EVROPSKÁ KOMISE V Bruselu dne 11.6.2010 K(2010)3667 v konečném znění ROZHODNUTÍ KOMISE ze dne 11.6.2010 o Příručce pro organizaci vízových oddělení a místní schengenskou spolupráci (Pouze bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné)
ROZHODNUTÍ KOMISE ze dne 11.6.2010 o Příručce pro organizaci vízových oddělení a místní schengenskou spolupráci (Pouze bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné) EVROPSKÁ KOMISE, s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 810/2009 ze dne 13. července 2009 o kodexu Společenství o vízech (vízový kodex) 1, a zejména na článek 51 uvedeného nařízení, vzhledem k těmto důvodům: (1) Nařízení (ES) č. 810/2009 stanoví postupy a podmínky udělování víz pro průjezd přes území členských států nebo předpokládané pobyty na tomto území nepřesahující tři měsíce během jakéhokoli šestiměsíčního období. (2) Podle článku 51 vízového kodexu by měly být vypracovány pokyny k praktickému uplatňování tohoto nařízení s cílem zajistit jednotné uplatňování uvedeného nařízení. Byla vypracována Příručka pro zpracování žádostí o víza a provádění změn v udělených vízech. Je rovněž zapotřebí připravit Příručku pro organizaci vízových oddělení a místní schengenskou spolupráci. Ta by měla obsahovat pokyny, osvědčené postupy a doporučení pro ústřední a konzulární orgány členských států odpovědné za organizaci a fungování konzulárních služeb a spolupráci mezi úřady členských států na ústřední i místní úrovni, včetně fungování místní schengenské spolupráce. (3) Podle čl. 53 odst. 2 vízového kodexu by měla Komise poskytnout tuto příručku veřejnosti v elektronické podobě, tak aby ji mohly všechny příslušné orgány členských států co nejlépe využít. (4) Komise zajistí pravidelnou aktualizaci Příručky. 1 Úř. věst. L 243, 15.9.2009, s. 1.
(5) V zájmu podpory jednotného uplatňování pravidel Unie pro organizaci a fungování konzulárních služeb a spolupráci mezi úřady členských států by měly členské státy dát vnitrostátním úřadům pokyn, aby používaly přiloženou Příručku jako vodítko při organizaci vízových oddělení a spolupráci s orgány ostatních členských států na ústřední i místní úrovni. (6) Členské státy by měly tuto příručku používat k informování pracovníků, kteří budou plnit konzulární povinnosti týkající se zejména činností a fungování místní schengenské spolupráce. (7) Dánsko se v souladu s článkem 2 Protokolu č. 22 o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, neúčastnilo přijímání nařízení (ES) č. 810/2009, a proto pro ně není závazné ani použitelné. Avšak vzhledem k tomu, že je nařízení (ES) č. 810/2009 založeno na schengenském aquis podle ustanovení hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, v souladu s článkem 4 uvedeného protokolu Dánsko dopisem ze dne 2. února 2010 oznámilo provedení tohoto acquis do svého vnitrostátního právního řádu. Ve smyslu mezinárodního práva je proto toto rozhodnutí pro Dánsko závazné. (8) Toto rozhodnutí rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis 2. Spojené království se tudíž nepodílí na jeho přijímání, a proto pro ně není závazné ani použitelné. (9) Toto rozhodnutí rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis 3. Irsko se tudíž nepodílí na jeho přijímání, a proto pro ně není závazné ani použitelné. (10) Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto rozhodnutí ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis 4, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ze dne 17. května 1999 o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody 5. (11) Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto rozhodnutí ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis 6, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES 7 ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES 8. 2 3 4 5 6 7 8 Úř. věst. L 131, 1.6.2000, s. 43. Úř. věst. L 64, 7.3.2002, s. 20. Úř. věst. L 176, 10.7.1999, s. 36. Úř. věst. L 176, 10.7.1999, s. 31. Úř. věst. L 53, 27.2.2008, s. 52. Úř. věst. L 176, 10.7.1999, s. 31. Úř. věst. L 53, 27.2.2008, s. 1.
(12) Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto rozhodnutí ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody podepsané mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/261/ES 9 a článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/262/ES 10. (13) Pokud jde o Kypr, představuje toto rozhodnutí akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2003. (14) Pokud jde o Bulharsko a Rumunsko, představuje toto rozhodnutí akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 4 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2005. (15) Opatření tohoto rozhodnutí jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro víza, PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ: Článek 1 Příručka pro organizaci vízových oddělení a místní schengenskou spolupráci je uvedena v příloze k tomuto rozhodnutí. 1. Členské státy: Článek 2 předají příručku uvedenou v článku 1 příslušným orgánům, které jsou odpovědné za organizaci a fungování vízových oddělení a spolupráci mezi orgány členských států na ústřední a místní úrovni, a dají výše uvedeným úřadům pokyn, aby tuto příručku používaly jako vodítko při organizaci vízových oddělení a spolupráci s orgány ostatních členských států na ústřední i místní úrovni. 2. Členské státy budou tuto příručku používat rovněž k informování konzulárních pracovníků, kteří budou plnit konzulární povinnosti týkající se zejména činností a fungování místní schengenské spolupráce. 9 10 Úř. věst. L 83, 26.3.2008, s. 3. Úř. věst. L 83, 26.3.2008, s. 5.
Článek 3 Toto rozhodnutí je určeno Belgickému království, Bulharské republice, České republice, Spolkové republice Německo, Estonské republice, Řecké republice, Španělskému království, Francouzské republice, Italské republice, Kyperské republice, Lotyšské republice, Litevské republice, Lucemburskému velkovévodství, Maďarské republice, Republice Malta, Nizozemskému království, Rakouské republice, Polské republice, Portugalské republice, Rumunsku, Republice Slovinsko, Slovenské republice, Finské republice a Švédskému království. V Bruselu dne 11.6.2010. Za Komisi Cecilia MALMSTRÖM člen / členka Komise
PŘÍLOHA PŘÍRUČKA PRO ORGANIZACI VÍZOVÝCH ODDĚLENÍ A MÍSTNÍ SCHENGENSKOU SPOLUPRÁCI 6
PŘEDMLUVA Tato příručka obsahuje pokyny pro organizaci vízových oddělení a místní schengenskou spolupráci. Je určena k použití při provádění společné vízové politiky Evropské unie ústředními a konzulárními orgány členských států pověřenými poskytováním konzulárních služeb a zajišťováním spolupráce mezi úřady členských států na ústřední i místní úrovni. Tato příručka byla vypracována podle článku 51 vízového kodexu. Neukládá členským státům žádné právně závazné povinnosti ani nestanovuje žádná nová práva či povinnosti pro osoby, jichž by se mohla týkat. Jedině ty právní akty, ze kterých tato příručka vychází nebo na které odkazuje, mají právně závazné účinky a ve vnitrostátní jurisdikci se lze odvolávat výlučně na ně. 7
ČÁST I: ORGANIZACE A INFORMACE URČENÉ VEŘEJNOSTI 1. Osvědčené postupy v organizaci vízových oddělení Právní základ: vízový kodex, čl. 13 odst. 6 a článek 37 1.1. Rozdělení úkolů a ochrana zaměstnanců V zájmu zachování obezřetnosti a ochrany zaměstnanců proti tlaku na místní úrovni se tam, kde je to vhodné, vytvoří systémy rotace pracovníků, kteří jsou v přímém styku s žadateli o vízum. Zvláštní pozornost je třeba věnovat přesné organizaci práce a jasnému přidělování/rozdělování úkolů těm, kteří přijímají rozhodnutí o žádostech o víza. Odebírání biometrických identifikátorů v příslušných případech musí provádět kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník. Pouze omezený počet řádně pověřených pracovníků bude mít přístup ke vkládání údajů nebo v případě potřeby k nahlížení do vízového informačního systému (VIS) a do Schengenského informačního systému (SIS) a dalších důvěrných informací. Budou přijata vhodná opatření, aby nedocházelo k neoprávněnému přístupu do těchto databází. 1.2. Uchovávání a používání prázdných vízových štítků Zavedou se odpovídající bezpečnostní opatření pro uchovávání a používání vízových štítků, aby se předešlo jejich zneužívání nebo ztrátám. Konzuláty si povedou záznamy o zásobách vízových štítků a budou registrovat, jak jsou jednotlivé vízové štítky použity. Doporučený osvědčený postup pro uchovávání zásob a registraci prázdných vízových štítků: Konzuláty členských států by si měly vést elektronické záznamy o zásobách prázdných vízových štítků a elektronicky registrovat použití každého vízového štítku. 2. Zdroje pro posuzování žádostí o víza a kontrola konzulátů Právní základ: vízový kodex, článek 38 Členské státy vyčlení dostatečný počet příslušných pracovníků pro výkon úkolů souvisejících s posuzováním žádostí, tak aby byla zajištěna přiměřená a jednotná kvalita služeb pro veřejnost, bez ohledu na to, jak je organizováno přijímání žádostí o víza. Vyčlenění zdrojů by mělo zohlednit období hlavních sezón. Prostory musí být funkční a odpovídající a je třeba zajistit vhodná bezpečnostní opatření. Ústřední orgány členských států poskytnou jak vyslaným, tak v místě zaměstnaným pracovníkům vhodnou odbornou přípravu. Odpovídají za poskytnutí úplných, přesných a aktualizovaných informací o příslušných ustanoveních práva Evropské unie a vnitrostátních právních předpisů. Ústřední orgány členských států zajistí, aby byl způsob posuzování žádostí o víza často a dostatečně kontrolován. Pokud zjistí, že jsou porušována ustanovení vízového kodexu, přijmou nápravná opatření. 8
3. Akreditace obchodních zprostředkovatelů Právní základ: vízový kodex, článek 45 Členské státy mohou spolupracovat s obchodními zprostředkovateli, pokud jde o podávání žádostí, ale ne pokud jde o odebírání biometrických identifikátorů. Spolupráce s obchodními zprostředkovateli, pokud jde o podávání žádostí o víza, je odlišná od spolupráce s externími poskytovateli služeb v oblasti přijímání žádostí o víza (viz formy organizace přijímání žádostí o víza v části III). 3.1. Postupy při udělování akreditace Spolupráce s obchodním zprostředkovatelem je založena na akreditaci udělené příslušnými orgány členského státu. Akreditace se udělí po ověření následujících aspektů: (a) (b) (c) stávající status obchodního zprostředkovatele: platná licence, obchodní rejstřík a smlouvy s bankami; stávající smlouvy s obchodními partnery se sídlem v členských státech, kteří nabízejí ubytování a ostatní komplexní turistické služby; smlouvy s dopravními společnostmi, které musí zahrnovat jak cestu tam, tak zaručenou a pevně stanovenou cestu zpáteční. 3.2. Kontrola U akreditovaných obchodních zprostředkovatelů se pravidelně provádějí kontroly na místě prostřednictvím osobních nebo telefonních rozhovorů s žadateli. Měly by se týkat cest a ubytování, odpovídajícího cestovního zdravotního pojištění v případě jednotlivých cestovatelů, a pokud je to považováno za nezbytné, ověřování dokladů týkajících se skupinového návratu. 3.3. Odnětí akreditace Příslušné orgány členského státu by měly obchodnímu zprostředkovateli odejmout akreditaci, pokud se domnívají, že zprostředkovatel již nesplňuje požadované podmínky. Doporučený osvědčený postup: Jednou ročně by měly příslušné orgány členského státu zhodnotit svoji spolupráci s akreditovanými obchodními zprostředkovateli, a podle toho obnovit nebo odejmout akreditaci. 9
3.4. Výměna informací V rámci místní schengenské spolupráce se vyměňují informace o působení akreditovaných obchodních zprostředkovatelů, zejména o zjištěných nesrovnalostech, odmítnutých žádostech podaných obchodními zprostředkovateli a také o zjištěných podvodech týkajících se dokladů nebo neuskutečnění plánovaných cest. V rámci místní schengenské spolupráce se vyměňují seznamy obchodních zprostředkovatelů akreditovaných jednotlivými konzuláty, kterým byla akreditace odňata, s uvedením důvodů pro toto odnětí. 3.5. Status schváleného určení Evropské společenství a Státní správa cestovního ruchu Čínské lidové republiky (CNTA) podepsaly dne 12. února 2004 memorandum o porozumění o vízech a souvisejících otázkách s cílem usnadnit čínským skupinám turistiku do členských států. Memorandum o porozumění se uplatňuje ode dne 1. září 2004. Dánsko, Island, Norsko a Švýcarsko uzavřely s CNTA samostatné dohody o statusu schváleného určení. Memorandum o porozumění obsahuje zvláštní ustanovení o akreditaci, kontrole a možném postihování cestovních kanceláří podle režimu SSU. Komise dne 16. září 2004 vydala doporučení o provádění memoranda o porozumění 11, v němž navrhla společné postupy provádění tohoto memoranda, pokud jde o akreditování cestovních kanceláří, identifikační průkazy kurýrů, praktická ujednání ohledně spolupráce s jejich kurýry a také varování pro cestovní kanceláře a odnětí akreditace, kterým může být cestovní kancelář postižena. Podle tohoto doporučení je Komise odpovědná za sestavení a aktualizaci seznamu kurýrů a za předávání informací čínským orgánům o jakémkoli postihu uloženém cestovním kancelářím. 4. Obecné informace určené žadatelům Právní základ: vízový kodex, články 47 a 48 Kromě informování široké veřejnosti o tom, na které státní příslušníky a jejich kategorie se vztahuje vízová povinnost v souvislosti se vstupem na území členského státu a/nebo s průjezdem přes mezinárodní tranzitní prostory letišť členských států, poskytují ústřední orgány a konzuláty členských států široké veřejnosti všechny relevantní informace k žádostem o víza. Na místní úrovni by měly být informace sjednoceny v rámci místní schengenské spolupráce v návrhu společného informačního listu o různých typech víz (včetně případného společného seznamu podpůrných dokladů, viz část II bod 1.1). 11 Úř. věst. L 296, 21.9.2004, s. 23. 10
4.1. Měly by být k dispozici všechny relevantní informace o kritériích, podmínkách a postupech vztahujících se k žádostem o vízum, včetně: členského státu příslušného k posouzení žádosti a přijetí rozhodnutí o žádosti o vízum (jakož i informací o možnosti zastoupení jiného členského státu / jiným členským státem), dokumentů, které je nutno předložit při žádosti o vízum*), místa, kde by měla být žádost podána (konzulát příslušného členského státu nebo zastupujícího členského státu, společné středisko pro podávání žádostí*), pokud žádosti shromažďuje externí poskytovatel služeb, měly by jak konzulát členského státu, tak externí poskytovatel služeb poskytovat informace o požadovaném poplatku za služby a o možnosti podat žádost o vízum přímo na konzulátu členského státu, požadovaného poplatku za služby při podávání žádosti, tj. informací o tom, na které kategorie žadatelů se vztahují které kategorie poplatků, a o kategoriích žadatelů, od nichž se poplatek nepožaduje. Rovněž je třeba podat informaci o měně, v níž se poplatek hradí, a praktické pokyny ohledně placení poplatku. Výslovně musí být uvedeno, že v případě zamítnutí nebude poplatek vrácen, termínu, do kdy by měla být žádost podána, toho, zda je třeba, aby si žadatel sjednal schůzku, a pokud ano, jak a kdy si ji lze sjednat*), toho, zda je možné podat žádost prostřednictvím akreditovaného obchodního zprostředkovatele, např. cestovní kanceláře, lhůt pro posouzení a přijetí rozhodnutí o žádosti o vízum (včetně informace o třetích zemích, u jejichž státních příslušníků nebo jejich určitých kategorií se požaduje předchozí konzultace) *). *) Včetně informací o procesních zárukách, které se vztahují na rodinné příslušníky občanů EU/EEA 12 a Švýcarska. Doporučený osvědčený postup při poskytování informací případným žadatelům o vízum: Aby žadatelé nepodávali neúplné žádosti o vízum a nenavštěvovali opakovaně konzulát, měly by být všechny relevantní informace co nejlépe zpřístupněny. Kromě obecných informací o vízech by měly být informace o možnostech, jak podat žádost, dostupné v několika jazycích, přinejmenším v úředním jazyce (jazycích) hostitelské země a v jazyce (jazycích) dotčeného členského státu. Tyto informace by měly být široce dostupné a viditelně umístěné mimo budovu či areál a měly by být poskytovány i na internetových stránkách. 4.2. Následující informace o právech a povinnostech držitelů víz musí být rovněž poskytnuty: 11
pouhé udělení víza neopravňuje automaticky ke vstupu a držitel víza je při příjezdu na vnější hranice povinen prokázat, že splňuje podmínky pro vstup, od 5. dubna 2011: zamítavá rozhodnutí o žádostech musí být žadateli oznámena a musí se v nich uvádět důvody, na kterých se zakládají. Žadatelé, jejichž žádost byla zamítnuta, mají právo na odvolání. Tyto informace by měly obsahovat podrobnosti o postupu, který je v případě odvolání třeba dodržet, včetně informace o příslušném orgánu a o lhůtách pro podání odvolání, razítko označující, že žádost je přípustná, nemá žádné právní důsledky. 4.3. Formulář žádosti Právní základ: vízový kodex, čl. 11 odst. 6 Měly by být poskytnuty následující informace: že se za formulář žádosti neplatí, kde lze formulář žádosti získat, že je nutné, aby každý jednotlivý žadatel vyplnil a podal formulář žádosti a také samostatnou fotografii, a to i v případě, že jeden cestovní doklad platí pro více lidí, o jazyce (jazycích), který lze použít pro vyplnění formuláře žádosti. Doporučený osvědčený postup týkající se formuláře žádosti: V zájmu prevence nezákonného obchodu s formuláři žádosti by tyto formuláře měly být zdarma a snadno dostupné v prostorách konzulátu a například na pracovištích cestovních kanceláří, leteckých společností, obchodních sdružení, kulturních institucí a prostřednictvím internetu. Příklady řádně vyplněných formulářů by měly být vyvěšeny na konzulátech (a případně zveřejněny na internetu). 12
4.4. Prohlášení o ochraně údajů Právní základ: nařízení o VIS, článek 37 TENTO BOD PLATÍ POUZE PRO KONZULÁTY, KDE BYL JIŽ UVEDEN DO PROVOZU SYSTÉM VIS: 4.4.1. Žadatelé o vízum a osoby, které poslaly pozvání a/nebo jsou povinny platit náklady na zamýšlený pobyt žadatele, by měli být vyrozuměni o: a) totožnosti správce podle čl. 2 písm. d) směrnice 95/46/ES, včetně kontaktních údajů; b) účelech zpracování údajů ve VIS; c) kategoriích příjemců údajů, včetně příslušných orgánů podle článku 3 rozhodnutí Rady 2008/633/SVV; d) době uchovávání údajů; e) povinném shromažďování údajů pro účely posouzení žádosti; f) existenci práva na přístup k údajům, které se jich týkají, a práva žádat opravu nesprávných údajů, které se jich týkají, nebo vymazání údajů, které byly zpracovány v rozporu se zákonem, včetně práva na informace o postupech při uplatnění těchto práv a o kontaktních údajích o vnitrostátních orgánech dozoru podle čl. 2 písm. d) a čl. 41 odst. 1 směrnice 95/46/ES, u kterých lze podat stížnost ohledně ochrany svých osobních údajů. 4.4.2. Tyto informace se žadateli poskytnou písemně při shromáždění údajů potřebných k vytvoření souboru žádosti. 4.4.3. Tyto informace se poskytnou osobám, které poslaly pozvání a/nebo jsou povinny platit náklady na zamýšlený pobyt žadatele, na formulářích, jež mají tyto osoby podepsat, představujících doklad o pozvání, závazku poskytnutí podpory či o ubytování. Neexistuje-li takový formulář podepsaný těmito osobami, poskytují se tyto informace podle článku 11 směrnice 95/46/ES. Doporučený osvědčený postup pro poskytování informací o vnitrostátních orgánech dozoru: Tyto informace by měly být zahrnuty do prohlášení o ochraně údajů na formuláři žádosti o vízum a být přístupné široké veřejnosti na internetových stránkách a/nebo vývěskách. 13
ČÁST II: MÍSTNÍ SCHENGENSKÁ SPOLUPRÁCE Právní základ: vízový kodex, čl. 22 odst. 3, čl. 31 odst. 2 a článek 48 Vízový kodex zakládá právní rámec pro postupy týkající se posuzování žádostí o víza a přijímání rozhodnutí o nich. Za praktické uplatňování těchto právních ustanovení jsou odpovědné konzuláty členských států. Účelem této kapitoly je poskytnout členským státům pokyny pro jejich spolupráci na místní úrovni s cílem zajistit harmonizované uplatňování vízového kodexu. 1. Posouzení potřeby stanovit jednotný přístup vzhledem ke specifickým otázkám 1.1. V rámci místní schengenské spolupráce bude posouzena potřeba: harmonizovaného seznamu podpůrných dokladů, harmonizovaného přístupu k možnosti osvobození od poplatku za vízum. Potřeba takové harmonizace bude určena většinou konzulátů členských států na místní úrovni. 1.2. V rámci místní schengenské spolupráce by se měla zavést spolupráce na: překladu formuláře žádosti do jazyka (jazyků) hostitelské země, sestavení vyčerpávajícího seznamu cestovních dokladů vydávaných hostitelskou zemí (včetně informací o bezpečnostních aspektech těchto cestovních dokladů). 2. Výměna informací v rámci místní schengenské spolupráce 2.1. Konzuláty členských států se budou snažit o sjednocení: poplatku za víza, pokud je splatný v jiné měně než v eurech; poplatků za služby účtovaných externími poskytovateli služeb v dané oblasti, pokud poskytují obdobné služby. Doporučený osvědčený postup pro přezkum směnného kursu: Četnost, s jakou účetní oddělení konzulátu přezkoumává směnný kurs, a možné úpravy vízového poplatku závisejí na stabilitě místní měny vůči euru. Směnný kurs eura by měl být ověřován alespoň jednou za dva týdny, ačkoli lze odůvodnit i kratší intervaly. Členské státy by se v rámci místní schengenské spolupráce měly dohodnout na společném postupu. Pokud referenční směnný kurs eura stanovený Evropskou centrální bankou vůči místní měně není k dispozici, mohou členské státy k výpočtu vízového poplatku v místní měně použít směnný kurs využívaný ve vnitřních rozpočtových záležitostech. 2.2. Konzuláty členských států si budou vyměňovat informace: 14
o zavedení nebo zrušení požadavku na předchozí konzultaci u státních příslušníků některých třetích zemí nebo určitých jejich kategorií, o zavedení nebo zrušení požadavku na informace ex-post o vízech udělených státním příslušníkům některých třetích zemí nebo jejich kategoriím, o výběru externích poskytovatelů služeb, o udělení akreditace obchodním zprostředkovatelům nebo o odnětí této akreditace, o spolupráci s dopravními společnostmi, o měsíčních statistických informacích, o místních zdrojích informací. 2.3. Výměna informací o pojišťovnách a posouzení nabízených produktů cestovního zdravotního pojištění Ověření popsaná v tomto bodě by se měla vztahovat k cestovnímu zdravotnímu pojištění nabízenému pojišťovnami, a nikoli k individuálním pojistným smlouvám jednotlivých žadatelů. Bude zapotřebí ověřovat, zda jsou pojišťovny nabízející cestovní zdravotní pojištění skutečně odpovědné za pojistné škody při nehodách, které se staly v členských státech, a že vnitrostátní právní úprava země, kde je pojišťovna usazená, umožňuje finanční převod do jiných zemí. Dohody o vzájemném pojištění se společnostmi usazenými na území členských států nejsou vždy nutně řešením. V některých třetích zemích vnitrostátní právní úprava toto vzájemné pojištění zakazuje. Je proto důležité určit, zda jsou místní pojišťovny skutečně schopny dodržet finanční závazky v jiných zemích, neboť to je pro pomoc případnému držiteli víza na území členských států zásadní. Zvláštní pozornost je třeba věnovat ověření, zda je v pojistné smlouvě uveden místní zprostředkovatel. Je důležité ověřit rozložení jednotlivých rizik, neboť pojišťovny často uvádějí v pojistné smlouvě přesnou výši kryté částky pro každé riziko. Krytí může být matoucí, i když celková částka pro různá rizika dosahuje 30 000 EUR. Pojišťovna může uměle zvýšit krytí pro méně nákladná rizika (kupříkladu administrativní náklady), a naopak vyčlenit menší částky pro rizika, která bývají nákladnější (například nemocniční léčba a repatriace). Takové smlouvy je třeba považovat za nevyhovující. Konzuláty by si měly být vědomy toho, že pojistné smlouvy často obsahují odkazy na významné výjimky nebo omezení týkající se aktivit, zdravotního stavu atd., které nabízené krytí omezují nebo ho úplně vylučují. Takové smlouvy je třeba rovněž považovat za nevyhovující. Na internetových stránkách a vývěskách konzulátů a v prostorách externích poskytovatelů služeb a honorárních konzulátů by se měla zveřejnit vhodná varování. Cestovní zdravotní pojištění by mělo pokrýt veškeré výdaje, které by mohly nastat v souvislosti s repatriací ze zdravotních důvodů nebo v souvislosti s naléhavou lékařskou péčí, pohotovostní nemocniční péčí nebo úmrtím, pouze po dobu trvání pobytu nebo pobytů na území členských států, a nikoli po dobu platnosti víza. 15
Příklad: Státní příslušník třetí země žádá o vízum pro účely jediného 14denního pobytu, tj. 14. 5. 28. 5. Pojišťovna by mu měla nabídnout odpovídající cestovní zdravotní pojištění platné na 14 dní v rámci doby platnosti víza. Mělo by se rovněž ověřovat, že žadatelovo pojištění skutečně pokrývá pomoc na místě (výdaje na lékařskou péči a repatriace atd.), která by se měla odlišovat od proplacení výdajů uskutečněného až po žadatelově návratu. Pokud pojištění pokrývá pouze zpětné proplacení, může to zpochybnit cíl tohoto požadavku, a sice aby se členský stát vyhnul použití veřejných finančních prostředků k pokrytí výdajů na lékařskou péči atd. pro držitele víz. Takové produkty navíc dodávají žadatelům o víza falešný pocit, že jsou dostatečně chráněni. V rámci místní schengenské spolupráce by měla fungovat výměna informací o pojišťovnách, které poskytují dostatečné cestovní zdravotní pojištění, včetně ověření druhu pojistného krytí a veškerých nadlimitních částek. Doporučený osvědčený postup pro posuzování nabízených pojistných smluv: Podle některých pojistných smluv musí pojištěná osoba hradit určitou částku sama, tj. nadlimitní částku. Přílišná výše této nadlimitní částky zpochybňuje skutečné pojistné krytí poskytované pojištěním. Není sice možné zakázat takové postupy v právním rámci udělování víz, ale všechny pojišťovny, které se těmito postupy řídí, by měly být nahlášeny. 3. Posouzení migračních a/nebo bezpečnostních rizik založené na výměně informací: o používání nepravých, padělaných a pozměněných dokladů, o trasách nedovoleného přistěhovalectví, o počtech zamítnutých žádostí (v souvislosti s výměnou statistických informací). 4. Struktura a organizace místní schengenské spolupráce Právní základ: vízový kodex, čl. 48 odst. 4 6 4.1. Schůzky V rámci místní schengenské spolupráce se pravidelně konají schůzky mezi zástupci členských států a delegací Unie. Tyto schůzky v rámci dané územní působnosti svolává delegace EU, pokud není na žádost Komise dohodnuto jinak. Účelem těchto schůzek je zabývat se konkrétními otázkami týkajícími se uplatňování společné vízové politiky. V rámci místní schengenské spolupráce mohou být organizovány tematické schůzky a zřizovány pracovní skupiny zabývající se konkrétními otázkami. 4.2. Účastníci 16
Na schůzky v rámci místní schengenské spolupráce by měli být zváni zástupci konzulátů členských států a přidružených států uplatňujících společnou vízovou politiku, jakož i zástupci členských států EU, které společnou vízovou politiku dosud plně neuplatňují. Zástupci třetích zemí (včetně hostitelské země) mohou být pozváni příležitostně v závislosti na jejich know-how nebo informacích o specifických tématech, které mají k dispozici a jimiž by se v rámci místní schengenské spolupráce bylo třeba zabývat v souvislosti s vízy. 4.3. Zprávy Ze schůzek konaných v rámci místní schengenské spolupráce se systematicky vypracovávají shrnující zprávy, které se rozesílají na místní úrovni. Delegace EU může vypracováním zpráv pověřit některý členský stát. Všechny konzuláty každého členského státu předají tyto zprávy svým ústředním orgánům. 4.4. Postup po posouzení potřeby harmonizace postupů 4.4.1. V případech, kde byla v rámci místní schengenské spolupráce určena potřeba harmonizace na místní úrovni, a zejména byl na místní úrovni vypracován harmonizovaný seznam, pošle delegace EU tento seznam Výboru pro víza. Výbor pro víza tento seznam přezkoumá a harmonizovaný postup bude formálně schválen rozhodnutím Komise, pokud k tomu Výbor vydá souhlasné stanovisko. 4.4.2. V případech, kde nebyla v rámci místní schengenské spolupráce určena potřeba harmonizace na místní úrovni, to bude zmíněno ve společné zprávě ze schůzek podle bodu 4.3. Delegace EU tuto zprávu předá Výboru pro víza k posouzení. 17
ČÁST III: ORGANIZACE PŘIJÍMÁNÍ ŽÁDOSTÍ O VÍZA Právní základ: vízový kodex, články 40 44 Základní zásady Vízová povinnost je povinností, kterou Evropská unie a její členské státy ukládají státním příslušníkům třetích zemí. Příjímání žádostí o víza by nemělo být organizováno takovým způsobem, že by samo o sobě představovalo překážku. Bez ohledu na způsob, který členské státy zvolí pro přijímání žádostí o víza, by se měly dodržovat tyto zásady: členské státy by měly být pro účely udělování víz přítomny či zastoupeny ve všech třetích zemích, na jejichž státní příslušníky se vztahuje vízová povinnost (to je dlouhodobý výhled), přijímání žádostí o víza by mělo probíhat takovým způsobem, aby žadateli k podání žádosti stačilo dostavit se na jedno správní místo (zásada one-stop ), přijímání žádostí je třeba upravit s náležitým ohledem na respektování lidské důstojnosti, přijímání žádostí externím poskytovatelem služeb je krajním řešením. Mělo by se k němu sáhnout pouze v případě, kdy se ostatní způsoby organizace nebo spolupráce s jinými členskými státy ukáží jako nevhodné pro dotčený členský stát ( zásada hierarchie ), žadatel by vždy měl mít možnost podat žádost přímo na konzulátu, zejména v případě spolupráce s externím poskytovatelem služby ( zásada přímého přístupu ), členské státy informují Komisi o tom, jak organizují nebo hodlají organizovat v jednotlivých místech, kde se nacházejí konzulární úřady, přijímání žádostí. Komise tyto informace zveřejní ( zásada transparentnosti ). Z toho vyplývá, že členský stát si může zvolit, při dodržení těchto základních pravidel, zda bude přijímání žádostí o víza, včetně odebírání biometrických identifikátorů, organizovat v prostorách svých konzulátů, ve spolupráci s jiným členským státem či členskými státy, nebo zadá část svých úkolů externímu poskytovateli služeb. 1. Hierarchický vztah mezi různými způsoby organizace Členský stát by měl buď vyčlenit vhodné lidské a technické zdroje na přijímání žádostí o víza na svých konzulátech, nebo se postarat o to, aby ho pro účely posuzování žádostí o víza zastupoval jiný členský stát. Členský stát může případně spolupracovat s jedním nebo více jinými členskými státy v daném místě, pokud jde o přijímání žádostí o víza, formou zastoupení v omezeném rozsahu, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti. 18
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb pro účely přijímání žádostí, včetně odebírání biometrických identifikátorů, je možná, pouze pokud se jedna z výše uvedených forem spolupráce ukáže jako nevhodná pro dotčený členský stát. Proto je třeba, aby členský stát, než se rozhodne využít externího poskytovatele služeb při přijímání žádostí o víza, zjistil, zda jsou různé možnosti spolupráce se členskými státy vhodné, či nikoliv (viz bod 4.1). Bez ohledu na vybraný způsob musí být respektována zásada one-stop. To znamená, že se žadatel při podávání žádosti nemusí osobně dostavit na více než jedno místo (tj. podání formuláře žádosti a podpůrných dokladů vyžadující osobní přítomnost na jednom místě a poskytnutí biometrických údajů na místě jiném). Za porušení této zásady se nepovažuje, pokud bude žadatel muset zaplatit poplatek za vízum na jiném místě (např. v bance) nebo bude pozván k pohovoru během posuzování žádosti. 2. Spolupráce mezi členskými státy Právní základ: vízový kodex, články 8 a 41 Členský stát může souhlasit se zastupováním jiného členského státu pro účely: posuzování žádostí a udělování víz, včetně přijímání žádostí o víza a odebírání biometrických identifikátorů, nebo pouze přijímání žádostí o víza a odebírání biometrických identifikátorů. Taková dohoda by měla být předmětem dvoustranného ujednání mezi dotyčnými dvěma členskými státy. Článek 8 vízového kodexu vyjmenovává prvky, které by toto ujednání mělo obsahovat. Členské státy si rovněž mohou zvolit spolupráci ve formě společného umístění nebo společného střediska pro žádosti. V obou případech jsou formuláře žádostí a všechny relevantní údaje včetně biometrických identifikátorů shromažďovány a odesílány příslušnému konzulátu k posouzení. Vzhledem k tomu, že se společné umístění nachází na konzulátu členského státu, využívá automaticky všech práv a výsad podle Vídeňské úmluvy 12. Pokud je zřízeno společné středisko pro žádosti v prostorách bez diplomatické ochrany, například ve zcela nové budově, je zapotřebí věnovat zvláštní pozornost pravidlům pro předávání údajů (viz bod 5). Zřízení společného střediska pro žádosti vyžaduje, aby byl jeden členský stát zodpovědný za projekt, a to zejména co se týče logistiky a konzulárních/diplomatických vztahů s hostitelskou zemí. 3. Pomoc honorárních konzulů pouze při přijímání žádostí o víza Právní základ: vízový kodex, článek 42 12 Celý název: Vídenská úmluva o diplomatických stycích ze dne 24. dubna 1963. 19
V závislosti na právním statusu honorárního konzula se rozlišují dvě situace. Jestliže je honorární konzul státním zaměstnancem členského státu, pak se uplatňují požadavky srovnatelné s požadavky, které by se uplatňovaly, kdyby tyto úkoly plnil jeho konzulát. Jestliže honorární konzul není státním zaměstnancem daného členského státu, jsou všechny požadavky, které musí splňovat, uvedeny v příloze X vízového kodexu, s výjimkou ustanovení bodu D písm. c) uvedené přílohy. 4. Spolupráce s externími poskytovateli služeb Právní základ: vízový kodex, článek 43 a příloha X Tato kapitola se netýká spolupráce členských států s obchodními zprostředkovateli (viz část I kapitola 3). Seznam rozličných úkolů, které může vykonávat externí poskytovatel služeb, je uveden v čl. 43 odst. 6 vízového kodexu. Jeden a tentýž externí poskytovatel služeb může vykonávat jeden či více úkolů. Externí poskytovatel služeb není oprávněn se jakýmkoli způsobem zapojit do rozhodovacího procesu. 4.1. Podmínky Přijímání žádostí o víza může být zadáno externímu poskytovateli služeb za dvou podmínek: Zaprvé musí existovat výjimečné okolnosti nebo zvláštní důvody týkající se místní situace: Příklady: velký počet žadatelů vedoucí k nepřijatelným čekacím dobám, lhůtám nebo podmínkám pro přijímání žádostí, nemožnost zajistit dostatečné územní pokrytí dotčené třetí země (např. žadatelé musí cestovat na dlouhé vzdálenosti ve velkých zemích nebo není dostatečně rozvinutá dopravní infrastruktura), bezpečnostní podmínky v dotčené třetí zemi (např. místní orgány omezují přístup na konzuláty členských států). Zadruhé, vzhledem k tomu, že je zadání externímu poskytovateli služeb krajním řešením, musí členské státy předem přezkoumat jiné možné způsoby spolupráce (viz rovněž bod 1). Informace ohledně rozhodnutí zadat přijímání žádostí o víza externímu poskytovateli služeb nebo o jeho výběru by se měly vyměňovat v rámci místní schengenské spolupráce. Otevírá se tím možnost spolupráce jednoho nebo více členských států s týmž externím poskytovatelem služeb. 4.2. Podstatné náležitosti smlouvy mezi členským státem a externím poskytovatelem služeb 20
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb je založena na právním nástroji, který obsahuje soubor minimálních požadavků, jejichž seznam je uveden v příloze X vízového kodexu. Tyto požadavky musí splňovat jak členský stát, tak externí poskytovatel služeb. Členský stát je zejména odpovědný za dodržování pravidel na ochranu údajů v souladu s článkem 28 směrnice 95/46/ES. K tomu účelu je třeba zajistit bezpečné zpracování a předávání údajů podle článku 44 vízového kodexu (viz bod 5). Členský stát musí kontrolovat činnost externího poskytovatele služeb v zájmu zajištění souladu se všemi požadavky a podmínkami smlouvy, jak uvádí čl. 43 bod 11 poslední odstavec vízového kodexu. 4.3. Poplatek za služby Právní základ: vízový kodex, článek 17 Základní zásadou je, že poplatek za služby může být žadateli, který využije služeb externího poskytovatele, účtován pouze tehdy, pokud má zaručenu i možnost přímého přístupu na konzulát spojenou s úhradou pouze poplatku za vízum (viz bod 4.4). Tato zásada se vztahuje na všechny žadatele bez ohledu na úkoly, které vykonává externí poskytovatel služeb, včetně těch žadatelů, na které se vztahuje osvobození od poplatku za vízum, jako jsou rodinní příslušníci občanů EU a Švýcarska, nebo kategorií osob, které platí pouze snížený poplatek. Ty zahrnují děti ve věku od 6 do 12 let a osoby osvobozené od povinnosti platit poplatek na základě dohody o usnadnění udělování víz. Pokud se tedy některý z těchto žadatelů rozhodne vyžít služeb externího poskytovatele, bude mu poplatek účtován. Je na odpovědnosti členských států, aby zajistily, že poplatek za služby odpovídá nákladům vynaloženým externím poskytovatelem služeb, že je přesným odrazem nabídnuté služby a že je přiměřený místní situaci. V tomto ohledu musí být výše poplatku za služby srovnatelná s obvyklými cenami podobných služeb v téže zemi / v tomtéž místě. Je třeba zohlednit prvky týkající se místních podmínek, jako jsou životní náklady nebo dostupnost služeb. V případě telefonních center by měl být za čekací dobu, než je žadatel spojen s operátorem, účtován poplatek za místní hovor. Jakmile je žadatel spojen s operátorem, bude mu účtován poplatek za služby. Sjednocení poplatku za služby je třeba řešit v rámci místní schengenské spolupráce. V rámci téže země / téhož místa by se neměly u různých externích poskytovatelů služeb nebo u téhož poskytovatele služeb pracujícího pro různé členské státy vyskytovat významné rozdíly v účtovaných poplatcích za služby pro žadatele. 4.4. Přímý přístup Má-li být žadatelům o víza nadále poskytnuta možnost podat žádost přímo na konzulátu, namísto podání prostřednictvím externího poskytovatele služeb, musí mít možnost skutečného výběru mezi těmito dvěma způsoby. 21
Přestože přímý přístup nemusí být organizován za stejných nebo podobných podmínek jako přístup k poskytovateli služeb, neměly by tyto podmínky přímý přístup v praxi znemožňovat. Přestože je přípustné, aby byla čekací doba pro sjednání schůzky rozdílná v případě přímého přístupu, neměla by tato čekací doba být natolik dlouhá, aby přímý přístup v praxi znemožňovala. Různé dostupné možnosti pro podávání žádostí o vízum by měly být srozumitelně prezentovány veřejnosti, včetně jasných informací jak o výběru, tak o nákladech na dodatečné služby externího poskytovatele služeb (viz část I, bod 4.1). 5. Předávání údajů Právní základ: vízový kodex, článek 44 Bez ohledu na to, jaký způsob organizace přijímání žádostí o víza si členský stát zvolí, musí být plně zajištěno bezpečné zpracovávání údajů. Zejména v případě spolupráce s jiným členským státem nebo externími poskytovateli služeb nebo v případě pomoci honorárních konzulů musí být předávání údajů šifrované, jak vyžaduje článek 44, nehledě na užitý přenosový kanál. Nebude umožněno žádné přeshraniční předávání údajů ve třetích zemích, kde je zakázáno šifrované předávání údajů. V takových případech může být povoleno pouze fyzické předávání na elektronickém zařízení k ukládání dat za předpokladu, že jsou data plně šifrována. Předávání může provádět pouze konzulární úředník členského státu. V případech, kdy by toto předání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, je možné využít jiných řešení v zájmu zajištění bezpečného a zabezpečeného přenosu údajů, například s využitím soukromých operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi. Při posuzování nepřiměřené a neopodstatněné povahy opatření je zapotřebí vzít v úvahu tyto skutečnosti: vzdálenost, kterou je potřeba překonat, bezpečnost přepravy, počet dotčených žádostí, dostupnost zdrojů a možnost předání údajů prostřednictvím konzulátu jiného členského státu. Pokud jde o přizpůsobení úrovně bezpečnosti citlivé povaze údajů, veškeré údaje spojené s rizikem identifikace žadatele nebo hostitele a odhalující jejich etnický původ a politické nebo náboženské názory musí být považovány za citlivé. 22