Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Markéta Sedláková Analýza informačního systému Městského úřadu Plánice a jeho povinnost poskytovat informace veřejnosti Bakalářská práce 2011

Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza informačního systému Městského úřadu Plánice a jeho povinnost poskytovat informace veřejnosti zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 19. 12. 2011... Markéta Sedláková

Poděkování: Chtěla bych poděkovat vedoucímu mé bakalářské práce JUDr. Ing. Václavu Bláhovi za jeho cenné rady a také bych ráda poděkovala pracovníkům Městského úřadu Plánice za jejich ochotu a poskytnuté informace.

Anotace Tato práce má za úkol seznámit potencionální čtenáře s informačním systémem Městského úřadu Plánice, popsat mu jednotlivé informační toky a také posoudit, zdali Městský úřad Plánice postupuje při poskytování informací veřejnosti v souladu s příslušnými zákony. V jednotlivých kapitolách jsou rozebrány způsoby zveřejňování informací úřadem směrem k veřejnosti a práce s dokumenty. Dále využití internetu k informování veřejnosti a zájem veřejnosti o tyto informace. Především však práce posuzuje dodržování příslušných zákonů samotným Městským úřadem Plánice a poukazuje na zjevné nedostatky. V závěru práce jsou předloženy návrhy na zlepšení tohoto problému. The aim of this work is to familiarize potential readers with information system of Municipal authority Plánice, describe individual information flows and assess whether Municipal authority Plánice proceeds in case of providing information to the public according to applicable laws. Different ways of publishing information, document communication, using internet to inform the public and public interest of information are analysed in individual chapters. But the main aim of this work is to assess whether Municipal authority Plánice respects the applicable laws and to point to obvious failings. At the end of the work are presented suggestions for improvement of this problem.

Obsah ÚVOD... 8 1 METODIKA ZPRACOVÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE... 9 2 MĚSTO PLÁNICE... 10 3 INFORMACE, DOKUMENTOVÁ KOMUNIKACE... 11 3.1 INFORMACE... 11 3.1.1 Základní rozdělení informací... 11 3.1.2 Vymezení pojmů... 12 3.1.3 Poskytování informací... 13 3.1.4 Zveřejňování informací... 14 3.2 DOKUMENTOVÁ KOMUNIKACE... 14 4 POUŽITÍ INTERNETU VE VZTAHU K VEŘEJNÉ ZPRÁVĚ... 15 5 INFORMAČNÍ SYSTÉM MĚSTSKÉHO ÚŘADU PLÁNICE... 17 5.1 PRÁCE S DOKUMENTY NA MĚSTSKÉM ÚŘADĚ PLÁNICE... 17 5.1.1 Spisová služba... 17 5.1.2 Elektronická spisová služba ATHENA... 18 5.2 ANALÝZA INFORMAČNÍHO SYSTÉMU MĚSTSKÉHO ÚŘADU PLÁNICE... 20 5.2.1 Informační systém veřejné správy... 20 5.2.2 Práce s dokumenty... 20 6 PREZENTACE A POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ VEŘEJNOSTI... 22 6.1 ZVEŘEJŇOVANÍ INFORMACÍ NA ÚŘEDNÍ DESCE MĚSTSKÉHO ÚŘADU PLÁNICE... 22 6.2 ZVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ ZPŮSOBEM UMOŽŇUJÍCÍM DÁLKOVÝ PŘÍSTUP... 25 6.3 POROVNÁNÍ INTERNETOVÝCH STRÁNEK MĚSTA PLÁNICE A MĚSTA NÝRSKO Z HLEDISKA JEJICH OBSAHU... 28 7 POSTUP ŽADATELE PŘI ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ... 29 7.1 ŽÁDOST O POSKYTNUTÍ INFORMACE... 29 7.2 ZPŮSOB PODÁNÍ ŽÁDOSTI O POSKYTNUTÍ INFORMACE... 30 7.3 STÍŽNOSTI NA POSTUP PŘI VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTI... 31 7.4 POSTUP ŽADATELE PŘI ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ NA MĚSTSKÉM ÚŘADĚ PLÁNICE... 32 8 POSTUP POSKYTOVATELE PŘI VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTI O ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACE... 33 8.1 POSTUP PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACE... 33 9 ZÁJEM VEŘEJNOSTI O INFORMACE... 35 9.1 SROVNÁNÍ POČTU PODANÝCH ŽÁDOSTÍ O POSKYTNUTÍ INFORMACE A POČTU PODANÝCH STÍŽNOSTÍ NA POSTUP PŘI JEJICH VYŘIZOVÁNÍ... 36 10 DOTAZNÍK... 38 10.1.1 Struktura dotazníku... 38 10.1.2 Vyhodnocení dotazníku... 43

11 PORUŠENÍ ZÁKONA ZE STRANY MĚSTSKÉHO ÚŘADU PLÁNICE... 47 11.1 POCHYBENÍ PŘI ZVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ... 47 11.2 NEAKTUALIZOVANÝ SAZEBNÍK ÚHRAD ZA POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ... 47 12 NÁVRHY NA ZMĚNY PŘI POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ MĚSTSKÝM ÚŘADEM PLÁNICE... 48 12.1 INTERNETOVÉ STRÁNKY... 48 12.2 SAZEBNÍK ÚHRAD ZA POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ... 48 13 NÁVRHY URČENÉ PRO ZKVALITNĚNÍ STÁVAJÍCÍ LEGISLATIVY... 49 13.1 INFORMACE O PLATECH ZAMĚSTNANCŮ VEŘEJNÉ SPRÁVY... 49 13.2 SAZEBNÍK ÚHRAD ZA POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ... 50 ZÁVĚR... 51 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ... 52 SEZNAM UVEDENÝCH OBRÁZKŮ... 54 SEZNAM TABULEK... 55 SEZNAM PŘÍLOH... 55

Úvod Dle mého mínění se každý člověk, ať už jednou či vícekrát, dostane do situace, kdy je nucen navštívit nějaký úřad, aby získal potřebnou informaci. Ale jen málokdo z nás se zajímá o to, jaké procesy při poskytování informací na úřadech probíhají. První kontakt s úřadem a jeho zaměstnanci bývá většinou při vyzvednutí občanského průkazu, a protože pro mě to byla právě návštěva Městského úřadu Plánice, vybrala jsem si tuto instituci pro zpracování mé bakalářské práce. Ze všech činností, kterými se úřad zabývá, jsem si zvolila jeho povinnost poskytovat informace veřejnosti, a to v souladu s příslušnými zákony. A jelikož žijeme v době počítačů, zaměřila jsem se především na prezentaci a poskytování informací elektronickou formou tedy na webových stránkách úřadu. Dále mě zajímalo, jaký informační systém na městském úřadě využívají pro práci s dokumenty a jací pracovníci jsou za jejich přijetí, zpracování a uložení zodpovědní. Nedílnou součástí mé práce bylo též zjistit, jak musí žadatel o poskytnutí informace postupovat. A na straně druhé jsem provedla analýzu, jak postupuje Městský úřad Plánice v roli poskytovatele při zpracování žádosti o informace. Doufám, že tato práce dá potencionálnímu čtenáři možnost nahlédnout do zákulisí městského úřadu při poskytování informací veřejnosti a zároveň jej seznámí s nejdůležitějšími zákony, které je při této činnosti úřad nucen dodržovat. - 8 -

1 Metodika zpracování bakalářské práce Aby mohla tato bakalářská práce vzniknout, bylo nezbytné Městský úřad v Plánici navštívit. Měla jsem to štěstí, že pracovníci úřadu byli velice vstřícní a ve většině případů mi potřebné informace poskytli. Mohla jsem též nahlédnout do jejich informačního systému a veškeré nejasnosti s nimi prodiskutovat. Také jsem měla možnost nahlédnout do některých dokumentů a sledovat postup při jejich zpracování. Dalším, neméně důležitým zdrojem, pro mě byly zákony. A to především zákon o svobodném přístupu k informacím, o ochraně osobních údajů, o některých službách informační společnosti a zákon o obcích. Bylo nutné si jednotlivé zákony prostudovat a získat tak přehled o tom, jaké činnosti jednotlivé zákony městskému úřadu ukládají. Inspirací se mi staly též různé články v odborných časopisech. Jakmile jsem se blíže seznámila s problematikou poskytování informací městským úřadem veřejnosti, začala jsem psát svoji bakalářskou práci. Zaměřila jsem se především na poskytování, zveřejňování a prezentaci informací. A na všechny tyto činnosti, prováděné Městským úřadem v Plánici, jsem se snažila aplikovat příslušné zákony a zjistit, jestli jsou veškeré činnosti prováděné v souladu s nimi. Na danou problematiku jsem se též zaměřila očima žadatele o informaci, kdy jsem využila metody dotazování. - 9 -

2 Město Plánice Město Plánice vzniklo jako územní samosprávná jednotka, a to v souladu se zákonem o obcích 1. Město Plánice vystupuje v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývající 2. Je tedy právnickou osobou s plnou právní subjektivitou. Plánice se nachází v okrese Klatovy a náleží do Plzeňského kraje. Město Plánice má ve svém správním území 12 částí, a to konkrétně Bližanovy, Křížovice, Kvasetice, Lovčice, Mlynářovice, Nová Plánice, Plánice, Pohoří, Štipoklasy, Vracov, Zbyslav a Zdebořice. Ve městě žije trvale přibližně 1680 obyvatel, přičemž jejich průměrný věk je 39 let. V Plánici se nachází mateřská školka i základní škola. K dispozici je občanům také lékař a zubař, městská knihovna, policejní stanice, poštovní a městský úřad. Město Plánice leží v průměrné výšce 579 metrů nad mořem a jeho celková katastrální plocha činí 8593 hektarů. [4] 1 2 Zákon č. 367/1990 Sb., o obcích, v úplném znění, 1 a 2 Zákon č. 367/1990 Sb., o obcích, v úplném znění, 4, odst. (1) - 10 -

3 Informace, dokumentová komunikace 3.1 Informace Informaci lze předávat jako obsah zprávy či sdělení. Přesnou definici informace najdeme citovanou v zákoně o svobodném přístupu k informacím 3. Informací se pro účely tohoto zákona rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního. [14] 3.1.1 Základní rozdělení informací Informace zveřejněné Zveřejněná informace 4 je taková informace, kterou je možné znovu vyhledat a získat. Je vydána tiskem nebo na jiném nosiči dat, který umožňuje zápis a uchování dané informace. Nebo takováto informace může být vystavena na úřední desce či umístěna v knihovně poskytující veřejné knihovnické a informační služby. Informace doprovodné Doprovodná informace 5 velmi úzce souvisí s požadovanou informací. Udává nám například informaci o původu, počtu nebo důvodu odepření požadované informace. [18] 3 4 5 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 3, odst. (3) Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 3, odst. (5) Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 3, odst. (6) - 11 -

3.1.2 Vymezení pojmů Služba informační společnosti Touto službou se rozumí jakákoliv služba, která je poskytována elektronickými prostředky na žádost uživatele. Tato žádost musí být též podána elektronickou formou. Informace bývá poskytována zpravidla za úplatu. 6 Poskytovatel služby Tím je každá fyzická nebo právnická osoba, která poskytuje některou ze služeb informační společnosti. 7 Uživatel služby Uživatelem se rozumí každá fyzická nebo právnická osoba, která využije některou ze služeb informační společnosti, a to zejména za účelem vyhledání či zpřístupnění informace. 8 6 7 8 Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v úplném znění, 2 písm. a) Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v úplném znění, 2 písm. d) Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v úplném znění, 2 písm. e) - 12 -

3.1.3 Poskytování informací Subjekty (státní orgány, územní samosprávné celky a jejich orgány a veřejné instituce), jež jsou povinné poskytovat informace žadateli, tak činí buď na základě podané žádosti, nebo zveřejněním dané informace 9. Informace poskytované zveřejněním jsou poskytovány ve formátech a jazycích, ve kterých byly vytvořeny. Pokud subjekt poskytuje informaci v elektronické podobě, musí být zveřejněna ve formátu, s nímž lze pracovat v programu, který je uživatelům volně dostupný a jeho použití není nijak omezováno 10. Je-li informace poskytována na základě žádosti, subjekt tuto informaci poskytne ve formátu, který je v žádosti vyžadován. Ovšem povinné subjekty nejsou povinny měnit formát nebo jazyk informace, pokud by takováto změna byla pro subjekt příliš velkou zátěží a v tom případě danou informaci poskytnou ve formátu a jazyce, ve kterém byla vytvořena 11. Pokud je to možné a není to přílišnou zátěží, poskytují povinné subjekty informace v elektronické podobě 12. 9 10 11 12 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 5, odst. (1) Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 4, odst. (2) Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 4, odst. (3) Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 4, odst. (5) - 13 -

3.1.4 Zveřejňování informací Povinné subjekty musí zveřejňovat informace na místě, které je veřejnosti dobře přístupné. Také musí umožnit veřejnosti pořídit si kopie takovýchto informací. Mezi povinně zveřejňované informace patří například 13 : a) důvod a způsob založení povinného subjektu, podmínky a principy, ze kterých provozuje svoji činnost, b) popis organizační struktury, dále místo a způsob, jak je možné získat příslušné informace, kde lze podat stížnosti či žádosti, předložit návrhy a podněty anebo obdržet rozhodnutí o právech a povinnostech osob, c) místo, lhůtu a způsob, kde je možné podat opravný prostředek proti rozhodnutí povinného subjektu o právech a povinnostech osob, a to i včetně výslovného uvedení požadavků, které jsou v této souvislosti kladeny na žadatele, dále popis postupů a pravidel, která je třeba při těchto činnostech dodržovat, a také označení formuláře, způsob a místo, kde lze takovýto formulář získat, d) postup, který je povinný subjekt nucen dodržovat při vyřizování těchto žádostí, a to i včetně příslušných lhůt, které je třeba dodržovat, e) přehled předpisů, podle kterých povinný subjekt jedná a rozhoduje, a to včetně informace, kde a kdy je možno do těchto předpisů nahlédnout, f) sazebník za poskytování informací, g) výroční zprávu za předešlý kalendářní rok, h) adresu elektronické podatelny. [18] 3.2 Dokumentová komunikace Dokumentová komunikace je založena na přenosu informací pomocí nosičů. Jednou z největších výhod dokumentové komunikace je, že vytvářením nových dokumentů nezanikají dokumenty starší. Což znamená, že nově získané informace nezpůsobují zánik informací získaných v minulosti. [3] 13 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 5, odst. (1) - 14 -

4 Použití internetu ve vztahu k veřejné zprávě Využití internetu ke komunikaci s orgány veřejné zprávy spolu se stále větší oblibou moderních technologií neustále narůstá. Tabulka 1 - Jednotlivci používající internet k vybraným činnostem ve vztahu k veřejné správě ČR; 2010 % Vyhledávání informací Stahování formulářů On-line vyplnění formulářů Celkem 16+ 19,1 9,4 5,3 Celkem 16 74 20,5 10,2 5,7 podle pohlaví muži 16+ 21,0 10,6 6,6 ženy 16+ 17,3 8,3 4,0 podle věku 16 24 let 14,9 5,7 4,2 25 34 let 30,1 15,8 8,6 35 44 let 27,4 15,2 9,6 45 54 let 23,5 12,5 6,2 55 64 let 13,8 5,6 2,3 65 74 let 5,1 1,4. podle dokončeného vzdělání (25+) základní 2,5 0,9. střední bez maturity 9,6 3,6 1,7 střední s maturitou 27,6 14,9 7,4 vysokoškolské 44,2 24,2 15,7 podle specifické skupiny populace studenti 16+ 11,6 4,7 3,3 starobní důchodci 4,8 1,3 0,6 Pozn.: podíl z celkové počtu jednotlivců v dané socio-demografické skupině Zdroj: ČSÚ, Šetření o využívání ICT v domácnostech a mezi jednotlivci Z výše uvedené tabulky jasně vyplývá, že internet ve vztahu k veřejné správě bývá soukromým sektorem využíván nejčastěji k vyhledávání informací. Největší skupinou uživatelů internetu ve vztahu k veřejné správě jsou občané ve věku od 25 do 34 let, s vysokoškolských vzděláním, zatímco u lidí s nižším dosaženým vzděláním je komunikace s veřejnou správou prostřednictvím internetu téměř mizivá. - 15 -

Níže uvedený graf zaznamenává procentuelní vyjádření počtu jednotlivců používajících internet ke komunikaci s veřejnou správou v letech 2005 až 2010. 17% 15% 18% 25% 22% 5% 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Obrázek 1 - Jednotlivci používající internet ve vztahu k veřejné správě Zdroj: ČSÚ, Šetření o využívání ICT v domácnostech a mezi jednotlivci Patrný je nárůst obliby užívání internetu ve vztahu k veřejné správě mezi roky 2005 a 2006, rozdíl je zde celých 12%. V letech 2007 a 2008 se procentuelní podíl téměř nemění, ovšem k raketovému nárůstu došlo opět v roce 2009, kdy využívala internetu ke komunikaci s veřejnou správou jedna čtvrtina ze zahrnutého vzorku obyvatel. Jak už bylo řečeno, nejčastěji lidé využívají internetu k vyhledávání informací a nejméně oblíbenou činností je vyplňování on-line formulářů. Zejména pro starší občany je použití internetu ke komunikaci s úřady velice obtížné, a to zejména z toho důvodu, že jen velmi malé procento z nich se dokáže ve světě internetu zorientovat. [2] 2005 2010 19% 3% 1% 9% 9% 2% 1% 5% vyhledávání informací komunikace s úřady e-mailem stáhování formulářů on-line vyplnění formulářů Obrázek 2 - Jednotlivci používající internet k vybraným činnostem ve vztahu k veřejné správě Zdroj: ČSÚ, Šetření o využívání ICT v domácnostech a mezi jednotlivci - 16 -

5 Informační systém Městského úřadu Plánice 5.1 Práce s dokumenty na Městském úřadě Plánice Do roku 2010 sloužil Městskému úřadu Plánice k přehledu o informacích, informačních tocích a k dokumentové komunikaci tzv. podací deník v klasické tištěné podobě. Ovšem pro lepší přehlednost a správu informací a dokumentů byla v roce 2010 zavedena aplikace - elektronická spisová služba Galatea od společnosti PilsCom s.r.o.. Ovšem tato aplikace nebyla zcela vyhovující, jelikož nepodporovala ukládání spisů do šanonů, tudíž nebylo možné seskupit dokumenty podobné povahy do jedné složky. Z tohoto důvodu, po roce užívání elektronické spisové služby Galatea, dala pracovnice podatelny podnět ke změně aplikace pro práci s dokumenty. Na její popud byla v roce 2011 zavedena aplikace elektronické spisové služby Athena od společnosti PilsCom s.r.o.. Nespornou výhodou využití aplikace od společnosti PilsCom s.r.o. je, že tato společnost provádí veškerou archivaci a zálohu dat, se kterými se v aplikaci Athena pracuje. [23] 5.1.1 Spisová služba Povinnost a způsob vedení spisové služby jsou upraveny zákonem o archivnictví a spisové službě. 14 Spisová služba je souhrn pravidel a předpisů, které je daná organizace při vedení své administrativy povinna dodržovat.; Daná organizace je povinná značit jednotlivé doručené dokumenty jednoznačným identifikátorem, a to z důvodu, aby nebylo možné jednotlivé dokumenty mezi sebou zaměnit. 15 Veškeré dokumenty, které se týkají téže věci, musí být spojeny do jednoho spisu. Po vyřízení dané věci se spis uzavře a jednotlivé dokumenty z něj nesmí být samostatně vyjmuty. 16 14 15 16 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v úplném znění, 64-70 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v úplném znění, 64, odst. (1) a (2) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v úplném znění, 65, odst. (1) a (6) - 17 -

Dokumenty, u kterých je vyžadován doklad o jejich doručení, se odesílají pouze do vlastních rukou adresáta. Doklad o doručení nebo předání zásilky se posléze založí do příslušného spisu. Převádět dokumenty z analogové do digitální podoby je možné, ovšem pouze, pokud je zachována čitelnost, neporušitelnost obsahu a věrohodnost původu daného dokumentu. Vyřízené spisy se ukládají do spisovny, nebo ve správním archivu. [23] 5.1.2 Elektronická spisová služba Athena Elektronická spisová služba Athena pracuje ve shodě se zákonem o archivnictví a spisové službě, vyhláškou, kterou se provádí některá ustanovení o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 17, vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby 18 a s vyhláškou o elektronických podatelnách 19, i s novelami těchto zákonů a vyhlášek. Aplikace Athena slouží k elektronické podpoře spisové služby. Umožňuje evidovat práci s dokumenty, a to od jejich vytvoření, až po skartaci. Tato aplikace umožňuje pracovat s dokumenty a sjednocovat je do spisů, přičemž je pro lepší přehlednost možné jednotlivé spisy řadit do šanonů. Athena též podporuje příjem dokumentů z datové schránky. Pro práci s dokumenty a informacemi je na Městském úřadě Plánice využívána tzv. hostovaná spisová služba. Aplikace Athena, jež funkci hostované spisové služby podporuje, je provozována v elektronické podobě, nikoli však u uživatele, ale přímo u poskytovatele. Výhodou hostované spisové služby je především to, že je upravena přímo na míru každému subjektu. Poskytovatel též zaručuje, že aplikace Athena vždy pracuje ve shodě s veškerými novelami zákonů a vyhlášek. Tato aplikace je také napojena přímo na datovou schránku subjektu, čímž je zajištěn bezproblémový příjem a odesílání zpráv mezi datovými schránkami jednotlivých subjektů. [6] 17 18 19 Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádí některá ustanovení o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách - 18 -

Pro znázornění chování aplikace Athena z hlediska uživatele jsem sestavila use case diagram, neboli diagram případů užití. Obrázek 3 - Use case diagram pro aplikaci Athena Z obrázku je patrné, že případy užití vložit dokument, prohlížet dokument a pracovat s dokumentem, mohou být realizovány uživatelem samostatně. Což znamená, že každý uživatel aplikace Athena může vkládat dokumenty, prohlížet dokumenty, které se v aplikaci již nachází, i s nimi pracovat. Na obrázku jsou zaznamenány i další operace, které se provádějí po vložení dokumentu, a které ovlivňuje sám uživatel. - 19 -

5.2 Analýza informačního systému Městského úřadu Plánice 5.2.1 Informační systém veřejné správy Informační systém obecně slouží ke sběru, ukládaní a zpracovávání dat. Informační systémy veřejné správy: výměna dat mezi různými informačními systémy veřejné správy je chápána jako forma výměny datových zpráv mezi aplikacemi, tzn. jednoznačně strukturovanými dotazy na obsah dat, která jsou v působnosti jiného orgánu veřejné správy. Vychází se z předpokladu, že jednotlivé subjekty veřejné správy provozují vlastní informační systémy na podporu vlastních agend. [1] 5.2.2 Práce s dokumenty Téměř veškerou práci s dokumenty na Městském úřadě Plánice vykonává pracovnice podatelny. Dokumenty můžeme pro účely Městského úřadu Plánice rozdělit na externí, tedy ty, které jsou doručeny od jiného subjektu. A dále na interní, které vytvoří sami pracovníci městského úřadu. Přijetí dokumentů Dokumenty mohou být přijaty fyzicky, kdy je daná osoba přinese přímo na městský úřad, nebo mohou být přijaty poštou. Další možností je, že jsou dokumenty přijaty elektronickou poštou, či prostřednictvím datové schránky. Zpracování dokumentů Po přijetí dokumentů fyzickou cestou (osobně, poštou) je pracovnice podatelny povinna daný dokument opatřit razítkem a převést ho do digitální podoby naskenovat jej. Na vyžádání je také povinna vydat a potvrdit kopii o převzetí dokumentu. Po naskenování dokumentu jej pracovnice podatelny uloží do aplikace elektronické spisové služby Athena. Dokumenty nejsou uchovávány pouze v listinné podobě, a to z toho důvodu, že by se tak velmi ztížilo jejich pozdější vyhledávání. Zatímco po uložení dokumentu do aplikace Athena je pro všechny pracovníky Městského úřadu tento dokument kdykoliv přístupný. - 20 -

Pokud dojde k přijetí dokumentu elektronicky, tedy elektronickou poštou nebo prostřednictvím datové schránky, je dokument automaticky přeposlán do aplikace Athena. Posílat dokumenty prostřednictvím datové schránky jsou povinny všechny subjekty, kterým tuto povinnost ukládá zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 20. Ovšem datová schránka není pro práci s dokumenty městským úřadem využívána především z toho důvodu, že se veškerá pošta po uplynutí třech měsíců od jejího přijetí automaticky maže. Pokud se dokument již nachází v aplikaci Athena, je mu ihned po přijetí přiřazeno evidenční číslo. Dále je třeba vyplnit některé údaje, jako například způsob přijetí, autora dokumentu a počet příloh. Po zanesení těchto údajů je dokument pracovnicí podatelny odeslán na příslušnou pozici pracovníkovi některého z úseků, který s dokumentem bude nadále pracovat. V momentě, kdy daný dokument příslušný pracovník přijme a otevře, je mu automaticky přiřazeno jednací číslo. S jedním dokumentem může v danou chvíli pracovat pouze jeden pověřený pracovník, s výjimkou starosty obce, který může nahlížet do všech dokumentů uložených v elektronické spisové službě. Toto právo je upraveno vnitřní směrnicí Městského úřadu Plánice. Dokumenty, které je nutné vyvěsit na úřední desku, pracovnice podatelny vyvěsí na fyzickou úřední desku, zapíše je do evidence úřední desky a založí je do šanonu. Poté jsou elektronicky odeslány pracovníkovi, který spravuje internetové stránky městského úřadu. Ten je posléze vyvěsí na elektronickou úřední desku Městského úřadu Plánice. 20 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 3-5 - 21 -

6 Prezentace a poskytování informací veřejnosti Jak ukládá zákon o svobodném přístupu k informacím, je Městský úřad Plánice povinen zprostředkovat volný přístup k informacím neomezenému okruhu žadatelů, a to pomocí sítě nebo služby elektronických komunikací 21. Žadatelem pro účel tohoto zákona je každá fyzická i právnická osoba, která žádá o informaci. [13] 6.1 Zveřejňovaní informací na úřední desce Městského úřadu Plánice Úřední deska musí být umístěna na veřejném a dobře přístupném místě, což Městský úřad Plánice splňuje, jelikož je jeho úřední deska umístěna přímo na náměstí. Jednotlivé dokumenty jsou na úřední desce vyvěšovány nejčastěji po dobu 15 dnů, ovšem najdeme i výjimky, jako například oznámení o zahájení exekučního řízení či oznámení o výpadku elektřiny tyto zprávy bývají vyvěšeny až po dobu jednoho měsíce. Pokud si projdeme seznam vyvěšených dokumentů na úřední desce města Plánice za rok 2011, přesněji za období od 1. 1. 2011 až do 8. 12.2011, zjistíme, že bylo na úřední desce vyvěšeno celkem 135 dokumentů. 21 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 5, odst. (5) - 22 -

Názvy a počty vyvěšených dokumentů jsou uvedeny v grafu na obrázku níže. Dokumenty vyvěšené na úřední desce za rok 2011 24 12 9 Záměr obce pronajmout nemovitost Veřejná vyhláška Záměr obce prodat pozemek či nemovistost Dražební vyhláška Přerušení dodávky elektřiny 9 5 4 20 Výstavby, opravy objektů Pozvánky na sjezdy, zasedání Výběrové řízení Nařízení města 4 7 12 11 18 Obecně závazná vyhláška Návrh výroku územního rozhodnutí Ostatní dokumenty Obrázek 4 - Graf - Počet dokumentů vyvěšených na úřední desce Během roku 2011 bylo vyvěšeno nejvíce dražebních vyhlášek. Patnáct procent dokumentů vyvěšených na úřední desce představovaly informace o záměrech obce prodat pozemek či nemovitost. Třetím, nejvíce zveřejňovaným dokumentem byly informace o připravovaných výběrových řízeních v obci Plánice. - 23 -

Další graf slouží pro srovnání poskytování informací Městským úřadem Plánice za rok 2010, a to buď na základě žádosti, nebo zveřejněním. 2% Pos kytnutí i nforma ce zvěřejněním 98% Poskytnutí informace na základě žádosti Obrázek 5 - Porovnání způsobů zveřejňování informací MěÚ Plánice za rok 2010 Během roku 2010 bylo poskytnuto celkem 156 informací zveřejním a pouze 3 informace na základě podání žádosti. Z toho vyplývá, že úřední deska (jak fyzická, tak elektronická) je pro veřejnost zřejmě dostatečným zdrojem informací, neboť během celého roku 2010 byli pouze tři lidé ochotni přijít přímo na městský úřad a vyžádat si informaci, která speciálně je zajímala. - 24 -

6.2 Zveřejňování informací způsobem umožňujícím dálkový přístup V zákoně o svobodném přístupu k informacím nalezneme výčet povinně zveřejňovaných informací 22, většina z nich je uvedena v Kapitole 2 této práce. Městský úřad Plánice využívá k informování občanů své internetové stránky www.planice.cz, které jsou na první pohled velice přehledné. Obrázek 6 - Náhled www stránek Městského úřad Plánice Můžeme na nich najít informace nejen o Městském úřadu Plánice, veřejných zakázkách, ale i o místní škole a ostatních institucích. Nás zajímají především informace zveřejněné samotným Městským úřadem. Po rozkliknutí nabídky Základní informace se dozvíme adresu Městského úřadu Plánice, úřední hodiny a jména starosty, členů rady a zastupitelstva obce. Další záložkou jsou Povinné informace. Zde by se podle zákona o svobodném přístupu k informacím měly nacházet veškeré povinně zveřejňované informace. 22 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 5, odst. (1) a (2) - 25 -

Jedná se o: 1) Důvod a způsob založení povinného subjektu Bohužel na webových stránkách je sice uveden odkaz Důvod a způsob založení, ovšem není možně jej nijak rozkliknout, tudíž se tuto informaci na stránkách nedozvíme, a to i přesto, že tuto povinnost Městskému úřadu Plánice ukládá zákon. Obrázek 7 - Náhled www stránek MěÚ Plánice - Povinné informace 2) Popis organizační struktury Zde narážíme na další v podstatě zbytečný odkaz, jelikož se za ním žádné informace o organizační struktuře neskrývají. 3) Místo a způsob, jak získat příslušné informace Tyto informace můžeme získat v záložkách Kontaktní poštovní adresa, Adresa úřadovny pro osobní návštěvu, Úřední hodiny, Telefonní čísla, Čísla faxu a Adresa elektronické podatelny. Bohužel by se tyto záložky daly označit jako naprosto zbytečné, jelikož ať už se prokliknete kteroukoliv z nich, jste odkázáni zpět na Základní informace. 4) Přehled nejdůležitějších předpisů Na tuto informaci nás odkazuje záložka Dokumenty seznamy hlavních dokumentů. Bohužel tato záložka opět funguje jen jako nadpis a žádné další informace neobsahuje. - 26 -

5) Sazebník úhrad za poskytování informací Zde jsme jednoznačně odkázání na záložku Úhrady za poskytování informací, ovšem opět zde není možno získat jakékoliv informace, jelikož záložka není hypertextovým odkazem, ale jen pouhým nadpisem. 6) Adresa elektronické podatelny Adresa el. podatelny se naštěstí na stejnojmenném odkazu nachází. 7) Výroční zpráva za předcházející kalendářní rok Na tuto zprávu bychom se měli dostat po kliknutí na odkaz Výroční zpráva podle zákona č. 106/1999. Ale opět zde narážíme jen na jakýsi nadpis, který je pro veřejnost naprosto bezcenný. Na první pohled velice hezky udělané a přehledné internetové stránky Městského úřadu bohužel nenabízejí v podstatě žádné informace. Jedinými užitečnými informacemi z těchto webových stránek jsou úřední hodiny, seznam telefonních čísel, kontaktní adresa a informace o rozpočtu obce za rok 2008 až 2010. Tyto informace jsou pro veřejnost bezesporu užitečné, je však velice překvapivé, že si městský úřad dovolí nezveřejnit veškeré informace, jejichž zveřejnění mu ukládá zákon o svobodném přístupu k informacím 23. 23 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v úplném znění, 2, odst. (1) - 27 -

6.3 Porovnání internetových stránek města Plánice a města Nýrsko z hlediska jejich obsahu Jelikož jsem byla zaskočená téměř tragickým stavem internetových stránek Městského úřadu Plánice, rozhodla jsem se zjistit, jestli je tato situace dána tím, že menší obecní úřady mají s vedením a spravováním internetových stránek potíže, nebo zdali je příčinou jen laxní přístup samotného Městského úřadu Plánice. Pro srovnání jsem zvolila internetové stránky Městského úřadu Nýrsko, a to z důvodu, že se toto město též nachází v okrese Klatovy a je od Plánice vzdáleno necelých 33 kilometrů. Cílem je posoudit, jak moc obsahově se liší webové stránky obou městských úřadů. Tabulka 2 - Porovnání www stránek z hlediska jejich obsahu Informace MěÚ Nýrsko MěÚ Plánice Název Důvod a způsob založení Organizační struktura Kontaktní spojení Seznamy hlavních dokumentů Sazebník úhrad za poskyt. informací Adresa el. podatelny Výroční zpráva Výše uvedená tabulka nám jasně naznačuje, že co se týče povinně zveřejňovaných informací, jsou na tom stránky Městského úřadu Nýrsko mnohem lépe. Kromě Seznamu hlavních dokumentů obsahují veškeré povinně zveřejňované informace. Zatímco internetové stránky Městského úřadu Plánice jsou téměř v žalostném stavu, co se obsahu týče. Až na Název instituce, Kontaktní spojení a Adresu el. podatelny, na nich žádné jiné povinně zveřejňované informace nezískáme. Provedený výzkum ukazuje, že stav internetových stránek není dán velikostí instituce, nýbrž samotnou iniciativou instituce a její snahou poskytnout veřejnosti informace co nejlepším a nejpřehlednějším způsobem. - 28 -