Přehled úprav aplikace e-spis verze 2.24 Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis, je v následující kapitole uveden přehled stěžejních změn mezi verzí 2.23 a 2.24. Podrobný popis je uveden v příslušných kapitolách 1.1.1. Hlavní novinky - Úroveň zanoření a počet objektů - Vyřizování a uzavírání objektů - převod do výstupního formátu - Spisový plán - spisové znaky (nová terminologie) - Optimalizace práce se subjekty - Optimalizace e-spis - Generování nového tvaru ČDZ - Tisk a definice obálek - Nový modul Automatické stahování a přerozdělování Datových zpráv - Statistiky - rozšíření - úprava sestav, kritéria napříč moduly 1.1.2. Nové funkce a v modulu Spisová služba Úroveň zanoření a počet objektů o Zavedení kontrol na max. počet vnoření objektů (SP) a celkový počet obsažených objektů v kontejneru (1000 objektů v SP, 5000 spisů v UJ) o Úroveň zanoření maximálně 3 úrovně spisů Vyřizování a uzavírání objektů - převod do výstupního formátu o Aktualizace číselníku Způsobů vyřízení o Interní číselník - Původ dokumentu www.i.cz Czech Republic 1
o Dokument již pouze ve stavu "vyřízeno" o Sloučení složek "vyřízené" a "uzavřené" - nová složka "ukončené" o Vyřizování spisu - vyřizování se provádí od nejnižší úrovně - nelze vyřídit spis s nevyřízenými objekty o Vyřizování spisu - nelze vyřizovat hromadně o Vyřizování spisu - pokud dokument obsahuje "připravované vypravení", nelze vyřídit o Uzavírání spisu kontrola na nejpřísnější skartační režim, nelze uzavřít spis, pokud nemá nastaven stejně přísný nebo přísnější skartační režim než vložený obsah o Ukládací jednotky rozšíření vkládaného obsahu, možnost vkládání objektů s mírnějším skartačním režimem, než je uveden na profilu UJ, úprava profilu UJ neovlivňuje profily vložených objektů Spisový plán - spisové znaky (nová terminologie) o Věcná skupina = odpovídá položce spisového plánu; do věcné skupiny je možné zařazovat věcné skupiny, spisy nebo dokumenty o Spisový znak = označení zařazení do věcné skupiny o Skartační režim = pravidlo vyřazování dokumentů; vymezuje dobu uložení dokumentů (skartační lhůtu nebo datum vyřazení) a způsob vyřazení (tzv. skartační operaci trvalé uložení, přezkum, zničení apod.) o Seskupení = entita, do které je možné přímo vkládat dokumenty o Nový číselník Skartačních režimů o Aktualizovaný číselník Spisových plánů - strukturované spisové plány, resp. stromová struktura věcných skupin o Aktualizovaný číselník Typy dokumentů - zrušení vazby Typu dokumentu na Spisový znak - nově nepovinná vazba Typu dokumentu na vybraný Skartační režim Optimalizace práce se subjekty o Správa subjektů (nastavení) - v seznamu zobrazeny pouze nadřízené subjekty - možnost sdružování subjektů www.i.cz Czech Republic 2
- vyhledávání duplicit o Výběr subjektu vypravení - nutno zvolit odpovídající typ subjektu (OVM, PO, FO, PFO) - pokud nadřízený subjekt obsahuje podřízené subjekty, pak je možné rozbalit "+" - kontaktní osoby pro PO/OVM vázané na subjekt, výběr kontaktní osoby po volbě subjektu, resp. podřízeného subjektu vypravení, možnost přidání nové kontaktní osoby - převzít adresu jako poštovní subjekt z ISDS Optimalizace e-spis o Filtry nad složkami - nutné zadat ve složkách kritéria pro zobrazení záznamů o Konkretizace chybových hlášek Generování nového tvaru ČDZ o Možný zápis ČDZ (vypravení) ve strukturovaném formátu - nastavení v setupu o Úprava číselníku Druh zásilky o Nutno nastavit prefix v číselníku Způsobů zacházení (ADM) epa - export PPA do struktury CSV o Nová volba pro export do formátu CSV (volba PDF/CSV) o Nutná nastavení - Nový tvar ČDZ, doplněné ČDZ - Aktualizovaný číselník Způsobů zacházení hodnota Zkratka poštovní služby musí být v číselném formátu, kombinace kódů se oddělují znakem + - Aktualizovaný číselník Doplňkových služeb dtto Způsoby zacházení - Vyplnění udané ceny nebo dobírky (nová pole), pokud je u vypravení uplatňováno El. dokumenty o Úprava formuláře pro vkládání el. dokumentu ze souboru pro současné vložení více příloh v 1 kroku o El.přílohy - nová položka původ el. dokumentu o El.přílohy - označení finální verze přílohy (předání do spisovny) www.i.cz Czech Republic 3
Tisk a definice obálek o Možnost odsazení obálky při tisku o Kopírování šablon mezi prostředími o Nastavení přístupových práv na šablony o Náhled v definici šablon edeska o Možnost nastavení online exportu na edesku (ICZ) o Kategorizace záznamů vyvěšení o Nutno nastavit kategorie v číselníku (ADM) 1.1.3. Úpravy 1.1.3.1. Modul Spisová služba Forma dokumentu o Povinná položka na profilu Rozšíření nastavení v Setup o Informace o klientovi o Adresáře exportů a skenů o Parametry integrace EOS o Předdefinované (velikost příloh, řazení, el. vypravení sekretariátem apod.) o Automatické označení čas. razítkem při konverzi o Sada textů o aj. Agendové číslo a Subjekt ve složce/záložce o Při vložené hodnotě v položce se nezobrazuje ikona pro zadání nové hodnoty Oprávnění na distribuční seznamy o Možnost nastavit oprávnění FM/OJ na distribuční seznamy subjektů www.i.cz Czech Republic 4
Předání vypravení výchozí výpravně s tiskem protokolu o V nastavení uživatele možnost určení režimu předávání vypravení výchozí výpravně Oprávnění na el. dokumenty předaných objektů o Volba práva na dokumenty v administraci e-spis rozšířena o nastavení, které zamezí FM číst, resp. editovat el. přílohy objektu, který předal oběhem ze svého pracovního stolu (nesmí být aplikována jiná práva) Import organizační struktury o Při zapnuté integraci s EOS se nezobrazí menu pro Import org. struktury v Setupu Tituly a jména osob z org. struktury o Skládání jmen osob v určeném pořadí, tj. titul před, jméno, příjmení, titul za - tiskové sestavy a protokoly - v případě PPA je tisk v uvedeném pořadí, pro řazení se u osoby použije pořadí příjmení, jméno Aktualizace zneplatněných DS v subjektech o Neplatná DS při vypravení na neplatnou DS dojde na výpravně ke stornování vypravení, zaslání interní zprávy e-spis vypravujícímu FM a současně je zneplatněn kontaktní údaj v číselníku subjektů e-spis Tisk štítků Spis o Možnost tisku čárového kódu dokumentu pomocí appletu s výběrem lokalní/nasdílené tiskárny a šablony štítku (ICZ) o Tisk seznamu dokumentů v obsahu spisu/oddílu (vše nebo výběr) Časové razítko v podpisovém appletu o Checkbox pro připojení časového razítka spolu s el. podpisem oprávněné osoby (podpisový applet) je zobrazen pouze v případě, že je v tdms nakonfigurována autorita čas.razítek Potlačeny úpravy objektu v oběhu s výjimkou podatelny (možnost editace profilu, doručení, el. dokumentů) www.i.cz Czech Republic 5
Aj. 1.1.3.3. Modul Usnesení Volební období o Nový číselník volebních období, kalendářně určené omezení data Období od-do o Při založení nového jednání přiřazeno volební období automaticky na základě data jednání o Zobrazení volebního období needitačně v záhlaví Bodu Jednání, Jednání o Filtrační kritérium pro složku Jednání, dále kritérium vyhledávání o Nový parametr pro číselné řady %KVO Seznam úkolů - export o Výstup je možné vytvořit ve formátu PDF/RTF/CSV 1.1.3.4. Modul Statistiky Statistiky - rozšíření - úprava sestav, kritéria napříč moduly o Rozšíření napříč moduly (pro ostatní sps_class, možnost výběru více hodnot) o Rozšíření výběru přehledu za více typů objektů současně o Možnost ručního spouštění statistik z výsledků, možnost mazat generované statistiky 1.1.3.4. Modul Automatického stahování a přesměrování Datových zpráv Nový rozšiřující modul espis na stahování a přesměrování datových zpráv z ISDS o Možnost definice pravidel dle údajů na obálce DZ o Nutnost komerčního certifikátu 1.1.4. Opravy - Jednání www.i.cz Czech Republic 6
Generování úkolů z usnesení - úkoly budou generovány pouze z BJ schválených/schválených s úpravou, u stavu projednáno bez usnesení bude systém ignorovat případně zadané zodpovědné osoby Zrušení BJ - organizátor (BJ nejprve vyjmut z jednání a následně zrušen) Editace BJ vedoucím zpracovatele - vedoucí má možnost editovat všechny záložky - Spis Vyjmutí spisu ze spisu - neaktivní záznam na obsahu spisu (kurzívou) - Skartační návrh nad UJ se zápůjčkou Není povoleno provedení skartace - Spisovna Upraven hypertextový název spisovny - Spis založený v registratuře a odpověď na dokument v registratuře Objekt (DO/SP/UJ ) založený v registratuře ze seznamu registratury automaticky zařazen (záznam na záložce Registratury), zároveň rozšířeno menu Založit v obsahu registratury o Odpověď na DD. Spis nebo odpověď na DD založené z detailu dokumentu zobrazeného v registratuře v registratuře automaticky zařazeny nejsou. - Uživatelská definice SPISU Doplněny defaultní hodnoty sloupců - Dynamická složka Odstraněny sloupce "doručeno dne", "Čj odesílatele", "datum podání" - Zrušení odpovědi pod Administrátorem Rušit dokumenty může pouze zpracovatel nebo jeho nadřízený v první úrovni - Konverze html Lze konvertovat html soubor bez zadané přípony www.i.cz Czech Republic 7
- Moje registratury Nemožnost přejmenování - Číselník způsobů vyřízení Rozšíření počtu znaků na 100 - Hromadný tisk doručenek Tisk se provede i při více označených záznamech - Tisk předávacího protokolu UJ Při neoznačení tisku obsahu se obsah negeneruje - Vypravení archiv Vypravení ve stavu vypraveno se archivují po 30 dnech, po zápisu doručení ihned. - XML šablony - nastavení Editace názvu je možná pouze od Administrátora resp. pracovníka s právy na úpravu. - Předávací protokol Upraveno generování při předání a tisku protokolu při předání analogových a listinných podání - UNISPIS - Aj. Rozšíření pole pro výstup XML dávky v přehledu dávek AgnDavkyView 1.1.5. Upozornění Webdav - ponechána stávající funkčnost verze 2.23 Dále upozorňujeme na skutečnost, že nasazení verze ovlivní funkčnost integrací s aplikacemi, které váš úřad provozuje. Prosíme, abyste si u dodavatelů aplikací integrovaných na e-spis ověřili, že byly do jejich konektoru promítnuty potřebné změny www.i.cz Czech Republic 8