Poptávkové řízení. (zakázka)

Transkript

1 V Praze dne 1. září 2009 Poptávkové řízení k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu dle ustanovení 12 odst. 3 zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zakázka ) s názvem Zajištění expertní podpory při realizaci programů přeshraniční spolupráce a jejich souladu s požadavky kladenými ze strany EK (zakázka) Česká republika Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky (dále jen Zadavatel ) vyzývá k předložení nabídky pro realizaci zakázky s názvem Zajištění expertní podpory při realizaci programů přeshraniční spolupráce a jejich souladu s požadavky kladenými ze strany EK (zakázka) I. Název zakázky: Zajištění expertní podpory při realizaci programů přeshraniční spolupráce a jejich souladu s požadavky kladenými ze strany EK II. Druh zakázky: zakázka na služby III. Specifikace a rozsah požadovaného plnění, popis předmětu zakázky: Výchozí stav: Ministerstvo pro místní rozvoj, Odbor evropské územní spolupráce (dále jen Zadavatelský útvar ), plní roli Řídícího/Národního orgánu (ŘO/NO) pěti operačních programů přeshraniční spolupráce: ČR-Polsko, ČR-Slovensko, ČR-Rakousko, ČR- Bavorsko a ČR-Sasko (dále programy ). Roli Řídícího orgánu dle čl. 60 Obecného nařízení Zadavatel vykonává u programu ČR-Polsko. Roli Národního orgánu pak vykonává pro ostatní 4 přeshraniční programy. Z role Řídícího orgánu plyne 1

2 zodpovědnost za celý program (tj. jak za jeho realizaci na území ČR, tak za realizaci na území Polska). Z role Národního orgánu plyne zodpovědnost za realizaci programu na území ČR. V rámci výše uvedené zodpovědnosti je jedním z klíčových úkolů Zadavatele zajišťování souladu realizace programů s legislativou na národní úrovni a na úrovni EU a s požadavky kladenými na jejich provádění dalšími dokumenty (metodickými dokumenty, dokumenty nelegislativní povahy a dalšími) na evropské a národní úrovni. Tento soulad je třeba průběžně ověřovat a zajišťovat případné úpravy systému řízení a provádění programů v průběhu jejich realizace tak, aby byl permanentně zajištěn. Průběh realizace programů je pravidelně ověřován i ze strany externích subjektů EK, auditorských společností, Auditního orgánu a doporučení vzešlá z těchto auditů jsou aplikována při vlastní realizaci programů (modifikace programů, návrhy na korekci programů vůči EK, apod.). Vedle auditů probíhají i hodnocení programů dle čl. 48 Obecného nařízení. Povinností členského státu, potažmo ŘO, je provádět průběžná hodnocení, jejichž výstupy slouží k případným korekcím programů tak, aby programy odpovídaly aktuálním potřebám území či změněným socioekonomickým podmínkám, aby docházelo k jejich korekcím v reakci na skutečný vývoj programů a jejich implementace apod. V návaznosti na identifikované nedostatky, potřeby území či řídících a implementačních struktur programu, dochází k permanentní potřebě modifikovat programovou dokumentaci tak, aby odpovídala těmto potřebám a zohledňovala je. Dochází tak u všech pěti programů k permanentním aktualizacím a úpravám dokumentace, a to jak dokumentace určené dovnitř programu, tj. metodických a řídících dokumentů upravujících činnost implementačních struktur, tak i dokumentů určených navenek, tj. pro předkladatele projektů a příjemce dotací. Zadavatel některé z činností dle č. 60 (příp. jiných) deleguje na další subjekty implementace. Pravidla na úrovni ES pak určují jeho povinnosti při zajištění odpovídajícího řízení a kontroly realizace programů. V té souvislosti Zadavatel provádí výkon řídící kontroly k ověření řádného výkonu pravomocí delegovaných na tyto subjekty. Ze strany Evropské komise je ověřována schopnost řídících struktur programu vytvářet předpoklady pro řádnou implementaci programů také prostřednictvím povinnosti členských států předložit EK dokument popisující zavedení a existenci řídících a kontrolních systémů v souladu s čl. 71, ve struktuře požadované Prováděcím nařízením, příl. XII. Vedle toho ověřuje EK průběh realizace programů a naplňování jejich cílů prostřednictvím povinnosti členských států předkládat roční (a závěrečnou) zprávu z realizace programu. Popis předmětu zakázky: Předmětem zakázky je poskytování expertní podpory při zajišťování činností souvisejících s řízením a realizací pěti programů přeshraniční spolupráce a souladu 2

3 jejich provádění s relevantními dokumenty na národní úrovni a úrovni EK (dokumentů legislativní i nelegislativní povahy, programových a metodických dokumentů programů apod.) a plnění povinností v těchto dokumentech stanovených. Zadavateli vyplývá z této dokumentace pro všech pět programů řada povinností. Pro zajištění neustálé provázanosti a souladu programové dokumentace s nadřazenými a jinak souvisejícími dokumenty, pro zajištění řádného provádění programů dle platných legislativních a metodických pravidel je nezbytně nutné zabezpečit permanentní flexibilní podporu Zadavatele při procesu řádné implementace programů přeshraniční spolupráce. To vytváří předpoklady pro řádné čerpání prostředků strukturálních fondů v rámci programů přeshraniční spolupráce. Vybraný zhotovitel bude, pod vedením a v těsné spolupráci se Zadavatelem a ve spolupráci s dalšími dotčenými subjekty implementace, včetně zahraničních partnerů, zajišťovat tyto činnosti a jejich administraci a bude úzce komunikovat se všemi subjekty implementace. Konkrétní okruhy činností, které bude vybraný zhotovitel pro Zadavatele na základě jeho zadání a pod jeho vedením zajišťovat, budou: Sledování metodických dokumentů na národní úrovni (vydávaných zejména NOK, Certifikačním orgánem, Auditním orgánem aj.) a jejich připomínkování dle zadání zadavatele tak, aby zohledňovaly specifika programů přeshraniční spolupráce; vyjadřování se k navrhovaným změnám těchto metodik. Provádění analýz návrhů změn dokumentů legislativní povahy na úrovni Společenství (úpravy nařízení, metodik EK apod.) jako podkladů pro Zadavatele při vypracování oficiálních stanovisek předkládaných EK, příp. pro jejich vyjednávání. Poskytování součinnosti (příprava požadovaných podkladů, zdůvodnění apod.) při provádění auditů přeshraniční spolupráce externími subjekty (včetně EK) či interním auditem MMR. Účast na interim hodnocení programů, zpracování podkladů dle zadání Zadavatele, poskytování součinnosti subjektům provádějícím toto hodnocení. Přímá účast na zpracování dokumentů vyžadovaných ze strany EK pro řádné řízení programů zejména na vypracování popisu Řídících a kontrolních systémů ustavených v souladu s čl. 71 Obecného nařízení a v podobě dané přílohou XII Prováděcího nařízení. Tento dokument zevrubně popisující v předepsané struktuře způsob zajištění implementace, řízení a kontroly je vypracován ve spolupráci Řídícího a Národního orgánu vždy pro každý z pěti programů a povinně předkládán EK k odsouhlasení. Součástí činnosti zhotovitele bude i zajištění podpory a příprava podkladů pro vyjednávání tohoto dokumentu, jež je nezbytnou podmínkou pro umožnění čerpání prostředků SF v rámci 3

4 daného programu, s Evropskou komisí. Stejně tak se bude zhotovitel účastnit zpracování připomínek a požadavků EK vzešlých z vyjednávání, a to u všech pěti programů. Příprava informací, analýz a podkladů pro vedení Řídícího orgánu (na úrovni ministerstva) pro přijímání rozhodnutí týkajících se realizace programů přeshraničních spolupráce, příp. strukturálních fondů vůbec (z pozice NOK). Přímá účast při provádění korekcí programů dle č. 33 Obecného nařízení a zpracování zdůvodnění Evropské komisi a sledování souladu s příslušnou legislativou a metodikou (zejména s Obecným nařízením, čl. 33, metodikou pro provádění korekcí na úrovni NOK apod.). Připomínkování dokumentace programu, stanovisek, návrhů změn, informací a dalších dokumentů vytvářených na úrovni Zadavatele, zejména s ohledem na širší souvislosti strukturálních fondů a jejich realizace na národní či celoevropské úrovni (připomínkování navržených postupů implementace v rámci programů přeshraniční spolupráce a jejich srovnání s postupy realizovanými v jiných OP v ČR, případně jinde v Evropě apod.) Přímá účast na zpracování aktualizací kompletní dokumentace programu (její rámcové vymezení viz část IV), poskytování doporučení k aktualizaci částí dokumentace programů vyplývající ze změn nadřazených dokumentů, potřeby úpravy způsobu implementace programů apod. Poskytování součinností Zadavateli při kontrolách a analýzách interních manuálů subjektů implementace a při provádění řídící kontroly Zadavatelem. V případě potřeby poskytování metodického vedení subjektů implementace při zpracování či provádění aktualizací dokumentace, jíž se jejich činnost v rámci programů řídí (interní manuály a postupy apod.). Účast na přípravě podkladů pro vyjednávání Zadavatele se zahraničními partnery. Účast na školeních, propagačních a informačních akcích pořádaných Zadavatelem a určených jak pro subjekty implementace programu, tak pro žadatele/příjemce (příprava prezentací, příp. přímá účast). Účast na tvorbě zpráv (ročních a závěrečné) z realizace programů přeshraniční spolupráce, zejména vyhodnocování realizace jednotlivých programů v souladu s požadavky v oblasti horizontálních politik EU, naplňování cílů a strategií na úrovni EK, NSRR a dalších dokumentů. Poskytování součinnosti a podkladů Evropské komisi a jí určených subjektů při provádění hodnocení, statistických a jiných šetření pro programy přeshraniční spolupráce v ČR. 4

5 Vyhodnocování průběhu čerpání prostředků programů s ohledem na plnění pravidla N+3, resp. N+2 a v případě potřeby spolupráce při navržení a vyhodnocování opatření pro zrychlení či zefektivnění čerpání prostředků. V případě potřeby podpora při každodenní administraci programu. Další úkoly určené ze strany zadavatele související s řádným prováděním programů přeshraniční spolupráce a plnění s tím souvisejících činností. IV. Relevantní dokumentace Dokumentace, jež je relevantní pro provádění zakázky a jejíž znalost je nezbytným předpokladem pro její řádné plnění je zejména: Nařízení závazná na úrovni Společenství, jimiž se provádění programů strukturálních fondů obecně a programů přeshraniční spolupráce řídí Metodiky na úrovni EK a NOK relevantní pro řádné provádění programů přeshraniční spolupráce Kompletní dokumentace Operačních programů přeshraniční spolupráce, pro každý z pěti programů (zejména Programový dokument, Prováděcí dokument, Příručka pro žadatele, příručka pro příjemce, manuály a postupy pro implementaci programů, Komunikační plán, a další dokumenty, jimiž se realizace programu řídí). Tato dokumentace je k dispozici na: a dalších informačních zdrojích. V. Požadavky na zhotovitele: Samostatný zhotovitel (tj. zhotovitel pracující samostatně, pod svým jménem) splňující následující požadavky: a. velmi dobrá znalostní základna v oblasti evropské územní spolupráce a využívání finančních prostředků EU na realizaci přeshraniční spolupráce a velmi dobrá znalost a schopnost orientace v dokumentech, jimiž se provádění programů přeshraniční spolupráce řídí (viz část IV výše). b. minimálně pětiletá praxe v oboru strukturálních fondů, v oblasti realizace programů přeshraniční spolupráce. c. velmi dobrá vědomostní a vzdělanostní základnu v oboru regionálního rozvoje a/nebo fungování Evropské Unie a jejich politik (doložitelné doklady o VŠ vzdělání v těchto oborech). 5

6 d. Velmi dobrá úroveň aktivní i pasivní angličtiny, schopnost plynné komunikace se zahraničními partnery a bezproblémového porozumění anglicky psaným odborným textům (doložit složení některé z uznávaných zkoušek). e. zkušenosti s přípravou programové dokumentace programů přeshraniční spolupráce Cíle 3 zhotovitel musí prokázat, že se podílel na přípravě některého z následujících dokumentů (programový dokument, prováděcí dokument, operační manuál, příručka pro žadatele, příručka pro příjemce dotace, popis řídících a kontrolních systémů). Vzhledem k tomu, že se liší rozsah a zaměření dokumentů v případech, kdy ČR plní funkci řídícího orgánu a národního orgánu, musí zkušenosti s přípravou programové dokumentace prokázat min. u 2 programů a to u 1 programu, kde je ČR řídícím orgánem a u 1 programu, kde je ČR Národním orgánem. VI. Časové nároky na zhotovitele a plnění zakázky: 1. Zhotovitel musí disponovat dostatečnými časovými možnostmi pro plnění zakázky v plném rozsahu dle odst. 3 níže a musí být schopen zajistit flexibilitu pro plnění zakázky v místech určených zadavatelem popsaných v části X. 2. Zhotovitel musí být schopen realizovat zakázku v celém období dle části IX níže. 3. Kvalifikovaný odhad rozsahu prací v rámci plnění zakázky čítá celkem za období cca 330 osobodnů (2640 osobohodin). Časovou angažovanost při plnění činností v rámci zakázky zhotovitel dokládá formou časových přehledů - timesheetů, předkládaných jako součást měsíčního zúčtování/fakturace. Timesheety ověřuje a schvaluje Zadavatel. VII. Předpokládaná velikost zakázky Předpokládaná velikost zakázky činí ,- Kč bez DPH. Tato částka zahrnuje cenu úkonů zhotovitele (330 osobodnů, 1 den á 8 prac. hodin; v ceně max. 360,- Kč/hod., bez DPH). Zhotovitel se vzdává nároku účtovat zadavateli jiné než uvedené výdaje, veškeré vedlejší výdaje zhotovitele spojené s poskytováním služeb (cestovní náklady apod.) musí být zahrnuty v hodinové sazbě. VIII. Hlavním hodnotícím kritériem je: nejnižší nabídková cena IX. Doba plnění předmětu zakázky:

7 X. Místo plnění zakázky: Plnění úkolů bude zhotovitel poskytovat na místech, způsobem a formou dle pokynů Zadavatele, s ohledem na jeho potřeby, příp. ve vazbě na potřeby ostatních subjektů implementace. Plnění bude probíhat na flexibilní bázi v sídle Zadavatele, zhotovitele, či na místech jiných určených Zadavatelem (místa realizace školení a prezentací, místa jednání se zahraničními partnery apod.). XI. Splatnost daňových a účetních dokladů je: 14 kalendářních dnů od jejich doručení Zadavateli. Poslední daňový doklad v kalendářním roce musí být Zadavateli doručen nejpozději 15. prosince příslušného roku. XII. Další požadavky Zadavatele 1. Obsah nabídky je závazný pro uzavření smlouvy. 2. V zájmu urychlení případných jednání směřujících k uzavření smluvního vztahu, požadujeme předložení návrhu smlouvy podepsaného zhotovitelem, který bude zpracován v intencích tohoto poptávkového řízení. Zhotovitelem předložený návrh smlouvy může být Zadavatelem upraven. Jako vzorový je možné využít návrh smlouvy, jež tvoří přílohu tohoto poptávkového řízení. 3. Smlouva s vybraným zhotovitelem bude obsahovat tato ustanovení: - Ujednání o odstoupení od smlouvy v případě, že plnění přesahuje rozpočtový rok: Smluvní strany se dohodly, že ministerstvo je od této smlouvy oprávněno odstoupit bez jakýchkoliv sankcí, pokud nebude schválena částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná k úhradě za plnění poskytované podle této smlouvy v následujícím roce. Ministerstvo prohlašuje, že do 30 dnů po vyhlášení zákona o státním rozpočtu ve Sbírce zákonů oznámí druhé smluvní straně /nutno konkretizovat/, zda byla schválená částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná k úhradě za plnění poskytované podle této smlouvy v následujícím roce, - Ujednání o odstoupení od smlouvy za podmínek upravených obchodním zákoníkem a v případě porušení smluvních podmínek. - Ujednání o povinnosti mlčenlivosti: Zhotovitel se zavazuje během plnění smlouvy i po ukončení smlouvy, zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od zadavatele v souvislosti s plněním smlouvy. - Ujednání o sankci za porušení povinnosti mlčenlivosti: Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v této smlouvě je zhotovitel povinen 7

8 uhradit zadavateli (MMR) smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti - Ujednání o náležitostech faktury: Pokud faktura neobsahuje všechny zákonem a smlouvou stanovené náležitosti, je zadavatel oprávněn ji do data splatnosti vrátit s tím, že zhotovitel je poté povinen vystavit novou fakturu s novým termínem splatnosti. V takovém případě není zadavatel v prodlení s úhradou faktury. - Ujednání o spolupůsobení při výkonu finanční kontroly: Zhotovitel je podle ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. XIII. Požadavky na zpracování nabídky Úplná nabídka uchazeče musí obsahovat minimálně 1. Identifikaci zhotovitele jméno/název, sídlo/místo podnikání/bydliště, kontaktní adresa, IČ, DIČ, bylo-li přiděleno, telefon, , bankovní spojení s uvedením čísla účtu a adresou banky; 2. Popis nabídky Uchazeč popíše v rozsahu max. 1-2 strany formátu A4 plnění zakázky v souladu s touto dokumentací, jež demonstruje pochopení zadání, popis přístupu ze strany zhotovitele a popis plnění zakázky vyjádření se k možnostem plnění předmětu zakázky, s ohledem na Požadavky na zhotovitele, zejména odbornost, charakteristiku flexibility zhotovitele - schopnost vyhovět a přizpůsobit se Časovým nárokům na zhotovitele a případným změnám v průběhu projektu apod. 3. Doklady o odborných a kvalifikačních předpokladech K doložení odborných kvalifikačních předpokladů v souladu s požadavky na zhotovitele uvedenými v části V výše, předloží uchazeč jako povinnou součást úplné nabídky: a. doklad o složení některé z uznávaných zkoušek z anglického jazyka (Certificate in English, TOEFL, státní jazyková zkouška aj. obdobné), prokazující splnění jazykových požadavků b. doklad o VŠ vzdělání v oborech popsaných v části V výše (regionální rozvoj, EU a obdobné) prokazující odborné vzdělání v požadovaných oborech c. podepsané Čestné prohlášení s uvedením praxe (vč. kontaktů telefon, e- mail na osoby, které jsou schopné uvedenou praxi potvrdit) v oboru strukturálních fondů přeshraniční spolupráce v délce min. 5 let, jak popsáno v části V výše 8

9 d. zkušenosti s přípravou programové dokumentace (dokumentů uvedených v části V výše) programů přeshraniční spolupráce Cíle 3 přehled zakázek/pracovních zkušeností s přípravou programové dokumentace pro programy přeshraniční spolupráce Cíle 3 (uvedení konkrétních dokumentů na jejichž přípravě se uchazeč podílel vč. specifikování, o který program se jednalo) každá zakázka/pracovní zkušenost musí být doložena kontaktem (telefon, ) na osobu, která může zakázku/pracovní zkušenost potvrdit. 4. Doklady o profesních předpokladech K doložení profesních předpokladů doloží uchazeč prostou kopii výpisu z Obchodního rejstříku, v případě, že je v něm zapsán (ne staršího než 30 dnů) nebo živnostenského oprávnění opravňujícího k činnosti s předmětem podnikání nutným pro splnění zakázky, resp. jejího předmětu. 5. Cenu zakázky (viz níže část XIV požadavek na zpracování ceny); 6. Podepsaný návrh smlouvy; 7. Prohlášení o tom, že zhotovitel souhlasí se zadáním a podmínkami tohoto poptávkového řízení; 8. Prohlášení zhotovitele o pravdivosti a úplnosti nabídky v následujícím znění: Prohlašuji, že veškeré výše uvedené informace v této nabídce jsou úplné a pravdivé. 9. Místo a datum podpisu; 10. Podpis zhotovitele. XIV. Požadavek na zpracování ceny 1. V nabídce je nutno uvést, jestli je zhotovitel plátcem DPH. 2. Nabídka musí obsahovat: a. jednotkovou cenu hodinové sazby a dále b. celkovou nabídkovou cenu, jež je násobkem jednotkové ceny hodinové sazby a celkového počtu osobohodin (2640) 3. V případě, že je zhotovitel plátcem DPH, nabídková cena (jednotková cena hodinové sazby a celková nabídková cena) musí být v nabídce uvedena formou rozkladu ceny, tj. s uvedením základní částky bez DPH a zvlášť bude vyčíslena příslušná DPH. Neplátce DPH uvádí cenu, ve které se DPH nespecifikuje. 4. Jednotková cena hodinové sazby uvedená v nabídce bude považována za definitivní a nepřekročitelnou. V případě uzavření smlouvy na plnění předmětu zakázky bude cena stanovena jako nejvýše přípustná. 9

10 XV. Místo a lhůta pro doručení nabídky 1. Nabídka musí být doručena poštou nebo osobně do podatelny Zadavatele na adresu: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Staroměstské náměstí Praha 1 2. Nabídka musí být zabezpečena proti předčasnému otevření a musí být označena názvem zakázky, označením adresáta (Zadavatele) a označením odesílatele (zhotovitele) včetně jeho adresy. Na obálce nabídky musí být uvedeno: NEOTEVÍRAT projekt Zajištění expertní podpory při realizaci programů přeshraniční spolupráce a jejich souladu s požadavky kladenými ze strany EK 3. Nabídka musí být doručena do do 14,00 hodin. XVI. Kritéria pro hodnocení nabídek Celková nabídková cena - jako nejvýhodnější bude vybrána nabídka zhotovitele, která bude obsahovat nejnižší nabídkovou cenu. XVII. Závěrečná ustanovení 1. Zhotovitel pracuje samostatně, subdodavatelé nejsou přípustní 2. Nabídka se předkládá v počtu: 1 ks originálů a 2 ks kopií, zabezpečena proti neoprávněné záměně součástí 3. Nabídka musí být zpracována písemně v českém jazyce. 4. Při nesplnění podmínek tohoto poptávkového řízení (zejména v případě nesplnění požadavků na Zhotovitele a v případě takových nedostatků, které neumožní vyhodnotit nabídku podle stanoveného kritéria - nesplnění požadavků na zpracování ceny) si Zadavatel vyhrazuje právo nabídku zhotovitele nezahrnout do hodnocení nabídek. 5. Všechny listy nabídky musí být spojeny způsobem, který zabraňuje nežádoucí manipulaci s nimi. 6. Nabídky musí být doručeny Zadavateli v požadované lhůtě. Později doručené nabídky nebudou zařazeny do hodnocení nabídek. 7. Zadavatel nabídky ani jejich části zhotovitelům nevrací. 10

11 8. Zadavatel si vyhrazuje právo všechny předložené nabídky odmítnout. 9. Zadavatel si vyhrazuje právo kdykoliv poptávkové řízení zrušit, a to z jakéhokoli důvodu nebo i bez uvedení důvodu. 10. Osobou oprávněnou rozhodnout o výběru nejvhodnějšího uchazeče a uzavřít s ním smlouvu je: RNDr. Jiří Horáček, ředitel odboru evropské územní spolupráce (zadavatelský útvar) 11. Kontaktní osobou pro záležitosti týkající se tohoto poptávkového řízení je: Ing. Martin Buršík, Vedoucí oddělení přípravy a metodiky programů přeshraniční spolupráce tel burmar@mmr.cz. (ředitel zadavatelského útvaru) 11