Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností

Transkript

1 Jakub Řehounek 3. B

2 Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady Ukládání a vyřazování písemností

3 Spisový řád interní předpis pro vedení spisové služby Spisový plán schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností. Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá. Spisová služba zahrnuje pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání, označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností. Spis písemný dokument vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci. Spisovna slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů. Archivní řád stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

4 Došlé písemnosti přejímá od poštoní správy pracovník pověřený výkonem spisové služby v poštovním oddělení a od banky je smí přejímat jen zmocněný pracovník. Při příjmu zásilek je především nutné zkontrolovat, zda všechny patří podniku ty, které jsou doručeny omylem se hned vrací poštovnímu úřadu. Dále je nutno zkontrolovat a potvrdit příjem doporučených zásilek, přednostně zpracovat spěšné zásilky, vytřídit dopisy adresované ředitelství, personálnímu oddělení, soukromé zásilky došlé pracovníkům podniku apod. Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. Doplní se den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popř. spisová značka, počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se písemnost přiděluje. Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty. Zapisují se pouze důležité písemnosti.

5 Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti dlouho nezdržovaly a nehromadily. Doručování a další postupování písemností mezi odděleními a referenty, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny nazýváme oběh písemností.

6 Písemnosti mají být vyřizovány včas, pokud možno ihned. Lhůty jsou stanoveny všeobecně (právním nebo podnikovým předpisem) a individuálně (pokyny vedoucího, požadavkem obchodního partnera). Nemůžeme-li písemnost vyřídit v běžné lhůtě, uvědomíme odesílatele o odkladu, a to i v případě, že nemůžeme vyhovět. Za vyřízení odpovídá pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal. Písemnosti vyřizují vedoucí pracovníci nejčastějí psaním konceptu na PC, diktátem, diktafonovým záznamem nebo udělením pokynu asistence, která buď text upraví a v textovém editoru naformátuje do příslušné podoby, nebo věc samostatně vyřídí.

7 Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán. Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v jejich přílohách nic měnit nebo doplňovat. Ze zásady jediného odpovědného vedoucího vyplývá, že písemnost podepisuje jeden pracovník. Jsou-li výjimečně pro závaznost písemnosti potřebné podpisy dva, pak vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Kategorizace podpisového oprávnění je dvojí - podpis znamená, že oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost za obsah písemnosti; parafa znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s obsahem seznámen a bere odpověnost za obsah písemnosti.

8 Umístění dvou podpisů při blokové úpravě: (vlastnoruční podpis) Ing. Josef Dolejský ředitel podniku (vlastnoruční podpis) Mgr. Jiří Kupec obchodní náměstek Umístění dvou podpisů při úpravě s odráženými odstavci: (vlastnoruční podpis) Ing. Josef Holan předseda představenstva (vlastnoruční podpis) František Kop zástupce starosty Jsou-li výjimečně na písemnosti tři nebo více podpisů, umísťují se podle interních směrnic nebo zvyklostí. Podepisuje-li písemnost za vedoucího jeho zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v z.,tj. zastoupení. Zkratka v. r. uváděná nekdy v podpisu za jménem znamená vlastní rukou.

9 Vyřízené písemnosti se ukládají denně v příručních registraturách. Po určité době se předávají do spisovny zabezpečuje přejímání, evidování a bezpečné ukládání písemností vzniklé činností podniku a organizací. Vede se řádná evidence. Časové členění starší písemnosti se ukládají dospodu, čerstvější nahoru. Po uplynutí uschovací lhůty se písemnosti vyřazují. Vyřazování skartace = výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které jsou dále pro podnik nepotřebné. Významné písemnosti s trvalou hodnotou patří do archivní péče, ostatní mohou být zničeny. Tři druhy skartačních znaku: A (archiválie) určuje kolik let se písemnosti musí uschovávat v archivu. V (výběr) po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr. S (skartace) po kolika letech je písemnost nepotřebná, určená ke skartaci. (např. S 3 = po třech letech)