Správa finančnej kontroly Košice Komenského 52, 040 92 Košice Číslo: 1-2/2010/5218 Služobný predpis č. 2/2010 služobného úradu Správa finančnej kontroly Košice, zo dňa 2.11.2010 o podmienkach pracovnej, resp. služobnej cesty OBSAH STRANA 1 ÚVODNÉ USTANOVENIA... 2/7 1.1 Účel a rozsah záväznosti... 2/7 1.2 Pojmy... 2/7 1.3 Súvisiace právne predpisy... 2/7 2 VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ... 3/7 3.PRACOVNÉ CESTY... 3/7 3.1 Plánovanie pracovnej cesty... 3/7 3.2 Schválenie pracovnej cesty... 3/7 3.3 Vyúčtovanie výdavkov týkajúcich sa pracovnej cesty... 4/7 3.4 Náhrady výdavkov vzniknutých pri pracovných cestách... 5/7 3.4.1 Cestovné... 5/7 3.4.2 Ubytovanie... 5/7 3.4.3 Stravné... 5/7 3.4.4 Cestné motorové vozidlá... 6/7 3.4.5 Oprávnené vedľajšie výdavky... 7/7 3.4.6 Zrušenie pracovnej cesty... 7/7 4 ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA... 7/7 5 PRÍLOHY... 7/7 1/7
ÚVODNÉ USTANOVENIA 1.1 Účel a rozsah záväznosti Účelom tohto Služobného predpisu je stanoviť zásady a zodpovednosti pri: - plánovaní, realizácii a vyúčtovaní pracovných ciest, resp. služobných ciest (ďalej len pracovná cesta ), - cestovných náhradách a náhradách výdavkov vzniknutých pri pracovných cestách zamestnancom Správy finančnej kontroly Košice (ďalej len služobný úrad ), ktoré vyplývajú zo zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v platnom znení (ďalej len zákon o cestovných náhradách ), Služobný predpis je záväzný pre všetkých zamestnancov služobného úradu. 1.2 Pojmy Cestné motorové vozidlo cestné motorové vozidlo iné ako vozidlo služobného úradu (súkromné vlastné motorové vozidlo, súkromné motorové vozidlo vo vlastníctve leasingovej spoločnosti a pod.) Cestujúci zamestnanci služobného úradu v zmysle 1 ods. 1 a 2 Zákona o cestovných náhradách, ktorí sa zúčastňujú pracovných ciest. Hotovostná pokladňa pracovisko časti Osobného úradu a ekonomického oddelenia umiestnené na 4. poschodí číslo dverí 403, ktoré slúži na výber a vrátenie peňazí v hotovosti. Miesto nástupu a miesto ukončenia pracovnej cesty pre účely tohto Služobného predpisu sa pod miestom nástupu a miestom ukončenia pracovnej cesty rozumie: - bydlisko zamestnanca (trvalé, prechodné), ak sa zamestnanec zúčastňuje pracovnej cesty, pri ktorej sa výkon práce uskutočňuje mimo mesta bydliska zamestnanca (okrem prípadu, keď zamestnanci cestujú na pracovnú cestu služobnými autami zo sídla organizácie), alebo mimo Prešovského a Košického kraja, ak služobný úrad neustanoví v Cestovnom príkaze inak, - miesto uvedené v služobnej zmluve štátneho zamestnanca, resp. zamestnanca verejnej správy v pracovnej zmluve, v ostatných prípadoch pracovných ciest, ak služobný úrad neustanoví v Cestovnom príkaze inak, - adresa auditovanej osoby (prípadne skutočné miesto výkonu auditu alebo výkonu práce), ak sa zamestnanec zúčastňuje pracovnej cesty v rámci mesta, kde má bydlisko, ak služobný úrad neustanoví v Cestovnom príkaze inak. Miesto výkonu práce sa určuje, názvom obce, názvom organizácie, prípadne jej časťou alebo útvarom. Pracovná cesta je ohraničená dobou nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do ukončenia pracovnej cesty. Pravidelné pracovisko zamestnanca je miesto výkonu práce písomne dohodnuté so štátnym zamestnancom v služobnej zmluve, resp. so zamestnancom verejnej správy v pracovnej zmluve (ďalej len zamestnanec ). Schvaľovateľ Vedúci oddelenia (priamy nadriadený), resp. jeho zástupca schvaľuje pracovnú cestu zamestnancov príslušného oddelenia, Vedúci služobného úradu, resp. jeho zástupca schvaľuje pracovnú cestu: - vedúcich oddelení - zamestnancov útvaru riaditeľa Zástupca vedúceho služobného úradu schvaľuje pracovnú cestu vedúcemu služobného úradu. Určenie doby trvania pracovnej cesty Schvaľovateľ stanovuje dátum (deň) a hodinu nástupu na pracovnú cestu a dátum (deň) a prípadne aj hodinu ukončenia pracovnej cesty. 1.3 Súvisiace právne predpisy - Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v platnom znení (ďalej len Zákon o cestovných náhradách ), - Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v platnom znení (ďalej len Zákon o účtovníctve ), - Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v platnom znení, - Zákon č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení, - Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v platnom znení, - Zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení. 2/7
2 VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ 2.1 Zodpovednosťou každého zamestnanca je, že všetky záznamy v akomkoľvek vyúčtovaní sú v súlade s týmto služobným predpisom a vyúčtovanie zahŕňa len výdavky, ktoré priamo súvisia s pracovným výkonom zamestnanca na pracovnej ceste a ktoré sú vo svojej podstate odôvodniteľné. 2.2 Všetky doklady podľa tohto služobného predpisu musia byť schválené Schvaľovateľom. Schvaľovateľ je zodpovedný a svojím podpisom potvrdzuje, že všetky schválené doklady sú v súlade s týmto Služobným predpisom. 2.3 Podpisové vzory Schvaľovateľov sú uvedené v Prílohe č. 1 tohto Služobného predpisu. 2.4 Každý Cestujúci je povinný dodržiavať podmienky stanovené služobným úradom pre každú pracovnú cestu. 3 PRACOVNÉ CESTY 3.1 Plánovanie pracovnej cesty 3.1.1 Každý Cestujúci je zodpovedný za plánovanie pracovnej cesty v dostatočnom predstihu tak, aby sa dosiahli čo najnižšie možné náklady na cestovanie uplatňuje sa zásada hospodárnosti. 3.1.2 Prerušenie pracovnej cesty zo strany zamestnanca pred výkonom práce na pracovnej ceste alebo po skončení výkonu práce na pracovnej ceste musí byť schválené Schvaľovateľom vo formulári Cestovný príkaz (Príloha č. 2) v časti Účel cesty. Za čas prerušenia pracovnej cesty nepatrí Cestujúcemu žiadna náhrada výdavkov. 3.1.3 Ak je to potrebné, cestujúci môže vybrať preddavok na cestovné náhrady súvisiace s pracovnou cestou z Hotovostnej pokladne, ak o to požiada, avšak len po schválení Schvaľovateľom na formulári Cestovný príkaz (Príloha č. 2). 3.1.4 Po zaevidovaní Cestovného príkazu a jeho schválení Schvaľovateľom, vyznačí sa na ňom predbežná kontrola. 3.2 Schválenie pracovnej cesty 3.2.1 Cestujúci vyplní formulár Cestovný príkaz (Príloha č. 2) osobitne pre každú pracovnú cestu. Za správne vyplnenie formulára je zodpovedný Cestujúci. 3.2.2 Použitie cestného motorového vozidla iného ako cestné motorové vozidlo služobného úradu na pracovnej ceste je možné len v odôvodnených prípadoch po vyplnení druhej časti formulára Cestovný príkaz (Príloha č. 2) Cestujúcim a schválené Schvaľovateľom. Za správne vyplnenie formulára je zodpovedný Cestujúci. 3.2.3 Formulár Cestovný príkaz (Príloha č. 2) musí byť schválený Schvaľovateľom. Pracovnú cestu možno uskutočniť len, keď je formulár schválený Schvaľovateľom, resp. ním povereným zástupcom. Ak vo výnimočných prípadoch (napr. neočakávaná pracovná cesta) nie je možné včas zabezpečiť schválenie formulára, je potrebné získať pred uskutočnením pracovnej cesty jej predbežné schválenie od Schvaľovateľa, prednostne formou E-mailu, inak telefonicky. 3.2.4 Ak Cestujúci chce použiť na pracovnej ceste vozidlo služobného úradu s profesionálnym vodičom, musí o to požiadať vedúceho služobného úradu prostredníctvom priameho nadriadeného. 3.2.5 Vo formulári Cestovný príkaz sa uvedie prípadný súhlas Schvaľovateľa s ubytovaním cestujúceho počas pracovnej cesty a spôsobom dopravy (autobus, osobný vlak, rýchlik, IC, EC, lietadlo, služobné motorové vozidlo, súkromné motorové vozidlo). 3/7
3.3 Vyúčtovanie výdavkov týkajúcich sa pracovnej cesty 3.3.1 Cestujúci je povinný pripraviť dokumentáciu potrebnú na vyúčtovanie výdavkov týkajúcich sa pracovnej cesty (ďalej len Dokumentácia z pracovnej cesty ), čo najskôr po ukončení pracovnej cesty, ktorá obsahuje: - správne vyplnený formulár Cestovný príkaz (Príloha č. 2), kde Cestujúci uvedie všetky nároky na náhrady vzniknuté z pracovnej cesty ním platené a svojim podpisom potvrdí vypracovanie Vyúčtovania. Ak Dokumentácia z pracovnej cesty je určená pre účely refundácie cestovných výdavkov z prostriedkov EÚ napr. Operačný program technická pomoc (OPTP) formulár Cestovný príkaz musí obsahovať odkaz EÚ OPTP v jeho pravom hornom rohu. - všetky doklady (faktúry, príjmové pokladničné doklady, cestovné lístky, doklad o zakúpení bezkontaktnej čipovej karty, letenky, vrátane elektronických leteniek, doklady z elektronickej registračnej pokladnice, formulár Krátenie nároku na stravné a pod.), ktoré sú podkladom k náhrade výdavkov z pracovnej cesty. Tieto musia byť prehľadne usporiadané a pripnuté na liste A4. Musí sa jednať o originálne dokumenty. V prípade dokladu z elektronickej registračnej pokladnice je Cestujúci povinný vyhotoviť a doložiť aj kópiu tohto dokladu. - zamestnanec preukazuje použitie MHD na základe jednorazových cestovných lístkov alebo potvrdenia o nabití BČK. Nárok na cestovné zamestnanca preukazujúceho výdavky MHD BČK sa prepláca iba do výšky uskutočnených a v cestovnom príkaze vykázaných ciest MHD, maximálne do výšky hodnoty časového lístka. Zamestnanec je povinný použiť jednorazové cestovné lístky maximálne do výšky mesačného, resp. štvrťročného nabitia BČK alebo si obstarať BČK na mesiac, resp. štvrťrok. Vzhľadom na skutočnosť, že potvrdenie o nabití BČK sa prikladá k cestovnému príkazu až po skončení obdobia na ktoré platí, na účely likvidácie skoršieho cestovného príkazu je zamestnanec povinný priložiť fotokópiu BČK a aktuálneho potvrdenia o nabití BČK. BČK si zamestnanec nabije na mesiac /štvrťrok/ a po ukončení jeho platnosti priloží k cestovnému príkazu na likvidáciu. Doložené jednorazové lístky, fotokópia BČK alebo potvrdenie o nabití BČK mesačné, príp. štvrťročné sa po prekontrolovaní odpoja a skartujú; to neplatí v prípade cestovných výdavkov refundovaných z prostriedkov EÚ. V prípade: straty, zničenia, neúmyselného poškodenia originálu dokumentov na uplatnenie nárokov na úhradu výdavkov z pracovnej cesty, alebo, ak je k dispozícii iba kópia dokumentov, Cestujúci si môže nárokovať úhradu týchto výdavkov prostredníctvom formuláru Čestné prehlásenie (Príloha č. 3), ktorý je schválený Priamym nadriadeným a obsahuje zdôvodnenie, prečo originál týchto dokumentov nie je k dispozícii. meškania dopravného prostriedku je Cestujúci povinný priložiť potvrdenie o meškaní od dopravcu alebo Čestné prehlásenie (Príloha č. 3) schválené Priamym nadriadeným, ak je na formulári Cestovný príkaz (Príloha č. 2) uvedený iný čas ako v dopravnom poriadku. - priamy nadriadený vypĺňa na formulári Cestovný príkaz časť 3. Vyúčtovanie pracovnej cesty. Priamy nadriadený je povinný po skončení pracovnej cesty skontrolovať, či Cestujúci správne zaznamenal všetky predtlačou vyznačené údaje vo formulári Cestovný príkaz (Príloha č. 2). Ak zistí nedostatky, je povinný vrátiť predmetný formulár Cestujúcemu na doplnenie. 3.3.2 Konečné vyúčtovanie Dokumentácie z pracovnej cesty je potrebné odovzdať do 10 pracovných (resp. služobných) dní po ukončení pracovnej cesty. 3.3.3 V prípade, že pracovná cesta trvá viac ako jeden kalendárny mesiac, výdavky z pracovnej cesty musia byť doručené Priamemu nadriadenému na schválenie minimálne raz za kalendárny mesiac, najneskôr do konca kalendárneho mesiaca. 4/7
3.3.4 Zamestnanci služobného úradu poverení likvidáciou Cestovných príkazov vykonajú kontrolu vyúčtovania pracovnej cesty, t.j. podľa priložených dokladov odsúhlasia výšku vyúčtovaných cestovných náhrad, prekontrolujú cenu a časové údaje na cestovných lístkoch, vyúčtované stravné, výdavky za ubytovanie a nutné vedľajšie výdavky. Títo zamestnanci sú povinní skontrolovať zhodu čísla bezkontaktnej čipovej karty s číslom na potvrdení o nabití karty za určité obdobie. Prekontrolovanú a odsúhlasenú výšku náhrady cestovných výdavkov uvedú na prednej strane Cestovného príkazu a potvrdia ju svojim podpisom. V prípade nekompletnej Dokumentácie z pracovnej cesty zamestnanci služobného úradu poverení likvidáciou túto vrátia na doplnenie priamemu nadriadenému, ktorý bol povinný prekontrolovať Cestovný príkaz. 3.3.5 Poverení zamestnanci služobného úradu vykonajú zaúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do 10 pracovných (resp. služobných) dní od prijatia kompletnej a správne vyplnenej Dokumentácie z pracovnej cesty; zároveň sú zodpovední za úschovu tejto Dokumentácie z pracovnej cesty. 3.3.6 Ak Cestujúcemu vznikne vo vyúčtovaní pracovnej cesty: nárok na vrátenie peňazí (doplatok) Cestujúcemu sa táto suma vyplatí do 10 pracovných (resp. služobných) dní od zúčtovania na jeho osobný bankový účet. povinnosť vrátiť peniaze (preplatok) Cestujúci, ktorý prijal preddavok na cestovné náhrady od služobného úradu vo vyššej sume ako vznikol skutočný nárok na cestovné náhrady podľa Zákona o cestovných náhradách, je povinný v lehote splatnosti podľa Zákona o cestovných náhradách vrátiť túto sumu do Hotovostnej pokladne. 3.4 Náhrady výdavkov vzniknutých pri pracovných cestách 3.4.1 Cestovné Ide o všetky preukázané výdavky Cestujúceho, ktoré vynaložil na dopravu (cestovné lístky, vrátane lístkov miestnej pravidelnej verejnej dopravy, lístky za lietadlo, lôžka, letenky a pod.). 3.4.2 Ubytovanie Náhrada patrí Cestujúcemu na základe predložených dokladov o ubytovaní, ktoré musia obsahovať základné náležitosti účtovného dokladu podľa Zákona o účtovníctve. Ak si Cestujúci zabezpečí ubytovanie bez dokladu, náhrada mu nepatrí. Od Cestujúceho sa vyžaduje, aby použil ubytovacie zariadenie primeranej kategórie. Priamy nadriadený zamestnanec Cestujúceho zodpovedá za overenie využitého ubytovacieho zariadenia tak, aby boli náklady za ubytovanie vynaložené hospodárne a efektívne. 3.4.3 Stravné a) Stanovenie základnej sumy stravného platné v závislosti od dĺžky trvania pracovnej cesty Základná suma stravného pre tuzemskú pracovnú cestu je stanovená v závislosti od dĺžky trvania pracovnej cesty v zmysle platného Opatrenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky. Základná sadzba stravného pre zahraničnú pracovnú cestu je stanovená v závislosti od dĺžky trvania pracovnej cesty v zmysle platného Zákona o cestovných náhradách nasledovne: Trvanie zahraničnej pracovnej cesty Do 6 hodín vrátane Od 6 do 12 hodín vrátane Nad 12 hodín Náhrada stravného 25 % základnej sadzby stravného 50 % základnej sadzby stravného 100 % základnej sadzby stravného Suma stravného za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty je stanovená platným Opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky. 5/7
b) Zníženie základnej sumy stravného v závislosti od poskytnutého stravovania Stravné sa Cestujúcemu kráti, ak mu bolo preukázateľne poskytnuté bezplatné stravovanie za ktorýkoľvek deň na pracovnej ceste. Cestujúci je povinný uviesť v Dokumentácii z pracovnej cesty, či mu bolo poskytnuté bezplatné stravovanie. Zníženie základnej sumy stravného v závislosti od poskytnutého stravovania je uvedené nasledovne: Zníženie o Raňajky 25 % Obed 40 % Večera 35 % Celodenné stravovanie 100 % Príklady bezplatne poskytnutého stravovania, pri ktorom dochádza ku kráteniu stravného sú najmä: - raňajky zahrnuté vo výdavkoch za ubytovanie bez ohľadu na to, či sú uvedené na faktúre alebo nie; - akékoľvek raňajky a/alebo obed a/alebo večera zahrnuté v cene školenia. Ak Cestujúci nevyužil bezplatne zabezpečené jedlo alebo poskytnuté raňajky z vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. skoršie plnenie úloh a pod.), je potrebné doložiť potvrdenie o vzniku takého dôvodu, resp. formulár Čestné prehlásenie (Príloha č. 3) podpísané Priamym nadriadeným, potom sa Cestujúcemu stravné nekráti. V prípade zníženia základnej sumy stravného Cestujúci ako súčasť Cestovného príkazu (Príloha č. 2) vyplní formulár Krátenie nároku na stravné z dôvodu poskytnutého bezplatného stravovania počas pracovnej cesty (Príloha č. 4). 3.4.4 Cestné motorové vozidlá Použiť cestné motorové vozidlo je možné len v odôvodnených prípadoch na základe schválenej 2. časti Povolenie pracovnej cesty cestným motorovým vozidlom formulára Cestovný príkaz (Príloha č. 2). Ak zamestnanec pred začiatkom príslušnej pracovnej cesty písomne požiada služobný úrad o použitie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste, prislúcha mu v prípade súhlasu poskytnutého vedúcim služobného úradu náhrada vo výške zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. Písomný súhlas vedúceho služobného úradu platí výlučne pre príslušnú pracovnú cestu, nemožno ho použiť opakovane. Iba vo výnimočných prípadoch môže služobný úrad so zamestnancom dohodnúť, že mu poskytne náhradu za použitie cestného motorového vozidla za každý 1 km jazdy sadzbu základnej náhrady a náhradu za spotrebované pohonné hmoty. Náhrada výdavkov za pohonné hmoty prislúcha zamestnancovi podľa cien platných v čase použitia vozidla a prepočítaných podľa spotreby vypočítanej z údajov uvedených v technickom preukaze vozidla. Použitie súkromného motorového vozidla je podmienené trvaním povinného zmluvného a havarijného poistenia vozidla v čase vykonávania pracovnej cesty. Pokiaľ so zamestnancom, ktorý na pracovnej ceste použije so súhlasom organizácie súkromné motorové vozidlo, cestujú spoločne aj ďalší zamestnanci organizácie, nepatrí týmto zamestnancom náhrada cestovných výdavkov. 6/7
3.4.5 Oprávnené vedľajšie výdavky Ide o výdavky preukázané príslušným dokladom, ktoré súvisia s pracovnou cestou, ako napr.: - výdavky za telefón, internetové pripojenie (ak súvisia s výkonom práce), - poplatky za parkovanie, - poplatok za garáž, - miestne poplatky a pod. 3.4.6 Zrušenie pracovnej cesty Ide o výdavky, ktoré Cestujúcemu vznikli v dôsledku neuskutočnenia pracovnej cesty z objektívnych dôvodov: - zo strany služobného úradu, - zo strany Cestujúceho (úraz, choroba, úmrtie v rodine a pod.), - z iných neovplyvniteľných príčin (meškanie dopravných prostriedkov, prírodné katastrofy). Cestujúci je povinný na uvedené výdavky taktiež pripraviť Vyúčtovanie pracovnej cesty s odôvodnením zrušenia pracovnej cesty. 4. ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA 4.1 Zrušuje sa Služobný predpis č. 7/2009 služobného úradu Správa finančnej kontroly Košice zo dňa 24.11.2009 o podmienkach služobnej cesty. 4.2 Zrušuje sa Smernica o podmienkach pracovnej cesty zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme zo dňa 01.12.2009. 4.3 Tento služobný predpis bol prerokovaný s príslušným odborovým orgánom dňa 04.11.2010 a nadobúda účinnosť dňa 8.11.2010. 5. PRÍLOHY Príloha č. 1 Podpisové vzory Príloha č. 2 Cestovný príkaz Príloha č. 3 Čestné prehlásenie Príloha č. 4 Krátenie nároku na stravné Ing. Alena Dudová vedúca služobného úradu SFK Košice 7/7