Obsah 1. Účel a rozsah platnosti... 3 2. Související předpisy a procesy... 3 3. Definice pojmů a zkratek... 3 4. Role a struktura procesu... 5 4.1 Seznam rolí... 5 4.2 Struktura procesu... 5 5. Postup... 6 5.1 Obecná ustanovení... 6 5.2 Popis procesu... 7 5.2.1 R1001 Vypracování a odeslání oznámení změny nebo žádosti o změnu... 7 5.2.2 R1002 Kontrola žádosti a návrh vyřízení žádosti... 8 5.2.3 R1003 Doplnění oznámení či žádosti o změnu... 8 5.2.4 R1004 Schválení řešení změny... 8 5.2.5 R1005 Schválení řešení změny ředitelem sekce II.... 9 5.2.6 R1006 Rozhodnutí o změně projektu předsednictvem TA ČR... 9 5.2.7 R1007 Vyhotovení rozhodnutí/oznámení o výsledku změnového řízení a dalších podkladů... 9 5.2.8 R1008 Podání námitek proti rozhodnutí... 9 5.2.9 R1009 Vypracování vyjádření k námitkám... 9 5.2.10 R1010 Vypořádání námitek...10 6. Záznamy o postupu...10 7. Změny dokumentu...11 8. Přílohy...12 Vytištěno: 10.10.2014 12:36 2 Č. j: TACR/12183/2014
1. Účel a rozsah platnosti 1.1 Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro změnová řízení v projektech, na které je poskytovatelem poskytována podpora dle ZPVV. 1.2 Tato směrnice upravuje proces od vypracování a odeslání žádosti o změnu či oznámení změny až po vypořádání námitek. 2. Související předpisy a procesy Název předpisu/procesu, na které se směrnice odkazuje Zákon č. 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací) Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla) Relevantní část předpisu 9 odst. 8, 21 14 až 14e SME-08 Směrnice o stížnostech ve veřejných soutěžích 3. Definice pojmů a zkratek Pojem Definice Zkratka Administrátor změnového řízení Zaměstnanec oddělení realizace projektů pověřený jeho vedoucím, který odpovídá za administrativní vyřízení podaného oznámení změny nebo žádosti o změnu. Zákon č. 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací) ZPVV Přeměna Zvláštní případ změny, kdy se očekává fúze společnosti nebo družstva, rozdělení společnosti nebo družstva, převod jmění na společníka jako zanikající obchodní společnost nebo zanikající družstvo Vytištěno: 10.10.2014 12:36 3 Č. j: TACR/12183/2014
Poskytovatel Informační systém Patriot Kancelář TA ČR Změna Odborný posuzovatel Technologická agentura České republiky Podpůrný informační systém zabezpečující klíčové procesy Technologické agentury České republiky. Jakákoliv skutečnost, která nastala, anebo příjemce požaduje, aby nastala v době účinnosti Smlouvy o poskytnutí podpory nebo v době vykonatelnosti Rozhodnutí o poskytnutí podpory a která se dotýká jeho právní subjektivity, údajů požadovaných pro prokázání způsobilosti nebo která by mohla mít či má vliv na řešení projektu. Člen kolegia odborníků, není-li v dané veřejné soutěži ustanoveno, pak odborného poradního orgánu, který má příslušné odborné znalosti ve vztahu k problematice řešeného projektu, a který byl k tomuto projektu poskytovatelem přiřazen za účelem zpracování podkladu ve veřejné soutěži a obdobné činnosti a další poradenské činnosti během řešení projektů i po ukončení jejich řešení v rámci příslušných hodnoticích procesů, veřejnosprávních kontrol a změnových řízení. Odborným posuzovatelem je rovněž ad hoc přizvaný odborník na problematiku, které se posuzovaná změna týká (např. právník, ekonomický hodnotitel, sektorový specialista, tutor). IS Patriot KaTA Osoba postup revidující Zaměstnanec poskytovatele, revidující postup administrátora změnového řízení po formální i obsahové stránce. Závazné parametry Součást schváleného návrhu projektu, ve kterém byly takto označeny a obsahují zejména označení hlavního příjemce a dalších účastníků, název a předmět řešení projektu, jméno, příjmení a případné akademické tituly a vědecké hodnosti řešitele, časový plán řešení projektu včetně termínu zahájení a ukončení řešení projektu, cíle projektu, deklarované výsledky projektu, přístup k výsledkům projektu a kapacitám a rozdělení práv k výsledkům projektu, tabulku uznaných nákladů projektu, která obsahuje jejich rozdělení na jednotlivé roky řešení projektu/etapy, míru podpory z uznaných nákladů a s tím související celková výše poskytované účelové podpory, Vytištěno: 10.10.2014 12:36 4 Č. j: TACR/12183/2014
včetně jejího rozdělení mezi hlavního příjemce a další účastníky projektu 4. Role a struktura procesu 4.1 Seznam rolí Role Příjemce Oddělení realizace projektů Ředitel sekce II Předsednictvo TA ČR Popis role procesu Vypracovává žádost o změnu či oznámení změny, případně zajišťuje jej doplnění, dále je oprávněn podat námitky proti rozhodnutí o změně Zajišťuje administraci a posuzování žádostí o změny a oznámení o změnách, případně zajišťuje vyhotovení dodatku ke smlouvě o poskytnutí podpory, vyřizuje změny/oznámení kategorie D, Schvaluje řešení změn kategorie C. Schvaluje řešení změn kategorie B Schvaluje řešení změn kategorie A 4.2 Struktura procesu 1) Směrnice je ekvivalentem procesu R10 Změnové řízení. Proces je v procesním modelu TA ČR dekomponován do následujících subprocesů, které jsou vzájemně provázány: Název subprocesu Verze R1001 Vypracování a odeslání oznámení změny nebo žádosti o změnu 3 R1002 Kontrola žádosti a návrh vyřízení žádosti 4 R1003 Doplnění oznámení či žádosti o změnu 1 R1004 Schválení řešení změny 1 R1005 Schválení řešení změny ředitelem sekce II. 1 R1006 Rozhodnutí o změně projektu předsednictvem TA ČR 1 Vytištěno: 10.10.2014 12:36 5 Č. j: TACR/12183/2014
R1007 Vyhotovení rozhodnutí/oznámení o výsledku změnového řízení a dalších podkladů 1 R1008 Podání námitek proti rozhodnutí 1 R1009 Vypracování vyjádření k námitkám 1 R1010 Rozhodnutí o námitkách 1 2) Mapa procesu tvoří přílohu č. 1 směrnice. 5.1 Obecná ustanovení 5. Postup 1) Na rozhodování ve věcech změnového řízení v projektech se v souladu s 21 ZPVV analogicky nevztahuje zákon č. 500/2004 Sb., správní řád. 2) Za účelem provedení změny se podává buď oznámení o změně, nebo žádost o změnu dle typu změny. 3) Příjemce je povinen podat oznámení změny poskytovateli do 7 dnů ode dne, kdy se dověděl o změně, která již nastala. V případě nesplnění této povinnosti se postupuje v souladu s příslušnými sankčními ustanoveními Smlouvy o poskytnutí podpory či Rozhodnutí o poskytnutí podpory. Oznámení o změně se považuje za účinné doručením oznámení o změně poskytovateli. 4) Za nepřípustnou se považuje žádost o změnu, která je v rozporu s obecně závaznými předpisy, pravidly příslušného programu a Smlouvou či Rozhodnutím o poskytnutí podpory. 5) Pokud se nejedná o přeměny, lze podat žádost o změnu pouze v případě, že nastala či nastane podstatná změna okolností týkajících se řešení projektu, kterou příjemce nemohl předvídat při podání návrhu projektu a zároveň ji nezpůsobil. 6) Žádost o změnu příjemce podá v dostatečném předstihu před očekávanou realizací žádané změny, aby mohla být poskytovatelem náležitě posouzena a mohlo o ní být poskytovatelem rozhodnuto. Žádost o vydání souhlasu s přechodem práv a povinností na jiného účastníka v souvislosti s přeměnou podá příjemce v souladu s 14a zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla) nejpozději 60 dnů přede dnem zveřejnění projektu fúze rozdělení nebo převodu jmění na společníka. Vytištěno: 10.10.2014 12:36 6 Č. j: TACR/12183/2014
7) Žádost o změnu rozpočtu v daném kalendářním roce bude odmítnuta v případě, že bude podána později než 60 dnů před koncem příslušného kalendářního roku. 8) Příjemce nemá nárok na náhradu nákladů, které mu vznikly v souvislosti s podáním oznámení změny či žádosti o změnu. 9) Jednání o oznámení změny či žádosti o změnu je ve všech jeho fázích neveřejné. 10) Poskytovatel je povinen vyřídit žádost o změnu nejpozději do 60 dnů ode dne bezvadného doručení žádosti o změnu. 11) Předseda TA ČR je oprávněn lhůtu pro vyřízení žádosti o změnu v odůvodněných případech prodloužit o 60 dnů. O prodloužení lhůty musí být příjemce písemně vyrozuměn. K prodloužení lhůty může dojít zejména v případech, kdy posouzení změny vyžaduje stanovisko odborníka, nebo v případech kumulace většího množství žádostí najednou, a dále v případě podání žádosti v období 30ti dnů před koncem kalendářního roku. 12) Změny budou zapracovány do IS Patriot a veškeré dokumenty týkající se žádosti o změnu / oznámení o změně budou vloženy tamtéž. 13) Žádost o změnu/oznámení změny, která/é neobsahuje povinné přílohy je považována za nekompletní a nebude do doby odstranění nedostatku posuzována. 14) Oznámení změny a žádost o změnu se posuzují podle svého obsahu, i když byly nesprávně označeny. 15) Oznamované změny nabývají platnosti ve vztahu k poskytovateli dnem doručení bezvadného oznámení změny poskytovateli. 16) Změny podléhající schválení nabývají platnosti dnem vydání rozhodnutí o žádosti o změnu či dnem schválení žádosti o změnu. 17) Změny, které nejsou uvedeny v žádné kategorii, nejsou obecně povolené, ve výjimečných případech, není-li to v rozporu se zákonem či jinými obecně závaznými právními předpisy, je lze povolit na základě schválení předsednictvem TA ČR, přičemž jsou vždy rozhodující podmínky příslušné veřejné soutěže nebo veřejné zakázky a Smlouva o poskytnutí podpory / Rozhodnutí o poskytnutí podpory. 5.2 Popis procesu 5.2.1 R1001 Vypracování a odeslání oznámení změny nebo žádosti o změnu 1) Příjemce vypracuje oznámení změny nebo žádosti o změnu do jednotného formuláře změnového řízení. Při určení typu změny postupuje příjemce dle Typologie změn. Vytištěno: 10.10.2014 12:36 7 Č. j: TACR/12183/2014
Formulář F-232 Jednotný formulář změnového řízení je přílohou č. 2 směrnice. Formulář F-030 Typologie změn je přílohou č. 3 směrnice. 2) Příjemce odešle Formulář změnového řízení poskytovateli prostřednictvím datové schránky, a to společně se všemi povinnými přílohami dle seznamu povinných příloh. Formulář F-233 Seznam povinných příloh je přílohou č. 4 směrnice. 5.2.2 R1002 Kontrola žádosti a návrh vyřízení žádosti 1) Administrátor změnového řízení zkontroluje oznámení změny či žádost o změnu jak po její formální, tak po její věcné stránce. 2) V případě, že oznámení změny či žádost o změnu neobsahuje předepsané náležitosti či potřebné informace, vyzve administrátor změnového řízení příjemce k doplnění, a stanoví mu k tomu přiměřenou lhůtu. Administrátor ve výzvě k doplnění příjemce upozorní, že pokud nebude žádost či oznámení doplněno ve stanovené lhůtě, poskytovatel se jím nebude dále zabývat a na takové oznámení či žádost se hledí, jako by nebylo podáno. 3) Jako podklad pro vyřízení žádosti si může administrátor změnového řízení vyžádat stanovisko odborného posuzovatele. Stanovisko odborného posuzovatele bude součástí dokumentace ke změně. 4) Administrátor změnového řízení provede zhodnocení požadované změny a vypracuje návrh rozhodnutí. V případě změn kategorie D a oznámení, změnu rovnou vyřídí. V případě ostatních kategorií změn postoupí žádost osobě posuzující změnu dle Typologie změn. 5) V souladu s Přílohou č. 3 Typologie změn posoudí vyřízení změny rovněž osoba revidující postup. Její stanovisko bude součástí dokumentace ke změně. 5.2.3 R1003 Doplnění oznámení či žádosti o změnu 1) Příjemce doplní na základě výzvy požadované skutečnosti či podklady, a to způsobem a v termínu stanoveném ve výzvě k doplnění. 5.2.4 R1004 Schválení řešení změny 1) V případě změn kategorie C vedoucí oddělení realizace projektů posoudí postup administrátora změnového řízení, případně osoby revidující postup. 2) Vedoucí oddělení realizace projektů návrh vyřízení změny buď potvrdí, nebo jej vrátí k přepracování. Vytištěno: 10.10.2014 12:36 8 Č. j: TACR/12183/2014
5.2.5 R1005 Schválení řešení změny ředitelem sekce II. 1) V případě změn kategorie B ředitel sekce II. posoudí postup administrátora změnového řízení, případně osoby revidující postup. 2) Ředitel sekce II. návrh vyřízení změny buď potvrdí, nebo jej vrátí k přepracování. 5.2.6 R1006 Rozhodnutí o změně projektu předsednictvem TA ČR 1) V případě změn kategorie A posoudí předsednictvo TA ČR postup administrátora změnového řízení, případně osoby revidující postup. 2) Předsednictvo postup administrátora změnového řízení buď potvrdí, nebo vrátí k přepracování. 5.2.7 R1007 Vyhotovení rozhodnutí/oznámení o výsledku změnového řízení a dalších podkladů 1) Na základě stanoviska osoby, která změnu posuzuje, vypracuje administrátor změnového řízení buď Rozhodnutí o výsledku změnového řízení (změny kategorie A) nebo Oznámení o výsledku změnového řízení (změny kategorie B, C, D), případně další dokumenty (Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí podpory, Závazné parametry aj.). 2) Oznámení o výsledku změny vždy podepisuje ředitel sekce II. Formulář F-035 Rozhodnutí o výsledku změnového řízení je přílohou č. 5 směrnice. Formulář F-205 oznámení o výsledku změnového řízení je přílohou č. 6 směrnice. 3) Administrátor změnového řízení zajistí odeslání Rozhodnutí/Oznámení o výsledku změnového řízení včetně dalších dokumentů příjemci prostřednictvím datové schránky. 5.2.8 R1008 Podání námitek proti rozhodnutí 1) Proti způsobu vyřízení žádosti je možné podat námitky k předsednictvu TA ČR do 15 dnů od doručení Rozhodnutí / Oznámení o výsledku změnového řízení příjemci. Formulář F-138 Námitky je přílohou č. 7 směrnice. 5.2.9 R1009 Vypracování vyjádření k námitkám 1) K podaným námitkám vypracuje administrátor změnového řízení Vyjádření Kanceláře TA ČR k námitkám a návrh rozhodnutí o námitkách. Formulář F-139 Vyjádření kanceláře Vytištěno: 10.10.2014 12:36 9 Č. j: TACR/12183/2014
TA ČR k námitkám je přílohou č. 8 směrnice, a formulář F-140 Rozhodnutí o námitkách je přílohou č. 9 směrnice. 2) Vedoucí oddělení realizace projektů vyjádření Kanceláře TA ČR k námitkám schválí a předloží jej spolu s návrhem rozhodnutí o námitkách na nejbližší jednání předsednictva TA ČR. 5.2.10 R1010 Rozhodnutí o námitkách 1) Předsednictvo TA ČR námitky projedná a vydá rozhodnutí o námitkách. V jiných otázkách touto směrnicí neupravených se při řešení námitek přiměřeně použije SME-08 Směrnice o stížnostech ve veřejných soutěžích 6. Záznamy o postupu Název záznamu Úložné místo/odpovědnost Forma Jednotný formulář změnového řízení Typologie změn Seznam povinných příloh Rozhodnutí o výsledku změnového řízení Oznámení o výsledku změnového řízení Námitky Vyjádření kanceláře TA ČR k námitkám Rozhodnutí o námitkách Strukturovaný životopis Souhlas všech účastníků se změnou Spisovna Uložiště Google Uložiště Google Spisovna Spisovna Spisovna Spisovna elektronická/ Listinná Listinná Vytištěno: 10.10.2014 12:36 10 Č. j: TACR/12183/2014
Prohlášení o typu organizace Souhlas k výpisu z rejstříku trestů Finanční ukazatele účastníka Čestné prohlášení nového řešitele elektronická/listinná listinná elektronická listinná 7. Změny dokumentu Verze Popis změny dokumenty 1 Implementace standardizovaného procesu 2 3 4 1. Úprava přílohy č. 2 F-030 Typy změn u realizovaných projektů Typ změny přesuny nákladů z investičních do ostatních kategorií uznaných nákladů a naopak byl přesunut z nepovolených změn do změn vyžadujících schválení. 2. Upřesnění úpravy opravného prostředku proti rozhodnutí (námitky), přičemž je stanoveno, že postup bude přiměřený podle SME-08 Směrnice o stížnostech ve veřejných soutěžích Další technické záležitosti v textu směrnice a v přílohách č. 3-9 Revidována příloha č. 2 Typy změn u realizovaných projektů způsob posouzení orgánem posuzujícím změnu. Do této přílohy byla ze Smlouvy o poskytnutí podpory převedena úprava změn spočívajících v přesunech nákladů mezi jejich jednotlivými typy. Dále byla přesunuta kompetence rozhodnutí o navýšení prostředků podpory v dalším roce o tu část nákladů, které byly jako nevyčerpané v daném roce vráceny na vedoucího oddělení realizace projektů. Revize přílohy č. 2 Typy změn u realizovaných projektů byla odstraněna část nepovolených změn, změny neuvedené v tabulce podléhají schválení předsednictvem TA ČR 5 Komplexní změna procesu Vytištěno: 10.10.2014 12:36 11 Č. j: TACR/12183/2014
8. Přílohy Číslo ID Název Verze Typ Atribut zpřístupnění 1 --- Mapa procesu 5 Struktura procesu v SW ARPO 2 F-232 Jednotný formulář změnového řízení 1 Formulář 3 F-030 Typologie změn 5 Formulář 4 F-233 Seznam povinných příloh 1 Formulář 5 F-036 Rozhodnutí o výsledku změnového řízení 4 Formulář 6 F-205 Oznámení o výsledku změnového řízení 2 Formulář 7 F-138 Námitky 3 Formulář 8 F-139 Vyjádření kanceláře TA ČR k námitkám 3 Formulář 9 F-140 Rozhodnutí o námitkách 3 Formulář 10 F-234 Strukturovaný životopis 1 Formulář 11 F-038 Souhlas všech účastníků se změnou projektu 3 Formulář 12 F-039 Prohlášení o typu organizace 4 Formulář 13 F-040 Souhlas k výpisu z rejstříku trestů 3 Formulář 14 F-041 Finanční ukazatele účastníka 3 Formulář 15 F-235 Čestné prohlášení nového řešitele 1 Formulář Vytištěno: 10.10.2014 12:36 12 Č. j: TACR/12183/2014