VÝKLAD K FINANCOVÁNÍ VOLEB do Senátu Parlamentu České republiky a zastupitelstev krajů konaných ve dnech 7. a 8. října 2016 Výklad je určen pouze pro obce v územní působnosti Moravskoslezského kraje. Tento výklad vychází z ustanovení Směrnice Ministerstva financí č. MF-62 970/2013/12-1204 ze dne 19. 12. 2013, o postupu obcí a krajů při financování voleb, a dále pak ze stanovisek Ministerstva financí k dotazům odboru financí KÚ MSK. Kraj musí do 60 dnů od ukončení činnosti okrskových volebních komisí předložit Ministerstvu financí předběžné vyúčtování voleb do Senátu Parlamentu ČR a zastupitelstva kraje. Zde upozorňujeme, že se jedná pouze o údaje velmi předběžné, které nemusí být konečné. Tyto údaje slouží jako podklad pro rozpočtování očekávaných výdajů ze státního rozpočtu, resp. kolik finančních prostředků bude ještě nutno vydat ze státního rozpočtu na výdaje spojené s volbami. Pokyny a tabulku pro předběžné vyúčtování obdrží obce v rámci dopisu k převodu dotace (předpoklad září 2016). Nevyčerpané finanční prostředky obec vrátí až při finančním vypořádání za rok 2016! (tedy v lednu 2017 nejpozději do 15. 2. 2017 dle vyhlášky č. 367/2015 Sb.) Konečné vyúčtování se provádí v souladu s vyhláškou č. 367/2015 Sb., o zásadách a lhůtách finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy a Národním fondem (vyhláška o finančním vypořádání). Pokyny k finančnímu vypořádání této dotace obdrží obce po skončení roku 2016 (předpoklad 1. polovina ledna 2017). Pro volby do Senátu Parlamentu ČR a zastupitelstev krajů platí v oblasti financování obdobná pravidla jako ve volbách jiných. Výdaje spojené s přípravou a konáním těchto voleb se zařazují na: paragraf 6115, účelový znak 98 193. Výdaje mohou být uskutečněny již před přijetím dotace za státního rozpočtu. Časová použitelnost dotace je od 1. 1. do 31. 12. 2016. Výdaje uskutečněné před datem 1. 1. a po 31. 12. nelze zahrnout do dotace. Z dotace lze hradit jen výdaje v rozsahu nezbytně nutném pro organizačně technické zabezpečení voleb, a které jsou taxativně uvedeny ve směrnici. Dotace není obci poskytnuta za účelem jejího plného vyčerpání za každých okolností, přestože se jedná o dotaci nárokovou. Informace k vybraným oblastem použití dotace Základní kancelářské potřeby například papíry, psací potřeby, pravítka, sponky, nůžky, desky na spisy, jednoduché kalkulačky se základními matematickými funkcemi, paměťové klíče USB (flash disky), aj. Jednoduchá kalkulačka a paměťový klíč USB mohou být pořízeny pro jeden volební okrsek nejvýše jednou za 5 let, a to v pořizovací ceně nejvýše 200 Kč včetně DPH za kus. Nelze hradit psací potřeby, tašky, aj. s logem voleb. Pozor, kontrolní orgány napadají množství nakoupeného materiálu, zda je pořízeno přiměřené množství. Výdaje na kancelářské potřeby lze hradit z dotace jen v té výši, kterou obec skutečně v souvislosti s volbami spotřebovala. Tonery (renovace tonerů) lze hradit z dotace, jen pokud je nezbytný a za předpokladu, že bude využit celý pouze pro účely voleb. Bylo by akceptovatelné uhradit poměrnou část výdaje na jeho pořízení odpovídající spotřebě pro účely voleb. Obec by musela mít kalkulaci takového výdaje. Vybavení volebních místností z dotace se pořizuje vybavení podle volebních zákonů, viz 17 zákona č. 247/1995 Sb. a 29 zákona č. 130/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů například státní vlajka, velký státní znak, volební schránka, přenosná volební schránka, aj. 1
Montáž a demontáž kancelářského nábytku, pro účely jeho přemístění z určitého místa do volební místnosti a zpět, je možná jen zcela výjimečně. Jednalo by se zřejmě o židle a stoly, u nichž však zpravidla montáž a demontáž není nutná. Tento výjimečný případ by bylo možné řešit na základě dohody o provedení práce nebo na základě práce přesčas. Zajistit stěhování nábytku prostřednictvím externí firmy lze jen z vážných důvodů, kdy obec nemůže zabezpečit přesun vlastními vozidly. Z dotace nelze hradit pořízení stolů, židlí a jiného nábytku, odpadkové koše, varné konvice, prodlužovací sňůry, květinové výzdoby, ubrusy, záclony, ručníky, skartovací přístroje, informační skříňky, cedule s popisy, ukazatele směru, lékárničky, apod. Platy zaměstnanců v pracovním poměru na dobu určitou pro zajištění voleb nebo odměny osob vyplácené podle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr uzavřených k zajištění prací spojených s přípravou a konáním voleb a platy za přesčasovou práci (pozor na prokázání evidence, výkaz práce), a s tím spojené výdaje na zdravotní pojištění a pojistné na sociální zabezpečení. Práci přesčas lze nařídit jen zaměstnancům, kteří mají práce spojené s volbami v pracovní náplni. Dle stanoviska MF by za práci přesčas mělo být upřednostňováno náhradní volno. Z dotace nelze hradit mimořádné odměny zaměstnanců obce. Nelze proplácet faktury za zpracování mezd externí firmou/účetní nebo na základě mandátní smlouvy s jinou obcí. Zpracování mezd může obec zajistit na základě dohody o provedení práce, prací přesčas, event. přijetím pracovníka na dobu určitou. Náhrada mzdy (refundace) ve výši průměrného výdělku se poskytuje za dobu nezbytně nutnou pro výkon funkce člena OVK, tedy pouze za tu část pracovní doby, v níž zaměstnanec (člen OVK) vykonává svoji funkci, resp. se účastní jednání komise, za které je považována i účast na školení členů OVK. Za výkon funkce se nepovažuje doba dopravy na jednání/ školení. Refundace se poskytuje pouze za dobu, která bezprostředně zasáhla do pracovní doby, tj. do doby výkonu práce. Nelze tedy proplácet celé směny (např. v případě strojvůdců, řidičů MHD). Člen OVK se může dohodnout se svým zaměstnavatelem na přesunu směny, případně na poskytnutí náhradního volna. Příprava volební místnosti není výkonem funkce člena OVK, proto nelze refundovat mzdu nebo plat za dobu delší, než která spadá do výkonu funkce člena OVK. Občerstvení přednostně nepeněžitou formou. Nesmí být zakoupeny alkoholické nápoje. Výše stravného na jednoho člena je maximálně ve výši dolní hranice stanovené sazby stravného podle zákoníku práce, nejdříve po 4 hodinách nepřetržité přítomnosti. Stravenky mohou být použity výjimečně pouze v případě, že není možné zajistit občerstvení jako nepeněžité plnění. Nelze zajišťovat občerstvení poskytnutím hotovosti, proplácet doklady za stravné, tzn., že členům OVK nelze proplácet účtenky, např. za nákup baget, nápojů, oběd v restauraci (pro možnost oběda v restauraci by měly sloužit stravenky). Nelze také akceptovat úhradu občerstvení soukromou platební kartou zaměstnance či starosty. Občerstvení lze poskytnout např. také formou balíčků. Za dodání takových balíčků obec zaplatí např. úhradou faktury. Výdaj na úhradu faktury za občerstvení je tak podle názoru MF výdajem v souladu se směrnicí. Cena za dodání balíčků by měla obsahovat vše, jak cenu potravin, tak i jejich zabalení. Obaly potravin jsou uznatelné jen v případě, že jsou součástí ceny občerstvení. Výdaj na občerstvení (nákup potravin nebo stravenek) musí být uskutečněn z rozpočtu obce, tzn., že občerstvení musí obec zakoupit ze svých finančních prostředků (např. zálohou z pokladny, na základě limitovaného příslibu, úhradou faktury). Uznatelné výdaje budou označeny příslušným státním účelovým znakem. Na poskytnutí občerstvení není právní nárok. Výdaje na nákup občerstvení se zatřídí na položku 5175, výdaje na nákup stravenek na položku 5169. 2
Pronájem volebních místností včetně výdajů na energie (otop, el. proud, plyn, voda, pára), dále nutné výdaje na běžný úklid v souvislosti s uskutečněnými volbami, ozvučení školících místností, pronájem mobilního sociálního zařízení. Do běžného úklidu nepatří mytí oken, dveří, dřevěných prvků místnosti, praní ubrusů, malování místností. Dále z dotace nelze hradit výdaje, hygienické potřeby, WC osvěžovače. Z dotace lze hradit potřebné čisticí prostředky v nezbytném množství a za přiměřenou cenu. Pozor, nesmí být uzavřena nájemní smlouva mezi obcí jako pronajímatelem i nájemcem. Kontrolní orgány napadají i pronájem mezi obcí a její zřízenou příspěvkovou organizací. Opravy výpočetní techniky došlo-li při přípravě a konání voleb k její poruše. Výpočetní techniku je možné pronajmout. Instalace a provoz výpočetní a reprografické techniky nezahrnuje její přepravu. V žádném případě nelze hradit pořízení výpočetní a reprografické techniky ani softwaru, a dále výdaje na aktualizaci registru obyvatel, rozšíření softwarových programů, nákup licencí, pojištění počítačů (pronajatých i v majetku obce), servisní pohotovost, školení softwarových programů. Zajištění telefonního spojení do každé volební místnosti v územním obvodu obce prostřednictvím externího dodavatele či vlastními prostředky obce a hovorné na telefonní čísla určená obcí včetně výdaje na výpis uskutečněných hovorů příslušného operátora. Nelze hradit zakoupení mobilních telefonů, baterií do mobilních telefonů a jiného příslušenství, a SIM karty. Oddělení prostoru pro úpravu hlasovacích lístků tak, aby byla zajištěna tajnost hlasování, max. do 1.000 Kč na oddělení jednoho prostoru včetně DPH; opakovaný výdaj na oddělení prostoru pro hlasování je možné uskutečnit nejdříve po uplynutí 5 let. Rozdíl v pořizovací ceně hradí obec ze svého rozpočtu. Zajištění distribuce hlasovacích lístků voličům nejvýše v částce 3,50 Kč na jednoho voliče a poštovné ve výši dohodnuté Ministerstvem vnitra s držitelem poštovní licence v případech, kdy bude distribuce hlasovacích lístků zajišťována jeho prostřednictvím. Výdaje na kompletaci hlasovacích lístků (setřízení a vložení) do obálek nejvýše v částce 1 Kč na jednoho voliče. Rozdíl v ceně hradí obec ze svého rozpočtu. V případě 2 sad hlasovacích lístků nebo více obálek pro 1 voliče se částky NENÁSOBÍ! Označování obálek, v nichž se doručují hlasovací lístky voličům, adresou nebo úředním razítkem, dle MF nevyplývá z volebních zákonů, a tudíž se jedná o výdaj neuznatelný. Adresy voličů lze zjistit i ze seznamu voličů. Úřední obálky, které jsou k dispozici ve volební místnosti, a dle volebních zákonů jsou opatřeny úředním razítkem, by měli zajistit zaměstnanci obce, kteří mají činnosti spojené s volbami v náplni práce. Pouze v případě, že by obec neměla takového zaměstnance, lze tuto činnost zajistit např. dohodou o provedení práce. Zvláštní odměny za dobu výkonu funkce člena OVK ( 17 vyhlášky č. 152/2000 Sb. a 12 vyhlášky č. 233/2000 Sb. Tyto odměny se zdaňují od 1. 1. 2014 jako příjem ze závislé činnosti. Zvláštní odměnu za výkon funkce a paušální náhradu ušlého výdělku obec vyplatí do 30 dnů po ukončení činnosti okrskové volební komise. Činnost okrskové volební komise je ukončena 15 dnem po vyhlášení výsledků Státní volební komisí, a to ve Sbírce zákonů. Konají-li se volby do ZK (ZO) společně s volbami do Senátu plní okrskové volební komise úkoly okrskových volebních komisí i pro volby do Senátu. Člen OVK má pak nárok na zvláštní odměnu za výkon funkce v této komisi, a to dle 17 vyhlášky č. 152/2000 Sb., o provedení některých 3
ustanovení o volbách do ZK. Pokud se v obci konalo i II. kolo voleb, pak bude výše odměny následující: Předseda: 1.600 + 400 +200 = 2.200 Kč Zapisovatel: 1.500 + 400 +200 = 2.100 Kč Člen OVK: 1.300 + 400 +200 = 1.900 Kč Způsob výpočtu krácení odměny člena OVK dle stanoviska Ministerstva vnitra: Pokud se člen OVK nezúčastní všech zasedání (počítá se i 1. zasedání, na kterém skládal slib) bude jeho odměna poměrně krácena, a to podle evidence o jeho účasti na jednáních OVK. Krácenou část je možné přiznat osobě, která stávajícího člena OVK nahradí. Varianta A v daném obvodu se bude konat pouze I. kolo voleb Obec vydělí celkovou odměnu 1.700 Kč (tj. 1.300 +400 Kč) počtem všech jednání OVK, a tuto částku vynásobí počtem jednání, kterých se člen OVK zúčastnil. Např. při počtu všech jednání 5 bude výpočet 1.700 / 5 * 2 = 680 Kč. Zbývající krácená část 1.020 Kč bude přiznána náhradníkovi (pakliže se zúčastnil všech zbývajících jednání). Varianta B v daném obvodu se bude konat i II. kolo voleb Obec vydělí celkovou odměnu 1.900 Kč (tj. 1.300 + 400 + 200 Kč) počtem všech jednání OVK, a tuto částku vynásobí počtem jednání, kterých se člen OVK zúčastnil. Např. při počtu všech jednání 5 bude výpočet 1.900 / 5 *2 = 760 Kč. Zbývající krácená část 1.140 Kč bude přiznána náhradníkovi (pakliže se zúčastnil všech zbývajících jednání). Překlad textu oznámení o době a místě konání voleb může být financován z prostředků dotace, a to pouze za podmínky, že je v obci zřízen, podle zákona o volbách, výbor pro národnostní menšiny. Mělo by se jednat o překlad v malém rozsahu a v přiměřené ceně, a to na základě dohody o provedení práce. Je možné, aby text oznámení přeložil i člen výboru pro národnostní menšiny, příslušník národnostní menšiny, a to za předpokladu správnosti překladu. Dopravní výkony, přeprava Přepravu zajišťuje obec vlastními vozidly! Dodavatelsky nebo vozidlem pracovníka obce lze zajistit přepravu, např. vybavení do volebních místností, jen ve výjimečných, řádně odůvodněných a doložených případech, kdy nelze použít vlastní vozidlo obce. Např. obec nevlastní vozidlo; obec vlastní 1 vozidlo, které je plně vytíženo v souvislosti se zajištěním voleb. Vytíženost vozidla obce je nutno doložit např. výkazem jízd, a dále je nutno doložit vytížení v souvislosti se zajištěním voleb. Do výdajů hrazených z prostředků SR lze zahrnout pouze spotřebu pohonných hmot. Vedlejší náklady spojené s použitím vozidla obce (např. ujeté km, amortizace, aj.) jsou neuznatelné. Cestovní náhrady členům OVK a dalších osob podílejících se na přípravě voleb a plnění úkolů v průběhu voleb při pracovních cestách dle písm. e) směrnice. Pracovní cestou člena OVK není cesta z místa jeho trvalého pobytu nebo z místa kde se obvykle zdržuje do místa jednání komise/školení a zpět. Náklady na individuální dopravu (soukromým vozidlem, MHD) na jednání/školení tedy nelze hradit z dotace. Výjimečně je přípustný odvoz členů OVK po skončení sčítání hlasů v nočních hodinách do místa jejich bydliště, kdy člen OVK nemůže použít vlastní způsob dopravy nebo veřejnou dopravu. Školení členů OVK zajišťuje zdarma ČSÚ. Směrnice povoluje hradit z dotace pouze dopravu na školení zajišťované ČSÚ. Jiná školení včetně dopravy jsou neuznatelným výdajem. Další výdaje, které mj. nelze, dle stanoviska MF, hradit z dotace: - poplatky za vedení zvláštního účtu, na který se skládají příspěvky na volební náklady, - služby peněžních ústavů, 4
- údržba zeleně, sečení trávy, - služby bezpečnostních agentur, ostraha objektu, - skartace volební dokumentace, - kulaté razítko obecního úřadu se státním znakem na razítkování volebních obálek, aj. razítka, - výdaje spojené s čalouněním, - přeprava voličů do volební místnosti, - svíčky, zápalky, - opravy chodníků, - opravy a údržba stožárů pro vyvěšení vlajky, - kelímky na kávu, aj. plastové nádobí, ubrousky (obaly musí být součástí ceny občerstvení), - inzerce, atd. Problematika některých výše uvedených výdajů je uvedena také ve Zprávách MF číslo: 1/2004 dopravní výkony, cestovní náhrady, práce přesčas, 4/2013 zveřejněna výše uvedená směrnice k financování voleb, 2/2014 odpovědi na některé dotazy k volebním výdajům (tonery, pronájem výpočetní techniky, distribuce hlasovacích lístků, občerstvení, stravenky, odměny členů OVK, práce přesčas, aj.), 3/2014 doplňující informace ke Zprávám MF č. 2/2014 o zabezpečení výpočetní techniky pro potřeby ČSÚ. Nelze postihnout všechny podrobnosti, a proto pokud si obec nebude jista způsobem použití státních prostředků, doporučujeme obrátit se na odbor financí s dotazem, a to písemně na e-mailovou adresu sarka.pavlickova@msk.cz. Na Váš dotaz odpovíme zpravidla ještě téhož dne, nicméně jedná-li se o specifický dotaz, odpovíme až po ověření na Ministerstvu financí, jakožto poskytovatele dotace a tvůrce výše uvedené směrnice. O stavu vyřízení Vaší žádosti budete informováni. V Ostravě dne 7. listopadu 2016 Bc. Šárka Pavlíčková oddělení financování a státní pokladny odbor financí 5