Pravidla tvorby a pokyny pro hospodaření se sociálním fondem Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod na rok 2014

Transkript

1 Příloha č. 2, bod 43-20/2013 Pravidla tvorby a pokyny pro hospodaření se sociálním fondem Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod na rok zasedání Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod

2 Pravidla tvorby a pokyny pro hospodaření se sociálním fondem Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod na rok 2014 (dále jen Pravidla ) I. Předmět a rozsah Fond je určen pro zaměstnance v pracovním poměru k zaměstnavateli k zabezpečování sociálních a dalších potřeb upravených těmito pravidly. Na jednotlivá plnění ze sociálního fondu není právní nárok. II. Tvorba fondu Zaměstnavatel (Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod, dále jen RR ) tvoří fond: a) základním přídělem do výše 4,9 % z ročního objemu nákladů zúčtovaných na mzdy, náhrady mzdy a odměny za pracovní pohotovost zaměstnanců, odměny a ostatní plnění za práci, b) ostatními příjmy peněžní a jiné dary, dotace, příspěvky. Zdrojem fondu jsou rovněž úroky ze zvláštního peněžního účtu fondu. III. Používání fondu Stravování V souladu s platným zákoníkem práce a dalšími předpisy, upravujícími poskytování závodního stravování, dále z. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, budou zaměstnancům poskytovány stravovací kupony (dále jen stravenky) v hodnotě 75 Kč, přičemž hradí: zaměstnavatel (max. 55 % ceny) zaměstnanec příspěvek ze soc. fondu činí 40 Kč 15 Kč 20 Kč Příspěvek ze sociálního fondu na nákup stravenek není hrazen z osobních účtů zaměstnanců, bude poskytován formou příspěvku soc. fondu na úhradu fakturované částky za jednotlivé odběry od dodavatele stravenek. ~ 1 ~

3 Nárok na příspěvek na stravování vzniká pouze těm zaměstnancům, kteří jsou v pracovním poměru k zaměstnavateli; přítomnost zaměstnance v práci během stanovené směny musí trvat alespoň 5 hodin. Stravenky dostávají zaměstnanci po skončení příslušného měsíce na základě skutečného nároku podle počtu odpracovaných směn. Nárok zaměstnanci nevzniká v případě čerpání dovolené v rámci celé směny, náhradního nebo studijního volna, nemoci nebo ošetřování člena rodiny, pracovní cesty, při které je poskytnuto stravné. Kultura, tělovýchova a sport Z fondu lze přispívat na náklady na kulturní, tělovýchovné a sportovní akce pořádané zaměstnavatelem, na dopravu na tyto akce a ubytování. Součástí mohou být i náklady na občerstvení a pronájem spojené s akcí. Příspěvek na vitamíny Z fondu lze hradit náklady spojené s nákupem vitamínových prostředků pro zaměstnance. Poukázky na zboží nebo služby Z fondu lze zaměstnancům poskytnout poukázky na odběr zboží nebo služeb (v souladu se zákonem o daních z příjmů). Z osobního účtu zaměstnance lze přispívat na: 1. Jazykové vzdělávání Na základě předložení příslušného daňového dokladu faktury - je možno poskytnout příspěvek ve výši finančních prostředků na osobním účtu zaměstnance, který si zajišťuje individuální jazykovou výuku. Výše čerpání však musí být v souladu s těmito Pravidly a možnostmi čerpání prostředků z účtu zaměstnance. 2. Penzijní připojištění Z osobního účtu sociálního fondu může zaměstnanec čerpat příspěvek na penzijní připojištění. Podmínkou poskytování příspěvku je doložení řádně uzavřené smlouvy s penzijním fondem. Příspěvek bude poskytován ve výši sjednané se zaměstnancem, maximálně do výše částky evidované na osobním účtu zaměstnance. Smlouva o penzijním připojištění, popř. její změna, musí být předložena Odboru vnitřních věcí. Po vyhotovení kopie smlouvy pro evidenci bude zároveň se zaměstnancem uzavřena dohoda o poskytování příspěvku zaměstnavatele na příslušné číslo účtu zaměstnance u penzijního fondu. ~ 2 ~

4 Výše poskytovaného příspěvku formou měsíčních plateb nebo jednorázového příspěvku bude předmětem odpočtu z osobního účtu zaměstnance. 3. Životní pojištění, důchodové pojištění Zaměstnanci mohou čerpat ze svého osobního účtu příspěvek na úhradu plateb životního nebo důchodového pojištění. Výše poskytovaného příspěvku formou měsíčních plateb nebo jednorázového příspěvku bude předmětem odpočtu z osobního účtu zaměstnance. Podmínkou vzniku nároku na poskytování příspěvku je doložení příslušné smlouvy o uzavření životního nebo důchodového pojištění s uvedením příslušného účtu a částky. Po vyhotovení kopie smlouvy pro evidenci bude zároveň se zaměstnancem uzavřena dohoda o poskytování příspěvku zaměstnavatele na příslušné číslo účtu zaměstnance u pojišťovny. Každá smlouva o penzijním připojištění nebo životním / důchodovém pojištění při uplatnění nároku na poskytnutí příspěvku ze sociálního fondu musí být předem konzultována na Odboru vnitřních věcí. Důvodem je prověření obsahu smlouvy tak, aby zaměstnanec byl upozorněn na případný vznik povinnost hradit odvody pojištění a daně z příjmu. 4. Relax Pass, Vital Pass, Smart Pass Zaměstnanci mohou čerpat ze svého osobního účtu příspěvek formou Relax, Vital nebo Smart Passu až do výše prostředků na osobním účtu. Objednávky výše uvedených Passů řeší Odbor vnitřních věcí. Poplatky za služby, přepravné a balné spojené s nákupem těchto Passů jsou výdajem fondu. 5. Rekreace Z osobního účtu sociálního fondu lze přispívat zaměstnancům a jejich rodinným příslušníkům na tuzemské i zahraniční rekreace včetně rehabilitace (pokud je součástí rekreačního pobytu), na tuzemské i zahraniční zájezdy a dětské tábory. Z fondu lze poskytovat příspěvek na komerční lázeňskou péči (100% hrazenou účastníkem). Příspěvek lze poskytnout na všechny služby, které s rekreačním pobytem souvisejí a jsou zahrnuty v ceně poukazu (ubytování, doprava, stravování, vstupenky na kulturní či sportovní akce, apod.). Výše příspěvku musí být v souladu s možnostmi čerpání z osobního konta zaměstnance a zákonem o daních z příjmů. IV. Osobní účty zaměstnanců Na základě schváleného rozpočtu RR je jednotlivým zaměstnancům zřízen osobní účet, na který je poukázána pro rok 2014 částka k čerpání, v souladu s těmito Pokyny, ve výši Kč. ~ 3 ~

5 Správou, evidencí a kontrolou těchto účtu je ředitelem Úřadu RR (dále jen Úřad ) určený zaměstnanec. Každý zaměstnanec bude mít oprávnění nahlížet na svůj osobní účet a provádět kontrolu jeho čerpání. Zaměstnanec může prostředky evidované na jeho osobním účtu používat pouze v souladu s Pravidly. Finanční prostředky evidované na účtech zaměstnanců nelze vyplácet v hotovosti. Každé čerpání lze provádět pouze formou bezhotovostního styku. Z přidělených finančních prostředků není zaměstnancem hrazen příspěvek ze sociálního fondu na stravování. Ostatní možnosti čerpání fondu záleží na rozhodnutí každého jednotlivého zaměstnance. Žádost o čerpání přidělených finančních prostředků je nutno vždy doložit příslušným účetním nebo daňovým dokladem. Prostředky z osobního účtu lze čerpat po uplynutí sjednané zkušební doby. V případě skončení pracovního poměru nebo odchodu zaměstnance na mateřskou či rodičovskou dovolenou nebo v případě uvolnění zaměstnance pro výkon veřejné funkce bude osobní účet zrušen. V případě ukončení pracovního poměru je každý zaměstnanec povinen na výstupním listu předložit potvrzení o čerpání soc. fondu pro potřeby Odboru vnitřních věcí a vydání potvrzení o vypořádání všech závazků vůči zaměstnavateli. Končí-li pracovní poměr zaměstnance v průběhu kalendářního roku a bude-li přečerpána částka soc. fondu určena pro celý kalendářní rok, jedná se o přeplatek, který je povinen zaměstnanec uhradit v hotovosti na pokladně Úřadu. Při odchodu na mateřskou nebo rodičovskou dovolenou je vhodné řešit možnosti čerpání individuálně se zaměstnanci vždy s určitým časovým předstihem. Příděl na osobní konto na rok 2014 musí být vyčerpán do , jinak propadá (s výjimkou příspěvků na penzijní připojištění, životní pojištění a důchodové pojištění, které budou vyplaceny se mzdou za měsíc prosinec 2014 v lednu 2015, a zůstatků na kontech zaměstnanců ve zkušební době). Výdajem fondu jsou rovněž poplatky ze zvláštního peněžního účtu fondu. V. Hospodaření se sociálním fondem 1. Fond je fondem zaměstnavatele. U zaměstnavatele se prostředky považují za rozpočtové prostředky. 2. Za zaměstnavatele rozhoduje ředitel Úřadu. Zajištěním činnosti sociálního fondu pověřuje jednoho nebo více zaměstnanců Úřadu. 3. Na příslušný kalendářní rok je sestavován rozpočet sociálního fondu v souladu se schváleným rozpočtem RR. Užívání fondu se řídí těmito pravidly a pokyny ředitele. 4. Prostředky sociálního fondu se evidují na zvláštním účtu zaměstnavatele. Převody peněžních prostředků souvisejících s tvorbou nebo použitím fondu se uskuteční nejpozději do konce měsíce následujícího po měsíci, v němž k tvorbě nebo použití došlo. ~ 4 ~

6 5. Výdaje z fondu lze uskutečňovat jen do výše volných prostředků podle schváleného rozpočtu na příslušný kalendářní rok. 6. Převody základního přídělu do fondu během roku se uskutečňují měsíčně ve výši 4,9 % z objemu nákladů zúčtovaných na mzdy, náhrady mzdy a odměny za pracovní pohotovost zaměstnanců, odměny a ostatní plnění za práci za daný měsíc. 7. Za nepeněžní plnění poskytované zaměstnavatelem zaměstnanci se považuje takové plnění, kdy celkové náklady na činnosti nebo akci jsou hrazeny zaměstnavatelem z fondu a zaměstnanci jsou poskytnuty za cenu sníženou o příspěvek z fondu. Nepeněžním plněním je rozdíl mezi cenou nebo náklady hrazenými zaměstnavatelem z fondu a cenou hrazenou zaměstnancem. 8. Na poskytnutí příspěvků a jiné plnění z fondu není právní nárok. Zdanění prostředků fondu při jejich použití upravuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozd. předpisů. 9. Příspěvkem podle těchto Pravidel, pokud není stanovena interním předpisem jeho výše, se rozumí též plná úhrada nákladů. 10. Zdroje a prostředky fondu nelze převádět do jiných fondů zaměstnavatele. 11. Příspěvek na osobní účet v plné výši bude poskytován každému zaměstnanci v případě, že jeho pracovní poměr trvá celý kalendářní rok a výše jeho pracovního úvazku činí 100 %. Pokud v příslušném roce činí pracovní úvazek zaměstnance méně než 100 % bude výše poskytnutého příspěvku přidělena v poměrné výši. Na poměrnou část má nárok každý zaměstnanec, který v příslušném roce odpracoval nejméně 3 měsíce. V případě nástupu nového zaměstnance je možno zahájit čerpání po ukončení zkušební doby. Pokud zaměstnanec nastoupí do pracovního poměru v průběhu měsíce, započítává se do přídělu osobního konta alikvotní část přídělu dle odpracovaných dnů v daném měsíci zaokrouhlená na 10 Kč. Totéž platí při ukončení pracovního poměru v průběhu měsíce. Při nástupu zaměstnance po mateřské nebo rodičovské dovolené vzniká zaměstnanci nárok na čerpání soc. fondu ihned a ve výši odpovídající odpracované době v průběhu roku, kdy nastoupil zpět do pracovního poměru. V případě nemoci, studijního pobytu, čerpání neplaceného volna, bude-li nepřítomnost na pracovišti bude trvat nepřetržitě déle než 1 měsíc v průběhu příslušného roku, bude u tohoto zaměstnance nárok na čerpání soc. fondu krácen o celou dobu nepřítomnosti na pracovišti za každý celý měsíc. 12. Při žádosti o vyhotovení objednávky je zaměstnanec povinen uvést přesný název poskytovatele, jeho adresu a IČ. Na základě doručení příslušné faktury a provedení úhrady částky, zbývající po vyčerpání příspěvku ze sociálního fondu (na pokladně Úřadu), bude pověřeným zaměstnancem zajištěna celková úhrada služeb tak, jak bude uvedena na faktuře. Zaměstnanec, který bude uplatňovat požadavek na poskytnutí příspěvku ze sociálního fondu, je povinen se řídit vždy pokyny zpracovatele objednávky. Faktura /i jiný daňový doklad/ musí být adresována na Regionální radu a musí obsahovat vždy jméno zaměstnance, jemuž budou služby poskytovány. Zároveň je povinen zaměstnanec, který žádá o proplacení faktury zajistit, aby měla všechny náležitosti účetního dokladu a aby označení plátce bylo v souladu s předloženou objednávkou. Rozdíl mezi výší faktury a příspěvkem z osobního konta složí zaměstnanec před úhradou faktury ze strany Úřadu buď v hotovosti na pokladně Úřadu, nebo zašle bezhotovostním převodem na bankovní účet sociálního fondu. ~ 5 ~

7 13. Informace o čerpání příspěvků jsou poskytovány Odborem vnitřních věcí. VI. Účinnost Tato Pravidla nabývají účinnosti a zároveň ruší Pravidla účinná od V Hradci Králové dne Martin Půta předseda Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod ~ 6 ~