Příloha č. 1 k Rozhodnutí ředitele č.5/2014 SMĚRNICE PRO STANOVENÍ POSTUPU PŘI ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Účelem této Směrnice je zabezpečení jednotného postupu Státního fondu dopravní infrastruktury (dále jen SFDI nebo zadavatel ) při zadávání veřejných zakázek v podmínkách SFDI v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), Pravidly systému používání elektronických tržišť subjekty veřejné správy při pořizování a obměně určených komodit, která jsou přílohou usnesení vlády ze dne 10. května 2010 č. 343, ve znění usnesení vlády ze dne 15. června 2011 č. 451, usnesení vlády ze dne 14. prosince 2011 č. 933 a usnesení vlády ze dne 28. března 2012 č. 222. Směrnice nenahrazuje jednotlivá ustanovení zákona ani jiných právních předpisů vydaných na jeho základě. SFDI podle této směrnice nepostupuje v případě zadávání veřejných zakázek financovaných z Technické pomoci Operačního programu Doprava. Článek 2 Vymezení veřejné zakázky 2.1. Veřejnou zakázkou je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Článek 3 Veřejné zakázky podle výše předpokládané hodnoty 3.1. Zákon rozlišuje podle výše předpokládané hodnoty nadlimitní veřejné zakázky, podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu. V rámci zadávání podlimitní veřejné zakázky je druhem zadávacího řízení zjednodušené podlimitní řízení. 3.2. Při zadávání všech veřejných zakázek musí být dodrženy zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace ve smyslu 6 odst. 1 zákona. 3.3. Při zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek musí zadavatel požadovat prokázání splnění základních a profesních kvalifikačních předpokladů uchazeče o veřejnou zakázku. 1
3.4. Nadlimitní veřejná zakázka 3.4.1. Nadlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota bez DPH podle 13 zákona dosáhne nejméně finančního limitu stanoveného prováděcím předpisem pro jednotlivé kategorie zadavatelů, oblasti a druhy veřejných zakázek, případně kategorie dodávek nebo služeb. 3.5. Podlimitní veřejná zakázka 3.5.1. Podlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota činí v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby nejméně 2 000 000 Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce nejméně 6 000 000 Kč bez DPH a nedosáhne finančního limitu stanoveného prováděcím předpisem ve smyslu 12 odst. 1 zákona pro nadlimitní veřejnou zakázku. 3.5.2. Při zadávání podlimitní veřejné zakázky je možné požadovat prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů uchazeče předložením čestného prohlášení, z kterého musí být zřejmé, že uchazeč tyto požadované předpoklady splňuje. Zadavatel může v oznámení o zahájení zadávacího řízení či výzvě k podání nabídek stanovit povinnost prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů doklady uvedenými v 53 odst. 3 zákona. 3.6. Zjednodušené podlimitní řízení 3.6.1. Rozpětí předpokládané hodnoty ve zjednodušeném podlimitním řízení je u veřejné zakázky na dodávky a u veřejné zakázky na služby totožné jako u podlimitní veřejné zakázky. V případě veřejné zakázky na stavební práce předpokládaná hodnota nesmí přesáhnout 10 000 000 Kč bez DPH. Zadavatel písemnou výzvou osloví nejméně 5 zájemců k podání nabídky a k prokázání splnění kvalifikace. Nelze vyzývat opakovaně stejný okruh zájemců, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky. 3.7. Veřejná zakázka malého rozsahu 3.7.1. Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby 2 000 000 Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 6 000 000 Kč bez DPH. 3.8. Předpokládaná hodnota se stanoví na základě - údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění, nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje pak - na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním, popřípadě - na základě údajů a informací získaných vhodným způsobem. 3.9. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví na základě - předpokládané výše celkového peněžitého závazku zadavatele bez DPH za dobu účinnosti smlouvy, má-li být smlouva uzavřena na dobu určitou, nebo 2
- předpokládané výše celkového peněžitého závazku zadavatele bez DPH za 48 měsíců, má-li být smlouva uzavřena na dobu neurčitou. 3.10. Předpokládaná hodnota u opakujících se nebo trvajících dodávek či služeb se stanoví na základě - skutečné ceny uhrazené zadavatelem za dodávky stejného či podobného druhu během předcházejících 12 měsíců, upravené o změny v množství nebo cenách, které lze očekávat během následujících 12 měsíců, nebo - součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek, které mají být zadavatelem pořízeny během následujících 12 měsíců; upravené v závislosti na době účinnosti smlouvy dle bodu 3.9. 3.11. Při stanovení předpokládané hodnoty zadavatel sečte předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. Článek 4 Zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek 4.1. Při zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek je postup následující: 4.1.1. Referent věcně příslušného útvaru, kterého se veřejná zakázka týká (dále jen referent ), zpracuje věcný záměr, jehož obsahem musí být: - odůvodnění veřejné zakázky dle 156 odst. 1 zákona (odůvodnění účelnosti VZ, přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady, vymezení obchodních a technických podmínek ve vztahu k potřebám zadavatele, stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií a způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám zadavatele), - stanovení předpokládané hodnoty při dodržení pravidla zákazu dělení předmětu veřejné zakázky, pokud by v důsledku toho došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity, - návrh kvalifikačních kritérií, - návrh hodnotících kritérií při dodržení zákazu použití smluvních podmínek (pokut), jejichž účelem je zajištění povinností uchazeče, jako dílčího hodnotícího kritéria, - doba účinnosti smlouvy, - návrh na jmenování členů a náhradníku příslušných komisí. 4.1.2. Referent předloží věcný záměr prostřednictvím vedoucího věcně příslušného útvaru, kterého se veřejná zakázka týká (dále jen vedoucí útvaru ), odboru vnitřní správy (dále jen OVS ), který po kontrole náležitostí uvedených v odst. 4.1.1. předá věcný záměr náměstkovi pro správu finančních zdrojů k vyjádření z hlediska finančního krytí veřejné zakázky a následně ke schválení řediteli SFDI. 3
4.1.3. Po schválení věcného záměru ředitelem SFDI referent technické pomoci a veřejných zakázek (dále v textu jen právník OVS ) zpracuje právní rámec zadávací dokumentace. 4.1.4. Ředitel OVS dopracovanou zadávací dokumentaci předkládá řediteli SFDI k připomínkám a ke schválení. 4.1.5. Zpracování a uveřejnění předběžného oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně oznámení o výsledku zadávacího řízení dle požadavků zákona, zajistí právník OVS ve Věstníku veřejných zakázek. Oznámení o zahájení zadávacího řízení musí obsahovat údaj o tom, že otevírání obálek s nabídkami proběhne maximálně 30 minut po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 4.1.6. Odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení je možné nejdříve 1 měsíc od odeslání předběžného oznámení k uveřejnění. Právník OVS zajistí na profilu zadavatele https://www.egordion.cz/nabidkagordion/profilsfdi (dále jen profil zadavatele ) uveřejnění zadávací dokumentace ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení a odůvodnění veřejné zakázky do tří pracovních dnů ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení ve Věstníku veřejných zakázek ve smyslu 147 odst. 4 zákona. 4.2. Zadávací dokumentace musí obsahovat alespoň požadavky stanovené v 44 odst. 3 zákona a informaci, zda veřejná zakázka bude spolufinancována z Evropské unie. 4.3. Poskytování zadávací dokumentace dodavatelům (uchazečům) se řídí 48 a násl. zákona. Článek 5 Speciální ustanovení pro zadávání veřejných zakázek prostřednictvím e-tržiště 5.1. Zadávání veřejných zakázek prostřednictvím e-tržiště se použije ve všech případech, kdy předmětem veřejné zakázky je komodita uvedená v Seznamu komodit, které budou pořizovány a obměňovány prostřednictvím elektronického tržiště (dále jen Seznam komodit ). Seznam komodit je stanoven pomocí klasifikace CPV kódů a je dostupný na adrese www.portal-vz.cz. 5.2. Soutěžení v rámci e-tržiště je upraveno Pravidly systému používání elektronických tržišť subjekty veřejné správy při pořizování a obměně určených komodit.(dále jen Pravidla ). 5.3. Při zadávání podlimitní veřejné zakázky ve zjednodušeném podlimitním řízení podle zákona je postup totožný s úpravou uvedenou v odst. 4.1.1. až 4.1.3. s tím, že referent ve věcném záměru uvede CPV kód a seznam zájemců, kteří budou osloveni prostřednictvím e-tržiště včetně odůvodnění výběru navržených zájemců. Po 4
schválení věcného záměru právník OVS zpracuje formulář Výzva k podání nabídky a právní rámec dokumentace. 5.3.1. Po schválení dokumentace ředitelem SFDI zajistí právník OVS uveřejnění Výzvy na profilu zadavatele a prostřednictvím kontaktní osoby uveřejnění Výzvy v e- tržišti. 5.3.2. Výzvou musí být osloveno nejméně 5 zájemců, kteří podle předmětu své činnosti, poskytují požadovaný předmět VZ. Výzva musí obsahovat údaj o tom, že otevírání obálek s nabídkami proběhne maximálně 30 minut po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší 15 dnů ode dne uveřejnění Výzvy v e-tržišti. 5.4. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je postup následující: 5.4.1. Referent zpracuje věcný záměr, jehož obsahem musí být: - odůvodnění veřejné zakázky, - stanovení předpokládané hodnoty při dodržení pravidla zákazu dělení předmětu veřejné zakázky, pokud by v důsledku toho došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity, - návrh kvalifikačních kritérií, - návrh hodnotících kritérií při dodržení zákazu použití smluvních podmínek (pokut), jejichž účelem je zajištění povinností uchazeče, jako dílčího hodnotícího kritéria, - doba účinnosti smlouvy; - výběr uchazečů a odůvodnění tohoto výběru; - CPV kód, - návrh na jmenování členů a náhradníků příslušných komisí. 5.4.2. Referent předloží věcný záměr prostřednictvím vedoucího útvaru OVS, který po kontrole náležitostí uvedených v odst. 5.4.1. předá věcný záměr náměstkovi pro správu finančních zdrojů k vyjádření z hlediska finančního krytí veřejné zakázky a následně ke schválení řediteli SFDI. 5.4.3. Po schválení věcného záměru ředitelem SFDI právník OVS zpracuje právní rámec zadávací dokumentace. 5.4.4. Ředitel OVS předkládá Výzvu a dokumentaci řediteli SFDI k připomínkám a ke schválení. 5.4.5. Po schválení předložené dokumentace ředitelem SFDI zajistí právník OVS uveřejnění Výzvy v e-tržišti prostřednictvím kontaktní osoby. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší 15 dnů ode dne uveřejnění Výzvy v e-tržišti. Výzva musí obsahovat údaj o tom, že otevírání obálek s nabídkami proběhne maximálně 30 minut po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 5.5. Veřejné zakázky malého rozsahu musí být zadány prostřednictvím e-tržiště, pokud předpokládaná hodnota veřejné zakázky dosáhne nebo je vyšší než 50 000,- Kč bez DPH. Pro zadání veřejných zakázek malého rozsahu prostřednictvím e-tržiště budou použity tyto druhy řízení: 5
a) přímé zadání, nedosáhne-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky částky 100 000,- Kč bez DPH; b) uzavřená výzva, činí-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky (i) alespoň 100 000,- Kč bez DPH a nedosáhne 750 000,- Kč bez DPH v případě dodávek a služeb, nebo (ii) alespoň 100 000,-Kč bez DPH a nedosáhne 2 500 000,-Kč bez DPH v případě stavebních prací. c) otevřená výzva, činí-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky (i) alespoň 750 000,- Kč bez DPH a nedosáhne 2 000 000,- Kč bez DPH v případě dodávek a služeb, nebo (ii) alespoň 2 500,-Kč bez DPH a nedosáhne 6 000 000,-Kč bez DPH v případě stavebních prací, d) elektronická aukce malého rozsahu pro veřejnou zakázku malého rozsahu; výše předpokládané hodnoty není pro použití tohoto druhu řízení relevantní a volba tohoto druhu řízení je zcela k dispozici zadavatele, e) minitendr, je-li zadávána veřejná zakázka uchazeči na základě uzavřené rámcové smlouvy. 5.6. Přímým zadáním může být osloven kterýkoliv dodavatel, který je podle předmětu své činnosti schopen plnit veřejnou zakázku. Pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu přímým zadáním je postup následující: Referent zpracuje věcný záměr, jehož obsahem musí být: - odůvodnění veřejné zakázky, - stanovení předpokládané hodnoty při dodržení pravidla zákazu dělení předmětu veřejné zakázky, pokud by v důsledku toho došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity, - návrh kvalifikačních kritérií, - doba účinnosti smlouvy; - výběr uchazeče a odůvodnění jeho výběru (v rámci přímého zadání může zadavatel provést průzkum trhu v rámci nebo mimo e-tržiště; průzkumem trhu se rozumí získání informací, které by byly důležité pro hodnocení nabídek v jiném druhu řízení, od minimálně třech dodavatelů; protokol o provedení průzkumu trhu s popisem způsobu jeho provedení a získané informace vč. způsobu jejich získání a závěrů průzkumu je třeba prostřednictvím kontaktní osoby vložit do e- tržiště); - CPV kód. Dále je postupováno shodně s úpravou uvedenou v odst. 5.4.2. až 5.4.4. s výjimkou úpravy týkající se jmenování členů a náhradníku příslušných komisí. Po schválení dokumentace ředitelem SFDI zajistí OVS oslovení vybraného uchazeče v e-tržišti prostřednictvím kontaktní osoby uvedené ve Výzvě. 6
5.7. V řízení uzavřené výzvy osloví zadavatel výzvou nejméně 3 dodavatele (uchazeče), kteří podle předmětu své činnosti poskytují požadovaný předmět veřejné zakázky. 5.8. V řízení otevřené výzvy osloví zadavatel výzvou nejméně 5 dodavatelů (uchazečů), kteří podle předmětu své činnosti poskytují požadovaný předmět veřejné zakázky. Tuto výzvu současně uveřejní v e-tržišti. Nabídku je oprávněn podat kterýkoli dodavatel (zájemce), který bude mít o uveřejněnou veřejnou zakázku zájem. 5.9. Elektronická aukce malého rozsahu (dále jen aukce ) je úplným řízením pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu. Zadavatel osloví výzvou nejméně 5 dodavatelů, kteří podle předmětu své činnosti, poskytují požadovaný předmět veřejné zakázky. Tuto výzvu současně uveřejní prostřednictvím e-tržiště. Zadavatel je povinen umožnit účast všem dodavatelům, kteří jsou v e-tržišti registrováni. V případě, kdy by zadavatel byl oprávněn zadat veřejnou zakázku v řízení uzavřená výzva, nebo přímé zadání, osloví výzvou nejméně 3 dodavatele s tím, že se výzva nebude uveřejňovat. Minimální počet dodavatelů, kteří se mohou účastnit aukce, je však vždy alespoň tři. Klesne-li počet dodavatelů pod tři, zruší zadavatel aukci a veřejnou zakázku zadá v jiném zadávacím řízení v souladu s čl. VI.1 odst. 2 Pravidel. V rámci aukce vyzve zadavatel dodavatele k podání cenových nabídek nebo jiných aukčních hodnot a vylepšených cenových nabídek nebo jiných aukčních hodnot do jednoho nebo více aukčních kol. 5.10. Zadavatel je povinen použít minitendr vždy, když na základě veřejné zakázky malého rozsahu uzavřel smlouvu s více uchazeči, v níž dochází k zadání dílčí veřejné zakázky analogicky podle 92 odst. 3 zákona. Zadávání dílčí veřejné zakázky v minitendru probíhá na e-tržišti na základě výzvy všem uchazečům, s nimiž dodavatel uzavřel rámcovou smlouvu. Před zahájením minitendru je zadavatel povinen vložit do e-tržiště hodnotící kritéria v souladu s jejich vymezením v rámcové smlouvě. Jsou-li hodnotící kritéria vymezena v rámcové smlouvě konkrétně, vkládá je zadavatel do e-tržiště pouze před prvním minitendrem, tato kritéria jsou pak aplikována automaticky na každý další minitendr. 5.11. Pro hodnocení nabídek v otevřené výzvě, v uzavřené výzvě a v minitendrech je zadavatel oprávněn využít i aplikaci e-tržiště určenou k provedení elektronické aukce. Skutečnost, že zadavatel hodlá využít pro hodnocení nabídek elektronickou aukci, je povinen uvést ve výzvě k podání nabídky. 5.12. Veškerá komunikace v rámci zadávacího řízení k veřejné zakázce malého rozsahu musí probíhat elektronicky prostřednictvím e-tržiště. Zadavatel je oprávněn si v zadávacích podmínkách vyhradit, že nabídka musí být šifrována a opatřena zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu. 5.13. Zadávací řízení zahajuje zadavatel uveřejněním výzvy k podání nabídky (v případech podle bodu 5.5. písm. c) a d), kromě případu, kdy by byl jinak zadavatel oprávněn zadat veřejnou zakázku v řízení uzavřená výzva, nebo přímé zadání) nebo zasláním výzvy k podání nabídky příslušným dodavatelům (v případech podle bodu 5.5. písm. a),b),d), pouze v případě, kdy by byl jinak zadavatel oprávněn zadat veřejnou zakázku v řízení uzavřená výzva, nebo přímé zadání, a e)). 7
5.14. Splnění kvalifikačních předpokladů uchazeč prokazuje předložením kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace v elektronické podobě prostřednictvím e- tržiště jako součást nabídky. Od uchazeče, se kterým má být uzavřena smlouva, může zadavatel před jejím uzavřením požadovat předložení originálu nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikačních předpokladů (tento požadavek je dodavateli zasílán prostřednictvím e-tržiště). Nepředložení dokladů k prokázání splnění kvalifikace se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy s oprávněním uzavřít smlouvu s uchazečem, který se umístil jako další v pořadí. 5.15. Uchazeč může prokázat splnění kvalifikace i jinými způsoby stanovenými zákonem (výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ve smyslu 127 zákona ne starším než 90 dnů, jimž prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů a profesních kvalifikačních předpokladů nebo certifikátem vydaným v rámci systému certifikovaných dodavatelů ve smyslu 134 zákona ne starším než 1 rok od jeho vydání, který nahrazuje v rozsahu v něm uvedených údajů prokázání splnění kvalifikace). 5.16. Po provedení posouzení kvalifikace vloží zadavatel do e-tržiště jeho výsledky. Bude-li zadavatel požadovat objasnění dokladů nebo předložení dodatečných dokladů podle 59 odst. 4 zákona, je povinen vyžádat si objasnění nebo dokumenty prostřednictvím e-tržiště a uchazeč je povinen tato objasnění nebo dokumenty prostřednictvím e-tržiště doručit. V případě, že je dodavatel povinen předložit originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazující splnění kvalifikace v listinné podobě nebo neexistují-li doklady k prokázání splnění kvalifikace v elektronické podobě anebo nelze-li využít možnosti převedení dokladů do elektronické podoby prostřednictvím autorizované konverze, je dodavatel, se kterým má být uzavřena smlouva, povinen předložit požadované dokumenty v existující podobě v přiměřené lhůtě a na místo, které pro tento účel určí zadavatel. 5.17. Výzvu k podání nabídky lze měnit pouze ve výjimečných případech, pokud na základě dotazů uchazečů nebo z vlastního podnětu byly zjištěny chyby v zadávacích podmínkách. V takovém případě s ohledem na povahu změny je potřebné prodloužit lhůtu pro podání nabídek. 5.18. Vedle uveřejňovací povinnosti dle zákona uveřejní zadavatel informaci o uzavření smlouvy na e-tržišti nejpozději do 15 dnů ode dne uzavření smlouvy. Informace musí obsahovat: a) identifikaci dodavatele, b) identifikaci zadavatele, c) základní popis plnění, d) cenu, místo a dobu plnění, e) identifikaci veřejné zakázky, na jejímž základě byla smlouva uzavřena. 5.19. Zadavatel je povinen uveřejnit na profilu zadavatele a na e-tržišti tyto doklady a údaje: a) smlouvy uzavřené na veřejné zakázky včetně všech jejich změn a dodatků, vyjma 8
i) smluv na veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž cena nepřesáhne 500 000 Kč bez DPH ii) smluv na veřejné zakázky, u nichž veřejný zadavatel postupoval v souladu s 18 odst. 1 písm. a) odst. 2 písm. a) a c), odst. 3 písm. e) a odst. 4 písm. d) zákona. iii) smluv na plnění veřejné zakázky zadané na základě rámcové smlouvy, jejichž cena nepřesáhne 500 000,-Kč bez DPH; b) výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky, vyjma i) veřejných zakázek malého rozsahu a ii) veřejných zakázek, u nichž veřejný zadavatel postupoval v souladu s 18 odst. 1 písm. a), odst. 2 písm. a) a c), odst. 3 písm. e) a odst. 4 písm. d) zákona; c) seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky vyjma i) veřejných zakázek malého rozsahu, ii) veřejných zakázek, u nichž veřejný zadavatel postupoval v souladu s 18 odst. 1 písm. a) odst. 2 písm. a) a c), odst. 3 písm. e) a odst. 4 písm. d) zákona. 5.20. V případě, že zadavatel zruší zadávací řízení, uveřejní tuto skutečnost včetně odůvodnění, vedle zákonné povinnosti, v e-tržišti. 5.21. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky, služby nebo stavební práce, pokud předpokládaná hodnota nedosáhne 50 000,- Kč bez DPH, není stanovena povinnost použít e-tržiště. Postupuje se s ohledem na charakter veřejné zakázky formou objednávky příslušných služeb či stavebních prací (listinnou nebo e-mailovou formou), kdy smluvní vztah je zajištěn jejím potvrzením, nebo nákupem hmotného movitého majetku a předmětů krátkodobé spotřeby, kdy pro tento nákup je postačující nákupní doklad. Článek 6 Veřejné zakázky malého rozsahu zadávané mimo režim e-tržiště 6.1. Zadávání veřejných zakázek mimo režim e-tržiště se použije v případech, kdy předmětem veřejné zakázky je komodita, která není uvedena v Seznamu komodit. 6.2. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je postup totožný s úpravou uvedenou v odst. 5.4.1. až 5.4.4. Po schválení předložené dokumentace ředitelem SFDI zajistí právník OVS odeslání Výzvy uchazečům. Výzvou musí být osloveni nejméně 3 uchazeči. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší 15 dnů ode dne odeslání Výzvy. Výzva musí obsahovat údaj o tom, že otevírání obálek s nabídkami proběhne maximálně 30 minut po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 6.3. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky, služby nebo stavební práce, pokud předpokládaná hodnota činí maximálně 250 000,- Kč bez DPH, je postup totožný s úpravou v odst. 5.21. 9
Článek 7 Otevírání obálek, posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek 7.1. Pro otevírání obálek (dle 71 a násl. zákona), posouzení kvalifikace (dle 59 a násl. zákona), posouzení a hodnocení nabídek u nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek ustanoví zadavatel komisi podle zákona. Členem hodnotící komise musí být u nadlimitních veřejných zakázek na stavební práce autorizovaný architekt, autorizovaný inženýr nebo autorizovaný technik (dále viz 74 zákona- Složení hodnotící komise). Pro otevírání obálek, posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek u veřejných zakázek malého rozsahu ustanoví zadavatel nejméně tříčlennou komisi a stejný počet náhradníků členů komise. Právník OVS zajistí zpracování jmenování členů komise a jejich náhradníků a procesní stránku činnosti komise. 7.2. Členové komise nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům podjati, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, se zřetelem k výsledku zadávacího řízení jim nesmí vzniknout osobní výhoda nebo újma, nesmí mít osobní zájem na zadání veřejné zakázky a s uchazeči je nesmí spojovat osobní ani pracovní ani jiný obdobný poměr. Členové komise musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dověděli v souvislosti se svou činností v komisi. Každý člen před zahájením jednání komise musí potvrdit svoji nepodjatost a převzetí závazku mlčenlivosti formou čestného prohlášení. 7.3. O průběhu jednání komise se pořizuje protokol, který podepisují všichni přítomni členové případně náhradníci členů komise. U nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek je komise usnášeníschopná, jsou-li přítomny nejméně dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků. U veřejných zakázek malého rozsahu je komise usnášeníschopná, je-li přítomna nadpoloviční většina členů nebo jejich náhradníků. 7.4. Komise posuzuje nabídky podle postupů stanovených ve Výzvě a zadávací dokumentaci či požadavků stanovených zákonem. V případě nabídky s mimořádně nízkou nabídkovou cenou si vyžádá od uchazeče písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro výši nabídkové ceny podstatné. Jestliže nabídka obsahuje početní chyby, které nemají vliv na nabídkovou cenu, komise k tomu nepřihlíží. 7.5. Nabídky doručené prostřednictvím e-tržiště komise posuzuje podle postupů stanovených ve Výzvě a zadávací dokumentaci. Vyhodnocení nabídek provede e- tržiště automaticky na základě předem stanoveného algoritmu. Komise hodnotí nabídky pouze v případě, když hodnotící kritéria nejsou číselně vyjádřitelná. V případě, kdy komise po kontrole automatického vyhodnocení shledá chyby, tyto chyby odstraní a postup a výsledek hodnocení zaznamená do protokolu, který vloží do e-tržiště. 7.6. Jestliže základním hodnotícím kritériem u veřejných zakázek zadávaných prostřednictvím e-tržiště je ekonomická výhodnost nabídky, musí být stanovena pouze taková hodnotící kritéria, která mají vztah k plnění předmětu veřejné zakázky a jsou číselně vyjádřitelná a tím způsobilá pro automatické vyhodnocení na základě 10
algoritmu stanoveného ve Výzvě. Je-li to nezbytné, mohou být stanovena hodnotící kritéria, která nejsou číselně vyjádřitelná, avšak s předchozím odůvodněním vloženým do e-tržiště. 7.7. Komise může požadovat, aby uchazeč v přiměřené lhůtě objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další dodatečné informace či doklady prokazující splnění kvalifikace nebo vysvětlil nejasnosti nabídky. U veřejných zakázek zadávaných prostřednictvím e-tržiště je uchazeč povinen požadovaná objasnění nebo dokumenty prostřednictvím e-tržiště doručit. 7.8. V případě, že nabídka uchazeče nesplňuje požadavky zadavatele uvedené ve Výzvě či v zadávací dokumentaci popř. v zákoně musí být nabídka komisí vyřazena a uchazeč zadavatelem bezodkladně vyloučen ze zadávacího řízení s uvedením důvodů pro jeho vyloučení. 7.9. Komise o posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek pořídí Zprávu o posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek (dále jen Zpráva ) a bezodkladně jí předloží společně s nabídkami řediteli SFDI k rozhodnutí. V případě, že člen komise má odlišný názor než je výsledné doporučení komise, musí být tato skutečnost rovněž uvedena v protokolu z jednání komise, jde-li o nadlimitní či podlimitní veřejnou zakázku, nebo ve Zprávě, jde-li o veřejnou zakázku malého rozsahu, a to včetně odůvodnění. U veřejných zakázek malého rozsahu rozhodne o výběru nejvhodnější nabídky po posouzení nabídek zadavatel podpisem Zprávy a vyjádřením souhlasu s výsledkem hodnocení. U veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných prostřednictvím e-tržiště vloží Zprávu kontaktní osoba uvedená ve Výzvě do e-tržiště. Článek 8 Zrušení zadávacího řízení 8.1. Zadavatel u zakázek zadávaných dle zákona dle 84 zákona zruší bez zbytečného odkladu zadávací řízení, pokud a) nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, žádosti o účast či potvrzení zájmu o účast, b) byly z účasti v zadávacím řízení vyloučeni všichni uchazeči, c) v důsledku okolností předvídaných v 84 odst. 4 nebyla uzavřena smlouva nebo rámcová smlouva s posledním uchazečem v pořadí, s nímž bylo možné tuto smlouvu uzavřít, d) v jednacím řízení s uveřejněním nepředložil upravený návrh smlouvy podle 32 odst. 5 ani poslední uchazeč v pořadí, s nímž bylo možné tuto smlouvu uzavřít, nebo zadavatel nevyzval dalšího uchazeče v pořadí k předložení upřesňujícího návrhu smlouvy podle 32 odst. 5, e) obdržel pouze jednu nabídku nebo po posouzení nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka; to neplatí v případech uveřejněných v 71 odst.- 6 písm. a) až c) zákona. 11
8.2. Zadavatel u zakázek zadávaných dle zákona může bez zbytečného odkladu zrušit zadávací řízení, pouze pokud a) stanovil minimální počet zájemců, kteří mají podat žádost o účast, nebo potvrzení zájmu o účast v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním či soutěžním dialogu, a tento stanovený počet nebyl naplněn, popřípadě nebyl naplněn pero posouzení kvalifikace, b) počet zájemců vyzvaných zadavatelem k podání nabídky v užším řízení, jednacím řízení s uveřejnění či soutěžním dialogu byl nižší či roven minimálnímu zákonnému počtu a nabídku podá menší počet uchazečů než žadatelem vyzvaný, c) vybraný uchazeč, popřípadě uchazeč druhý v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu zavření řádnou součinnost dle 82 odst. 4 zákona, d) odpadly důvody pro pokračování v zadávacím řízení v důsledku podstatné změny okolností, které nastaly v době od zahájení zadávacího řízení a které zadavatel s přihlédnutím ke všem okolnostem nemohl předvídat a ani je nezpůsobil, e) v průběhu zadávacího řízení se vyskytly důvody hodné zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval. 8.3. Zadavatel u zakázek zadávaných dle zákona může zrušit zadávací řízení a) až do doby uzavření smlouvy, jde-li o případ předvídaný 90 odst. 2 nebo není-li možné uzavřít rámcovou smlouvu se všemi vybranými uchazeči, nebo b) až do doby rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, pokud byla podána jenom jedna nabídka nebo pokud byly všechny nabídky kromě jedné vyřazeny. 8.4. Zadavatel je oprávněn zrušit jednací řízení bez uveřejnění nebo řízení na základě rámcové smlouvy do doby uzavření smlouvy. 8.5. Zadavatel není oprávněn zahájit zadávací řízení, kterému předcházelo zadávací řízení s obdobným předmětem plnění, před zrušením takovéhoto předchozího zadávacího řízení. 8.6. Veškerý postup Zadavatele související s odesílání oznámení o zrušení zadávacího řízení je upraven 84, odst. 7 až 9 zákona. Zpracování a uveřejnění oznámení o zrušení zadávacího řízení zajistí právník OVS. 8.7. U veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných prostřednictvím e-tržiště nebo zadávaných mimo režim e-tržiště zruší zadavatel zadávací řízení, pokud: a) nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, b) z účasti v zadávacím řízení byli vyloučeni všichni zájemci. 8.8. Zadávací řízení u veřejných zakázek malého rozsahu může zadavatel zrušit kdykoli od doby uzavření smlouvy, vždy však musí uvést odůvodnění, které bude v e- tržišti uvedeno. 12
Článek 9 Společná ujednání o zadávání veřejných zakázek Dodatečné informace k zadávacím podmínkám 9.1. Dodavatel je oprávněn po zadavateli nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost o dodatečné informace u zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek musí být zadavateli doručena nejpozději 6 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek; jde-li o zadávací řízení, ve kterém jsou lhůty stanoveny podle 39 odst. 3 písm. b) bodu 2 zákona, (podlimitní veřejné zakázky v užším řízení a zjednodušeném podlimitním řízení) nejpozději 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. 9.2. Právník OVS ve spolupráci s kontaktní osobou odešle dodatečné informace k zadávacím podmínkám, případně související dokumenty, nejpozději do 4 pracovních dnů po doručení žádosti podle bodu 9.1., a jde-li o zadávací řízení, ve kterém jsou lhůty stanoveny podle 39 odst. 3 písm. b) bodu 2 zákona, nejpozději do 3 pracovních dnů po doručení žádosti podle bodu 9.1. 9.3. Dodatečné informace, včetně přesného znění požadavku podle bodu 9.1, odešle zadavatel současně všem dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta. V případě dodatečných informací k požadavkům na kvalifikaci v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, a v soutěžním dialogu má zadavatel tuto povinnost pouze vůči dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí kvalifikační dokumentace nebo kterým byla kvalifikační dokumentace poskytnuta. Zadavatel vždy uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění žádosti stejným způsobem, jakým uveřejnil textovou část zadávací dokumentace nebo kvalifikační dokumentaci. 9.4. Zadavatel může poskytnout dodavatelům dodatečné informace k zadávacím podmínkám i bez předchozí žádosti. Znění textu bodů 9.2. a 9.3. se použije obdobně. 9.5. Je-li to pro plnění veřejné zakázky či zpracování nabídky nezbytné, umožní zadavatel prohlídku místa plnění v době jím určené v zadávacích podmínkách všem dodavatelům, kteří mají zájem na podání nabídky v otevřeném řízení, ve zjednodušeném podlimitním řízení, nebo všem zájemcům, kteří byli vyzváni k podání nabídky v užším řízení, v jednacím řízení s uveřejněním nebo k účasti v soutěžním dialogu. Prohlídku místa plnění musí zadavatel umožnit nejpozději do 12 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek; a jde-li o zadávací řízení, ve kterém jsou lhůty stanoveny podle 39 odst. 3 písm. b), bodu 2 zákona, nejpozději 5 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. U zjednodušeného podlimitního řízení oznámí zadavatel potřebné informace o umožnění prohlídky místa plnění na profilu zadavatele. 9.6. Při zadávání veřejných zakázek prostřednictvím e-tržiště mohou uchazeči v případě nejasností zadávacích podmínek ve výzvě požádat o dodatečné informace k zadávacím podmínkám nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Právník OVS ve spolupráci s kontaktní osobou je povinen odpovědět na 13
dotaz ve lhůtě 3 pracovních dnů a zaslat text dotazu spolu s odpovědí všem uchazečům, kterým byla odeslána výzva. Text dotazu (bez identifikace tazatele) spolu s odpovědí uveřejní zadavatel v e-tržišti, pokud byla výzva uveřejněna. Uveřejňování na profilu a v e-tržišti 9.7. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota v případě dodávek a služeb přesáhne 250 000,- Kč bez DPH a v případě stavebních prací přesáhne 500 000,- Kč bez DPH, právník OVS ve spolupráci s kontaktní osobou zajistí ode dne uveřejnění Výzvy v e-tržišti její zveřejnění během celé lhůty pro podání nabídek na profilu zadavatele. V případě veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných mimo režim e-tržiště, právník OVS zajistí ode dne odeslání Výzvy uchazečům její zveřejnění během celé lhůty pro podání nabídek na profilu zadavatele a zveřejnění dodatečných informací k zadávacím podmínkám ode dne jejich odeslání uchazečům. 9.8. O každé veřejné zakázce s předpokládanou hodnotou v případě dodávek a služeb přesahující 250 000,- Kč bez DPH a v případě stavebních prací přesahující 500 000,- Kč bez DPH právník OVS ve spolupráci s ředitelem OVS zajistí nejpozději do 15 kalendářních dnů ode dne uzavření smlouvy nebo zrušení zadávacího řízení na předmětnou veřejnou zakázku zveřejnění Výzvy k podání nabídek, zadávací dokumentace, dodatečných informací k zadávacím podmínkám, rozhodnutí o jmenování členů komise pro otevírání obálek, posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek, zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, protokolu o otevírání obálek v případě nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek, uzavřené smlouvy včetně jejich dodatků a rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení na profilu zadavatele. Po ukončení plnění zajistí zveřejnění informace o celkové výši plnění z uzavřené smlouvy. Tyto dokumenty a informace budou zveřejněny bez omezení doby zveřejnění. Článek 10 Doručování 10.1. Nabídky doručené v listinné podobě přijímá a jejich písemnou evidenci vede sekretariát ředitele SFDI. Evidence nabídek musí obsahovat pořadové číslo, označení uchazeče, datum a čas doručení nabídky. Doručené nabídky nesmí být před jednání komise otevřeny. Nabídky doručené prostřednictvím e-tržiště přijímá kontaktní osoba uvedená ve Výzvě. 14
Článek 11 Uzavírání smluv 11.1. Zadavatel nesmí před uplynutím lhůty pro podání námitek proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky dle 110 odst. 4 zákona uzavřít smlouvu s uchazečem, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější podle 81 zákona. 11.2. Pokud nebyly ve stanovené lhůtě podány námitky podle 110 odst. 4 zákona, uzavře zadavatel smlouvu s vybraným uchazečem do 15 dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek. 11.3. Návrh smlouvy na předmět veřejné zakázky předkládá ředitel OVS k podpisu řediteli SFDI. 11.4. U veřejných zakázek zadávaných prostřednictvím e-tržiště uzavírá ředitel SFDI smlouvu, po stanovisku OVS, v souladu se zadanými podmínkami pro uzavření smlouvy. Právník OVS zajistí prostřednictvím kontaktní osoby uvedené ve Výzvě uveřejnění celého znění smlouvy včetně všech jejich změn a dodatků, kde cena plnění činí alespoň 500 000,- Kč bez DPH, na e-tržišti nejpozději do 15 dnů ode dne uzavření smlouvy. Pokud dojde ke změně smlouvy, zajistí zaevidování předmětné změny a datum změny v e-tržišti. 11.5. Veškeré uzavřené smlouvy musí obsahovat formulaci o souhlasu vybraného uchazeče se zveřejněním uzavřené smlouvy a všech jejich dodatků na internetové adrese www.sfdi.cz. 11.6. Zadavatel má právo odstoupit od smlouvy v případě, že dodavatel uvedl v nabídce informace nebo doklady, které neodpovídají skutečnosti a měly nebo mohly mít vliv na výsledek zadávacího řízení. Článek 12 Archivace 12.1. OVS zajistí po dobu 10 let od uzavření smlouvy uchovávání dokumentace o veřejné zakázce, včetně úplného znění originálů nabídek a uzavřených smluv. 12.2. Uchovávání dokumentace o veřejné zakázce, přidělování číselných řad a oběh účetních dokladů musí být v souladu se Spisovým řádem a Zásadami vedení účetnictví a oběhu účetních dokladů. 15
Článek 13 Výjimky ze Směrnice 13.1. V případě, že se jedná o naléhavý případ, který nemohl být předvídán nebo s ohledem na předmět veřejné zakázky není v daném čase k dispozici počet uchazečů stanovený touto Směrnicí schopných plnit předmět veřejné zakázky, je možné oslovit nižší počet uchazečů, než stanoví Směrnice případně zadat veřejnou zakázku přímým zadáním prostřednictvím e-tržiště nebo jednomu dodavateli mimo e- tržiště a veřejnou zakázku v e-tržišti zaevidovat. Tento postup musí být předem řádně odůvodněn, schválen ředitelem SFDI a odůvodnění zpřístupněno prostřednictvím e-tržiště. 13.2. V případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, jejichž plnění si vyžaduje specifické profesní předpoklady zhotovitelů, zejména expertní poradenství, kontrolní a analytické činnosti tj. činnosti, jejichž plnění nelze soutěžit na základě nabídkové ceny ani jiných měřitelných kritérií, tedy činnosti, kdy je rozhodující osobní odbornost zhotovitele, je ředitel SFDI oprávněn rozhodnout na základě žádosti věcně příslušného útvaru, jehož se plnění takové konkrétní veřejné zakázky týká, že při jejím zadávání nebude postupováno podle příslušných ustanovení této Směrnice. Žádost adresovaná k rukám ředitele musí obsahovat tyto náležitosti: a) identifikaci zhotovitele, b) doložení, že cena navrhovaná pro zhotovitele odpovídá cenám obvyklým na trhu za tyto služby, c) odůvodnění výběru zhotovitele a doložení jeho specifických profesních předpokladů (např. životopisem, publikační a jinou odbornou činností a praxí u fyzických osob, odbornou způsobilostí a adekvátní praxí v oboru u zástupců právnických osob atp.) pro plnění předmětné veřejné zakázky. 13.3. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle Směrnice se nepoužije za předpokladu splnění podmínek pro použití jednacího řízení bez uveřejnění dle 23 zákona nebo v případech, ve kterých by bylo možné použít některou z výjimek z působnosti zákona dle 18 odst. 1 a 2 zákona. Tento postup musí být písemně odůvodněn a ředitelem SFDI schválen. 16