01. Identifikační kód PDY00011 02. Kód SC00011 03. Pojmenování (název) životní situace Žádost o informaci - vyžádání kopie dokumentu z úřední úschovy úřadu. 04. Základní informace k životní situaci Občan požádá o zhotovení fotokopií ze spisů, které jsou v úřední úschově úřadu. Žadatelem je fyzická, nebo právnická osoba. Jedná se o dokumenty vztahující se k osobě žadatele. Jedná-li se o dokumenty k jiné osobě, je třeba prokázat oprávnění nároku na získání požadovaného dokumentu. Dnem 1.1.2000 nabyl účinnosti zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Zákon upravuje základní podmínky, za nichž jsou informace poskytovány a zveřejňovány. Zveřejněnou informací pro účel tohoto zákona je taková informace, která může být vždy znovu vyhledána a získána, zejména vydána tiskem nebo na jiném nosiči dat umožňujícím zápis a uchování informace. 05. Kdo je oprávněn v této věci jednat (podat žádost apod.) Žadatelem je fyzická, nebo právnická osoba, které se věc týká, nebo prokáže oprávněnost svého nároku. 06. Jaké jsou podmínky a postup pro řešení životní situace Dle charakteru požadované informace se občan se svou žádostí obrátí na příslušný úřad. V žádosti je třeba přesně uvést, jaký dokument občan požaduje např. kopie z úředních spisů (v určité věci, k určitému číslu jednacímu), nebo údaje o žadateli. Formulář žádosti není stanoven. 07. Jakým způsobem zahájit řešení životní situace Na příslušný úřad podat žádost, ve které bude uvedeno, kdo žádá, z jakého důvodu, koho a jaké záležitosti se požadovaný dokument týká, v jaké době věc proběhla, popř. další podrobnosti, dle kterých lze požadovaný dokument blíže určit. Žádost lze podat osobně, písemně poštou, faxem, elektronicky. 08. Na které instituci životní situaci řešit Na příslušném úřadu, dle charakteru žádosti, tj. např. dle místa, kde byla původně záležitost vyřizována a podklady jsou uloženy ve spisovně příslušného úřadu, nebo v příslušném Státním okresním archivu. V Poděbradech se žadatel obrátí na Městský úřad, Poděbrady, Jiřího náměstí 20, 290 31 Poděbrady, tel. 325 600 211, fax: 325 614 486, e-mail: podatelna@mesto-podebrady.cz, www.mesto-podebrady.cz. 09. Kde, s kým a kdy životní situaci řešit Na MěÚ Poděbrady dle charakteru dokumentu na příslušném odboru úřadu. Odbory sídlí na Jiřího náměstí 20 (budova radnice), a na nám. T. G. Masaryka 1130 (budova u nádraží).
Jedná-li se o vyhledávání dokumentů ze spisovny MěÚ Poděbrady, žádost se podává na podatelně, v budově radnice. Úřední hodiny jsou pondělí a středa 8-11, 12 17 hod., ve čtvrtek 8 11 hod. Provozní doba podatelny je: pondělí, středa 7-17 hod., úterý, čtvrtek 7-15 hod., pátek 7-14 hod. 10. Jaké doklady je nutné mít s sebou V žádosti uvést co nejpodrobnější údaje k požadovanému dokumentu co bylo jeho obsahem, v jaké době byl dokument zpracován, který odbor úřadu (nebo dřívější organizace) jej zpracovával. Žadatel uvede, zda si po vyřízení žádosti požadované dokumenty vyzvedne osobně, nebo určí adresu, kam mu mají být zaslány. 11. Jaké jsou potřebné formuláře a kde jsou k dispozici Není stanoven formulář žádosti. 12. Jaké jsou poplatky a jak je lze uhradit Poplatky jsou stanoveny zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, (s účinností od 17.1.2005), a dále jsou stanoveny v Sazebníku úhrad za poskytování informací a za zpracování žádosti o informaci dle zák. č. 106/1999 Sb. Za vyhotovení kopie, stejnopisu, opisu ze spisů v úřední úschově, za každou započatou stránku, pořizovanou na kopírovacím stroji nebo tiskárně se účtuje: 15,- Kč za stránku formátu A4, 30,- Kč za stránku formátu A3, (dle zákona č.634/2004 Sb., o správních poplatcích). Za vyhledávání dokladu (zpracování žádosti o informaci) se účtuje: 120,- Kč za každou hodinu dle Sazebníku úhrad za poskytování informací dle zák. č. 106/1999 Sb. Poplatek je stanoven pouze v případě, který vyžaduje mimořádné rozsáhlé vyhledávání informací (ve spisovně, kompletaci údajů, které nejsou komplexně předmětem činnosti úřadu, na zpracování se musí podílet více pracovníků či odborů, apod.) Poplatek se hradí před převzetím vyhotovených dokumentů, v hotovosti na pokladně MěÚ Poděbrady, nebo může být stanovena částka uhrazena poštovní poukázkou, nebo bankovním převodem. V případě zaslání odpovědi poštou se připočítává poštovné a balné, dle sazebníku České pošty. 13. Jaké jsou lhůty pro vyřízení Lhůty jsou stanoveny příslušnou právní úpravou. Je-li to možné, úřad vyřídí žádost bezodkladně, nejpozději do 15 dnů od přijetí žádosti. Ze závažných důvodů lze lhůtu prodloužit ( 14 z. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím). 14. Kteří jsou další účastníci (dotčení) řešení životní situace Nejsou, pokud žadatel podal žádost ve věci, která se týká jen jeho osoby. 15. Jaké další činnosti jsou po žadateli požadovány Dle obsahu podané žádosti může úřad žadatele vyzvat k upřesnění podaní. Žadatel o informaci bude (v případě, kdy poskytovatel informace, kopie dokladu z majetku města, požaduje úhradu) předem seznámen se všemi skutečnostmi a přesnou výši úhrady za zpracování jeho žádosti o informaci kopii dokumentu, dle požadovaného rozsahu. Uhradí stanovené správní poplatky (dle zák. č. 634/2004 Sb.), a poplatky, stanovené v Sazebníku
úhrad za poskytování a zpracování informací (dle zák. č. 106/1999 Sb.), dle charakteru dokladu. Po uhrazení poplatků a vyřízení žádosti si občan požadovaný dokument může převzít na úřadu, nebo mu je zaslán poštou na jím uvedenou adresu. 16. Elektronická služba, kterou lze využít Žádosti či dotazy lze zaslat na Městský úřad Poděbrady na adresu: podatelna@mesto-podebrady.cz, nebo na e-mailové adresy jednotlivých pracovišť úřadu, dle seznamu, uvedeného na: www.mesto-podebrady.cz., odkaz Městský úřad, tel. seznam, e-mail. Případné dotazy na Státní okresní archiv Nymburk, se sídlem v Lysé nad Labem lze zaslat na: soka-nbk@e-mail.cz 17. Podle kterého právního předpisu se postupuje Zákon č.106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění. Zákon č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění. 18. Jaké jsou související předpisy Zákon č. 499/2004 Sb., o spisové službě a o změně některých zákonů. Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu obecními úřady, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí Vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu obecními úřady. Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů. 19. Jaké jsou opravné prostředky a jak se uplatňují V případě, že se jedná o žádost o poskytnutí informace ve smyslu ustanovení zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, a úřad žádosti nevyhoví, vydává se rozhodnutí, proti kterému lze podat odvolání (dle 15,16 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím). V ostatních případech se žadatel může obrátit na příslušný nadřízený orgán. 20. Jaké sankce mohou být uplatněny v případě nedodržení povinností Vůči žadateli nejsou uplatňovány sankce, pokud není uhrazen poplatek, dokument mu není vydán. V případě, že by při podání žádosti občan např. předložil záměrně pozměněné listiny, kterými by např. doložil svou oprávněnost k získání požadovaného dokumentu, mohlo by s ním být zahájeno přestupkové řízení, dle příslušného ustanovení zákona. 21. Nejčastější dotazy 1. Jaké jsou poplatky za poskytnutí kopií, např. podkladů k mé stavbě, z archivu výstavby? Poplatky jsou stanoveny dle zák. č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, za kopii formátu A4 se platí 15 Kč a za kopii formátu A3 = 30 Kč (za každou i započatou stránku). 2. Jaké jsou poplatky za vystavení druhopisu rodného, úmrtního, nebo oddacího listu? Poplatky jsou stanoveny dle zák. č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v tomto případě je stanovený poplatek 100 Kč. 3. Lze získat nějaké potvrzení, nebo kopie dokladů, potvrzujících zaměstnání žadatele na městském úřadu v minulosti, pro účely přiznání důchodu?
Ano, pokud jsou uloženy ve spisovně úřadu. Např.mzdové listy zaměstnanců mohou být skartovány po 45 letech ve skartačním řízení dle Spisového a Skartačního řádu MěÚ Poděbrady, s účinností od 14.2.2005). 4. Jak dlouho jsou dokumenty uschovávány ve spisovně úřadu? Lhůty jsou stanoveny dle zák. č. 499/2004 Sb., o spisové službě a o změně některých zákonů, záleží na charakteru dokumentu. 5. Může si každý požádat o kopie jakýchkoliv dokumentů, které jsou v úschově MěÚ? Žadatelem je fyzická, nebo právnická osoba, které se věc týká, nebo prokáže oprávněnost svého nároku, je třeba však respektovat, že v některých případech nelze vyhovět dle zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 6. Je spisovna MěÚ, ve které jsou dokumenty ukládány, veřejně přístupná občanům? Není, do centrální spisovny mají přístup pouze pověření pracovníci úřadu. 7. Nejsou-li již dokumenty ve spisovně MěÚ, kam jinam se lze obrátit? Např. na Státní oblastní archiv Praha, Státní okresní archiv v Nymburku, se sídlem v Lysé nad Labem, zámek 6, p.s. 11, 289 22 Lysá nad Labem: soka-nbk@e-mail.cz, tel: 325 551 046, nebo na Státní ústřední archiv v Praze, archivní areál Chodovec, Archivní 4 140 00 Praha 4: sua@mvcr.cz, tel: 974 811 111. 22. Další informace Pro urychlení vyřízení, po zjištění (dle obsahu a charakteru dokumentu), který odbor vyřizoval, se lze obrátit přímo na odbor, který příslušnou agendu zastává a konzultovat věc s příslušným pověřeným pracovníkem. 23. Informace o popisovaném postupu (o řešení životní situace) je možné získat také z jiných zdrojů nebo v jiné formě Je možné, že požadovaný dokument se stal tzv. archiválií, byl již trvale uložen do Státního okresního archivu. Adresa a spojení do archivu, pod který MěÚ Poděbrady patří: Státní oblastní archiv v Praze, Státní okresní archiv v Nymburku, se sídlem v Lysé nad Labem, zámek 6, p.s.11, 289 22 Lysá nad Labem. Tel: 325 551 046, fax: 325 553 237, soka-nbk@e-mail.cz Seznam ostatních archivů je uveden v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a o spisové službě a o změně některých zákonů. Podle tohoto zákona, dle 34-37 a za dodržení podmínek stanovených badatelským řádem archivu lze nahlížet v archivech do archiválií. K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li stanoveno jinak. Archivní informace můžete získat: Stránky Ministerstva vnitra: Odkazy na stránkách MV ČR www.mvcr.cz : Archivnictví Vzor badatelského řádu a badatelského listu 24. Související životní situace a návody, jak je řešit Vydání druhopisu matričních dokladů Internetové stránky MěÚ Pdy: www.mesto-podebrady.cz, obsahující přehled činností jednotlivých odborů a informace k řešení životních situací, včetně umístění pracovišť odborů a kontaktů na jednotlivé pracovníky (tel., fax, e-mail). 25. Za správnost popisu odpovídá útvar MěÚ Poděbrady, odbor správních činností, ing. Kabátková Marie vedoucí odboru, tel: 325 600 240, e-mail: sc@mesto-podebrady.cz
26. Kontaktní osoba Hana Svobodová, archivní a spisová služba, MěÚ Poděbrady, odbor správních činností: tel: 325 600 247, e-mail podatelny: informace@mesto-podebrady.cz 27. Popis je zpracován podle právního stavu ke dni 28.11.2006 28. Kdy byl návod naposledy aktualizován nebo byla ověřena jeho správnost 20.12.2006 29. Datum konce platnosti popisu Není stanoveno 30. Případná upřesnění a poznámky k řešení životní situace Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce ( 2 písm. d) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě).