Příloha č. 1 Analýza právního prostředí pro dlouhodobé ukládání a archivaci elektronických dokumentů Platná zákonná úprava archivnictví, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v zásadě počítá s archiváliemi v digitální podobě. 2 zákona č. 499/2004 Sb. Vymezení pojmů Pro účely tohoto zákona se rozumí d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce, V předkládací zprávě k materiálu ohledně dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, který byl předložen vládě a který vyústil v usnesení vlády České republiky č. 11 ze dne 7. ledna 2004, se hovoří o nutnosti vytvoření norem určujících formáty dat, popřípadě technickou stránku předávání digitálních dokumentů od původce do digitálního archivu. Je třeba upozornit na skutečnost, že zákon č. 499/2004 Sb., stejně jako vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, tj. právní předpisy vydané po právě uvedeném usnesení vlády a již počítající i s digitální formou archivovaných dokumentů, nikterak neupravují formáty dat a technickou stránku předávání digitálních dokumentů od původce do digitálního archivu. Nutno konstatovat, že tyto předpisy neupravují ani formáty jiných forem dokumentů (fotografie, filmy), ani způsoby jejich předávání. Určité obecné požadavky na formát digitálních dokumentů však plynou z 20 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. a z ustanovení 8 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. První ze zmíněných ustanovení ukládá zřizovateli archivu, v němž jsou uloženy archiválie I. kategorie, vytvořit tzv. bezpečnostní kopie těchto archiválií, tj. takové kopie, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zajišťují nejvyšší trvanlivost pro dlouhodobé uložení. 8 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb. pak stanoví, že dokument v digitální podobě se skartačními znaky A a V vzniklý z činnosti určeného původce (organizační složky státu, státní příspěvkové organisace, státní podniky, organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, vykonávají-li veřejnou správu nebo zaměstnávají-li více než 25 zaměstnanců, školy, vysoké školy, právnické osoby zřízené zákonem, zdravotnická zařízení, kraje, obce s pověřeným obecním úřadem,
2 obce se stavebním nebo matričním úřadem, městské části nebo městské obvody územně členěných statutárních měst a městské části hlavního města Prahy, je-li na ně statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního anebo matričního úřadu) musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně určený původce postupuje při vyřizování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. Vyhláška č. 646/2004 Sb. v 8 odst. 1 odkazuje v případě pravidel reglementujících ukládání dokumentů v digitální podobě na zvláštní právní předpis. Tím má být dle poznámky pod čarou u tohoto odkazu ustanovení 3 vyhlášky č. 946/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Toto ustanovení pojednávající o ukládání odeslaných datových správ odesílatelem však hovoří pouze o jejich uložení v úložišti odeslaných datových zpráv, aniž by dále uložení či úložiště specifikovala. Totéž platí i o ukládání přijatých datových zpráv příjemcem, a to v úložišti přijatých datových zpráv. Je však nutno zdůraznit, že výše uvedené velmi obecné požadavky na formát dokumentů v digitální formě se týkají předarchivní fáze jejich ukládání. 20 zákona č. 499/2004 Sb. (1) Při výběru se archiválie zařazují do I. nebo II. kategorie. (2) Archiválie, které se zařazují do I. kategorie, jsou uvedeny v příloze č. 3 k tomuto zákonu. Ostatní archiválie jsou archiváliemi II. kategorie. (3) Archiválie může být prohlášena za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku (4) Zřizovatel archivu, v němž jsou uloženy archiválie I. kategorie, zajišťuje zhotovení a) kopií archiválií, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zaručují nejvyšší trvanlivost pro dlouhodobé uložení (dále jen "bezpečnostní kopie"), b) kopií archiválií určených k uživatelské práci. (5) Způsob označování archiválií jednotlivými kategoriemi, ukládání jejich kopií a péče o kopie stanoví prováděcí právní předpis. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb. Ukládání dokumentů (1) Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upraví spisový a skartační řád určeného původce. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem. 7) (8) Dokument v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku
3 nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. 7) 3 vyhlášky č. 946/2004 Sb., o elektronických podatelnách 2 vyhlášky č. 946/2004 Sb. Přijetí a doručení datové zprávy (3) Doručená datová zpráva se ukládá do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla přijata. Je-li k datové zprávě připojen kvalifikovaný certifikát a zaručený elektronický podpis založený na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "uznávaný elektronický podpis") nebo kvalifikovaný systémový certifikát a elektronická značka založená na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "uznávaná elektronická značka"), ukládají se spolu se zprávou. 3 vyhlášky č. 946/2004 Sb. Odeslání datové zprávy (1) Odesílaná datová zpráva se v elektronické podatelně ukládá do úložiště vypravených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla odeslána. Je-li k datové zprávě připojen uznávaný elektronický podpis oprávněného zaměstnance orgánu veřejné moci a jeho kvalifikovaný certifikát nebo uznávaná elektronická značka orgánu veřejné moci a její kvalifikovaný systémový certifikát, ukládají se spolu s datovou zprávou. Je nesporné, že v současnosti je stěžejní stránkou problematiky dlouhodobého ukládání a archivace dokumentů v digitální podobě stránka technická a nikoliv stránka právní. Jak bylo uvedeno výše, stávající právní úprava s archivováním digitálních dokumentů počítá, stejně jako počítá s vedením spisové služby elektronickou formou, kteréžto dvě činnosti je nutno považovat za spojené nádoby. Určité změny právní úpravy archivnictví a spisové služby však po vyřešení technických otázek problematiky dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě nezbytné budou. V příslušných právních předpisech bude nutno zakotvit formy dokumentů v digitální podobě splňující technické požadavky pro dlouhodobé ukládání, v kterých veřejná správa a další subjekty povedou elektronickou spisovou službu, případně, bude-li to nezbytné, též způsoby ukládání. S ohledem na skutečnost, že problémy se zobrazením v budoucnosti mohou nastat i u dokumentů v jiné než listinné či elektronické formě (např. u filmových či zvukových záznamů), je třeba zvážit i reglementaci povinných forem pro tyto dokumenty.
4 S problematikou dlouhodobého ukládání a archivace dokumentů v digitální formě úzce souvisí problematika právní validity dlouhodobě ukládaných a archivovaných elektronických dokumentů, která je v současné době do určité míry řešena v rámci přípravy návrhu zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentu a o změně některých zákonů (viz přílohu č. 2), který by měl nabýt účinnosti v závislosti na rozhodnutí vlády 1. ledna 2009 či 1. ledna 2010. Tento navrhovaný zákon počítá s institutem autorizované konverze dokumentu, tj. převodem dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě a naopak. Dokument, který bude výstupem autorizované konverze dokumentu, bude mít stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu dle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování). Autorizovaná konverze dokumentu je tak fakticky elektronickou vidimací. Dle aktuálního pracovního znění návrhu tohoto zákona (nelze vyloučit možnost dalších změn) budou mít orgány veřejné moci (státní orgány, orgány územních samosprávných celků a právnické osoby, jimž je svěřena působnost v oblasti veřejné správy) pravomoc konvertovat dokumenty nezbytné pro výkon jejich působnosti. Notáři, krajské úřady, matriční úřady, úřady městských částí či městských obvodů územně členěných statutárních měst, které nevykonávají působnost na úseku matrik, bude-li jim tato působnost svěřena statutem, magistráty statutárních měst, Magistrát hlavního města Prahy a dále obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a zastupitelské úřady stanovené vyhláškou Ministerstva vnitra pak budou provádět autorizovanou konverzi dokumentů na žádost a za poplatek, respektive úplatu. Zákon o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentu a o změně některých zákonů úzce souvisí s problematikou digitálních dokumentů i v jiných aspektech. Má totiž zakotvit obligatorní elektronickou formu komunikace mezi orgány veřejné moci navzájem a mezi orgány veřejné moci a určitou skupinou subjektů (pouze ve směru orgán veřejné moci subjekt) a fakultativní elektronickou formu komunikace mezi orgány veřejné moci a ostatními subjekty, a to prostřednictvím informačního systému datových schránek. Pro mnohonásobné zvýšení objemu elektronické komunikace, byť toto není jediným důvodem, se předpokládá prioritní vedení spisové služby v elektronické podobě. Datová schránka orgánu veřejné moci bude navázána prostřednictvím jeho elektronické podatelny na elektronickou spisovou službu, dokumenty ve formě datové zprávy tak budou muset být zasílány ve formátech akceptovatelných jak datovou schránkou orgánu veřejné moci, tak i elektronickou podatelnou, respektive elektronickou spisovou službou a současně
5 umožňujících jejich dlouhodobou archivaci. Na tomto místě je třeba upozornit na skutečnost, že zákon o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentu a o změně některých zákonů má nabýt účinnosti o dva až tři roky dříve než bude Národní digitální archiv plně funkční. Je otázkou, zda by pro úzkou právní i technickou provázanost elektronické komunikace s orgány veřejné moci, elektronické spisové služby a archivování digitálních dokumentů neměly být více provázány i termíny nabytí účinnosti zákona a zahájení plného provozu Národního digitálního archivu.