Manuál k jednotnému postupu při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Tento dokument si klade za cíl stručně a přehledně informovat o základních postupech při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen VZMR ). Vychází z platné legislativy, zejména Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcích právních předpisů, z nichž jsou pro problematiku VZMR nejdůležitější především zásady uvedené v 6 zákona, tj. zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Tento dokument se dále řídí Příkazem ministra kultury č. 2/2014 stanovujícím povinnosti při zadávání veřejných zakázek organizacím v resortu působnosti Ministerstva kultury České republiky a Pravidly systému používání elektronických tržišť subjekty veřejné správy při pořizování a obměně určených komodit. 1. Definice pojmu veřejná zakázka malého rozsahu Veřejná zakázka je specifický způsob uzavírání smluv, kdy je jednou ze smluvních stran tzv. veřejný zadavatel (např. státní příspěvková organizace). Cílem specifického zadávání veřejných zakázek je vytvořit transparentní soutěžní prostředí, které by mělo zabezpečit efektivnost a účelnost vynakládaných veřejných prostředků a především jejich úsporu. VZMR je taková veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosahuje Kč 2.000.000 bez DPH u zakázek na zboží a služby a Kč 6.000.000 bez DPH u stavebních prací. 2. Povinnost používat elektronické tržiště Transparentního prostředí má být dosaženo realizací veřejných zakázek a veškeré komunikace s nimi spojené prostřednictvím elektronických tržišť. Příkaz ministra kultury č. 2/2014 ukládá Národnímu filmovému archivu povinnost používat elektronické tržiště Tendermarket k zadávání a evidenci všech veřejných zakázek v hodnotě nad Kč 49.999 bez DPH. U některých komodit jsme navíc povinni uveřejňovat VZMR na profilu zadavatele v systému datagordion. 2.1. Stanovení předpokládané hodnoty VZMR Pro stanovení předpokládané hodnoty VZMR je vždy rozhodná cena bez DPH. Předpokládaná hodnota je stanovena na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění realizovaných v minulosti nebo na základě průzkumu trhu s požadovaným plněním, a to alespoň od třech dodavatelů. V případě, že je VZMR rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech jednotlivých částí VZMR. Předmět jedné VZMR nesmí být rozdělen tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod finanční limity určující druh zadávacího řízení (viz. níže). 2.2. Druhy zadávacího řízení Druh zadávacího řízení se určí podle druhu a předpokládané hodnoty veřejné zakázky. V případě, že se předpokládaná hodnota zakázky blíží horní hranici limitu pro jednotlivé druhy zadávacího řízení, je potřeba druh zadávacího řízení zvážit s ohledem na případné dodatečné náklady. 1
Zboží a služby, jejichž cena nepřekročí 49.999 Kč bez DPH za jednotku, nebo jejichž celková předpokládaná hodnota v daném kalendářním roce nepřesáhne 49.999 Kč bez DPH, mohou být zadány přímo vybranému dodavateli bez použití elektronického tržiště. 2.2.1. Přímé zadání Metoda přímého zadání se vztahuje na dodávky, služby a stavební práce v hodnotě 50.000 až 99.999 Kč bez DPH. Tyto zakázky musí být evidovány v elektronickém tržišti Tendermarket. Přímé zadání veřejné zakázky spočívá v zadání zakázky konkrétnímu dodavateli. Za výběr dodavatele je zodpovědný vedoucí oddělení, případně odpovědná osoba. Výběr dodavatele může být proveden na základě průzkumu trhu, přičemž se zjišťuje především cena dodávky nebo služby, termín plnění a další skutečnosti dle uvážení a povahy zakázky. O zjištěných skutečnostech je vyhotoven Protokol o provedení průzkumu trhu (viz. Příloha č. 1). Tento Protokol bude nedílnou součástí dokumentace o dané VZMR a bude vložen do elektronického tržiště. Po výběru dodavatele je potřeba ověřit, zda je daný dodavatel registrován v elektronickém tržišti, případně jej k registraci vyzvat. Poté je vyhotovena Objednávka či jiný obdobný interní schvalovací dokument a schválen dle platných interních schvalovacích předpisů. Tento podpisy stvrzený schvalovací dokument bude nedílnou součástí dokumentace o dané veřejné zakázce. Vybraný dodavatel je prostřednictvím elektronického tržiště vyzván k podání nabídky. Výzva k podání nabídky musí obsahovat: a) název veřejné zakázky, b) identifikaci zadavatele, c) druh zakázky (dodávky, služby, stavební práce), d) specifikaci a rozsah požadovaného plnění vč. doby, po kterou má být veřejná zakázka plněna, e) místo plnění veřejné zakázky, f) požadavky na kvalifikaci a způsob jejího prokázání, g) způsob zpracování nabídkové ceny, h) požadované smluvní podmínky a požadavek na předložení návrhu smlouvy, i) lhůtu pro podání nabídek a způsob podání nabídek, j) požadavek na členění nabídky, k) další případné požadavky. Ve stanovené lhůtě, jež by neměla být kratší než 4 pracovní dny, podá oslovený dodavatel prostřednictvím elektronického tržiště nabídku. Nabídka, která obsahuje veškeré požadované náležitosti, je akceptována a je možné přistoupit k objednání požadované komodity, buďto prostřednictvím elektronického tržiště nebo obvyklým způsobem. 2.2.2. Uzavřená výzva Dodávky a služby v předpokládané hodnotě od 100.000 do 749.999 Kč bez DPH a stavební práce v předpokládané hodnotě od 100.000 do 2.499.999 Kč bez DPH jsou zadávány formou uzavřené výzvy. 2
Uzavřená výzva spočívá v oslovení minimálně třech dodavatelů za účelem podání nabídky, jedná se tedy již o výběrové řízení. Výběr možných dodavatelů určí odpovědná osoba na základě svých zkušeností, získaných referencí, průzkumu trhu, místní dostupnosti, apod. Volbu musí být schopna zdůvodnit. Výzva k podání nabídky musí být specifikována minimálně ve stejném rozsahu jako u přímého zadání (viz. bod 2.2.1.), navíc však musí obsahovat údaje o hodnotících kritériích a způsobu hodnocení Lhůta pro podání nabídky nesmí být kratší než 4 pracovní dny. V případě nejasností může dodavatel prostřednictvím elektronického tržiště podat písemný dotaz. Výzvu k podání nabídky lze měnit jen ve velice výjimečných případech, zejména pokud je na základě dotazů dodavatelů nebo je ze strany NFA zjištěna chyba v zadávací dokumentaci. Pro usnadnění a hladký průběh výběrového řízení je proto důležité, aby zadávací dokumentace obsahovala veškeré podstatné informace a náležitosti tak, aby dodavatelům bez nutnosti dalších dotazů umožnila připravit srovnatelné nabídky. Nabídky jsou posouzeny a vyhodnoceny. Nejvýhodnější nabídka je vybrána elektronicky prostřednictvím elektronického tržiště. Pokud v uzavřené výzvě nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, bude výběrové řízení zrušeno. Opětovné výběrové řízení na stejnou veřejnou zakázku pak musí probíhat metodou otevřené výzvy. 2.2.3. Otevřená výzva Dodávky a služby v předpokládané hodnotě od 750.000 do 1.999.999 Kč bez DPH a stavební práce v předpokládané hodnotě od 2.500.000 do 5.999.999 Kč bez DPH musí být zadávány formou otevřené výzvy. Otevřená výzva spočívá v oslovení neomezeného okruhu možných dodavatelů, minimálně pěti, s výzvou k podání nabídky. Dodavatelé vyzváni k podání nabídky mohou být vybráni podobně jako v případě uzavřené výzvy (viz. bod 2.2.2) a / nebo automaticky prostřednictvím elektronického tržiště na základě kódu určujícího předmět zakázky. Otevřená výzva musí obsahovat minimálně stejné náležitosti jako v případě přímého zadání (viz. bod 2.2.1.) a dále údaje o hodnotících kritériích a způsobu hodnocení Výzva k podání nabídky musí být uveřejněna minimálně 6 pracovních dní před lhůtou pro podání Nabídky jsou posouzeny a vyhodnoceny. Nejvýhodnější nabídka je vybrána elektronicky prostřednictvím elektronického tržiště na základě předem stanovených hodnotících kritérií. V případě, že vybraný dodavatel odstoupí od úmyslu uzavřít smlouvu, je k uzavření smlouvy vyzván dodavatel, jež se umístil druhý v pořadí. Pokud v otevřené výzvě nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, bude výběrové řízení zrušeno. Tuto veřejnou zakázku je poté možné zadat mimo elektronické tržiště, je však nutné zaevidovat ji v elektronickém tržišti. 3
2.3. Stanovení hodnotících kritérií Základními hodnotícími kritérii pro zadání VZMR jsou: a) nejnižší nabídková cena b) ekonomická výhodnost nabídky, tj. předem stanovená kritéria, jež jsou kombinací ceny a dalších specifických požadavků. V případě, že je možné přesně a jednoznačně stanovit technické parametry předmětu plnění VZMR a smluvní podmínky, bude vždy jediným hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena. Pokud je z důvodu charakteru veřejné zakázky nezbytné hodnotit ekonomickou výhodnost nabídky, musí být stanovena dílčí hodnotící kritéria. Dílčí hodnotící kritéria se musí vztahovat k nabízenému plnění veřejné zakázky, musí být číselně vyjádřitelná a způsobilá pro automatické vyhodnocení prováděné elektronickým tržištěm. Vyhodnocení nabídek provede elektronické tržiště automaticky dle předem stanoveného algoritmu. 2.4. Zveřejňování informací o uskutečněných veřejných zakázkách malého rozsahu Ze zákona jsme povinni uveřejnit celé znění smlouvy na plnění VZMR a všech případných dodatků, včetně faktur v elektronickém tržišti do 15 dnů od jejich uzavření v případě, že cena za plnění přesáhne 500.000 Kč bez DPH. Za účelem dodržování transparentnosti je vhodné zveřejňovat i smlouvy, případně faktury dokládající konečnou cenu plnění VZMR, jejichž hodnota nepřesáhne 500.000 Kč. 3. Centralizovaně zadávané komodity Nákup komodit v limitech platných pro VZMR a pořizovaných centralizovaně na základě rámcových smluv platných pro organizace v působnosti Ministerstva kultury musí být realizován v souladu s takovými smlouvami prostřednictvím elektronického tržiště. Jedná se o tyto komodity: - elektrická energie, plynná paliva, telekomunikační služby, kancelářská technika a zařízení, počítače a stroje na zpracování dat, bezpečnostní služby, osobní vozidla, nábytek a kancelářské potřeby. Před zamýšleným nákupem výše uvedených komodit kontaktujte administrátora VZMR, který ověří aktuální platnost rámcových smluv a případných výjimek z centralizovaného pořizování komodit. 4. Veřejné zakázky pro akce registrované v Evidenčním dotačním systému a systému pro Správu majetku ve vlastnictví státu, fondů Evropské unie či jiných zdrojů Zadávání VZMR a postup při financování takových zakázek se vždy řídí podmínkami a pokyny vydanými poskytovatelem těchto finančních zdrojů. Zároveň platí, že jsou VZMR zadávány v souladu s postupem uvedeným v tomto manuálu. V případě vzájemného rozporu těchto postupů se vždy použijí pravidla a pokyny stanovená poskytovatelem dotace či financování. Vyhotovila: Eva Vošická Schválil: Michal Bregant, 30. května 2014 Příloha: Protokol o provedení průzkumu trhu 4
Protokol o provedení průzkumu trhu Tento dokument je určen k zaznamenání zjištěných skutečností za účelem stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky malého rozsahu, respektive ceny na trhu obvyklé. Zjištěné skutečnosti slouží 1 : ke stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky malého rozsahu u výběrového řízení formou uzavřené nebo otevřené výzvy, jako podklad k výběru vhodného uchazeče pro výběrové řízení formou uzavřené výzvy, k ověření ceny na trhu obvyklé při výběru dodavatele formou přímého zadání. Datum provedení průzkumu: Název subjektu Zdroj informací Zjištěné skutečnosti Závěr: Protokol zpracoval/a: Podpis: 1 Označte, prosím, účel provedení průzkumu trhu. 5