Udržitelnost projektu

Udržitelnost projektu 29. listopadu 2012 Ing. et Ing. Jana Šubrtová Ing. Markéta Landová, Ph.D.

Definice Udržitelnost je období po ukončení realizace projektu, po které musí příjemce podpory udržet výstupy projektu, a současně plnit závazky a povinnosti vyplývající mu z právního aktu o poskytnutí dotace Období udržitelnosti je zpravidla stanoveno na 5 let od ukončení projektu, nebo na 3 roky od ukončení projektu u projektů kde je příjemcem projektu malý nebo střední podnik

Období udržitelnosti Projekt je úspěšně ukončen až po uplynutí období udržitelnosti, nikoli proplacením poslední žádosti o platbu V období udržitelnosti se projeví: Životnost projektu Reálnost projektu Finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů) Schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pořízené vybavení, pracovní místa atd.)

Legislativní rámec Udržitelnost operací, tj. projektů spolufinancovaných ze Strukturálních fondů EU je ošetřena v čl. 57 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999 Pozn.: čl. 57 se dle výkladu Evropské komise neaplikuje na neinvestiční projekty, stanovení pravidel udržitelnosti operací u neinvestičních projektů je plně v kompetenci ŘO

Legislativní rámec Čl. 57 Stálost operací: Příspěvek z fondů bude pro danou operaci zachován, pouze pokud do 5i let, resp. 3 let u MSP, od ukončení operace neprojde tato operace podstatnou změnou a) ovlivňující její povahu nebo prováděcí podmínky nebo poskytující podniku či veřejnému subjektu nepatřičnou výhodu a b) způsobenou buď změnou formy vlastnictví položky infrastruktury, nebo zastavením výrobní činnosti. Neoprávněně vyplacené částky se získávají zpět

Pravidla programu ROP Střední Čechy Příručka pro žadatele a příjemce: kap. IV.1.5 Pravidla udržitelnosti projektu kap. IV.1.6 Pravidla zachování nově vytvořených pracovních míst kap. IV.1.7 Pravidla uchování dokladů a dokumentů kap. IV.1.9 Pravidla nakládání s majetkem pořízeným z dotace kap. IV. 1.10 Pravidla pro pojištění majetku pořízeného z dotace kap.iv.2 Změny v průběhu realizace projektu

Pravidla programu ROP Střední Čechy kap.iv.3.3 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu kap. V Veřejnosprávní kontrola na místě kap. VII Projekty vytvářející příjmy Smlouva o poskytnutí dotace: čl. V Povinnosti příjemce čl. VI Změny v projektu čl. VII Pojištění čl. VIII Poskytování souhlasu a povinnosti poskytovatele

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost institucionální Kdo (jaké instituce, příp. osoby) a jakým způsobem se bude starat o výstupy projektu a o udržení výsledků projektu po jeho ukončení? Jaká je existenční stabilita organizace příjemce příp. partnerů? Na koho budou, v případě, že příjemce projektu zanikne, přeneseny povinnosti vyplývající ze Smlouvy o poskytnutí dotace?

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost organizační a provozní Jakým způsobem bude projekt dále pokračovat? Jak bude zajištěno plnění povinností vyplývajících ze Smlouvy o poskytnutí dotace? Co budou zajišťovat: vlastní zaměstnanci příjemce, dodavatelé služeb, provozovatel či nájemce výstupů projektu?

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost finanční Jakým způsobem a z jakých zdrojů bude zajištěno udržení výstupů a výsledků projektu po dobu udržitelnosti, respektive po dobu stanoveného referenčního období investice? Jak bude zajištěno financování a finanční krytí aktivit probíhajících v období udržitelnosti projektu? Je nutné předem definovat veškeré náklady a výnosy projektu a prokazatelně definovat zdroj zajištění případné nákladové mezery (tedy rozdílu projektových nákladů a výnosů)

Zajištění udržitelnosti projektu Náklady projektu v době udržitelnosti: provozní náklady (spotřeba médií, úklid a údržba) mzdové náklady nákup služeb pojistné atp. Příjmy v době udržitelnosti: příjmy z pronájmu vstupné atp.

Závazky příjemců v době udržitelnosti Splnit definovaný účel Smlouvy o poskytnutí dotace a zachovat jej po celou dobu udržitelnosti projektu Dodržovat Smlouvu o poskytnutí dotace, pravidla ROP a relevantní právní předpisy ČR a EU, včetně pravidel veřejné podpory U projektů vytvářejících nová pracovní místa - vytvořit nejpozději do jednoho roku od ukončení realizace projektu nová PM a zachovat je nejméně po celou dobu udržitelnosti projektu Naplnit nejpozději do ukončení realizace projektu (příp. do 1 roku od ukončení realizace projektu) a udržet cílové hodnoty vybraných indikátorů

Závazky příjemců v době udržitelnosti Zachovat výsledky projektu v nezměněné podobě po celou dobu udržitelnosti Zajistit, aby během doby udržitelnosti projektu nedošlo k takové podstatné změně výsledků projektu, která by ovlivnila povahu projektu nebo jeho prováděcí podmínky nebo poskytla neoprávněnou výhodu příjemci či veřejnému subjektu, tj. změnou formy vlastnictví položky infrastruktury nebo zastavením výrobní činnosti příjemce Nakládat s jakýmkoliv majetkem získaným, byť jen částečně, z finančních prostředků dotace s péčí řádného hospodáře

Závazky příjemců v době udržitelnosti Bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele nepřevádět vlastnické právo k majetku, získanému (byť jen částečně) z finančních prostředků dotace Neužít majetek získanému (byť jen částečně) z finančních prostředků dotace nebo jakoukoli jeho část k zajištění závazku svého nebo třetí osoby např. zřízením zástavního práva Vyžádat si písemný souhlas poskytovatele před provedením změny vlastnických nebo užívacích práv (výpůjčka, půjčka, nájem, podnájem) majetku, který nebyl získán v důsledku realizace projektu, ale jeho užívání slouží k realizaci projektu nebo udržení jeho výsledků

Závazky příjemců v době udržitelnosti Písemně informovat poskytovatele o skutečnostech a změnách, které mají vliv na plnění Smlouvy o poskytnutí dotace Prokazovat sporné skutečnosti a rovněž se na výzvu poskytovatele účastnit případných jednání a řízení souvisejících s předmětem Smlouvy Umožnit výkon veřejnosprávní kontroly a poskytnout veškerou potřebnou součinnost poskytovateli a všem příslušným orgánům ČR a EU při výkonu jejich kontrolních oprávnění (práva a povinnosti vymezují zákony č. 320/2001 Sb. a 552/1991 Sb.) vztahuje se i na partnera a dodavatele

Závazky příjemců v době udržitelnosti Předkládat monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu v období udržitelnosti projektu jedenkrát ročně k datu výročí ukončení projektu, nejdříve den, nejpozději 30 kalendářních dní po tomto datu Uchovávat veškerou dokumentaci (tj. doklady a dokumenty) související s předmětem této smlouvy, včetně účetnictví, po dobu určenou právními předpisy ČR nebo EU, zároveň však nejméně do 31.12.2025, způsobem daným pravidly ROP a relevantními právními předpisy ČR a EU, zejména zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Závazky příjemců v době udržitelnosti Vést účetnictví v souladu se zákonem (č. 563/1991 Sb.) a zabezpečit vedení analytického účetnictví operací souvisejících s projektem účtovat na zvláštní analytické účty na samostatné hospodářské středisko či zakázku Provádět veškeré platební transakce související s projektem ze zvláštního účtu projektu; na tomto účtu musí být evidovány i příjmy projektu Zajistit informační a propagační opatření v době udržitelnosti projektu v souladu s pravidly ROP a relevantními právními předpisy ČR a EU

Závazky příjemců v době udržitelnosti Informovat bez zbytečného odkladu poskytovatele o změnách svého majetkoprávního postavení, zejména prohlášení konkurzu podání insolvenčního návrhu rozhodnutí o úpadku změně právní formy zániku či přechodu nebo převodu práv a povinností na právního nástupce (pokud je to relevantní vyžádat si souhlas poskytovatele) Při užívání výsledků projektu naplňovat povinnosti, které mu plynou v oblasti horizontálních témat

Pojištění majetku Příjemce se ve Smlouvě o poskytnutí dotace dále zavazuje pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený v rámci realizace projektu proti jeho poškození, zničení a ztrátě Pojistitelný majetek = majetek pojistitelný v rámci běžných podmínek pojišťoven Tato povinnost se nevztahuje na liniové stavby (silnice, cyklostezky), stavby, které s liniovými stavbami bezprostředně souvisí, na veřejná prostranství apod.

Pojištění majetku Doba pojištění: musí začínat nejpozději dnem předcházejícím dni ukončení projektu musí trvat po celou dobu udržitelnosti projektu Je-li doba udržitelnosti projektu delší než doba použitelnosti majetku, je příjemce povinen pojistit takový majetek minimálně na celou dobu použitelnosti majetku

Pojištění majetku Originál pojistné smlouvy společně s dokladem o zaplacení musí být předložen poskytovateli k nahlédnutí bez zbytečného odkladu po jejím uzavření, nejpozději však k datu ukončení projektu. Jakékoliv změny týkající se pojistné smlouvy je příjemce povinen neprodleně písemně oznámit a doložit poskytovateli Příjemce je povinen neprodleně předložit poskytovateli hlášení o pojistné události

Prodej majetku Rozhodne-li se příjemce odprodat majetek nebo poskytnout užívací právo (např. právo nájmu) k majetku, který byl pořízen z finančních prostředků dotace, musí tak učinit za tržní cenu a nového nabyvatele či uživatele vybrat prostřednictvím transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení. Příjemce musí zajistit, aby nový nabyvatel či uživatel (např. nájemce) převzal závazky, které vyplývají z pravidel veřejné podpory a z povinnosti realizace a udržitelnosti projektu, souvisí-li tyto závazky s tímto majetkem

Prodej majetku Příjem z prodeje majetku, který je definován v pravidlech ROP, nebo poskytnutí užívacího práva (např. nájemné) k jakémukoliv majetku musí být zahrnut do příjmů projektu, nezakládá-li dotace veřejnou podporu. Povinnosti, které plynou příjemci z tohoto odstavce, se týkají i majetku, který byl zhodnocen z finančních prostředků dotace, a musí je splnit i příspěvkové organizace, které nabývají majetek ve prospěch zřizovatele.

Prodej majetku Pravidlo otevřeného výběrového řízení a tržní ceny nemusí být naplněno: 1) subjekt veřejného sektoru (veřejný zadavatel) zřídil nebo založil organizaci (společnost) za účelem poskytování služby, při které je majetek z projektu využíván a je jejím 100 % vlastníkem a zároveň současně: plně ovládá její řízení a kontrolu, daná firma působí převážně na lokálním trhu, z její činnosti nesmí mít prospěch žádný soukromý subjekt. 2) u projektů oblasti podpory zaměřené na fyzickou revitalizaci částí měst a obcí, resp. na regeneraci a revitalizaci brownfields je majetek pronajímán či vypůjčen subjektu veřejné správy pro výkon státní správy

Vytvoření pracovních míst Pracovní místa vzniklá v souvislosti s projektem musí být zachována po celou dobu udržitelnosti projektu, aby příjemce neohrozil proplacení dotace nebo ji nemusel vrátit. Případný pokles počtu jiných pracovních míst (nesouvisejících s projektem) musí příjemce zdůvodnit a doložit, že se nejedná o pracovní místa související s podpořeným projektem. Do celkového počtu nových pracovních míst se mohou započítat i částečné úvazky (výpočet viz níže) a dohody o pracovní činnosti, ale nelze započítávat dohody o provedení práce

Vytvoření pracovních míst Nositelem nově vzniklých pracovních míst může být příjemce, partneři projektu a provozovatelé vzniklé investice. Pracovní místa však musí vzniknout v přímé souvislosti s projektem. Postup výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců vychází z 2 zákona č. 47/2002 Sb., o podpoře malého a středního podnikání ve znění pozdějších předpisů. Další informace v příručce pro žadatele a příjemce, kapitola IV.1.6 Pravidla zachování nově vytvořených pracovních míst

Vytvoření pracovních míst Pracovník Odpracované hodiny Dovolená Překážky v práci Pracovní neschopnost Součet A 1 024 0 0 0 1 024 B 944 80 0 0 1 024 C 856 160 8 0 1 024 D 512 0 0 0 512 Celkem 3 584. Počet skutečně odpracovaných hodin podle zaměstnanců 3 584/1024 = 3,5 Fond pracovní doby 128 dní x 8 = 1024 ( leden až červen)

Vytvoření pracovních míst Prokazování nově vzniklých pracovních míst probíhá na základě porovnání přepočteného stavu zaměstnanců před a po realizaci projektu, dále se kontroluje zda jsou pracovní místa zachována po celou dobu udržitelnosti. Nová pracovní místa musí být vytvořena nejpozději do jednoho roku od ukončení realizace projektu (tzn. že roční přepočtený stav zaměstnanců musí dosáhnout stanovené výše nejpozději do 2 let od ukončení realizace projektu). Pracovní místa se uvádí v rozlišení na muže a ženy.

Vytvoření pracovních míst V každé monitorovací zprávě o udržitelnosti příjemce doloží zachování nově vytvořených pracovních míst. Příjemce předkládá: přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce za 12 kalendářních měsíců předcházejících měsíci, v kterém je předložena monitorovací zpráva; přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců ostatních subjektů za 12 kalendářních měsíců předcházejících měsíci, v kterém je předložena monitorovací zpráva (v případě, že u nich v souvislosti s projektem dojde k vytvoření nových pracovních míst);

Doložení pracovních míst v době udržitelnosti Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s projektem (pokud příjemce pracovní smlouvy a náplně předložil již v některé z minulých monitorovacích zpráv, stačí doložit čestné prohlášení, že pracovní a náplně jsou shodné s dříve předloženými). Manažeři projektu si pro ověření vytvoření nových pracovních míst mohou v rámci administrativní nebo fyzické kontroly ve všech fázích projektu vyžádat další potřebné podklady.

Doložení pracovních míst v době udržitelnosti Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s projektem (pokud příjemce pracovní smlouvy a náplně předložil již v některé z minulých monitorovacích zpráv, stačí doložit čestné prohlášení, že pracovní a náplně jsou shodné s dříve předloženými). Manažeři projektu si pro ověření vytvoření nových pracovních míst mohou v rámci administrativní nebo fyzické kontroly ve všech fázích projektu vyžádat další potřebné podklady.

Doporučení Nová pracovní místa jsou významným ukazatelem naplňování cílů ROP NUTS 2 Střední Čechy a také důležitým hodnoticím kritériem. Pokud se příjemce zaváže k jejich vytvoření, musí kontrolním orgánům doložit jejich vznik a zachování. Pokud se vytvářejí nová pracovní místa u provozovatelů investice podpořené dotací z ROP NUTS 2 Střední Čechy, měl by si příjemce ve smluvních dokumentech s partnerem či provozovatelem investice dostatečně zajistit vytvoření a udržení nových pracovních míst včetně zakotvení povinnosti poskytnout příjemci veškeré povinné doklady ke kontrolám nových pracovních míst ze strany kontrolních orgánů tak, aby příjemce mohl plnění svých závazků náležitě prokázat.

Doložení pracovních míst v době udržitelnosti Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s projektem (pokud příjemce pracovní smlouvy a náplně předložil již v některé z minulých monitorovacích zpráv, stačí doložit čestné prohlášení, že pracovní a náplně jsou shodné s dříve předloženými). Manažeři projektu si pro ověření vytvoření nových pracovních míst mohou v rámci administrativní nebo fyzické kontroly ve všech fázích projektu vyžádat další potřebné podklady.

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů Příjemce dotace má povinnost uchovávat důležité doklady a dokumenty vztahující se k projektu. Doba archivace je stanovena právními předpisy ČR a EU, minimálně však do 31.12. 2025. Povinnost vytvoření a vedení spisu projektu Přehledné vedení a dosažitelnost dokumentů V případě, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, originály jsou dostupné v příslušné agendě ( účetnictví, daňová evidence V ostatních případech jsou ve spisu projektu vedeny originály

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů V případě, že jsou ve spisu vedeny kopie, musí být uveden odkaz na umístění originálu Obsah spisu Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh; Smlouvu o poskytnutí dotace, vč. dodatků k ní; Zjednodušenou žádost o platbu, vč. příloh (tzn. všechny účetní/daňové doklady), Žádost o platbu; Monitorovací hlášení, monitorovací zprávy (vč. závěrečné monitorovací zprávy a monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu), vč. příloh;

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů Obsah spisu Oznámení příjemce o změnách projektu; Kompletní dokumentaci ke všem výběrovým či zadávacím řízením; Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu.

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů Při zániku příjemce dotace během období před uplynutím lhůty pro archivaci musí být s územně příslušným státním oblastním archivem projednáno zabezpečení spisu příjemce. O jednání musí být informován poskytovatel dotace. Pokud dokumenty zanikajícího subjektu nepřebírá jeho právní nástupce, Řídicí orgán musí mít možnost výběru a převzetí důležitých dokumentů Originály i kopie dokladů a dokumentů jsou uchovávány v tištěné podobě. Příjemce dotace má povinnost zajistit podmínky pro archivaci dokumentů zaručující, že nedojde k poškození či ztrátě těchto dokumentů.

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů Je vhodné určit pracovníka, který bude v době udržitelnosti: zodpovědný za vedení spisu projektu Zodpovědný za sledování dodržování povinností vymezených právních aktem v době udržitelnosti ( součinnost ostatních odborů) Zodpovědný za poskytování součinnosti při kontrolách Zodpovědný za dodržení pravidel archivace v souladu s požadavky ROP SČ Tyto povinnost je vhodné vymezit písemně a při odchodu pracovníka převést tyto povinnosti na jeho nástupce

Rizika projektu v době udržitelnosti Nedodržení povinností ve vztahu k majetku pořízenému z dotace (důvodem nemusí být úmysl, ale mezery v projektovém řízení, nedostatečná součinnost odborů, nejasné vymezení kompetencí a zodpovědností, neexistence interních směrnic) Ze spisu je vypůjčována dokumentace, která není do spisu vrácena ( proto je důležitý správce dokumentace Majetek není v době udržitelnosti pojištěný Neudržení výstupů ( typickým příkladem mohou být pracovní místa)

Rizika projektu v době udržitelnosti Výstupy projektu využívají i jiné subjekty, než definovaná cílová skupina Není dodržena publicita Monitorovací zpráva o udržitelnosti není předložena ve stanoveném termínu Monitorovací zpráva o udržitelnosti neobsahuje podstatné náležitosti, ( možnost kontroly ex post) Projekt generuje příjmy neodhadnutelné předem, které příjemce nenahlásí poskytovateli dotace

Rizika projektu v době udržitelnosti Pokud u projektu není možné příjmy předem objektivně odhadnout, je příjemce povinen vrátit Regionální radě příjmy projektu vytvořené v období pěti let od ukončení projektu (nejpozději však do doby uzavření operačního programu). Příjmy příjemce vrací v poměru k výši poskytnuté dotace. Podkladem výpočtu bude příjemcem předložený přehled příjmů a výdajů projektu

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti porušení rozpočtové kázně (zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů). Příjemce je poté povinen odvést do rozpočtu poskytovatele odvod ve výši 100% neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků včetně penále (1 promile z částky odvodu za každý den prodlení). Pokud poskytovatel zjistí, že příjemce nesplnil nebo neplní některou z podmínek vyplývajících z této smlouvy, pravidel ROP či právních předpisů ČR a EU, souvisejících s touto smlouvou, je oprávněn zahájit potřebné kroky vedoucí ke zjištění, zda došlo k nesrovnalosti ve smyslu přímo použitelných právních předpisů EU,

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti Poskytovatel považuje za nesrovnalost porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí příjemce dotace, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti Porušením rozpočtové kázně každé neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků dotace příjemcem. Neoprávněným použitím finančních prostředků dotace se rozumí použití finančních prostředků dotace příjemcem v rozporu se smlouvou, pravidly ROP nebo právními předpisy ČR a EU, Zadržením finančních prostředků dotace se rozumí zejména nesplnění lhůty stanovené poskytovatelem pro vrácení neoprávněně použitých finančních prostředků dotace

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti Příjemce je povinen v případě porušení rozpočtové kázně provést odvod ve výši neoprávněně použitých prostředků v souladu s 22 odst. 4 zákona č. 250/2000 Sb.. Poskytovatel si vyhrazuje právo určit konečnou výši částky dotace, kterou je příjemce v důsledku porušení rozpočtové kázně povinen vrátit. Pokud příjemce dotace závažným způsobem porušil povinnosti dle čl. V smlouvy, bude příjemci snížena částka dotace v souladu se Závazným postupem pro uplatňování finančních korekcí.

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti Při neoprávněném použití peněžních prostředků podle odstavce 2 písm. a) nebo b) odpovídá odvod za porušení rozpočtové kázně výši poskytnutých prostředků, ledaže podle smlouvy nebo rozhodnutí o poskytnutí těchto prostředků se za porušení méně závažné konkrétní povinnosti uloží odvod nižší. Pro stanovení nižšího odvodu uvede poskytovatel ve smlouvě nebo rozhodnutí procentní rozmezí vztahující se k poskytnutým peněžním prostředkům

Závěr Děkujeme za pozornost