ZVEŘEJŇOVÁNÍ SMLUV V REGISTRU SMLUV

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín I SM 30/2016 ZVEŘEJŇOVÁNÍ SMLUV V REGISTRU SMLUV SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování Ekonom Ing.R.Zejdová Přezkoumání Koordinační a projektový pracovník T.Žamboch, DiS Schválení Ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 01 Účinnost Platnost Nahrazuje: nový Stránka 1 z 6

2 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Vymezení pojmů Pravomoci a odpovědnosti Popis... 4 Stránka 2 z 6 Verze 01

3 1. Účel Tato směrnice stanoví postup, kterým se naplňuje povinnost ze zákona č. 340/2015 Sb. o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). 2. Rozsah platnosti, závaznost Směrnicí jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci Sociálních služeb Vsetín, příspěvková organizace, kteří zasahují do procesů, ze kterých vyplývá povinnost zveřejňování dokumentů v registru smluv. 3. Vymezení pojmů (1) Registr smluv je informační systém veřejné správy, spravovaný Ministerstvem vnitra ČR, zřízený podle zákona č.340/2015 Sb. o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv. (2) Zveřejňovaný dokument soukromoprávní smlouvy (v případě, že není smlouva, tak potvrzená objednávka), darovací smlouvy, smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, jestliže výše hodnoty předmětu těchto smluv je vyšší než ,- Kč bez DPH. (3) Identifikátor datové schránky Registru smluv (Ministerstvo vnitra ČR) whbt3kp. (4) Otevřený formát je formát, který mohou zobrazit volně a zdarma dostupné aplikace. (5) Strojově čitelný formát je formát, kde textové údaje je možné z dokumentu získat pomocí programové aplikace a lze je dále zpracovávat, např. formát PDF s textovou vrstvou je strojově čitelný, PDF vzniklé jako scan smlouvy však tuto podmínku nesplňuje. (6) ISRS informační systém registru smluv, jehož provozovatelem je Ministerstvo vnitra. (7) Metadata jsou data obsahující informace o jiných datech týkajících se uveřejňované smlouvy, které musí být uveřejněny s touto smlouvou. Povinnými metadaty záznamu je identifikace smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy popř. typ smlouvy (kupní, darovací, nájemní, ), cena nebo hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit, datum uzavření smlouvy. Stránka 3 z 6 Verze 01

4 4. Pravomoci a odpovědnosti (1) Odpovědný pracovník: - odpovídá za evidenci nově uzavřených smluv, objednávek, atd. od , s plněním nad 50 tis. Kč bez DPH v prostředí Spisové služby GEOVAP, - odpovídá za zveřejnění dokumentů v Registru smluv, - odpovídá za archivaci zveřejňovaných dokumentů. (2) Vedoucí zařízení: - má povinnost zabezpečit předání dokumentů podléhajících zveřejnění v Registru smluv odpovědnému pracovníkovi na ředitelství, - odpovídá za to, že veškeré dokumenty podléhající zveřejnění v Registru smluv byly předány odpovědnému pracovníkovi na ředitelství v povoleném formátu. (3) Ředitel organizace: - schvaluje a kontroluje dokumenty podléhající zveřejnění v Registru smluv. 5. Popis (1) Všechny státní a veřejnoprávní instituce, územně samostatné celky, státní podniky, právnické osoby, v nichž má většinovou majetkovou účast stát nebo územně samostatný celek a další instituce definované zákonem č. 340/2016 Sb. mají od povinnost zveřejňovat nově uzavřené smlouvy, objednávky, atd. s plněním nad 50 tis. Kč bez DPH v Registru smluv. (2) Smlouvy musí být publikovány jako elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném formátu (tzn. ve formátu, který mohou zobrazit volně a zdarma dostupné aplikace) a strojově čitelném formátu (tzn. textové údaje je možné ze smlouvy získat pomocí programové aplikace a lze je dále zpracovávat, např. formát PDF s textovou vrstvou je strojově čitelný, PDF vzniklé jako scan smlouvy však tuto podmínku nesplňuje) včetně metadat. (3) Povolené formáty zveřejňovaných smluv: - Portable Document Format.pdf - Word doc - Office Open XML.docx - Rich Text Format.rtf - Open Document Text.odt - Plain Text.txt (4) Pokud smlouva obsahuje informace, které není možné poskytnout ani podle zákona o svobodném přístupu k informacím, např. obchodní tajemství nebo osobní údaje chráněné zákonem o ochraně osobních údajů, lze je před odesláním ke zveřejnění znečitelnit. Stránka 4 z 6 Verze 01

5 (5) Smlouvy je nutné publikovat nejpozději do 30 dnů od uzavření smlouvy. (6) Zveřejňování smluv probíhá prostřednictvím odeslání formuláře s vyplněnými metadaty a samotného textu smlouvy v otevřeném strojově čitelném formátu prostřednictvím datové schránky. Smlouva a její metadata jsou následně po doručení do datové schránky registru smluv ihned automatizovaně uveřejněny v registru smluv. (7) Správce registru smluv automatizovaně potvrdí uveřejnění smlouvy potvrzením, které zašle do datové schránky, ze které mu byla smlouva zaslána. (8) Uveřejněná smlouva nebo metadata mohou být po uveřejnění opraveny. Postupuje se obdobně jako při uveřejnění smlouvy. (9) Zveřejňování v registru smluv je od podmínkou účinnosti těchto smluv. Související dokumenty: Zákon č.340/2015 Sb. o registru smluv Stránka 5 z 6 Verze 01

6 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 6 z 6 Verze 01