Zápis ze setkání Okresní rady Junáka Šumperk Místo a datum konání: Postřelmov, úterý 27. prosince 2012 15.30-19.30 Účastníci: br. Pavel Fornůsek Stopař, br. Petr Fornůsek Waope, br. Jaroslav Petřík Australan, ses. Miroslava Večeřová Mirabelka, br. Martin Večeřa, ses. Lada Matyášová, ses. Hana Uhráková - Hanýžka ORJ nebyla usnášeníschopná, ale neprojednávala záležitosti podléhající schvalování. Hodnocení kvality ORJ ORJ provedla hodnocení kvality své práce s využitím nástroje poskytnutého Ústředím v rámci Hodnocení kvality (http://bit.ly/ujdwzm). Neúčastníme se testování nástroje, hodnocení jsme si udělali pouze pro vlastní potřebu. Připomínky k nástroji byly zaneseny na web hodnocení kvality do příslušné sekce. Shrnutí: ORJ je jedinečným společenstvím a funkčním okresním orgánem, s dobrým plánováním, dobrou administrativou a dobrým finančním řízením. Střediskům v okrese jsou dostupné informace o dění na okrese, jejich činovníkům je dostupné vzdělávání, a ORJ má dobrý vztah k vyšším organizačním jednotkám Junáka. ORJ ale selhává především v podpoře středisek, v poskytování metodické podpory ve výchově a zpětné vazby. ORJ nepropaguje svoji činnost na veřejnost a nezajišťuje finanční podporu pro akce své nebo středisek. Akce, které ORJ pořádá, jsou schvalovány pouze formálně. ORJ nemotivuje dostatečně své členy, kteří nemají své funkce komu předat, a mají nedostatky v kvalifikaci. Komentář: Během hodnocení kvality byl problém určit, jakou skupinu lidí hodnotíme: zda úzkou ORJ (tedy tým, který se schází častěji, připravuje akce a táhne činnost ORJ), nebo širokou ORJ (ORJ v úplném složení, která se schází méně často a drtivou většinu své agendy věnuje administrativním povinnostem, např. schvalování rozdělení dotací, výše registračního poplatku, nebo rozpočtu). Na jednu stranu nástroj pravděpodobně počítal s hodnocením úplné ORJ, na druhou stranu není třeba aktivní podíl každého jednotlivého člena, aby ORJ byla funkční. Zejména od nevolených členů ORJ, kteří jsou členy z titulu funkce vedoucího střediska, nelze očekávat ani žádat zapojení v plném rozsahu a do všech aktivit. Ve většině případů jsme proto aplikovali kritérium pouze na užší tým ORJ. Níže překládáme výsledky hodnocení s uvedeným stupněm na škále hodně slabé slabé dobré hodně dobré. Výsledky jsou rozčleněny do sedmnácti kategorií, u každé kategorie je kurzívou uvedena vize kvalitního okresu. Každá kategorie je obarvená dle průměrného hodnocení jejích kritérií v zelených kategoriích si ORJ vede dobře nebo hodně dobře, v červeně podbarvených je ORJ slabá nebo hodně slabá. V další fázi budeme identifikovat kritéria, na jejichž zlepšení se přednostně zaměříme při tvorbě plánu pro příští rok (tedy kritéria červená tam, kde se naše vize kvalitní ORJ shoduje s vizí Hodnocení kvality). Uvítáme zpětnou vazbu nejen od členů ORJ, ale od všech činovníků okresu: napište nám, čím by ORJ mohla lépe přispět vaší činnosti, v čem bychom měli více zabrat. Napište také, ve kterých oblastech si ORJ vede dobře, a které činnosti v příštím roce uchovat nebo zopakovat. Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 1
1. Jedinečné společenství Kvalitní okres udržuje a rozvíjí mezi jednotlivými činovníky dobré mezilidské vztahy pro vzájemnou spolupráci, členové okresní rady a zpravodajové se podílejí na společné práci pro okres. 1.1. ORJ jako tým se setkává i na nějakých jiných setkáních než jednání ORJ. (dobré) 1.2. Činovníci spolupracují bez ohledu na příslušnost ke střediskům, vztahy jsou přátelské, lidé si pomáhají a tvoří sehraný tým. 1.3. V ORJ se většinou daří získat činovníky ke spolupráci na projektech/akcích ORJ, úspěšné akce se opakují. (dobré) 2. Obsazení funkcí a personalistika Kvalitní okres má personálně pokrytu významnou většinu všech oblastí své agendy, pracuje na personálním pokrytí zbylé agendy, aniž kumuluje funkce, své činovníky vhodně motivuje a připravuje jejich nástupce. 2.1. Vedoucí nebo jeho zástupce mají kapacitu na vedení ORJ, nekumulují vedoucí funkce v jiné jednotce. (dobré) 2.2. ORJ má personálně pokrytu významnou většinu agendy a na zbytku pokrytí aktivně pracuje. (dobré) 2.3. ORJ ad hoc motivuje činovníky prostředky dle svých možností. 2.4. Většina činovníků nemá svoji funkci komu předat. (hodně slabé) 3. Kvalifikace členů ORJ Kvalitní okres má všechny činovníky okresní rady (vč. zpravodajů) s potřebnou kvalifikaci pro výkon své funkce, tuto kvalifikaci si průběžně obnovují účastí na vzdělávacích akcích přínosných pro činovníky VOJ. 3.1. Předseda ORJ i jeho zástupce má vůdcovskou, organizační či hospodářskou zkoušku. 3.2. Min. 90% činovníků ORJ má nutnou kvalifikaci nebo potřebné předpoklady pro výkon své funkce, ostatní pracují na doplnění. 3.3. V minulém roce se min. 10% činovníků ORJ zúčastnilo jako účastníci vzdělávací akce. 4. Vzdělávání činovníků okresu 1 Kvalitní okres soustavně garantuje vzdělávání činovníků středisek a oddílů na základě potřeby v daném okrese. 4.1. ORJ podporuje výchovu rádců ve svém regionu nahodile, neexistuje pravidelné rádcovské vzdělávání. 4.2. ORJ zajišťuje čekatelskou kvalifikaci v regionu, pořadatel čekatelského kurzu a zkoušek je místní, program kurzu zohledňuje potřeby ORJ. 4.3. ORJ zajišťuje vůdcovskou kvalifikaci poskytováním přehledu kurzů i zkoušek a zajištěním dostatečné kapacity pro svůj okres. ORJ má přehled o kvalitě kurzů a zkoušek, doporučuje vhodné kurzy a zkoušky. 4.4. ORJ zajišťuje zdravotnickou kvalifikaci v regionu v dostatečné kapacitě pro svůj okres. ORJ má přehled o kvalitě kurzů a zkoušek, doporučuje vhodné kurzy a zkoušky. 4.5. ORJ zprostředkovává nabídky nahodile nebo odkazem na www stránky. 1 Nástroj hodnocení kvality počítá s případem, že na území ORJ poskytuje vzdělávání činovníků jiná organizace (např. místní lesní škola), což je i situace v ORJ Šumperk. Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 2
5. Okresní orgány Kvalitní okres má řádně pracující okresní orgány, které se pravidelně schází, existují zápisy z porad. 5.1. ORJ se pravidelně schází min. 3x ročně, docházka na ni činí průměrně min. 75 % členů rady. (dobré) 5.2. Termíny porad jsou předem známy, zápisy z nich jsou k dispozici všem účastníkům nejpozději tři dny po poradě. (dobré) 5.3. ORJ potvrzuje zpravodaje pouze formálně, bez seznámení se s jejich schopnostmi a představami. 6. Plánování Kvalitní okres má vytyčeny cíle a sestaven roční plán, podle kterého reálně funguje a který pravidelně vyhodnocuje; všichni činovníci okresní rady mají možnost se podílet na jeho tvorbě a provádění. 6.1. ORJ má vytyčeny měřitelné cíle a sestaven roční plán k jejich naplnění. (dobré) 6.2. Plán je tvořen jen několika činovníky, do tvorby se zapojuje jen část ORJ. 6.3. Kontrola ročního plánu ORJ je alespoň 2x ročně, je snaha o nápravná opatření. (dobré) 7. Akce Kvalitní okres pořádá pro svá střediska a oddíly různé akce (okresní setkání, závody ), na akcích je zajištěna bezpečnost, ORJ podporuje využívání mezinárodního rozměru. 7.1. ORJ schvaluje své akce pouze formálně (bere na vědomí jejich konání). 7.2. ORJ pořádá alespoň dvě jiné akce pro své členy ročně než postupové závody s různým zaměřením. 7.3. ORJ zajišťuje bezpečnost na svých akcích pouze částečně (chybí zdravotník, lékárna, kvalifikace, poučení účastníků ). 7.4. ORJ pouze zprostředkovává informace o možnosti svých členů účastnit se na mezinárodních akcích. 8. Podpora středisek Kvalitní okres podporuje svá střediska a pomáhá jim k úspěchu, podporuje specializované zpravodaje středisek (výchovní zpravodajové, revizoři ), garantuje jejich kvalitu. 8.1. ORJ se metodickou podporou výchovných zpravodajů a oddílů nezabývá. (hodně slabé) 8.2. ORJ se metodickou podporou revizorů a hospodářů středisek nezabývá. (hodně slabé) 8.3. ORJ se snaží řešit otázku kvality svých středisek, nicméně i přesto jsou některá střediska v krizi. 9. Zpětná vazba střediskům a oddílům Kvalitní okres vyhodnocuje činnost středisek a oddílů a poskytuje zpětnou vazbu jejich činnosti ke zvýšení jejich kvality. 9.1. ORJ se nezajímá o akce, které střediska pořádají. (hodně slabé) 9.2. ORJ přebírá informaci o aktivitě středisek jen zprostředkovaně (z registrace, přehledu táborů, rozdělování dotací ). Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 3
10. Výchova Kvalitní okres dbá, aby střediska zajišťovala práci svých oddílů podle výchovného systému, garantuje jejich kvalitu. 10.1. ORJ se nezajímá o to, zda výchovní zpravodajové ve střediscích znají oficiální výchovný systém. (hodně slabé) 10.2. ORJ nemá přehled o využívání výchovného programu v oddílech. (hodně slabé) 10.3. ORJ nijak nepodporuje střediska ve využívání výchovného systému v oddílech. (hodně slabé) 10.4. ORJ trvale zajišťuje oddílům možnost zúčastnit se postupových závodů, závody jsou pořádány pod gescí ORJ. 10.5. ORJ se nezajímá o to, zda se střediska účastní oficiálních závodů. (hodně slabé) 11. Informace a komunikace Kvalitní okres zpracovává informace ústředí Junáka a VOJ a poskytuje je vhodnou formou střediskům a oddílům dle svého uvážení. Efektivně komunikuje moderními a funkčními prostředky. 11.1. ORJ má informace z KRJ a ústředí, ale neposkytuje je vhodnou formou střediskům a oddílům. 11.2. ORJ poskytuje informace o dění na okrese vypovídající zápisem z jednání ORJ a některou z dalších forem (oběžník, web ). ORJ má aktualizovaný web a používá navíc některou z dalších forem komunikace. 11.3. ORJ efektivně používá běžné komunikační kanály a dále pracuje na zlepšování komunikace. 11.4. Hlavní činovníci ORJ používají skautské i tematické weby, ale ostatní činovníci nejsou vedeni k jejich využívání. 12. Propagace Kvalitní okres soustavně podporuje propagaci ve svém okresu pro udržování a růst členské základny (např. pořádáním akcí pro veřejnost, reklamou, know-how pro ORJ...). 12.1. ORJ nekomunikuje žádnou formou s veřejností nebo pouze minimálně. (hodně slabé) 12.2. ORJ svoji činnost nepropaguje (nemá web, vývěsku, výroční zprávu...). (hodně slabé) 13. Vztah k Junáku jako celku Kvalitní okres připravuje a poskytuje schopné činovníky pro potřeby celé organizace (do vyšších orgánů, pro velké projekty ). 13.1. V posledních třech letech ORJ poskytla min. 1 nového činovníka mimo okruh ORJ (KRJ, ústředí, odbor ). (dobré) 13.2. V posledních volbách do KRJ nebo ústředních orgánů kandidovali z okresu alespoň dva činovníci. Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 4
14. Administrativa Kvalitní okres vede veškerou potřebnou dokumentaci (účetnictví, smlouvy, zápisy ) a provádí řádnou registraci. 14.1. ORJ má bezchybné a včas zpracované kompletní účetnictví, které má bezpečně a přehledně uložené. 14.2. ORJ včas zaregistrovala všechny střediska a zaplatila odvod na KRJ. (dobré) 14.3. Většina dokumentů je v pořádku, existuje jejich přehled, jsou bezpečně uloženy, ale nejsou dobře přístupné. (dobré) 14.4. ORJ používá jedno nebo více úložišť pro dokumenty i účetnictví, má o nich přehled, používá pouze některé pravidla pro archivaci. (dobré) 15. Finanční řízení Kvalitní okres hospodaří s dlouhodobě vyrovnaným rozpočtem (schváleným a průběžně kontrolovaným) včetně revizní kontroly svého hospodaření. 15.1. ORJ schvaluje rozpočet, zajišťuje průběžnou kontrolu jeho čerpání a vyhodnocuje jeho plnění. 15.2. ORJ hospodaří poslední tři roky s přebytkem a tvoří při tom rezervu pro případ potřeby; nebo ji plánovaně čerpá. (dobré) 15.3. Revizní komise provádí revizi účetnictví ORJ a všech středisek (pro všechny roky). 16. Zdroje financování Kvalitní okres úspěšně shání dárce a sponzory pro zajištění svého provozu a činnosti, podporuje střediska v jejich vlastním získávání finančních prostředků. 16.1. ORJ nic nedělá pro získání zdrojů ze soukromého sektoru, nic nedostává nebo pouze náhodně a málo. (hodně slabé) 16.2. ORJ se podporou středisek v získávání finančních prostředků nezabývá. (hodně slabé) 17. Majetkové zázemí Kvalitní okres zajišťuje a udržuje majetek pro činnost okresu (např. základny, vybavení ), provádí pravidelně inventarizaci a má jej zabezpečený a pojištěný. 17.1. Existuje úplná operativní evidence majetku, probíhá jeho každoroční inventarizace, většina majetku má fungujícího správce. (dobré) 17.2. ORJ nijak neřeší pojištění majetku ani odpovědnosti činovníků. (hodně slabé) 17.3. ORJ si udrželo hodnotu svého nemovitého majetku a inventáře (vyjma schváleného prodeje, odpisů či běžného opotřebení). (dobré) Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 5
Setkání na Junioru ORJ rozhodla, že 10.-12.2.2012 uspořádá setkání na chatě Junior pro činovníky okresu ve věku od rádce výš. Charakter akce - mělo by to být více oddychové, než vzdělávací - z rádcáku přislíbilo účast 25 frekventantů - na místě organizačně zajistí Stopař, Waope, Mirabelka, Martin, Lada, Hanýžka, Magaskawin, Australan pouze bude-li to nezbytně nutné - přijet může kdokoliv z okresu od rádců výš - bloky programu se budou prolínat a budou dobrovolné bude na zvážení každého, k čemu svůj čas využije - jídla budou vždy v rozmezí od-do, ne v pevně stanovený čas; přípravu zajistí vždy jeden z organizátorů plus několik dobrovolníků - bude k dispozici dětský koutek, aby se rodiče mohli účastnit programu zajistí Magaskawin, Hanýžka poprosí Žužu - do Tří králů budou známi externisté a hotový program, do konce ledna budeme chtít přihlášky Předběžný program Pátek - uvolněné povídání nebo film (oddechový) Sobota - nástup stručné představení se, řekne se co bude za program (Martin) např. soutěž ve stavbě nejoriginálnějšího sněhuláka, apod. - cross-country výlet na běžkách (s Martinem nebo volně) - sjezdovky - výlet pěšmo - deskové hry (vezme šumperské středisko) - rukodělka (např. malování na hedvábí, povede Hanýžka; Mirabelka domluví poskytnutí materiálů z Krámku) - cestopisná přednáška s promítáním (Martin poprosí Ivo Müllera) - diskusní večer nad filmem (připraví austri) - možná masáže - vzdělávací seminář (Stopař se zeptá Edyho, jestli by nám neudělal přednášku o moderních médiích) - společenský večer (Laduš) Neděle - úklid chaty a odjezd domů Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 6
Další setkání ORJ (úzké) proběhne 29.1. od 15.00 u Mirabelky v Hraběšicích. Moc děkujeme Hanýžce za pohostinství a Magaskawin za hlídání a trpělivost s Míšou a Matesem. Úkoly Úkoly vztahující se k realizaci setkání na Junioru. Laduš - osloví LŠ s pozvánkou na setkání na Junioru - připraví návrh na společenský večer v sobotu Martin - zajistí dataprojektor, plátno, reproduktory, počítač a oddechové filmy - domluví Ivo Müllera - má s Mirabelkou na starost ubytovávání v pátek večer; pokud by měli přijet pozdě, dají to včas vědět Stopařovi Středisko Šumperk - poskytne deskové hry Hanýžka - připraví rukodělku a dá Mirabelce vědět, jaké materiály bude potřebovat - poprosí Žužu, jestli by pomohla hlídat v dětském koutku Mirabelka - domluví poskytnutí materiálů z Krámku - poprosí Agni, jestli by uvařila na pátek večer guláš, příp. zda by byla ochotná přijet Austri - připraví film k večerní diskusi Waope - poptá se kamarádky, jestli by byla ochotná přijet masírovat Stopař - zeptá se Edyho, jestli by přijel udělat přednášku o moderních médiích - stanoví účastnický poplatek na základě finančních nároků na programy, jídlo, a ubytování - zhotoví a rozšíří pozvánky Magaskawin - připraví jídelníček, odhadne zhruba cenu na osobu a spolu s Waopem a Večeřovýma zajistí suroviny??? - mapy oblasti pro zájemce o výlet - kytara a písničky ke hraní v pátek a sobotu večer zapsal australan Okresní rada Junáka Šumperk, IČO 603 41 921, evidenční číslo: 715 Stránka 7