VEŘEJNÉ ZAKÁZKY spolufinancované z Regionálního operačního programu Střední Čechy INVESTICE DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI SPOLUFINANCOVÁNO EVROPSKOU UNIÍ Z EVROPSKÉHO FONDU PRO REGIONÁLNÍ ROZVOJ verejne_zakazky_100617.indd 1 17.6.2010 14:54:00
OBSAH Úvodní slovo... 3 Podle jakých pravidel postupovat?... 4 Základní principy zadávání zakázek...6 Druhy veřejných zakázek... 7 Nejčastější chyby při zadávání zakázek...9 Sankce za nedodržování pravidel pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z ROP SČ...13 Některá doporučení závěrem... 14 verejne_zakazky_100617.indd 2 17.6.2010 14:54:01
Vážení příjemci dotací z Regionálního operačního programu Střední Čechy, tato informační brožura Vám nabízí důležité a praktické informace, které budete potřebovat při zadávání veřejných zakázek při realizaci Vašich projektů spolufinancovaných z Regionálního operačního programu Střední Čechy (ROP SČ). Naleznete v ní doporučení, podle jakých pravidel postupovat při zadávání zakázky, jednoduchý popis základních principů pro zadávání zakázek a výčet nejčastějších chyb, kterých se dopouští zadavatelé při zadávání zakázek kontrolovaných Úřadem Regionální rady regionu soudržnosti Střední Čechy. V brožurce nechybí ani upozornění na sankce, které mohou být za porušení pravidel uplatněny, a praktická doporučení a tipy pro zadavatele. Rozhodnete-li se respektovat pokyny a doporučení obsažené v této brožuře, vybudujete si pevné základy, které přispějí k bezproblémovému čerpání dotace z ROP SČ. 3 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 3 17.6.2010 14:54:01
PODLE JAKÝCH PRAVIDEL POSTUPOVAT? Před tím, než začnete připravovat zadávací dokumentaci, ujasněte si tyto otázky: Jsme veřejným zadavatelem podle definice 2 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách? Co je hlavním předmětem zakázky, kterou zadáváme? Jaká je předpokládaná hodnota zakázky? Na základě odpovědí na tyto tři otázky určíte základní rámec pravidel, podle kterého budete zakázku zadávat. Veřejný zadavatel Pokud jste veřejný zadavatel a zadáváte zakázku na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou nad 2 miliony Kč bez DPH nebo na stavební práce s předpokládanou hodnotou nad 6 mil Kč bez DPH, řídíte se při zadávání zakázky v plném rozsahu zákonem o zadávání veřejných zakázek č. 137/2006 Sb. v platném znění (pozor, bývá poměrně často novelizován). Ostatní V ostatních případech se řídíte pravidly obsaženými v Metodickém pokynu č. 15 Podmínky zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z prostředků ROP NUTS 2 Střední Čechy. Tento předpis je pro zadavatele závazný ve všech případech, kdy nejsou povinni postupovat podle zákona. Týká se vždy zadávání zakázek malého rozsahu a dále těch zadavatelů, kteří zadávají zakázky podlimitní a nadlimitní a nejsou veřejnými či dotovanými zadavateli podle definice 2 zákona o veřejných zakázkách. 4 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 4 17.6.2010 14:54:01
Připomenutí a doporučení: Každé zadání zakázky spolufinancované z ROP SČ se řídí jasnými pravidly. Před zpracováním zadávací dokumentace se dobře seznamte s pravidly, podle kterých budete při zadávání zakázky postupovat. Oslovit přímo jednoho dodavatele lze u zakázek na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou do 200 tis. Kč bez DPH, u zakázek na stavební práce do 600 tis. Kč bez DPH. Pro získání aktuálních informací sledujte novely zákona o veřejných zakázkách a nové metodické pokyny ROP Střední Čechy. 5 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 5 17.6.2010 14:54:02
ZÁKLADNÍ PRINCIPY ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK Dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace platí jak pro zakázky zadávané v režimu zákona ( 6), tak pro zakázky v režimu metodického pokynu č. 15. Právní definici těchto principů naleznete ve zmíněném metodickém pokynu (čl. II). Tyto zásady jednoduše znamenají: Transparentnost Transparentnost počínejte si tak, aby bylo zřetelné, průkazné a ověřitelné, jakým způsobem jste zakázku zadali, popř. zrušili. O všech krocích, které v průběhu zadávacího řízení činíte, veďte pečlivé záznamy a uchovávejte je. Všechny kroky, které činíte, budou kontrolovány. Zákaz diskriminace Zákaz diskriminace vyvarujte se záměrných pokusů o nastavení pravidel pro výběr dodavatele (kvalifikační kriteria, hodnotící kriteria) tak, aby soutěž vyhrála firma, kterou byste rádi viděli jako vítěze. Rovné zacházení Rovné zacházení měřte každému, kdo se do soutěže přihlásí, stejným metrem. Poskytujte každému uchazeči o zakázku stejné informace, dbejte na to, aby nikdo z účastníků soutěže nemohl namítat, že někoho jiného upřednostňujete. 6 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 6 17.6.2010 14:54:02
DRUHY VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Zákon o veřejných zakázkách dělí veřejné zakázky podle výše předpokládané ceny na: Veřejné zakázky malého rozsahu. Podlimitní veřejné zakázky. Nadlimitní veřejné zakázky. Dále zákon o veřejných zakázkách dělí veřejné zakázky podle způsobu užití na: Dodávky. Služby. Stavební práce. Shodný způsob dělení zakázek je upraven v pravidlech zadávání zakázek spolufinancovaných z prostředků ROP SČ pro případy, které nespadají pod režim zákona o veřejných zakázkách. 7 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 7 17.6.2010 14:54:03
Veřejná zakázka malého rozsahu Podlimitní veřejná zakázka Nadlimitní veřejná zakázka Veřejná zakázka malého rozsahu Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby slouží pro pořízení majetku nebo využití služeb, jejichž výše předpokládané hodnoty pro celou zakázku nedosáhne finančního limitu 2.000.000 Kč bez DPH. V případě stavebních prací je tento limit navýšen na hranici 6.000.000 Kč bez DPH. Podlimitní veřejná zakázka Podlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota dosahuje v případě dodávek či služeb nejméně 2 mil. Kč bez DPH a v případě stavebních prací nejméně 6.000.000 Kč bez DPH, a zároveň tato nedosahuje finančních limitů uvedených v následujícím odstavci. Nadlimitní veřejná zakázka Finanční limity u těchto zakázek se rozlišují podle toho, zda se jedná o veřejného, dotovaného nebo sektorového zadavatele. Pro zadávání zakázek na dodávky a služby jsou finanční limity určeny: Pro Českou republiku a státní příspěvkové organizace částkou 3.236.000 Kč bez DPH. Pro ostatní veřejné zadavatele částkou 4.997.000 Kč bez DPH. Pro sektorového zadavatele částkou 10.020.000 Kč bez DPH. Pokud se jedná o zadávání veřejných zakázek na stavební práce, je finanční limit zakázky určen pro všechny zadavatele stejnou částkou ve výši 125.451.000 Kč bez DPH. Dotovaným zadavatelem je takový zadavatel, který zadává veřejnou zakázku hrazenou z více než 50% z veřejných prostředků a zároveň se jedná o nadlimitní zakázku na stavební práce (tj. dosahující finančního limitu 125.451.000 Kč bez DPH) s předmětem vymezeným v zákoně o veřejných zakázkách, nebo o zakázku na služby související s takovými stavebními pracemi v rozsahu minimálně 4.997.000 Kč bez DPH. 8 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 8 17.6.2010 14:54:03
NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK Při kontrolách veřejných zakázek, které provádí Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Střední Čechy, jako součást kontroly realizace projektů spolufinancovaných z ROP SČ, se často opakují některé chyby. Dále je uveden stručný výčet a popis těch chyb, které považujeme za závažné, a které pro Vás mohou znamenat, že přijdete o část, popř. celou částku těch výdajů projektu, které jste si v rozpočtu vyhradily na danou veřejnou zakázku. 9 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 9 17.6.2010 14:54:04
Hodnota zakázky Dělení předmětu zakázky Špatná hodnotící kriteria Předpokládaná hodnoty zakázky Pravidla pro stanovení předpokládané hodnoty zakázky jsou stanovena v 13 až 16 zákona o veřejných zakázkách. Analogicky se použijí i pro zakázky zadávané v režimu metodického pokynu č. 15. Podle správně stanovené předpokládané hodnoty se následně zadavatel rozhoduje, v jakém režimu a jakým typem zadávacího řízení bude zakázku zadávat. Pohybuje li se předpokládaná hodnota v blízkosti hraničních limitů pro zakázky malého rozsahu, podlimitní a nadlimitní zakázky, bude při kontrole zadávacích řízení Úřad prověřovat, jakým způsobem zadavatel předpokládanou hodnotu zakázky stanovil, a zda tedy zvolil odpovídající typ zadávacího řízení. Zakázané dělení předmětu zakázky Zákonem i pravidly metodického pokynu č. 15 je zakázáno dělit věcně a časově související předmět veřejné zakázky na části s úmyslem obejít limity pro přísnější režim zadávání zakázky. V případech, kdy bude nutné předmět zakázky z objektivně nutných důvodů rozdělit, doporučujeme více využívat zákonem danou možno zadávání částí veřejné zakázky ( 98 zákona o veřejných zakázkách analogicky se použije též pro zakázky dle MP č. 15). Nevhodně zvolená hodnotící kriteria Hodnotící kriteria jsou parametry, které se vztahují pouze k zadavatelem vymezenému předmětu veřejné zakázky a musí být pokud možno objektivně měřitelná a porovnatelná. Nepoužívejte jako hodnotící kriteria ekonomické a technické požadavky na dodavatele ( 50, odst. 4 zákona o veřejných zakázkách). Pro bodové hodnocení nabídek (volíte li hodnocení podle subkriterií v rámci ekonomické výhodnosti nabídky), používejte standardní způsob výpočtu bodového hodnocení nabídek. Dbejte znění metodického pokynu č. 23 ROP Střední Čechy nabídková cena musí představovat nejméně 75 % váhy hodnotících kriterií. 10 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 10 17.6.2010 14:54:04
Diskriminace Diskriminační nastavení požadavků na kvalifikaci uchazečů o zakázku Požadavky na kvalifikaci uchazečů musí být přiměřené charakteru a předpokládané hodnotě zakázky. Zejména ekonomické, finanční a technické kvalifikační předpoklady jsou často nastavovány neúměrně (či záměrně) náročně. V důsledku tím zadavatel vylučuje z možnosti podání nabídky některé, zpravidla ekonomicky a technicky méně vybavené uchazeče, kteří ovšem mohou jinak zakázku splnit bezvadně a za výhodných podmínek. Nepřiměřené požadavky na prokázání kvalifikace mohou být při kontrole posouzeny jako porušení zákazu diskriminace. Pokud uchazeč nedoloží kvalifikaci, a jeho nabídka je jinak úplná a pro zadavatele výhodná, využívejte možnosti doplnění nabídky ( 59, odst. 4). Není nezbytné/nedoporučujeme takovéto nabídky pro formální nedostatky za každou cenu vyřadit z hodnocení. 11 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 11 17.6.2010 14:54:05
Nekompletní dokumentace Specifická označení Změny ve smlouvě Nekompletní nebo nedostatečně průkazná dokumentace o průběhu zadávacího řízení Předloží li zadavatel ke kontrole zadávací dokumentaci, která není kompletní či obsahuje neurčité informace, dává tím signál k tomu, aby se kontrolující osoba zaměřila na prověření dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Je nutné dokládat písemnou dokumentaci o veškerých úkonech, které zadavatel v souvislosti se zadáním zakázky učinil, včetně komunikace s uchazeči, poskytováním dodatečných informací k zakázce apod. Uvádění specifických označení zboží a služeb, obchodních názvů apod. v zadávací dokumentaci - výkazu výměr Smyslem tohoto zákazu je zabránit neodůvodněnému zvýhodňování určitých výrobců a dodavatelů při realizaci zakázek financovaných z veřejných zdrojů. Doporučujeme, aby zadavatel věnoval pozornost projektové dokumentaci a výkazu výměr/slepému rozpočtu jako součásti zadávací dokumentace. Tyto dokumenty zpravidla zpracovává osoba odlišná od zadavatele, která nemusí být obeznámena s výše uvedeným zákazem (vyplývá z ustanovení 44, odst. 9 zákona o veřejných zakázkách, a čl. III, odst. 7.2. Metodického pokynu č. 15). V některých případech může být použití konkrétních obchodních názvů zboží a služeb odůvodněno předmětem veřejné zakázky. V těchto případech doporučujeme v zadávací dokumentaci výslovně připustit možnost nabídnout jiná, kvalitativně obdobná řešení. Smlouva s vybraným dodavatelem neodpovídá výsledku zadávacího řízení Smlouva uzavřená s vybraným uchazečem musí v podstatných náležitostech odpovídat výsledku zadávacího řízení. Zejména je nepřípustné dodatečně měnit přímo ve smlouvě či sjednáním dodatku ke smlouvě ty paramenty, které byly předmětem hodnocení nabídek. 12 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 12 17.6.2010 14:54:06
SANKCE ZA NEDODRŽOVÁNÍ PRAVIDEL PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK SPOLUFINANCOVANÝCH Z ROP SČ Co se může stát, je li při kontrole veřejné zakázky zjištěno porušení pravidel? Drobná formální porušení pravidel (např. nedodržení některých méně podstatných lhůt bez vlivu na práva účastníků soutěže, nepřesnosti v záznamech o jednotlivých krocích zadavatele bez významu pro hodnocení nabídek apod.) jsou zaznamenávána do protokolu o kontrole a nejsou dále postihována. Závažnější a opakovaná porušení pravidel, které měla vliv na průběh zadávacího řízení a vyhodnocení nabídek, nebo která poukazují na porušení základních principů pro zadávání zakázek, jsou postihována tzv. finanční korekcí. Tím se rozumí snížení způsobilých výdajů projektu vztahujících se k dané zakázce o určitou částku v závislosti na typu a závažnosti pochybení. Korekce se pohybuje v rozmezí zpravidla do 25 % výdajů na zakázku u zakázek v režimu zákona a do 10 % na zakázku v režimu MP č. 15. V nejzávažnějších případech (úmyslná manipulace s průběhem a výsledky zadávacího řízení, úplné ignorování povinnosti zadat zakázku v zadávacím řízení apod.) mohou být veškeré výdaje spojené se zakázkou zařazeny mezi nezpůsobilé. Úřad Regionální rady má možnost v rámci své kompetence rozhodnout o tom, že podá podnět k přezkoumání postupu zadavatele u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Zadavateli hrozí zrušení zadávacího řízení, zákaz plnění smlouvy na dodávku nebo pokuta za správní delikt. Úřad Regionální rady však paralelně s tímto postupem může uplatnit finanční korekci podle předchozího odstavce. 13 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 13 17.6.2010 14:54:06
NĚKTERÁ DOPORUČENÍ ZÁVĚREM Využívejte možnosti konzultací s pracovníky Úřadu Regionální rady veřejné zakázky kontroluje Oddělení smluvních vtahů a Oddělení realizace projektů a plateb. Pověříte li provedením zadávacího řízení externí subjekt, kontrolujte jeho práci. Nespoléhejte se na působivé webové stránky a kvantum referencí, kterými se poradenská firma prokazuje. Ne každému jde o kvalitu. Sledujte na webových stránkách ROP SČ aktuální metodické pokyny a související dokumentaci. Metodické pokyny uvedené v této brožuře se mohou aktualizovat nebo mohou být nahrazeny jinými. Veřejné zakázky jsou podle dosavadních zkušeností jednou z nejvíce problémových a tudíž nejpřísněji kontrolovaných oblastí při čerpání dotací z ROP Střední Čechy. Neriskujte tedy, že to nějak projde. Jde o Vaše peníze, a snad i o něco navíc Kontakty: Odbor implementace ROP SČ Oddělení Smluvní vztahy E-mail: info@ropsc.cz Telefon: +420 222 749 769 14 ROP STŘEDNÍ ČECHY verejne_zakazky_100617.indd 14 17.6.2010 14:54:06
Přejeme Vám hodně štěstí při realizaci Vašich projektů. verejne_zakazky_100617.indd 15 17.6.2010 14:54:07
ÚŘAD REGIONÁLNÍ RADY REGIONU SOUDRŽNOSTI STŘEDNÍ ČECHY Karlovo náměstí 313/8, 120 00 Praha 2 tel.: +420 222 749 769 e-mail: info@ropsc.cz www.ropstrednicechy.cz INVESTICE DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI SPOLUFINANCOVÁNO EVROPSKOU UNIÍ Z EVROPSKÉHO FONDU PRO REGIONÁLNÍ ROZVOJ verejne_zakazky_100617.indd 16 17.6.2010 14:54:07