SMĚRNICE STANOVUJÍCÍ PODMÍNKY PRO UDĚLENÍ PEČETI KVALITY IPIS V OBLASTI TRANSPARENTNOSTI Udělením Pečeti kvality IPIS chce Institut pro informační společnost, o.s., veřejnosti garantovat, že jejich dary (příspěvky), které se dostávají do různých projektů budou využity v souladu s cíly, pro které byly určeny. Zároveň jsou tímto sledovány etické a sociální cíle. Předmět a účel směrnice Tato směrnice stanovuje podmínky pro udělení, používání a odnětí Pečeti kvality IPIS. Definice pojmů a zkratek Nezisková organizace Ve smyslu této směrnice se neziskovou organizací rozumí organizace, která splňuje definici dle platných předpisů ČR a podmínek uvedených v této směrnici dle kapitoly Požadavky na oprávněnou organizaci, Art. 1. Symbol garance 1. Institut pro informační společnost, o.s., pro tento účel využívá symbol Pečeť kvality IPIS. 2. Výše uvedený symbol bude dle následujících ustanovení udělována neziskovým organizacím. 3. Pečeť kvality IPIS je výlučně udělována neziskovým organizacím, tedy právnickým osobám se sídlem v České Republice, jejichž získané peníze jsou: (a) účelně, účinně a hospodárně využívány, (b) garantují transparentnost při získávání finančních prostředků a taktéž v komunikaci směrem navenek i dovnitř organizace, S-71-01-09091-1 / 7 -
(c) zajišťují transparentnost ve vztahu k prováděné činnosti stejně tak jako v případě výkaznictví. 4. Oprávněny k využívání Pečeti kvality IPIS jsou jen ty organizace, které podaly řádnou žádost o certifikaci a které dle pravidel Směrnice k procesu certifikace a recertifikace byly prošetřeny a získaly od IPIS písemné povolení k jeho užívání certifikát. 5. Certifikáty jsou označeny evidenčním kódem, který je zároveň přístupovým kódem pro ověření platnosti certifikátu na stránkách Sdružení. Poplatky 1. Certifikační a recertifikační proces organizace je zpoplatněn. 2. Povolení k užívání Pečeti kvality IPIS je uděleno oproti ročnímu poplatku. 3. Zásadou pro vyměření poplatků je výše celkových příjmů organizace za jedno účtovací období. U celorepublikových organizací se ve smyslu Art 3 přihlíží také k celkovým příjmům jejich podřízených organizací. 4. Výši poplatků a jejich výpočet stanovuje Ceník IPIS. Působnost směrnice a kompetence Tato směrnice je závazná pro všechny organizace, které se rozhodly pro certifikaci transparentnosti a užívání Pečeti kvality IPIS. Tato směrnice je závazná pro zaměstnance a pracovníky IPIS, kteří jsou zapojeni do procesu certifikace (recertifikace) a udělování Pečeti kvality IPIS. Představenstvo IPIS je zplnomocněno vydávat doplňující a prováděcí směrnice. Postupy I. Požadavky na oprávněnou organizaci Art. 1 Určující požadavky na neziskové organizace 1. Neziskovostí se rozumí příspěvek společnosti, činnost kterou se dosahuje obecně prospěšných cílů. Neziskovost je posuzována dle činnosti, kterou vykonávala organizace do doby před certifikací. Před podáním žádosti k certifikaci musí organizace doložit svou konstantní činnost minimálně dvěmi účetními závěrkami. 2. Jako neziskové se na základě tohoto předpisu rozumí ty organizace, které se na základě svého statutu věnují jedné nebo vícerým následujícím úlohám: (a) sociálním úlohám, (b) humanitárním úlohám, (c) sociálně-kulturním úlohám, (d) ochrana životního prostředí a současného světa. 3. Vlastní nezisková činnost musí být v souladu se statutárními neziskovými cíli organizace. S-71-01-09091-2 / 7 -
4. Organizace musí garantovat, že uváděný cíl je sledován účelně, účinně a hospodárně. Neziskové projekty musí dbát principů kvality, udržitelnosti, ochrany životního prostředí a spravedlnosti. 5. Pokud vykonává organizace jak neziskovou činnost, ale také politickou, religiózní nebo ideologickou, musí být nezisková činnost jejím hlavním cílem. 6. Organizace musí směrem navenek jasně profilovat svůj charakter a názorový postoj a o tomto podávat pravdivé údaje. 7. Neziskovými organizacemi nejsou míněny ty organizace, jejichž činnost je vykonávána jen vůči svým členům nebo je omezena politickými, religiózními nebo ideologickými vztahy. 8. Jako neziskové nejsou považovány organizace: (a) které jsou zřízeny za účelem generování zisku, pokud se jejich zisky nevyužívají k naplňování vlastního statutu nebo organizací stejného nebo obdobného účelu, (b) které převážně vyplňují zájmy třetích stran, které nemají neziskový charakter. Art. 2 Organizační kritéria 1. Členové statutárního orgánu (představenstva, správní rady) vykonávají 50 hodin ročně svoji funkci bezplatně. Za činnosti převyšující tento časový rámec mohou být členové statutárního orgánu odměněni. Náhrady výdajů mohou být propláceny. Eventuelní odměny musí být spolu s náhradami vykazovány ve výsledovce. Výše těchto výloh musí odpovídat neziskovému charakteru organizace. 2. Členové statutárního orgánu nesmí být v žádném pracovně-právním vztahu k téže organizaci. 3. Statutární orgán musí být minimálně 3-členný. Nejméně dvě třetiny členů musí být občané České republiky. Členové statutárního orgánu nesmí být mezi sebou propojeni (manželským svazkem nebo příbuzenským). Pokud se statutární orgán skládá minimálně z 9-ti členů, mohou být 2 z nich personálně provázáni (manželským svazkem nebo příbuzenským). 4. Člen správní rady, představenstva nebo dozorčí rady nesmí působit zároveň jako ředitel organizace nebo být mezi sebou propojeni (manželským svazkem nebo příbuzenským). Ředitel organizace je však oprávněn účastnit se jednání statutárního orgánu s hlasem poradním. Jakýkoliv odměňovaný zaměstnanec, stejně tak jako zaměstnanec na částečný úvazek nesmí být součástí statutárního orgánu téže organizace. 5. Člen statutárního orgánu musí odstoupit ze své funkce, pokud s nimi propojený člen (manželským svazkem, příbuzenským) je účasten osobně na konkrétní obchodní transakci organizace. 6. Přiměřená interní kontrola by měla garantovat řádný chod organizace. Kompetence ředitele (výkonného managementu) musí být jasně odděleny od statutárního orgánu a musí být dle pravidel interní kontroly jasně definovány interním předpisem. Odměna výkonného managementu musí být stanovena písemně statutárním orgánem organizace. S-71-01-09091-3 / 7 -
7. Mzdy osob stojících ve službách organizace musí být přiměřeny okolnostem. Nesmí překročit tržní náklady na personál obvyklé v místě a čase. Art. 3 Podřízené organizace 1. V případě, že k celorepublikové organizaci ještě právně přináleží regionální samostatné podřízené organizace, které nesou stejný nebo zaměnitelný název s analogickým předmětem činnosti, bude certifikována jen celorepubliková organizace. 2. Regionální podřízené organizace mohou užívat Pečeť kvality IPIS své mateřské organizace jen pokud jsou splněny podmínky viz Art. 3 odst. 1. IPIS může provádět u podřízených organizací namátkovou kontrolu. 3. Mateřská organizace je taktéž zodpovědná za to, že její podřízené organizace dodržují standardy a směrnice IPIS. 4. Organizace, které jsou součástí mezinárodní sítě jsou oprávněny využívat Pečeť kvality IPIS v případě že: (a) mají stálé sídlo v ČR, (b) alespoň česká část této sítě splňuje podmínky pro udělení Pečeti kvality IPIS, (c) převážná část získaných prostředků jde na projekty, které jsou plánovány, realizovány, kontrolovány nebo evaluovány v ČR, (d) existuje důkaz, že jsou peníze v mezinárodní síti účelně vynakládány. Art. 4 Fundraiser 1. Fundraisers nemohou být certifikováni a nejsou oprávněni využívat Pečeť kvality IPIS směrem k organizacím, pro které finanční prostředky získávají. 2. Organizace, které získávají své příjmy se zcela nebo zčásti skrze Fundraisery, jsou zodpovědné za to, že při získávání těchto prostředků budou postupovat v souladu s touto směrnicí a dalšími navazujícími. Art. 5 Sbírková činnost Organizace má zavedenou směrnici nebo jiný závazný dokument o veřejné sbírkové činnosti, kterým se sbírková činnost řídí. Tento dokument je vydáván statutárním orgánem organizace. Art. 6 Účetní evidence, roční závěrka, výkonová zpráva, výroční zpráva 1. Organizace musí vést vypovídající účetní evidenci dle pravidel zákona o účetnictví. Organizace je povinna uvádět ve svém výkaznictví všechny záznamy, které zabírají veškerou činnost organizace tak, aby bylo jmění a finanční situace stejně tak jako provozní výsledky a výkony jednotlivých let identifikovatelné. 2. Roční účetní závěrka musí být ověřena auditorem. Tato je podrobena šetření dle standardů IPIS. S-71-01-09091-4 / 7 -
3. Výkonová zpráva je interním dokumentem, který podává přiměřenou informaci o činnosti organizace, její hospodárnosti a efektivitě. Vyloženy musí být zejména roční cíle (dle statutu, směrnic nebo usnesení orgánu) s vhodnými údaji o tom, jak bude měřeno a hodnoceno dosažení kvantitativních a kvalitativních cílů, stejně tak jako popis podaných výkonů (služeb), podpořených vypovídajícími soubory ukazatelů. 4. Organizace vyhotoví výroční zprávu o své činnosti spolu s okolnostmi odpovídající roční závěrce. Art. 7 Kontrolní orgán 1. Správnost vedení účetnictví, přezkum roční účetní závěrky a výroční zprávy je zajišťován zcela nezávisle na statutárním orgánu a řediteli (výkonnému managementu) odbornou instancí dozorčí radou. 2. Pro dozorčí radu a její členy platí pravidla obdobně dle Art. 2 tohoto předpisu. 3. Dozorčí rada podává nejméně 1x ročně statutárnímu orgánu zprávu o výsledcích své kontrolní činnosti. V této zprávě zároveň potvrzuje, že: (a) jedná nezávisle na statutárním orgánu a nepodléhá žádným nátlakům, (b) účetnictví je vedeno v souladu s příslušnými právními předpisy, (c) jednotlivá ustanovení této směrnice a IPIS standardů byla v rámci přezkumu účetnictví dodržena. 4. Výsledky a doporučení budou komunikovány se statutárním orgánem organizace. Dozorčí rada upozorňuje písemně statutární orgán na případné zjištěné nedostatky a podává návrhy na jejich odstranění. Art. 8 Organizace a jejich povinnost k součinnosti 1. Organizace jež je držitelem Pečeti kvality IPIS má povinnost bez vyzvání během šesti měsíců po skončení hospodářského roku předložit následující podklady: (a) výroční zprávu, (b) auditorem ověřenou roční závěrku, Tyto budou kontrolovány v návaznosti na standardy IPIS. 2. Při zvláštních událostech, které jsou vyvolány stížnostmi dárců (donorů, mecenášů apod.), zprávami z médií nebo podloženými upozorněními třetích osob atd., může IPIS vyžadovat kdykoliv od držitelů Pečeti kvality IPIS odpovídající informace nebo podklady. 3. V případě, že držitel Pečeti kvality IPIS změní jméno, účel, statut/zakládací listinu aj., které mají vliv na právo využívání Pečeti kvality IPIS, jsou povinny bez vyzvání a bezodkladně o tomto informovat IPIS a předat odpovídající dokumentaci. Art. 9 Ochrana dat Organizace musí zajistit ochranu osobních údajů dle příslušného zákona. S-71-01-09091-5 / 7 -
II. Využívání Pečeti kvality IPIS Art. 10 Počátek využívání 1. Organizace je oprávněna užívat Pečeť kvality IPIS jen tehdy, pokud získala od IPIS písemné potvrzení o naplnění podmínek pro využívání a uhradila odpovídající poplatek. 2. Celorepubliková organizace rozhoduje o tom, která z podřízených organizací je rovněž oprávněna užívat Pečeť kvality IPIS. 3. O průběhu certifikačního procesu a s tím spojenými náklady jsou IPIS vydány zvláštní směrnice. Art. 11 Platnost využití 1. Právo na využívání Pečeti kvality IPIS je stanoveno na dobu 5-ti let. Po uplynutí 5- ti let je právo na využívání Pečeti kvality IPIS podmíněno novým recertifikačním procesem. 2. Předčasné odnětí Pečeti kvality viz Art. 15. Art. 12 Místo využití IPIS určuje, kde a jak bude Pečeť kvality IPIS využívána. III. Recertifikace Art. 13 Kontrola 1. IPIS ověřuje, zda jsou dodržovány předpoklady pro využívání Pečeti kvality IPIS (recertifikace). 2. Recertifikace probíhá zpravidla každých 5 let. Může být uskutečněna dříve, pokud existuje důvodné podezření, že nejsou dodržovány předpoklady pro její využívání. 3. O průběhu recertifikačního procesu a s tím spojenými náklady je vydána Směrnice k procesu certifikace a recertifikace. IV. Ukončení oprávnění k užívání Pečeti kvality IPIS Art. 14 Důvody ukončení 1. Oprávnění k užívání Pečeti kvality IPIS zaniká: (a) při vzdání se práva organizace na další využívání, (b) v případě, že recertifikace nebyla vykonána nebo byla odmítnuta, (c) při odnětí Pečeti kvality IPIS. 2. Po skončení oprávnění k využití nesmí být Pečeť kvality IPIS dále využívána. Tiskoviny (hlavičkové papíry, výzvy, poukazy, reklamní prostředky aj.), stejně tak S-71-01-09091-6 / 7 -
jako zboží, které obsahuje symboliku Pečeti kvality IPIS musí být bez zbytečného odkladu odstraněno. Art. 15 Odnětí Pečeti kvality IPIS 1. Pečeť kvality IPIS může být po následném slyšení příslušné organizaci odňata v případech kdy: (a) dotčená organizace se opakovaně nebo těžce provinila proti této směrnici nebo jiným závazným směrnicím IPIS. V případě, že bude odňata Pečeť kvality IPIS mateřské organizaci, ztrácejí takto všechny její podřízené organizace právo na držení Pečeti kvality IPIS. V případě, že poruší směrnice IPIS dceřinná organizace, bude jen této organizaci odňata Pečeť kvality IPIS. Mateřská organizace stejně tak jako postižená dceřiná organizace budou o odnětí informovány, (b) neposkytne součinnost na výzvu dle Art. 8 i přes opakovanou upomínku nebo v případě neúplného splnění. 2. Pokud je Pečeť kvality IPIS odňata, musí být bez zbytečného odkladu odstraněny všechny dokumenty, reklamní materiály, zboží aj. (např. hlavičkové papíry, výzvy, poukazy, reklamní předměty atd.), které nesou Pečeť kvality IPIS. 3. Postižená organizace může podat novou žádost o certifikaci nejdříve ve lhůtě dvou let po odnětí Pečeti kvality IPIS. 4. O odnětí Pečeti kvality IPIS informuje Institut pro informační společnost, o.s., veřejnost. Rozdělovník výtisků Číslo výtisku Jméno, příjmení a podpis 1 Lukáš Ligas, MBA 2 Marek Houda, Mgr. 3 Monika Rajská 4 Ferdinand Kadlec 5-6 - 7-8 - Datum: 1.4.2009 Místo: Praha Podpis schvalující osoby: Lukáš Ligas Marek Houda S-71-01-09091-7 / 7 -