Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008

Transkript

1 Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008

2 OBSAH Čl. 1. Úvodní ustanovení Čl. 2. Příjem dokumentů Čl. 3. Evidence dokumentů Čl. 4. Rozdělování a oběh dokumentů Čl. 5. Vyřizování dokumentů Čl. 6. Vyhotovování dokumentů Čl. 7. Podepisování dokumentů Čl. 8. Odesílání dokumentů Čl. 9. Ukládání dokumentů Čl. 10. Vyřazování dokumentů Čl. 11. Závěrečná ustanovení Seznam příloh: č. 1 spisový a skartační plán č. 2 skartační návrh č. 3 příloha ke skartačnímu návrhu 2

3 Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád vydává Farní charita Starý Knín, nám. Jiřího z Poděbrad 47, Nový Knín (dále jen organizace) v souladu s 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Je závazný pro všechny zaměstnance organizace. 2. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti organizace. Spisový řád upravuje úkony spojené s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním ve skartačním řízení. 3. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam. 4. Mzdovou agendu vede externí subjekt, který zodpovídá za její řádnou evidenci. Čl. 2 Příjem dokumentů 1. Veškeré dokumenty od poštovních úřadů, jiných institucí, fyzických a právnických osob pro organizaci přijímá pověřený pracovník ekonomicko-správního odboru a na jednotlivých střediscích vedoucí střediska. 2. Pověřený pracovník příjem písemnosti zapíše podle data doručení do knihy došlé pošty. Dokument případně obálku opatří jednacím číslem shodným s číslem uvedeným v knize došlé pošty a předá k vyřízení pracovníkovi, kterého zapíše do knihy došlé pošty. V případě dokumentů předaných osobně a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Kniha došlé pošty je vedena na každém středisku. 3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do ové schránky adresáta, postupuje se obdobně. 4. Číslo jednací obsahuje pořadové číslo zápisu dokumentu v knize došlé pošty, označení kalendářního roku, popř. číslo střediska v němž je dokument evidován. 5. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé: knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) b) vlastní: - koncepty, pomocné a interní dokumenty - dovolenky, propustky a jiné materiály týkající se přítomnosti zaměstnanců 6. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást v těchto případech: - je-li zásilka doručována do vlastních rukou, - je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena - je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele. 3

4 Čl. 3 Evidence dokumentů 1. Doručené dokumenty se evidují v knize došlé pošty a dokumenty odesílané z organizace se evidují v knize odeslané pošty. 2. Kniha došlé pošty i kniha odeslané pošty je označena názvem organizace, rokem, v němž je užívána a počtem všech listů. 3. Dokumenty se evidují v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo odeslány. 4. Zápis v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty obsahuje tyto údaje: - pořadové číslo dokumentu, pod kterým je v knize pošty evidován - datum doručení nebo odeslání dokumentu, identifikace odesílatele nebo adresáta; - stručný obsah dokumentu - jméno zaměstnance, kterému byl dokument přidělen k vyřízení nebo který dokument připravil k odeslání 5. Číselná řada v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v knihách do konce stránky proškrtnou a označí slovy Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného evidencí došlé i odeslané pošty. 6. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do knihy došlé nebo knihy odeslané pošty, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Na novém dokumentu se poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. 7. Zápisy do knihy došlé pošty nebo knihy odeslané pošty se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem a podpisem toho, kdo ji provedl. Čl. 4 Rozdělování a oběh dokumentů 1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zaměstnanci určenému k jeho vyřízení. Čl. 5 Vyřizování dokumentů 1. Za vyřízení dokumentu uvedeného v knize došlé nebo knize odeslané pošty odpovídá zpracovatel, jehož jméno je uvedeno v knize. 2. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej předá pověřenému pracovníkovi, který jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1. Skartační lhůta se označuje číslicí a určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. 4

5 3. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 4. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení 5. Skartační znak A označuje dokument trvalé hodnoty, který bude vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu Příbram (dále jen příslušný archiv ). Skartační znak S označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. Čl. 6 Vyhotovování dokumentů 1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, se vyhotovuje na trvanlivém papíru. 2. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti organizace se označují záhlavím s jejím názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. 3. Dalšími náležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 2 jsou: datum, počet listů dokumentu, počet listů příloh, popřípadě jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Čl. 7 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený. 2. Organizace používá razítka s názvem a adresou organizace, vedoucí jednotlivých středisek používají razítka s názvem organizace a střediska. Ekonomicko-správní odbor používá razítka s názvem, adresou a identifikačním číslem organizace a telefonním číslem jednotlivých pracovníků. 3. Organizace vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, poškození nebo jeho opotřebování. Čl. 8 Odesílání dokumentů 1. Odesílané dokumenty se evidují v knize odeslané pošty. Odesílání dokumentů zajišťuje pověřený zaměstnanec, který zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání. Kniha odeslané pošty je na každém středisku a v ekonomicko-správním odboru. 5

6 2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu. Čl. 9 Ukládání dokumentů 1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty organizace jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace a k provádění skartačního řízení. 2. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. 3. Pověřený zaměstnanec přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci. 4. O zapůjčených dokumentech vede pověřený pracovník zvláštní evidenci. Do ní zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem. 5. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše Ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Čl. 10 Vyřazování dokumentů 1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost organizace, do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení. 2. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, a to na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle organizace příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec pověřený ukládáním dokumentů. 3. Skartační návrh obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení; dobu jejich vzniku; jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení. 4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S. 6

7 5. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem S provede organizace jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna identifikace jeho obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení. 6. Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá organizace v dohodnutém termínu na základě protokolu příslušnému archivu. Čl. 11 Závěrečná ustanovení 1. Při reorganizaci nebo případné likvidaci organizace je nutno dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované organizace je odpovědný právní nástupce organizace nebo likvidátor. 2. Nedílnou součástí tohoto spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán. Zpracoval: Jitka Šafářová Schválil: RNDr. Stanislav Žák Platnost od: Datum vydání: Počet stran: 13 Za včasnou aktualizaci a doplňování odpovídá: Jitka Šafářová 7

8 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Farní charity Starý Knín 1. Všeobecné dokumenty věci výlučné působnosti A spolupráce se zřizovatelem V spolupráce s jinými organizacemi V smlouvy všeobecně smlouvy s obcemi V smlouvy o poskytnutí grantu státní rozpočet V smlouvy o poskytnutí grantu ESF A 10 pokud není ve smlouvě určena lhůta delší smlouvy o spolupráci s jinými organizacemi S 5 pokud nejsou součástí dokladů projektu ESF smlouvy o pronájmu nebytových prostor V smlouvy o půjčce S smlouvy a dohody ostatní V smlouvy hospodářské V 5 po ukončení platnosti smlouvy majetkoprávní A 15 po ukončení platnosti 1.3 výkaznictví-všeobecně vyúčtování grantů A 10 pokud není ve smlouvě určena lhůta delší vyúčtování dotací obcí A přehledy zaměstnanců a úvazků V přehledy příjmů od klientů V ostatní V řízení, kontrola, vnitřní předpisy vnitřní směrnice V příkazy ředitele V interní směrnice rozúčtování nákladů V zápisy z vnitřních kontrol S zápisy z externích kontrol V 5 pokud se nejedná o granty z ESF ostatní V hospodaření s majetkem inventarizace majetku S vyřazování majetku S opravy a údržba majetku V soupisy majetku k V ostatní V spisová služba knihy došlé počty V 5 8

9 knihy odeslané pošty V Skartační řízení A Jiná pomocná evidence V propagace výroční zprávy A bulletiny V další propagační materiály V 5 2. Personální práce pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo prac. poměr V osobní spisy písemnosti obsahující údaje potřebné pro účely důchodového pojištění S 45 ostatní S nemocenské a sociální zabezpečení zaměstnanců S příjmy z pracovního poměru všeobecně mzdový předpis pro zaměstnance S 5 (po ztrátě platnosti) mzdové listy S péče o zaměstnance všeobecně V bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, záznamy o školeních S 5 - lehké pracovní úrazy S 10 - smrtelné a těžké pracovní úrazy A osoby se změněnou pracovní schopností S ochranné osobní pomůcky S 5 3. finanční hospodaření 3.1. rozpočty všeobecné údaje roční rozpočty, tabulková i textová část A rozpočty a harmonogramy grantů a jejich vyúčtování A protokoly o kontrolách FÚ a státních orgánů A ostatní písemnosti o finančním hospodaření V účetnictví: měsíční uzávěrky S roční uzávěrky A audit A výroční zprávy A účetní doklady faktury, pokladní doklady, výpisy z účtů, ostatní účetní doklady S 10 9

10 4. péče o klienty 4.1. pečovatelská služba kartotéka klientů S 100 (od data narození) poskytování PS doklady o úhradách S měsíční karty klientů S domácí ošetřovatelská služba kartotéka klientů S 100 (od data narození) statistika výkaz o činnosti S měsíční přehledy výkonů S spolupráce se zdravotními pojišťovnami S azylový dům složka klientů S úhrady nákladů za ubytování S úhrady nákladů za služby (praní, telefonní poplatky) S 5 10

11 Příloha č. 2/list 1 Farní charita Starý Knín, Nám. Jiřího z Poděbrad 47, Nový Knín Váš dopis zn.: Státní okresní archiv Příbram Ze dne: Edvarda Beneše 337 Naše značka: Příbram VII Vyřizuje: Tel.: Datum: Počet listů: Počet listů příloh: Věc: Skartační návrh Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 o podrobnostech výkonu spisové služby a podle spisového a skartačního řádu Farní charity Starý Knín předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let..s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro naši činnost. Dokumenty jsou uloženy ve Farní charitě Starý Knín. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí spisového a skartačního řádu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. Počet listů: 1 + počet příloh 11

12 Příloha č. 2/list 2 Příloha ke skartačnímu návrhu Označení původce Dokumenty skupiny A Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství Označení původce Dokumenty skupiny S Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství Označení původce Dokumenty skupiny V přeřazené do A Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství Označení původce Dokumenty skupiny V přeřazené do S Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství Každá skupina na samostatný list! 12

13 Příloha č. 3 Vzor štítku na archivní krabici Pořadač č. 7 FCH Starý Knín SMLOUVY O POSKYTNUTÍ GRANTU STÁTNÍ ROZPOČET 1.1.2/ V5 13