V Praze dne 16. ledna 2008 Poptávkové řízení k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu dle ustanovení 12 odst. 3 zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zakázka ) s názvem Zajištění expertní podpory při provádění monitoringu programů přeshraniční spolupráce 2007-2013 (zakázka) Česká republika Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky (dále jen Ministerstvo ) vyzývá k předložení nabídky pro zakázku s názvem Zajištění expertní podpory při provádění monitoringu programů přeshraniční spolupráce 2007-2013 (zakázka) I. Podrobné požadavky Ministerstva na předmět zakázky 1. Název zakázky: Zajištění expertní podpory při provádění monitoringu programů přeshraniční spolupráce 2007-2013 2. Druh zakázky: zakázka na služby 3. Specifikace a rozsah požadovaného plnění: Výchozí stav: Ministerstvo pro místní rozvoj, Odbor evropské územní spolupráce, plní roli Řídícího/Národního orgánu pěti operačních programů přeshraniční spolupráce, financovaných prostřednictvím Evropského fondu pro regionální rozvoj v období 2007-2013. V rámci programu ČR-Polsko vykonává česká strana Ministerstvo pro místní rozvoj úlohy Řídícího orgánu. Předmět zakázky: Předmětem zakázky je zajištění expertní podpory při realizaci činností souvisejících s výkonem monitoringu programů přeshraniční spolupráce. 1
Legislativní rámec pro realizaci programů strukturálních fondů (zejména příslušná nařízení na úrovni EU) stanovuje základní pravidla monitoringu jako jednoho ze stěžejních článků procesu implementace. Tato základní pravidla jsou podrobně rozpracována v dokumentaci programů a dalšími dohodami o praktickém naplňování požadavků na provádění monitoringu se zahraničními partnery. Na tomto základě jsou vybudovány (příp. se ještě dokončuje jejich budování) monitorovací systémy a další IT nástroje pro zajištění monitoringu i praktické realizovatelnosti programů se zahraničními partnery. Tyto informační systémy a nástroje vyžadují pro jejich správný chod neustálou údržbu, aktualizaci a úpravu ze strany zhotovitele a správce těchto systémů za účasti všech relevantních subjektů implementace, zejména Řídících a Národních orgánů. Pro řádné provádění monitoringu programů strukturálních fondů, přeshraniční programy nevyjímaje, je důležité zejména zajištění kvalitní: - metodiky a postupů monitorování (postupy monitorování popsané v příručkách, manuálech, metodikách), - nástrojů pro monitoring (informační systémy), - osob zajišťujících monitoring (pracovníci implementačních struktur). Zajištění potřebné kvality těchto prvků procesu monitorování bude ze strany zadavatele plnícího úlohu Řídícího/Národního orgánu dosaženo také díky expertní podpoře ze strany zhotovitele. Ten tak bude vykonávat při plnění zakázky zejména následující činnosti: - permanentní účast na procesu tvorby, aktualizace a změn v informačních systémech, - provádění analýz a návrhů řešení v informačních systémech (zejména Monit7+, Benefit7, MSC2007), - komunikace a plnění role mediátora mezi pracovníky Řídícího/Národního orgánu a zhotovitelem a správcem používaných informačních systémů, vč. systémů zahraničních (tj. systémů spravovaných zahraničními Řídícími orgány jednotlivých programů), - testování realizovaných řešení a komunikace s dodavatelem, - podpora uživatelů pracujících s informačními systémy, analýza chyb a návrhy jejich řešení, - součinnost při certifikaci realizovaných výdajů a komunikace s Ministerstvem financí ČR plnícím roli Platebního a certifikačního orgánu programu ČR- Polsko, příp. součinnost se zahraničními platebními a certifikačními orgány, - účast na stanovování obecně závazných pravidel či metodik monitorování, příp. poskytnutí podpory či stanovisek zástupcům zadavatele účastnících se této činnosti (např. účast v pracovních skupinách pro monitorování na úrovni koordinátora strukturálních fondů apod.), práce s metodikou monitorování a návrh opatření na řešení jejích změn a úprav, 2
- účast a vedení jednání s dodavatelem/dodavateli používaných informačních systémů, Centrem pro regionální rozvoj a dalšími subjekty, - tvorba příruček a metodik pro práci s dílčími částmi informačních systémů, - účast na školeních či přímo samostatné vedení školení pro uživatele informačních systémů, - další požadavky v oblasti zajištění monitoringu specifikované ze strany zadavatele. Požadavky na zhotovitele: Samostatný zhotovitel (tj. zhotovitel/subjekt pracující samostatně, pod svým jménem) splňující následující požadavky: - schopnost dobré orientace v problematice strukturálních fondů a jejich programů realizovaných v ČR, - zhotovitel by měl mít znalostní základnu v oblasti evropské územní spolupráce a využívání finančních prostředků EU, případně znát přístupné zdroje informací k dané problematice, - orientace v oblasti provádění monitoringu programů strukturálních fondů, přinejmenším základní znalost požadavků nařízení v oblasti monitoringu, - znalost fungování informačních systémů, jejich struktury, výstavby a vnitřní logiky, - s ohledem na komunikaci se zahraničními partnery komunikativní znalost NJ či AJ, - praxe v oboru strukturálních fondů a znalosti specifických informačních systémů používaných pro monitoring strukturálních fondů v ČR výhodou. Časové nároky na zhotovitele: Zhotovitel musí být schopen realizovat zakázku v celém období dle odst. 6 níže. Odhadovaný rozsah prací čítá celkem za období 500 osobodnů (á 8 pracovních hodin). Zhotovitel musí disponovat dostatečnou flexibilitou a časovými možnostmi tak, aby byl schopen plnit věcné úkoly vyplývající z tohoto zadání v souladu s odhadovanými časovými nároky (viz výše). Zhotovitel musí mít schopnost zabezpečit část z úkolů na místě dle pokynů a potřeb zadavatele (viz též bod 7). Časovou angažovanost při plnění všech činností zhotovitel dokládá formou časových přehledů - timesheetů, předkládaných jako součást měsíčního zúčtování/fakturace. Timesheety schvaluje podpisem zadavatel. 3
4. Rozpočtové prostředky vyčleněné v souvislosti s předmětem plnění nepřesahují částku: Rozpočtové prostředky vyčleněné v souvislosti s předmětem plnění zakázky nepřesahují částku 1 300 000,- Kč vč. DPH, (slovy: jeden milion tři sta tisíc korun českých). Tj. u plátců DPH 1 092 436,- Kč bez DPH. (slovy: jeden milion devadesát dva tisíc čtyři sta třicet šest korun českých). Tato částka zahrnuje: cena úkonů (cca 500 osobodnů /á 8 pracovních hodin; v ceně max. 300,- Kč/hod. vč. DPH), tj. celková cena úkonů nepřesáhne 1 200 000,- Kč vč. DPH cestovní výdaje (ubytování a cestovné) zhotovitele na provádění zakázky v rámci pracovních cest v rozsahu max. 100 000,- Kč vč. DPH. Doklady prokazující cenu úkonů a cestovní výdaje zhotovitel předkládá jako součást měsíčního zúčtování/fakturace.) Zhotovitel se vzdává nároku účtovat zadavateli jiné než uvedené výdaje. Celková nabídková cena ze strany zhotovitele musí být nižší či rovna 1 300 000,- Kč vč. DPH. Nabídky, jejichž nabídková cena bude vyšší než 1 300 000,- Kč vč. DPH, budou vyloučeny z výběrového řízení. 5. Hlavním hodnotícím kritériem je: ekonomická výhodnost nabídky 6. Doba plnění předmětu zakázky: 15.2.2009 31.12.2012 7. Místo plnění předmětu zakázky: Plnění úkolů bude zhotovitel poskytovat na místech, způsobem a formou dle pokynů zadavatele s ohledem na jeho potřeby (včetně zahraničních cest v případě jednání se zahraničními partnery) v předem domluvených a stanovených termínech; 8. Požadované záruční podmínky na předmět zakázky včetně délky záruční lhůty: Zadavatel stanovuje záruční dobu za plnění výstupů dle této zakázky. Běh záruční doby bude upřesněn ve smlouvě. Minimální záruční doba na úkony provedené zhotovitelem, resp. jeho výstupy, uvedená ve smlouvě, bude činit 3 měsíce. 9. Splatnost daňových a účetních dokladů je: 4
14 kalendářních dnů od jejich doručení Ministerstvu. Poslední daňový doklad v kalendářním roce musí být Ministerstvu doručen nejpozději 15. prosince příslušného roku. II. Další požadavky Ministerstva 1. Obsah nabídky je závazný pro uzavření smlouvy. 2. V zájmu urychlení případných jednání směřujících k uzavření smluvního vztahu, může zhotovitel předložit podepsaný návrh smlouvy, který bude zpracován v intencích tohoto poptávkového řízení. Za tímto účelem je možné využít vzor, který je Ministerstvem zveřejněn současně se zveřejněním Poptávkového řízení (zvlášť je uveden vzor pro plátce DPH a zvlášť pro neplátce DPH). Zhotovitelem předložený návrh smlouvy může být Ministerstvem upraven. 3. Smlouva s vybraným zhotovitelem bude obsahovat tato ustanovení: - Ujednání o odstoupení od smlouvy v případě, že plnění přesahuje rozpočtový rok: Smluvní strany se dohodly, že ministerstvo je od této smlouvy oprávněno odstoupit bez jakýchkoliv sankcí, pokud nebude schválena částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná k úhradě za plnění poskytované podle této smlouvy v následujícím roce. Ministerstvo prohlašuje, že do 30 dnů po vyhlášení zákona o státním rozpočtu ve Sbírce zákonů oznámí druhé smluvní straně /nutno konkretizovat/, zda byla schválená částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná k úhradě za plnění poskytované podle této smlouvy v následujícím roce, - Ujednání o odstoupení od smlouvy za podmínek upravených obchodním zákoníkem a v případě porušení smluvních podmínek. - Ujednání o povinnosti mlčenlivosti: Zhotovitel se zavazuje během plnění smlouvy i po ukončení smlouvy, zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od zadavatele v souvislosti s plněním smlouvy. - Ujednání o sankci za porušení povinnosti mlčenlivosti: Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v této smlouvě je zhotovitel povinen uhradit zadavateli (MMR) smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti. - Ujednání o náležitostech faktury: Pokud faktura neobsahuje všechny zákonem a smlouvou stanovené náležitosti, je zadavatel oprávněn ji do data splatnosti vrátit s tím, že zhotovitel je poté povinen vystavit novou fakturu s novým termínem splatnosti. V takovém případě není zadavatel v prodlení s úhradou. - Ujednání o spolupůsobení při výkonu finanční kontroly: Zhotovitel je podle ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění 5
pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. III. Nabídka musí obsahovat 1. Identifikaci zhotovitele: jméno/název, sídlo/místo podnikání/bydliště, kontaktní adresa, IČ, DIČ, bylo-li přiděleno, telefon, e-mail, bankovní spojení s uvedením čísla účtu a adresou banky; 2. Vlastní nabídku (popis předmětu plnění zakázky) zaměřenou zejména na odst. I bod 3: a. Popis úrovně přístupu ze strany zhotovitele vyjádření k možnostem plnění Předmětu zakázky s ohledem na Požadavky na zhotovitele, zejména odbornost. Rozsah dokladů předkládaných uchazečem s ohledem na bod 2a: stručný popis představy zhotovitele o provádění prací, jež jsou předmětem poptávkového řízení (způsob komunikace a spolupráce se zadavatelem a dalšími subjekty dle bodu I.3, zvolené přístupy k plnění jednotlivých činností uvedených v bodě I.3 apod.) - max. 1 strana A4, doklad o ukončení VŠ vzdělání, doklad o výkonu dosavadní praxe resp. profesní životopis, případně další dokumenty dokládající způsobilost zhotovitele k provedení zakázky (např. seznam referenčních zakázek/služeb příbuzných předmětu této zakázky). b. Popis flexibility zhotovitele - schopnost vyhovět a přizpůsobit se časovým nárokům na zhotovitele a případným změnám v průběhu projektu. Rozsah dokladů předkládaných uchazečem s ohledem na bod 2b: Stručný popis možností plnit časové nároky na zhotovitele a možnosti/schopnosti reagovat na změny v projektu (max. 1 strana A4); 3. Cenu zakázky (viz níže požadavek na zpracování ceny); 4. Čestné prohlášení o tom, že zhotovitel souhlasí se zadáním a podmínkami tohoto poptávkového řízení; 5. Místo a datum podpisu; 6. Podpis zhotovitele. IV. Požadavek na zpracování ceny 1. V nabídce je nutno uvést, jestli je zhotovitel plátcem DPH. 6
2. Cenová kalkulace musí obsahovat: a. cenu úkonů ve struktuře: hodinová sazba, počet hodin celkem, celková cena úkonů, b. cestovní výdaje, c. celkovou nabídkovou cenu jako součet celkové ceny úkonů a cestovních výdajů. 3. V případě, že je zhotovitel plátcem DPH, musí být v nabídce všechny částky uvedeny formou rozkladu ceny, tj. s uvedením základní částky bez DPH, výše DPH a konečné (celkové) ceny včetně DPH. 4. Cena uvedená v nabídce, zejména jednotková cena hodinové sazby, bude považována za definitivní a nepřekročitelnou. V případě uzavření smlouvy na plnění předmětu zakázky bude cena stanovena jako nejvýše přípustná. V. Místo a lhůta pro doručení nabídky 1. Nabídka musí být doručena poštou nebo osobně do podatelny Ministerstva na adresu: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Staroměstské náměstí 6 110 15 Praha 1 2. Nabídka musí být zabezpečena proti předčasnému otevření a musí být uvedeno označení adresáta (Ministerstva) a označením odesílatele (zhotovitele) včetně jeho adresy. Na obálce nabídky musí dále být uvedeno: NEOTEVÍRAT zakázka Zajištění expertní podpory při provádění monitoringu programů přeshraniční spolupráce 2007-2013 3. Nabídka musí být doručena do 30.1.2009 do 14,00 hodin. VI. Požadavky na předložení dokladů zhotovitelem před podpisem smlouvy Vybraný zhotovitel bude Ministerstvu povinen před podpisem smlouvy s Ministerstvem předložit níže uvedené doklady a údaje; čestná prohlášení musí být zhotovitelem podepsána. 1. Kopie dokladů o oprávnění k podnikání mající vztah k plnění předmětu zakázky, 2. Kopie výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence, má-li v ní být zhotovitel zapsán podle zvláštních právních předpisů, ne starší než 90 dnů. Originály nebo ověřené kopie budou předloženy na vyžádání zadavatele před podpisem smlouvy. VII. Kritéria pro hodnocení nabídek 1. Celková cena zakázky 40 % 7
2. Hodnocení odborné kvality zhotovitele (zaměření vzdělání, odborná a znalostní základna, jazykové znalosti, zkušenost, referenční zakázky, popis představy o plnění předmětu zakázky) 30 % 3. Respektování požadavků zadání s ohledem na flexibilitu přístupu zhotovitele (možnost vykonávat činnosti na místech určených ze strany zadavatele, způsob reakce na případné změny v průběhu projektu apod.) 15 % 4. Kvalita formulace nabídky (detailnost, jednoznačnost, přehlednost) 15 % Jako nejvýhodnější bude vybrána nabídka zhotovitele na základě níže uvedeného postupu: a) Nabídky budou pro každé dílčí kritérium ohodnoceny na stupnici 0 100 bodů. b) Nabídka, která je v daném dílčím kritériu nejvýhodnější, obdrží za toto kritérium 100 bodů. Ostatní nabídky získají takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění daného dílčího kritéria ve vztahu k nejvýhodnější nabídce. Pro číselně vyjádřitelná dílčí kritéria se přitom použije tohoto vzorce: u kritérií, kde má nejvýhodnější nabídka maximální hodnotu (odborná kvalita, atd.), u kritérií, kde má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu (cena, atd.) c) Bodová hodnocení dílčích kritérií jsou vynásobena vahou daného kritéria. d) Budou sečteny body za jednotlivá dílčí kritéria. e) Vítězí nabídka s nejvyšším celkovým počtem bodů. VIII. Závěrečná ustanovení 1. Zhotovitel ve své nabídce specifikuje případné subdodavatele. 2. Na závěr nabídky musí být uvedeno prohlášení zhotovitele o pravdivosti a úplnosti nabídky v následujícím znění: Prohlašuji, že veškeré výše uvedené informace v této nabídce jsou úplné a pravdivé. 3. Nabídka se předkládá v počtu: 1 ks originálů a 2 ks kopií, zabezpečen proti neoprávněné záměně součástí. 8
4. Nabídka se předkládá v uzavřené obálce. Obálka s nabídkou musí být označena názvem zakázky, označením adresáta (Ministerstva) a označením odesílatele (zhotovitele) včetně jeho adresy. 5. Nabídka musí být zpracována písemně v českém jazyce. 6. Při nesplnění podmínek tohoto poptávkového řízení si Ministerstvo vyhrazuje právo nabídku zhotovitele nezahrnout do hodnocení nabídek. 7. Všechny listy nabídky musí být číslovány nepřerušenou vzestupnou řadou čísel a musí být spojeny způsobem, který zabraňuje nežádoucí manipulaci s nimi. 8. Nabídky musí být doručeny Ministerstvu v požadované lhůtě. Později doručené nabídky nebudou zařazeny do hodnocení nabídek. 9. Ministerstvo nabídky ani jejich části zhotovitelům nevrací. 10. Ministerstvo si vyhrazuje právo všechny předložené nabídky odmítnout. 11. Ministerstvo si vyhrazuje právo kdykoliv poptávkové řízení zrušit, a to z jakéhokoli důvodu nebo i bez uvedení důvodu. 12. Osobou oprávněnou rozhodnout o výběru nejvhodnějšího uchazeče a uzavřít s ním smlouvu je: RNDr. Jiří Horáček, ředitel odboru evropské územní spolupráce (zadavatelský útvar) 13. Kontaktní osobou pro záležitosti týkající se tohoto poptávkového řízení je: Ing. Martin Buršík, tel. 731 628 272, e-mail: martin.bursik@mmr.cz. (ředitel zadavatelského útvaru) 9