KRÁLOVÉHRADECKÝ KRAJ SMĚRNICE NÁZEV: Směrnice Rady Královéhradeckého kraje upravující postup Královéhradeckého kraje při zajišťování kofinancování a předfinancování projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, komunitárních programů EU, státního a krajského rozpočtu číslo: 16 NOVELIZACE Č.: PLATNOST OD: 2011 ROZSAH PŮSOBNOSTI: Královéhradecký kraj, Krajský úřad Královéhradeckého kraje Vypracoval: Centrum EP, Mgr. Petr Adámek oddělení LP Za aktualizaci zodpovídá: Centrum EP, Odbor VZ oddělení LP Schválil: Rada Královéhradeckého kraje
Změnový list ke Směrnici č.: 16 Změna č. Původní vydání 2011 0 Změna č.1 Změna č. 2 Změna č.3 Změna č.4 Změna č. 5 Změna č. 6 Změna č. 7 *) Předmětem změny se rozumí v čem nastala úprava (článek, strana apod.), při rozsáhlejších úpravách možno uvést v celém rozsahu.
Královéhradecký kraj S M Ě R N I C E č. 16 Rady Královéhradeckého kraje upravující postup Královéhradeckého kraje při zajišťování kofinancování a předfinancování projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, komunitárních programů EU, státního a krajského rozpočtu 1 Úvod... 2 2 Čerpání hrazení výdajů projektů... 2 2.1 Čerpání pro projekty, kdy je příjemcem dotace ze strukturálních fondů KHK... 2 2.2 Čerpání pro projekty, kdy je žadatelem organizace zřízená, případně založená KHK (dále pouze organizace )... 3 2.3 Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK... 5 2.4 Předfinancování a kofinancování projektů projekty v přípravě... 5 3 Oběh dokladů stanovení zodpovědnosti... 5 1
1 Úvod Směrnice č.. Rady Královéhradeckého kraje (dále jen Rada KHK ) upravuje postup Královéhradeckého kraje při zajišťování předfinancování a kofinancování projektů Královéhradeckého kraje spolufinancovaných ze strukturálních fondů, komunitárních programů EU, státního a krajského rozpočtu. Vzhledem ke skutečnosti, že realizované projekty Královéhradeckého kraje a jím zřízených a založených organizací čerpají dotační finanční prostředky z různých finančních zdrojů - operačních programů (tzn. za různých podmínek) je nutná jednotná koordinace financování těchto projektů v rámci jednotlivých věcně příslušných odborů Krajského úřadu Královéhradeckého kraje, včetně jejich evidence a zpřístupnění aktuálních dat o jednotlivých realizovaných projektech. 2 Čerpání hrazení výdajů projektů Článek 2. této Směrnice upravuje postup čerpání finančních prostředků z jednotlivých zdrojů v rámci předfinancování a kofinancování projektů. Výjimky z tohoto postupu podléhají schválení Rady KHK. Definice používaných pojmů v rámci této směrnice a přehled zdrojů financování je uveden v příloze č. 8 přehled zdrojů financování a definice pojmů. Schválené celkové výdaje projektů, výše finančních limitů, smluvené částky na kofinancování a předfinancování z úvěru s Českou spořitelnou, a. s., údaje o projektech budou uvedeny a aktualizovány dle vývoje projektů na Intranetu Královéhradeckého kraje ve složce Obecné. 2.1 Čerpání pro projekty, kdy je příjemcem dotace KHK 1. Zavedení účetního dokladu (faktury - daňového dokladu, apod.) do evidence KHK dle vnitřních směrnic KHK (viz Příkaz č. 3 ředitelky Krajského úřadu Královéhradeckého kraje o oběhu účetních dokladů) a jeho předání na jednotlivé věcně příslušné odbory KHK. Zajišťuje ekonomický odbor Krajského úřadu KHK. Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). 2. Neprodlené předání kopie účetního dokladu projektovým manažerům. Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK. Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). 3. Neprodlené určení zdrojů krytí ( úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ) u již schválených projektů. V případě žádostí o platbu na neuhrazené doklady proběhne určení zdrojů krytí po obdržení stanoviska o způsobilosti výdajů ze strany řídících orgánů jednotlivých operačních programů. Zajišťuje projektový manažer ve spolupráci s věcně příslušným odborem (navrhuje projektový manažer a odvětvový garant projektu schvaluje). Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). Při stanovení zdrojů krytí dojde k ověření možnosti hrazení ze zdroje vratka předfinancování, případně rezerva na kapitole 13 u určeného pracovníka Centra EP 2
(e-mailovou poštou, definování výše požadovaných finančních prostředků a období jejich čerpání). Zajišťuje projektový manažer. Použije se pro zdroj vratka předfinancování a rezerva na kapitole 13. V rámci této fáze bude vypracován Předávací protokol k žádosti o platbu z projektu (viz Příloha č. 2). Zajišťuje projektový manažer ve spolupráci s odvětvovým garantem projektu (projektový manažer zajišťuje vyhotovení výše uvedeného protokolu a podpis odpovědných zaměstnanců Centra EP; odvětvový garant projektu zajišťuje podpis odpovědných zaměstnanců KÚ KHK). Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). 4. Na základě podepsaného předávacího protokolu k žádosti o platbu z projektu všemi zúčastněnými bude neprodleně předán pokyn k podání návrhu Usnesení do Rady KHK na uvolnění finančních prostředků z vratky předfinancování, případně z rezervy na kapitole 13. Zajišťuje projektový manažer. Použije se pro zdroj vratka předfinancování a rezerva na kapitole 13. 5. Podání návrhu Usnesení do Rady KHK na uvolnění finančních prostředků z vratky předfinancování, případně z rezervy na kapitole 13, včetně změny rozpočtu. Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK. Použije se pro zdroj vratka předfinancování a rezerva na kapitole 13. Příklad Usnesení do Rady KHK - viz příloha č. 5. 6. Neprodleně po schválení Radou KHK převedení potřebných finančních prostředků na bankovní účet pro projekt. Zajišťuje ekonomický odbor KHK (na základě písemné žádosti věcně příslušného odboru: Interní sdělení žádost o převod finančních prostředků na projektový účet č. ve výši, v případě zdroje úvěr žádost o převod z úvěrového účtu na účet č. ve výši ). Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). 7. Zažádání o proplacení výdaje. Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK (předání faktury-daňového dokladu se všemi náležitostmi ekonomickému odboru). Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). V případě hrazení ze zdroje úvěr je nutné na dokladu vyznačit hrazení z úvěru. 2.2 Čerpání pro projekty, kdy je žadatelem organizace zřízená, případně založená KHK (dále pouze organizace ) Financování jednotlivých projektů, u kterých je žadatelem organizace zřízená, případně založená KHK, zajišťuje věcně příslušný odbor KHK ve spolupráci s organizací, která je žadatelem. 1. Po uzavření smlouvy o dotaci v rámci jednotlivých operačních programů neprodlené předání pokynu k podání návrhu Usnesení do Rady KHK na uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace s návratností na daný projekt (viz příloha č. 3, č. 4). Zajišťuje projektový manažer. Použije se pro zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13. Příklad Usnesení do Rady KHK viz příloha č. 5). 3
2. Po schválení v Radě KHK neprodlené uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace na daný projekt (viz příloha č. 3, č. 4) mezi Královéhradeckým krajem a příslušnou organizací. Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK. Použije se pro zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13. 3. Vyžádání si kopie účetního dokladu od ekonoma organizace. Zajišťuje projektový manažer ve spolupráci s věcně příslušným odborem. Použije se pro všechny zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní. 4. Neprodlené určení zdrojů krytí ( úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). V případě žádostí o platbu na neuhrazené doklady proběhne určení zdrojů krytí po obdržení stanoviska o způsobilosti výdajů ze strany řídících orgánů jednotlivých operačních programů. Zajišťuje projektový manažer ve spolupráci s věcně příslušným odborem (navrhuje projektový manažer a odvětvový garant projektu schvaluje). Použije se pro všechny zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní. Při stanovení zdrojů krytí dojde k ověření možnosti hrazení ze zdroje vratka předfinancování, případně rezerva na kapitole 13 u určeného pracovníka Centra EP (e-mailovou poštou, definování výše požadovaných finančních prostředků a období jejich čerpání). Zajišťuje projektový manažer. Použije se pro zdroj vratka předfinancování a rezerva na kapitole 13. V rámci této fáze bude vypracován Předávací protokol k žádosti o platbu z projektu (viz Příloha č. 2). Zajišťuje projektový manažer ve spolupráci s odvětvovým garantem projektu (projektový manažer zajišťuje vyhotovení výše uvedeného protokolu a podpis odpovědných zaměstnanců Centra EP; odvětvový garant projektu zajišťuje podpis odpovědných zaměstnanců KHK). Použije se pro všechny zdroje (tzn. úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní ). 5. Na základě podepsaného předávacího protokolu k žádosti o platbu z projektu všemi zúčastněnými bude neprodleně předán pokyn k podání návrhu Usnesení do Rady KHK na uvolnění finančních prostředků z úvěru, z vratky předfinancování, případně z rezervy na kapitole 13 na základě uzavřené Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK pro daný projekt mezi Královéhradeckým krajem a danou organizací na věcně příslušný odbor KHK. Zajišťuje projektový manažer. Použije se pro zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13. 6. Podání návrhu Usnesení do Rady KHK na uvolnění finančních prostředků z úvěru, z vratky předfinancování, případně z rezervy na kapitole 13 včetně změny rozpočtu na základě uzavřené Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK pro daný projekt. Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK. Použije se pro zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13. Příklad Usnesení do Rady KHK viz příloha č. 5. 4
7. Neprodleně po schválení Radou KHK převedení potřebných finančních prostředků organizaci na bankovní účet pro projekt, popř. na běžný účet organizace (ze zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13 ). Zajišťuje věcně příslušný odbor KHK (předání písemné žádosti na ekonomický odbor: Sběrný předkontační doklad se všemi náležitostmi, v případě zdroje úvěr s vyznačením čerpání z úvěru). Použije se pro všechny zdroje úvěr, vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13, ostatní. 2.3 Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK V případě, že je žadatelem organizace zřízená, případně založená KHK, založí tato organizace zvláštní bankovní účet pro projekt (pokud tuto povinnost daný operační program stanovuje) a z tohoto bankovního účtu hradí všechny výdaje projektu. Na předfinancování výdajů projektu uzavře organizace a KHK Smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK mezi Královéhradeckým krajem a organizací na předfinancování a kofinancování projektu (viz příloha č. 3, č. 4). Tato smlouva je schvalována Radou KHK a organizace ji může uzavřít nejdříve po obdržení rozhodnutí o poskytnutí dotace z řídících orgánů jednotlivých operačních programů. Smlouva je uzavírána samostatně na celkové způsobilé výdaje projektu a samostatně na celkové nezpůsobilé výdaje projektu. Uvolnění potřebných finančních prostředků ze zdroje vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13 a úvěr musí být vždy schváleno Radou KHK, tzn. na každé dílčí poskytnutí finančních prostředků. Vzor usnesení schválení smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK a uvolnění finančních prostředků ze zdroje vratka předfinancování a rezerva na kapitole 13 je přílohou č. 5. V rámci usnesení na uvolnění finančních prostředků musí být schválena i výše investičních a neinvestičních výdajů, na které jsou prostředky uvolňovány, jednotlivé finanční zdroje a uložení promítnutí změny do rozpočtu KHK. Je nutné dodržet uvedené výše způsobilých, nezpůsobilých výdajů ve Smlouvách o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK mezi Královéhradeckým krajem a organizací. V případě nesouladu je nutné uzavřít dodatek ke smlouvě. 2.4 Předfinancování a kofinancování projektů projekty v přípravě V případě, že se jedná o projekty, které jsou ještě v přípravě a žadatelem nebude Královéhradecký kraj, je nutné uzavřít smlouvu mezi Královéhradeckým krajem/věcně příslušným odborem a organizací (která je žadatelem o dotaci v operačním programu). Smlouva se vztahuje k nákladům na přípravu projektu a ošetřuje případ, pokud by nebyl projekt úspěšný, tzn., finanční prostředky na přípravu se již nevrátí. V případě schválení dotace musí smlouva zajišťovat návrat finančních prostředků na kapitolu 13 na samostatné středisko určené na předfinancování a kofinancování projektů. I u těchto projektů byl schválen finanční limit, v případě, že projekty nebudou schváleny řídícími orgány operačních programů k realizaci, nebude finančních limitů využito. 3 Oběh dokladů stanovení zodpovědnosti 1. Zodpovědnost za přijatá rozhodnutí (projektová i finanční) v rámci jednotlivých projektů nesou vždy příslušní zaměstnanci KÚ KHK (vedoucí jednotlivých věcně příslušných odborů KÚ KHK jako příkazci operací). 5
2. Královéhradecký kraj pověřil k zajištění administrace přípravy, řízení a udržitelnosti projektů, které jsou spolufinancované ze strukturálních fondů, státního a krajského rozpočtu a u kterých je Královéhradecký kraj, nebo organizace založené a zřízené Královéhradeckým krajem (příjemci finanční podpory), svoji příspěvkovou organizaci - Centrum EP p. o. 3. Centrum EP p. o. na základě zmocnění příslušných orgánů Královéhradeckého kraje a v souladu s podmínkami jednotlivých operačních programů a platných zákonů České republiky poskytuje kraji služby při přípravě, řízení a udržitelnosti projektů a podává kraji informace o aktuálním stavu jednotlivých projektů (projektová i finanční stránka). V rámci zajištění těchto informací je přílohou této směrnice i popis evidence kofinancování a předfinancování jednotlivých projektů, včetně popisu zajištění její funkčnosti (viz Příloha č. 7). 4. Veškeré kroky uvedené v této Směrnici budou zaznamenány do předkládacího protokolu k žádosti o platbu z projektu, který je přílohou č. 2 Směrnice. Daný protokol musí obsahovat podpisy všech osob z Centra EP p. o. a příkazců operace, které jsou v souladu s danými projekty povinni se vyjadřovat. Bez všech podpisů není možné provádět úhradu jakýchkoli plateb ze strany kraje. Daný protokol bude vždy přílohou příslušných dokumentů v rámci postupu dle Příkazu č. 3 o oběhu účetních dokladů. Jakákoli osoba podepisující se v rámci působnosti Příkazu č. 3 o oběhu účetních dokladů je oprávněna neúplný protokol vrátit zpět Centru EP p. o. k dopracování tak, aby byl v souladu s touto Směrnicí. 5. V ostatních věcech touto Směrnicí neupravených se jednotlivé věcně příslušné odbory řídí příslušnými interními předpisy Královéhradeckého kraje (oběh účetních dokladů apod.). 6. Tato Směrnice byla schválena Radou Královéhradeckého kraje č.. ze dne.a nabývá účinnosti 7. Nedílnou součástí této Směrnice jsou přílohy č. 1 8: Příloha č. 1 Zjednodušené schéma financování projektů Příloha č. 2 Předkládací protokol k žádosti o platbu z projektu Příloha č. 3 Vzor Smlouvy o poskytnutí dotace s návratností z rozpočtu KHK na předfinancování a kofinancování Příloha č. 4 Vzor Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtu KHK na úhradu nezpůsobilých výdajů projektu Příloha č. 5 Příklad usnesení schválení smlouvy o poskytnutí dotace s návratností a uvolnění finančních prostředků ze zdroje vratka předfinancování, rezerva na kapitole 13 Příloha č. 6 Příklad financování projektu Zateplení obvodového pláště budov a tělocvičny Příloha č. 7 Evidence kofinancování a předfinancování Příloha č. 8 Přehled zdrojů financování a definice pojmů Bc. Lubomír Franc hejtman Královéhradeckého kraje 6