OBCHODNÍ PARTNER SPOLEČNOSTI MSD ETICKÝ KODEX Naše hodnoty a standardy pro obchodní partnery Etický kodex společnosti MSD pro obchodní partnery [Vydání I]
Společnost MSD se zavázala k udržitelnosti všech svých podnikatelských aktivit, a jejím cílem je fungovat v souladu s nejvyššími etickými, společenskými a environmentálními standardy. Uvědomujeme si, že naši obchodní partneři hrají velmi důležitou úlohu v tom, jak budeme úspěšní. Společnost MSD se proto snaží udržovat obchodní vztahy s jednotlivci a organizacemi, které sdílejí naše odhodlání dodržovat vysoké etické standardy, a kteří pracují odpovědně vůči společnosti i vůči životnímu prostředí. Pro posílení standardů, ke kterým jsme se jako společnost MSD zavázali, jsme vypracovali tento Etický kodex obchodního partnera, který je založen na zásadách farmaceutického průmyslu vyjádřených iniciativou PSCI (iniciativou dodavatelského řetězce ve farmacii), tedy na 10 principech platformy OSN "Global Compact", a na našich zásadách uvedených v dokumentu "Naše hodnoty a standardy".
OBSAH Očekávání 4 Lidská práva a práva pracujících 6 Svoboda volby zaměstnání 6 Práce dětí a nezletilých 6 Zákaz diskriminace 6 Rovné zacházení 6 Mzdy, benefity a pracovní doba 6 Svoboda shromažďování 6 Ochrana osobních údajů a soukromí 6 Zdraví, bezpečnost a životní prostředí 7 Ochrana zaměstnanců 7 Bezpečnost procesů 7 Předběžná opatrnost a odezva v případě nouze 7 Informování o rizicích 7 Odpovědnost vůči životnímu prostředí 7 Odpady a emise 7 Vylití a úniky 7 Systémy řízení 8 Závazek a odpovědnost 8 Zákonné požadavky a požadavky zákazníků 8 Hodnocení a řízení rizik 8 Dokumentace 8 Vzdělávání a kompetence 8 Obchodní kontinuita 8 Neustálé zlepšování 8 Etická obchodní praxe 9 Poctivé obchodní jednání 9 Spravedlivá soutěž 9 Identifikace obav a problémů 9 Přesnost obchodních záznamů 9 Ochrana informací 9 Duševní vlastnictví 9 Dodržování předpisů při obchodování 9 Klinické testy 10 Kvalita produktů 10 Marketingová a propagační praxe 10 Dary, pohoštění a zábava 10 Péče o zvířata 10 Střet zájmů 10 Upozorňování na problémy 12 Etický kodex obchodního partnera společnosti MSD byl přijat korporátním výborem pro zajištění shody s předpisy společnosti MSD dne 15. listopadu 2011, s platností od téhož dne. 3
OČEKÁVÁNÍ Společnost MSD prosazuje vysoký standard, pokud jde o etické podnikání a obchodování v souladu se zákonem. Totéž očekáváme od našich obchodních partnerů. Tento Etický kodex obchodního partnera představuje základní principy chování obchodních partnerů, kteří jsou v obchodním vztahu se společností MSD. Těmito principy se řídíme při výběru obchodních partnerů i při monitorování toho, zda se těmito principy naši obchodní partneři řídí. Naši obchodní partneři by také měli aplikovat tyto nebo podobné principy ve vztahu ke svým partnerům, s nimiž spolupracují při poskytování zboží a služeb společnosti MSD. OD OBCHODNÍCH PARTNERŮ SE OČEKÁVÁ, ŽE BUDOU... Pevně dodržovat etické principy, které se týkají pracovní síly, životního prostředí, ochrany zdraví a bezpečnosti při práci a systémů řízení. Zavádět tyto principy do své praxe a budou je komunikovat a aplikovat. Plně dodržovat příslušné zákony, pravidla a předpisy. Uplatňovat tyto principy v rámci svého přístupu a úsilí o neustálé zlepšování, vedoucímu k lepšímu výkonu. KLÍČOVÉ BODY: Mezi obchodní partnery patří organizace, které poskytují služby, dodávají suroviny, aktivní ingredience, komponenty, hotové výrobky nebo jiné produkty společnosti MSD a jejím provozům a pobočkám. Tyto principy nemají nahradit ani být ve střetu s jakýmkoliv příslušným zákonným či regulačním požadavkem nebo závazkem vyplývajícím ze smlouvy se společností MSD a jejími provozními jednotkami, divizemi a pobočkami. Je na každém obchodním partnerovi, aby určil, jak vyhovět a jak doložit shodu s principy a standardy uvedenými v tomto Etickém kodexu obchodního partnera. Tam, kde je smluvně specifikováno, si společnost MSD podrží právo auditu či inspekce, aby si shodu ověřila. Součástí základního výběru nových obchodních partnerů je, že MSD sleduje zajištění shody s tímto Etickým kodexem obchodního partnera tím, že budoucí partnery vyzve, aby vyplnili autoevaluační dotazník. Tam, kde je identifikováno vysoké riziko, společnost MSD následně žádá o návštěvu na místě. Podrobnější informace, jak těmto očekáváním vyhovět, najdete na webu: www.pharmaceuticalsupplychain.org;a www.unglobalcompact.org. 4
Ve společnosti MSD naše hodnoty a standardy vždy tvořily základ našeho úspěchu. Jsme přesvědčeni o tom, že společnosti i podniku nejlépe slouží zodpovědné obchodní chování a praxe. Základem této víry je přesvědčení, že naprosto minimální požadavek je, že obchod musí probíhat plně v souladu s veškerými relevantními zákony, předpisy a pravidly. Jsme si vědomi toho, že kultura může být různá, a že v různých částech světa mohou být tyto principy interpretovány a aplikovány různým způsobem, ale věříme, že to, co očekáváme my, je platné univerzálně. Chápeme, že metody a přístupy vedoucí k tomu, že bude vyhověno zákonům, společenským hodnotám a kulturnímu očekávání v různorodém prostředí světa se mohou v různých místech lišit. Věříme v rozvíjení vzájemně výhodných vztahů s našimi obchodními partnery, založenými na důvěře a respektu. Podnikáme čestně; vyhovujeme všem příslušným zákonům, předpisům a pravidlům platným v zemích, kde působíme. Usilujeme o to, abychom měli kladný vliv na život našich zaměstnanců, jejich rodin a komunit, v nichž působíme. Očekáváme od společností v naší síti obchodních partnerů, že budou dělat totéž. 5
LIDSKÁ PRÁVA A PRÁVA PRACUJÍCÍCH Obchodní partneři budou podporovat a řídit se mezinárodně prosazovanými požadavky na ochranu lidských práv, a dbát na to, aby se nepodíleli na porušování lidských práv. SVOBODY VOLBY ZAMĚSTNÁNÍ Obchodní partneři nesmí využívat nucené, vázané nebo upsané pracovní síly ani nedobrovolné vězeňské práce. Od zaměstnanců se nesmí před začátkem práce vyžadovat záruka ve formě úschovy, zástavy, jistoty atd. PRÁCE DĚTÍ A NEZLETILÝCH Obchodní partneři nesmí používat dětské pracovní síly. Zaměstnávání pracovníků mladších 18 let je možné jedině v případě práce, která není spojena s rizikem, a jedině když mladí zaměstnanci překročili zákonnou spodní hranici věku, od níž se v dané zemi po dokončení povinné školní docházky smí legálně pracovat. ZÁKAZ DISKRIMINACE Obchodní partneři jsou povinni dbát na to, aby na pracovišti nedocházelo k obtěžování nebo diskriminaci. Diskriminace například na základě rasy, barvy pleti, věku, pohlaví, sexuální orientace, etnické příslušnosti, fyzické vady, genetické informace, náboženské víry, politického přesvědčení, členství v asociaci nebo rodinného stavu se netoleruje. ROVNÉ ZACHÁZENÍ Obchodní partneři musí dbát na to, aby na pracovišti nedocházelo k hrubému či nelidskému zacházení. Patří sem i jakéhokoliv sexuální obtěžování, sexuální zneužívání, tělesné tresty, duševní či fyzický nátlak, verbální napadání zaměstnanců či hrozby, že takový zacházení by mohl být použit. MZDY, BENEFITY A PRACOVNÍ DOBA Obchodní partneři musí vyplácet zaměstnancům mzdy v souladu s příslušnými zákony, včetně předpisů, které se týkají minimální mzdy, práce přesčas a nárokových benefitů. Obchodní partneři jsou povinni komunikovat se zaměstnanci o výši odměny za práci řádným způsobem a včas. Od obchodních partnerů se dále očekává, že se s pracovníky dohodnou v případě, že bude potřeba pracovat přesčas, a že práce přesčas bude zaplacena. SVOBODA SHROMAŽĎOVÁNÍ Otevřená komunikace a přímé zapojení zaměstnanců (popřípadě jmenovaných pracovníků odborů) při řešení problémů na pracovišti a mzdové problematiky se podporuje. Obchodní partneři musí respektovat práva pracujících volně se sdružovat či vstupovat do odborových svazů a angažovat se a reprezentovat v zaměstnaneckých radách, zaručovaná místními zákony. Zaměstnanci musí mít možnost komunikovat s vedením o pracovních podmínkách otevřeně, bez vyhrožování odvetnými opatřeními, bez ponižování či šikanování. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A SOUKROMÍ Obchodní partneři musí respektovat jednotlivce způsobem, který je ve shodě s právy na ochranu soukromí a ochranu osobních údajů. Informace o lidech musí být vždy používány řádným způsobem a předpokládanému účelu, a musí být chráněny před zneužitím tak, aby nemohlo dojít k poškození osob, jako například diskriminace, nactiutrhání nebo jiné škody na dobré pověsti a osobní důstojnosti, k negativnímu dopadu na fyzickou integritu, ani k podvodům, finančním ztrátám či krádeži identity. 6
ZDRAVÍ, BEZPEČNOST A PROSTŘEDÍ Obchodní partneři musí zajistit bezpečné a zdravé pracovní prostředí, což se týká i rezidenční oblasti, kterou společnost zajišťuje. OCHRANA ZAMĚSTNANCŮ Obchodní partneři musí chránit své zaměstnance před nadměrným vystavením chemickým, biologickým a fyzickým rizikům i nadměrné fyzické zátěži na pracovišti i v jakékoliv rezidenční oblasti zajišťované společností. BEZPEČNOST PROCESŮ Obchodní partneři musí mít programově zavedeny procesy zajišťování bezpečnosti tak, aby bylo možné zabránit nebo minimalizovat následky nehod při úniku chemikálií, které se používají v provozech a procesech. Programy musí být souměřitelné s velikostí rizika. Obchodní partneři musí pracovat způsobem, který je efektivní a zodpovědný vůči prostředí, a tím minimalizovat negativní dopady na životní prostředí. Obchodní partneři jsou vyzýváni k tomu, aby šetřili přírodní zdroje, nepoužívali rizikové suroviny či materiály všude tam, kde to je možné a zapojovali se do aktivit zaměřených na opakované používání a recyklaci. PŘEDBĚŽNÁ OPATRNOST A ODEZVA V PŘÍPADĚ NOUZE Obchodní partneři jsou povinni identifikovat a vyhodnocovat nouzové situace na pracovišti v rezidenčních oblastech spravovaných společností, a minimalizovat jejich dopad cestou prevence a implementace nouzových plánů a postupů odezvy na nouzovou situaci. INFORMOVÁNÍ O RIZICÍCH Informace, které se týkají nebezpečných materiálů, včetně farmaceutických produktů a farmaceutických meziproduktů, musí být k dispozici tak, aby zaměstnanci mohli být vyškoleni nebo poučeni o správné manipulaci s materiály tak, aby nebyli vystavováni rizikům. ODPOVĚDNOST VŮČI ŽIVOTNÍMU PROSTŘEDÍ Obchodní partneři jsou povinni vyhovět všem příslušným předpisům na ochranu životního prostředí. Musí si zajistit veškerá vyžadovaná povolení, licence registrace či výjimky, týkající se životního prostředí, a musí plnit jejich požadavky, pokud jde o provoz a předkládání informací a hlášení. ODPADY A EMISE Obchodní partneři musí mít zavedeny systémy, které zajistí bezpečnou manipulaci, přepravu, ukládání, recyklování, opakované použití či zpracování, čištění a likvidaci odpadů, emisí a odpadní vody. Veškerý odpad, odpadní vody či emise s potenciálem negativního dopadu na lidské zdraví nebo životní prostředí musí být řádně zpracovány, kontrolovány a upraveny v souladu s předpisy dříve, než budou uvolněny do prostředí. VYLITÍ A ÚNIKY Obchodní partneři musí mít zavedeny systémy pro prevenci a zmírnění následků náhodného vylití či úniku do prostředí. 7
SYSTÉMY ŘÍZENÍ Obchodní partneři jsou povinni používat systémy řízení, které umožňují neustálé zlepšování a shodu s očekáváními, která jsou spojena s principy etické obchodní praxe. ZÁVAZEK A ODPOVĚDNOST Obchodní partneři musí doložit závazek dodržovat koncepci popsanou v tomto dokumentu tím, že dodržování tohoto závazku přidělí potřebné zdroje. VZDĚLÁVÁNÍ A KOMPETENCE Obchodní partneři musí mít zaveden program vzdělávání a školení, který umožní dosahovat potřebné úrovně znalostí, dovedností a schopností vedení i ostatních zaměstnanců vyhovět očekáváním. ZÁKONNÉ POŽADAVKY A POŽADAVKY ZÁKAZNÍKŮ Obchodní partneři musí identifikovat a vyhovět požadavkům příslušných zákonů, předpisů a standardů i relevantních požadavků zákazníků, a věnovat se mezerám, které budou identifikovány, odpovědně a včas. HODNOCENÍ A ŘÍZENÍ RIZIK Obchodní partneři musí mít mechanismy potřebné k tomu, aby mohli vyhodnotit a řídit rizika ve všech oblastech, které jsou pokryty v tomto dokumentu. DOKUMENTACE Obchodní partneři musí udržovat dokumentaci potřebnou k tomu, aby mohli doložit vyhovění očekáváním a shodu s příslušnými předpisy. OBCHODNÍ KONTINUITA Obchodní partneři jsou odpovědní za vypracování a implementaci relevantních plánů obchodní kontinuity pro operace, které se týkají spolupráce se společností MSD. NEUSTÁLÉ ZLEPŠOVÁNÍ Od obchodních partnerů se očekává, že budou neustále zlepšovat svůj výkon nastavováním cílů, realizací plánů implementace a prováděním nápravných opatření, která budou řešit nedostatky identifikované interním nebo externím hodnocením, inspekcemi a kontrolami vedoucích pracovníků. 8
ETICKÁ OBCHODNÍ PRAXE Obchodní partneři musí podnikat a obchodovat etickým způsobem a jednat čestně. POCTIVÉ OBCHODNÍ JEDNÁNÍ Jakákoliv korupce, vynucování či vydírání nebo zpronevěra jsou zakázány. Obchodní partneři nesmí nabízet, dávat ani přijímat úplatky ani participovat na jiných způsobech ovlivňování obchodu či vztahů s úřady. Obchodní partneři musí odmítat korupci v jakékoli formě. SPRAVEDLIVÁ SOUTĚŽ Obchodní partneři musí provádět své obchodní aktivity konzistentně v duchu spravedlivé a dynamické hospodářské soutěže a v souladu s relevantními protimonopolními zákony. Obchodní partneři jsou povinni používat čestné obchodní praktiky, včetně inzerce, která je obsahem přesná a pravdivá. IDENTIFIKACE OBAV A PROBLÉMŮ Obchodní partneři musí podporovat zaměstnance v tom, aby upozorňovali na problémy či nezákonné činnosti bez toho, že by museli mít obavy z odvety, ponižování nebo šikanování; pokud je potřeba, musí problém vyšetřit a popřípadě realizovat nápravná opatření. PŘESNOST OBCHODNÍCH ZÁZNAMŮ Účetní knihy a záznamy musí být v souladu s obecně platnými účetními předpisy. Záznamy musí být přesné ve všech zásadních aspektech. Záznamy musí být čitelné, transparentní, a musí odrážet skutečné transakce a platby. OCHRANA INFORMACÍ Obchodní partneři jsou povinni chránit důvěrné informace, včetně osobních údajů shromážděných pro/od společnosti MSD, a musí jednat tak, aby nemohlo dojít k jejich ztrátě, zneužití, krádeži, podvodu, neoprávněnému přístupu, odhalení či pozměnění. Patří sem i komunikace bez oprávnění a/nebo publikování či poskytnutí informací získaných od společnosti MSD nebo jejím jménem. Obchodní partneři, kteří požadují výměnu důvěrných informací se společností MSD, budou požádáni, aby předem uzavřeli dohodu o mlčenlivosti se společností MSD. Bez souhlasu společnosti MSD obchodní partneři nesmí sdílet důvěrné informace získané od MSD ani jiné informace, které získali v souvislosti s obchodním vztahem se společností MSD. Obchodní partneři musí zajistit, a musí být připraveni případně doložit, že mají zavedeno odpovídající zabezpečení tak, aby osobní a jiné důvěrné informace byly chráněny. Neoprávněné použití, odhalení či ztráta důvěrných informací společnosti MSD musí být okamžitě oznámena Kanceláři pro etiku společnosti MSD. DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ Práva k duševnímu vlastnictví musí být respektována; transfer technologií a know-how musí probíhat tak, aby byla zajištěna ochrana práv k duševnímu vlastnictví. DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ PŘI OBCHODOVÁNÍ Obchodní partneři musí vyhovovat veškerým relevantním kontrolám, sankcím a jiným opatřením, která se týkají dovozu a vývozu a které platí ve Spojených státech, a také zákonům platným v zemi (zemích), kde daná obchodní transakce probíhá. 9
ETICKÁ OBCHODNÍ PRAXE KLINICKÉ TESTY Pokud se provádějí klinické testy jménem společnosti MSD, musí být vždy prováděny v souladu s globálními standardy dobré klinické praxe, v souladu s příslušnými místními zákony a předpisy a na základě etických principů, které jsou vyjádřeny v Helsinské deklaraci. KVALITA PRODUKTŮ Obchodní partneři, kteří jsou zapojeni do dodávek, výroby, balení, testování, skladování a distribuce materiálů/produktů jménem společnosti MSD, musí dbát na to, aby byla všude tam, kde se to vyžaduje, zajištěna shoda s příslušnými požadavky Předpisů pro kvalitu dobrou výrobní a laboratorní praxi pro trhy, na kterých jsou tyto produkty registrovány a distribuovány. MARKETINGOVÁ A PROPAGAČNÍ PRAXE Veškeré marketingové a propagační materiály a aktivity musí vyhovovat vysokým etickým, lékařským i vědeckým standardům a musí vyhovovat všem relevantním zákonům a předpisům. V kontaktu s odborným zdravotnickým personálem, pacienty nebo personálem, který pečuje o zdraví zvířat, musí všichni obchodní partneři dodržovat příslušné oborové normy a standardy chování, které se jich týkají, např. standardy Evropské federace asociací farmaceutického průmyslu (EFPIA), Mezinárodní federace farmaceutických výrobců a asociací (IFPMA) a asociace pro farmaceutický výzkum a výrobu v Americe (PhRMA). DARY, POHOŠTĚNÍ A ZÁBAVA Obchodní partneři nesmí poskytovat dary, pohoštění či zábavu zaměstnancům společnosti MSD v žádné situaci, která by mohla ovlivnit nebo by se mohlo zdát, že by mohla ovlivnit, rozhodnutí zaměstnance ve vztahu s obchodním partnerem. V jiných situacích je akceptovatelné nabídnout zaměstnanci společnosti MSD nenákladné dárky, občerstvení či zábavu, a pokud se nejedná o finanční hotovost nebo ekvivalent, pokud je to obvyklou obchodní praxí, není to často a není to drahé, a pokud to neporušuje žádný zákon. PÉČE O ZVÍŘATA Se zvířaty se musí zacházet s respektem a bolest a stres se musí minimalizovat. Testování na zvířatech se dá provádět jedině po zvážení, zda je možná jiná alternativa, na minimálním počtu zvířat, a za předpokladu, že jejich strádání bude minimalizováno. Alternativní způsoby musí být nasazeny všude tam, kde je to možné, z vědeckého hlediska validní a pro regulatorní orgány přijatelné. STŘET ZÁJMŮ Obchodní partneři se musí vyhýbat jakékoli interakci se zaměstnancem společnosti MSD, které by mohly vyvolat střet nebo by se jako střet mohly jevit, pokud by takový zaměstnanec jednal v nejlepším zájmu společnosti MSD. Například, partneři nesmí zaměstnávat ani jiným způsobem v průběhu jakékoliv transakce mezi obchodním partnerem a společností MSD hradit žádné částky žádnému zaměstnanci společnosti MSD jiné než v souladu s ustanoveními smlouvy uzavřené s MSD. Pokud je obchodní partner v rodinném vztahu se zaměstnancem MSD nebo pokud má obchodní partner jiný vztah se zaměstnancem společnosti MSD, který by mohl představovat střet zájmů, pak tento obchodní partner je povinen o tomto vztahu informovat MSD. 10
UPOZORŇOVÁNÍ NA PROBLÉMY Zaměstnanci obchodních partnerů by při řešení interních problémů v oblasti etiky a shody s předpisy měli začít tak, že kontaktují svou společnost. Obchodní partneři, kteří mají za to, že zaměstnanec společnosti MSD nebo kdokoliv jiný, kdo vystupuje jménem společnosti MSD, se zapojil do nezákonných nebo jinak nepřípustných praktik, by měl záležitost oznámit přímo společnosti MSD. Kancelář pro etiku společnosti MSD poskytuje několik zdrojů, na které se můžete obrátit se svými obavami nebo s problémem bez toho, že byste museli mít obavy z následných represí. Proveďte oznámení na online formuláři: http://ethics.merck.com Volejte: +1 908-423-4958 nebo +1 800-990-1146 Faxujte: +1 908-735-1565 (důvěrné číslo faxu) Pošlete e-mail: officeofethics@merck.com Linka pomoci společnosti MSD je k dispozici po celém světě 24 hodin denně a provozuje ji externí organizace, takže váš hovor může zůstat anonymní. Operátor neposkytuje přímou pomoc, ale předává informaci o problému Kanceláři pro etiku, a vy obdržíte číslo případu a datum, kdy máte znovu zavolat. Při předávání otázek a tlumočení obav přijatých prostřednictvím linky pomoci do Kanceláře pro etiku nebudou bez souhlasu volajícího předány žádné identifikující informace. Kontaktování Linky pomoci: Přes internet: www.theadviceline.com Telefonicky: +1 877-319-0273 (v USA) nebo +1 704-323-4005 (mimo USA) Poznámka: Společnost MSD je v USA a Kanadě známá pod názvem Merck.