Vysoké učení technické v Brně Datum vydání: 22.1.2009 č. j.: 30/90310/09 Za věcnou stránku odpovídá: Mgr. Josef Sobotka, Hana Blažková Za oblast účetnictví odpovídá: - Za oblast daní odpovídá: - Za oblast právní odpovídá: Mgr. Josef Sobotka Účinnost: 22.1.2009 Závaznost: všechny součásti VUT Vydává: Správní odbor VUT Nahrazuje: - Doplňuje: - Počet stran: 8 Počet příloh: 5 Rozdělovník: děkani, ředitelé součástí, tajemníci fakult a vysokoškolského ústavu Směrnice kvestora č. 1/2009 o zadávání veřejných zakázek na VUT v Brně ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Článek 1 Předmět a cíl úpravy (1) Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek na VUT v Brně dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ). (2) Cílem této směrnice je stanovit v souladu se ZVZ postup pro zadávání zakázek malého rozsahu, podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek na VUT v Brně transparentním a nediskriminačním způsobem při respektování zásady rovného zacházení tak, aby bylo naplněno pravidlo hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků. Pro účely této směrnice se rozumí: Článek 2 Definice pojmů a) zadavatelem Vysoké učení technické v Brně; b) osobou oprávněnou jednat jménem zadavatele rektor nebo osoby jím pověřené, kvestor nebo osoby jím pověřené; c) veřejnou zakázkou (dále také VZ ) zakázka na dodávky, na služby nebo na stavební práce realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním nebo více dodavateli, kdy předmětem této smlouvy je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací, které jsou nutné pro plnění úkolů VUT; 1/8
d) dodavatelem fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce; e) uchazečem dodavatel, který podal nabídku v zadávacím řízení; f) zájemcem dodavatel, který podal žádost o účast v užším řízení, v jednacím řízení s uveřejněním, nebo který byl vyzván k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění; g) fakultou fakulta nebo vysokoškolský ústav; ředitel vysokoškolského ústavu má pro účely této směrnice analogické postavení děkana fakulty; h) dalšími součástmi další součásti VUT zřízené na základě 22 odst. 1 písm. c) a d) zákona č. 111/1998 Sb., zákon o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), v platném znění a vyjmenované ve Statutu VUT; i) příkazcem operace pracovník odpovědný za věcné, účelové a hospodárné využití finančních prostředků, které budou využity k úhradě předmětu VZ. V případě účelových prostředků projektu se jedná o odpovědného řešitele v případě prostředků z FRIMu a provozních prostředků se jedná o vedoucího pracoviště, kterému byly tyto prostředky přiděleny. Článek 3 Dělení zakázek (1) Podle předmětu veřejných zakázek se zakázky dělí na: a) zakázky na dodávky, jejichž předmětem je pořízení věci (dále jen zboží ) zejm. formou koupě, koupě na splátky, nájmu zboží, leasingu apod. Veřejnou zakázkou na dodávky je rovněž veřejná zakázka, jejímž předmětem je kromě pořízení zboží rovněž poskytnutí služby spočívající v umístění, montáži či uvedení takového zboží do provozu, pokud tyto činnost nejsou základním účelem veřejné zakázky, avšak jsou nezbytné ke splnění veřejné zakázky na dodávky; b) zakázky na stavební práce, jejichž předmětem je zejména provedení nové stavby včetně související projektové a inženýrské činnosti, stavební změna dokončené stavby, udržovací práce na stavbě, odstranění stávající stavby. Veřejnou zakázkou na stavební práce je rovněž zakázka, jejímž předmětem je poskytnutí dodávek a služeb nezbytných k provedení stavebních prací specifikovaných v předchozí větě; c) zakázky na služby, tedy veškeré veřejné zakázky, které nejsou ani veřejnými zakázkami na dodávky ani veřejnými zakázkami na stavební práce. Zakázkou na služby je rovněž taková zakázka, jejímž předmětem je kromě poskytnutí služeb i dodání zboží, pokud je cena poskytovaných služeb vyšší než předpokládaná cena dodaného zboží. Zakázkou na služby je rovněž provedení stavebních prací, pokud tyto práce nejsou základním účelem veřejné zakázky, avšak jejich provedení je nezbytné ke splnění veřejné zakázky na služby. Bližší rozdělení služeb obsahují přílohy 1 a 2 ZVZ. (2) Podle celkové hodnoty zakázky (viz čl. 4) se rozlišují veřejné zakázky na: a) nadlimitní veřejné zakázky, jejichž celková hodnota odpovídá v případě veřejných zakázek na dodávky a veřejných zakázek na služby nejméně finančnímu limitu 5 857 000,- Kč a v případě zakázek na stavební práce nejméně limitu 146 447 000,- Kč; 2/8
b) podlimitní veřejné zakázky, jejichž celková hodnota nepřesahuje limit stanovený písm. a), ale zároveň dosahuje v případě veřejných zakázek na dodávky a veřejných zakázek na služby částky alespoň 2 000 000,- Kč a v případě zakázek na stavební práce částky alespoň 6 000 000,-Kč; c) zakázky malého rozsahu, jejichž celková hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby částky 2 000 000,- Kč a v případě veřejné zakázky na stavební práce částky 6 000 000,- Kč. Článek 4 Hodnota veřejné zakázky (1) Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit před zahájením zadávacího řízení. (2) Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH. (3) Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod limity uvedené v článku 3 této směrnice. (4) Je-li veřejná zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech těchto částí. (5) Dochází-li k opakovanému plnění, tj. plnění, jehož předmětem je zboží stejného druhu, které je navzájem zastupitelné nebo služba stejné nebo obdobné povahy, poskytované jedním dodavatelem v rámci jednoho kalendářního roku, je z důvodů stanovení hodnoty plnění a pro určení postupu při zadávání zakázky posuzovat takové plnění jako celek. (6) Bližší postup při stanovení předpokládané hodnoty veřejných zakázek je upraven ustanoveními 13-16 ZVZ. ČÁST DRUHÁ ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ Článek 5 Postup před zadáním veřejné zakázky (1) Zadání veřejné zakázky na dodávky a veřejné zakázky na služby musí předcházet postup dle příslušných ustanovení směrnice kvestora o nákupu majetku, materiálu a služeb na VUT v Brně. (2) Zadání veřejné zakázky na stavební práce musí předcházet postup dle příslušných ustanovení platné směrnice kvestora o zadávání stavebních prací na VUT v Brně. Článek 6 Osoby oprávněné zadat veřejnou zakázku (1) Nadlimitní veřejné zakázky dle čl. 3 odst. 2 písm. a) nebo podlimitní veřejné zakázky dle čl.3 odst.2 písm.b) této směrnice zadává rektor. (2) Zakázky malého rozsahu dle čl. 3 odst. 2 písm. c) na dodávky a služby zadává děkan fakulty a v případě další součásti kvestor. (3) Zakázky malého rozsahu dle čl. 3 odst. 2 písm. c) na stavební práce zadává v případě, opravy nebo údržby areálu či objektu, který je ve správě fakulty, děkan fakulty. V ostatních případech zadává zakázky dle tohoto odstavce kvestor. 3/8
Článek 7 Zadávání nadlimitních veřejných zakázek (1) V případě zadávání nadlimitních veřejných zakázek dle čl. 3 odst. 2 písm. a) této směrnice se použije zásadně otevřené řízení dle 27 ZVZ nebo řízení užší dle 28 ZVZ. (2) Není-li stanoveno zadavatelem jinak odpovídá za organizaci a průběh řízení v souladu se ZVZ oddělení veřejných zakázek Správního odboru rektorátu VUT v Brně a jménem zadavatele jednají osoby dle čl. 6 této směrnice. Článek 8 Zadávání podlimitních veřejných zakázek (1) V případě podlimitních veřejných zakázek dle čl. 3 odst. 2 písm. b) této směrnice na stavební práce, jejichž hodnota nedosáhne 20 000 000 Kč, a všech podlimitních veřejných zakázek na dodávky a veřejných zakázek na služby se použije tzv. zjednodušené podlimitní řízení dle 38 ZVZ. (2) Není-li stanoveno zadavatelem jinak, odpovídá za organizaci a průběh řízení v souladu se ZVZ oddělení veřejných zakázek Správního odboru rektorátu ( dále jen oddělení veřejných zakázek )a jménem zadavatele jednají osoby dle čl. 6 této směrnice. (3) Oddělení veřejných zakázek je povinno zajistit zveřejnění informací o vyhlášení veřejné zakázky na úřední desce VUT nejpozději do dvou pracovních dní ode dne vyhlášení. (4) Hodnocení nabídek provede k tomu účelu jmenovaná komise (vzor jmenování viz příloha č. 2 této směrnice), která má nejméně 5 členů. Komise je jmenována na základě předloženého návrhu členů komise osobou, která vypisuje výběrové řízení. tj. rektorem, kvestorem, příp. osobou jimi pověřenou. (5) Členové komise nesmí být ve vztahu k zakázce a uchazečům podjati (vzor prohlášení nepodjatosti viz příloha č. 3 této směrnice). Vznikne-li důvod k podjatosti některého z členů komise, je tento povinen tuto skutečnost neprodleně oznámit osobě oprávněné jednat jménem zadavatele ve věci konkrétní veřejné zakázky. Zadavatel podjatého člena komise z další činnosti vyloučí a na jeho místo povolá náhradníka. (6) Po ukončení veřejné zakázky musí oddělení veřejných zakázek zajistit předání výsledků této zakázky děkanovi fakulty, resp. řediteli další součásti, pro niž byla veřejná zakázka realizována, nejpozději do dvou pracovních dní ode dne ukončení. (7) V případě podlimitních veřejných zakázek dle čl. 3 odst. 2 písm. b) této směrnice na stavební práce, jejichž hodnota přesáhne 20 000 000,- Kč, avšak je nižší než 146 447 000,- Kč, se použije zásadně otevřené řízení dle 27 ZVZ nebo užší řízení dle 28 ZVZ. Ustanovení čl. 8 odst. 2) až 6) jsou platná i pro zadání podlimitních veřejných zakázek na stavební práce, jejichž hodnota přesáhne 20 000 000,- Kč, avšak je nižší než 146 447 000,- Kč. Článek 9 Zadávání zakázek malého rozsahu (1) Zakázku podle tohoto článku směrnice je nutno zadávat v souladu se zásadou transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 4/8
(2) V případě zadávání zakázky, jejíž hodnota převyšuje částku 200 000,- Kč, je nutné prokazatelně oslovit alespoň tři, a v případě zakázky, jejíž hodnota převyšuje částku 800 000,- Kč, pět dodavatelů a vyzvat je k předložení nabídky. (3) Výzva (viz příloha č. 1 této směrnice) k předložení nabídky musí obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatele, b) věcné a časové vymezení zakázky a její specifikaci, c) požadavek na specifikaci ceny, d) zadávací dokumentaci či informaci, kde je možné si ji vyzvednout či jinak obstarat, e) lhůtu a místo pro podání nabídek, f) zadávací lhůtu, g) hodnotící kritéria a jejich váhy, h) předpokládanou hodnotu zakázky bez DPH (je-li známa), i) informaci o tom, v jakém jazyce může být zpracována nabídka, j) informaci dodavateli o povinnosti předložit návrh smlouvy jako součást nabídky dodavatele (s výjimkou nabídek na realizaci zakázky na základě rámcové smlouvy uzavírané s více dodavateli); je-li vytvořen vzorový návrh smlouvy, musí výzva tento vzorový návrh obsahovat; k) informaci o nutnosti uvést celkovou nabídkovou cenu, případně způsob určení ceny za další plnění, které navazuje na předmět zakázky10, a nutnosti uvést cenu ve formátu bez DPH i s DPH, l) odkaz na kontaktní osobu zadavatele, její telefon a e-mailovou adresu, m) požadavek na prokázání základních kvalifikačních předpokladů žadatele, a to plně v rozsahu ustanovení 53 odst.1 písm. a) až h) zákona, (viz příloha č. 5 této směrnice), n) požadavek na prokázání profesních kvalifikačních předpokladů žadatele, a to plně v rozsahu ustanovení 54 písm. a) a b) zákona, o) ustanovení o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoli zrušit, a to i bez uvedení důvodu. Výzva musí být učiněna písemně. Za písemnou je považována i výzva podána prostředky elektronické komunikace. Lhůta pro předložení nabídky nesmí být kratší než 10 dní ode dne odeslání výzvy. (4) Hodnocení nabídky v případě, kdy předpokládaná hodnota zakázky převyšuje částku 200 000,- Kč, provede k tomu účelu jmenovaná komise (vzor jmenování viz příloha č. 2 této směrnice). Komise je jmenována osobou, která vypisuje výběrové řízení, tj. rektorem, děkanem, kvestorem, příp. osobou jimi pověřenou. Komise musí mít nejméně 3 členy. (5) Členové komise nesmí být ve vztahu k zakázce a uchazečům podjati (vzor prohlášení nepodjatosti viz příloha č. 3 této směrnice). Vznikne-li důvod k podjatosti některého z členů komise, je tento povinen tuto skutečnost neprodleně oznámit osobě oprávněné jednat jménem zadavatele ve věci konkrétní veřejné zakázky. Zadavatel podjatého člena komise z další činnosti vyloučí a na jeho místo povolá náhradníka. (6) Komise hodnotí předložené nabídky výhradně podle kritérií a pravidel, která byla uvedena ve výzvě k předložení nabídek. (7) Nabídky, které neobsahují prokázání kvalifikačních předpokladů žadatele v celém požadovaném rozsahu, musí být vyloučeny z hodnocení 5/8
(8) Na základě hodnotících kritérií ohodnotí hodnotící komise jednotlivé nabídky. O posouzení jednotlivých nabídek vypracuje komise písemnou zprávu. Tato zpráva musí obsahovat: - seznam posuzovaných nabídek, - seznam nabídek vyřazených z posuzování včetně uvedení důvodu jejich vyřazení, - popis způsobu hodnocení nabídek, - výsledek hodnocení nabídek, - údaj o tom, jak byly jednotlivé nabídky hodnoceny v rámci jednotlivých kritérií, - údaj o složení hodnotící komise. Tuto zprávu (její vzor viz příloha č. 4) podepíší všichni členové komise a předají ji spolu s nabídkami a ostatní dokumentací děkanovi fakulty nebo jím pověřené osobě a v případě dalších součástí kvestorovi nebo jím pověřené osobě. (9) Hodnocení nabídek, v případě, kdy předpokládaná hodnota zakázky nedosahuje částky 200 000,- Kč, provede osoba, jmenovaná k tomuto účelu osobou, která vypisuje výběrové řízení. tj. rektorem, děkanem nebo kvestorem. V takovém případě se přiměřeně použijí ustanovení odst. 4 až 7 tohoto článku. Článek 10 Zveřejnění výsledků (1) Výsledky veškerých výběrových řízení uskutečněných na základě čl. 9 této směrnice, jejichž hodnota přesáhne částku 200 000,- Kč, jsou fakulty a další součásti VUT povinny předat ke zveřejnění správnímu odboru rektorátu do 3 pracovních dnů od předání zprávy hodnotící komise děkanovi nebo rektorovi či kvestorovi příp. osobám jimi pověřeným. (2) Za doručení výsledků výběrových řízení uskutečněných na fakultě Správnímu odboru rektorátu je odpovědný tajemník fakulty, u výběrových řízení na dalších součástech je za doručení výsledků odpovědný ředitel další součásti. Vedoucí Správního odboru rektorátu odpovídá za zveřejnění výsledků na úřední desce VUT nejpozději následující pracovní den od jejich doručení. (3) V případě zadávání podlimitní zakázky dle čl. 8 této směrnice se výsledky zadávacího řízení zveřejní do 3 pracovních dnů od rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky na úřední desce VUT. (4) V případě zadávání nadlimitní zakázky dle čl. 7 této směrnice se výsledky zadávacího řízení zveřejní v informačním systému veřejné správy. Odkaz na tyto výsledky se zveřejní na elektronické úřední desce VUT do 3 pracovních dnů od jejich zveřejnění v informačním systému veřejné správy. (5) Výsledky veškerých výběrových řízení uskutečněných na základě čl. 9 této směrnice, jejichž hodnota nepřesáhne výše 200 000,- Kč, jsou fakulty a další součásti VUT povinny zveřejnit na své elektronické úřední desce, a to nejpozději do 3 pracovních dnů. Za zveřejnění výsledků výběrových řízení na elektronické úřední desce fakulty je odpovědný tajemník fakulty, u výběrových řízení na dalších součástech je za zveřejnění výsledků odpovědný kvestor. (6) Zveřejnění výsledků dle odst. 1 až 3 tohoto článku zajišťuje oddělení veřejných zakázek. 6/8
ČÁST TŘETÍ SPOLEČNÁ USTANOVENÍ Článek 11 Výběr z menšího počtu dodavatelů, mimořádná sleva (1) V případě, kdy není možné provést výběr postupem dle čl. 9 této směrnice z důvodu faktické existence menšího počtu dodavatelů příp. z důvodu existence jediného možného dodavatele, je nutno tuto skutečnost doložit čestným prohlášením příkazce operace ve smyslu zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, jenž je odpovědný za finanční prostředky, které budou užity k úhradě předmětu zakázky. (2) Výběr z menšího počtu dodavatelů lze doložit a odůvodnit omezeným konkurenčním prostředím dané komodity, poskytnutím výjimečné slevy, příp. jiných mimořádných výhod nebo při návaznosti na již dříve pořízenou investici od stejného dodavatele. Za dostatečné zdůvodnění výběru z jediného dodavatele se považuje též schválený projekt, u něhož rozhodnutí poskytovatele, resp. smlouva mezi poskytovatelem a příjemcem účelové podpory obsahuje specifikaci dodávky a zároveň i specifikaci dodavatele. (3) V případě poskytnutí výjimečné slevy nebo jiných mimořádných výhod dle předchozího odstavce je nutné každou takovou situaci řešit individuálně. Příkazce je povinen v takovém případě vypracovat písemnou zprávu, která bude obsahovat i zdůvodnění postupu. Pokud celková cena zakázky po slevě splňuje podmínku podlimitní veřejné zakázky, je možné v takovém případě použít jednací řízení bez uveřejnění dle 34 ZVZ. Článek 12 Organizační (1) Rektor může zadáváním zakázek dle čl. 6 a 7 této směrnice kdykoliv pověřit kvestora, a to v rozsahu opatření rektora ve smyslu 16 zákona o vysokých školách. (2) Kvestor zároveň může veškerými činnostmi souvisejícími se zadávání veřejných zakázek, kterými je dle této směrnice pověřen, pověřit jiného zaměstnance rektorátu. Pověření musí být písemné a musí přesně určovat rozsah oprávnění. (3) Děkan fakulty může pověřit tajemníka fakulty veškerými činnostmi souvisejícími se zadáváním veřejných zakázek, které je dle této směrnice oprávněn vykonávat. Pověření musí být písemné a musí přesně určovat rozsah oprávnění. (4) Veškerými činnostmi, které souvisejí se zadáváním veřejných zakázek, a kterými je dle této směrnice pověřen tajemník fakulty nebo v případě další součásti ředitel této součásti, může tajemník resp. ředitel další součásti písemně pověřit jinou osobu. Článek 13 Soutěž o návrh (1) V případě postupu dle části čtvrté ZVZ soutěže o návrh - si zadavatel vždy vyhrazuje právo nebýt vázán rozhodnutím poroty ve smyslu 106 odst. 9 ZVZ. Právo na výběr jiného uchazeče přísluší rektorovi. (2) Zadavatel je oprávněn v případě postupu dle části čtvrté ZVZ soutěže o návrh postupovat ve smyslu 108 ZVZ a soutěž kdykoliv do doby rozhodnutí poroty o nejvhodnějším návrhu zrušit. O zrušení soutěže rozhoduje rektor. 7/8
(3) Právo na výběr jiného uchazeče dle odst. 1 a právo na zrušení soutěže dle odst. 2 bude vždy uvedeno v zadávací dokumentaci soutěže o návrh. Článek 14 Archivace (1) Veškerou dokumentaci týkající se výběrových řízení a následného zadání zakázky je nutné uchovat pro případnou kontrolu po dobu 5 let. U veřejných zakázek jejichž financování je zajištěno zcela, nebo z části ze zdrojů strukturálních fondů EU je nutné veškerou dokumentaci týkající se výběrových řízení a následného zadání zakázky uchovávat pro případnou kontrolu po dobu 10 let a zároveň po uplynutí lhůty 3 let od ukončení programu tj. nejméně do r. 2020, dle toho, co uplyne později. (2) Za archivaci dokumentů je odpovědný tajemník fakulty a v případě dalších součástí kvestor. (3) Při archivaci je nutné postupovat v souladu se Směrnicí rektora č. 28/2004 Spisový a skartační plán a Směrnicí rektora č. 35/2005 Spisový a skartační řád. Článek 15 Společná ustanovení (1) Veškeré finanční částky zmíněné v této směrnici jsou uvedeny bez DPH. (2) Veřejnou zakázku financovanou zcela nebo zčásti ze státního rozpočtu lze zadat až po obdržení písemného souhlasu se zadáním realizace projektu od MŠMT (dle vyhl. č. 560/2006 Sb.). (3) V případě zadávání veřejných zakázek financovaných zcela, nebo částečně z operačních programů v rámci strukturálních fondů EU se postup při zadávání veřejných zakázek řídí vždy přísnějšími podmínkami. (V případě, že směrnice VUT stanovuje přísnější podmínky, než pravidla pro výběr dodavatelů v rámci příslušného operačního programu (dále jen Pravidla ), je postupováno dle směrnice VUT. Pokud směrnice stanovuje mírnější podmínky, je vždy nutné splnit i podmínky dle příslušných Pravidel. Článek 16 Závěrečná ustanovení (1) Výkladem jednotlivých článků této směrnice se pověřuje Správní odbor rektorátu VUT. (2) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem podpisu Ing. Vladimír Kotek kvestor 8/8