PŘÍLOHA Č.1 EXMP Č. 23 - METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ 19. 1. 2010
Účelem této metodiky je upřesnění podmínek provádění změn v projektech realizovaných v rámci ROP Severozápad, a to rovněž ve vztahu k veřejným zakázkám. 1. Druhy změn Změny, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde, musí příjemce písemně oznámit příslušnému ORKP. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v této metodice. Existují následující druhy změn: 1. změny podstatné které vyžadují souhlas Řídícího orgánu ROP Severozápad (dále jen ŘO )a které je nutné oznamovat předem; 2. změny nepodstatné které ŘO bere na vědomí a které musí příjemce hlásit nejpozději v nejbližším monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě; 3. změny v rozpočtu projektu které vyžadují souhlas či vzetí na vědomí ŘO a které je nutné v závislosti na typu změny buď oznamovat postupem popsaným v kapitole 1.3 této metodiky, nebo s podáním monitorovací zprávy se žádostí o platbu ( snížení finanční výše etapy ); 4. neplánované změny podstatné změny nepředvídatelné, které se hlásí ŘO dodatečně; ŘO je dle charakteru schvaluje nebo bere na vědomí; 5. neplánované změny ostatní změny bez zásadního vlivu na projekt (jeho cíl, účel, indikátory apod.) ohlašované pomocí Změnových listů dodatečně s nejbližším monitorovacím hlášením/monitorovací zprávou. Realizace změn v projektu, které vyžadují souhlas ŘO předem, nesmí být zahájena před vyjádřením příslušného ÚORP. Provedení změn, které příslušný ÚORP schválil nebo vzal na vědomí, jste povinni uvést v nejbližším monitorovacím hlášení či monitorovací zprávě, podle toho, co nastane dříve. 1.1 Změny podstatné Podstatné změny, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde, musí příjemce písemně dopředu oznámit příslušnému Oddělení realizace a kontroly projektů (dále jen ORKP ) Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, a to ve lhůtě 15 pracovních dnů před plánovaným začátkem realizace této změny. Výjimku tvoří změny v rozpočtu projektu, které se ohlašují postupem popsaným v kapitole 1.3 této metodiky, i když svým charakterem odpovídají změnám podstatným. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v této metodice. Podstatné změny jsou změny, které nepatří do kategorie nepodstatných změn dle kapitoly 1.2 této metodiky, ani do kategorie neplánovaných ostatních změn dle kapitoly 1.5 této metodiky. Podstatnou změnou je např. každá změna, která by měla vliv na hodnocení projektu v době před rozhodnutím Výboru Regionální rady (dále jen VRR) o výběru projektů. Dále jde zejména o změny oproti projektové žádosti BENEFIT7 (případně studii proveditelnosti). Za podstatné jsou považovány rovněž změny vzniklé z důvodu zásadních dispozičních změn (stavební práce) či jiných obdobných změn projektu majících vliv na: 2
na cíl, charakter či účel projektu (uvedené v projektové žádosti), na základní indikátory projektu, na rozpočet v IS BENEFIT7 (vyjma změn uvedených v kapitole 1.5 Změny ostatní). Příjemce je povinen nahlásit tuto skutečnost prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) příslušnému ORKP, a to ve lhůtě 15 pracovních dnů před plánovaným začátkem realizace této změny. Tyto změny je možné vykonat teprve po schválení příslušným ORKP. U podstatných změn rozhodne vedoucí ÚORP, zda je nutné vás vyzvat k předložení dalších podkladů, a to v termínu určeném příslušným ÚORP. Rozhodnutí o schválení či neschválení podstatné změny oznámí příslušný ÚORP příjemci do 5 pracovních dnů od doručení posledního z vyžádaných podkladů na příslušný ÚORP, nebo do 10 pracovních dnů ode dne doručení oznámení změn v projektu v případě, že nedošlo k vyžádání dalších stanovisek, nebo do 5 pracovních dnů od doručení expertního posudku zadaného za strany ŘO. Výjimku tvoří případ změny finanční výše etapy, kdy je částka požadovaná v žádosti o platbu nižší než předpokládaná výše etapy ve Smlouvě nebo jejím Dodatku. O tuto změnu příjemce žádá (postupem popsaným v kap. 1.3.2) spolu s předložením monitorovací zprávy se žádostí o platbu v tomto případě je změna schválena v okamžiku schválení monitorovací zprávy a rozhodnutí o schválení či neschválení podstatné změny se nezasílá. V případě neschválení podstatných změn vás zároveň může příslušný ÚORP vyzvat k osobnímu jednání na příslušném ÚORP o dalším postupu. U schválených podstatných změn může být na základě rozhodnutí poskytovatele dotace vypracován dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Postup při schvalování a podepisování dodatku je stejný jako u schvalování a podpisu smlouvy o poskytnutí dotace. 1.2 Nepodstatné změny Nepodstatná změna nesmí ovlivnit dosažení cílů projektu a naplňování schválených hlavních monitorovacích indikátorů. Nepodstatné změny jsou zejména tyto: změna adresy pro doručení, změna kontaktní osoby a členů týmu, změny smluv s partnery, které mají formální charakter, změny termínů souvisejících s výběrovým řízením nebo změny typu zadávacího řízení, jiné (na základě rozhodnutí ÚORP). Bude-li oznámená změna zařazena do kategorie nepodstatných změn, bere ji příslušné ORKP na vědomí v okamžiku schválení monitorovacího hlášení/monitorovací zprávy a písemné vyjádření příjemci nezasílá. 1.3 Změny v rozpočtu projektu Do této kategorie spadají veškeré přesuny mezi položkami v rozpočtu v IS BENEFIT7 (hlavními položkami i podpoložkami), včetně změn vzniklých na základě výsledku výběrových/zadávacích řízení (tj. nižší či vyšší vysoutěžená cena zakázky). Veškeré změny v rozpočtu projektu jsou posuzovány ve vztahu k rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace, příp. jejího 3
Dodatku. Tyto přesuny však nesmějí být prováděny mezi investičními a neinvestičními položkami rozpočtu. Dle charakteru změny rozhodne vedoucí ÚORP o nutnosti vypracování Dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Úspory vzniklé nezrealizováním aktivity projektu nelze převádět do položky Jiné, podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu. 1.3.1. Změny v rozpočtu v souvislosti s ukončeným výběrovým řízením Obecně platí, že cena vzešlá z ukončeného zadávacího řízení, je považována za cenu konečnou. V případě rozdílu v ceně vzešlé z ukončeného zadávacího řízení oproti ceně plánované musí příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě požádat ŘO o aktualizaci rozpočtu projektu, a to nejpozději ve lhůtě 10 pracovních dní před ukončením realizace etapy projektu. Pro vypracování aktuální podoby rozpočtu projektu použije příjemce tabulku Aktualizovaný rozpočet projektu, která tvoří přílohu č. 13 Příručky pro příjemce. A. V případě, že je plánovaná hodnota zakázky vyšší než výsledná nabídková cena vybraného dodavatele uvedená ve smlouvě, resp. výdaje související s plánovanou zakázkou uvedené v rozpočtu projektu jsou vyšší oproti výdajům vzešlým ze zadávacího řízení: 1. může příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu / ve smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) požádat ŘO o ponížení položek rozpočtu projektu, které se k dané zakázce vztahují a o převod takto ušetřených prostředků do položky Jiné, podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu. Výše takto převedených prostředků může činit maximálně 20 % z výsledné nabídkové ceny a zároveň v součtu s nabídkovou cenou nesmí překročit původní plánovanou hodnotu zakázky. Prostředky z této položky mohou být použity jak na krytí vícenákladů v rámci jednoho výběrového řízení, tak na pokrytí rozdílu mezi jednotlivými výběrovými/zadávacími řízeními. Tato úprava rozpočtu může být provedena pouze mezi zadávacími řízeními ukončenými v rámci jedné etapy nebo dvou po sobě následujících etap. Vzniknou-li následně při realizaci projektu vícenáklady, může příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu / ve smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) požádat ŘO o navýšení položek rozpočtu vztahujících se k vícenákladům a případně o zařazení nového zadávacího řízení na tyto vícenáklady. Tyto prostředky budou v případě schválení ŘO převedeny z položky Výdaje nezbytné k dokončení projektu do konkrétních položek rozpočtu týkajících se vícenákladů. V případě, že v rámci dané stavební zakázky vícenáklady nevzniknou, budou o výši prostředků v podpoložce Výdaje nezbytné k dokončení projektu poníženy celkové způsobilé výdaje projektu v příslušných položkách rozpočtu. Neoprávněné vícepráce nebudou čerpány v rámci prostředků nezbytných k dokončení projektu. 2. budou o tento rozdíl poníženy celkové způsobilé výdaje projektu v příslušných položkách rozpočtu (a to v případě, nemohou-li již být využity jinak). B. V případě, že je plánovaná hodnota zakázky nižší než výsledná nabídková cena vybraného dodavatele uvedená ve smlouvě, může příjemce buď zařadit tento rozdíl mezi nezpůsobilé výdaje projektu nebo navýšit položky rozpočtu, které se vztahují k dané zakázce. Navýšení položek rozpočtu o rozdíl mezi původní hodnotou a výslednou nabídkovou cenou vybraného dodavatele je možné pouze v případě, pokud existuje jiná položka rozpočtu, ze které je možné dané finanční prostředky přesunout (tj. podpoložka Výdaje nezbytné k dokončení projektu). 4
Obr. 1: Příklad možného využití podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu 1.3.2 Přesuny finančních prostředků mezi etapami V případě, že některá z aktivit projektu není provedena nebo proplacena v rámci původně plánované etapy, je možné ji přesunout do etapy následující/etap následujících. S přesunem aktivity je možné požádat o přesun finančních prostředků. Navýšení předpokládané finanční výše etapy bude možné pouze za předpokladu, že ŘO bude mít na svém účtě dostatečný disponibilní zůstatek. Převod prostředků mezi etapami je možný také z pozdější etapy do dřívější, ovšem pouze za předpokladu, že etapa, do níž se finanční prostředky přesouvají nebyla ukončena a proplacena ŘO. a) V případě, že příjemce v rámci dané etapy proplatí účetní doklady ve výši vyšší než byla původně plánovaná výše etapy, tj. přečerpá předpokládanou finanční výši etapy: 1. požádá o proplacení rozdílu v rámci následující etapy (částka vyčerpaná nad rámec dané etapy bude požadována k proplacení v rámci monitorovací zprávy se žádostí o platbu pro etapu následující). Pokud souhrn účetních dokladů převýší plánovanou finanční výši etapy, je možné poslední účetní doklad rozdělit k proplacení do dvou po sobě následujících etap. Příjemce pak při vyplnění soupisky účetních dokladů (příloha monitorovací zprávy) postupuje podle postupů uvedených v příloze č.9 PPP. Pracovník ORKP v případě částečného proplacení přelomového účetního dokladu na soupisce účetních dokladů a na přelomovém účetním dokladu vyznačí částku proplacenou z částky daného účetního dokladu z dotace RR v rámci předložené žádosti o platbu. V tomto případě může být dříve zaplacený účetní doklad předložen v rámci etapy následující (tj. úhrada výdaje nemusí proběhnou v období etapy, za kterou je předkládána ŽOP). 2. Příjemce může požádat o navýšení předpokládané finanční výše etapy o přečerpanou částku, a to prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě, které 5
předloží ORKP minimálně 10 pracovních dnů před plánovaným ukončením etapy. Přílohou zaslaného Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě je také Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č.13 Příručky pro příjemce). Monitorovací zprávu se žádostí o platbu je v IS BENEFIT7 možné zpracovávat až po schválení/neschválení změny a opravě údajů v IS ŘO (tj. IS MONIT7+) - příjemce o tom bude informován v Souhlasu s podstatnými změnami v projektu. b) V případě, že dojde ke snížení předpokládané finanční výše etapy, hlásí příjemce tuto změnu prostřednictvím samotné monitorovací zprávy se žádostí o platbu, k níž přiloží také Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě s Aktualizovaným rozpočtem projektu (příloha č.13 PPP). Pokud bude příjemce požadovat přesun ušetřených prostředků do následujících etap, převede tyto prostředky v aktualizovaném rozpočtu projektu do jednotlivých položek některé z následujících etap, případně na položku Jiné, podpoložku Výdaje nezbytné k dokončení projektu. Souhlas s podstatnými změnami v projektu se v tomto případě nezasílá změna je schválena v okamžiku schválení monitorovací zprávy. 1.4 Neplánované změny podstatné Příslušnému ÚORP musí být také neprodleně oznámena neplánovaná změna, ke které v průběhu realizace projektu mohlo nepředvídaně dojít a která má charakter podstatné změny. Změny oznamujete na formuláři Oznámení příjemce o změnách v projektu (příloha č. 4 Příručky pro příjemce). V případě takovéto neplánované změny rozhodne dle závažnosti o dalším postupu vedoucí ÚORP. To se týká i realizace veřejných zakázek (vyjma případů uvedených v kapitole 1.5 této metodiky), kdy v krajně naléhavých případech, které zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani je nemohl předvídat, může příjemce změnu provést i bez oznámení příslušnému ORKP. Tyto změny však musí příslušnému ORKP bez prodlení ohlásit během nebo po jejich provedení prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce), nejpozději však do 5 pracovních dnů od ukončení realizace změny. V kompetenci příslušného ORKP je posouzení takového případu a na základě zjištěných skutečností případné vykonání příslušných opatření včetně stanovení způsobilosti/nezpůsobilosti dotčených výdajů. Pokud změnou dojde k navýšení pouze nezpůsobilých výdajů projektu, hlásí příjemce tuto změnu až v nejbližším monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě. Jako přílohu monitorovacího hlášení/monitorovací zprávy předkládá příjemce Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č.13 Příručky pro příjemce). 1.5 Neplánované změny ostatní V případě ostatních změn souvisejících se stavebními pracemi, službami a dodávkami, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde (tj. změny nesplňující podmínky vyjmenované v kapitolách 1.1., 1.2., 1.3. a 1.4.), je příjemce povinen změny zaznamenávat do Změnových listů a tyto listy průběžně předkládat příslušnému ORKP v rámci termínů pro předložení monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv. V případě, že tyto změny mají vliv na rozpočet v IS BENEFIT7, předkládá příjemce spolu s monitorovacím hlášením či monitorovací zprávou rovněž Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č.13 Příručky pro příjemce). 6
2. Změny projektu ve vztahu k veřejným zakázkám Příjemce/žadatel (zde zadavatel veřejné zakázky) je povinen řídit se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES (2004/17/ES) ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce dodávky a služby, Smlouvou o založení Evropských společenství a jinými relevantními právními předpisy v oblasti zadávání veřejných zakázek jak na národní úrovni, tak na úrovni ES a dále Přílohou č. 5 Příručky pro žadatele Pokyny pro zadávání zakázek. Změny ve vztahu k veřejným zakázkám se pro tyto účely rozlišují na dva druhy: a) změny, o které žadatel/příjemce požádal před zahájením zadávacího řízení a v době od zahájení zadávacího řízení do uplynutí lhůty pro podávání nabídek, b) změny, o které žadatel/příjemce požádal po uplynutí lhůty pro podávání nabídek. Ad a) Pokud žadatel/příjemce zadávací řízení na dodávky, stavební práce nebo služby, jichž se změna v projektu alespoň zčásti týká, do dne podání žádosti o změnu nezahájil nebo zadávací řízení zahájil, ale dosud neuplynula lhůta pro podávání nabídek, Řídící orgán ROP Severozápad tuto změnu vyhodnotí a může povolit, pokud usoudí, že tato změna nemá vliv nebo neohrozí dosažení cíle projektu a nemění charakter a účel projektu, nemá vliv na předchozí hodnocení projektu a nemá vliv na indikátory projektu, souvisí s původními aktivitami projektu (nejde o novou aktivitu neuvedenou v projektové žádosti včetně jejích příloh). Ad b) Pokud žadatel/příjemce zadávací řízení na dodávky, stavební práce nebo služby, jichž se změna v projektu alespoň zčásti týká, do dne podání žádosti o změnu již zahájil a zároveň již uplynula lhůta pro podávání nabídek, Řídící orgán ROP Severozápad tuto změnu vyhodnotí a může povolit, pokud usoudí, že tato změna nemá vliv nebo neohrozí dosažení cíle projektu a nemění charakter a účel projektu, nemá vliv na předchozí hodnocení projektu, nemá vliv na indikátory projektu, souvisí s původními aktivitami projektu (nejde o novou aktivitu neuvedenou v projektové žádosti včetně jejích příloh). U těchto změn ŘO rozhodne, zda se jedná o způsobilý, či nezpůsobilý výdaj. V případě, že se jedná o způsobilé výdaje, jsou hrazeny z rozpočtu projektu. V případě, že se jedná o nezpůsobilé výdaje, hradí je příjemce z vlastních zdrojů. Pro všechny změny platí povinnost dodržení podmínek a postupů dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, příp. Přílohy č. 5 Příručky pro žadatele - Pokynů pro zadávání zakázek (příjemci, kteří nejsou zadavateli dle zákona). V případě dodatečných stavebních prací a služeb (ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách) je třeba zejména dbát následujících dvou podmínek: 7
1. potřeba změny vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností (žadatel/příjemce je nemohl předpokládat) a 2. změna je nezbytná pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb nebo původních dodávek (nezbytnost pro dokončení projektu). 2.1 Základní pojmy Méněpráce - dodávky, stavební práce a služby, které jsou zahrnuty v předmětu díla dle smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). Vícenáklady - jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již uzavřené smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem. Žadatel/příjemce je vždy povinen tyto vícenáklady uhradit z vlastních zdrojů (s výjimkou případů uvedených v kapitole 1.3 Změny rozpočtu v souvislosti s ukončeným výběrovým řízením) a tudíž nedochází k navyšování způsobilých výdajů projektu. Vícepráce - stavební práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu díla dle smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Vícepráce je možno (kromě speciálních druhů zadání dle zákona č. 137/2006 Sb. nebo standardního zadávacího řízení) zadávat formou jednacího řízení bez uveřejnění za splnění všech podmínek, které jsou v 23 odst. 7 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen "zákon") uvedeny, a to jestliže jde o A) dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb, a to za předpokladu, že 1. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby budou zadány témuž dodavateli, 2. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, nebo ačkoliv je toto oddělení technicky či ekonomicky možné, jsou dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní veřejné zakázky, a 3. celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky. Pro dodržení dvacetiprocentního limitu se sčítají ceny všech dodatků (víceprací), které zadavatel k původní veřejné zakázce uzavře. Nutnost vytváření dodatků ke smlouvě o dílo není omezena spodní hranicí, dodatky ke smlouvě o dílo jsou nutné u víceprací jakékoli výše. B) nové stavební práce a v případě veřejného zadavatele i o nové služby, spočívající ve stavebních pracích nebo službách téhož či podobného druhu jako v původní veřejné zakázce, a to za předpokladu, že 1. nové stavební práce nebo nové služby budou zadány témuž dodavateli, 2. původní veřejná zakázka byla zadána v otevřeném řízení nebo užším řízení a v případě 8
sektorového zadavatele rovněž v jednacím řízení s uveřejněním, 3. v zadávacích podmínkách původního zadávacího řízení byla obsažena možnost zadat veřejnou zakázku na nové stavební práce nebo nové služby v jednacím řízení bez uveřejnění, 4. předpokládaná hodnota veřejné zakázky na nové stavební práce nebo nové služby byla zahrnuta do předpokládané hodnoty původní veřejné zakázky 5. jednací řízení bez uveřejnění bude zahájeno do 3 let ode dne uzavření smlouvy na původní veřejnou zakázku. 2.2 Zápočet méněprací a víceprací U víceprací a méněprací je žadatel/příjemce oprávněn provádět jejich vzájemné započtení (formou odpočtů a přípočtů), splní-li následující kritéria: 1. Zápočet méněprací (odpočtů) a víceprací (přípočtů) je prováděn v rámci stavby a nejedná se o změny zásadního charakteru (podstatné změny). 2. možnost vzájemného zápočtu víceprací s méněpracemi musí obsahovat smlouva mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem. Tuto možnost lze upravit formou dodatku ke smlouvě příjemce a dodavatele, před uskutečněním zápočtu víceprací s méněpracemi. Nutnost vytváření dodatků ke smlouvě o dílo není omezena spodní hranicí, dodatky ke smlouvě o dílo jsou nutné u víceprací jakékoliv výše. 3. celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky (tj. součet všech dodatečných prací nesmí přesáhnout 20 % 1 ). 4. každá vícepráce a méněpráce je řádně zdokumentována, zaznamenána ve stavebním deníku či jiném adekvátním dokumentu, např. Změnovém listu a podepsána oprávněnými zástupci všech zúčastněných stran (viz níže kapitola Postup dokumentace a schvalování víceprací). 5. vícepráce nemá vliv na již uzavřené výběrové řízení z hlediska transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Při současném splnění všech výše uvedených podmínek nebudou takové vícepráce pro účely schvalování žádosti o platbu považovány za vícenáklady, protože neovlivní výši způsobilých výdajů projektu. Ve všech ostatních případech budou vícepráce považovány za vícenáklady. Vícepráce vzniklé nad částku přiznané dotace (tj. vícenáklady), uvedenou ve Smlouvě o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o dodatečné/nové náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. 2.3 Postup dokumentace a schvalování víceprací Veškeré vícepráce musí být žadatelem/příjemcem zdokumentovány v souladu s požadavky poskytovatele dotace a povinnostmi příjemce (upravuje je programový dokument ROP 1 Případná částka překračující 20 % ceny původní veřejné zakázky bude zahrnuta mezi nezpůsobilé výdaje projektu). 9
Severozápad, Prováděcí dokument, Smlouva o poskytnutí dotace, Příručka pro žadatele, Příručka pro příjemce, Metodické pokyny). Nedostatečně zdokumentované vícepráce jsou nezpůsobilým výdajem. Ze strany ORKP budou v rámci kontrolní činnosti vyžadovány dokumenty, které doloží oprávněnost těchto víceprací, případně jejich soulad se zákonem č. 137/2006 Sb. Žadatel/příjemce doloží: řádné písemné zdůvodnění nutnosti vykonání víceprací včetně stanoviska projektanta a technického dozoru. v případě, že vícepráce vzniknou z požadavku třetích stran (správní orgány, památkáři, archeologové, statici, hasiči, Policie ČR apod.), je nutné doložit rovněž příslušná stanoviska, vyjádření a posudky. Zdůvodnění nutnosti vykonání víceprací je možno doložit rovněž znaleckým posudkem. případně stanovisko stavebního úřadu (změna stavby před jejím dokončením). dokumentaci méněprací a víceprací (výkresy změn projektové dokumentace, změnové listy, zápisy ze stavebních deníků nebo jiných adekvátních dokumentů, zápisy z kontrolních dnů, fotodokumentaci včetně fotodokumentace původního stavu a fotodokumentace prací, jejichž vykonání nelze zpětně zkontrolovat např. výkopy, množství starého skrytého asfaltu, apod.) schválenou projektantem stavby, podepsanou zodpovědnou osobou příjemce (objednatele), zodpovědnou osobou dodavatele (zhotovitele) a hlavním inženýrem v rámci inženýrského dozoru, pokud je vyžadován. K dokumentaci méněprací a víceprací je vhodné použít vzor Změnového listu část 1 a část 2, který je přílohou č. 12 Příručky pro příjemce. ocenění méněprací a víceprací na úrovni položkového rozpočtu (musí být dodrženy jednotkové ceny ze smlouvy o dílo nebo musí být vícepráce nově oceněny např. dle ÚRS, RTS). položkový rozpočet z nabídky vítězného uchazeče, pokud již nebyl řídícímu orgánu v rámci jiného řízení předložen. přehled méněprací a víceprací (odpočtů a přípočtů), které byly v rámci rozpočtu vzájemně započítány. Navýšení nákladů proti uzavřené smlouvě o dílo je nutno řešit dodatkem ke smlouvě. Dodatek ke smlouvě o dílo v žádném případě nesmí měnit parametry zakázky takovým způsobem, který by bezdůvodně ovlivnil původní hodnocení provedené v rámci zadávacího řízení. Žadatel/příjemce je povinen tento dodatek předložit Řídícímu orgánu ROP Severozápad bezodkladně po podpisu tohoto dodatku s dodavatelem. V případě nutnosti si může ORKP vyžádat k posouzení nezbytnosti vícenákladů znalecký posudek soudního znalce, odborného experta, případně stanovisko ÚOHS. 3. Nezpůsobilost výdajů Případy, kdy budou dodatečné práce považovány za nezpůsobilé výdaje, tj. příjemce si je hradí z vlastních prostředků: a) vícepráce, které jsou v rozporu s legislativou; b) vícepráce, které překročí schválenou dotaci ve Smlouvě o poskytnutí dotace; 10
c) vícepráce, které nejsou nezbytné pro úspěšné dokončení projektu (např. nákup počítačů nad rámec původního zadání v případě, že příjemce vykonal méněpráce); d) vícepráce, které nesouvisí s aktivitami projektu, k jejichž naplnění se příjemce podepsáním Smlouvy o poskytnutí dotace zavázal; e) zvýšení ceny z důvodu podmínek, které byly definovány při zadávání veřejné zakázky v obchodních podmínkách a následně ve smlouvě (např. inflační doložka) f) vícepráce, které vzniknou v důsledku nedostatečné přípravy projektu (např. chyby v rozpočtu zadávací nebo projektové dokumentace nebo v důsledku chybně provedeného geologického průzkumu). Názory či stanoviska ŘO nenahrazují stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce odpovědnosti za dodržování legislativy. Podmínky uvedené v této metodice jsou závazné rovněž pro příjemce, kteří nejsou zadavateli dle zákona č. 137/2006 Sb. 11