Příručka pro žadatele a příjemce Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni FOND PRO NESTÁTNÍ NEZISKOVÉ ORGANIZACE Financován z EHP fondů 20092014! Verze 1.0.
Zprostředkovatelem Fondu pro nestátní neziskové organizace je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství. Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) Vizí NROS je podílet se na formování veřejnosti ve společnost odpovědných, aktivních občanů, kteří jsou schopni ovlivňovat věci veřejné a upevňovat demokratické hodnoty ve společnosti, hájit občanská práva a svobody, prosazovat toleranci a principy solidarity. Nadace svou vizi prosazuje podporou organizací občanské společnosti, s nimiž sdílí demokratické hodnoty, poskytuje jim finanční prostředky, slaďuje jejich zájmy a zajišťuje jim další vzdělávání. "Pomáháte? Pomůžeme!" Nadace Partnerství (NaP) Nadace Partnerství pomáhá lidem pečovat o životní prostředí. Poskytuje jim k tomu granty, odborné služby a inspiraci ze zahraničí. Podporuje zapojení veřejnosti do výsadeb stromů, ochrany přírody, šetrné turistiky, zklidňování dopravy a vytváření kvalitních veřejných prostranství. Společně se čtyřmi sesterskými nadacemi v Bulharsku, Maďarsku, Rumunsku a na Slovensku je součástí asociace Environmental Partnership Association. Nevyřešíme problém za vás, vyřešíte ho s námi! www.fondnno.cz Verze 1.0. Datum účinnosti: 20. ledna 2014 Konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství www.fondnno.cz Email: info@fondnno.cz; nap@fondnno.cz
Obsah Definice pojmů...6 Úvod...9 1. Oprávněnost...10 1.1 Oprávněné žádosti...10 1.2 Oprávnění žadatelé...10 1.3 Principy partnerství Mikroprojektů...11 1.3.1 Oprávnění partneři se sídlem v České republice...12 1.3.2 Oprávnění zahraniční partneři (partner Mikroprojektu)...12 1.4 Oprávněné aktivity...13 1.5 Způsobilé náklady...14 1.6 Nezpůsobilé náklady...15 1.7 Základní vymezení způsobilosti nákladů...15 1.8 Časové vymezení způsobilosti nákladů...16 1.9 Období realizace Mikroprojektu...16 1.10 Místo realizace Mikroprojektu...16 2. Pokyny k vyplnění elektronického formuláře žádosti v systému Grantys...17 2.1 Přístup a přihlášení do Grantys...17 2.2 Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys...17 2.2.1 Organizace...18 2.2.2 Lidé...18 2.2.3 Projekty...18 2.3 Vložení příloh do systému Grantys...19 2.4 Vyplnění místa realizace Mikroprojektu...20 2.5 Finalizace a tisk žádosti v systému Grantys...20 2.6 Stav projektu...21 3. Rozpočet Mikroprojektu...22 3.1 Vyplnění tabulky rozpočtu Mikroprojektu...22 3.2 Úvodní list...22 3.3 Rozpočet nákladů...23 3.4 Rozpočet podle aktivit...23 3.5 Harmonogram čerpání...23 3.6 Rozpočet partnera...23 3.7 Daň z přidané hodnoty...23
3.8 Spolufinancování...24 4. Veřejná podpora...26 4.1 Podpora de minimis (neboli podpora malého rozsahu)...26 4.2 Posouzení veřejné podpory v žádosti o Mikrogrant...27 5. Předkládání žádostí v rámci výzvy...29 5.1 Přílohy žádosti...29 5.2 Povinné přílohy žádosti...29 5.3 Nepovinné přílohy...31 5.4 Dokladování příloh Mikroprojektu...31 5.5 Způsob a termín předložení...33 6. Hodnocení žádosti o poskytnutí Mikrograntu...34 6.1 Kontrola formálních náležitostí žádosti...34 6.2 Hodnocení oprávněnosti žadatele a žádosti...34 6.3 Stížnosti a jejich řešení...34 6.4 Věcné hodnocení žádosti a zpracování výsledků hodnocení...35 7. Uzavření smlouvy o poskytnutí Mikrograntu a zahájení Mikroprojektu...36 8. Monitoring realizace Mikroprojektu...36 8.1 Závěrečná zpráva o realizaci Mikroprojektu...36 8.2 Přílohy Závěrečné zprávy...37 8.3 Věcná část Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu...37 8.4 Žádost příjemce o platbu...38 8.4.1 List Žádost o platbu...38 8.4.2 List Soupiska dokladů...38 8.4.3 List Harmonogram čerpání...39 8.5 Dokladování jednotlivých dokumentů k Žádosti příjemce o závěrečnou platbu...39 8.5.1 Prosté kopie účetních dokladů...39 8.5.2 Výpisy z účtu...39 8.5.3 Žádost partnera o refundaci způsobilých nákladů...39 8.5.4 Doklady o realizaci výstupů dosažených za období realizace Mikroprojektu...39 8.5.5 Doklady prokazující plnění publicity Mikroprojektu...40 8.6 Způsob doručení Závěrečné zprávy...40 9. Zajištění publicity Mikroprojektu...42 10. Změny a doplnění Mikroprojektu...42 11. Finanční toky na úrovni příjemce...44
11.1 Platby na úrovni příjemce...44 11.2 Kontrola nepřekrývání nákladů...45 11.3 Kontrola přímých tržeb Mikroprojektu...45 12. Vedení účetnictví Mikroprojektu...46 12.1 Účet Mikroprojektu...46 12.2 Prokazování způsobilosti nákladů...46 12.3 Pokladna...48 13. Veřejné zakázky...48 14. Kontrolní mechanismy...48 14.1 Kontrola na místě...49 14.2 Externí audit Mikroprojektů...49 14.3 Porušení smluvních podmínek, nesrovnalosti a jejich řešení...50 14.4 Archivace dokumentů...50 15. Seznam příloh...52
Definice pojmů Donorské státy Islandská republika, Lichtenštejnské království a Norské království; zřizovatelé EHP a Norských fondů (dále jen Island, Lichtenštejnsko a Norsko) Doplňkový grant (zkr. DG) volitelný bonusový zdroj k financování projektu Komponenty bilaterální spolupráce pro žadatele, kterému je/byla schválena Žádost o poskytnutí grantu FNNO; možnost pro žadatele získat Doplňkový grant v objemu až 15 % z výše grantu poskytnutého k realizaci projektu; nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí Doplňkového grantu, který je poskytován na realizaci tzv. Projektu komponenty bilaterální spolupráce. EHP fondy (Finanční mechanismy EHP a Norské fondy 20092014, zkr. FM EHP/Norska 20092014) Fond Evropského hospodářského prostoru (EHP) založený v květnu 2004 třemi nečlenskými státy EU Island, Knížectví Lichtenštejnsko a Norské království. Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni (zkr. FBS) finanční prostředky vyčleněné v rámci FNNO za účelem umožnit žadatelům vyhledávání partnerských organizací v donorských státech, přípravu společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce v jednotlivých oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a knowhow, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. FBS zahrnuje dva způsoby výše uvedené podpory spolupráce: a) Mikrogranty a b) Doplňkové granty. Fond pro nestátní neziskové organizace (zkr. FNNO) specifická forma pomoci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru, která je zaměřená na podporu nestátních neziskových organizací (NNO) prosazujících veřejný zájem v 15 členských zemí EU ve střední a jižní Evropě. Hodnoticí komise (zkr. HK) orgán, který zabezpečuje hodnocení Žádostí o poskytnutí Mikrograntu v rámci výzev k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu vyhlášených Zprostředkovatelem. Kancelář finančních mechanismů (zkr. KFM) Kancelář sídlící v Bruselu zajišťuje administrativní podporu Výboru Finančního mechanismu EHP a Ministerstva zahraničních věcí Norského království; hlavní kontaktní místo mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. Mikrogrant (zkr. MG) Nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu pro realizaci tzv. Mikroprojektu; českému žadateli má zejm. umožnit navázání spolupráce s NNO v donorských státech a nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO. Mikroprojekt Projekt předkládaný v rámci Výzvy k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu. Jedná se o jasně vymezenou aktivitu nebo ucelený soubor aktivit, prostřednictvím kterých mají být dosaženy předpokládané cíle. 6
Nestátní nezisková organizace (zkr. NNO) právnický subjekt, který nebyl zřízen nebo založen za účelem podnikání a je nezávislý na místní, regionální a centrální vládě, veřejných subjektech, politických stranách a komerčních organizacích. Konkrétně se jedná se o obecně prospěšnou společnost původně založenou podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo nově dle zákona č. 68/2013, účelové zařízení registrované církve, nebo náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností, v platném znění, nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku.. Náboženské instituce a politické strany se nepovažují za NNO. Oprávněný žadatel subjekt, který je oprávněný požádat o finanční prostředky v rámci výzvy vyhlášené Zprostředkovatelem. Žadatelé oprávnění předložit Žádost o poskytnutí Mikrograntu budou definováni v rámci jednotlivých výzev. Partner partner sídlící v České republice musí splňovat stejné podmínky oprávněnosti jako žadatel o Mikrogrant. Partnery Mikroprojektu mohou být také organizace sídlící v donorských státech (Norsko, Lichtenštejnsko, Island). Partner je uveden v žádosti o Mikrogrant a je aktivně zapojen do realizace Mikroprojektu. Oprávněné typy zahraničních partnerů jsou vždy definovány ve výzvě k předkládání žádostí. V případě projektů v rámci FNNO se musí jednat o neziskové organizace v souladu s legislativou těchto států, pokud tato výzva nestanoví jinak. Projekt Komponenty bilaterální spolupráce (zkr. KBS) jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o jasně definované aktivity bilaterální spolupráce, které vedou k podpoře vzájemné spolupráce českých NNO podpořených v dané prioritě a subjektů v donorských státech. Příjemce nestátní nezisková organizace, které jsou za účelem realizace Mikroprojektu poskytnuty prostředky z Fondu bilaterální spolupráce, opatření Mikrogranty. Smlouva o poskytnutí Mikrograntu podrobná smlouva uzavřená mezi Zprostředkovatelem a příjemcem Mikrograntu určující podmínky poskytnutí Mikrograntu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolupracující subjekt organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na realizaci Mikroprojektu a přispívá k naplňování jeho cílů. Zároveň ale nemá statut partnera Mikroprojektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými smluvními podmínkami, příjemce Mikrograntu s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, její případné náklady, související s Mikroprojektem, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování Mikroprojektu. Výzva MG = Výzva k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu dokument zveřejněný Zprostředkovatelem definující podmínky pro předkládání Žádostí o poskytnutí Mikrograntu. Zprostředkovatel programu (zkr. ZP) je pověřen implementací odsouhlaseného programu FNNO. Zprostředkovatel je příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé projekty vybrané 7
v rámci otevřených výzev. V případě FNNO to je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství (NaP). Opatření Mikrogranty spravuje v tomto smyslu samostatně Nadace Partnerství na základě pověření plynoucího ze smlouvy o partnerství uzavřené mezi NROS a NaP. Způsobilé náklady náklady vynaložené příjemcem nebo partnerem na stanovený účel, tedy realizaci Mikroprojektu, v rámci období stanoveného v právních aktech o přidělení prostředků (Smlouva o poskytnutí Mikrograntu), které jsou v souladu s podmínkami Výzvy a Příručky. Žadatel žadatelem je předkladatel Žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Žádost o poskytnutí Mikrograntu (Žádost) dokument vypracovaný Žadatelem ve stanovené formě, kterým žádá Zprostředkovatele o Mikrogrant na realizaci Mikroprojektu. 8
Úvod Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství byly v souladu se zákonem o veřejných zakázkách vybrány k výkonu role Zprostředkovatele Fondu pro nestátní neziskové organizace (dále FNNO). Nadace Partnerství byla ve smyslu smlouvy o partnerství s NROS pověřena administrací FBS za část Mikrogranty. Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) je specifická forma grantové pomoci EHP Fondů 20092014, která je zaměřena na podporu nestátních neziskových organizací prosazujících veřejný zájem. Pro FNNO jsou definovány následující oblasti podpory: I. Lidská práva a tzv. klíčové oblasti podpory: a. Ochrana lidských práv a multikulturalismus b. Genderová rovnost c. Posilování občanské společnosti, mechanismů demokracie a transparentnosti II. Děti a mládež v ohrožení III. Sociální inkluze IV. Ochrana životního prostředí a klimatické změny Rozvíjení bilaterální spolupráce je jedním z klíčových aspektů implementace programu FNNO. Za tímto účelem byl vytvořen Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO a na podporu rozvíjení bilaterální spolupráce byla vyčleněna alokace ve výši 3 700 000 Kč. Cílem podpory bilaterální spolupráce je vyhledávání partnerských organizací v donorských státech (na Islandu, v Lichtenštejnsku a Norsku), příprava společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce ve výše uvedených oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a knowhow, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. Žadatelé mohou získat prostředky z FBS prostřednictvím dvou forem podpory: a) Mikrograntů k financování samostatných Mikroprojektů b) Doplňkových grantů, k financování činností bilaterální spolupráce tzv. Projekt Komponenty bilaterální spolupráce (dále Projekt KBS) v případě podpořených projektů FNNO. 9
část A Příručka pro žadatele 1. Oprávněnost 1.1 Oprávněné žádosti Za oprávněné budou považovány žádosti splňující následující požadavky: Žádost je podána do termínu stanoveného výzvou prostřednictvím online grantové databáze Grantys, současně je podána obsahově shodná tištěná verze. Náležitosti listinné i elektronicky podané žádosti a výčet povinných příloh jsou uvedeny ve Výzvě MG a dále také v kapitole 4 této Příručky pro žadatele a příjemce Mikrograntu (dále jen Příručka). Projekt se jednoznačně vztahuje k cílům opatření Mikrogranty, navrhované aktivity povedou k naplnění účelu tohoto opatření, jak je uvedeno v textu Výzvy MG. Požadovaná výše Mikrograntu spadá do stanoveného rozmezí uvedeném ve Výzvě MG. Případné partnerství je popsáno a doloženo Prohlášením o partnerství. Délka trvání Mikroprojektu je minimálně 1 měsíc a zároveň nepřesahuje maximum stanovené ve Výzvě MG. Jedna organizace může v rámci Výzvy MG podat max. 3 žádosti o poskytnutí Mikrograntu. 1.2 Oprávnění žadatelé Oprávněnými žadateli o poskytnutí Mikrograntu jsou nestátní neziskové organizace vymezené následujícími typy právnických subjektů zřízených nebo založených jako: obecně prospěšná společnost původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo nově dle zákona č. 68/2013, účelové zařízení registrované církve, nebo náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností, v platném znění, nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zprostředkovatel si vyhrazuje právo změnit okruh oprávněných žadatelů. Oprávnění žadatelé musí splňovat také následující podmínky: 10
Musí být neziskovou organizací, která vykonává svou činnost nezávisle na místní, regionální či centrální veřejné správě, na jiných veřejnoprávních subjektech, politických stranách nebo komerčních subjektech. Žadatel nesmí podmiňovat svou podporu nebo činnost v rámci Mikroprojektu příslušností k ideologii, doktríně či náboženství. Musí mít sídlo na území České republiky. Musí vést účetnictví v soustavě podvojného účetnictví. Musí splňovat podmínku alespoň dvouleté historie v době podání Žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Tato podmínka bude považována za splněnou, pokud je žadatel nástupnickou organizací, přičemž původní organizace danou podmínku splňovala. Zároveň musí platit, že původní organizace byla neziskovou organizací, nabývající jednu z výše uvedených právních forem. Na organizace, které změnily právní formu dle zákona č. 89/2012. Sb. (občanský zákoník) bude nahlíženo jako na kontinuálně působící. V případě, že původní organizace patřila mezi subjekty, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání (tedy účtující dle Vyhlášky 504/2002 Sb.), ovšem nabývala jinou než jednu z výše uvedených právních forem, bude splnění podmínky posouzeno individuálně vzhledem k obecnému vymezení neziskových organizací. Organizace, která vznikla změnou právní formy, sloučením, splynutím nebo rozdělením jiné organizace, musí být schopna doložit úplnou výroční zprávu/ekvivalent původní organizace za poslední rok obsahující přehled aktivit a hospodaření dle účetní závěrky organizace. Současně musí doložit dokumenty prokazující nástupnictví. Vždy musí být splněna podmínka oprávněnosti právní formy žadatelů/partnerů. 1.3 Principy partnerství Mikroprojektů Tato kapitola popisuje principy partnerství Mikroprojektu, nikoliv partnerství případného navazujícího projektu FNNO, které je popsáno v Příručce pro žadatele FNNO, kapitole 2.3. Partnerství v rámci Mikroprojektu má napomoci příjemci Mikrograntu k naplnění cíle Mikroprojektu vyhledání partnerů z donorských zemí, k rozvoji těchto partnerství a k přípravě společných žádostí v rámci FNNO. Partneři v Mikroprojektu budou společně vytvářet aktivity, koordinovat a také vyhodnocovat, zda je cíl Mikroprojektu skutečně naplňován. Zapojení partnera je žádoucí, nicméně při hodnocení žádosti o Mikrogrant není bodově zvýhodněno. Oprávněnými partnery Mikroprojektu jsou buď partneři se sídlem v České republice napomáhající žadateli s přípravou a/nebo realizací následného projektu FNNO nebo zahraniční partneři se sídlem na území Norska, Islandu nebo Lichtenštejnska předávající žadateli svoje zkušenosti s realizací obdobných aktivit. Partnerem Mikroprojektu tedy může být i organizace, která se neplánuje zapojit do následného projektu FNNO a která bude v rámci Mikroprojektu spolupracovat na dosažení jeho cílů, např. napomůže při vyhledání partnera následného projektu. 11
Uvedené podmínky platí pro partnera z ČR i pro zahraničního partnera Mikroprojektu. Níže popsané podmínky partnerství se týkají pouze partnerství v rámci Mikroprojektu, nikoliv partnerství následného projektu realizovaného v rámci FNNO. Podmínky těchto partnerství jsou popsány ve výzvě FNNO a Příručce pro žadatele FNNO. Hlavním nositelem Mikroprojektu je žadatel (budoucí příjemce Mikrograntu). Mikroprojekt však může být realizován ve spolupráci s jedním nebo více (max. 3) partnery Mikroprojektu. Každý partner musí dodržovat při realizaci Mikroprojektu stejné podmínky jako příjemce. Žadatel nemůže delegovat na partnery svou koordinační roli a celkovou odpovědnost za realizaci Mikroprojektu. Partnerství Mikroprojektu nemá charakter dodavatelskoodběratelského vztahu. Partnerství je vnímáno tak, že žadatel i partner společně realizují Mikroprojekt každý z nich svou definovanou část. Projektové náklady partnera jsou součástí rozpočtu Mikroprojektu, partner tedy může čerpat i prostředky Mikrograntu. Na realizaci Mikroprojektu se může, kromě partnera, účastnit také spolupracující subjekt. Tento není vázán příslušnými smluvními podmínkami, příjemce Mikrograntu s ním neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, jeho případné náklady, související s Mikroprojektem, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování Mikroprojektu. V případě realizace Mikroprojektu v partnerské spolupráci je povinnou přílohou žádosti Prohlášení o partnerství (příloha 4.1 Příručky). Podrobné principy a konkrétní nastavení partnerství v Mikroprojektu musí být ukotveny v Dohodě o partnerství mezi příjemcem a každým partnerem Mikroprojektu (vzor Dohody je přílohou 10.1 Příručky). Dohoda musí být (v případě podpory Mikroprojektu) uzavřena a dodána Zprostředkovateli před uzavřením Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. Partner bude v Dohodě zavázán k respektování a plnění všech příslušných podmínek a pravidel programu, které platí pro příjemce. V případě účasti zahraničního partnera dokládá příjemce Dohodu a Prohlášení v anglickém jazyce (přílohy 4.2 a 10.2 Příručky). Příjemce a partner se mohou při řešení problémů v rámci realizace Mikroprojektu dohodnout na změně Dohody o partnerství. Podmínky a způsob této změny jsou popsány v kapitole 9 Příručky. Partner nesmí v rámci Mikroprojektu zároveň figurovat jako dodavatel. Partnerovi nesmí při realizaci Mikroprojektu vznikat přímé tržby. 1.3.1 Oprávnění partneři se sídlem v České republice Oprávněnými partnery se sídlem v České republice jsou: nestátní neziskové organizace (definované v kapitole 1.2) 1.3.2 Oprávnění zahraniční partneři (partner Mikroprojektu) Oprávněnými zahraničními partnery jsou organizace se sídlem na území Islandu, Lichtenštejnska nebo Norska. Zahraniční partner musí splňovat stejné podmínky jako žadatel, s výjimkou vymezení 12
právní formy a sídla. Nemusí se jednat pouze o NNO v souladu s legislativou těchto států, ale také o jiné právnické osoby, veřejnoprávní i soukromoprávní. Oprávněnými zahraničními partnery nejsou fyzické osoby. Pokud žadatel o Mikrogrant plánuje zapojení zahraničního partnera Mikroprojektu i do realizace návazného projektu FNNO, je oprávněným partnerem Mikroprojektu pouze NNO. V případě zapojení zahraničního partnera žadatel při podání žádosti doloží za každého takového partnera Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce (příloha 4.2 Příručky). V případě uzavření partnerství s oprávněným zahraničním partnerem bude Dohoda o partnerství v anglickém jazyce (příloha 10.2 Příručky) předložena Zprostředkovateli před podpisem Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. 1.4 Oprávněné aktivity Naplánované aktivity Mikroprojektu mají vést ke spolupráci především s partnery z donorských států, ale umožní spolupráci a sdílení zkušeností nebo společnou přípravu žádosti FNNO s partnery se sídlem v ČR. a) Návštěvy donorského státu pracovníky českých NNO za účelem navázání spolupráce, kontaktů nebo společného plánování aktivit s místními organizacemi nebo prohloubení již navázaného vztahu se zahraničním subjektem, nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO (projekt řešený se zahraničním partnerem). b) Návštěvy zástupců potenciálních partnerů z donorských států v ČR. c) Příprava společné žádosti do FNNO na základě navázané spolupráce zpracovat a předložit žádost do FNNO (projekt řešený se zahraničním partnerem). Aktivity uvedené v bodě a) a b) mohou být prováděny před i během přípravy projektů FNNO. Žadatel v žádosti o Mikrogrant vymezí okruh 3 5 zahraničních subjektů, které budou osloveny s cílem navázat zahraniční partnerství pro realizaci následného projektu podaného do grantové výzvy FNNO. Zdroj kontaktů a požadované údaje o potenciálních partnerech z donorského státu jsou podrobně uvedeny v Příručce MG. V případě, že žadatel již navázal kontakt s některým zahraničním subjektem, nemusí již vymezovat okruh subjektů k oslovení, pouze v žádosti tento subjekt blíže identifikuje. V případě, že se jedná o organizaci, která figuruje v roli zahraničního partnera Mikroprojektu, potvrdí žadatel tuto skutečnost v žádosti o Mikrogrant a přiloží Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce. Jeli cílem Mikroprojektu vyhledání zahraničního partnera, je nutno k vybraným 35 potenciálním partnerům z donorského státu určeným k oslovení, uvést v žádosti tyto základní identifikační údaje: Název: Stát: Identifikátor organizace: 13
Právní forma: Adresa sídla organizace, email, www stránky: Jako zdroj kontaktů na organizace z donorského státu může žadatel využít např. databázi NNO z Norska www.ngonorway.org nebo databázi islandských organizací na stránkách Icelandic Human Rights Centre http://www.humanrights.is/english/. Partnerství, která vyplynou z naplňování aktivit Mikroprojektu dle kapitoly 1.4 Příručky, budou stvrzena doložením Memoranda o partnerství, případně Dohody o partnerství k Závěrečné zprávě o realizaci Mikroprojektu. Náležitosti memoranda jsou uvedeny v kapitole 8.5.4 Příručky. 1.5 Způsobilé náklady Způsobilými náklady Mikroprojektu jsou: a) cestovní náklady a poplatky spojené s návštěvou konferencí, seminářů, kurzů a workshopů, které souvisejí s tématem navazujícího projektu FNNO; b) cestovní náklady pracovníků českých NNO na návštěvu donorského státu, konkrétně: - cestovní náklady, které jsou spojené s dopravou na pracovní cestě (náklady za jízdenky veřejné dopravy ve 2. třídě, místenky, lehátka nebo lůžka, letenky v ekonomické třídě, jízdenky místní veřejné dopravy, náklady související s použitím silničního motorového vozidla); - ubytování ubytování v hotelu v zahraničí musí být zajištěno za ceny v místě obvyklé a v kategorii max. ***; - stravné výše se řídí podle 189 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a podle odpovídajících vyhlášek ministerstva práce a sociálních věcí; - nutné vedlejší výdaje jsou náklady související s předmětem pracovní cesty, např. parkovné, dálniční známka, mýtné a cestovní pojištění. c) cestovní náklady expertů z donorských států, kteří navštíví NNO v ČR; d) náklady spojené s přípravou studie proveditelnosti a přípravou finanční a ekonomické analýzy; e) náklady spojené s pořádáním konferencí, seminářů, kurzů, setkání a wokrshopů souvisejí s tématem navazujícího projektu FNNO; f) náklady spojené s propagační a informační činností Mikroprojektu; g) náklady spojené s nákupem nezbytných dat potřebných k přípravě žádosti navazujícího projektu FNNO; h) náklady na externí konzultanty. Konference uvedené v bodě a) a e) musí souviset s tématem připravovaného projektu z FNNO. 14
Workshopy (školení) uvedené v bodě a) se mohou konat i v jiném členském státě EHP, vždy však s podmínkou, že účast příjemce na těchto školeních bude mít jednoznačný přínos pro zpracování následné žádosti do FNNO. Náklady na konference, semináře, kurzy, setkání a workshopy vyjmenované v bodě e) jsou způsobilé při jejich uskutečnění jak v ČR, tak i na území donora (v tom případě je zajišťuje příjemce nebo jeho partner v rámci Mikroprojektu). Celková výše nákladů na služby uvedené v bodech d), f), g), h) způsobilých nákladů nesmí být vyšší než 30 % z poskytnutého Mikrograntu. 1.6 Nezpůsobilé náklady Nezpůsobilými náklady Mikroprojektu jsou: a) úroky z úvěrů, splátky dluhů a poplatky za opožděné platby; b) poplatky za finanční transakce a jiné čistě finanční výdaje; c) ztráty nebo budoucí závazky; d) kurzové ztráty; e) DPH, pokud příjemci (partnerovi) vznikla možnost nárokovat si její vrácení; f) náklady, které jsou pokryty z jiných zdrojů; g) pokuty, penále, náklady na soudní spory; h) nepřiměřené nebo neuvážené náklady. 1.7 Základní vymezení způsobilosti nákladů Pravidla způsobilosti nákladů se vztahují na všechny Mikroprojektové náklady stejně, bez ohledu na zdroj financování. Aplikují se tedy naprosto jednotně pro náklady financované z Mikrograntu i pro náklady financované z ostatních zdrojů. Náklady Mikroprojektu jsou způsobilé, pokud splňují všechny níže uvedené podmínky: Jsou nezbytné pro realizaci Mikroprojektu. Jsou hospodárné a efektivní ve vztahu k souvisejícím aktivitám a výstupům Mikroprojektu. Jsou uvedené v rozpočtu nebo jsou schváleny ze strany zprostředkovatele jiným stanoveným způsobem. Vzniknou v období realizace Mikroprojektu. Jsou uhrazené, přičemž úhrada musí proběhnout v období realizace Mikroprojektu, nejpozději však k 30. 4. 2016. Jsou zaevidované v účetnictví organizace odděleným způsobem, dle stanovených pravidel. 15
Jsou doložitelné příslušnými účetními a prvotními doklady. Odpovídají cenám v místě obvyklým. Jsou vynaložené v souladu s českými právními předpisy, zejména zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. 1.8 Časové vymezení způsobilosti nákladů Náklad vzniká spotřebou přijatého plnění, tedy například datem, kdy byla organizaci poskytnuta služba, kdy jí byl dodán spotřební materiál. Tato spotřeba musí proběhnout v období realizace projektu, které je pro jednotlivé Mikroprojekty přesně vymezeno ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu. Úhrada za přijaté plnění (výdaj) je povinnou podmínkou způsobilosti nákladu. Tato úhrada, musí proběhnout v období realizace projektu. 1.9 Období realizace Mikroprojektu Mikroprojekty mohou trvat v časovém rozmezí minimálně 1 měsíc a maximálně 4 měsíce. Období realizace Mikroprojektu počíná dnem stanoveným ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu. Ukončením realizace Mikroprojektu se rozumí fyzické ukončení realizace všech aktivit Mikroprojektu. Ukončení realizace všech aktivit Mikroprojektu musí proběhnout nejpozději do 4. kalendářních měsíců ode dne zahájení Mikroprojektu. 1.10 Místo realizace Mikroprojektu Mikroprojekty jsou oprávněné, budouli realizovány na území České republiky nebo budou v souladu s oprávněnými aktivitami Mikroprojektu realizovány na území donorského státu (Norsko, Island, Lichtenštejnsko), případně na území jiného státu EHP. 16
2. Pokyny k vyplnění elektronického formuláře žádosti v systému Grantys Žádosti o Mikrogrant jsou vyplňovány prostřednictvím online formuláře webové databáze Grantys na adrese http://www.grantys.cz a jsou podávány současně v elektronické verzi v Grantys a vytištěné, podepsané zástupcem statutárního orgánu žadatele. Shoda elektronické a tištěné verze je nutnou formální náležitostí žádosti. 2.1 Přístup a přihlášení do Grantys Žadatel musí být pro vyplnění formuláře zaregistrován do systému Grantys. Proto si vytvoří v systému Grantys uživatelský účet platný na základě IČ organizace. Pokud bude žádat opakovaně, využívá stále stejný uživatelský účet. Registrace je platná pro celou organizaci každý subjekt se do Grantys registruje jen jednou, i kdyby podával více žádostí. Všichni pracovníci téhož žadatele, kteří budou používat Grantys, používají stejné přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo). Pokud už žadatel má v Grantys zřízený uživatelský účet (případně i přístupové údaje k němu) z dřívější doby (protože v minulosti žádal u Nadace Partnerství, Nadace OKD nebo v jiném programu), využije tuto registraci i pro žádost o Mikrogrant. Při prvním přihlášení na stránce http://www.grantys.cz zvolí žadatel možnost Registrovat a zadá IČ. Pokud již organizace byla v systému Grantys zaregistrována, nabídne systém zaslání přístupových údajů na některou ze zaregistrovaných emailových adres (stejným způsobem se postupuje, pokud žadatel heslo ztratí). Nejsouli zaregistrované kontakty již aktuální, vyžádá si žadatel jejich aktualizaci prostřednictvím kontaktů na správce systému Grantys na uvedené webové stránce. Pokud systém dle zadaného IČ nenajde odpovídající záznam, znamená to, že žadatel v systému dosud není registrován a musí se zaregistrovat. V nabízeném formuláři vyplní žadatel název subjektu, IČ a jednu platnou emailovou adresu, na kterou budou doručeny přihlašovací údaje. Ostatní údaje může vyplnit později, nejpozději však před odesláním finalizované žádosti o poskytnutí Mikrograntu. 2.2 Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys Po přihlášení do Grantys se uživateli zobrazí úvodní stránka, na kterou se později může vrátit kliknutím na logo Grantys vlevo nahoře. Po odhlášení ze systému pak zůstávají uložena všechna data, která byla odeslána na server (pomocí odkazu Uložit nebo po dokončení žádosti odkazem Odeslat). To znamená, že Grantys umožňuje uložení rozpracovaných dat (žádostí); po novém přihlášení je možné v práci pokračovat. Při práci v Grantys je potřeba rozpracovanou žádost pravidelně ukládat. Systém sice udržuje uživatele přihlášené poměrně dlouho (až 5 hodin od poslední aktivity), může však dojít k odhlášení (např. při technických problémech s připojením) a následné ztrátě neuložených dat. 17
Žádost (i všechny ostatní údaje v Grantys) může upravovat kdokoliv s přihlašovacím jménem a heslem. Na žádosti tak může pracovat více osob současně. Musí se však dohodnout, aby nepracovaly na stejné stránce. Pokud by se tak stalo, úpravy uložené dříve budou přepsány úpravami uloženými později. Stránkou se v tomto případě rozumí každá jednotlivá část, která se dá samostatně uložit např. sekce Rozšířený popis nebo tabulka rozpočtu. Na úvodní stránce Grantys jsou sekce Organizace, Lidé a Projekty. Všechny sekce jsou uspořádány obdobně sekce Organizace obsahuje jedinou položku s informacemi o žadatelské organizaci, další sekce mohou obsahovat více položek (dle počtu rozpracovaných či podaných projektů a přihlášených uživatelů z organizace) a každou z nich je možné otevřít odkazem detail (vpravo). Detailní pohled obsahuje přehled údajů k danému záznamu (organizace, osoba nebo projekt). Kvůli přehlednosti stránky se formulářová pole zobrazují zkrácená, najetím myší nad příslušné pole se zobrazí celý text. Kliknutím do příslušného pole lze provést úpravy daného pole. Pomocí odkazů lze jít více do hloubky (např. z detailu organizace na detail adresy nebo z detailu projektu na vložení souborů). 2.2.1 Organizace V sekci Organizace žadatel vyplní údaje o organizaci. Jako adresu uvede vždy její sídlo; pokud chce zasílat poštu na jinou adresu, uvede tuto druhou adresu jako poštovní. Pokud už žadatel měl zřízený uživatelský účet v Grantys z minulosti, musí zkontrolovat aktuálnost údajů a případně je upravit. 2.2.2 Lidé V sekci Lidé musí žadatel zaevidovat osobu, na kterou je možné se obracet ve věcech týkajících se Mikroprojektu, a její kontaktní údaje, které budou využity v případě potřeby doplnění informací nebo podkladů v rámci formální kontroly (viz kap. Hodnocení žádosti této Příručky). Na tento kontakt (resp. Projektový email v žádosti) bude mj. zasláno vyrozumění o přijetí žádosti i o výsledcích hodnotícího procesu. Pro jednu organizaci lze zaregistrovat více osob, jako kontaktní osobu projektu žadatel volí jen jednu z nich. Ve formuláři žádosti si pak tuto osobu vybere jako kontaktní osobu pro příslušný projekt. Pro jednu organizaci lze zaregistrovat více osob, jako kontaktní osobu projektu musí žadatel zvolit jen jednu z nich. Důležité však je, aby byla v žádosti (v poli Projektový email) uvedena shodná emailová adresa na kontaktní osobu, nebo jiná adresa, kterou uvedená kontaktní osoba používá. 2.2.3 Projekty Odkazem Podat novou žádost na úvodní stránce se žadatel dostane na seznam aktuálních grantových výzev, kde kliknutím na název příslušné výzvy otevře formulář žádosti. Ve formuláři je zpočátku nutné vyplnit alespoň název projektu a projektový (kontaktní) email. Od tohoto okamžiku je možné žádost uložit a později se k ní vrátit. Uložením formuláře se žadatel dostane na stránku s detailním zobrazením uloženého projektu (tzv. detail projektu). 18
Dále je v sekci Projekty přehled všech projektů žadatele od rozpracovaných žádostí až po uzavřené realizované projekty. Kliknutím na řádek projektu se žadatel znovu dostane na stránku s detailním zobrazením dříve založeného projektu. Kvůli přehlednosti se pole formuláře zobrazují zkrácená, celý text se zobrazí po najetí myší nad pole. Kliknutím do pole se otevře stránka, kde je možné příslušnou část žádosti upravovat. Žádost má tyto části (dostupné z detailu projektu kliknutím na kterékoliv z polí, jež do ní patří): formulář žádosti po vyplnění a uložení základních informací o projektu (např. název a anotace) se zpřístupní Rozšířený popis projektu, sekce Příloh, ad. tabulka Souhrn rozpočtu (v sekci Finance) žadatel do tabulky zkopíruje z podrobného rozpočtu (který je povinnou přílohou žádosti) pouze dvě souhrnné částky: o o způsobilé výdaje Mikroprojektu do sloupce Celková částka, požadovaná výše Mikrograntu do sloupce Požadovaná částka. 2.3 Vložení příloh do systému Grantys Přílohy v elektronické formě (podrobně viz seznam v kapitole 5.2 Příručky) se vkládají do Grantys odkazem přidat v řádku Soubory nebo Přílohy na stránkách jednotlivých sekcí (Organizace, Projekty). Po kliknutí na odkaz se otevře dialog pro vložení souboru z počítače žadatele. Vícestránkové dokumenty se vkládají vždy jako jeden soubor. Přílohy, které mají povahu oficiálního dokumentu, žadatel naskenuje a vloží do Grantys ve formátu PDF (název souboru musí být shodný s názvem přílohy uvedeným v Příručce). Přílohy vztahující se k organizaci se vkládají do souborů na stránce Organizace: o o o o doklad o právní subjektivitě žadatele (stanovy, statut nebo jiný zakládací dokument) výpis z příslušného rejstříku doklad o provedené transformaci žadatele (pokud relevantní) úplná výroční zpráva/ekvivalent organizace za poslední uzavřený rok obsahující přehled aktivit a hospodaření dle účetní závěrky organizace (pokud neobsahuje kompletní účetní závěrku, musí být doložena samostatně). Přílohy vztahující se přímo k Mikroprojektu se vkládají do sekce Přílohy na stránce Mikroprojektu: o o o o o podrobný rozpočet Mikroprojektu, čestné prohlášení žadatele, prohlášení o partnerství, doklad o právní subjektivitě partnera/ů z ČR (pokud relevantní) výpis z příslušného rejstříku za partnera/y z ČR (pokud relevantní) 19
o o doklad o provedené transformaci partnera z ČR (pokud relevantní) další nepovinné přílohy. Velikost jednotlivého souboru je omezena na cca 4 MB, větší přílohy Grantys neumožní vložit. Počet přiložených souborů není omezen, ale s ohledem na možnost posouzení nedoporučujeme vkládat velké množství nevyžádaných příloh. Souhrnný seznam povinných příloh k žádosti o poskytnutí Mikrograntu a jejich popis je uveden v tabulce v kapitole 4 Příručky. 2.4 Vyplnění místa realizace Mikroprojektu V sekci Další informace, vyplňuje žadatel kromě části Přílohy ještě jedno relevantní pole, a to pole Místo. Kliknutím na odkaz přidat se otevře stránka, kam žadatel vyplní podle uvedeného návodu geografické umístění Mikroprojektu. Zpravidla mohou nastat dvě možnosti: Všechny aktivity Mikroprojektu jsou realizovány na území ČR v tomto případě žadatel zadá název, nebo PSČ místa realizace a z následně nabídnutého seznamu vybere nejvhodnější lokalitu. V dalším řádku pak zvolí z nabídky rozsah působnosti Mikroprojektu (obec, okres, kraj, stát...). Jedna nebo více aktivit Mikroprojektu jsou realizovány v zahraničí v tomto případě žadatel vyplní kromě výše uvedeného Místa také textové pole Místo plánované spolupráce/cesty ve formuláři žádosti (v části Rozšířený popis). Pokud budou všechny aktivity probíhat na území ČR, žadatel toto pole nevyplňuje. 2.5 Finalizace a tisk žádosti v systému Grantys Žadatel po vyplnění všech povinných polí Žádosti o poskytnutí Mikrograntu (systém nekontroluje, zda je žádost kompletní, proto nezapomeňte zkontrolovat její úplnost, zejména rozpočet a rozšířený popis) a vložení všech povinných příloh žádost odešle kliknutím na odkaz Odeslat žádost do nadace, který je na konci stránky žádosti. Po odeslání se žádost automaticky převede do stavu odeslaný a žadateli již není umožněno ji měnit. Po finalizaci žádosti v Grantys žadatel kliknutím na odkaz Stáhnout jako pdf na konci elektronického formuláře vygeneruje soubor s žádostí s unikátním kódem ve formátu PDF. Žadatel poté žádost jednou vytiskne, orazítkuje a nechá podepsat zástupcem statutárního orgánu. Další podmínky podání žádosti jsou popsány v kapitole 5 Předkládání žádostí v rámci výzvy. Po finalizaci v Grantys přejde žádost automaticky do stavu "odeslaná". To ale neznamená, že úspěšně prošla hodnocením oprávněnosti a formálních náležitostí. Tato hodnocení nejsou prováděna automaticky Grantysem, ale pracovníky nadace. 20