěvkových organizací zřízených touto městskou částí dle Zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), dále jen Zákon. 2.1. Předmětem registrace jsou v rozsahu stanoveném Zákonem: - soukromoprávní smlouvy smlouvy uzavírané podle občanského zákoníku (nikoliv veřejnoprávní smlouvy dle 159 a násl. zákona č. 500/2004 Sb., Správního řádu a Zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)), - smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci (dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů příp. zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů). 2.2. Rozsah registrace a) Registrace se vztahuje na smlouvy v hodnotě od 50.001 Kč bez DPH a více uzavírané s - s právnickými osobami (podnikateli i nepodnikateli); - s fyzickými osobami podnikateli, pokud tyto osoby jednají v rámci své podnikatelské činnosti; - s fyzickými osobami nepodnikateli vždy, jde-li o převod vlastnického práva k hmotné nemovité věci, tj. např. při prodeji bytové jednotky z majetku města. b) Registrace se nevztahuje na případy uvedené v 3 Zákona, zejména v případě, jdeli o: - technickou předlohu, návod, výkres, projektovou dokumentaci, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet, - smlouvy uzavřené adhezním způsobem viz. 1798 občanského zákoníku (formulářové smlouvy, zpravidla půjde o smlouvy o vedení účtu, pojistné smlouvy, smlouvy s mobilními operátory, smlouvy o odběru energií, je však třeba vždy posoudit individuelně pro případy, kdy slabší smluvní strana neměla možnost obsah základních smluvních podmínek ovlivnit), s výjimkou smluv uzavřených na základě zadávacího řízení podle zákona o veřejných zakázkách (či zákona o zadávání veřejných zakázek), 3

- smlouvy uzavřené s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem. c) Určení hodnoty předmětu plnění - Povinnost registrace se odvozuje od hodnoty předmětu plnění, tj. není odvozeno od výše úplaty, ale od skutečné hodnoty předmětu plnění. Zveřejnění smlouvy je povinné i v případě, že je plněno bezúplatně, avšak skutečná cena předmětu plnění činí 50.001 Kč bez DPH a více (tj. registrace se bude vztahovat i na darovací smlouvu, jejímž předmětem darování je věc nad uvedenou hodnotu). - U směnné smlouvy je třeba za hodnotu předmětu smlouvy považovat hodnotu směňované věci s vyšší hodnotou. - Hodnotu předmětu plnění je třeba odhadnout. V pochybnostech, zda se na smlouvu vztahuje povinnost registrace, by smlouva měla být v registru smluv uveřejněna. U smluv na dobu určitou s opakujícím plněním se hodnota předmětu smlouvy vypočítá jako součet všech plnění, potažmo hodnoty plnění za dobu, na kterou je smlouva uzavřena. - U smluv na dobu neurčitou s opakujícím plněním je Ministerstvem vnitra doporučováno vycházet z hodnoty plnění za dobu pěti let. S ohledem na výše uvedené může být hodnota plnění odlišná od předpokládané hodnoty veřejné zakázky. 3. Zveřejňování smluv ve vztahu ke smlouvám uzavíraným ve vztahu k zákonu č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a k zákonu č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek Smlouvy uzavírané na základě tohoto zákona se budou registrovat v registru smluv dle Zákona (nemusely by být zveřejňovány na profilu zadavatele). Dle doporučení z opatrnosti u smluv uzavíraných na základě nového zákona o zadávání veřejných zakázek č. 134/2016 Sb., by měly být zveřejňovány smlouvy v registru smluv dle Zákona i na Profilu zadavatele (pokud v průběhu výkladové praxe nebude stanoveno jinak nebo Zákon nebude novelizován) navíc zákon č. 134/2016 Sb., stanoví lhůtu pro uveřejnění smlouvy resp. jejího dodatku do 15 dnů od jejího uzavření, což nekoresponduje se lhůtou pro registraci smlouvy. 4. Správce registru Správcem registru je Ministerstvo vnitra. Správce neodpovídá za správnost smluv. Pokud je smlouva či jiné údaje uveřejněny, nelze z toho automaticky vyvozovat, že byly zveřejněny správně v souladu se zákonem. Zveřejnění smlouvy v registru nezakládá materiální publicitu. 4

5. Zveřejnění K zveřejnění údajů ke smlouvě smlouvy či jiných operací dojde na základě zaslání datové zprávy z datové schránky MČ (příspěvkové organizace) do datové schránky registru prostřednictvím aplikace GINIS SML (to neplatí pro příspěvkové organizace). Všechny pokyny je nutné zasílat v předepsaném formátu jako XML přílohu: Na datovou zprávu, kterou je dáván pokyn k provedení operace (zveřejnění záznamu, modifikace záznamu, přidání přílohy, znepřístupnění záznamu, zmocnění k publikaci, zrušení zmocnění k publikaci), odpoví systém datovou zprávou o provedení nebo odmítnutí chyb ve vstupních údajích. Systém datovou zprávou potvrdí zveřejnění smlouvy, pokud je vyplněn údaj o datových schránkách protistran (případně i e-mail) je-li to technicky možné, obdrží toto potvrzení o registraci i protistrana (doporučujeme). 6. Rozsah zveřejnění 6.1. Data zveřejňovaná spolu se smlouvami (Metadata) V registru jsou k požadovaným operacím registrace doplňovány povinné údaje o /identifikaci smluvních stran; vymezení předmětu smlouvy; ceně nebo hodnotě předmětu smlouvy, lze-li ji určit; datu uzavření smlouvy/, tzv. metadata. Bez povinně uveřejněných metadat v systému se nepovažuje smlouva registrovaná dle Zákona. Postup pro vyplnění metadat ve formuláři je uveden v metodickém pokynu MVČR. Vyplnění povinných metadat se zajišťuje prostřednictvím systému GINIS SML (to neplatí pro příspěvkové organizace). a) Identifikace smluvních stran U právnických osob se povinně uvede název právnické osoby. IČ a adresa jsou nepovinné, nicméně v případě, že jsou ve smlouvě uvedeny, se jejich vyplnění doporučuje. Dále jsou nepovinné: identifikátor datové schránky, útvar, odbor nebo organizační složka. U fyzických osob podnikajících se povinně vyplní název, pod kterým fyzická osoba podniká. Nepovinné údaje jsou stejné jako v případě právnických osob, avšak adresa sídla se nesmí uvést, je-li shodná s adresou trvalého či faktického pobytu. U fyzických osob nepodnikajících se uvede pouze jméno a příjmení a v případě smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci lze uvést i obec bydliště a rok narození. b) Vymezení předmětu smlouvy Uvede se smluvní typ (kupní, nájemní, darovací, ) a nepřímý předmět smlouvy (p. č. pozemku včetně k. ú., kancelářské potřeby,... ). 5

c) Datum uzavření smlouvy Uvede se den, měsíc a rok, ke kterému byla smlouva uzavřena, přičemž k uzavření smlouvy dojde okamžikem, kdy je smlouva podepsána k tomu oprávněnými zástupci všech smluvních stran. d) Cena Uvádí se vždy v měně, ve které je uvedena ve smlouvě. Není-li cena sjednána, uvede se hodnota předmětu smlouvy určená odhadem nebo znaleckým posudkem. Jiná data zveřejňovaná v souvislosti se smlouvou nejsou povinná 6.2. Vlastní smlouva se registruje ve formě elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu : Strojově čitelným formátem se rozumí formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury (i sken opatřený ocr vrstvou v rámci aplikace GINIS SML), tj. přílohou datové zprávy jsou: a) text smlouvy; b) přílohy smlouvy jako součást textu smlouvy, či samostatně; jde li o grafickou část, pak se na ni nevztahuje podoba strojově čitelného formátu; c) dohody, které smlouvu doplňují, mění, nahrazují nebo ruší. Povinnost zveřejnit smlouvu a její změny uzavřené přede dnem účinnosti zákona v případě uzavření takové dohody, která smlouvu doplňuje, mění nebo ruší, se pak vztahuje se i na původní smlouvu a její změny, i když k nim došlo před účinností Zákona. Dodatek ke smlouvě se uveřejňuje bez ohledu na to, že sníží hodnotu pod povinnou hodnotu registrované smlouvy pod 50.001 Kč bez DPH. Další změny smlouvy pak již dle výkladu nemusí být zveřejněny a smlouva nemusí být v registru udržována. Pokud však další změnou smlouvy dojde k naplnění podmínek registrace, smlouva musí být v registru zveřejněna. 6.3. Povolené formáty přílohy datové zprávy Název formátu Portable Document Format Word 97-2003 Office Open XML Rich Text Format Open Document Text Plain Text Přípona.pdf.doc.docx.rtf.odt.txt Maximální velikost datové zprávy je 20 MB. 6

6.4. Znečitelnění Ve zveřejňovaných dokumentech musí být znečitelněny údaje, které se neposkytují podle zákona o svobodném přístupu k informacím, zejména: 1. utajované informace; 2. osobní údaje; 3. informace chráněné právem k nehmotným statkům; 4. informace o majetkových poměrech; 5. informace, které se neposkytují podle 11 zákona o svobodném přístupu k informacím. Vzor hlavičky smlouvy s Anonymizace A/N Komentář komentářem k anonymizaci Údaj Obchodní firma N Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES.) Jednající/Zastoupená N Dostupné z veřejných zdrojů (OR jednatel, prokurista), popř. bez újmy na právu na soukromí Alt. 1: Sídlo (PO) N Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES.) Alt. 1: Sídlo FOP A Anonymizovat, pokud je adresa sídla shodná s místem trvalého či faktického pobytu nelze zajistit bez přístupu k ROB či ISEO anonymizovat vždy Bydliště FO A U příjemců veřejných prostředků lze dle zákona o svobodném přístupu k informacím uvést obec bydliště (a rok narození). Co je veřejnými prostředky, je stanoveno v zákoně o finanční kontrole. IČO N Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES.) DIČ N Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES.) popř. odvoditelné od IČO Číslo účtu A Anonymizovat, byť je informace dostupná z registru účtů (plátce a neplátce DPH) - pro zjednodušení a sjednocení nepublikovat Osoba oprávněná jednat za dodavatele ve věcech smluvních / technických A N (v případě zaměstnance, který není členem statutárního orgánu, není-li k tomu právní titul vůbec U osoby jednající za povinný subjekt lze zveřejnit, protože se jedná o informace vypovídající o veřejné či úřední činnosti a zásah do soukromí je minimální. U zaměstnance dodavatele, pokud není členem statutárního orgánu, k tomu obvykle neexistuje právní titul (v úvahu přichází pouze souhlas, zákon o svobodném přístupu k informacím a zákon o ochraně osobních údajů tomu brání). 7

Vlastní text Kontextově vyhledané údaje sub hlavička určené k anonymizaci A Týká se pouze dat, která byla anonymizovaná v hlavičce. Zavést v hlavičce zkratky, nezbytné údaje soustředit do jedné části smlouvy a tu anonymizovat Podpisová doložka Podpis jednajících osob A Vždy anonymizováno obdobně podpisové vzory v OR jsou v neveřejné části (nepublikované) 7. Předsmluvní jednání, náležitost smluv, forma smluv 7.1. Ve smlouvách, na které se vztahuje povinnost registrace dle Zákona, bude povinně sjednáno: - že registraci smlouvy dle Zákona zabezpečí MČ, nebude-li ve výjimečných případech ve smlouvě výslovně sjednáno, že tuto povinnost zabezpečí druhá smluvní strana s případně stanovenými podmínkami pravidel o podmínkách informování MČ o úkonech v rámci registrace. Příslušný odbor/oddělení zabezpečí provedení kontroly a zajištění dokladu potvrzujícího registraci druhou smluvní stranou. Např. uvedením povinnosti, že metadata smlouvy (data ve formuláři v systému pro registraci) musí obsahovat identifikátory datových schránek (pro korespondenci) a města (pro registraci dle Zákona)/ příspěvkové organizace a povinnost zadat při odesílání smlouvy k registraci e-mail pověřeného pracovníka na který bude doručena zpráva o uveřejnění smlouvy. - výslovné stanovení okamžiku účinnosti smlouvy nejdříve registrací smlouvy (nebudeli dohodnut okamžik pozdější). - Smlouva bude v záhlaví mimo č. smlouvy dle evidence smluv obsahovat i identifikátor smlouvy (ID smlouvy) v registru pro možnost jejího vyhledání a údaj o datu účinnosti smlouvy, tj. registrací nebude-li stanoven termín pozdější. 7.2. Smlouvy v hodnotě plnění od 50.001 Kč bez DPH musí být uzavírány písemně, kde projevy vůle musí být obsaženy na téže listině, tj. nikoliv písemnou objednávkou a jejím písemným přijetím či elektronicky vč. e-mailu. 7.3. V rámci uzavírání smlouvy by měla být druhá strana informována, že MČ, resp. jí zřízená příspěvková organizace, je povinným subjektem dle Zákona. 7.4. Potvrzení o registraci smlouvy musí být spolu se smlouvou uloženo ve spise smlouvy, jakož i v evidenci smluv. 8

8. Lhůta registrace 8.1. Smlouva musí být správci registru odeslána nejpozději do 30 dnů od jejího uzavření. 8.2. Smlouva je registrována uveřejněním správcem Registru smluv. Údaje jsou uvedeny v automatizovaném potvrzení uveřejnění smlouvy zaslaným zpět do datové schránky odesílatele. 8.3. Nebude-li smlouva, či jiný text dle Zákona zveřejněn v Registru smluv ani do tří měsíců ode dne jejího uzavření, platí, že smlouva byla zrušena od počátku (toto pravidlo je účinné od 1. července 2017 pro smlouvy uzavřené od tohoto data). 8.4. Lhůta pro odeslání, jakož i pro zveřejnění dle Zákona počíná běžet dnem, který následuje po dni podpisu smlouvy (jsou-li na smlouvě dvě data, tak je datem podpisu smlouvy datum pozdější). Lhůta končí dnem, který se číselně shoduje se dnem uzavření smlouvy, tj. byla-li smlouva uzavřena dne 15.1., pak lhůta uplyne 15.4. a není-li v tomto měsíci takový den, tak lhůta končí posledním dnem v měsíci (pokud smlouva byla uzavřena 31.8., pak je posledním dnem lhůty 30.11.). Připadne-li poslední den lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty pracovní den nejblíže následující. 8.5. Nezávisle na čase uveřejnění nabude účinnosti smlouva uzavřená za účelem odvracení nebo zmírnění újmy hrozící bezprostředně v souvislosti s mimořádnou událostí ohrožující život, zdraví, majetek nebo životní prostředí. Taková smlouva v Registru být musí, ale její účinnost se neváže na zveřejnění smluv. 9. Výjimky zrušení smlouvy ze zákona Jiná metadata, nezveřejněná z jiných důvodu, než ochrana obchodního tajemství (právo nezveřejnit některá data z důvodu ochrany obchodního tajemství nemůže MČ ze Zákona uplatnit), lze opravit pouze ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy byla uzavřena smlouva, k níž se metadata vztahují; to neplatí pro opravu chyb v psaní nebo v počtech. Ministerstvo vnitra pokládá výklad ustanovení zákona za nejasný. 10. Organizační zajištění 10.1. V případě, že se na smlouvu vztahuje povinnost k jejímu uveřejnění dle zákona je povinen vedoucí přísl. odboru či oddělení, který má smlouvu ve správě, zajistit zaslání smlouvy správci registru smluv k uveřejnění, a to bezodkladně po uzavření smlouvy, nejpozději do 30 dnů od jejího uzavření (MČ prostřednictvím aplikace GINIS SML). 9

10.2. Před odesláním smlouvy k uveřejnění v registru smluv, je nutné, aby vedoucí přísl. odboru či oddělení, který má smlouvu ve správě, zabezpečil anonymizaci údajů a kontrolu shody podepsané smlouvy se smlouvou určenou k uveřejnění. 10.3. Technickou podporu, zejména odesílání požadavků k registraci datovými schránkami, uvedení příloh a metadat do příslušného formátu, znečitelnění údajů a související zabezpečují pracovníci informatiky Kanceláře tajemníka ÚMČ. 10.4. Metodickou podporu zabezpečuje právník Odboru majetkového. 10.5. Za příspěvkové organizace zajišťují zveřejnění smluv prostřednictvím svého pověřeného zaměstnance, případně pověřené třetí osoby. 11. Závěrečná ustanovení 11.1. Tento metodický pokyn nabývá účinnosti 1.září 2016 11.2. Touto metodikou se ruší povinnost zveřejňovat smlouvy v Rejstříku smluv na Portále veřejné správy. Smlouvy zveřejněné v Rejstříku smluv zůstanou dostupné zde: https://portal.gov.cz/portal/obcan/rejstriky/data/10013/. 11.3. Tato metodika se vztahuje i na příspěvkové organizace, jejichž zřizovatelem je MČ Brno Královo Pole. 11.4. Bude-li v průběhu účinnosti zákona č. 340/2015 Sb., tento zákon novelizován a tato metodika bude v rozporu se zákonem, budou mít zákonná ustanovení přednost před touto metodikou. Rozdělovník: starostka tajemník úřadu vedoucí odborů a oddělní auditor ředitelé příspěvkových organizací 10