Stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna

Transkript

1 Spisová služba / Elisa Stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna Strana 1 (celkem 16)

2 Obsah Obsah Modul podatelna Příjem datová schránka Příjem obecná zásilka Návrat doručenek Dokumenty k předání Nepřidělené dokumenty Doručené datové zprávy Modul Výpravna Vytvoření podacího archu Převzetí zásilek k vypravení Vypravení Datových zpráv Vypravení poštovních zásilek Tisk poštovního podacího archu a dopsání podacích čísel Vypravené Datové zprávy a Poštovní zásilky Strana 2 (celkem 16)

3 1. Modul podatelna 1.1 Příjem datová schránka V této sekci pracovník podatelny přijímá Datové zprávy z datové schránky. Podatelna Příjem Datová schránka (viz. obr.) založení dokumentu z datové zprávy: provede otevření okna Příjem zásilky nový skrýt datovou zprávu: provede přesunutí DZ z filtru nezobrazovat skryté do filtru zobrazovat pouze skryté zrušit skrytí datové zprávy: provede přesunutí DZ z filtru zobrazovat pouze skryté do filtru nezobrazovat skryté Záložka Profil : Strana 3 (celkem 16)

4 zobrazit detail datové zprávy: provede otevření datové zprávy (ZFO soubor tlačítko Zobrazit : provede zobrazení souboru datové zprávy Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument tlačítko Založit : provede založení dokumentu (předání na Spisový uzel či Funkční místo) tlačítko Storno : provede stornování založení zásilky (neprovede se žádná akce) Záložka Stejnopisy : Umožní předat spolu s originálem i stejnopisy dokumentu. Strana 4 (celkem 16)

5 Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument Záložka Kopie : Umožní předat spolu s originálem i kopie dokumentu. Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument Záložka Poznámky : Umožní napsat k dokumentu poznámku, která se po založení dokumentu přenese na originál, stejnopis a kopii dokumentu. 1.2 Příjem obecná zásilka V této sekci pracovník podatelny zapisuje přijaté zásilky. Podatelna Příjem Obecná zásilka (viz. obr.) Záložka Profil : Strana 5 (celkem 16)

6 Odesílatel: kliknutím na ikonu se otevře okno externí subjekty pro výběr odesílatele Počet listů / příloh Doručeno: datum doručení zásilky Podací číslo: podací číslo zásilky (v níž byl dokument) Způsob odeslání: výběr z rozbalovací nabídky (pošta, datová schránka, kurýr, osobně ) Typ zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (obyčejná, dodejka ) Forma zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (psaní, balík ) tlačítko Nový ze souboru : zobrazí výběr souboru pro načtení z PC uživatele tlačítko Nová : zobrazí výběr souboru (přílohy) pro načtení z PC uživatele Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument tlačítko Založit : provede založení dokumentu (předání na Spisový uzel či Funkční místo) tlačítko Storno : provede stornování založení zásilky (neprovede se žádná akce) Záložka Stejnopisy : Umožní předat spolu s originálem i stejnopisy dokumentu. Strana 6 (celkem 16)

7 Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument Záložka Kopie : Umožní předat spolu s originálem i kopie dokumentu. Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument Záložka Poznámky : Umožní napsat k dokumentu poznámku, která se po založení dokumentu přenese na originál, stejnopis a kopii dokumentu. Strana 7 (celkem 16)

8 1.3 Návrat doručenek V sekci Návratu doručenek je možné odepisovat doručenky. Podatelna Příjem Návrat doručenek (viz. obr.) sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a odepsání doručenek u zásilek vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek uložit doručenku k zásilce: otevře se okno Návrat doručenky editace. Datum lze zadat kliknutím na ikonu. V rozbalovací nabídce uživatel ve způsobech doručení. Doručenky k zásilkám lze vyhledávat v polích ve filtru vyhledávání podle: Spisového uzlu, Evidenčního čísla a Čísla jednacího. Strana 8 (celkem 16)

9 1.4 Dokumenty k předání Podatelna Redistribuce Dokumenty k předání V této sekci se zobrazují dokumenty, které podatelna založila a předává na Spisový uzel či Funkční místo. storno předání dokumentu: provede stornování předání dokumentu, tím se dokument přesune do Podatelna Přehled Nepřidělené dokumenty. předávací protokol: po kliknutí na ikonu předávacího protokolu je možné zvolit, zda chce uživatel na protokolu zobrazit dokumenty Předávané nebo Přebírané. Dále je možnost zvolit časové období (datum a čas), za které má být protokol vytvořen, a také vybrat uživatele, který dokument předává či přebírá. Dále je možné nastavit, zda mají být tisknuty i dosud nepřevzaté dokumenty. Kliknutím na ikonu Zobrazí tiskovou sestavu je možné vytisknout předávací protokol dokumentů, které jsou ve sloupci výběr zaškrtnuté. 1.5 Nepřidělené dokumenty Podatelna Přehled Nepřidělené dokumenty V této sekci se zobrazují dokumenty, které byly předány podatelnou a uživatel je odmítl převzít. Strana 9 (celkem 16)

10 sloupec výběr: slouží pro označení více dokumentů stornování dokumentu: provede stornování dokumentu, tím se dokument přesune do dokumentů stornovaných v modulu Kancelář předání označených dokumentů: provede předání dokumentů 1.6 Doručené datové zprávy Podatelna Přehled Doručené datové zprávy V této sekci se zobrazují všechny datové zprávy, které byly načteny v modulu Podatelna Příjem Datová schránka. Pokud v modulu Podatelna Příjem Datová schránka byl z datové zprávy založen dokument, tak je v modulu Podatelna Přehled Doručené datové zprávy ve sloupci Dok. evidován vyplněn datum zaevidování datové zprávy do Elisy, ve sloupci Dok. ČJ je vyplněno číslo jednací dokumentu (pokud bylo přiděleno) a ve sloupci Dok. evč. je vyplněno evidenční číslo dokumentu. Strana 10 (celkem 16)

11 stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky: tato ikona je aktivní, pouze pokud byl v modulu Podatelna Příjem Datová schránka z datové zprávy založen dokument Filtr zobrazení Datová schránka : výběr datové schránky pro načtení doručených datových zpráv Filtr zobrazení Doručeno od do : výběr datových zpráv podle data doručení 2. Modul Výpravna 2.1 Vytvoření podacího archu Výpravna Přehled Podací archy V této sekci je možné vytvořit podací archy (např. zvlášť pro doporučenou a obyčejnou poštu), do kterých se budou vkládat zásilky. založení nového záznamu: provede vytvoření nového podacího archu 2.2 Převzetí zásilek k vypravení Výpravna Příjem Zásilky k vypravení V této sekci se zobrazují zásilky, které uživatelé předali na Výpravnu. Strana 11 (celkem 16)

12 sloupec výběr: slouží pro označení více zásilek zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk obálek u označených zásilek odmítnutí převzetí (vrácení) označených zásilek Filtr zobrazení seskupit podle spisového uzlu : provede seskupení zásilek podle spisových uzlů Filtr zobrazení evidenční číslo : slouží pro vyhledávání zásilky podle evidenčního čísla Filtr zobrazení číslo jednací : slouží pro vyhledávání zásilky podle čísla jednacího převzetí označených zásilek: po kliknutí na tuto ikonu se otevře okno Příjem zásilek k vypravení pouze převzít zásilky (nevkládat je do podacího archu) : provede převzetí označených zásilek, které nebudou vloženy na podací arch převzít zásilky a vložit je do podacího archu : toto se používá, pokud v modulu Výpravna Přehled Podací archy byl vytvořen podací arch (archy). V rozbalovací nabídce podacích archů je nutné určit, do jakého podacího archu se vloží označené zásilky Strana 12 (celkem 16)

13 převzít zásilky a vložit je do nového podacího archu : provede vložení označených zásilek do nového podacího archu 2.3 Vypravení Datových zpráv Výpravna Vypravení Datová schránka V této sekci jsou zobrazeny Datové zprávy, které byly předány uživateli z modulu Kancelář Zásilky Vytvořené na Výpravnu k vypravení do Datové schránky. sloupec výběr: slouží pro označení více Datových zpráv odeslání označených zásilek do datových schránek: provede odeslání označených zásilek stornuje zásilku: provede stornování zásilky vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek 2.4 Vypravení poštovních zásilek Výpravna Vypravení Poštovní zásilky V této sekci jsou zobrazeny Poštovní zásilky, které byly předány uživateli z modulu Kancelář Zásilky Vytvořené na Výpravnu. Strana 13 (celkem 16)

14 sloupec výběr: slouží pro označení více Datových zpráv zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk poštovního podacího archu (tisk podacího archu je možné provést i po vypravení poštovních zásilek v modulu Výpravna Přehled Podací archy odeslání označených zásilek do datových schránek: provede odeslání označených zásilek stornuje zásilku: provede stornování zásilky vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek 2.5 Tisk poštovního podacího archu a dopsání podacích čísel Výpravna Přehled Podací archy V této sekci je možné tisknout vypravené poštovní podací archy a dopsat na vypravené poštovní podací archy podací čísla. Je nutné změnit ve filtru zobrazení Stav vypravení z Nevypravené (standardně načtené) na Vypravené (viz obrázek) a kliknout na tlačítko Načíst. Poté je nutné přejít na poslední stránku, kde jsou zobrazeny poslední vypravené podací archy. zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk poštovního podacího archu Strana 14 (celkem 16)

15 změna údajů záznamu: kliknutím na ikonu změna údajů záznamu se otevře okno Podací arch editace, kde je možné dopsat podací čísla na podací arch automaticky dogenerovat podací čísla: otevře se okno Dogenerování podacích čísel, kde je nutné vyplnit číslo, od kterého se začne generovat a číslo, které bude posledním vygenerovaným číslem položka Podací číslo : zde se ručně zapisuje podací číslo k jednotlivým zásilkám 2.6 Vypravené Datové zprávy a Poštovní zásilky Výpravna Vypravené Datové zprávy / Poštovní zásilky V těchto sekcích se zobrazují všechny vypravené Datové zprávy / Poštovní zásilky. Ve filtru zobrazení je možné vyfiltrovat vypravené zásilky podle data vypravení Vypraveno od do. Vypravené datové zprávy: Strana 15 (celkem 16)

16 stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky: provede zobrazení souboru datové zprávy, dodejky či doručenky Vypravené Poštovní zásilky: Strana 16 (celkem 16)