Nákup knih na MENDELU od roku Mgr. Daniela Kopeczinski, Bc. Vladimíra Perlová Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

Transkript

1 Nákup knih na MENDELU od roku 2016 Mgr. Daniela Kopeczinski, Bc. Vladimíra Perlová Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

2 Situace v letech Zákon o veřejných zakázkách a vnitřní předpisy univerzity Realizace nákupu knih v režimu VZ podlimitní prostřednictvím Oddělení veřejných zakázek Jednalo se zejména o nákupy knih financované z ESF a grantů, kde byla podmínka VŘ v pravidlech poskytovatele dotace tvrdé soutěžení V roce 2015 byl menší objem financí na nákup knih, zdroj institucionální dotace MENDELU, dokládal se pouze průzkum trhu, tzn. ová žádost o cenovou nabídku, porovnání cen v excelu

3 Inspirace Na akvizičním semináři v roce 2014 prezentoval KUK MU akviziční nástroj pro sdružené nákupy v knihovním systému Aleph Konzultace výrobce našeho knihovního systému a zástupce Oddělení veřejných zakázek MENDELU Příprava a hledání cesty

4 Rozhodnutí Získat finance v rámci univerzity na vývoj modulu pro zadávání nabídkových cen v rámci našeho knihovního systému S výhledem na podmínky OP VVV respektovat požadavky OVZ na modul: musí být propojen s profilem zadavatele musí umožňovat autorizované přihlášení podání nabídky ověřené elektronickým podpisem

5 Rok 2015 Rok 2016 Vývoj a testování Příprava dokumentů: zákonné podmínky zadávací dokumentace obchodní podmínky V lednu spuštěna první zakázka Oslovení dodavatelů Vysvětlování, registrace na profilu zadavatele

6 Postup celého řízení Postup Odpovědnost Sběr požadavků na nákup knih Ověření cen a formální úprava, jeden soubor Import údajů o žádaných knihách do knihovního systému Zveřejnění zakázky na profilu zadavatele - v informacích o zakázce na profilu vydavatele je link do katalogu Vyhodnocení zakázky Zveřejnění vítězných uchazečů Objednání knih KNIHOVNA KNIHOVNA KNIHOVNA OVZ KNIHOVNA OVZ KNIHOVNA

7 Z pohledu akvizitéra: Řízení se zadává v knihovním systému datum a čas zahájení, datum a čas ukončení, seznam knih (deziderata) Pro uchazeče se řízení a seznam poptávaných knih zobrazuje v katalogu Po ukončení řízení se vyhodnocení provádí v knihovním systému

8 Sběr objednávek Formulář pro objednávky Určen pro dílčí knihovníky nebo nositele zdroje financování Podrobné informace k vyplnění formuláře na stránkách knihovny

9 Formulář Příklad vyplněného formuláře dílčím knihovníkem Příprava pro modul akvizice sjednocení do jednoho souboru Ověření jednotlivých titulů cena, správné ISBN ISBN identifikátor publikace pro VŘ

10 Ověřování Kontrola dostupnosti a ceny Cena se ověřuje z důvodu stanovení předpokládané hodnoty zakázky Pokud je to možné, kontrolujeme údaje přímo u vydavatele U zahraničních knih náročnější ověřování Je třeba přepočíst cenu podle aktuálního měnového kurzu a připočítat DPH

11 Dezideráta Upravené a ověřené požadavky na knihy se vloží do knihovnického systému. Po zveřejnění se zobrazují uchazečům. Probíhající/připravené VŘ Uzavřená VŘ Dodavatelé Stav dodání

12 Zveřejnění zakázky Zakázku zveřejňuje Oddělení veřejných zakázek na profilu zadavatele, link na zadávání nabídek v katalogu Dle pokynu OVZ knihovna nastaví data a časy zveřejnění a ukončení zakázky Uchazeči se registrují na profilu zadavatele Uchazeč svou nabídku vkládá do systému podepsanou elektronickým podpisem Veškerá dokumentace veřejně přístupná

13 Zobrazení uchazečům v katalogu Pro registrované dodavatele se zobrazuje s odkazem na počty kusů a nabízenou cenu Dodavatelé podávají cenovou nabídku pouze na tituly, které jsou schopni v požadovaném množství dodat

14 Vyhodnocení VŘ Vyhodnocení Srovnání podle ceny Možnost vyřadit nevyhovující nabídky (z důvodu porušení obchodních podmínek) Zveřejnění nejvýhodnější nabídky na tituly Veřejně přístupný dokument

15 Objednávky Systém generuje objednávky Rozesílání jednotlivým dodavatelům Objednávky jsou rozděleny podle zdrojů financovaní většinou potřebujeme od dodavatele vystavení několika faktur

16 Katalogizace Přidávání deziderat k dokladu/faktuře Záznam se vytváří samostatně v modulu katalogizace a deziderata s vygenerovanými přírůstkovými čísly se k nim přiřadí

17 Celkové shrnutí Od ledna 2016 proběhlo 7 výběrových řízení (původní předpoklad 1x za měsíc, první VŘ zkušební jen na několik titulů) Každé VŘ v části české a zahraniční V každém řízení byla cena za dodané tituly ca o 30% nižší oproti katalogovým (vydavatelským) cenám

18 Přínos nového systému objednávek Výhody Nevýhody Jedná se o veřejnou zakázku se všemi formálními náležitostmi Transparentnost (veřejně přístupné, stejné podmínky pro všechny) Výhodnější ceny Není třeba oslovovat dodavatele jednotlivě s každou poptávkou Možnost soutěžit jednotlivé tituly, ne celý soubor Oproti minulému způsobu soutěžení se celý proces zrychlil Náročná administrativa Nepřehledná kontrola dodaných titulů pro systém je titul dodaný až v okamžiku vygenerování čísla a odeslání do katalogu Objednavatelé knih by si představovali ještě kratší lhůtu na dodání. Zatím není provázáno s ekonomickým systémem (pro zadávání objednávek)

19 Současnost Novela ZVZ od října 2016, výjimka na nákup knih a jiných informačních zdrojů do knihovních fondů Používáme a budeme používat představený modul pro průzkum trhu. Srovnání cen a vyhodnocení je pohodlnější než v excelu. I nově osloveným dodavatelům se způsob zadávání nabídek líbí.

20 Budoucnost V rámci očekávaných financí z OP VVV od roku 2017 plánuje univerzita nákup informačních zdrojů, mj. tištěných knih, kde lze předpokládat podmínku soutěžení. Modul pro příjem nabídek na nákup knih splňuje podle OVZ MENDELU všechny formální náležitosti. Budeme připraveni.

21 Děkujeme za pozornost Kontakt pro případné dotazy: