Jednací řád Kanceláře Technologické agentury České republiky (dále jen jednací řád ) Čl. 1 Úvodní ustanovení

Transkript

1 Jednací řád Kanceláře Technologické agentury České republiky (dále jen jednací řád ) Čl. 1 Úvodní ustanovení 1.1. Jednací řád Kanceláře Technologické agentury České republiky (dále jen Kancelář ) upravuje postupy pro jednání zaměstnanců a s ním spojenou dokumentaci a jednání vůči orgánům Technologické agentury České republiky (dále jen TA ČR ) Jednací řád je schvalován předsednictvem TA ČR na návrh ředitele Kanceláře (dále jen ředitel ) Jednací řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří jsou v pracovněprávním vztahu k TA ČR. Čl. 2 Činnost a postavení Kanceláře v rámci TA ČR 2.1. Kancelář zajišťuje administrativu úkolů stanovených TA ČR jako poskytovateli účelové podpory dle zák. č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje) Činnost a postavení Kanceláře se řídí Statutem TA ČR Za Kancelář vystupuje a jedná ředitel, v jeho nepřítomnosti písemně stanovený zástupce Vzájemné postavení zaměstnanců v rámci Kanceláře je upraveno organizačním řádem Kanceláře. Čl. 3 Poradní orgány ředitele 3.1. Pro plnění úkolů Kanceláře ustanovuje ředitel své poradní orgány. Jedná se o škodní a likvidační komisi, redakční radu a další. Komise mají postavení poradního orgánu ředitele, předkládají řediteli výsledky své činnosti a návrhy řešení písemně a v termínech určených ředitelem a jednacím řádem komise Ustavení a jmenování, odvolání členů a zrušení komisí provádí ředitel písemně s uvedením data zahájení nebo ukončení činnosti. Čl. 4 Pravidla jednání Kanceláře 4.1. Účast zaměstnanců Kanceláře na zasedání orgánů TA ČR Na zasedání orgánů TA ČR (předsednictvo TA ČR, výzkumná rada TA ČR, kontrolní rada TA ČR) může být přizván zaměstnanec Kanceláře jako host, zpravidla na určité body

2 programu zasedání. Pozvání by zaměstnanci mělo být doručeno v dostatečném předstihu (zpravidla 1 týden před zasedáním). Není-li účast zaměstnance možná, má tento povinnost omluvit svou nepřítomnost s řádným zdůvodněním předsedovi orgánu, na jehož zasedání byl pozván. Kancelář může navrhnout za takto omluveného zaměstnance náhradníka, jehož účast musí ale být schválena předsedou daného orgánu Porada vedení Kanceláře Porada vedení Kanceláře je vedena podle programu jednání, řídí ji ředitel a účastní se jí vedoucí odborů a oddělení Kanceláře, případně další osoby dle pokynů ředitele. Témata a dokumenty, které mají být projednány, předkládá člen porady vedení Kanceláře sekretariátu ředitele před zahájením porady nejpozději den před konáním porady. Sekretariát ředitele svolává na pokyn ředitele poradu a vyhotovuje zápis, který neprodleně zasílá členům vedení Kanceláře. Administrativní činnosti spojené s jednáním porady zajišťuje asistentka ředitele. Člen porady, v případě nepřítomnosti, za sebe na jednání může po dohodě s ředitelem Kanceláře vyslat zástupce. Čl. 5 Typy dokumentů, jejich oběh, schvalování a podpisování 5.1. Externí dokumenty jsou dokumenty, které přicházejí do Kanceláře poštou, jsou doručené kurýrem, datovou schránkou nebo osobou na podatelnu. Externí dokumenty přijímá podatelna Kanceláře a dokumenty eviduje. Při tom využívá elektronickou spisovou službu a dokumenty dále postupuje odpovědným zaměstnancům Kanceláře k vyřízení Interní dokumenty vznikají v rámci činnosti Kanceláře, vyhotovují je odpovědní zaměstnanci Kanceláře a postupují je dále v rámci jejich pravomocí a odpovědností, přičemž využívají stanovené šablony Za Kancelář schvaluje a podepisuje dokumenty ředitel, nebo pověřený zaměstnanec Kanceláře Žádanky: Žádanky mohou vystavovat zaměstnanci Kanceláře za účelem pořízení pomocného materiálu, jako jsou kancelářské potřeby, doplnění vybavení kanceláře apod., oprávněnost požadavku podepisuje vedoucí oddělení, žádanka je předána prostřednictvím asistentky ředitele ke schválení a podpisu řediteli a vyřízená se předává k realizaci odpovědnému zaměstnanci Objednávky: Objednávku může vystavit odpovědný zaměstnanec za příslušnou oblast na předepsaném formuláři. V textu objednávky uvede také celkovou cenu včetně DPH a termín předpokládaného dodání a předloží ji k odsouhlasení a podpisu svému vedoucímu oddělení a dále řediteli ke schválení. Kopii schválené objednávky předá rozpočtáři a dodavateli k realizaci Podání přijatá od výzkumné a kontrolní rady: Dokumenty jsou přijímány podatelnou Kanceláře nebo v podatelně osobně od tajemníků rad. Podatelna dokumenty podané podle bodu zaeviduje a postoupí neprodleně k dalšímu vyřízení řediteli.

3 5.7. Dokumenty s utajovanými skutečnostmi: Pohyb dokumentů s utajovanými skutečnostmi se provádí podle zák. č. 148/1998 Sb. a souvisejících platných předpisů dle spisového řádu Kanceláře. Čl. 6 Stížnosti Institut stížnosti je upraven ustanovením 175 zákona č.500/2004 Sb., správní řád. Stížnosti eviduje dle následujících kategorií v číselných řadách Kancelář TA ČR: 6.1. stížnosti na postup poskytovatele v jednotlivých programech 6.2. stížnost na výkon funkce orgánů TA ČR 6.3. stížnost na výkon funkce Kanceláře TA ČR 6.4. interní stížnosti 6.1. Stížnosti na postup poskytovatele v jednotlivých programech Stížnost je opravným prostředkem směřujícím proti postupu TA ČR při hodnocení návrhu programového projektu Dotčenou osobou oprávněnou podat stížnost je uchazeč popř. příjemce, který podal návrh projektu, vůči jehož hodnocení stížnost směřuje Kancelář administrativně zajišťuje příjem stížností, kdy dotčená osoba zašle stížnost na její adresu některým ze způsobů uvedených v odstavci 5.1. Jinou formu podání stížnosti, např. em, Kancelář neakceptuje Řádně podaná stížnost bude zaevidována příslušným zaměstnancem na podatelně a bude jí přiděleno číslo jednací. Poté bude předána do oddělení tvorby a implementace programů zaměstnanci odpovědnému za administraci stížností a souvisejících dokumentů, a který byl vybrán jako kontaktní osoba za příslušný program pro komunikaci s kontrolní radou TA ČR (dále jen kontrolní rada ). Zároveň bude kopie stížnosti předána právníkovi Kanceláře Neprodleně po obdržení stížnosti zajistí kontaktní osoba ve spolupráci s právníkem vyjádření Kanceláře ke stížnosti a zašle stížnost předsedovi a místopředsedovi, nebo jinému pověřenému členu kontrolní rady, dále předsedovi TA ČR a řediteli. Vyjádření bude ve formátu pdf a musí obsahovat datum, jméno a podpis zpracovatele a podpis vedoucího oddělení tvorby a implementace programů, který tímto vyjádření odsouhlasí Originály relevantních dokumentů budou v sídle Kanceláře předloženy členovi kontrolní rady, který byl předsedou popř. místopředsedou pověřen k šetření stížnosti (dále jen Zpravodaj ). Zpravodaji bude předložen k podpisu protokol o prošetření stížnosti a jejím výsledku, jehož vzorový formulář tvoří přílohu č. 1. Protokol bude předán Zpravodaji a založen v Kanceláři, elektronická kopie bude zaslána předsedovi kontrolní rady V případě, že během projednávání stížnosti kontrolní rada shledá za účelné, požádá

4 Kancelář o externí právní stanovisko k této věci, nebo o přístup Zpravodaje k dotčené projektové žádosti v informačním systému nebo o předmětné doklady v tištěné podobě. Kancelář pak bude postupovat v souladu s touto žádostí, zejména zajistí vypracování právního stanoviska externími odborníky, pokud tak bude v žádosti uvedeno Do 30 dnů od data odeslání stížnosti kontrolní radě, obdrží Kancelář její stanovisko formou usnesení ze zasedání kontrolní rady nebo formou stanoviska podepsaného předsedou kontrolní rady. Toto stanovisko obdrží kontaktní osoba, která jej neprodleně předá předsedovi, místopředsedovi popř. jinému pověřenému členovi předsednictva TA ČR. Zároveň bude kopie stanoviska předána řediteli, vedoucímu odboru programů a administrace projektů a právníkovi Kanceláře Do 10 dnů od předání předsednictvu obdrží Kancelář rozhodnutí o vyřízení stížnosti s podpisem předsedy popř. místopředsedy TA ČR. Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, učiní Kancelář bezodkladně kroky uvedené v rozhodnutí. Pracovník podatelny zároveň zajistí zaslání rozhodnutí o vyřízení stížnosti stěžovateli a uložení těchto dokladů ve spisovně Kanceláře Rozhodnutí předsednictva o vyřízení stížnosti bude vyvěšeno na úřední desce Kanceláře a internetových stránkách TA ČR v oddíle úřední deska Stížnosti na výkon funkce orgánů TA ČR Dotčené osoby mají právo obracet se na správní orgán se stížnostmi proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu správního orgánu Kancelář administrativně zajišťuje příjem stížností, kdy dotčená osoba zašle stížnost na její adresu některým ze způsobů uvedených v odstavci 5.1. Jinou formu podání stížnosti, např. em, Kancelář neakceptuje Řádně podaná stížnost bude zaevidována příslušným zaměstnancem v podatelně a bude jí přiděleno číslo jednací. Stížnost bude zaslána orgánu, na který je stížnost směrována a kontrolní radě. Zároveň bude kopie stížnosti předána právníkovi Kanceláře pro informaci Neprodleně po obdržení stížnosti zajistí kontaktní osoba orgánu ve spolupráci s právníkem vyjádření orgánu ke stížnosti Další postup je obdobný s body až Stížnost na výkon funkce Kanceláře TA ČR Kancelář administrativně zajišťuje příjem stížností, kdy dotčená osoba zašle stížnost na její adresu některým ze způsobů uvedených v odstavci 5.1. Jinou formu podání stížnosti, např. em, Kancelář neakceptuje Řádně podaná stížnost bude zaevidována příslušným zaměstnancem v podatelně a bude jí přiděleno číslo jednací. Stížnost bude zaslána příslušnému odboru, na který je stížnost směrována. Zároveň bude kopie stížnosti předána právníkovi Kanceláře pro informaci.

5 Do 15 dnů po obdržení stížnosti zajistí přímý nadřízený zaměstnanec vypracování písemného vyjádření zaměstnance, vůči kterému stížnost směřuje Považuje-li to přímý nadřízený zaměstnanec za vhodné, vyslechne dotčenou osobu, popřípadě další osoby, které mohou přispět k objasnění věci Přímý nadřízený zaměstnanec provede příslušná opatření k nápravě, pokud shledá stížnost důvodnou nebo částečně důvodnou Pokud dotčená osoba požádala o odpověď, bude ji zasláno vyrozumění o vyřízení stížnosti podepsané ředitelem nejpozději do 60 dnů po jejím obdržení Směřuje-li stížnost vůči řediteli, postupuje se podle bodu obdobně Interní stížnosti Postup při vyřizování interních stížností je obdobný s článkem 6.3. Čl. 7 Informace na intranetu a internetu 7.1. Intranet obsahuje kromě jiného oddíl informací pro zaměstnance Kanceláře, kde jsou zveřejňovány aktuální informace o událostech a plánovaných akcích. Data zadává pověřený zaměstnanec odd. organizačně-správní podpory. Sdělení mají informační charakter Internetové stránky TA ČR jsou na adrese a jsou určeny pro informování veřejnosti o náplni práce TA ČR, v oddílu Úřední deska jsou zveřejňovány povinné informace, dále jsou zde odkazy na související odborné informace. Poskytování informací veřejnosti a informace podle zák. č.106/1999 Sb Dotazy jsou přijímány písemně podatelnou Kanceláře a vyřizovány podle samostatného vnitřního předpisu. Čl. 8 Vnitřní předpisy 8.1. S vnitřními předpisy jsou seznámeni všichni zaměstnanci Kanceláře při nástupu do pracovního poměru. Seznámení s předpisy zajišťuje přímý nadřízený zaměstnance, o seznámení je proveden záznam opatřený podpisy zúčastněných Odborná školení bezpečnosti práce a požární ochrany a seznámení s platnými předpisy provádějí přímí nadřízení, metodicky zajišťuje agendu odd. organizačně - správní podpory Návrhy na vytvoření vnitřního předpisu předkládají vedoucí odborů nebo vedoucí oddělení do porady vedení Kanceláře. Ředitel rozhodne o zpracování vnitřního předpisu a zadá úkoly odpovědnému vedoucímu zaměstnanci. Ten zpracuje písemný návrh, který po

6 připomínkování vedoucími odborů a vedoucími oddělení a vypořádání připomínek předloží jako návrh znění vnitřního předpisu řediteli. Po podpisu ředitelem je vnitřní předpis platný, je uveřejněn na intranetu v oddíle vnitřní předpisy a odpovědná osoba zveřejní informaci o vydání tohoto předpisu v oddíle aktuální informace, předpis je platný pro všechny zaměstnance TA ČR. Čl. 9 Závěrečná ustanovení Jednací řád Kanceláře nabývá platnosti po schválení předsednictvem TA ČR k datu podpisu předsedy. V Praze, dne Ing. Karel Klusáček, CSc., MBA předseda TA ČR Příloha: 1x

7 Příloha č. 1 Stěžovatel: Stížnost dne, převzal, podpis: Vyřízení stížnosti: Pořadové číslo: PROTOKOL O PROŠETŘENÍ STÍŽNOSTI A JEJÍM VÝSLEDKU (dle bodu a 6.2. Jednacího řádu) zpravodajové Kontrolní rady TA ČR projednali z pověření předsedy KR následující stížnost: K projednání stížnosti byly KaTa zpřístupněny relevantní materiály a veškeré podklady týkající se stížnosti. Výsledek projednání stížnosti ke schválení KR: Zdůvodnění: Podpis zpravodaje/ů KR: Datum a způsob oznámení vyřízení stížnosti stěžovateli: V Praze dne prof. RNDr. Ing. Petr Štěpánek, CSc. předseda kontrolní rady TA ČR Příloha: podklady KaTa