PRAVIDLA OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI VIACOM INC. PRO EHP/ŠVÝCARSKO USA Naposledy upravená a účinná od 12. července 2016 Viacom respektuje ochranu soukromí subjektu údajů a usiluje o shromažďování, používání a zpřístupňování osobních údajů způsobem, který je v souladu s právními předpisy zemí, v nichž podniká. Tato Pravidla ochrany osobních údajů společnosti Viacom Inc. pro EHP/Švýcarsko USA ( Pravidla ) popisují, jaké způsoby ochrany soukromí Viacom dodržuje ohledně osobních údajů, které obdrží z Evropského hospodářského prostoru ( EHP ) a Švýcarska, a to jak přímo od subjektu údajů, tak od svých dceřiných společností. Záměrem těchto Pravidel je doplnění veškerých pravidel pro ochranu osobních údajů, které jsou k dispozici na webových stránkách, v aplikacích nebo online službách Viacomu a které se vztahují nebo odkazují na tato Pravidla, a všech jiných dokumentů poskytnutých Viacomem, které zveřejňují pravidla pro ochranu soukromí. Viacom také učinil dodatečná opatření, aby chránil vaše Osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy. Definice Zástupce označuje jakoukoliv třetí osobu, která zpracovává, shromažďuje nebo používá Osobní údaje na základě instrukcí Viacomu a výhradně pro potřebu Viacomu anebo osobu, které Viacom zpřístupní Osobní údaje, aby jej zpracovávala na účet Viacomu. Osobní údaje představují jakékoliv údaje nebo sady informací, které (1.) identifikují nebo by mohly být použity Viacomem či osobou jednající na jeho účet k identifikaci jakékoliv subjektu údajů (jako je jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, fotografie apod.), (2.) jsou zaznamenány v jakékoliv podobě a (3.) jsou přijaty v USA z EHP a Švýcarska, a to buď přímo od subjektu údajů nebo od Dceřiných společnosti Viacomu. Osobní údaje nezahrnují anonymizované údaje, souhrnné údaje anebo veřejně známé údaje, které nebyly zkombinovány s neveřejnými osobními údaji. Osobní údaje zahrnují veškeré Citlivé osobní údaje (definované níže). Citlivé osobní údaje představují Osobní údaje, které (a) odhalují rasu; etnický původ; politické názory, vyznání, filozofické přesvědčení; členství v odborové organizaci či související názory a aktivity; (b) tykají se zdravotního stavu či sexuálního života, informací o příjmech ze sociálního zabezpečení nebo informací o trestních či správních řízeních a sankcích jiných než souvisejících s neukončenými řízeními; nebo (c) jsou získány od třetí osoby, kdy tato třetí osoba řádně identifikuje údaje a nakládá s nimi jakožto s citlivými osobními údaji podle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ( Směrnice o ochraně osobních údajů ). Viacom, my, naše, nebo nás označuje Viacom Inc. a Dceřiné společnosti Viacomu ve Spojených státech amerických. Dceřiné společnosti Viacomu označují jakékoliv společnosti přímo či nepřímo vlastněné nebo kontrolované společností Viacom Inc., a to jak nyní, tak v budoucnosti. Účel, k němuž budeme shromažďovat a zpracovávat vaše Osobní údaje Shromažďovat a zpracovávat Osobní údaje našich zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání můžeme za následujícími účely: 1
Vykonávání personálních činností, jako např. vedení evidence zaměstnanců, korporátní správa, školení, řízení a vedení, zavádění kariérních řádů a plánování nástupnictví, správa pracovních smluv, hodnocení zaměstnanců, zavádění zaměstnaneckých aktivit a závazků a poskytování zaměstnaneckých benefitů a související údaje. Umožnění Viacomu a jeho zaměstnancům kontaktovat se navzájem prostřednictvím pracovního telefonního a faxového čísla, e-mailové adresy nebo poštovní adresy nebo použití systémů Viacomu (např. autentizace). Spravování kompenzačního a bonusového plánu či plánu odměn a jiných zaměstnaneckých záležitostí. Zajišťování, objednávání a zavádění plánu pracovních cest a dohod pro pracovní účely. Umožnění Viacomu zajišťovat bezpečnost budov, jakožto i zdraví a bezpečnost zaměstnanců. Předávání Osobních údajů v souvislosti se závazky Viacomu, vyplývajícími z právních předpisů, a pro účely auditu. Zajišťování interních administrativních procesů a analýz Viacomu, jako např. plánování a vedení stavu zaměstnanců, statistika iniciativ a interní vyšetřování. Dodržování právních závazků, pravidel a postupů Viacomu. Kdykoliv je tak uvedeno, když poskytujete svoje údaje. Shromažďovat a zpracovávat Osobní údaje našich zákazníků, spotřebitelů a dalších osob odlišných od zaměstnanců můžeme za následujícími účely: Odpovídání na individuální dotazy, včetně případů souvisejících s případným zaměstnáním ve Viacomu, a správa a zpracování jednotlivých žádostí o zaměstnání ve Viacomu. Informování subjektů údajů o našich produktech a službách a produktech a službách třetích osob a o souvisejících záležitostech (např. marketing prostřednictvím e-mailu a reklama). Informování subjektů údajů o správě, soutěžích, hrách a propagačních a jiných nabídkách. Vyhodnocení kvality a podpory našich produktů a služeb. Umožnění subjektům údajů zaregistrovat se na našich Webových stránkách, online komunitách a jiných sociálních sítích, a správa a zpracování těchto registrací. Zlepšování či přizpůsobování vašeho zážitku na našich Webových stránkách (např. online behaviorální reklama). Předávání Osobních údajů v souvislosti s právními a regulatorními závazky Viacomu a pro účely auditu. Realizování interních administrativních procesů a analýz Viacomu, správa, údržba a provozování Webových stránek Viacomu a dodržování právních závazků, pravidel a postupů Viacomu. 2
Je-li tak uvedeno v pravidlech ochrany soukromí jakékoliv spotřebitelské Webové stránky, aplikace nebo online služby. Když Viacom obdrží Osobní údaje od Dceřiných společností Viacomu nebo od jiných společností v EHP či Švýcarsku, bude tyto Osobní údaje zpracovávat a zpřístupňovat v souladu s oznámením poskytnutým příslušnou společností a volbou, kterou učinily subjekty údajů, k nimž se tyto Osobní údaje vztahují. Můžeme sdílet Osobní údaje v rámci skupiny společností Viacomu v USA. Můžeme také poskytnout Osobní údaje našim Zástupcům ve Spojených státech amerických anebo třetím osobám v případech vyžadovaných právními předpisy anebo v důsledku soudního řízení. Nepoužíváme Osobní údaje pro účely, které nejsou slučitelné s účelem, pro který byly údaje původně získány, aniž bychom uvědomili příslušné subjekty údajů a nabídli jim možnost toto zpracování údajů odmítnout. Viacom také učiní vhodné kroky k zajištění, že Osobní údaje jsou relevantní k zamýšlenému účelu, odpovídající, kompletní a správné. Vaše volba ve vztahu ke zpřístupňování a užití Vašich Osobních údajů Viacom umožní subjektům údajů, jejichž Osobní údaje byly shromážděny v EHP nebo ve Švýcarsku a poskytnuty do USA, rozhodnout, prostřednictvím opt-in nebo opt-out mechanismu, v souladu s příslušnými právními předpisy, zda Vaše Osobní údaje mají být (1.) poskytnuty třetí osobě, která není Zástupcem nebo (2.) použity pro jiné účely, než pro jaký účel byly osobní údaje původně shromažďovány anebo jejichž shromažďování bylo následně schváleno příslušným subjektem údajů, a to čas od času v případech identifikovaných Viacomem. V případě Citlivých osobních údajů Vám umožníme udělit výslovný souhlas (opt-in) Viacomu (1.) ke sdělování Citlivých osobních údajů třetí osobě, která není Zástupcem nebo (2.) k užití Citlivých osobních údajů pro jiné účely, než pro jaké byly tyto údaje původně shromažďovány ev. následně schváleny ze strany subjektu údajů. Kroky, které činíme při poskytování Osobních údajů Zástupcům Viacom získá ujištění od svých Zástupců, že zajistí ochranu Osobních údajů, které od nás získají, v souladu s těmito Pravidly. Příklady řádného zajištění ochrany Osobních údajů, které může být realizováno Zástupci, zahrnuje: (1.) uzavření Standardních smluvních podmínek (schválených Evropskou komisí nebo Komisařem pro ochranu osobních údajů Švýcarské konfederace) s námi, nebo (2.) uzavření jiných smluvních závazků, na jejichž základě se nám Zástupci zaváží dodržovat Směrnici o ochraně osobních údajů nebo švýcarský federální zákon o ochraně osobních údajů (podle okolností). Pokud se Viacom dozví, že Zástupce nakládá s Osobními údaji nebo je zpřístupňuje v rozporu s těmito Pravidly, Viacom přijme vhodná opatření k zabránění takovému nakládání či zpřístupňování. Jak chráníme Vaše Osobní údaje Viacom přijme vhodná opatření k ochraně Osobních údajů před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem, zpřístupňováním, změnou či zničením. Bude-li to nezbytné, Viacom přijme dodatečná opatření ohledně ochrany Citlivých osobních údajů. Ačkoliv Viacom usiluje o ochranu Osobních údajů, ani vhodná bezpečnostní opatření nemohou garantovat ochranu veškerých údajů a Viacom nemůže vyloučit, že Osobní údaje, které hodlá chránit, budou chráněny za všech okolností, včetně okolností 3
ležících mimo jeho možnou kontrolu. Záznamy obsahující Osobní údaje považuje Viacom za svůj majetek a mělo by jim být poskytnuto důvěrné zacházení po celou dobu bez ohledu na to, zda jsou tyto záznamy v elektronické nebo tištěné formě. Jak můžete získat přístup k Vašim Osobním údajům Na Vaši žádost Vám poskytneme adekvátní přístup k Vašim Osobním údajům, které uchováváme. Dále přijmeme vhodná opatření, abychom Vám umožnili opravit, změnit nebo smazat Osobní údaje, které považujete za nesprávné nebo nekompletní. Viacom nicméně může v rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy omezit Váš přístup k Vašim Osobním údajům v případě, že omezení nebo náklady za poskytnutí přístupu by byly v nepoměru k zásahu do Vašeho soukromí anebo v případě, že by tím byly dotčeny oprávněné zájmy třetích osob. V případě Osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání poskytne Viacom takový přístup buď přímo, anebo prostřednictvím zaměstnavatele umístěného v EHP či Švýcarsku. Jak nás kontaktovat Jakékoliv dotazy a připomínky ohledně zpracování nebo zpřístupňování Osobních údajů by měly být směřovány na Chief Privacy Counsela, na níže uvedenou e-mailovou adresu. Budeme zkoumat a pokusíme se vyřešit stížnosti a spory ohledně zpracování nebo zpřístupňování Osobních údajů v rámci našich interních postupů. Se stížnostmi, které nemohou být vyřešeny pomocí našich interních postupů, se můžete obrátit na Váš národní Úřad pro ochranu osobních údajů v EHP či ve Švýcarsku. Pokud to bude možné, budeme spolupracovat v rámci jakéhokoli řízení vedeného Úřadem pro ochranu osobních údajů. Dotazy a podněty ohledně těchto Pravidel nebo našeho nakládání s Osobními údaji zasílejte, prosím, k rukám: Chief Privacy Counsel privacy@viacom.com Ve veškerých dotazech a podnětech, prosím, uveďte Vaše jméno, ulici, město, stát, PSČ a e-mailovou adresu (uvedení ulice je fakultativní v případě, že si přejete získat odpověď prostřednictvím e-mailu), uveďte Vámi požadovaný způsob doručení odpovědi (e-mail anebo dopis) a uveďte E.E.A./Swiss Data v předmětu e-mailu. Omezení Závaznost těchto Pravidel může být omezena příslušnými právními předpisy, etickými normami nebo okolnostmi veřejného zájmu v rozsahu schváleném nebo vyžadovaném příslušnými právními předpisy. Např. můžeme předat Osobní údaje orgánům činným při vynucování právních předpisů nebo soudním orgánům v případech, kdy je tak vyžadováno v rámci občanského soudního nebo trestního řízení, abychom dodrželi naše právní závazky. V takových případech se pokusíme vhodným způsobem zajistit ochranu a důvěrnost Osobních údajů. 4
Viacom může také prodat, předat anebo jinak zpřístupnit Osobní údaje, pokud lze mít za to, že takové nakládání souvisí s prodejem, postoupením, převedením anebo jiným zcizením našeho podnikání nebo jeho části, a to vždy v souladu s platnými právními předpisy. Změny těchto Pravidel Tato Pravidla mohou být čas od času změněna. S ohledem na příslušnou právní úpravu zašleme nebo zveřejníme podstatné změny na začátku těchto Pravidel, na domovské stránce anebo na webové stránce, která odkazuje na tato Pravidla a/nebo prostřednictvím e-mailu; forma takového oznámení je na naší úvaze. 5