Zadávací řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu na služby Zefektivnění chodu úřadu prostřednictvím optimalizace lidských zdrojů Identifikační údaje o zadavateli: Název zadavatele: Město Rýmařov Sídlo zadavatele: náměstí Míru 1, 795 01 Rýmařov IČ: 00296317 Statutární zástupce: Ing. Petr Klouda, starosta Kontaktní osoba: Ing. Jiří Furik, tajemník Kontaktní telefon: 554 254 132 Kontaktní e-mail: tajemnik@rymarov.cz Toto zadávací řízení se neřídí zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisu (dále jen zákon ), vyjma ustanovení 6 zákona. Zadavatel je příjemcem finanční podpory: Název programu: Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Číslo a název prioritní osy: Veřejná správa a veřejné služby (Konvergence) Číslo a název oblasti podpory: Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy Číslo a název výzvy: 89 Výzva pro předkládání GP 4.1 - Zvýšení kvality řízení, financování a good governance v úřadech územní veřejné správy Název projektu: Zefektivnění chodu úřadu prostřednictvím optimalizace lidských zdrojů Registrační číslo projektu: CZ.1.04/1.1.01/89.00074 1. Druh veřejné zakázky Veřejná zakázka malého rozsahu na služby. 2. Předmět veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky je: A) provedení Mystery Client (klientský audit) B) vytvoření strategie řízení lidských zdrojů C) implementace strategie řízení lidských zdrojů včetně vzdělávání zaměstnanců Uchazeč podává nabídku souhrnně na všechny uvedené části veřejné zakázky. A) Provedení Mystery Client (klientský audit) Předmětem aktivity je realizace klientského auditu ve strukturách MěÚ Rýmařov prostřednictvím externího dodavatele, který zajistí anonymitu auditorů a odbornost prováděné služby mezi zaměstnanci úřadu.
Realizace aktivity zahrnuje: Šetření spokojenosti klientů klientský audit (osobní návštěva vybraných úředníků, telefonická konzultace, emailová konzultace) Šetření spokojenosti klientů dotazníky (on-line dotazníky na www stránkách úřadu, tištěné dotazníky v prostorách úřadu) Workshop s vybranými vedoucími zaměstnanci, seznámení s výsledky klientského auditu, doporučeními a opatřeními, jež by měli být do chodu úřadu zavedeny Závěrečná zpráva z realizovaného klientského auditu na MěÚ, která bude obsahovat výsledky provedeného šetření k jednotlivým auditovaným zaměstnancům MěÚ Rýmařov a komplexní hodnocení ze strany klienta, který navštěvuje úřad. Současně bude obsahovat doporučení, případně opatření ke zjištěným nedostatkům. Termín realizace: Aktivita bude realizována v termínu duben 2013 až září 2013, tj. po dobu 6 měsíců (dvojí opakování) včetně zpracování závěrečné zprávy a bude realizována pouze prostřednictvím dodavatele bez spolupráce realizačního týmu z důvodu zajištění utajení této akce mezi zaměstnanci MěÚ. Uchazeč v rámci nabídky doloží návrh postupu realizace aktivity a popis použitých metod realizace. Maximální cena za provedení části A) je 83 333 Kč bez DPH. B) Vytvoření strategie řízení lidských zdrojů Předmětem aktivity je vytvoření jednotného dokumentu, který bude základním strategickým dokumentem pro oblast řízení lidských zdrojů v organizaci. Realizace aktivity zahrnuje: analýzu současného stavu řízení lidských zdrojů na úřadě Analýza bude realizována prostřednictvím dotazníkového šetření, které bude zaměřeno na personální procesy. Budou realizovány pohovory konzultantů s tajemníkem, personalistkou a vedoucími pracovníky, které se uskuteční formou individuálních strukturovaných rozhovorů. Závěrem bude provedena analýza interních směrnic úřadu, zpracovaných pro oblast řízení lidských zdrojů. Závěrečná zpráva Analýza současného stavu řízení lidských zdrojů na Městském úřadě Rýmařov, která bude obsahovat analýzu využití směrnic týkajících se řízení lidských zdrojů vedoucími zaměstnanci, jejich využití pro personální práci a spolupráce s personalistkou, systém vyřizování požadavků na lidské zdroje pro zajištění služeb poskytovaných úřadem, zajištění vzdělávání úředníků, motivace pracovníků (motivace pracovníků, hodnotového systému úřadu, hodnocení pracovníků), komunikace na jednotlivých odborech a mezi odbory úřadu, analýza stávajících dokumentů z oblasti řízení lidských zdrojů, silné stránky úřadu v oblasti řízení lidských zdrojů a obecná doporučení na závěr.
zlepšení a optimalizaci řízení lidských zdrojů v těchto činnostech a personálních procesech: - výběr zaměstnanců - adaptace zaměstnanců - hodnocení zaměstnanců - vzdělávání zaměstnanců - péče o zaměstnance - ukončení pracovního poměru Na základě vypracované analýzy uvedené v dílčí aktivitě 1 se očekává navržení zefektivnění výše uvedených personálních procesů organizace, které budou pro úřad akceptovatelné a v maximální možné míře využitelné. Jejich vypracování bude vedeno pomocí workshopů s konzultanty dodavatelské společnosti. Pro první čtyři procesy se očekává zpracování vnitřní normy (směrnice), která bude daný proces nově upravovat. Personální strategie úřadu strategický dokument pro řízení lidských zdrojů v organizaci, obsahující uvedené činnosti (procesy) přizpůsobené potřebám úřadu jako vhodného nástroje pro potřeby efektivního řízení a vedení v oblasti personální politiky. Dokument bude členěn dle požadavku zadavatele v členění dle jednotlivých činností a personálních procesů. zpracování akčního plánu strategie řízení lidských zdrojů Akční plán představuje hlavní nástroj realizace Personální strategie úřadu; bude sestaven jako realizační dokument obsahující všechny aktivity uvedené v Personální strategii úřadu. Očekává se vypracování cílů personální strategie, stanovení odpovědnosti a termínů splnění, dále postup a harmonogram evaluace systému personálního řízení do systému řízení ve všech oblastech. Akční plán postup a harmonogram implementace a evaluace systému personálního řízení do systému řízení ve všech oblastech. Termín realizace: Aktivita bude realizována v termínu červen 2013 až březen 2014 Maximální cena za provedení části B) je 275 000 Kč bez DPH. C) Implementace strategie řízení lidských zdrojů včetně vzdělávání zaměstnanců Předmětem aktivity je vzdělávání vybraných zaměstnanců v níže uvedených oblastech: Řízení a rozvoj lidských zdrojů cílová skupina 10 osob (1 skupina), dvoudenní prezenční školení Manažerské a komunikační dovednosti cílová skupina 20 osob (1 skupina), dvoudenní prezenční školení s možností realizace e-learningovou formou. Rozvoj osobnosti - cílová skupina 40 osob (2 skupiny po 20 osobách), dvoudenní prezenční školení s možností realizace e-learningovou formou.
Metody řízení kvality ve veřejné správě - cílová skupina 20 osob (1 skupina po 20 osobách) 2 denní prezenční školení s možností realizace e-learningovou formou. K prezenčnímu školení dodavatel zajistí dodání prezentace (např. PowerPoint) k jednotlivým tématům. Dodavatel jako doplněk prezenčních kurzů pro samostudium zajistí možnost realizace školení prostřednictvím e-learningového prostředí, které umožňuje zasílání pravidelných reportů o úspěšnosti absolventů (statistiky) odpovědným osobám organizace. K e-learningovému školení dodavatel zajistí on-line studijní skripta ke stažení pro každý kurz pro potřeby samostudia účastníků školení. Osvědčení o realizovaném školení pro každého účastníka. Uchazeč v rámci nabídky předloží návrh podrobné osnovy plánovaného školení, ukázky školicích materiálů studijních skript (v min. rozsahu 10 stran ke dvěma vybraným tématům) k prezenčnímu školení a ukázku e-learningové aplikace, ve které bude realizovat e- learningové školení (ve formě tištěných obrázků či print screenů v rozsahu max. 4 strany ke dvěma vybraným tématům). Osnova školení bude obsahovat cíl vzdělávání, profil absolventa, podrobný obsah v návaznosti na ostatní aktivity (klientský audit, strategie řízení lidských zdrojů) rozdělený do dvou školicích dnů, seznam doporučené literatury a způsob ověřování znalostí a dovedností absolventů. Termín realizace: Aktivita bude realizována v termínu září 2013 až květen 2014. Maximální cena za provedení části C) je 100 000 Kč bez DPH. 3. Termín poskytnutí služeb Datum zahájení služeb: bezprostředně po podpisu smlouvy Datum ukončení: květen 2014 4. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota zakázky činí 458 333 Kč bez DPH. 5. Místo plnění veřejné zakázky Místem plnění této veřejné zakázky je sídlo zadavatele. 6. Rozsah kvalifikace uchazeče 6.1 Základní kvalifikační předpoklady Základní kvalifikační předpoklady splňuje uchazeč: a) který nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin spáchaný ve prospěch zločinného spolčení, trestný čin účasti na zločinném spolčení, legalizace výnosů z trestné činnosti, podílnictví, přijímání úplatku, podplácení, nepřímého úplatkářství, podvodu, úvěrového podvodu, včetně případů, kdy jde o přípravu nebo pokus nebo účastenství na takovém trestném činu, nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu;
b) který nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání uchazeče podle zvláštních právních předpisů nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu a je-li statutárním orgánem uchazeče či členem statutárního orgánu uchazeče právnická osoba, musí tento předpoklad splňovat statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu této právnické osoby; podává-li nabídku či žádost o účast zahraniční právnická osoba prostřednictvím své organizační složky, musí předpoklad podle tohoto písmene splňovat vedle uvedených osob rovněž vedoucí této organizační složky; tento základní kvalifikační předpoklad musí uchazeč splňovat jak ve vztahu k území České republiky, tak k zemi svého sídla, místa podnikání či bydliště, c) který nenaplnil skutkovou podstatu jednání nekalé soutěže formou podplácení podle zvláštního právního předpisu 1, d) vůči jehož majetku neprobíhá nebo v posledních 3 letech neproběhlo insolvenční řízení, v němž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku nebo insolvenční návrh nebyl zamítnut proto, že majetek nepostačuje k úhradě nákladů insolvenčního řízení, nebo nebyl konkurs zrušen proto, že majetek byl zcela nepostačující 2 nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů, e) který není v likvidaci, f) který nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, a to jak v České republice, tak sídla, místa podnikání či bydliště uchazeče, g) který nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště uchazeče, h) který nemá nedoplatek na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště uchazeče, i) který nebyl v posledních 3 letech pravomocně disciplinárně potrestán či mu nebylo pravomocně uloženo kárné opatření podle zvláštních právních předpisů, je-li podle 54 písm. d) zákona požadováno prokázání odborné způsobilosti podle zvláštních právních předpisů; pokud uchazeč vykonává tuto činnost prostřednictvím odpovědného zástupce nebo jiné osoby odpovídající za činnost uchazeče, vztahuje se tento předpoklad na tyto osoby, j) který není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek a k) kterému nebyla v posledních 3 letech pravomocně uložena pokuta za umožnění výkonu nelegální práce podle zvláštního právního předpisu 3. Splnění základních kvalifikačních předpokladů prokazuje uchazeč předložením čestného prohlášení 6.2 Profesní kvalifikační předpoklady Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže v souladu s 54 zákona uchazeč, který předloží: 1 49 obchodního zákoníku 2 zákon 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů 3 5 písm. e) bod 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
výpis z obchodního rejstříku či z jiné obdobné evidence; doklad o oprávnění k podnikání odpovídající předmětu této veřejné zakázky. Výpis z obchodního rejstříku nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. 6.3 Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady podle 50 odst. 1 písm. c) prokáže uchazeč předložením čestného prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku. 6.4 Technické kvalifikační předpoklady Splnění technických kvalifikačních předpokladů prokáže uchazeč, který doloží: Seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí. Přílohou tohoto seznamu musí být osvědčení vydané či podepsané veřejným zadavatelem, pokud bylo zboží dodáno veřejnému zadavateli, nebo osvědčení vydané jinou osobou, pokud bylo zboží dodáno jiné osobě než veřejnému zadavateli, případně smlouva s jinou osobou a doklad o uskutečnění plnění dodavatele, není-li současně možné od této osoby získat osvědčení z důvodů spočívajících na její straně. Vyžadují se minimálně 2 zakázky obdobné předmětem a rozsahem této veřejné zakázce, tj. služby poskytované dodavatelem v oblasti klientských auditů s finančním plněním minimálně 100 000 Kč bez DPH za zakázku; služby poskytované dodavatelem v oblasti vytvoření strategie řízení lidských zdrojů s finančním plněním minimálně 350 000 Kč bez DPH za zakázku; služby poskytované dodavatelem v oblasti vzdělávání dospělých s finančním plněním minimálně 90 000 Kč bez DPH za zakázku. Seznam techniků či technických útvarů, jež se budou podílet na plnění veřejné zakázky, tj. seznam členů realizačního týmu, který se bude podílet na plnění veřejné zakázky po celou dobu její realizace, a to bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance uchazeče nebo osoby v jiném vztahu k uchazeči. Seznam bude zahrnovat minimálně 3 členy realizačního týmu, z nichž jeden bude v postavení vedoucího týmu, který bude odpovědný zejména za řádné plnění veřejné zakázky a za komunikaci se zadavatelem. Jednotliví členové týmu budou splňovat následující podmínky: nejméně jeden člen týmu musí mít ukončené vysokoškolské vzdělání a všichni členové týmu musí být bezúhonní, všichni členové musí mít nejméně 3 roky praxe v aktivitách realizovaných projektem, které uchazeč doloží profesním životopisem a seznamem realizovaných zakázek, tj. - zkušenosti minimálně jednoho člena v oblasti řízení kvality ve veřejné správě ČR nejméně 3 roky; - zkušenosti minimálně jednoho člena s prováděním klientských auditů nejméně 3 roky; - zkušenosti minimálně jednoho člena s tvorbou strategie řízení lidských zdrojů nejméně 3 roky;
- zkušenosti minimálně jednoho člena s implementací strategického řízení včetně vzdělávání zaměstnanců nejméně 3 roky. Přílohu tohoto seznamu bude tvořit: soubor strukturovaných profesních životopisů jednotlivých členů realizačního týmu, z nichž bude vyplývat splnění výše uvedených podmínek, čestné prohlášení o bezúhonnosti a pravdivosti údajů v životopise obsažených podepsaných těmito členy realizačního týmu. Členové realizačního týmu uvedení v tomto seznamu budou tvořit realizační tým odpovědný za plnění této veřejné zakázky. Trvalé změny na pozici vedoucího realizačního týmu budou možné pouze po předchozím schválení zadavatelem. Vybraný uchazeč bude oprávněn navrhnout zadavateli jako nového vedoucího realizačního týmu pouze osobu splňující veškeré shora uvedené požadavky zadavatele týkající se vedoucího realizačního týmu. Výměnu člena realizačního týmu je uchazeč povinen zadavateli oznámit nejpozději do 5 dnů od této změny. Člena realizačního týmu je uchazeč povinen nahradit pouze takovou osobou, která splňuje požadavky kladené v této zadávací dokumentaci. 7. Způsob zpracování nabídky Nabídku podá uchazeč zpracovanou v českém jazyce v písemné podobě. Nabídka bude seřazena podle pořadí dle této zadávací dokumentace, jednotlivé listy nabídky musí být spolu pevně spojeny a musí být zabezpečeny proti manipulaci. Doporučujeme, aby jednotlivé strany byly očíslovány nepřerušovanou vzestupnou číselnou řadou a první strana přitom obsahovala přehled jednotlivých dokumentů s uvedením stránky nabídky. Jako nedílná součást nabídky bude předložen návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Písemné nabídky musí být podepsané statutárním zástupcem uchazeče resp. oprávněnou osobou. Každý uchazeč může předložit pouze jednu nabídku. 7.1 Náležitosti podání nabídky Nabídka bude předložena a zadavateli doručena v zapečetěné obálce, která bude výrazně označena: NABÍDKA - Zefektivnění chodu úřadu prostřednictvím optimalizace lidských zdrojů - NEOTVÍRAT. Na vnější straně obálky budou vyznačeny identifikační údaje o uchazeči obsahující obchodní firmu, sídlo, právní formu, identifikační číslo a daňové identifikační číslo, bylo-li přiděleno. 7.2. Způsob zpracování nabídkové ceny a platební podmínky Zadavatel veřejné zakázky ponechává na uchazeči, aby navrhnul cenu, která bude zpracována jako smluvní a musí zahrnovat veškeré náklady spojené s úplným a kvalitním plněním včetně veškerých rizik a vlivů. Nabídková cena za provádění prací bude uvedena v absolutní částce v české měně. Cena bude uvedena v členění: cena bez DPH sazba a výše DPH celková cena s DPH
Zálohu zadavatel neposkytuje. Platební podmínky jsou uvedeny ve smluvních podmínkách v příloze č. 3 (návrh smlouvy). Dodavatel je povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladu souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Nabídkovou cenu lze překročit pouze v případě změny zákonných podmínek (změna sazby DPH apod.) 8. Podání nabídky 8.1. Lhůta pro podání nabídek Lhůtou pro podání nabídek se rozumí lhůta, ve které lze nabídky podávat. Lhůta pro podání nabídek končí dne 15.3.2013 v 10:00 hodin. Nabídka je doručena včas, pokud je v rámci lhůty pro podání nabídek předána osobně, nebo doručena poštou do místa pro podávání nabídek. Nabídky doručené po uplynutí lhůty pro podání nabídek nebudou otevřeny a zadavatel je bezodkladně vrátí uchazečům. 8.2. Místo pro podání nabídek Nabídky mohou být podány doporučeně poštou na adresu zadavatele (Město Rýmařov, náměstí Míru 1, 795 01 Rýmařov), nebo osobně na podatelně Městského úřadu Rýmařov, náměstí Míru1, 795 01 Rýmařov, a to v pondělí a ve středu od 07:30 do 17:00 hod., v úterý a ve čtvrtek od 07:30 do 14:00 hod., v pátek od 07:30 do 13:30 hod. 9. Údaje o hodnotících kritériích Dílčí hodnotící kritéria: a) Celková nabídková cena v Kč bez DPH - 60 % Hodnocena bude vždy pouze absolutní výše celkové nabídkové ceny v Kč bez DPH. Každá hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější (tj. nejnižší) nabídky (tato obdrží 100 bodu) k hodnocené nabídce. nejnižší cena Bodové hodnocení dílčího kritéria a) = 100 cena hodnocené nabídky 60 b) Metodologie realizace zakázky - 40 % V rámci tohoto kritéria bude hodnoceno: komplexnost metodiky pro postižení všech částí plnění - návrh aktivního zapojení zaměstnanců do projektu, návrh formy a způsobu proškolení cílové skupiny, ukázky návrhů metodologie řešení jednotlivých aktivit; vhodnost použitých postupu k realizaci jednotlivých částí zakázky; vzájemná provázanost a návaznost jednotlivých aktivit zakázky a poskytovaných poradenských služeb; návrh požadavku na součinnost zadavatele při realizaci veřejné zakázky; návrh postupu realizace zakázky z obsahového a časového hlediska pro zajištění definovaných výstupu včetně detailního harmonogramu.
U tohoto hodnotícího kriteria, u něhož nelze vyjádřit výslednou hodnotu číselně, probíhá hodnocení tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů, a ostatním nabídkám takový počet bodů, který odpovídá míře splnění kritéria v poměru k nejvhodnější nabídce. Jako nejvhodnější bude vyhodnocena nabídka, která nejlépe splní zadavatelem stanové dílčí kritérium. Výsledek hodnocení dá bodovou hodnotu celého dílčího kriteria, a tato hodnota bude následně vynásobena vahou dílčího kriteria b). Bodové hodnocení dílčího kritéria b) =přidělený počet bodů 0,40 Na základě součtu výsledných hodnot obou dílčích hodnotících kriterií u jednotlivých nabídek bude stanoveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější bude stanovena nabídka, která dosáhla nejvyšší hodnoty. 10. Další podmínky řízení a upřesňující požadavky zadavatele Zadavatel nepřipouští variantní nabídky. Nabídka nesmí obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. Zadavatel neposkytne náhradu nákladů spojených se zpracováním a podáním nabídky. V případě, že dojde ke změně údajů uvedených v nabídce do doby uzavření smlouvy s vybraným uchazečem, je příslušný uchazeč povinen o této změně zadavatele bezodkladně písemně informovat. Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce uchazeče u třetích osob. Nabídky, kopie nabídek ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů nebo vyloučených uchazečů nebudou vráceny. Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout nabídku uchazeče, u něhož došlo v době od prokázání kvalifikace do podání nabídky ke změně, která by měla vliv na hodnocení kvalifikace. Zadavatel vrátí uchazeči neotevřenou obálku s nabídkou, která byla doručena po termínu stanoveném zadavatelem pro podání nabídky. Zadavatel si vyhrazuje právo vyřadit nabídky, které nebyly zpracovány podle těchto podmínek stanovených zadavatelem (kvalifikace, obsah nabídky atd.). Zadavatel si vyhrazuje právo oznámit výběr nejvhodnější nabídky pouze uchazečům, jejichž nabídka nebyla vyřazena, nebo kteří nebyli vyloučeni ze zadávacího řízení. Zadavatel nebude vracet nabídku podanou v termínu pro podání nabídek. Zadavatel veřejné zakázky i uchazeči jsou povinni zacházet se všemi informacemi, které jim budou poskytnuty, jako s důvěrnými ve smyslu 271 zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník v platném znění (s výjimkou informací, které byly veřejně publikované). V Rýmařově dne 27. 2. 2013 Ing. Petr Klouda, v.r. starosta města