SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY I. SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Účel Účelem spisového řádu Fotbalové asociace České republiky je stanovit zásady nakládání s písemnostmi ve FAČR tak, aby byla rychlá a pružná a aby spisová evidence podávala s ohledem na prostorové a personální podmínky sekretariátu FAČR optimální přehled o stavu vyřízení a místě uložení jednotlivých písemností. Za písemnosti se pro účely FAČR považují všechna podání, spisy a jejich evidenční pomůcky, statistické výkazy, instrukce, pokyny, nákresy, fotografie, videozáznamy, písemnosti vzniklé použitím výpočetní techniky, CD-romy aj. 1. Místa provádění spisové agendy: Článek 2 Místa a pracovní postupy spisové agendy a) sekretariát generálního sekretáře FAČR v budově Diskařská 2431/4, Praha 6, b) jednotlivá oddělení FAČR v budově Diskařská 2431/4, Praha 6, c) pracoviště Řídicí komise FAČR pro Čechy Diskařská 2431/4, Praha 6, d) pracoviště Řídící komise FAČR pro Moravu, P.O. Box 92, Na Střelnici 39, Olomouc 2, e) pracoviště krajských fotbalových svazů. Tento spisový řád se přiměřeně vztahuje na krajské a okresní fotbalové svazy, které si režim spisové evidence stanoví s ohledem na specifické podmínky svých pracovišť. 2. Hlavní pracovní postupy spisové agendy: a) evidence došlých a doporučeně odeslaných písemností, b) ukládání vyřízených písemností v příslušném útvaru FAČR (odst. 1), až do jejich skartace. 3. Jednotlivé útvary FAČR přijímají a vyřizují písemnosti, které dojdou na jejich adresu a jsou jim určeny. Pokud dojde útvaru písemnost, která mu není určena, postoupí ji neprodleně adresátovi. Pokud z písemnosti není zřejmé, komu je určena, postoupí ji útvar FAČR sekretariátu generálního sekretáře FAČR, který rozhodne, kterému útvaru náleží.
Článek 3 Postavení sekretariátu generálního sekretáře FAČR 1. Sekretariát generálního sekretáře FAČR přijímá, eviduje, třídí a doručuje zásilky určené výkonnému výboru FAČR a jeho členům a útvarům dislokovaným v budově Diskařská 2431/4, Praha 6. Zásilky určené jiným útvarům (čl. 2 odst. 1 písm. c, d, e), které mu dojdou, těmto pracovištím neprodleně postoupí. 2. Veškeré došlé zásilky sekretariát generálního sekretáře roztřídí a doručí takto: a) zásilky adresované oddělení, úseku či jinému pracovišti nebo jmenovitě jednotlivci, doručí tomuto adresátu, b) zásilky ze zahraničí (FIFA, UEFA, fotbalové svazy) doručí generálnímu sekretáři, c) zásilky, z jejichž adresy nelze přesně určit adresáta, sekretariát otevře a podle jejich obsahu zjistí, komu je třeba zásilku doručit. 3. Všechny zásilky doručuje sekretariát tak, že je buď předá osobně adresátu, nebo je uloží na příslušném místě v sekretariátu, kde si je pracovníci jednotlivých pracovišť denně vybírají. Článek 4 Evidence písemností v sekretariátu GS 1. V sekretariátu se provádí evidence písemností odděleně prostřednictvím příslušných knih a uložením do počítače, takto: a) přijatá doporučená pošta, b) odeslaná doporučená pošta, c) zahraniční došlé faxy d) tuzemské došlé faxy e) přijatá obyčejná pošta - důležité věci. 2. Za důležité věci došlé obyčejnou poštou se považují především dopisy předsedovi FAČR, členům výkonného výboru, generálnímu sekretáři FAČR a všechny podněty, stížnosti a vyjádření k činnosti FAČR. O tom, zda písemnost bude vzata do evidence, rozhoduje GS FAČR, případně jím pověřený zaměstnanec. 3. Do evidence se nezaznamenávají písemnosti informačního charakteru jako pozvánky, reklamní prospekty, publikace, blahopřání atd. a faktury, které se evidují podle zvláštního režimu ve finančním oddělení. 2
Článek 5 Označování písemností 1. Došlé písemnosti: a ) Pokud dojdou písemnosti prvotně sekretariátu generálního sekretáře, opatří je tento útvar ještě před jejich doručením (čl. 3) evidenčním znakem, který obsahuje následující údaje: FAČR sekretariát, datum dojití a evidenční číslo. b) Písemnosti, které dojdou útvarům FAČR uvedeným v čl. 2 odst. 1 písm. b) e), se v útvaru chronologicky zařadí podle data doručení. 2. Odesílané písemnosti: a) Odesílané písemnosti, které odpovídají na písemnosti, jež byly doručeny útvarům FAČR se evidují a archivují dle důležitosti korespondence dle potřeb jednotlivých útvarů. b) Písemnosti odesílané z útvarů FAČR doporučenou poštou se evidují do knihy odesílané pošty. 3. Všechny útvary FAČR používají dopisní papíry se záhlavím, kde je uveden název a adresa příslušného orgánu FAČR. Článek 6 Evidence písemností v útvarech FAČR 1. Útvary FAČR dělí evidenci písemností na dvě části: a) písemností týkající se orgánů FAČR a písemnosti došlé na základě řádů a předpisů (řídící orgány soutěží, registrace hráčů, komise FAČR), jejichž činnost útvar zajišťuje, b) písemnosti vzniklé prvotně z činnosti útvaru a vyřizování korespondence (obecné písemnosti). 2. Písemnosti orgánů, jejichž činnost útvar zajišťuje a písemnosti došlé na základě ustanovení řádů a předpisů se shromažďují a ukládají podle režimu příslušných orgánů, zápisy z jednání orgánů a komisí, vyřízené žádosti v registračním řízení, kauzy v odvolacím řízení, kauzy v rozhodčím a arbitrážním řízení, Ligového shromáždění, materiály jednotlivých kol soutěží apod. 3. Písemnosti vzniklé prvotně z činnosti útvaru a odpovědi na došlé dopisy, které nemají bezprostřední souvislost s činností útvaru zabezpečující práci orgánů FAČR a chod soutěží, představující formy výkonu obecné činnosti sekretariátu, se shromažďují a ukládají chronologicky podle data vyhotovení či data doručení (čl.5). 3
4. Písemnosti, u nichž je způsob evidence upraven zákonem, jsou především písemnosti ekonomického charakteru (faktury apod.). Odpovědní zaměstnanci útvarů odpovídají za dodržení obecně závazných právních předpisů při práci s jejich evidencí. Článek 7 Vyřizování písemností 1. Obecné písemnosti, zejména podněty, připomínky, stížnosti a dotazy se vyřizují buď písemně, podle charakteru písemnosti a jejího účelu. 2. Písemnosti týkající se činnosti orgánů se vyřizují vždy písemně a při jejich evidenci a ukládání se postupuje podle čl. 6 odst. 2. Článek 8 Ukládání písemností 1. Písemnosti uvedené v čl. 6 odst. 3 se ukládají na jednotlivých odděleních tak, že chronologicky sestavené písemnosti vyprodukované jednotlivými odpovědnými pracovníky se s koncem kalendářního roku seřadí do celkové spisové produkce útvaru. To se netýká písemností uvedených v čl. 6 odst. 2, které se váží k provozu fotbalových soutěži. Ty se obdobným způsobem uzavřou vždy za ukončený soutěžní ročník. 2. Dobu uložení písemností určuje skartační řád. Článek 9 Vyřazování písemností Vyřazováním (skartací) písemností se rozumí výběr písemností a jiných dokumentů určených k trvalé úschově, případně k uložení do archivu a vyloučení materiálů již nepotřebných. Vyřazování se řídí podle skartačního řádu FAČR. 4
II. SKARTAČNÍ ŘÁD Článek 10 Účel Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů a dokumentů (dále jen písemnosti ) v útvarech FAČR uvedených v čl. 2. Článek 11 Písemnosti Útvary FAČR ukládají vyřízené a ukončené písemnosti seřazené chronologicky za jednotlivé roky případně soutěžní ročníky. Článek 12 Skartační lhůty 1. Valná hromada (referáty, usnesení, kandidátky, protokoly volební komise atd.... 20 let 2. Výkonný výbor (podkladové materiály, zápisy)... 15 let 3. Odvolací a revizní komise (jednotlivé kauzy)... 10 let 4. Arbitrážní komise (jednotlivé kauzy)... 10 let 5. Rozhodčí řízení (jednotlivé kauzy).. 10 let 6. Mezinárodní korespondence FIFA, UEFA... 10 let 7. Mezinárodní korespondence - fotbalové svazy... 5 let 8. Nominace a mezinárodní utkání reprezentací dospělých... 10 let 9. Nominace a mezinárodní utkání reprezentací mládeže a žen... 5 let 10.Písemnosti soutěžních komisí (STK, DK, KR, KD)... 3 roky 11. Písemnosti pracovních komisí (MTZ, LR, ZK, atd.)... 3 roky 12. Korespondence pracovišť... 3 roky 13. Materiály přestupního řízení v tuzemsku... 3 roky 14. Materiály zahraničních přestupů... 5 let 15. Smlouvy... 20 let 16. Technická dokumentace... 20 let Skartace písemností, které FAČR eviduje podle zákona (ekonomické a personální písemnosti) se provádějí podle zvláštních předpisů. 5
Článek 13 Skartace 1. Skartačním řízením se provádí pravidelně každý rok do konce ledna za uplynulý rok. 2. Za provedení skartačního řízení odpovídá ředitel oddělení FAČR. Článek 14 Nakládání s předměty zvláštního významu Písemnosti a předměty historické hodnoty (např. trofeje z MS a ME) se po dohodě s příslušným archivem mohou ponechat v depozitech FAČR a sloužit jako inventář síní historických úspěchů, muzeí atd. O takovém určení těchto předmětů rozhoduje výkonný výbor FAČR, případně z jeho pověření generální sekretář FAČR. Článek 15 Závěrečné ustanovení Tento spisový a skartační řád nabývá platnosti a účinnosti dnem 4.3.2014, současně se ruší spisový a skartační řád ČMFS ze dne 1.1.2003. 6