SPISOVÁ ZNAČKA: ČÍSLO JEDNACÍ: MMHK/105752/2013 VYŘIZUJE: Mgr. Denisa Netolická TELEFON: 495 707 250 EMAIL: Denisa.netolicka@mmhk.cz DATUM: 19.8.2013 VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDEK NA ZAKÁZKU MALÉHO ROZSAHU s názvem KOMUNIKAČNÍ CENTRUM V PROSTŘEDÍ SHAREPOINT 2010 NA POSTUP ZADAVATELE PŘI ZADÁVÁNÍ TÉTO VEŘEJNÉ ZAKÁZKY SE NEAPLIKUJÍ POSTUPY PODLE ZÁKONA Č. 137/2006 SB., O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH. 1. IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE ZADAVATELE Název zadavatele: Sídlo: Právní forma: Statutární město Hradec Králové Československé armády 408, 502 00 Hradec Králové právnická osoba veřejnoprávní korporace na základě zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) Identifikační číslo: 00268810 Daňové identif. číslo: CZ00268810 Telefon: 495 707 111 Elektronická podatelna: epodatelna@mmhk.cz ID datové schránky: bebb2in Útvar pověřený výkonem činností zadavatele: Odbor vnitřních služeb Kontaktní osoby ve věci veřejné zakázky: Radka Šanderová, tel.: +420 495 707 315, e-mail: Radka.Sanderova@mmhk.cz
2. PŘEDMĚT VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 2.1. Dle ustanovení 12 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zákon ) se jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem Komunikační centrum v prostředí Sharepoint 2010. 2.2. Předmět plnění této veřejné zakázky: Město Hradec Králové využívá telefonní ústřednu Siemens HiPath 4000, současně provozuje webové stránky se sekcí Životní situace a provozuje také intranet na platformě SharePoint Server 2010 obsahující funkce vyhledávání. Zadavatel předpokládá implementaci potřebných programových prostředků v prostředí intranetu na platformě SharePoint Server 2010. Cíl projektu: Město Hradec Králové provádí změny směřující ke zlepšování komunikačních služeb občanům, formou vybudování komunikačního centra. Podmínkou nutnou pro realizaci této změny je zvýšení informační podpory operátorek komunikačního centra, především jejich užší napojení na informační zdroje v intranetu i na webu www.hradeckralove.org. Cílem je zmenšení náporu na úředníky a zrychlení vyřízení dotazu volajícího. Aby byly operátorky komunikačního centra schopny v průběhu krátkého hovoru rozhodnout, zda dokáží dotaz odpovědět samy, nebo bude nutné přepojení dále do úřadu, musí mít k dispozici rychlý systém (aplikaci) pro vyhledávání informací z hlavních webových stránek města (www.hradeckralove.org - dále jen extranet) a intranetu současně. Nedílnou součástí dodávky musí být přizpůsobení aplikace osobám s postižením zraku. Informační zdroje v tomto okamžiku hrají důležitou roli, protože je třeba informace správně kategorizovat, indexovat a efektivně vyhledávat v různých informačních portálech. Mezi nejvýznamnější zdroje informací patří životní situace popsané na webu města společně s publikovanými formuláři. Při realizaci projektu je důležité zajistit, aby editor dané informace zapsal právě jednou, a nebude muset zajistit údržbu jedné informace na více místech informačního systému zadavatele. Předmětem této veřejné zakázky je splnění výše uvedeného cíle a to zejména poskytování následujících služeb: A) Analýza a implementace včetně konsolidace datových zdrojů Projektu nasazení V rámci projektu nasazení bude provedena analýza dat, souvisejících procesů a požadavků na GUI aplikace. Na základě analýzy bude navržen způsob integrace s datovými zdroji, postup implementace, optimalizace datových struktur, jejich údržba a synchronizace do všech umístění, kde jsou dnes obvykle dostupná. Implementace Součástí implementace je vedle vlastní instalace aplikace také její naplnění zdrojovými daty a provedení navrhovaných změn ve struktuře či umístění dat dle projektu nasazení v předchozím bodě. Automatizace publikování životních situací na extranet Pro zpřístupnění informací publikovaných v sekci životní situace na webu magistrátu je nutné přesunout publikované informace do intranetu a na web je publikovat na příkaz uživatele automaticky. Stránka 2 z 9
Kategorizace obsahu implementace klíčových slov a vytvoření klasifikačního stromu Veškerý obsah intranetu, který má být prohledáván operátorkami komunikačního centra musí být označkováno (kategorizováno); Využití klíčový slov ve vyhledávání Operátorkami vyhledávané výrazy musejí být periodicky vyhodnocovány a postupně musí být budován systém synonym a klíčových slov; Úprava výsledků vyhledávání s ohledem na zrakové postižení operátorek Stránka s výsledky vyhledávání musí být upravena tak, aby umožňovala rychlejší filtraci zobrazeného obsahu a to i zrakově postiženým pracovnicím komunikačního centra; Znalostní databáze Maximálního efektu komunikačního centra lze dosáhnou za předpokladu vytvoření speciální části intranetu znalostní databáze, nastavení procesů práce s příspěvky v ní a neustálého vyhodnocování dopadů znalostní databáze na provoz komunikačního centra. Aplikace musí být přizpůsobená pro osoby se zrakovým postižením kategorie 1: střední slabozrakost (podle http://www.sons.cz/klasifikace.php). B) Konzultační činnost související se zavedením procesu výměny informací mezi operátory komunikačního centra a referenty odborů magistrátu Předmětem veřejné zakázky je rovněž informační podpora (školení 4 uživatelů komunikačního centra, školení cca 40 uživatelů pro správu zdrojových dat, návrh procesu vytváření a aktualizace informací) uživatelů v rozsahu nejméně 40 člověkohodin. Plnění veřejné zakázky bude probíhat na základě smlouvy, která bude uzavřena s uchazečem, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější. 2.3. Zadavatel zpracoval tuto výzvu dle svých nejlepších znalostí a zkušeností z oblasti zadávání veřejných zakázek s cílem zajistit transparentní, nediskriminační a hospodárné zadání veřejné zakázky. Zadavatel stanovil podmínky ve výzvě této veřejné zakázky tak, aby dodržel zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace dle 6 zákona. Zadavatel dále upozorňuje uchazeče na skutečnost, že tato výzva je souhrnem požadavků zadavatele, a nikoliv konečným souhrnem veškerých požadavků vyplývajících z obecně platných norem. Uchazeč se tak musí při zpracování své nabídky vždy řídit nejen požadavky obsaženými v této výzvě, ale též ustanoveními příslušných obecně závazných právních předpisů. Informace a údaje uvedené v jednotlivých částech této výzvy a v jejich přílohách vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Tyto požadavky je uchazeč povinen plně a bezvýhradně respektovat při zpracování své nabídky. Neakceptování požadavků zadavatele uvedených v této výzvě či změny obchodních podmínek budou považovány za nesplnění zadávacích podmínek s možným následkem vyloučení uchazeče z další účasti v zadávacím řízení. Stránka 3 z 9
2.4. CPV kód veřejné zakázky: Název předmětu Kód CPV Dodávka programového vybavení 72268000-1 Implementace programového vybavení 72263000-6 2.5. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 490.000,- Kč bez DPH 3. DOBA A MÍSTO PLNĚNÍ 3.1. Doba plnění veřejné zakázky: od podpisu smlouvy je 120 kalendářních dnů, s možností výpovědi dle podmínek uvedených ve vzoru smlouvy. 3.2. Místem plnění veřejné zakázky je sídlo zadavatele uvedené v bodě 1. výzvy k podání nabídek a popř. pracoviště zadavatele (sídla poboček) na adresách: Hradec Králové, Střelecká 824, PSČ 500 02 (Živnostenský úřad) Hradec Králové, Gayerova kasárna Kavalír B, PSČ 500 02 (Odbor dopravy) Hradec Králové, Dlouhá 211, PSČ 500 03 (Městská policie) Část služeb může být poskytnuta i vzdáleným způsobem (emailem, telefonicky), o volbě způsobu rozhoduje zadavatel. 4. POŽADAVKY NA PROKÁZÁNÍ KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ UCHAZEČE 4.1. Uchazeč, který podá nabídku do zadávacího řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu, je povinen prokázat splnění kvalifikace v rozsahu a způsobem vymezeným v této části výzvy k podání nabídek (dále jen Výzva ). Splnění stanovených kvalifikačních předpokladů je podmínkou pro hodnocení nabídky uchazeče. Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat uchazeče k předložení dalších informací a dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Veškeré požadované doklady prokazující splnění kvalifikace předkládá dodavatel v prosté kopii. Uchazeč, se kterým bude uzavřena smlouva, je povinen k výzvě zadavatele před uzavřením smlouvy předložit originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. V případě, že by vybraný uchazeč byl zadavatelem k předložení originálů nebo úředně ověřených kopií vyzván, a tyto nepředložil, neposkytne tak zadavateli řádnou součinnost potřebnou k uzavření smlouvy a k uzavření smlouvy bude vyzván uchazeč, který se umístil jako další v pořadí. 4.2. Základní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů dodavatele v rozsahu dle ustanovení 53 odst. 1 písm. a), b), c), d), e), f), g), h), j) a k) zákona o veřejných zakázkách, a to předložením čestného prohlášení, jehož vzor je přílohou č. 1 této Výzvy. 4.3. Profesní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů dodavatele dle 54 písm. a), b) zákona o veřejných zakázkách, předložením následujících listin: 4.3.1. Kvalifikace podle 54 písm. a) zákona: Dodavatel prokazuje splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. a) zákona předložením výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm dodavatel zapsán, či výpisu z jiné evidence, pokud je v ní dodavatel zapsán. Stránka 4 z 9
4.3.2. Kvalifikace podle 54 písm. b) zákona: Dodavatel prokazuje splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. b) zákona předložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícímu předmětu plnění zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci. 4.4. Technické kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů dodavatele předložením následujících listin: 4.4.1. Dodavatel předloží seznam minimálně 3 významných služeb realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby plnění. Za významné služby jsou považovány dodávky řešení v oblasti dodávek projektů na platformě SharePoint, dodávek systémů pro podporu telefonních ústředen, webových portálů s podporou importu dat z externích zdrojů, v ceně každé jednotlivé služby (včetně souvisejících služeb) minimálně ve výši 450 000,- Kč (slovy: čtyřistapadesát tisíc korun českých) bez DPH. Přílohou tohoto seznamu musí být a. osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly služby poskytovány veřejnému zadavateli, nebo b. osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo c. smlouva s jinou osobou a doklad o uskutečnění plnění dodavatele, není-li současně možné osvědčení podle písm. b) od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. V seznamu musí být uveden vždy kontakt na osobu objednatele, která může údaje o významné službě potvrdit a dále informace o tom, zda uchazeč prováděl zakázku jako hlavní dodavatel nebo subdodavatel; v případě, že se uchazeč podílel na významné zakázce pouze jako subdodavatel, musí být v seznamu uvedena též konkrétní část zakázky, kterou uchazeč realizoval s uvedením druhu služby a s uvedením informace, že cena za tuto část zakázky splňuje výše uvedený požadavek na cenu významné služby. 4.4.2. Dodavatel předloží osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb. Dodavatel prokáže splnění tohoto kvalifikačního předpokladu předložením seznamu osob, které se budou podílet na realizaci veřejné zakázky a dokladů o odborné způsobilosti, z nichž bude vyplývat, že dodavatel splňuje níže uvedené požadavky zadavatele na kvalifikaci. Minimálně 1 osoba realizačního týmu musí mít certifikaci Microsoft Certified IT a to alespoň v jedné z níže uvedených oblastí: Microsoft certified IT professional Enterprise Administrator on Windows Server 2008. Microsoft SQL Server 2008 - Implementation and Maintenance Microsoft SharePoint 2010, Application Development 5. OBCHODNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY, SANKCE Stránka 5 z 9
Podrobné vymezení obchodních podmínek, platebních podmínek, sankcí, objektivních podmínek pro překročení výše nabídkové ceny veřejné zakázky, je uvedeno v příloze č. 2 této zadávací dokumentace - Obchodní podmínky - návrh smlouvy o dílo. Dodavatel do návrhu smlouvy doplní údaje nezbytné pro vznik návrhu smlouvy (zejména vlastní identifikační údaje a nabídkovou cenu a popřípadě další údaje na žlutě vyznačených místech). Nabídka uchazeče musí respektovat stanovené obchodní podmínky a v žádné části nesmí obsahovat ustanovení, které by bylo v rozporu s obchodními podmínkami a které by znevýhodňovalo zadavatele. V případě nejasností v obsahu obchodních podmínek má dodavatel možnost si případné nejasnosti vyjasnit ještě v průběhu lhůty pro podání nabídek písemným dotazem adresovaným na kontaktní osobu zadavatele. Dodavatel případně doplní předložený návrh smlouvy o ustanovení, která považuje za nezbytná, a která nejsou v rozporu se zadávací dokumentací. Tato případná doplnění přiloží jako samostatný dokument za návrh smlouvy. Zadavatel není povinen tyto návrhy akceptovat. 6. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY Uchazeč zpracuje nabídkovou cenu dle níže uvedených požadavků zadavatele na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny. Nabídková cena bude uvedena v korunách českých (CZK). Uchazeč zpracuje nabídkovou cenu za předmět plnění veřejné zakázky v členění: Položka Analýza a implementace včetně konsolidace datových zdrojů dle bodu 2.2 A) Školení a služby dle bodu 2.2 B) Cena celkem DPH Cena celkem včetně DPH Cena bez DPH Takto zpracovaná nabídková cena je stanovena jako nejvýše přípustná a závazná pro uzavření smlouvy o poskytování služeb. Cena dle tohoto bodu bude hodnocena v rámci hodnocení nabídek. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady dodavatele spojené s realizací veřejné zakázky, včetně pojištění, daní, inflačních vlivů, cestovného (bez ohledu na to, zda bude případně část služeb poskytnuta vzdáleným způsobem) aj. Platí, že se uchazeč před podáním své nabídky ujistil o správnosti a úplnosti nabídkové ceny, že vzal v úvahu vše, co je potřebné pro úplné a řádné plnění veřejné zakázky, a že zahrnul do svých sazeb a cen veškeré náklady a přiměřený zisk. Nabídková cena musí být zpracována jako nejvýše přípustná, konečná a platná po celou dobu realizace veřejné zakázky. Nabídkovou cenu je možné změnit pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů týkajících se DPH, a to pouze o tuto legislativní změnu. 7. OBSAH A ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY Stránka 6 z 9
7.1. Nabídka bude předložena písemně, v jednom originále, v listinné formě, v českém jazyce (s výjimkami stanovenými v zákoně) a bude obsahovat části uvedené v této kapitole. Zadavatel požaduje, aby všechny listy nabídky byly číslovány nepřerušovanou vzestupnou řadou čísel a byly spojeny způsobem, který zabraňuje nežádoucí manipulaci s nimi. Nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. 7.2. Zadavatel žádá uchazeče, aby zadavateli předložili zároveň i obsahově totožnou nabídku v elektronické podobě na vhodném médiu (na CD nebo DVD v needitovatelném formátu PDF a návrh smlouvy včetně příloh v editovatelném formátu MS Office). V případě, že uchazeč nepředloží nabídku v elektronické podobě, nejedná se o porušení zadávacích podmínek a uchazeč nebude z tohoto důvodu vyloučen z účasti v zadávacím řízení. 7.3. Popis způsobu plnění předmětu veřejné zakázky Popis způsobu plnění veřejné zakázky musí obsahovat zejména: o Podrobný popis způsobu zajišťování díla a služeb dle čl. 2 této výzvy. o Popis a rozsah požadované součinnosti pracovníků zadavatele. 7.4. Prohlášení k integraci (pojem integrace je vymezen v příloze č. 3 Prohlášení k integraci) Součástí nabídky bude i tzv. Prohlášení k integraci z nějž musí vyplývat, že 1. uchazeč a konkrétní dodavatel integrovaného systému společnost QCM, s.r.o., Bellova 370/40, Kohoutovice, 623 00 Brno, IČ 26262525 - spolu projednali spolupráci při budoucí možné integraci komunikačního centra nabízeným uchazečem s webovým portálem a intranetem v rámci výše uvedené zakázky, - spolu projednali podmínky úprav všech těchto systémů pro budoucí integraci, kterou uchazeč nabízí, - budou se společně podílet na realizaci veřejné zakázky v případě její realizace uchazečem, - veškeré náklady spojené s analýzou, s dodávkou, s nezbytnými úpravami stávajících IS i s implementací integrací na straně uchazeče i na straně dodavatele uvedeného IS projednali a písemně odsouhlasili. 2. uchazeč, cenu integrací promítnul do své nabídkové ceny a nebude po Zadavateli požadovat žádné dodatečné navýšení ceny plnění spojené s integrací daného IS. 7.5. Zadavatel doporučuje, aby nabídka byla strukturována následujícím způsobem: o Identifikační údaje dodavatele: jméno/název, sídlo/místo podnikání, kontaktní adresa, IČ, DIČ, bylo-li přiděleno, telefon, e-mail, osoba oprávněná jednat jménem dodavatele (statutární orgán) a bankovní spojení s uvedením čísla účtu o Doklady osvědčující splnění kvalifikačních předpokladů o Nabídková cena (zpracovaná dle čl. 6 výzvy) o Návrh smlouvy o dílo v souladu s čl. 5 výzvy, podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče o Popis způsobu plnění předmětu veřejné zakázky dle bodu 7. 4. této výzvy 7.6. Upozornění: Návrh smlouvy, příp. další dokumenty, nevylučuje-li to povaha věci, musí být podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Pokud jedná jménem či za uchazeče zmocněnec na základě plné moci (nebo jiného dokumentu), zadavatel žádá z důvodu právní jistoty a možnosti posouzení, zda jsou návrh smlouvy a příp. další dokumenty podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, aby součástí nabídky bylo též předmětné pověření. Uchazeč tím předejde případným komplikacím, které mohou vést až k vyloučení uchazeče z účasti v zadávacím řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu. Stránka 7 z 9
8. HODNOTÍCÍ KRITÉRIA A ZPŮSOB HODNOCENÍ Základním hodnotícím kritériem pro hodnocení nabídek je nejnižší nabídková cena bez DPH. Jako nejvýhodnější bude vybrána nabídka dodavatele, která bude obsahovat nejnižší nabídkovou cenu předmětu plnění veřejné zakázky (zpracovanou dle čl. 6 této výzvy). 9. LHŮTA, MÍSTO A ZPŮSOB PRO PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídky se podávají písemně v listinné formě. Nabídka musí být vypracována v českém jazyce a musí být předložena zadavateli v originále. Nabídky se podávají osobně nebo doporučeně poštou v uzavřených obálkách označených názvem veřejné zakázky VEŘEJNÁ ZAKÁZKA Komunikační centrum v prostředí Sharepoint 2010 NEOTVÍRAT opatřených na uzavření razítkem, případně podpisem uchazeče, je-li fyzickou osobou, či jeho statutárního zástupce, je-li právnickou osobou. Nabídky budou přijímány osobně v podatelně Magistrátu města Hradec Králové v pracovní dny - pondělí a středa od 8.00 hod do 17.00 hod a v úterý, čtvrtek a pátek od 8.00 hod do 15.00 hod, až do konce lhůty pro podání nabídek, tj. do 04.09.2013 do 12:00 hodin, a to na adrese: Statutární město Hradec Králové Československé armády 408 502 00 Hradec Králové. Později doručené nabídky nebudou zařazeny do hodnocení nabídek. V případě zaslání poštou použijte adresu pro osobní doručení nabídek. Pro určení, kdy byla nabídka zadavateli doručena, je rozhodující otisk podacího razítka podacího místa zadavatele. V případě doručení poštou je za okamžik předání považováno převzetí zásilky adresátem. 10. DALŠÍ PODMÍNKY A INFORMACE K ZADÁVACÍMU ŘÍZENÍ Všechny listy nabídky musí být číslovány nepřerušovanou vzestupnou řadou čísel a musí být spojeny způsobem, který zabraňuje nežádoucí manipulaci s nimi. Zadavatel si vyhrazuje právo změnit, upřesnit, doplnit, případně zrušit podmínky tohoto zadávacího řízení na dodavatele zakázky malého rozsahu. Změna bude oznámena stejným způsobem jako tato Výzva. Zadavatel si vyhrazuje právo neuzavřít smlouvu s žádným uchazečem a nevracet podané nabídky. Uchazeč nemá právo na náhradu nákladů spojených s účastí v zadávacím řízení. Nabídky se uchazečům nevracejí a zůstávají u zadavatele jako součást dokumentace o veřejné zakázce. Zadavatel si vyhrazuje právo vyřadit z další účasti na veřejné zakázce nabídky, které nejsou zpracovány dle podmínek Výzvy a smlouvu uzavřít s v pořadí následujícím uchazečem. Tato Výzva vč. všech příloh je zároveň zadávací dokumentací. Stránka 8 z 9
V případě zájmu o veřejnou zakázku Vás žádáme o poskytnutí Vaší nabídky, která bude splňovat výše uvedené podmínky. SEZNAM PŘÍLOH: Příloha č. 1 Čestné prohlášení uchazeče o splnění kvalifikačních předpokladů (VZOR) Příloha č. 2 Obchodní podmínky - návrh smlouvy o poskytování auditních, poradenských a konzultačních služeb Příloha č. 3 Prohlášení k integraci V Hradci Králové dne 19.08.2013 Mgr. Markéta Bartušová, tajemnice magistrátu Stránka 9 z 9