Příloha usnesení Rady městské části Praha 12 č. 78.44.12 Úřad městské části Praha 12 Výtisk číslo: 1 List číslo: 1/ 8 Druh dokumentu: Vnitřní organizační předpis Identifikační označení: Směrnice č. 4/2012 Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS zpracoval právník Mgr. Božena Slavíková 12.7.2012 ověřil vedoucí OKS Mgr.Ing. Mário Koyš 12.7.2012 schválil Rada MČ Praha 12 dne 17.7.2012 usnesením č. 78..12 1
Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Část I Obecná ustanovení Článek 1 Předmět úpravy 1. Městská část Praha 12 (dále jen MČ Praha 12 ) je veřejným zadavatelem (dále jen zadavatel ) ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o VZ ). 2. Tato směrnice upravuje v rámci městské části Praha 12 povinnosti a postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen VZMR ) ve smyslu 18 odst. 5 zákona o VZ, které zadavatel není povinen zadávat závaznými procesními postupy podle zákona o VZ. 3. Za plnění povinností a dodržení postupů vyplývajících ze zákona o VZ a z této směrnice odpovídají vedoucí odborů Úřadu městské části Praha 12, do jejichž kompetence spadá předmět VZMR (dále jen vedoucí příslušného odboru ). Právní úkony jménem MČ Praha 12 mohou činit pouze v rozsahu stanoveném touto směrnicí a dalšími vnitřními předpisy MČ Praha 12. Článek 2 Vymezení pojmů 1. VZMR na dodávky nebo na služby je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosahuje 1 000 000 Kč bez DPH. 2. VZMR na stavební práce je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosahuje 3 000 000 Kč bez DPH. 3. Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky se postupuje přiměřeně podle pravidel, která jsou upravena v ustanoveních 13 až 16 zákona o VZ. 4. Zadáváním se rozumí postup zadavatele podle této vnitřní směrnice, jehož účelem je zadání veřejné zakázky malého rozsahu, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení. 5. Zadáním se rozumí rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy s vybraným uchazečem, uskutečněné v zadávacím řízení. 6. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tato vnitřní směrnice, včetně úplného znění originálů nabídek všech uchazečů a uzavřených smluv, včetně všech jejich dodatků. 7. Příslušným zástupcem starosty se rozumí zástupce starosty nebo uvolněný radní, do jejichž kompetence spadá předmět veřejné zakázky 8. Radou se rozumí Rada městské části Praha 12. 2
Článek 3 Rozlišení VZMR podle předpokládané hodnoty VZMR se dělí podle předpokládané hodnoty na následující kategorie: a) I. kategorie VZ nedosahující 50 000 Kč bez DPH b) II. kategorie VZ od 50 000 Kč bez DPH nedosahující 300 000 Kč bez DPH c) III. kategorie VZ od 300 000 Kč bez DPH nedosahující 1 000 000 Kč bez DPH u dodávek a služeb nebo 3 000 000 Kč bez DPH u stavebních prací Článek 4 Zveřejňování na internetových stránkách MČ Praha 12 Dokumenty k veřejným zakázkám budou zveřejňovány na internetových stránkách městské části v sekci Veřejné zakázky ; v případě VZMR I. kategorie zpětně do 10 dnů od skončení měsíce, ve kterém byly realizovány, vyjma objednávek, které jsou zveřejňovány v samostatných přehledech. Článek 5 Zveřejňování smluv na profilu zadavatele dle 147a zákona o VZ Smlouva na VZMR, jejíž cena přesáhne 500 000 Kč bez DPH, včetně všech jejích změn a dodatků, musí být povinně ze zákona o VZ zveřejněna na profilu zadavatele do 15 dnů od jejího uzavření. Zveřejnění zajistí oddělení právní OKS. Vedoucí příslušného odboru je povinen poskytnout OKS veškeré podklady nejpozději do 7 dnů od uzavření smlouvy nebo jejího dodatku. Část II Obecné zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek Článek 6 Zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace 1. Zadavatel je povinen při zadávání VZMR v souladu se zákonem o VZ dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Příslušný odbor je povinen v případě potřeby splnění této povinnosti prokázat. 2. Zásada transparentnosti znamená zejména zadání veřejné zakázky průhledným způsobem, řádné pořízení dokumentace související s veřejnou zakázkou, jasné vymezení kvalifikačních předpokladů, jasné vymezení hodnotících kritérií, řádné odůvodnění úkonů zadavatele a zajištění přezkoumatelnosti veřejné zakázky. 3. Zásada rovného zacházení znamená zejména stejný přístup ke všem dodavatelům a definování přesných podmínek způsobu výběru dodavatele. 4. Zásada zákazu diskriminace znamená zejména zákaz znevýhodňování potenciálního dodavatele, zákaz znemožnění přístupu k veřejné zakázce jinému dodavateli z důvodů, které nesouvisejí s veřejnou zakázkou a zákaz diskriminace zahraničních dodavatelů. 3
Článek 7 Zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti 1. Zadavatel je povinen dodržovat při zadávání VZMR zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Příslušný odbor je povinen v případě potřeby splnění této povinnosti prokázat. 2. Zásada hospodárnosti znamená zejména použití veřejných prostředků zadavatelem k zajištění jeho úkolů tak, aby došlo k co nejnižšímu vynaložení veřejných prostředků a zároveň byla dodržena odpovídající kvalita plněných úkolů. 3. Zásada efektivnosti znamená zejména použití veřejných prostředků zadavatelem tak, aby se dosáhlo nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. 4. Zásada účelnosti znamená zejména použití veřejných prostředků zadavatelem tak, aby zajistily optimální míru dosažení cílů při plnění jeho úkolů. Článek 8 Příprava zadání zakázky 1. Vedoucí příslušného odboru je povinen již při sestavování rozpočtu vytvořit plán předpokládaných veřejných zakázek s cílem snížit počet kontraktů (objednávek, dílčích smluv) na dodávky, služby nebo stavební práce s obdobným předmětem plnění tak, aby bylo zaručeno nepřekročení limitů pro veřejné zakázky malého rozsahu v průběhu kalendářního roku. 2. Je zakázáno rozdělení předmětu zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod limity stanovené touto vnitřní směrnicí, a tím i k obcházení postupů stanovených pro jednotlivé kategorie veřejných zakázek. 3. Zadávány mohou být pouze zakázky, na jejichž realizaci jsou v rozpočtu plánovány finanční prostředky. Rozpočtové změny nebo úpravy musí být projednány se zástupcem starosty pro ekonomiku a rozpočet a poté schváleny radou zásadně před vyhlášením zakázky. Výjimka z tohoto pravidla bude možná pouze ve výjimečných situacích po projednání se zástupcem starosty pro ekonomiku a rozpočet (živelné pohromy, havárie s bezprostředně hrozící škodou na majetku) a s dodatečným projednáním v radě na jejím nejbližším jednání. 4. VZMR III. kategorie jsou příslušné odbory povinny předem konzultovat s právním oddělením OKS. 5. Vedoucí příslušného odboru odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy, usneseními rady městské části a s písemnými pokyny vedení městské části. Pokud jsou zpracovány vzory dokumentů, odsouhlasené odborem oddělením právním OKS, je povinen je používat. 4
Část III Postupy při zadávání VZMR dle jednotlivých kategorií Článek 9 Zadávání VZMR I. kategorie (VZ nedosahující 50 000 Kč bez DPH) 1. O rozsahu zakázky, způsobu hodnocení a způsobu zadání zakázky rozhoduje vedoucí příslušného odboru po předchozím projednání a souhlasu příslušného zástupce starosty. Za celý proces a dokladování odpovídá vedoucí odboru. Úkony zadavatele navenek při zadávání zakázky formou objednávky činí jménem zadavatele vedoucí odboru. 2. Před zadáním zakázky je příslušný odbor povinen provést průzkum trhu, a to ústně, telefonicky, dopisem, e-mailem apod. Průzkumem trhu může být například a) porovnání nabídek a cen na internetu minimálně u 3 dodavatelů b) oslovení minimálně 3 dodavatelů s žádostí o předložení nezávazných nabídek a cen, c) zjištění cen v provozovnách minimálně 3 dodavatelů d) použití elektronického tržiště se zveřejněním poptávky po dobu nejméně 5 dní Příslušný odbor je povinen průzkum trhu zdokumentovat písemným záznamem a archivovat. 3. Ve výjimečných případech uvedených v Části IV., článku 12 této směrnice může vedoucí odboru po projednání a souhlasu příslušného zástupce starosty rozhodnout o přímém zadání zakázky formou objednávky za cenu v místě obvyklou, při tom je povinen vycházet z informací na trhu a ze zkušeností odboru. 4. Postup uvedený v odstavci 1 až 3 se nevztahuje na drobný nákup za hotové do výše 500,- Kč bez DPH, který je upraven příslušným nařízením tajemníka. Článek 10 Zadávání VZMR II. kategorie (VZ od 50 000 nedosahující 300 000 Kč bez DPH) 1. Příslušný odbor, do jehož kompetence spadá předmět VZMR, zpracuje a projedná s příslušným zástupcem starosty výzvu k podání nabídek, kterou je poté povinen zaslat minimálně čtyřem dodavatelům. Písemná výzva musí obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatele, b) předmět veřejné zakázky, c) požadované kvalifikační předpoklady, jsou-li zadavatelem stanoveny, d) hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek, e) požadavek na způsob zpracování nabídky a f) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek. 2. Výzvy k podání nabídek nesmějí být opakovaně zasílány stejným dodavatelům. To neplatí, jsou-li výzvy zasílány více než 5 dodavatelům, z nichž minimálně 3 dodavatelé jsou odlišní od dodavatelů vyzvaných k podání nabídky v rámci předchozí obdobné VZMR. 3. Před odesláním výzvy si příslušný odbor musí ověřit, že vyzvaný dodavatel je schopen z hlediska předmětu své činnosti veřejnou zakázku realizovat. K ověření slouží zejména: a) výpis z obchodního rejstříku, b) výpis z živnostenského rejstříku, c) výpis z jiné obdobné evidence. 5
4. Zároveň s rozesláním výzvy určeným dodavatelům příslušný odbor zajistí zveřejnění výzvy na internetových stránkách MČ Praha 12. Doba zveřejnění musí činit nejméně 8 dní. 5. Pro hodnocení nabídek ustanoví a svolá vedoucí příslušného odboru nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek a hodnocení nabídek, do níž přizve příslušného zástupce starosty a nejméně 1 další osobu se znalostmi předmětu veřejné zakázky. 6. Posouzeny a hodnoceny musí být všechny doručené nabídky, včetně nabídek uchazečů, kteří nebyli přímo vyzváni k podání nabídky. 7. Příslušný odbor je povinen vyhotovit protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek, který bude obsahovat: a) identifikační údaje uchazečů, b) hodnotící kritéria, c) popis hodnocení, d) seznam vyloučených nabídek s odůvodněním a e) výsledek hodnocení. 8. Výsledek hodnocení s návrhem na výběr dodavatele a smlouvu předloží příslušný odbor ke schválení radě. 9. Příslušný odbor je povinen písemně informovat všechny uchazeče o výsledku zadávacího řízení. 10. V případě VZMR, jejichž předmětem je nákup IT technologií a materiálu, případně nákup kancelářských potřeb a vybavení, může příslušný odbor se souhlasem příslušného zástupce starosty realizovat nákup na elektronickém tržišti se zveřejněním poptávky nejméně po dobu 8 dní. Postup uvedený v odstavcích 1 až 9 tohoto článku se v takovém případě nepoužije. Výsledek nákupu realizovaného formou elektronického tržiště příslušný odbor předloží k informaci radě. 11. Příslušný odbor je povinen protokol a veškerou další dokumentaci související se zadáním veřejné zakázky uchovávat nejméně po dobu pěti let pro případnou kontrolu. Článek 11 Zadávání VZMR III. kategorie (VZ od 300 000 Kč bez DPH nedosahující 1 000 000 Kč bez DPH u dodávek a služeb nebo 3 000 000 Kč bez DPH u stavebních prací) 1. U VZMR III. kategorie schvaluje výzvu k podání nabídek rada. 2. Příslušný odbor nejprve zpracuje a projedná s příslušným zástupcem starosty návrh písemné výzvy k podání nabídek, kterou předloží k posouzení oddělení právnímu OKS nejméně 7 dní před řádným termínem pro předkládání materiálů do rady. Poté příslušný odbor předloží radě ke schválení materiál, který bude obsahovat výzvu k podání nabídek, návrh seznamu nejméně pěti dodavatelů, kteří budou vyzváni k podání nabídky, a návrh na složení nejméně pětičlenné komise pro otevírání obálek a hodnocení nabídek. Jedním z členů komise musí být právník z oddělení právního OKS, případně právník příslušného odboru, u stavebních zakázek technik. 3. Příslušný odbor prokazatelně rozešle výzvu schváleným dodavatelům a zároveň zajistí její zveřejnění na internetových stránkách MČ Praha 12 po dobu nejméně 12 dní. 4. Písemná výzva musí obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatele, b) předmět veřejné zakázky, 6
c) požadované kvalifikační předpoklady, jsou-li zadavatelem stanoveny, d) hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek, e) požadavek na zpracování nabídky a f) návrh smlouvy obsahující obchodní podmínky, včetně platebních podmínek. 5. Výzvy k podání nabídek nesmějí být opakovaně zasílány stejným dodavatelům. To neplatí, jsou-li výzvy zasílány více než 7 dodavatelům, z nichž minimálně 4 dodavatelé jsou odlišní od dodavatelů vyzvaných k podání nabídky v rámci předchozí obdobné VZMR. 6. Před odesláním výzvy si příslušný odbor musí ověřit, že vyzvaný dodavatel je schopen z hlediska předmětu své činnosti veřejnou zakázku realizovat. K ověření slouží zejména: a) výpis z obchodního rejstříku, b) výpis z živnostenského rejstříku, c) výpis z jiné obdobné evidence. 7. Pokud příslušný odbor poskytne některému dodavateli upřesňující či doplňující informace k veřejné zakázce, je povinen je poskytnout rovněž všem ostatním dodavatelům a uveřejnit je obdobným způsobem jako původní výzvu k podání nabídky. 8. Posouzeny a hodnoceny musí být všechny doručené nabídky, včetně nabídek uchazečů, kteří nebyli přímo vyzváni k podání nabídky. 9. Příslušný odbor je povinen vyhotovit protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek, který bude obsahovat: a) identifikační údaje uchazečů, b) hodnotící kritéria, c) popis hodnocení, d) seznam vyloučených nabídek s odůvodněním a e) výsledek hodnocení. 10. Výsledek hodnocení s návrhem na výběr dodavatele a smlouvu předloží příslušný odbor ke schválení radě. 11. Příslušný odbor je povinen písemně informovat všechny uchazeče o výsledku veřejné zakázky. 12. Příslušný odbor je povinen protokol a veškerou další dokumentaci související se zadáním veřejné zakázky uchovávat nejméně po dobu pěti let pro případnou kontrolu. Část IV Zvláštní postupy ve výjimečných případech Článek 12 Přímá objednávka 1. Přímá objednávka je mimořádný postup zadavatele, kdy v případě veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou nedosahující 50 000 Kč bez DPH (I. kategorie) může zadavatel bez zvláštních povinností uzavřít smlouvu přímo s dodavatelem. Tento způsob lze zvolit pouze po předběžném souhlasu příslušného zástupce starosty. Na základě objednávky mohou být realizovány pouze zakázky, jejichž předmět nevyžaduje podrobnou úpravu smluvních podmínek. 7
2. Přímou objednávku lze použít pouze ve výjimečných případech, kterými jsou například: a) naléhavé a mimořádné opravy či naléhavě vyvolaná potřeba údržby objektů a informačních a komunikačních technologií zadavatele, b) naléhavé objednávky externích poradenských služeb, c) nákup letenek a jízdenek, d) nákup pohoštění, e) nákup věstníků, sbírek zákonů, odborné literatury včetně elektronických verzí, f) objednávky pronájmu sálů, g) objednávky seminářů a školení, h) objednávky překladů a tlumočení, i) objednávky prezentací, článků v tisku a na webových stránkách, dotisků publikací vydaných zadavatelem, j) nákup vstupenek na kulturní akce, k) zajištění ostrahy objektů zadavatele při mimořádných událostech, l) nutnost operativního zajištění BOZP a požární ochrany v objektech zadavatele, m) nákup drobného zboží a materiálu do 5 000 Kč bez DPH. 3. Přímou objednávku lze výjimečně použít s předchozím schválením zástupce starosty pro ekonomiku a rozpočet i v případech veřejných zakázek II. kategorie, pokud nelze vzhledem k okolnostem uzavřít na objednávané dodávky, služby nebo stavební práce řádnou smlouvu a pokud je třeba objednávané dodávky, služby nebo stavební práce zajistit neprodleně nebo v případě havárií. Takové objednávky musí být předloženy radě k informaci na jejím nejbližším zasedání. 4. Příslušný vedoucí odboru je povinen použití přímé objednávky dle odstavce 2 a 3 řádně písemně odůvodnit v písemném záznamu, který bude součástí dokumentace k příslušné veřejné zakázce. Část V Závěrečná ustanovení Článek 13 Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dne 18.07.2012. Mgr. Petr Prchal v. r. starosta Ing. Eva Tylová v. r. zástupkyně starosty 8