Smernica o verejnom obstarávaní v Mestskom kultúrnom stredisku Topoľčany pri zadávaní zákaziek s predpokladanou hodnotou nižšou ako podlimitné zákazky Článok 1 Úvodné ustanovenia 1. Mestské kultúrne stredisko Topoľčany je podľa 6 ods. 1 písm. b) zákona č. 25/2006 o verejnom obstarávaní verejným obstarávateľom a pri zadávaní zákaziek postupuje v zmysle jednotlivých ustanovení uvedeného zákona a podľa ustanovení tejto smernice. 2. Zákon č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZVO ) upravuje pravidlá postupu verejného obstarávania pri zadávaní nadlimitných a podlimitných zákaziek. Verejným obstarávaním sú postupy podľa ZVO, ktorým sa zadávajú zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb a súťaž návrhov. 3. Základnými princípmi verejného obstarávanie, ktorý verejný obstarávateľ uplatňuje v každej etape procesu VO sú: transparentnosť, rovnaké zaobchádzanie a nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov, hospodárska súťaž (konkurencia) pri dodržiavaní zásad hospodárnosti a efektívnosti pri vynakladaní finančných prostriedkov pri zabezpečení kvality dodávaného tovaru, poskytovanej služby alebo uskutočňovanej práce 4. Postupy verejného obstarávania, ktoré sa používajú pri uzatváraní zmlúv, sa označujú z hľadiska finančných limitov ( 4 ZVO) v závislosti na predpokladanej hodnote zákazky ako: Nadlimitná zakázka: ak predpokladaná hodnota zákazky je rovná alebo vyššia ako: 200 000 EUR ak ide o zákazku na dodanie tovaru (okrem potravín) alebo o zákazku na poskytnutie služby 5 000 000 EUR ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác. Podlimitná zákazka: ak predpokladaná hodnota zákazky je v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako 1 kalendárny rok nižšia ako dolný finančný limit pre nadlimitné zákazky a ide o zákazku: a) na dodanie tovaru bežne dostupného na trhu, okrem potravín, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby bežne dostupných na trhu a jej predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 1 000,- b) ktorá nie je zákazkou podľa písm. a) a jej predpokladaná hodnota je podľa predmetu zákazky rovnaká alebo vyššia ako: 20 000 EUR, ak ide o zákazku na dodanie tovaru okrem potravín alebo poskytnutie služby 1
30 000 EUR, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác 40 000 EUR, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, ktorým sú potraviny. 5. Táto smernica upravuje konkrétne postupy pri obstarávaní zákaziek podľa 9a ods. 9 ZVO s predpokladanou hodnotou nižšou ako hodnoty pre podlimitné zákazky a bude sa aplikovať do vytvorenia elektronického trhoviska. Toto má byť zriadené podľa ZVO do 01.07.2014. Menovite ide o zákazky s predpokladanou hodnotou rovnakou alebo vyššou ako 1 000,- a nižšou ako 20 000,- /tovary okrem potravín a služby/, nižšou ako 30 000,- pre stavebné práce a nižšou ako 40 000,- pre potraviny. Verejný obstarávateľ je povinný pri zadávaní týchto zákaziek dodržať princípy VO a zabezpečiť, aby vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky boli primerané jeho kvalite a cene. 6. Cieľom tejto smernice je vytvoriť rámec pre jednotný, efektívny a hospodárny postup pri zadávaní zákaziek s predpokladanou hodnotou nižšou ako podlimitné zákazky. 7. Táto smernica je záväzná pre MsKS Topoľčany, ktoré je povinné pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác a na poskytovanie služby s uzatváraním zmlúv alebo bez uzatvorenia písomných zmlúv, používať postupy vo verejnom obstarávaní podľa 24 zákona a tejto smernice, okrem prípadov uvedených v 1 ods. 2,3,4 ZVO. 8. MsKS Topoľčany, ktorého je zriaďovateľom mesto Topoľčany, má vlastnú právnu subjektivitu, spracovalo túto vlastnú internú smernicu v súlade so zákonom, nakoľko je verejným obstarávateľom a má vlastnú právomoc a zodpovednosť v procese verejného obstarávania. 9. Povinnosť aplikovať postupy podľa ZVO sa vzťahuje aj na zadávanie zákaziek, na ktoré budú vynakladané finančné prostriedky bez ohľadu na ich zdroj t. j. či pôjde o vlastné zdroje, prostriedky zo štátneho rozpočtu, zo štrukturálnych fondov EÚ, Kohézneho fondu a pod. 10. Verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať v zmysle ZVO zadávanie zákaziek podľa 9a ods. 9 v profile verejného obstarávateľa najmenej 3 pracovné dní pred jej zadaním; v prípade časovej tiesne z dôvodu mimoriadnej udalosti nespôsobenej verejným obstarávateľom, ktorú nemohol predvídať, zverejní jej zadanie najneskôr v deň jej zadania. Profil MsKS Topoľčany ako verejného obstarávateľa je umiestnený na webovej stránke MsKS Topoľčany www.kulturato.sk Za predloženie materiálov na zverejnenie v profile zodpovedá zamestnanec jednotlivého oddelenia MsKS Topoľčany, ktorý obstaráva zákazku. Za zverejnenie v profile zodpovedá vedúci oddelenia MsKS Topoľčany. Článok 2 Vymedzenie pojmov 1. Bežne dostupné tovary, stavebné práce alebo služby na trhu sú pre účely tejto smernice a ZVO, ktoré: - nie sú vyrábané, poskytované alebo uskutočňované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek - sú ponúkané v podobe, v ktorej bez väčších úprav ich vlastností alebo prvkov sú aj dodané, poskytnuté alebo uskutočnené a zároveň 2
- sú spravidla v podobe, akej sú dodávané, poskytované alebo uskutočňované pre verejného obstarávateľa, dodávané, poskytované alebo uskutočňované aj pre spotrebiteľov a iné osoby na trhu. 2. Bežne dostupnými tovarmi, stavebnými prácami alebo službami podľa odseku 1 tohto článku sú najmä tovary, stavebné práce alebo služby, určené na uspokojenie bežných prevádzkových potrieb verejného obstarávateľa. 3. Bežne dostupnými tovarmi alebo službami podľa odseku 1 tohto článku sú najmä tovary a služby spotrebného charakteru. 4. Bežne dostupné tovary, stavebné práce alebo služby, ktorých predpokladaná hodnota zákazky je vyššia ako 1000,- sa budú zabezpečovať prostredníctvom elektronického trhoviska po jeho zriadení. 5. V prechodnom období do vytvorenia elektronického trhoviska je verejný obstarávateľ podľa 100 ods. 3 ZVO povinný pri zadávaní podlimitnej zákazky použiť elektronickú aukciu, ak ide o zákazku na dodanie tovaru bežne dostupného na trhu, ak ide o inú zákazku, môže použiť elektronickú aukciu. 3. Predpokladaná hodnota zákazky ( 5 ZVO): 1. sa určuje ako cena bez pridanej hodnoty (ďalej len DPH ). Predpokladaná hodnota zákazky vychádza z ceny, za ktorú sa obvykle na trhu predáva rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky v čase, keď sa oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania alebo oznámenie použité ako výzva na súťaž posiela na uverejnenie, resp. v čase začatia postupu zadávania zákazky. 2. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zahŕňa aj: - hodnota opakovaných plnení, ak sa plánujú zabezpečiť, - všetky formy opcií a všetky prípadné predĺženia zmluvy, - predpokladaná hodnota tovaru alebo služieb, ktoré verejný obstarávateľ poskytne v súvislosti so zákazkou na uskutočnenie stavebných prác. 3. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa pri uskutočňovaní stavebných prác nezahŕňajú také dodávky tovaru alebo poskytnutie služieb, ktoré nie sú nevyhnutné pre splnenie zmluvy na stavebné práce 4. Ak je uskutočnenie stavebných prác, uskutočnenie služieb alebo dodávka tovaru rozdelená na niekoľko častí v rámci zadávania zákazky, z ktorých každá bude predmetom samostatnej zmluvy, predpokladaná hodnota zákazky sa určí ako súčet predpokladaných hodnôt všetkých častí. 5. Ak ide o lízing, o kúpu tovaru na splátky alebo o prenájom tovaru s možnosťou alebo bez možnosti odkúpenia, základom na určenie predpokladanej hodnoty zákazky na dodanie tovaru je: - celková hodnota zákazky, ak ide o zmluvu uzavieranú na určitý čas rovnaký alebo kratší ako 12 mesiacov, - celková hodnota zákazky vrátane odhadovanej zostatkovej hodnoty, ak ide o zmluvu uzavieranú na určitý čas dlhší ako 12 mesiacov, - 48-násobok mesačnej platby, ak ide o zmluvu, ktorej lehota platnosti nie je pevne určená alebo sa nedá určiť. 3
6. Ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo o zákazku na poskytnutie služby, ktorá sa pravidelne opakuje, alebo obnovuje v dohodnutej lehote, predpokladaná hodnota zákazky sa určí: - z celkových skutočných nákladov rovnakého alebo porovnateľného tovaru alebo služieb, ktoré boli obstarané v predchádzajúcom kalendárnom roku alebo v predchádzajúcich 12 mesiacoch, upravených o očakávané zmeny v množstve alebo v hodnote v nasledujúcich 12 mesiacoch, alebo - z celkovej predpokladanej hodnoty tovaru alebo služieb obstarávaných v priebehu 12 mesiacov po prvom plnení alebo počas platnosti zmluvy, ak je dlhšia ako 12 mesiacov. 7. Do predpokladanej hodnoty zákazky na poskytnutie služieb sa zahrnie, ak ide o: - poisťovacie služby, aj splatné poistné a ostatné formy odmien, - bankové služby a iné finančné služby, aj poplatky, provízie, úroky a iné výdavky súvisiace so službami a ostatné formy odmien. 8. Do predpokladanej hodnoty zákazky na poskytnutie služieb, ktorá neudáva celkovú cenu, ak ide o zmluvu uzavretú na určitý čas: - rovnaký alebo kratší ako 48 mesiacov, sa zahrnie celková predpokladaná hodnota zákazky počas platnosti zmluvy, - dlhší ako 48 mesiacov alebo ak ide o zmluvu uzavretú na neurčitý čas sa zahrnie 48- násobok mesačnej platby. 9. Predpokladaná hodnota zákazky zahŕňajúca dodávku tovaru aj poskytnutie služby sa vypočíta ako celková hodnota tovaru a celková hodnota služby bez ohľadu na ich podiely. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zahrnie aj cena montážnych a inštalačných činností. 10.Predpokladaná hodnota rámcovej dohody alebo dynamického nákupného systému sa určí ako maximálna predpokladaná hodnota všetkých zákaziek, ktoré sa predpokladajú počas platnosti rámcovej dohody alebo počas trvania dynamického nákupného systému. 11. Zákazku nemožno rozdeliť ani zvoliť spôsob určenia jej predpokladanej hodnoty s cieľom znížiť predpokladanú hodnotu zákazky pod finančné limity ZVO. 12. Za sledovanie finančných limitov a stanovenie predpokladanej hodnoty zákazky sú zodpovední vedúci oddelení, zamestnanci verejného obstarávateľa, do ktorých pôsobností spadá obstarávanie tovaru, služieb alebo stavebných prác. Článok 3 Zadávanie zákaziek bez prieskumu trhu Priame zadanie bez prieskumu trhu pri dodržaní zásad hospodárnosti (vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky budú primerané jeho kvalite a cene) sa uplatňuje pri: 1. Obstarávaní zákaziek s predpokladanou hodnotou na dodanie tovaru, poskytnutie služby a uskutočnenie stavebných prác nižšou alebo rovnakou ako 1.000 eur bez DPH v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok bez ohľadu na výšku jednotlivého nákupu. Tu je možné 4
priamo vystaviť objednávku alebo realizovať nákup v obchodnej sieti s jedným z vybraných dodávateľov. 2. Odstraňovaní havárií, živelných pohromách alebo mimoriadnych situáciách, ktoré majú za následok škody na majetku, živote, zdraví, životnom prostredí alebo prerušenie, resp. obmedzenie prevádzky verejného obstarávateľa, je potrebné zabezpečiť tovary, služby alebo stavebné práce u časovo najbližšie dostupného dodávateľa k miestu potreby. 3. Z obstarávania zákazky zodpovedný zamestnanec verejného obstarávateľa vyhotoví krátky zápis. Článok 4 Postup pri zadávaní zákaziek formou prieskumu trhu obdobie do 1. 7. 2014 1. Ak sa obstaráva zákazka na dodanie tovaru, poskytnutie služby v predpokladanej hodnote zákazky vyššej ako 1000,- bez DPH a súčasne nižšej ako 20 000,- bez DPH, na poskytnutie stavebných prác v hodnote vyššej ako 1000,- bez DPH a súčasne nižšej ako 30 000,- a obstaranie potravín v predpokladanej hodnote zákazky vyššej ako 1000,- bez DPH a súčasne nižšej ako 40 000,- bez DPH v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzaviera na dlhšie obdobie je potrebné vykonávať prieskum trhu. MsKS Topoľčany nie je platca DPH. 2. Ten realizuje zodpovedný zamestnanec verejného obstarávateľa niektorou z foriem e- mailové a faxové ponuky od firiem, internetové stránky, katalógy, poznatky z výstav, rokovania so zástupcami firiem, telefonický prieskum. Prieskum trhu musí byť vykonaný zistením informácií najmenej z troch zdrojov z príslušnej oblasti. 3. Pri samotnom prieskume trhu sa vyberú a oslovia len tí dodávatelia, u ktorých je zrejmé, že dokážu zabezpečiť realizáciu požadovanej zákazky pri dodržaní zásady hospodárnosti a efektívnosti (vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky budú primerané jeho kvalite a cene). 4. Vyhodnotenie realizuje 3 členná komisia menovaná riaditeľom MsKS Topoľčany z radov zamestnancov alebo z radov zriaďovateľa t.j. mesta Topoľčany. Členovia komisie musia mať odborné vzdelanie alebo odbornú prax zodpovedajúcu predmetu zákazky a musia byť bezúhonní. Členom komisie nemôže byť záujemca, uchádzač o zákazku, ktorým je fyzická osoba resp. štatutárny zástupca právnickej osoby záujemcu, uchádzača, jeho zamestnanec, rodinný príslušník. Člen komisie po oboznámení sa so zoznamom uchádzačov potvrdí čestným vyhlásením, že nenastali skutočnosti podľa tejto smernice, pre ktoré nemôže byť členom komisie alebo oznámi, že nastali skutočnosti, pre ktoré nemôže byť členom komisie. Komisia je spôsobilá vyhodnocovať predložené ponuky, ak sú súčasne prítomní 3 členovia. Menovaný predseda komisie musí byť pri vyhodnocovaní ponúk prítomný. Členovia komisie nesmú poskytovať informácie o obsahu ponúk počas vyhodnocovania ponúk. Sú povinní zachovávať mlčanlivosť o obchodnom tajomstve a o informáciách označených ako dôverné, ktoré im uchádzač poskytol. 5. Z vykonaného prieskumu trhu vypracuje komisia zápis. 5
6. V prípade, ak je na dodanie zákazky (tovar, služba, stavebné práce) potrebná písomná forma zmluvy, zodpovedný zamestnanec verejného obstarávateľa predloží návrh zmluvy dodávateľovi, ktorý bude predmetom rokovania o uzavretí zmluvy. Článok 5 Dokumentácia vo verejnom obstarávaní Verejný obstarávateľ musí evidovať a uchovávať všetky doklady a dokumenty z verejného obstarávania pri zadávaní podlimitných zákaziek päť rokov po uzavretí zmluvy resp. po vystavení objednávky. Dokumentácia sa eviduje a uschováva na príslušnom organizačnom útvare, ktorý vo veci konal. Článok 6 Finančná kontrola 1. Predbežnú finančnú kontrolu podľa zák. č. 502/2011 Z. z. o finančnej kontrole vykonávajú zamestnanci určení príslušnou Smernicou MsKS Topoľčany. 2. Platba za tovar, službu resp. stavebnú prácu súvisiaca s verejným obstarávaním nebude uhradená, pokiaľ nebude uskutočnená predbežná kontrola podľa bodu 1 tohto článku. Článok 7 Záverečné ustanovenie 1. Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť dňom 1. 10. 2013. 2. Táto Smernica bola konzultovaná s právnym odborom MsÚ Topoľčany 30. 9. 2013. 2. Dňom účinnosti tejto smernice sa ruší Smernica MsKS Topoľčany o postupe pri verejnom obstarávaní zo dňa 1.11. 2009. 3. Neoddeliteľnou prílohou tejto smernice je Zápis z prieskumu trhu V Topoľčanoch, dňa 30.09.2013 Bc. Rudolf Chovanec riaditeľ MsKS Topoľčany Príloha č. 1 k Smernici o verejnom obstarávaní v MsKS Topoľčany pri zadávaní zákaziek pod hranicou podlimitných zákaziek 6
Zápis z prieskumu trhu Verejný obstarávateľ: Mestské kultúrne stredisko Topoľčany, Nám. Ľ. Štúra 2357, 955 01 Topoľčany IČO: 00 500879 DIČ: 2021248834 Názov predmetu obstarávania: Druh predmetu obstarávania (tovar, služba, práca): Forma prieskumu trhu: a) osobne b) telefonicky c) prostredníctvom internetu d) elektronickou poštou e) použitím katalógov, letákov f) iný spôsob (uviesť aký) Oslovení uchádzači: Názov, sídlo tel./kontaktná osoba cena v s/bez DPH kritériá hodnotenia a) b) c) d) Vybratý uchádzač: :. Zdôvodnenie výberu: ( v prípade nevybratia najnižšej ceny Obstarávacia cena: Predložené doklady: napr. živnostenské oprávnenie, výpis z OR, iné... Spôsob vzniku záväzku: a) na základe zmluvy a následnej fakturácie za dodávku tovaru, služby, prác b) na základe potvrdenej objednávky a následnej fakturácie za dodávku tovaru, služby, prác c) na základe telefonickej, mailovej objednávky a následnej fakturácie za dodávku tovaru, služby, prác alebo úhrady v hotovosti. Vyhlásenie o nestrannosti a dôvernosti členov komisie: Vyhlasujeme, že v súvislosti s týmto prieskumom trhu spĺňame zákonné podmienky nestrannosti a dôvernosti. Meno, priezvisko, podpis Schválil: Bc. Rudolf Chovanec, riaditeľ MsKS Topoľčany V Topoľčanoch, dňa 7
8