Koncepce prezentace České republiky na mezinárodních veletrzích a výstavách (východiska k akcím v letech 2008 2010) I. ÚVOD Mezinárodní veletrhy a výstavy ( MVV ) zůstávají nadále účinným prostředkem k prezentaci firem, ověření zájmu o jejich výrobky, k navázání nových a rozvoji stávajících partnerských vztahů. Ministerstvo průmyslu a obchodu ( MPO ) realizuje dlouhodobě program českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách ( ČOÚ ), jenž pomáhá českým firmám využívat tento marketingový nástroj a zároveň budovat obraz České republiky jako technologicky vyspělého a spolehlivého obchodního partnera. Dosavadní zkušenosti z realizace programu potvrzují účelnost jeho zachování. Z provedené analýzy ČOÚ, postavené zejména na zpětné vazbě od podnikatelské veřejnosti, nových trendů v oblasti výstavnictví a také vnitřního Auditu organizování mezinárodních výstav, veletrhů a propagačních akcí, který upozornil na řadu nedostatků, však vyplývá potřeba zefektivnění výkonnosti MPO v této oblasti. Předkládaný materiál reaguje na tuto potřebu soustavou cílů, které bude MPO sledovat při organizování ČOÚ, a novými postupy vedoucími k jejich dosažení. II. SOUSTAVA CÍLŮ Cíle koncepce: a) z hlediska výsledků kvalitní a profesionální prezentace na MVV ( méně ale kvalitněji ); účelné, hospodárné a efektivní vynakládání prostředků z veřejných rozpočtů; maximalizace přínosů vyplývající z ČOÚ. b) z hlediska podnikatelských subjektů možnost spolurozhodovat o všech zásadních otázkách, týkajících se výběru, obsahové náplně a vyhodnocování ČOÚ; úspora nákladů spojených s účastí na ČOÚ; rozvoj exportních kompetencí. c) z hlediska struktury a funkčnosti systému snížení počtu kategorií ČOÚ; 1
zvýšení transparentnosti rozhodovacího procesu a přidělovaných rozpočtových prostředků; synergie účinku rozpočtových prostředků a zdrojů EU; společná nabídka prezentačních akcí MPO a CzechTrade; podpora projektového a manažerského řízení; zajištění efektivní kontroly a zpětné vazby. III. NOVÉ POSTUPY V PŘÍPRAVĚ A REALIZACI ČOÚ III.1. Výběr a kategorizace ČOÚ Při výběru ČOÚ musí být dán ještě větší prostor oborovým svazům, asociacím a také názorům jednotlivých firem. Ony budou iniciátorem a v případě rozhodnutí o realizaci ČOÚ i hlavním garantem zájmu českých firem o účast na ČOÚ, neboť v předešlých letech byly některé ČOÚ zrušeny právě z důvodu nedostatečného zájmu českých firem. Prezentace na mezinárodních výstavách a veletrzích bude napříště realizována prostřednictvím jednotné nabídky akcí, které budou připravovány a prováděny MPO a CzechTrade, a v nichž bude kombinováno využití rozpočtových prostředků a fondů Evropské unie. MPO se soustředí na podporu společných účastí firem na mezinárodních veletrzích a výstavách pod hlavičkou České republiky nebo konkrétní asociace. Z rozpočtu MPO by tak podpora činila cca 150 mil. Kč ročně a byla určena výhradně na společné prezentace (pod hlavičkou státu kategorie A, B a pod hlavičkou asociace kategorie C). Prostřednictvím agentur CzechTrade a CzechInvest budou realizovány ty veletrhy a výstavy, které nebude moci MPO pokrýt ze svého rozpočtu. Půjde typově o jiné akce než ty organizované MPO, kdy není výhodná společná účast, resp. jde o individuální účast firem společně nezastřešenou, nebo kdy bude prezentace realizována katalogovým způsobem. Na tyto akce budou využity prostředky Operačního Programu Podnikání a Inovace, přičemž účast firem bude moci být financována až do výše 50 procent nákladů. Podpora z tohoto programu může činit až cca 65 miliónů Kč za rok. Kategorie podporované výlučně z prostředků MPO budou ze současných 6 kategorií ČOÚ (A-F) zúženy na 3 formy ČOÚ, a to: kategorie A - národní výstavy, zabezpečuje MPO kategorie B - společné expozice, zabezpečuje MPO kategorie C - finanční příspěvky, zabezpečují dle konkrétní akce SPD ČR, HK ČR, oborové svazy a asociace, české ZÚ/OEÚ. V kategorii A budou realizovány 3 4 národní výstavy za rok (v uplynulých letech v průměru 4 ročně). V kategorii B bude uskutečněno maximálně 25 společných expozic 2
a v kategorii C bude plánováno zhruba 30 akcí. Postupně bude docházet ke snižování celkového počtu ČOÚ s cílem soustředit se více na kvalitní přípravu a realizaci jednotlivých akcí. Celkový počet podporovaných akcí však bude obdobný jako v minulosti, neboť firmy mohou využít ještě prostředky Operačního Programu Podnikání a Inovace. Účast firem na ČOÚ bude podmíněna dodržením pravidel formulovaných v Zásadách pro organizování ČOÚ na MVV. Rámcové podmínky účasti na akcích CzechTrade a CzechInvest budou upraveny ve výzvě k programu MARKETING v rámci Operačního Programu Podnikání a Inovace v části Specializované veletrhy a výstavy. III.2. Projektové řízení ČOÚ Za účelem zvýšení výkonnosti MPO bude organizace ČOÚ procesně upravena tak, aby umožňovala: jednotné řízení; větší pružnost systému, včetně schopnosti flexibilně reagovat na případné změny; snadnou kontrolovatelnost stavu přípravy ČOÚ, jednoznačnou odpovědnost všech účastníků procesu; žádoucí variabilitu a jedinečnost jednotlivých projektů (jejich přípravu na klíč ); lepší komunikaci vůči oborovým svazům a asociacím. Každý veletrh a každá výstava budou vnímány jako samostatné projekty, které budou řízeny manažerským způsobem. Řízením projektu bude pověřen konkrétní projektový manažer (dříve nazýván ředitel účasti ), který bude zodpovídat za celý projekt od výběru realizátora, vytvoření doprovodného programu, rozpočet celé akce až po realizaci a kontrolu závěrečné zprávy a dodržení projektového záměru. Projektový manažer rovněž řídí činnost projektového týmu. Projektoví manažeři se rekrutují z řad odboru 07300 a odpovídají za svou činnost vedoucímu tohoto útvaru. Závěrečné hodnocení ČOÚ provádí Komise pro veletrhy a výstavy (viz níže), na základě jejíhož zadání byl projekt ČOÚ připravován a realizován. Složení projektového týmu: zástupce oborového svazu, resp. asociace; pracovníci MPO (teritoriální a oborové zaměření); realizátor; zástupce agentury CzechTrade; zástupce příslušného obchodně ekonomického úseku v zahraničí (korespondenčně); další přizvaní odborníci dle náročnosti akce. Předmět činnosti projektového manažera a projektového týmu je specifikován v Manuálu 3
projektového manažera. Kromě věcného, organizačního a technického zabezpečení bude projektový manažer dbát také na designovou a imageovou stránku ČOÚ, tedy na úpravu stánku a o to, aby doprovodný program zohledňoval odlišnosti jednotlivých teritorií a dokázal náležitě prezentovat ČR. V závislosti na charakteru akce vzejde z projektového týmu doporučení pro ministra, na jaké úrovni bude MPO na veletrhu zastoupeno (významné akce na úrovni náměstka, další na úrovni ředitelů odborů atd.). Toto umožní využít odbornou erudici pracovníků MPO, aniž by byli zatěžováni povinnostmi při organizačně-technickém zajišťování akcí. Do přípravy a realizace ČOÚ se více zapojí vedoucí obchodně ekonomických úseků zastupitelských úřadů ČR v zahraničí a ředitelé zahraničních kanceláří CzechTrade. Role těchto pracovníků bude spočívat stejnou měrou v akviziční činnosti před veletrhem či výstavou, jako v jejich aktivní účasti na ČOÚ, kde budou plně k dispozici firmám. III.3. Zjednodušení systému přípravy a realizace ČOÚ začne výběrem veletrhů s dvouletým předstihem; bude postaven na koncepčním zpracování každé expozice (podoba stánku, doprovodný program atd.) a zjištění finálního počtu zúčastněných firem; umožní postoupení realizátorovi až po jasném zadání. Současně budou vytvořena nová pravidla pro zajišťování ČOÚ, a to: veřejná soutěž na rámcové smlouvy s realizátory (minimálně 5 firem), rámcové smlouvy budou uzavírány na 2 roky; soutěž o návrh grafického a architektonického projektu stánků na jednotlivé národní výstavy (kategorie A); soutěž o návrh grafického a architektonického projektu stánku v několika variantách pro společné účasti (kategorie B); akce zabezpečované oborovými asociacemi či svazy (kategorie C) budou v jednotném vizuálním stylu českých expozic, který bude promítnut i do doprovodných aktivit. V souladu s tím dojde ke změnám také v oblasti činnosti Komise pro veletrhy a výstavy. Její činnost se soustředí především na výběr vhodných ČOÚ, obsahové zaměření konkrétních ČOÚ a hodnocení úspěšnosti jednotlivých ČOÚ za uplynulý rok. Na základě tohoto hodnocení bude komise navrhovat strategii ČOÚ na další léta. Členové komise budou jmenováni z řad Výboru pro veletrhy a výstavy SPD ČR, sdružení SOVA - Společenstvo organizátorů veletržních a výstavních akcí, HK ČR, VŠUP. V případě potřeby budou přizvány další zainteresované subjekty hl. m. Praha, CzechTourism, MZV ČR, kraje apod. 4
Komise: doporučuje oborové a teritoriální zaměření společných účastí ČR na veletrzích v zahraničí; projednává způsob realizace účasti (realizace prostřednictvím asociace nebo MPO); doporučuje tuzemské veletrhy mezinárodního významu, na které bude zaměřena podpora českých vývozců; vyhodnocuje realizované ČOÚ. IV. FINANCOVÁNÍ AKTIVIT NA PODPORU EXPORTU V TUZEMSKU V České republice existují mezinárodní veletrhy na evropské úrovni, které svým významem přesahují hranice ČR a okolních zemí střední Evropy, a které představují reprezentativní oborovou nabídku zboží a služeb. Účast na tuzemském mezinárodním veletrhu poskytuje tuzemským firmám exportní možnosti. Prezentace na tuzemských veletrzích je pro ně v porovnání se zahraničím méně nákladná, české firmy si pro svoji prezentaci vybírají prioritně odpovídající oborový veletrh v ČR, neboť i zde se setkávají se zahraničními návštěvníky a zahraničními vystavovateli. Dosud byla podpora firem soustředěna výlučně na zahraničí a podpora exportu prostřednictvím tuzemských veletrhů byla zcela opomíjena. Je třeba na ni proto obrátit pozornost, neboť je finančně méně nákladná a lze tak dosáhnout vyšší efektivity vynakládaných prostředků ze státního rozpočtu. Formy podpory tuzemských mezinárodních veletrhů: a) Marketingová podpora - zahraniční nákupčí a odborníci zvaní zahraničních nákupčích v zájmu českých exportérů (vystavovatelů) ve spolupráci s agenturou CzechTrade a jednotlivými veletržními správami; podpora proexportních aktivit odvětvových asociací na tuzemských veletrzích (pořádání prezentací pro zahraniční partnery, mise partnerských asociací apod.); obchodní mise na tuzemské veletrhy organizované OEÚ či ZK CzechTrade; akce doprovodného charakteru (workshopy, prezentace pro zahraniční partnery či média apod.). b) Zahraniční média novinářské mise, individuální odborní novináři. c) Program pro začínající exportéry možnost účastnit se tuzemského veletrhu v rámci společné expozice vyhrazené pro Program pro začínající exportéry; 5
prostřednictvím agentury CzechTrade bude možno spolufinancovat tento program z prostředků Operačního Programu Podnikání a Inovace (část Internacionalizace 1 z programu Marketing) částkou 15-25 mil. Kč za rok. V. PŘÍPRAVA FIREM NA ÚČAST NA VELETRZÍCH Detailní analýza současné situace v oblasti ČOÚ ukázala také prostor pro zlepšení samotné prezentace firem na veletrzích (účast firem na ČOÚ nebyla komplexní, zužovala se jen na vlastní přítomnost na veletrhu; nedostatečná jazyková vybavenost; nedostatky ve vlastní prezentaci firem - především tiskové a propagační materiály i samotná marketingová příprava). Proto nová koncepce zahrnuje i specifická školení a programy, které by měly připravit firmy na účast na veletrzích. Účast na zahraničním veletrhu je zásadním rozhodnutím firmy, a to jak z hlediska organizačního (lidských zdrojů), tak i finančního. Řada menších firem nemá zkušenosti s mezinárodní účastí a zbytečně se bojí začít se aktivně prezentovat v mezinárodním prostředí. Nové aktivity by mohly výrazně zprofesionalizovat prezentaci českých firem a naučit firmy používat veletrhy jako nástroj podpory exportu, pokud se jich budou chtít úspěšně účastnit i bez další pomoci státu. Prostředky na realizaci Programu pro začínající exportéry budou hrazeny z rozpočtu MPO. a) Program pro začínající exportéry umožní: zúčastnit se veletrhu formou společné prezentace na vybraných mezinárodních veletrzích (především MSP); vyzkoušet si veletrh, vyhodnotit kvalitu tištěných propagačních materiálů, předběžný zájem o výrobek/službu, jazykovou a komunikační připravenost, což zatím v proexportní nabídce státu chybí; v rámci přípravy na veletrh se zúčastnit vzdělávacího programu MPO a CzechTrade, kde bude český exportér velmi dobře připraven na plnohodnotnou účast (vlastní stánek) v následujícím ročníku veletrhu; spojení firem na zkušební výstavní ploše (12 15 m 2 ). b) Exportní vzdělávání zahrnuje: vzdělávací modul Jak exportovat prostřednictvím veletrhu ; oborově zaměřené konzultační dny CzechTrade pro české firmy na veletrhu; odborné semináře MPO pro začínající exportéry. Zájmem MPO a CzechTrade je, aby na veletrhy a výstavy jezdily co nejlépe připravené firmy. Prostředkem k tomu jsou i placené služby, které nabízí CzechTrade, a jejichž prostřednictvím lze dopředu sjednat obchodní schůzky a zajistit partnery k jednání. Seznam těchto služeb je k dispozici na internetové adrese www.czechtrade.cz. 1 Princip tzv. self application CzechTrade 6
VI. KOMUNIKACE PREZENTAČNÍCH AKCÍ PODNIKATELSKÉ VEŘEJNOSTI Společná nabídka akcí MPO a CzechTrade bude komunikována prostřednictvím webových stránek MPO www.mpo.cz a BusinessInfo.cz. Jakékoli informace, týkající se povahy a orientace jednotlivých akcí a přístupu k finančním zdrojům, budou k dispozici na bezplatné Zelené lince pro export, která funguje jako jednotné informační rozhraní pro české vývozce. Obrátí-li si se firmy na MPO či agentury CzechTrade a CzechInvest, dotazy budou zodpovězeny přímo tam. VII. ZÁVĚR MPO bude i napříště hledat ve spolupráci s podnikatelskou sférou co nejefektivnější formy podpory účasti na veletrzích a výstavách. V úvahu přichází oddělení funkce ministerstva jako policy makera od funkce vykonavatele exekutivních činností, které by napříště mohla převzít implementační agentura, resp. ještě ve větší míře podnikatelské reprezentace. 7