Mechanismus práce s veřejností Vypracovala: Mgr. Lenka Marečková, koordinátor PZM a MA21, oddělení vedená tajemníkem
1. Příprava veřejného projednávání 1.1 Metodické pokyny AKTIVITA Stanovit termín konání akce ČASOVÉ ROZMEZÍ (PŘED AKCÍ) Fórum ZM: 9 12 měsíců Kulaté stoly: 12 8 týdnů DOPORUČENÍ zvolit tak, aby se náměty daly zapracovat do rozpočtu města pro daný rok NA CO DÁT POZOR duplicita jiných významných akcí ve městě, brát v potaz možnosti vedení města, moderátorů, volný sál Zajištění moderátora akce 3 2 měsíce odborný moderátor, moderátor z místního rádia, případně zajistit facilitátora poskytnout moderátorovi veškeré materiály a informace k akci, upozornit na hořící témata ve městě Zajištění účasti vedení města, zástupců odborů, partnerů akce apod. 12 8 týdnů účastníky informovat o termínu a tématu projednávání, první pozvání k účasti osobně, doručit pozvánku, druhé pozvání připomenutí e- mailem časový harmonogram představitelů města, dohoda o zajištění účasti jiného pověřeného pracovníka, potvrzení účasti představitelů města před konáním akce Zajištění prostor 6 5 měsíců počítat s dostatečnou kapacitou a potřebným rozmístěním stolů na akci, možnost promítání, prostor pro občerstvení, zajistit šatnu a dostupnost toalet obsazené prostory ke konci kalendářního roku, nedostatečná kapacita sálu, vysoký pronájem prostor Zajištění technického vybavení objednat 12 8 týdnů připravit 3 2 hodiny před akcí zajistit dataprojektor, plátno, ozvučení, min. 2 mikrofony, diktafon, fotoaparát zkontrolovat funkčnost technického vybavení, připravit náhradní baterie do mikrofonu 2
Medializace akce Zajištění pomoci pro realizaci akce Zajištění občerstvení 6 4 týdny 14 7 dní 10 5 dnů plakáty, inzeráty, odkaz na webových stránkách města, upoutávky v místních rádiích, pozvánky pro novináře, partnery 1 osoba pro zpracování zápisu z jednání, 1 2 osoby u prezenčních listin, 1 osoba pro pořízení fotodokumentace, 1 nosič mikrofonu, 1 zapisovatel poznámek a námětů během jednání poskytnout alespoň nápoje (vodu, kávu, čaj) zveřejnit pozvánku s datem, místem a časem konání akce, využít možnosti odborného grafického zpracování plakátů, použít logo města, logo partnerů, výlep plakátů alespoň na 14 dnů, inzeráty zveřejnit 2 týdny před akcí (2 x v pátečním čísle JL*, zdarma v aktuálním čísle NJR*) nepodceňovat dostatečné personální zázemí, mít vždy v záloze 1 pomocníka navíc Zajištění materiálů a pomůcek 7 3 dny ppt prezentace, flipchart, min. 15 ks flipchartových papírů, 10 ks flipchartových fixů, hlasovací lístky (lepítka), lístky do tomboly, propagační a informační materiály * JL = Jihlavské listy * NJR = Noviny jihlavské radnice 3
1.2 Jak zorganizovat, na koho se obrátit, kde zajistit 1.2.1 PRONÁJEM PROSTOR: BRÁNA MATKY BOŽÍ Věžní 1, 586 01 Jihlava, tel. 567 167 155 6, e-mail: tic@jihlava-city.cz Přednáškový sál ve 2. nadzemním podlaží historického objektu v centru Jihlavy. Je vhodný ke konání obchodních akcí, seminářů, kurzů a školení. Rozměry sálu: cca 15 x 5 metrů. Kapacita: 40-50 míst. Prostor je možno pronajmout pouze ve všední dny v čase 8.00 17.00. Cena za pronájem: 120,-Kč/hodinu včetně DPH. Platba nutná předem. V případě zájmu o pronájem je nutno předem vyplnit žádost o pronájem přednáškového sálu, kterou si můžete stáhnout zde HOTEL GUSTAV MAHLER Křížová 4, 586 01 Jihlava, tel.: 567 320 501-5, fax: 567 320 507, e-mail: http://www.hotelgmahler.cz/index.php?lang=cz&obsah=144. Kongresový sál: využití: kongresové akce, setkání firem, reklamní akce, plesy, koncerty, rauty apod. Rozměry: 14,80m x 6,40m, výška 7,75 m, velice dobrá akustika. Kapacita : 90 míst ve stolové úpravě i s přísálím odděleným mohutnými sloupy. Častá je také úprava sálu ve formě kina - tzn. řady židlí pro 150-200 osob. K dispozici je balkón s kapacitou 30 míst. K sálu patří rovněž přiléhající bar, který je jednak zázemím pro obsluhující personál a jednak je využíván pro podávání občerstvení při větších akcích. Cena pronájmu: 1.800,-Kč/hod. Malá galerie - využití: školení, kursy, obchodní setkání, kapacita: 30 míst. Cena pronájmu 450,-Kč/hodina. Malý salonek: rozměry: 10,15m x 4,20m, menší prosklená místnost reprezentativního charakteru, v nejodlehlejší části hotelu. Vhodný ke konání různých školení, kurzů, obchodních setkání, oslav narozenin, přijímacích řízení, apod. Kapacita max.40 osob. Cena pronájmu 450,-Kč/hodina. Klášterní část V klášterní části hotelu se nacházejí unikátní prostory historických refektářů s klenutými stropy. Hosté zde mohou obdivovat stropní barokní fresky představující postavy svatých z řad dominikánů. Jedná se o velký, malý refektář a klášterní šenk. Tyto tři místnosti jsou vhodné ke konání různých školení, kurzů a seminářů. Konají se zde akce reprezentativního, společenského charakteru. 4
Velký refektář: rozměry : 13,40m x 7,20m, kapacita : 60 míst ve stolové úpravě. Cena pronájmu: Velký refektář, velký + malý refektář 1.800,-Kč/hod. Malý refektář : rozměry: 7,20 x 6,45m, kapacita: 35 míst ve stolové úpravě. Cena pronájmu: 450,-Kč/hodina. Klášterní šenk: rozměry : 8,80m x 8,50m, kapacita : 30 míst ve stolové úpravě. Je propojen s refektáři a navíc sousedí s kuchyňkou, která je místem přípravy na nejrůznější slavnostní obědy, večeře nebo rauty. Klášterní salonek: rozměry: 3,5m x 7m, vhodný ke konání různých školení, kurzů a obchodních setkání, kapacita : 25 míst. Cena pronájmu 450,-Kč/hodina. Galerie - křížová chodba: v přímém sousedství atria s výškou 6 m a překrásnými klenutými stropy je prostorem, kde je provozována výtvarná galerie. Cena pronájmu: 2.000,-Kč/hod Konferenční technika: k dispozici ve všech konferenčních prostorách. V ceně pronájmu: Plátno, DVD, základní ozvučení (2x mikrofon, reproduktory, mixážní pult, atd. ). Dataprojektor 1.500,-Kč/den pro stálé klienty 1.000,-Kč/den Flipchart 200,-Kč/den DŮM KULURY Tolstého 2, 586 01 Jihlava, tel.: 567 571 671, e-mail: info@dko.cz, www.dko.cz Nabídka sálů, místností a služeb pro konání sjezdů, sněmů, celostátních konferencí a seminářů. Společenský sál - kapacita 500 míst v sále + předsálí 350m2, kde je možnost prezentace zúčastněných firem,doprovodných výstavek a instalace propagačních materiálů, k dispozici místnosti pro organizační štáb. Divadelní sál - kapacita 523 míst + předsálí 300 m2, kde je rovněž možná prezentace firem, výstavek, atd, k dispozici místnosti pro organizační štáb. 5
Malá scéna - kapacita 110 míst (divadelní uspořádání) zasedací místnosti - kapacita 30 až 90 míst. Salonek č. 155 kapacita 120 míst při stolovém uspořádání. Učebna č. 154 - kapacita 60 míst, možnost variabilního uspořádání. Učebna č. 354 - kapacita 90 míst, možnost variabilního stolového i řadového uspořádání, možnost ozvučení. Technické služby: ozvučení sálů, pořízení zvukového záznamu, dataprojekce a videoprojekce, projektory dia a zpětný, výzdoba jeviště, výroba jevištních nápisů a log, kopírovací stroje DEVELOP (do A3), telefony, faxy, ISDN Internet. Další služby: celodenní stravování v restauraci v budově, jídlo i občerstvení lze podávat i přímo ve společenském sále, dle zájmu lze zajistit jako doprovodnou akci kulturní program, tlumočnické služby. Ceny: Cena za pronájem je stanovena dohodou dle délky trvání, náročnosti a rozsahu akce. Při prvním pronájmu jsou stanoveny zaváděcí ceny! Ceny za služby pracovníků DKO (zvukař, osvětlovač, požárník, pořadatel aj.) jsou ve výši mzdových nákladů. EuroAgentur Business Hotel Jihlava, Romana Havelky 13, 586 01 Jihlava, tel.: 567 117 444 recepce, fax: 567 117 445, www.euroagentur.cz, e-mail: reception@jihlava.euroagentur.cz, rezervace - tel. 271 090 832, 271 090 870, 271 090 847, 271 090 851, 271 090 837, 271 090 861. Hotel je vybaven moderním klimatizovaným konferenčním sálem s maximální kapacitu až 200 osob. Na přání klienta je možné sál rozdělit na dva menší oddělené sály. Hotel dále disponuje menším salonkem s maximální kapacitou 50 osob a restaurací s kapacitou až 150 osob. Konferenční místnosti mají denní světlo s možností zatemnění a bezbariérový přístup. 6
V konferenčních prostorech je k dispozici dataprojektor, video, TV, DVD, promítací plátno, flipchart, ozvučení, mikrofony a připojení na internet (WIFI), které je plně k dispozici v celém areálu hotelu. Podle specifických požadavků rádi zajistíme další konferenční techniku. Pro účastníky jednání připravíme gastronomický servis formou kávových přestávek (variace nealkoholických nápojů, káva, čaj, sladké a slané občerstvení), svačin, obědů, večeří či rautů. Villa Eden 17. listopadu 8, 586 01 Jihlava, tel. 567 300 366, 724 993 929, fax: 567 300 366, www.villaeden.cz, e-mail: info@villa-eden.cz. 6 pokojů, 2 apartmány, 12 bytů (1+kk, 2+kk), 36 lůžek. Všechny pokoje i byty jsou vybavené TV, vlastní koupelnou s WC a bezplatným připojením na internet. K dispozici konferenční služby, prostory pro školení, prezentace, firemní porady, workshopy, privátní oslavy a společenské akce. Parkování ve dvoře na vlastním parkovišti. Bezbariérový přístup. Velký salonek pro max. 40 osob (77 m2) Pronájem 1-4 hodiny 450,- Kč/hod. Pronájem nad 4 hodiny 350,- Kč/hod. Dataprojektor 650,- Kč/hod. Malý salonek pro max. 14 osob (25 m2) Pro pronájem 1-4 hodiny 250,- Kč/hod. Pro pronájem nad 4 hodiny 195,- Kč/hod. Zpětný projektor, flipchart 45,- Kč/hod. DĚLNICKÝ DŮM, Žižkova 1696/15, 586 01 Jihlava, tel.: 739 203 620, www.delnakjihlava.cz, e-mail: provozni@delnakjihlava.cz Možnost pronájmu společenských prostor za účelem uspořádání společenských akcí, meetingů, svateb, rautů, kulturních pořadů, plesů, školení atd..s kapacitou max. 400 sedících osob. Možnosti pronájmů tvoří: chodba, šatna, schodiště, předsálí, přísálí, sál, kuřácký salónek, baletní sál, balkón, jeviště, šatna pro účinkující. Předmětem nájmu není provozovna občerstvení navazující na společenský sál a přísálí. Dle potřeb pronájemce lze zajistit jeho funkčnost. 7
Finanční rozpočet pronájmů je stanoven takto: Veškeré prostory: částka za pronájem všech nabídnutých prostor k uspořádání společenského plesu, akce bude činit 20.000,- Kč. Standardní doba pronájmu na takovou akci bude 12 hodin. Za každou další započatou hodinu nad rámec bude přiúčtováno 1.480,- Kč/hod. Samostatné pronájmy: b) Přísálí s kuřáckým salónkem: Částka za pronájem přísálí včetně kuřáckého salónku bude činit ve výši 980,- Kč/hod. c) Sál a přísálí s kuřáckým salónkem: Částka za pronájem sálu a přísálí s kuřáckým salónkem bude činit ve výši 2.460,- Kč/hod. d) Sál: Částka za pronájem sálu bude činit ve výši 1.480,- Kč/hod. e) Kuřácký salónek: Částka za pronájem kuřáckého salónku bude činit ve výší 480,- Kč/hod. Hotel VIVALDI, 586 01 Jihlava, Rančířov 1, tel.: 567 109 711, fax: 567 109 732, e-mail: recepce@hotelvivaldi.cz, www.hotelvivaldi.cz Barokní budova bývalé fary s moderní přístavbou, 3 km od centra Jihlavy. Konferenční služby: Velký sál kapacita 100 osob sedících u stolu, odpovídající sociální a restaurační zázemí včetně obsluhy, WIFI internet až 3 Mb, možnost bezdrátového ozvučení, dataprojektoru, plátna, řečnického pultu a další techniky dle požadavků a dohody. Cena: 1 500,- Kč za hodinu + dohodnutá AV technika Malý sál kapacita 40 osob, vybavení totožné s malým sálem. Cena: 600,- Kč za hodinu + dohodnutá AV technika Salonek kapacita 20 osob, vybavení totožné s velkým a malým sálem. Cena: 300,- Kč za hodinu + dohodnutá AV technika Při rozsáhlejších akcích při kombinaci ubytování či stravování je možno dohodnout individuální slevy. Divadlo Na Kopečku, 586 01 Jihlava, Brněnská 54, tel.: 567 552 232, fax: 567 109 732, e-mail: divadlo@plj.cz www.plj.cz Divadelní sál velká scéna: kapacita je 200 míst, cena za pronájem 1.200,-Kč/hod. Malá scéna Violka: kapacita 60 míst (12 kulatých stolů se čtyřmi židlemi), cena: 360,- Kč/hod. Personál divadla: zvukař: 132 Kč/hod., osvětlovač: 168 Kč/hod., hasič: 84 Kč/hod. 8
Mahlerův Penzion Na Hradbách, 586 01, Brněnská 31, tel.: 567 303 300, fax: 567 303 400, e-mail: befce@seznam.cz, www.mahleruvpenzion.cz Salónek v rustikálním stylu se pyšní se krásnými stylovými kachlovými kamny, které jsou dominantou této místnosti. Teplou a útulnou atmosféru dokreslují nádherné původní trámové stropy. Salónek je možno si pronajmout například při svatbách, promocích, oslavách, rautech, školení, obchodní jednání. Kapacita salonku je cca 30 osob. Je vybaven přehrávačem DVD/video, data projektorem, TV, připojením na internet a ostatní školící technikou. Cena za pronájem celého salonku je 250,-Kč/hod. Možnost rezervace zde Hotel a restaurant Tři Věžičky, 588 11 Střítež u Jihlavy, tel.: 567 217 581-2, e-mail: info@trivezicky.cz, www.trivezicky.cz V hotelu je možné si nechat připravit konferenci, školení, semináře, obchodní sezení, prezentace, svatby, rauty a oslavy konce roku. Možnost zapůjčení dataprojektoru, plátna, flipchartu s fixaci, prodlužovací kabely i ozvučení s mikrofonem. Technika je účtována zvlášť, v případě rautu, svatby atd. je ceník pronájmu dle velikosti akce. Pro stažení kompletního ceníku klikněte zde. V celém areálu hotelu je přístup na internet. Salonek č. 1 - salonek s vlastním sociálním zařízením a barem, který je využíván k pořádání školení, seminářů, firemních akcí, ale i svateb a rautů. Tento salonek je možné propojit s venkovní terasou, kde je gril na selata. Na terasu je možné zapůjčit i party stan. V salonku je i profi nerezový gril, který se dá využívat i ve vnitřních prostorách i venku na terase. Díky tomu si můžete vychutnat na rautech, ale i svatbách grilované maso v létě i v zimě. Kapacita max. 90 osob. Cena za hodinu pronájmu 400,-Kč, za den 3.200,-Kč. 9
Salonek č. 2 - tento salonek je v hotelové části a je bez obsluhy. Využívá se na školení, firemní porady a semináře. Kapacita max. 30 osob. Cena za hodinu pronájmu 300 Kč, za den 2.400,-Kč. Salonek č. 3 - tento salonek je také v hotelové části, je bez obsluhy. Využívá se na školení, firemní porady a semináře. Kapacita max. 12 osob. Cena za hodinu pronájmu 200 Kč, za den 1.600,-Kč. Salonek č. 4 (vinárenský) - tento salonek se nachází v budově bowlingu a je možné ho využít k pořádání školení, seminářů, firemních akcí, ale i svateb a rautů. Velikost salonku 20x10 metrů. Kapacita max. 30 osob. Cena za hodinu pronájmu 500 Kč, za den 4.000,-Kč. Salonek č. 5 (velikost 10x10 metrů) tento salonek se nachází v budově bowlingu a je možné ho využít k pořádání školení, seminářů a prezentací. Vstup do salonku je přes salonek č. 4 nebo samostatným venkovním vchodem. Kapacita max. 50 osob. Cena za hodinu pronájmu 400 Kč, za den 3.200,-Kč. Kongresový sál (velikost 30x10 metrů) nachází se v budově bowlingu a je možné ho využít k pořádání školení, seminářů, firemních akcí, ale i svateb a rautů. Kapacita max. 250 osob. Cena za hodinu pronájmu 500 Kč, za den 4.000,-Kč. 1.2.2 MEDIALIZACE AKCE: Grafické práce jednotný grafický styl Design manuál města: Eva Bystrianská e-mail: eva.bystrianska@seznam.cz tel.: +420 603 493 065 Cena: 560 Kč/hod grafický návrh plakátu A2 + grafický návrh barevného a černobílého inzerátu cena celkem 3080 3920 Kč 10
grafický návrh anketního lístku cca 560 Kč Tisk plakátů - 6 týdnů před konáním akce v počtu 100 ks + 10 ks zdarma - tiskárna: Etis s.r.o. Žižkova 10 586 01 Jihlava Cena: 4 284 Kč 11
Výlep plakátů - po dobu 14 dní - standardní výlepový den: neděle, uzávěrka příjmu plakátů: pátek, 12.00 hodin - kontakt: RENGL s.r.o. Zákopnická 354/11 460 01 Liberec www.rengl.cz - sběrné místo: MITECH s.r.o. U Mincovny 2 586 01 Jihlava - počet výlepových ploch: 68 Ceník výlepu: Formát plakátu Velikost plakátu Cena za 1 plakát na 1den v cm 2 Cena bez DPH Cena s DPH A4 1 až 630 1,05 1,26 A3 631 až 1600 3,40 4,08 A2 1601 až 2900 4,80 5,76 A1 2901 až 5600 6,80 8,16 A0 5601 až 9999 9,30 11,16 Přelepky 1 až 1600 0,50 0,60 Inzerce Noviny jihlavské radnice zdarma inzerce v aktuálním měsíčním vydání Jihlavské listy - inzerce 131x95 mm, 2 ks, 14 dní a 1 týden před v pátečním vydání JL Cena: 5 159 Kč 12
Odkaz na webových stránkách města - zveřejnit plakát a pozvánku min. 4 týdny před konáním akce - pozvánka musí obsahovat místo, datum a čas konání akce a kontaktní osobu pro případné dotazy 13
14
Upoutávky v místních médiích - vytvořit tiskovou zprávu, rozeslat místním médiím pozvánky na veřejné setkání, namluvit upoutávku v místním rozhlase Kontakty - místní média Název Telefonní číslo E-mail E-mail 2 Česká televize - krajská redakce ČT Jihlava +420 567 331 025 +420 736 531 233 redakce.jihlava@ceska televize.cz blanka.poulova@ceska televizee.cz TV NOVA - Krajská redakce +420 60302 399 392 david.pik@nova.cz Jihlava TV PRIMA - Vysočina - +420 565 322 313 veronika.seblova@r1vy info@amigi.cz regionální vysílání TV PRIMA (311) socina.cz ČRo Region Vysočina +420 567 310 900 proregion@rozhlas.cz program@radiovysocin zpravy@radiovysocina. Hitrádio Vysočina +420 567 320 770 a.cz cz RTA Jihlava redakce.jihlava@rta.cz Česká tisková kancelář ČTK +420 567 310 040 bucek@mail.ctk.cz jihlava@mail.ctk.cz Jihlava j.paclik@vysocina.vlp.c redakce.jihlava@vysoci Jihlavský denik +420 567 587 529 z na.vlp.cz Jihlavské listy +420 567 578 036 ilona.zelnickova@mfdn Mladá fronta DNES - Vysočina +420 564 606 111 redji@mfdnes.cz es.cz Právo +420 602 209 913 njr.redakce@centrum. Noviny jihlavské radnice +420 567 167 434 inzercenjr@volny.cz cz vojtech.sedlak@vysoci www.vysocina-news.cz na-news.cz regionalist@seznam.c www.regionalist.cz +420 777 307 887 z www.i-vysocina.cz zpravy@phmedia.cz redakce@jihlavskelisty.cz jaroslav.snajdr@pravo. mazanec@jihlavskelisty.cz janapechova@pravo.cz cz Rozesílání pozvánek - pozvánka musí obsahovat místo, datum a čas konání akce a kontaktní osobu pro případné dotazy - odeslat zvlášť pozvánku zastupitelům města, zvlášť významným institucím, organizacím a partnerům - rozeslat pozvánky listovní poštou klíčovým osobám (prezentujícím úředníkům, politikům), účastníkům z minulých setkání, partnerům, médiím 14 dní před akcí - připomenout akci e-mailovou pozvánkou - 4 2 dny před akcí 15
16
17
1.2.3 ZAJIŠTĚNÍ TECHNICKÉHO VYBAVENÍ: - s pronájmem prostor domluvit dostatečný prostor pro technické zázemí (možnost zatemnění, promítací plátno, el. zásuvky poblíž plátna) - dataprojektor, notebook, ozvučení domluvit s OI MMJ 12 8 týdnů před akcí a připravit na místě 3 2 hodiny před začátkem akce - minimálně 2 mikrofony, fotoaparát domluvit týden před akcí s tiskovým mluvčím MMJ 1.2.4 ZAJIŠTĚNÍ OBČERSTVENÍ: - domluvit alespoň 10 5 dnů před akcí - pokud je to možné, občerstvení objednat u poskytovatele pronájmu prostor (kontakty viz pronájem prostor) - pokud si občerstvení zajišťujeme sami, je doporučeno poskytnout alespoň vodu (pro 60 osob 3 x balení vod 1,5l + kelímky), kávu a vodu na čaj uvařit do termosky, smetanu do kávy a cukr koupit podle očekávaného počtu osob nebo podle kapacity prostor - v den akce objednat/koupit pečivo (koláče, buchty, balené dezerty atd.) - dle potřeby zajistit nádobí nebo koupit nádobí jednorázové 1.2.5 ZAJIŠTĚNÍ PERSONÁLNÍ POMOCI: - 14 7 dní před akcí domluvit 2 osoby, které budou u prezenčních listin (pokud máte připravené materiály pro občany, hlasovací lístky, lístky do tomboly, je dobré si je připravit k prezenčním listinám a předat je účastníkům akce hned u vstupu) - 1 osoba pro přenášení mikrofonu - 1 osoba pro fotografování (pokud není přítomen tiskový mluvčí) - 1 osoba pro zápis poznámek - 1 osoba, která ovládá technické vybavení a v případě potřeby zajistí její funkčnost 1.2.6 ZAJIŠTĚNÍ MATERIÁLŮ A OSTATNÍCH POMŮCEK: - 3 2 dny před akcí si připravit dokumenty vztahující se k akci (mapy, plány, tabulky ), vytvořit označení cesty do sálu (pokud je třeba, uvést patro/označení budovy, kde se akce koná), vytisknout prezenční listiny, hodnotící dotazníky, označení stolů s názvem tématické oblasti, připravit propagační a informační materiály - připravit flipchart + 15 ks flipchartových papírů - nahrát na USB zařízení ppt prezentaci či jiné potřebné dokumenty 18
2. Průběh veřejného projednávání 2.1 Úvod - přivítat účastníky jednání, sdělit téma a účel jednání a upozornit na způsob naložení s výsledky a výstupy jednání - nezapomenout upozornit na rozdané materiály (které účastníci dostali u vstupu) a požádat o vyplnění hodnotících dotazníků - představit politiky, zástupce jednotlivých odborů a odborníky přizvané k jednání - úvodní řeč by měl přednést odpovědný politik zdůrazní, jak bude naloženo se všemi náměty a připomínkami, případně, jestli se bude výstup ověřovat anketou či zda bude výstup předložen radě/ zastupitelstvu města 2.2 Prezentace - koordinátor setkání sdělí účastníkům základní informace a pokračuje prezentací k danému tématu - v případě, že hlavní část prezentace vede jiná osoba, koordinátor jednání tuto osobu představí a předá jí slovo - v průběhu prezentace vždy promítat prezentaci na plátno, aby všichni účastníci měli veškeré informace před očima - v závěru prezentace je dobré shrnout hlavní a základní body tématu 2.3 Diskuze - dříve než předáme slovo účastníkům, je třeba zdůraznit, jakým způsobem bude diskuze probíhat, tzn. každý, kdo bude mít zájem diskutovat a projevit svůj názor, přihlásí se a teprve pak mu bude předán mikrofon a uděleno slovo - pro záznam jednotlivých námětů vzešlých z diskuze použijeme flipchart (nutno jej před jednáním umístit na místo, odkud na něj dobře uvidí všichni účastníci) -!! nepoužívat červenou flipchartovou fixu nevhodná barva pro zápisy!!, využívat více barev pro odlišení námětů (důležité, méně důležité, druh tématické oblasti..) - jestliže organizujeme diskuzi u tématických stolů, připravíme ke každému stolu 2 flipchartové papíry pro záznam výstupu, který vzešel z diskuze od stolu 2.4 Způsoby formulace základních výsledků jednání - zopakování (pokud to lze i promítnutí) přehledu důležitých informací, námětů a problémů, které jsou v průběhu jednání zpracovány pomocníkem (zapisovačem) - znovu vysvětlení dalšího postupu 19
- zopakování informace, jak bude s výstupy naloženo (anketa, návrh do rady/zastupitelstva, zpracování nové studie, informace na webu, jinde zdůraznit kde, zda se mohou občané k výsledkům dále vyjadřovat jakým způsobem, kdo je zodpovědná osoba, na koho je možné se obracet) 2.5 Možnost přímého hlasování účastníků - v případě, že se ve finální fázi jednání mohou účastníci podílet na hlasování o problémech nebo vyjádřit svým hlasem preferenci některé prezentované varianty návrhu, musí jim koordinátor jednání vysvětlit pravidla hlasování a vymezit k tomuto účelu připravený panel s návrhy a prostor, kde je všichni účastníci uvidí - k hlasování je možné využít barevná lepítka, která účastníci obdrží u vstupu 2.6 Závěr - poděkování občanům ze strany města, že se jednání zúčastnili a přispěli tak svými názory ke zdravějšímu rozvoji města - upozornit na odevzdání evaluačních dotazníků (u výstupu připravit krabici, kam lze dotazníky odevzdat) 20
3. Zhodnocení veřejného projednávání 3.1 Výstupy akce 3.1.1. TISKOVÁ ZPRÁVA: - zpracovat co nejdříve po skončení akce, zveřejnit jako článek v místních novinách (Noviny jihlavské radnice, Jihlavské listy, Jihlavský deník, Mladá Fronta Dnes, Týdeník Sedmička Jihlava) a zveřejnit zprávu na webových stránkách města - ve zprávě uvést účel veřejného setkání, co se projednávalo, přibližný počet zúčastněných osob a souhrn výsledků, nezapomenout uvést, kde je možné dohledat další informace, jak bude s výsledky naloženo a na koho se mohou občané obracet v případě dotazů 3.1.2. FOTODOKUMENTACE: - před akcí je třeba zajistit tiskového mluvčího nebo jinou osobu, která během jednání pořídí fotografie - společně s tiskovou zprávou zveřejnit fotografie z jednání 21
3.1.3. ZPRACOVÁNÍ ZPRÁVY O PŘIPOMÍNKÁCH A NÁMĚTECH SHROMÁŽDĚNÝCH NA AKCI A JEJÍ ZVEŘEJNĚNÍ: - zpracovat zápis z jednání (zápis bude obsahovat: přítomné osoby z Magistrátu města Jihlavy a z řad odborníků, dále základní předložené informace, přepis diskuze, náměty vzešlé od občanů a shrnutí výsledků) - náměty je třeba projednat s vedením města či s dotčenými odbory a vedoucími pracovníky Magistrátu města Jihlavy - poté bude zpracovaný zápis zveřejněn na webových stránkách města - ukázkové zápisy z veřejných jednání naleznete zde: Kulaté stoly: Jihlava Fórum zdravého města a MA21: Jihlava 3.1.4. ZPRACOVÁNÍ EVALUAČNÍCH DOTAZNÍKŮ - po akci spočítat odevzdané evaluační dotazníky a zpracovat jejich vyhodnocení - evaluační dotazníky slouží jako zpětná vazba od účastníků veřejného setkání, je nutno vzít v úvahu veškeré připomínky pro realizaci dalšího projednávání 22
4. Interpretace výsledků vedení města a dotčeným odborům a jejich případná implementace 4.1 Informace do rady nebo zastupitelstva města 4.1.1. NÁVRH DO RADY: - návrh je nutno odevzdat na sekretariát tajemníka, tak, aby byly materiály k dispozici členům rady města vždy 7 dní před schůzí rady města k vyzvednutí. - vzorový formulář návrhu naleznete na O:\OBECNE\_Formulare\_Návrh usnesení : Návrh rozhodnutí pro Radu 4.1.2. NÁVRH DO ZASTUPITELSTVA: - jestliže materiály do zastupitelstva připravuje rada města, která předchází Zastupitelstvu, je třeba odevzdat návrh 7 pracovních dní před konáním této rady, tzn. veškeré materiály, které mají být předloženy zastupitelstvu, musí být doručeny na sekretariát tajemníka do 11.00 hod. 11 dnů před konáním zasedání zastupitelstva - vzorový formulář návrhu naleznete na O:\OBECNE\_Formulare\_Návrh usnesení : Návrh rozhodnutí pro Zastupitelstvo 4.2 Informace pro veřejnost - poté, co je návrh odsouhlasen radou či zastupitelstvem je možné jej zveřejnit na webových stránkách města a po projednání s dotčenými odbory MMJ uvést konkrétní kroky, které budou v rámci určitého problému po projednávání ze strany města učiněny - pokud realizujeme anketu či výzkum, je doporučeno po projednání výsledků v radě nebo v zastupitelstvu, zveřejnit článek o zjištěných výsledcích v místních novinách a informovat tak občany o možném způsobu řešení a návrhu dalších opatření 23