Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky Bc. Vladimíra Perlová, Bc. Lenka Hrozková, DiS. Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně 1
Úvod Dodržování zákona o veřejných zakázkách při nákupu knih výklad MENDELU Oddělení veřejných zakázek a role Ústřední knihovny Praktický postup Časový snímek 2
Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách Směrnice MENDELU o veřejných zakázkách, v souladu se zákonem 137/2006 ve znění pozdějších předpisů Oddělení veřejných zakázek MENDELU Odpovědnost řešitelů projektů a příjemců dotací Role Ústřední knihovny 3
Dle zákona je MENDELU veřejný zadavatel, pro stanovení předpokládané hodnoty je povinen sečíst předpokládanou hodnotu obdobných, spolu souvisejících dodávek a služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období (1 rok). V součinnosti evidence knihovny a ekonomického systému SAP byla zjištěna předpokládaná hodnota za nákup knih a rozhodnuto o režimu VZ tzv. podlimitní, kdy předpokládaná hodnota zakázky je mezi 2000000 a 5244000 Kč bez DPH. Podle loňského objemu nákupu knih za univerzitu (6 mil.) a předpokládaného stejného objemu v letošním roce, se pohybujeme kolem hranice pro podlimitní a nadlimitní VZ. Předpokládané hodnoty zakázky sčítáme zvlášť pro českou odbornou literaturu a zvlášť pro zahraniční odbornou literaturu a obhajujeme poukazem na to, že se nejedná o obdobná, spolu související plnění a že dodavatelé české a zahraniční odborné literatury se nepřekrývají (může být diskutabilní). 4
Nadlimitní VZ je pro nákup knih neefektivní. Aby univerzita postupovala v souladu se zákonem a co nejvíce zvýšila efektivitu dodání, postupuje následovně: V průběhu roku je realizováno více VZ minulý rok 3, letos předpokládáme také 3. Na univerzitě je v kompetenci Oddělení veřejných zakázek vystavení na profilu zadavatele, zákonné lhůty, smlouvy Zakázka je dělena na několik částí, uchazeči mohou podat nabídku na každou samostatnou část, na více částí nebo na všechny části (uvedeno v zadávací dokumentaci). Na každou část VZ je nutné získat alespoň dvě způsobilé nabídky, jinak je VZ v té části zrušena. 5
V zadávací dokumentaci připouštíme variantní řešení v případě nedostupnosti na trhu (stejná jazyková mutace, obsah koresponduje s obsahem poptávané knihy), novější vydání stejného titulu, vazba knihy. Uchazeč popíše konkrétní způsob obdobného řešení v nabídce. Uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám. 6
E-ZAK - Profil zadavatele Mendelova univerzita v Brně na https://zakazky.mendelu.cz/ 7
strana 8
Role knihovny: Od roku 2013 Kontrola dostupnosti knihy Kontrola ceny knihy 9
Postup nákupu knih: Sběr požadavků. Požadavky sbírá knihovna na předepsaných formulářích, zvlášť pro české, zvlášť pro zahraniční knihy. Požadavky předkládají manažeři projektů nebo dílčí knihovníci. Vyžadujeme od zadavatelů informaci o předpokládané ceně za soubor a o tom, zda mají hranici ceny za soubor nebo za každý titul (tj. za položku). Knihovna provede kontrolu dostupnosti a ceny. Změny pouze navrhuje, ale neprovádí je sama, musí odsouhlasit zadavatel. Knihovna soubory předá Oddělení veřejných zakázek. 10
Zveřejnění termínu sběrů: Komise rektora pro hospodářsko-správní činnost E-maily projektovým manažerům prostřednictvím projektových center fakult Weby knihovny informace o termínu, postup nákupu knih, formuláře Elektronická e-mailová konference pro dílčí knihovníky 11
strana 12 Weby dílčím knihovnám
strana 13 Vzor formuláře pro sběr
Kontrola dostupnosti Dle webových stránek vydavatelů 14
Kontrola ceny Dle webových stránek vydavatelů Ceny běžné doporučené, ne po slevě, ne z e-shopů 15
strana 16 Chyby a problémy: Zadávání nízkých cen, cen z e-shopů, cen po slevě Zadavatelé nechápou, že počítání hodnoty za běžné doporučené ceny je nutné ke zvýšení pravděpodobnosti získání knih. Pokud se podhodnotí, o zakázku se nikdo nepřihlásí. Knihy z malých vydavatelství, např. muzeí, spolků, univerzitní Dlouhá doba od sběru požadavků a kontroly po vystavení, některé tituly už mohou být nedostupné.
strana 17 Po kontrole: Dle odborného posouzení knihovna navrhne změnu navýšit cenu knihy, vyřadit nedostupnou knihu ze seznamu, aby neohrozila celý soubor a ten nebyl kvůli jedné nedostupné knize zrušen Někdy dlouhodobý proces e-mailová komunikace ohledně cen a finální podoby vystaveného souboru knih Ale ani po této kontrole nezaručíme, že bude kniha vysoutěžena, nemusí se přihlásit dodavatel, neovlivníme
Role knihovny v tuto chvíli končí Knihovna předá konečnou podobu souborů Oddělení veřejných zakázek 18
Oddělení veřejných zakázek Veškerá administrace, vystavení na profilu zadavatele a odpovědnost za celou zakázku na nákup knih v souladu se zákonem 19
Vyhodnoceno Vítězní uchazeči o jednotlivé části VZ dodají knihy dle smlouvy do Ústřední knihovny Ústřední knihovna zkontroluje dodávku, předá fakturu zadavateli, dále nakládá s knihami dle knihovního zákona evidence, katalogizace 20
strana 21 Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014 Do 21. 2. knihovna sbírala požadavky zadavatelů na nákup knih na předepsaných formulářích zvlášť pro české, zvlášť pro zahraniční knihy Kontrola dostupnosti, cen, komunikace se zadavateli 7. 3. soubory předány Oddělení veřejných zakázek Dodávka českých knih v E-ZAKu zveřejněna 25. 3. (26 souborů) 11. 4. otevírání obálek - 10 souborů zrušeno byla podána pouze jedna nebo žádná nabídka Smlouvy podepsány v rozmezí 6. 21. 5. Lhůta 6 týdnů na dodání knih České knihy dodány na přelomu května/června Shrnutí: zadavatel obdrží české knihy nejdříve za 3,5 měsíce
strana 22 Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014 Zahraniční knihy obdobné Podáno 13 souborů, 10 souborů zrušeno, byla podána pouze jedna nebo žádná nabídka. Smlouva podepsána 6. 5. Lhůta na dodání knih 8 týdnů (do 1. 7.) Shrnutí: zadavatel obdrží zahraniční knihy nejdříve za 4,5 měsíce
Závěr Rozhodnutí o způsobu nákupu knih učinila univerzita cestou Oddělení veřejných zakázek v souladu se zákonem a nám nezbývá než se přizpůsobit. Učíme se za pochodu a děláme, co můžeme a co umíme 23
Děkujeme za pozornost. Použito materiálu Mgr. Marka Lolloka z Oddělení veřejných zakázek MENDELU Kontakty: perlova@mendelu.cz lenka.hrozkova@mendelu.cz 24